Nore og Uvdal kommune Møteinnkalling Saksnr: 5-6 Utvalg: Administrasjonsutvalget Møtested: Kommunestyresalen, Kommunehuset, Rødberg Dato: 14.05.2018 Tidspunkt: 09:00 Det vil bli møte i formannskapet samme dag, kl. 09.30. Egen innkalling vil bli sendt ut til dette. Sakenes dokumenter ligger til gjennomsyn på sekretærens kontor. Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf 31024023, v/unni Wetlesen. Anser noen at de er inhabile i en sak, må det meldes fra om dette. Utvalget vil ta standpunkt til inhabilitetsspørsmålet, jfr forvaltningsloven. Vararepresentanter møter etter nærmere melding. Nore og Uvdal kommune 03.05.18, Unni Wetlesen politisk sekretær
Sakskart: Utvalgs Saksnr: PS 5/18 PS 6/18 Sakstittel Reglement for fleksibel arbeidstid Retningslinjer for seniorpolitikk Lukket/åpent
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 09.04.2018 Arkiv : 403 Saksmappe : 2018/307 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Berit Rustberggard Reglement for fleksibel arbeidstid MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 26.04.2018 11/18 Administrasjonsutvalget 14.05.2018 5/18 Saken gjelder: Oppdatering av reglene for fleksibel arbeidstid. Fakta: I forbindelse med innføring av timeregistreringssystemet Gat også for administrativt ansatte, er det behov for revidering av kommunens reglement for fleksibel arbeidstid. Det gamle reglementet er vedtatt av kommunestyret i sak 17/03 og var gjeldende fra 1. juli 2003. Saken er behandlet i drøftingsmøte med tillitsvalgte. Det er lov til å ha en ytre ramme i fleksitidsreglene som er videre enn arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid. Rammetiden kan være inntil 12,5 timer pr dag jamfør aml. 10-5 (2). Arbeidstiden kan gjennomsnitt beregnes gjennom 52 uker i tråd med arbeidsmiljølovens regler om arbeidstid. Med tanke på kommunens service til innbyggerne ønsker arbeidsgiver å etablere samme kjernearbeidstid både sommer og vinter. Kjernetiden i sommermånedene har vært 14.30 og blir foreslått endret til 15.00.
Rådmannens vurdering: I drøftingsmøtet argumenterte de tillitsvalgte for at vi beholder sommertiden. Arbeidsgiver har vurdert forslaget og kommet til at vi ønsker å opprettholde foreslåtte endring med tanke på kommunens service og omdømme. De tillitsvalgte stilte spørsmål om lovligheten ved at overskytende pluss timer, over 50 timer + ved årsskiftet skal strykes uten kompensasjon. Formuleringen om strykning av overskytende timer er ikke ulovlig jamfør kontakt med KS. Fleksitimer er ikke det samme som lønn. Det er en vanlig formulering i fleksitidsregler, det samme er rammen på 50 timer plusstid ved årsskiftet. Ved å gjennomsnitt beregne gjennom kalenderåret dekkes sesongvariasjoner. Gjennom bruk av Gat etableres en praksis der leder kontrollerer timene til sine ansatte hver måned for å fange opp om noen samler opp mye. Arbeidsgiver og arbeidstaker har gjensidig ansvar for dialog der det gjentagende blir opparbeidet mye tid. Rådmannens forslag til vedtak: Reglementet for fleksibel arbeidstid blir vedtatt. Behandling Arbeidsmiljøutvalget- 26.04.2018: Naturviterne la fram nytt forslag med presiseringer med språklige endringer til reglement for fleksibel arbeidstid. Naturviterne gikk igjennom sitt forslag og fremmet endring av kjernetid for sommerhalvåret. Nytt forslag til kjernetid fra naturviterne til sommertid fra kl. 09.00 14.30. Forslag kjernetid: 1) Naturviternes forslag til sommertid til kl. 09.00 14.30. 2) Rådmannens forslag til sommertid kl. 09.00 15.00. Naturviternes forslag til språklige endringer for nytt reglement for fleksibel arbeidstid ble enstemmig vedtatt med de fremlagte endringene. Innstilling Arbeidsmiljøutvalget- 26.04.2018: Naturviternes forslag til språklige endringer for nytt reglement for fleksibel arbeidstid ble enstemmig vedtatt med de fremlagte endringene.
Nore og Uvdal kommune Prosedyre for fleksibel arbeidstid Gjelder fra: Side 1 av 2 Utarbeidet av: Personalseksjonen Faglig ansvarlig: Personalseksjonen Godkjent av: Kommuneledelsen 28.02.2018 Drøftingsmøte 6. mars 2018 Kommuneledelsen 13.03.2018 Amu 26.04.2018 Administrasjonsutvalget 14.05.2018 Innhold Definisjon...1 Forutsetninger...1 Kjernetid og rammetid...1 Avregningsperiode og overføring av tid...2 Avspasering...2 Pålagt overtid...2 Kontrollordninger...2 Definisjon Arbeidstidved periodens slutt skal vise et tilnærmet nullregnskap. Forskjellen fra en gjennomsnittsberegnet arbeidstidsordning etter aml. 10-5, er at det ved fleksibel arbeidstidsordning ikke er krav om arbeidsplaner som viser hvilke dager, uker og måneder man har lengre og kortere arbeidstid gjennom året Forutsetninger Ordningen gjelder alle arbeidstakere i administrasjonen, utearbeidere ved kommunalområdet for næring, miljø og kommunalteknikk, aktivitører og renhold/vaskeri. Deltidsansatte vil kunne praktisere ordningen etter avtale med nærmeste leder. For ansatte ved sentralbord/servicekontor gjelder ordningen når det kan ordnes med avløsning. Ordningen gjelder ikke arbeidstakere som har tilstedeværelsesplikt/arbeider i turnus. Det enkelte kommuneområdes service overfor publikum må opprettholdes. Avspasering må ikke skape driftsproblemer eller føre til reduksjon i kommunal service. Av hensyn til dette skal samtlige enheter være betjent i normalarbeidstiden. Dette forutsettes løst ved smidighet og avtaler de ansatte imellom. Kjernetid og rammetid Med kjernetid menes det tidsrom hvor alle som ikke har fri må være tilstede. Kjernetiden er identisk med åpningstid/tilgjengelighet. Kjernetiden er fra kl. 0900 til kl. 1500. Med rammetid menes den ytre rammen for fleksitidordningen.
Rammetiden er mellom kl. 0600 og kl. 21.00. Hensikten med fleksibel arbeidstid er at en har anledning til å komme og gå innenfor den ytre arbeidstid, rammetiden, men ordningen må ikke føre til forskyving av den ordinære arbeidstid som en varig ordning. Dersom slik praksis likevel forekommer vil dette få betydning for den ansattes mulighet til å benytte fleksitid. Avregningsperiode og overføring av tid Fleksitidsregnskapet skal gjøres opp for hver tertial. Det tillates overført 50 plusstimer eller 15 minustimer til neste måned. «Skyldig tid» utover 15 minus-timer medfører trekk i lønn. Overskytende pluss-timer utover 50 timer skal strykes uten kompensasjon ved avregningsperiodens utløp. Det forutsettes at både arbeidstaker og arbeidsgiver følger med på fleksiregnskapet. Der det gjentagende opparbeides mange fleksitimer skal arbeidssituasjonen tas opp i dialog mellom leder og arbeidstaker. Avspasering Plusstimer kan avspaseres med inntil 20 dager pr. kalenderår, normalt etter følgene regler: - Det kan når viktige velferdsgrunner foreligger gis tillatelse til avspasering av flere dager i sammenheng, innenfor rammen av 20 dager pr. kalenderår. Nærmeste leder avgjør slike spørsmål. - Avspasering av plusstid kan legges til dag før feriestart eller dag etter ferieslutt, dersom nærmeste leder finner at tjenstlige grunner ikke er til hinder for det. - Det forutsette at avspasering av plusstid foretas etter avtale med nærmeste leder. Pålagt overtid Overtidsgodtgjøring utbetales kun når det er pålagt overtidsarbeid og dette er attestert for det enkelte tilfelle. Det skal også i alle tilfelle være arbeidet full arbeidsdag før det kan utbetales overtidsgodtgjørelse for pålagt overtidsarbeid. Kontrollordninger Leder følger opp ansatte gjennom Gat. Permisjoner og avspasering blir godkjent gjennom Gat.
Nore og Uvdal kommune Prosedyre for fleksibel arbeidstid Gjelder fra: Side 1 av 3 Utarbeidet av: Personalseksjonen Faglig ansvarlig: Personalseksjonen Godkjent av: Kommuneledelsen 28.02.2018 Drøftingsmøte 6. mars 2018 Arbeidsmiljøutvalget 26. april 2018 Administrasjonsutvalget 14. mai 2018 Forslag til presiseringer fra Naturviterne i forkant av behandling i AMU 26.04.2018, sak 11/18 Innhold Definisjon... Omfang... Arbeidstid... Avregningsperiode og overføring av tid... Avspasering... Pålagt overtid... Kontrollordninger... Definisjon fleksitid Fleksibel arbeidstid er en gjennomsnittsberegnet arbeidstidsordning over en bestemt tidsperiode som ved periodens slutt skal vise et tilnærmet nullregnskap.. Forskjellen fra en gjennomsnittsberegnet arbeidstidsordning etter aml. 10-5, er at det ved fleksibel arbeidstidsordning ikke er krav om arbeidsplaner som viser hvilke dager, uker og måneder man har lengre og kortere arbeidstid gjennom året. Omfang Reglementet gjelder alle arbeidstakere i administrasjonen, utearbeidere ved kommunalområdet for næring, miljø og kommunalteknikk, aktivitører og renhold/vaskeri. Deltidsansatte vil kunne praktisere ordningen etter avtale med nærmeste leder. For ansatte ved sentralbord/servicekontor gjelder ordningen når det kan ordnes med avløsning. Ordningen gjelder ikke arbeidstakere som har tilstedeværelsesplikt/arbeider i turnus. Bruk av fleksitid skal ikke medføre dårligere service overfor publikum. Forutsetningen er at avspasering ikke skaper driftsproblemer eller føre til reduksjon i kommunal service. Av hensyn til dette skal samtlige enheter være betjent i normalarbeidstiden. Dette forutsettes løst ved smidighet og avtaler de ansatte imellom. 1
Leder kan kreve fremmøte innenfor normal arbeidstid dersom han/hun finner det nødvendig av hensyn til arbeidsoppgavene. Arbeidstid Ordinær arbeidstid Med ordinær arbeidstid menes den tid arbeidstaker står til disposisjon for arbeidstaker. Ordinær arbeidstid er fra kl. 08:00 til kl. 15:30 hele året. Kjernetid Med kjernetid menes det tidsrom hvor alle må være tilstede. Kjernetiden er identisk med åpningstiden. Kjernetiden er fra kl. 09:00 til kl. 15:00 hele året. Ytre arbeidstid Med ytre arbeidstid menes den ytre rammen for fleksitidordningen. Ytre arbeidstid er mellom kl. 06:00 og kl. 21:00. Hensikten med fleksibel arbeidstid er at en har anledning til å komme og gå innenfor den ytre arbeidstid, men ordningen må ikke føre til forskyving av kjernetiden som en varig ordning. Dersom slik praksis likevel forekommer vil dette få betydning for den ansattes mulighet til å benytte fleksitid. Avregningsperiode og overføring av tid Avregningsperioden for fleksitid er 12 måneder, regnet fra 1. januar. Arbeidstakerne er ikke bundet av å arbeide et bestemt antall timer hver dag utover kjernetiden, men må ha arbeidet tilnærmelsesvis det fastsatte antall timer i løpet av avregningsperioden. Avspasering Det tillates overført 50 plusstimer til neste avregningsperiode. Det tillates overført 15 minustimer til neste avregningsperiode. Plusstid utover 50 timer strykes og minustid utover 15 timer trekkes i lønn. Det forutsettes at både arbeidstaker og arbeidsgiver følger med på fleksitidsregnskapet. Der det gjentagende opparbeides mange fleksitimer skal arbeidssituasjonen tas opp i dialog mellom leder og arbeidstaker. Plusstimer kan avspaseres med inntil 20 hele dager pr. kalenderår, i tillegg til enkelt timer. Det kan avspaseres flere dager i sammenheng. Det er ikke anledning til å opparbeide plusstimer utenom den ytre arbeidstid eller på fridager. Avspasering må avtales med nærmeste leder, og vurderes i forhold til den totale arbeidssituasjonen. 2
Pålagt overtid Dersom arbeidstaker pålegges å arbeide utover ordinær arbeidstid, skal det betales overtidstillegg, dvs. et tillegg til den lønn arbeidstaker har for tilsvarende arbeid i den ordinære arbeidstiden, (jfr. Arbeidsmiljøloven 10-6 nr. 11). Overtidstimer skal normalt utbetales, ikke avspaseres. Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale at overtidstimer helt eller delvis skal tas ut i form av arbeidsfri på et avtalt tidspunkt (jfr. Arbeidsmiljøloven 10-6 nr. 12). I slike tilfeller skal overtidstillegget utbetales. Overtidstimer som skal tas ut i form av fri skal avregnes uavhengig av fleksitidsordningen. Overtidsgodtgjøring utbetales kun når det er pålagt overtidsarbeid og dette er attestert for det enkelte tilfelle. Kontrollordninger Leder følger opp ansatte gjennom Gat. Avspasering blir godkjent gjennom Gat. 3
Nore og Uvdal kommune Rødberg : 20.03.2018 Arkiv : 400 Saksmappe : 2014/1139 Avd. : Sentral stab Saksbehandler : Berit Rustberggard Retningslinjer for seniorpolitikk MØTEBEHANDLING: Utvalg Møtedato Utvalgssak Arbeidsmiljøutvalget 26.04.2018 10/18 Administrasjonsutvalget 14.05.2018 6/18 Saken gjelder: Seniorpolitiske retningslinjer i Nore og Uvdal kommune. Fakta: Det ble vedtatt nye seniorpolitiske retningslinjer i 2016 etter en lang prosess i kommunen og samarbeid mellom partene i arbeidslivet. Retningslinjene er nå praktisert i 2 år. Erfaringen så langt er at både arbeidstaker og arbeidsgiver har fått et regelverk som kommunen har mulighet til å følge opp med et par unntak. Retningslinjene som ble vedtatt i 2016 hadde som tiltak å gjennomføre seniorsamtaler med alle 57 + årlig, samt 3 dagers kurs årlig for ansatte 57 + om arbeidsglede. Disse tiltakene har vi ikke klart å gjennomføre hverken sentralt eller ute i virksomhetene. Rådmannens vurdering: Seniorpolitikk handler om personalpolitikk. Det er vurdert at livsfasespørsmål bør være end del av den årlige medarbeidersamtalen uavhengig om det gjelder seniorer og deres behov eller småbarnsforeldre og deres behov. Kurs arbeidsglede over 3 dager for 57 + årlig er et veldig ambisiøst tiltak. Det er kostbart fordi det vil føre til behov for vikarmidler, men også til selve
gjennomføringen. Det er rådmannens vurdering at i den grad det skal arrangeres kurs eller tiltak med formål arbeidsglede bør det være et tilbud til alle arbeidstaker. Eksempelvis gjennom arrangementer som den årlige høstfesten m.m. Retningslinjene er ikke endret utover at disse 2 tiltakene er fjernet. Rådmannens forslag til vedtak: Reviderte seniorpolitiske retningslinjer blir vedtatt. Behandling Arbeidsmiljøutvalget- 26.04.2018: Enstemmig vedtatt. Innstilling Arbeidsmiljøutvalget- 26.04.2018: Reviderte seniorpolitiske retningslinjer blir vedtatt.
Nore og Uvdal kommune Seniorpolitisk reglement Gjelder fra: Side 1 av 2 Versjon: 1 Til drøfting 6.3.2018 Utarbeidet av: Personalseksjonen Faglig ansvarlig: Personalseksjonen Ledermøte 27.2.2018 Mangel på arbeidskraft vil være en av Nore og Uvdals største utfordringer de neste tiårene. En god seniorpolitikk bidrar til at flere seniorer både kan og vil fortsette lenger i arbeid. Tredje delmål i intensjonsavtalen om et inkluderende arbeidsliv handler om å øke den gjennomsnittlige avgangsalderen i arbeidslivet. I Norge har vi politikk og regelverk som skal sørge for at det lønner seg å jobbe. For seniorene betyr dette at det alltid vil lønne seg økonomisk å fortsette i arbeid. I tillegg viser forskning at arbeid og aktivitet kan fremme både helse og livskvalitet. For kommunen kan en god seniorpolitikk bidra til å beholde verdifull kompetanse. Samtidig kan virksomheten styrke omdømmet sitt ved å ta vare på seniorene. Slik kan god seniorpolitikk bidra til både å sikre og å tiltrekke seg kompetent arbeidskraft. Seniorpolitikk i arbeidslivet rommer all aktivitet som har som mål å rekruttere, utvikle og beholde gode seniormedarbeidere og deres kompetanse. Seniorpolitikk bygger på to grunnleggende holdninger: Mennesker lærer og utvikler seg gjennom hele yrkeslivet. Seniorer er en ressurs med verdifull kompetanse som arbeidslivet trenger. Seniorpolitikk inngår som en naturlig del av personalpolitikken. Tiltak: Informasjon om pensjon, mulighet for individuell rådgivning. Arrangere årlig informasjonsdag med Kommunal Landspensjonskasse. Arrangere informasjonsdag med Statens pensjonskasse årlig. Arbeidstidsordning og redusert stilling Reduksjon av stilling etter søknad og individuell vurdering fra 62 år. Ledere kan ikke søke delvis AFP. Tilrettelagt turnus Mulighet for tilrettelagt arbeidstid/turnus fra du fyller 60 år. Ofte kan dette gjennomføres med støtte fra andre medarbeidere som i sin tur også benytter seg av ordningen. Slike avtaler om tilrettelagt arbeidstid kan gjøres med den enkelte, så langt dette er praktisk gjennomførlig. Seniorsamtaler Gjennomføres som en del av den årlige medarbeidersamtalen. Fokuset må være at ansatte skal ønske å stå lengst mulig i jobb. 1
Seniordager Ved å bedre arbeidsbetingelsene mens seniorene ennå er i jobb, kan man oppnå at de yter bedre og utsetter pensjoneringstidspunktet. Seniordager er ekstra fridager, forholdsmessig etter stillingsstørrelse. Vilkår minst 50% stilling og ansatt i 5 år. Fra 62 år i 100% stilling Fra 63 år i 100% stilling Fra 64 år i 100% stilling Fra 65 67 år i 100% stilling 4 fridager-/år 6 fridager -/år 8 fridager -/år 10 fridager år Tilrettelegging av arbeidsplassen I stedet for å ta ut ekstra fridager, kan arbeidstaker etter avtale med leder, få tilrettelagt arbeidsplassen med inntil det samme beløpet det koster arbeidsgiver, dersom arbeidstaker velger fridager. Tilrettelegging kan være innkjøp av hjelpemidler/utstyr eller leie inn ekstra bemanning når belastningen føles størst. Tiltak for øvrig som bør vurderes: Bruk av seniorer i opplæring av, eller som mentor for nye medarbeidere. I lov- og avtaleverk finnes en del tiltak og rettigheter knyttet til å bli senior i arbeidslivet: Ekstra ferieuke ved fylte 60 år Ferieloven 5 (punkt 2) Mulighet for redusert stilling/arbeidstid AML 10-2 (punkt 4) Tilrettelegging på grunn av alder AML 4-2 (b) og IA-målsetting Rett til fritak fra nattarbeid AML 10-2 (2) Redusert leseplikt for undervisningspersonell sentralt seniorpolitisk tiltak: 5.8 % ved 55 år -12.5 % ved 60 år