Medlemsavtale for Handelsvirksomheter mellom Handelens Miljøfond, og [Handelsvirksomhet] Datert 7. juni 2018
Medlemsavtale for Handelsvirksomheter Denne medlemsavtalen for handelsvirksomheter (heretter kalt "Medlemsavtalen") er inngått mellom: (1) Handelens Miljøfond, org.nr. 920 006 507 ("HMF"), og (2) [Handelsvirksomhet], org.nr. [ ] ("Medlemmet"), i det følgende enkeltvis omtalt som "Part" og i fellesskap "Partene". 1 Bakgrunn HMF har som formål på vegne av sine medlemmer å bidra til å etterleve kravene og intensjonene i EUdirektiv 2015/720 om lette plastbæreposer. Gjennom tildeling av midler skal HMF: 1. støtte tiltak som reduserer plastbæreposeforbruket 2. støtte tiltak som styrker arbeidet mot marin- og landbasert plastforsøpling, primært nasjonalt, men også internasjonalt 3. støtte tiltak som styrker arbeidet med økt ressursutnyttelse av plast, herunder gjenvinning. Gjennom inngåelsen av denne Medlemsavtalen anses Medlemmet som medlem av HMF i kategorien Handelsvirksomhet. Medlemskapet i foreningen medfører rettigheter og forpliktelser som følger av denne Medlemsavtalen og HMFs vedtekter (heretter "Vedtektene") slik de til enhver tid lyder. Begrepet plastbærepose skal i denne Medlemsavtalen forstås slik det er definert i Vedtektene. Medlemskapet forutsetter forutgående samtykke fra HMFs styre. 2 Medlemmets rettigheter Ved inngåelse av avtalen blir Medlemmet medlem i HMF, og får tildelt et unikt medlemsnummer. Medlemmet har, jf. de til enhver tid gjeldende retningslinjer for bruk av grafisk profil, rett til å benytte varemerket «Handelens Miljøfond» på dets plastbæreposer som selges i Norge. Medlemmet står fritt til å kommunisere sitt medlemskap mot forbruker og andre, forutsatt at dette ikke er til skade for HMF. Opplysning om at Medlemmet er medlem i HMF vil være alminnelig tilgjengelig. Det skal ikke betales kontingent for plastbæreposer som det er sendt inn reklamasjon på. Dette forutsetter at disse leveransene returneres til poseleverandøren eller destrueres etter avtale med poseleverandøren. Medlemmet har kun ansvar for at betaling skjer til poseleverandør og har således ikke ansvar for poseleverandørens eventuelle betalingsproblemer overfor HMF, f.eks. ved konkurs.
3 Medlemmets forpliktelser Medlemmet forplikter seg herved til å overholde Vedtektene og retningslinjer fastsatt av HMFs styre. Ved å undertegne medlemsavtalen forplikter Medlemmet å betale kontingent for medlemskapet gjennom poseleverandøren, alternativt til en annen aktør etter avtale mellom partene. For Handelsvirksomheter organisert som en eller flere kjeder, er det kun virksomhetens morselskap eller annet utpekt subjekt som kan være medlem på vegne av kjeden(e) og de enkelte butikkene. Medlemmet må løpende holde HMF informert om hvilke enheter som inngår i medlemskapet. Betalingsplikten omfatter betaling av den til enhver tid gjeldende kontingent fastsatt på årsmøtet for hver innkjøpte plastbærepose i kjedene og butikkene omfattet av Medlemmets medlemskap. Dersom Medlemmet foretar en tilleggsinnbetaling utover selve kontingentgrunnlaget vil også disse midlene brukes til å realisere foreningens formål i tråd med vedtektenes pkt. 2. Slike innbetalinger gir imidlertid ingen utvidede rettigheter innen HMF. Medlemmet skal utpeke én fysisk person som representant som har fullmakt til å representere Medlemmet overfor HMF. HMF skal informeres skriftlig om hvem som til enhver tid er Medlemmets representant. Medlemmet skal til enhver tid holde HMF orientert om medlemmets kontaktinformasjon. Medlemmet kan ikke uttale seg på vegne av HMF, men kan kommunisere sitt medlemskap i tråd med punkt 2. 3.1 Lageravregning for Handelsvirksomheter Alle medlemmer skal rapportere lager per oppstartsdato og ved endringer av kontingentsats. Rapporten skal oversendes HMF innen 30 dager etter oppstartsdato. Denne rapporten skal omfatte en dokumentert telling på medlemmets sentrallagre, samt et dokumentert estimat på lager i medlemmets butikker. Medlemmet velger selv en konsistent estimeringsmetodikk*). Medlemmets estimat på mengden poser på lager i butikk forutsetter at medlemmer overvåker og tar hensyn til salget til butikk og korrigerer for eventuelle uregelmessigheter i salget, inkl. innkjøp av poser fra andre leverandører. **) Medlemmer kan velge å betale kontingent for alle poser på lager (sentrallager og butikk) ved oppstart. Fakturering skjer etter avtale. Disse medlemmer vil ved endring av kontingentsatsen, avvikling av fondet eller utmelding av fondet bli kompensert for kontingent på lagerbeholdningen per endringsdato/ sluttdato. Medlemmer som ikke ønsker å betale kontingent for poser på lager ved oppstart vil betale/ bli kompensert basert på årlige lageravregninger, samt avregninger ved endring av kontingentsatsen, avvikling av fondet eller utmelding av fondet basert på lageravregninger. Ovennevnte betalinger og kompensasjoner som følge av lagerendringer skal justeres i forhold til utviklingen i konsumprisindeksen. *) Estimater kan basere seg på medlemmets rutiner og erfaringer mht interne bestillinger og distribusjon av plastposer, f.eks. oppsummert i en gjennomsnittlig omløpstid på poser i butikkene **) Overvåking i seg selv vil som regel bidra til å unngå uregelmessigheter i bestillingene
4 HMFs forpliktelser HMF skal besørge innhenting av kontingent fra Medlemmet, enten direkte fra Medlemmet eller via en tredjepart. HMF skal sørge for at kontingenten forvaltes i samsvar med det formålet og de prosedyrene som fremgår av Vedtektene. HMF skal sørge for at det bevares taushet om opplysninger vedrørende enkeltmedlemmers antall innkjøpte plastbæreposer og andre opplysninger som det vil kunne ha negative effekter for medlemmers konkurranseevne å avsløre, i den utstrekning det ikke er nødvendig for å utføre pliktene i dette punktet. Denne forpliktelsen er direkte relatert til punkt 9.1 i foreningens vedtekter som regulerer antall stemmer ved årsmøtet ut i fra hvert enkelt Medlem sin andel innkjøpte plastbæreposer fra foregående kalenderår. 5 Revisjon og kontroll av plastbæreposelager Som en del av medlemmets årlige og lovpålagte revisjon kan HMF kreve at det gjennomføres konkrete revisjonshandlinger knyttet til medlemmets innkjøp og beholdning av plastbæreposer (heretter omtalt som «plastbæreposelager») for å oppnå betryggende sikkerhet rundt nøyaktigheten og fullstendigheten av medlemmets plastbæreposelager. HMF kan velge hvorvidt revisjonshandlingene i en slik årlig revisjon skal utføres av medlemmets egen eksterne statsautoriserte revisor eller av medlemmets internrevisjon. HMF kan anvise nærmere hvilke deler av medlemmets plastbæreposelager som skal kontrolleres i forbindelse med den årlige revisjon og hvordan resultatet skal rapporteres og gjøres tilgjengelig for HMF. Ved mistanke om rutinesvikt, feilrapportering eller dersom resultatet av den årlige varelagertellingen utført av medlemmets eksterne statsautoriserte revisor eller internrevisjon ikke gir HMF et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere nøyaktigheten og fullstendigheten av medlemmets plastbæreposelager, kan HMF engasjere en uavhengig tredjepart for å gjennomføre en fornyet kontroll av medlemmets plastbæreposelager. Den uavhengige tredjepart skal være et alminnelig anerkjent revisjonsfirma. Kostnaden for kontrolltellingen må dekkes av HMF, med mindre medlemmet frivillig påtar seg å dekke kostnaden. 6 Betaling Betaling vil skje i henhold til faktura som mottas fra Medlemmets poseleverandør eller fra den HMF utpeker. Betalingen foretas overensstemmende med antall kjøpte plastbæreposer multiplisert med den til enhver tid gjeldende kontingent, jf. punkt 3. Ved forsinket betaling står poseleverandøren, eller den HMF utpeker, fritt til å beregne etterskuddsrente i henhold til morarenteloven og/eller ilegge Medlemmet et purregebyr. Medlemmet er selv ansvarlig for korrekt behandling av alle skatter og avgifter, inkludert MVA, som påløper i tilknytning til kontingenten for medlemskapet i HMF.
7 Endring av Medlemsavtalen Årsmøtet i HMF kan beslutte endringer i denne Medlemsavtalen. Slike endringer skal publiseres på HMFs nettsider, og trer i kraft på det tidspunkt Årsmøtet bestemmer, men tidligst 30 dager etter Årsmøtet er holdt. Medlemmer skal varsles innen en uke etter vedtak per e-post. Ved vesentlige endringer i forutsetningene for Medlemsavtalen kan Medlemmet si opp avtalen slik at den utløper samtidig med ikrafttredelsen av en slik endring. Dette forutsetter at oppsigelsen er mottatt hos HMF senest 14 dager etter Medlemmet ble informert om endringen 8 Avtalens løpetid og oppsigelse Avtalen løper fra og med den 1. i kalendermåneden etter at Partene har undertegnet avtalen, og inntil medlemskapet opphører i henhold til Vedtektenes punkt 18 (uttreden) eller punkt 15 (eksklusjon). Avtalen gjelder for resten av kalenderåret den er undertegnet, og fornyes deretter automatisk. Ved skriftlig oppsigelse av medlemskap opphører medlemskapet etter seks måneder fra utløpet av inneværende kalendermåned. 9 Mislighold Dersom en Part i vesentlig grad misligholder forpliktelsene som følger av denne Medlemsavtalen eller Vedtektene, kan Medlemsavtalen sies opp med umiddelbar virkning. Ved slik oppsigelse opphører Medlemmets medlemskap umiddelbart. Medlemmets manglende betaling av kontingenten medfører krav om forsinkelsesrente, purregebyr og eventuelle øvrige kostnader. Slik manglende betaling kan også medføre eksklusjon av medlemmet i samsvar med Vedtektene punkt 15. 10 Lovvalg og tvisteløsning Denne Medlemsavtalen reguleres av norsk rett. Enhver tvist mellom Partene skal søkes løst ved forhandlinger. Om forhandlinger ikke fører frem, skal tvisten avgjøres ved de alminnelige domstoler med Oslo tingrett som verneting i første instans. * * * * * Denne Medlemsavtalen er utferdiget to likelydende eksemplarer, hvorav hver av Partene beholder ett hver. Oslo, 7. juni 2018 Handelens Miljøfond [Handelsvirksomhet] Eirik Oland, Daglig leder [navn signatur] [tittel]