BESØK HOS DEN MINDREÅRIGE Representanten skal besøke barnet der han eller hun bor. Dette vil ofte være på et mottak eller omsorgssenter, men den mindreårige kan også bo privat for eksempel hos en tante eller onkel. I transittfasen er det vanlig med to til tre besøk, men det kan også være nødvendig med flere møter mellom representanten og barnet. Dette kapittelet er utarbeidet som veiledning til representanter som besøker den mindreårige ved mottak og omsorgssenter. Veiledningen gjelder også så langt det passer når barnet har et annet fast bosted. Formål Formålet med å besøke barnet er å legge til rette for kommunikasjon, samt å avdekke eventuelle forhold som krever oppfølging. Videre fremmer besøkene barnets rett til medvirkning og til å bli hørt, ved at barnet informeres om viktige forhold og gis anledning til å uttale seg om avgjørelser som angår ham eller henne. Eksempler på temaer som kan tas opp ved mottaksbesøk er forhold ved mottaket, beskyttelsessaken og familiesituasjonen. I tillegg til å besøke barnet bør representanten vurdere om det er nødvendig med direkte kontakt med stedet der barnet bor. Av Utlendingsdirektoratets rundskriv RS 2011-034 punkt 2.2 bokstav b til d fremkommer det at mottaket skal: «b. tilrettelegge for at representanten kan utøve sitt ansvar på best mulig måte og involvere vedkommende når det er berettiget å kreve ivaretakelse av rettigheter c. tilrettelegge for at den enslige mindreårige får kontakt med sin representant når han/hun har behov for det. d. ha god kommunikasjon mellom de ansatte og representanten.» 76 Tid, sted og omfang Representanten skal besøke barnet minst to ganger i løpet av transittfasen. Deretter må det vurderes om barnet har behov for flere besøk, for eksempel på grunn av særlige behov for oppfølging eller fordi transittfasen er lang. 77 76 Rundskrivet gjelder UDIs mottak for barn mellom 16 og 18 år. 77 Transittfasen er perioden fra registrering til gjennomført asylintervju (eller vedtak, i sak uten samtale med utlendingsmyndighetene).
I utgangspunktet innvilges det godtgjøring for inntil tre besøk i transittfasen. Dersom det er nødvendig med besøk utover dette, kan det søkes til fylkesmannen om forhåndsgodkjenning av flere besøk. 78 Ved spesielt tidskrevende oppdrag kan det søkes om timesgodtgjøring. 79 Det første besøket bør finne sted innen en uke etter registrering hos Politiets utlendingsenhet. Når representanten besøker den mindreårige tidlig, vil forhold som krever umiddelbar oppfølging fanges opp raskere. Slike forhold kan for eksempel være helseproblemer som krever at representanten påser at barnet mottar nødvendig helsehjelp, eller innhenting av opplysninger knyttet til identitet og familiesituasjon. Det er også gunstig at barnet raskt etablerer kontakt med representanten, slik at det er lettere for barnet å ta kontakt hvis det er noe han eller hun trenger hjelp til. Møter med barnet bør skje der barnet har fast oppholdssted, enten det er på mottak, omsorgssenter eller privat bolig. Ved å møte barnet der det bor kan representanten få et inntrykk av bo- og omsorgsforholdene. Mottakene og omsorgssentrene har normalt egne samtalerom hvor du og barnet kan snakke sammen uten at utenforstående overhører samtalen. Det frarådes generelt at representanten arrangerer private møter med den mindreårige utenfor bostedet. Når en ledsager et barn utenfor bostedet påtar en seg et ansvar som i utgangspunktet ikke ligger hos representanten. Av denne grunn dekkes dette heller ikke av fylkesmannens opplæring. Representanten kan komme i en situasjon hvor han eller hun mangler kunnskap eller erfaring til å håndtere situasjonen forsvarlig eller til barnets beste. Av de samme grunnene som nevnt over er ikke overnattingsbesøk tillat. Erfaring viser at mange representanter er usikre på om de bør delta på sosiale aktiviteter eller ha kontakt med barnet utover det som er en del av representantvervet. Fylkesmannens syn er at representanter må ha et bevisst forhold til denne typen kontakt. Det skal være lett for barnet å komme i kontakt med representanten sin. Hvis du ikke er tilgjengelig i en lengre periode, for eksempel på grunn av alvorlig sykdom eller reise, bes du kontakte fylkesmannen for å vurdere om det bør oppnevnes en ny eller en midlertidig representant. Det er en forskjell på å delta på en felles sosial samling på mottaket og å ta med deg barnet på ulike arrangementer alene, for eksempel middagsselskaper. Du bør reflektere over hvilke signaler du sender barnet og være bevisst på at du kan skape forventninger som er vanskelig å innfri. Kan du for eksempel ha gitt inntrykk av at du ønsker å involvere deg i barnets liv som frivillig i fremtiden? Er du villig til å opprettholde den sosiale omgangen, og investere din tid 78 Hvis det er nødvendig med flere besøk for å ivareta barnets interesser, vil flere besøk innvilges. For å vurdere dette, må representanten begrunne behovet for flere besøk. 79 Se utlendingsforskriften 17-34 annet ledd.
og eventuelt dine penger, utover representantoppdragets lengde? Hvis ikke, hvordan vil barnet føle det ved oppdragets opphør og når han eller hun mister deg som frivillig? Har du tenkt over at andre barn ved mottaket kan bli skuffet hvis deres representanter ikke tar dem med på tilsvarende sosiale aktiviteter? Å få et unikt aktivitetstilbud kan også fremkalle uforutsette reaksjoner, og i noen tilfeller endre den sosiale relasjonen i bo-miljøet. Representanter har også erfart at barn, offentlige instanser, omsorgsansvarlig eller andre forsøker å pålegge dem oppgaver og ansvar som ikke hører med vervet. Slike misforståelser kan motarbeides ved at representanter er tydelige på hva som er deres oppgaver og ikke. At du skal være bevisst din kontakt med barnet betyr ikke at du skal distansere deg fra barnet. For noen barn kan mer uformelle møter bidra til at barnet blir mer avslappet. I så fall er et godt alternativ å gå en tur rundt mottaket i forbindelse med besøket. Et uformelt møte med frie rammer kan bidra til å nøytralisere ubalansen i maktforholdet mellom representant og barn, noe som er ønskelig for å fremme åpen kommunikasjon. 80 Det er ikke ønskelig at møtet skal ligne en klientsamtale. Tvert imot tyder undersøkelser på at tradisjonelle møter i kontorer er ugunstig for sensitive samtaler med barn. 81 Ved uformelle samtaler med barnet utenfor lukkede rom må du huske at andre kan overhøre hele eller deler av samtalen. Hvis du ikke anvender tolk må du også være oppmerksom på at dette kan medføre misforståelser mellom deg og barnet. Representanten skal gi den mindreårige telefonnummeret sitt, slik at vedkommende kan ta kontakt ved behov. Unntak kan tenkes for kortere oppdrag, for eksempel midlertidig oppdrag i forbindelse med asylintervju. Om du av slike grunner ønsker at barnet skal kontakte deg gjennom mottaket eller omsorgssenteret, må du forklare for barnet hvordan vedkommende går frem for å få kontakt med deg. Sosiale medier og digital kommunikasjon Representanter bør ha et reflektert forhold til å ha kontakt med et representantbarn på Facebook, Instagram eller andre sosiale medier. Sosiale medier er plattformer hvor brukerne genererer innhold for et nettverk. Tilsvarende gjelder for kontakt via applikasjoner som ikke klassifiseres som sosiale medier. Digitale «vennskap» kan senke representanten og barnets bevissthet når de deler opplysninger under en samtale. Det er derfor viktig at en har et bevisst forhold til informasjonssikkerhet, taushetsplikt og deling av personlig informasjon i sosiale medier. Det kan videre skape uklare grenser, som kan gå begge veier i forholdet. Dere kan få tilgang til hverandres private bilder, venner og kontakter, samt andre personlige opplysninger. en vil også normalt kunne få adgang til å kommentere bilder, opplysninger og meninger som er publisert. 80 Langballe, Åse, m.fl., Den vanskelige samtalen, rapport 2/2010, NKVTS, s. 35 81 Langballe, Åse, m.fl., Den vanskelige samtalen, rapport 2/2010, NKVTS, s. 76
For andre meldingsapplikasjoner uten nettverksdeling, som imessage eller Whatsapp, oppstår ikke den samme problematikken, fordi informasjonen som deles er privat. Denne typen apper kan spare barnet for kostnader til SMS og forenkle kommunikasjon. Dette er en fordel, men en må være oppmerksom på informasjonssikkerhet ved deling av personsensitiv informasjon. Vi oppfordrer alle representanter til å lese mer om sikkerhet i sosiale medier på nettvett.no. Før besøket Representanten planlegger sine besøk i samarbeid med mottaket eller omsorgssenteret, som har oversikt over beboernes timeplan. Når møtet planlegges må en informere omsorgsansvarlig om at telefontolk vil bli benyttet, slik at et rom med konferansetelefon kan bli booket. Tolk bestilles av representanten og utgangspunktet er at telefontolk benyttes. Ved bruk av oppmøtetolk vil tolkens reisetid medregnes ved fakturering, slik at utgiftene blir betraktelig høyere. Representanten må likevel vurdere om det er nødvendig med oppmøtetolk av hensyn til barnet. Oppmøtetolk kan være nødvendig for eksempel dersom barnet har dårlig hørsel, språkvansker eller helseplager som fører til lav konsentrasjon. I disse tilfellene kan det etter søknad innvilges utvidet dekning av tolkeutgifter. Representanten bør være oppmerksom på at det kan påløpe kvelds- eller hastegebyr om en bestiller tolk på kvelden eller kort tid i forveien. Representantens samtaler med barnet skal i utgangspunktet være private og konfidensielle. Grunnen til at samtalene skal være private er at barnet skal ha anledning til å formidle sensitive og taushetsbelagte opplysninger og å fortelle om eventuelle forhold ved bostedet eller omsorgssituasjonen uten at ansatte er tilstede. Videre er det ønskelig at representanten møter barnet alene for å tydeliggjøre at representanten er her for å besøke barnet og ikke er affiliert med mottaket eller omsorgssenteret. Enkelte ønsker å ha et kjent fjes fra bostedet til stede ved det første møtet med representanten dette er ikke problematisk om det er i tråd med barnets ønsker. I disse tilfellene kan den ansatte ved mottaket eller omsorgssenteret være med innledningsvis, så kan barnet og representanten snakke alene etterpå. Å ha en trygghetsperson til stede kan være hensiktsmessig hvis barnet og omsorgsansvarlig ønsker at forhold som angår bosituasjonen skal diskuteres i fellesskap. Representanten kan ikke bruke ansatte ved mottaket eller omsorgssenteret som tolk. Unntak kan skje for kortere samtaler før et møte innledes eller for å formidle informasjon om et forestående møte med den mindreårige via telefon. Representanten bør som hovedregel ikke gi gaver til barnet. Hvis du gjerne vil vise støtte ved å gi en oppmerksomhet, foreslår vi at du gir noe barna på mottaket kan ha glede av i felleskap.
Samtalen Ved det første besøket bør representanten ha fokus på å bli bedre kjent med barnet. Ofte har representanten og barnet tidligere møtt hverandre ved registreringen hos Politiets utlendingsenhet, men samtalen hos PU er kort. I tiden etter ankomst og frem til registreringen møter barnet mange nye personer og vedkommende kan være sliten etter reisen eller distrahert av registreringsprosedyren. Det er derfor hensiktsmessig å introdusere seg igjen, gi informasjon om representantordningen og ellers repetere relevant informasjon fra den første samtalen ved Politiets utlendingsenhet. I samtaler med barnet er det lurt å snakke rolig og være oppmerksom på det barnet sier. Du kan stille åpne spørsmål og gi barnet tid til å svare. Tar du notater er det viktig at barnet likevel føler at han eller hun har din oppmerksomhet. Vær varsom med hvordan du ordlegger deg for å unngå misforståelser og tilpass språket ditt etter den mindreåriges nivå. Bruk gjerne eksempler og gjentakelser. Ofte vil et barn automatisk svare «ja» om du spør om han eller hun forstår hva du har sagt. For å forsikre deg om at barnet virkelig har oppfattet det du har sagt kan du spørre om han eller hun kan gjenta det for deg. Det er viktig at barnet har tillitt til representanten. Barnet må være komfortabel med å spørre om bistand eller gi opplysninger til sin representant for å sikre at hans eller hennes rettigheter blir ivaretatt. Et nyttig virkemiddel er å tidlig å forklare hva som er representantens rolle. På denne måten kan du avklare eventuelle misoppfatninger om vervet. Det er barnets beste at hans eller hennes forventninger samsvarer med det som er din oppgave. Dersom du opplever at barnet er stadig mer oppsøkende, eller søker omsorg fra deg, er det viktig å forklare barnet hva som er din oppgave og hva andre skal gjøre. Herunder å snakke med barnet om hva vedkommende trenger for å føle at han eller hun får forsvarlig omsorg der vedkommende bor. Dette må representanten så følge opp med den som utøver den daglige omsorgen. En representant trenger informasjon om sensitive emner, som fysisk og psykisk helse og familiesituasjon, fordi det kan være behov for helseoppfølging og det kan være relevant for beskyttelsessaken. Det kan være lurt å avvente disse samtaleemnene og heller starte med en mer hverdagslig samtale. Innledningsvis kan en derfor holde seg til det som relaterer seg til nåtid, heller enn fortid. Å starte samtalen med å høre hvordan barnet har det i hverdagen, ved mottaket, hvilke aktiviteter som tilbys og om vedkommende har knyttet noen bekjentskaper, er et godt utgangspunkt for å bli kjent og for å få et innblikk i bostedets ivaretakelse av barnet. Tips! Det kan være nyttig å ta notater under samtalen med barnet, men spør om tillatelse først. Barnet skal ha eierskap over egne opplysninger. Understrek at ingen andre får se notatene.
Hva som er relevant å ha samtaler om avhenger både av barnets individuelle behov og situasjon, og av representantens mandat i det konkrete oppdraget. Noen eksempler på hva som ofte bør tas opp er: hvorvidt det er foretatt en helsekontroll eventuelle traumer og fare for selvskading eller selvmord tegn på at barnet kan ha vært utsatt for menneskehandel annen familie i Norge særlig foreldre tidligere skolegang og interesse for videre skolegang. hvilke identitetsdokumenter har den mindreårige og hvilke kan fremskaffes informasjon om identitet herunder alder fysisk og psykisk helse aktivitetstilbud myndighetsarrangert retur spore opp familie med bistand fra Røde Kors Videre må representanten undersøke om det er saker den mindreårige ønsker å diskutere, og avklare hvilke forhold barnet ønsker å følge opp videre både av hensyn til taushetsplikt og barnets medbestemmelsesrett. Det kan ikke forventes at barnet selv er klar over hvilke rettigheter han eller hun har, representanten må derfor være aktiv og undersøkende i samtalene. Det finnes emner som barn ikke nødvendigvis ønsker å snakke om, for eksempel kan barnet ha opplevd vold, overgrep eller har andre traumatiske hendelser. Når du forteller barnet om relevante hjelpetilbud og rettigheter er det viktig at du, såfremt det er forsvarlig, respekterer barnets grenser for deling av informasjon. Oppfølging Under besøk kan representanten bli gjort oppmerksom på forhold som krever videre oppfølging. Det som krever oppfølging kan knytte seg til alle rettigheter barnet har, det vil derfor ikke gis en utførlig gjennomgang av samtlige oppfølgingstiltak. Det vises til veilederen for øvrig. I det følgende vil det knyttes noen generelle kommentarer til oppfølging etter besøk på mottak eller omsorgssenter. Husk å straks melde fra til fylkesmannen dersom det fremkommer at barnets foreldre har kommet til Norge. Oppdraget vil normalt opphøre når foreldrene er i Norge. Representanten skal sikre at den mindreårige mottar nødvendig helsehjelp. Du skal ikke påta deg ansvar som ligger hos omsorgsansvarlig eller helsetjenesten, men du skal påse at omsorgsansvarlig følger opp forhold som gir grunn til bekymring. Hvis barnet utviser tegn på fysiske eller psykiske plager under samtalen, skal du med den mindreåriges samtykke melde fra til omsorgsansvarlig. Slike tegn kan for eksempel
være aggressiv, depressiv eller apatisk oppførsel, eller kriminalitet, selvskading eller rusmiddelbruk. Les mer om dette i kapittelet om helse. Det understrekes at dersom det er fare for liv og helse, eller det er annen informasjon som er nødvendig for å ivareta omsorgsansvaret, må representanten gi informasjon til den som utøver den daglige omsorgen uavhengig av om barnet gir sitt samtykke. Helseopplysninger, kan ha betydning for UDIs vurdering av beskyttelsessaken. Barnet og representanten bør derfor vurdere å sende relevante opplysninger til dem. Det er viktig at representanten tar hensyn til taushetsplikten og barnets medbestemmelsesrett. 82 Spør derfor barnet før du handler på hans eller hennes vegne. Selv om det virker forutsatt under samtalen at barnet samtykket til at du deler opplysninger, vil det å spørre kunne forsterke barnets følelse av kontroll over egne opplysninger. Noen typer tiltak og samtaleemner kan etter en nærmere vurdering være hensiktsmessig å utsette til barnet har slått seg litt til ro i sine nye omgivelser. Dette kan gjelde spørsmål om deltakelse på fritidsaktiviteter, søknad om skoleplass eller opprettelse av kontakt med familie i Norge eller utlandet. Du bør fortelle barnet om videre kontakt med deg og når det er påregnelig med et nytt besøk. Mange mindreårige frykter de vil få avslag hvis UDIs saksbehandlingstid er lang. Om ikke UDI opplyser om det, kan du opplyse barnet om at det ikke er sammenheng mellom saksbehandlingstid og resultatet i saken. Generelt anbefales det at representanten fra første mottaksbesøk forklarer at saksbehandlingstiden ikke er en indikasjon på resultatet, men har sammenheng med andre individuelle faktorer, antall søkere og kapasitet i UDI. Representanten bør holde seg oppdatert på UDIs saksbehandlingstider som ligger ute på deres nettside. Kapitteloppsummering Representanten skal besøke barnet så ofte som det er nødvendig. I transittfasen er utgangspunktet at representanten besøker den mindreårige minst to ganger. Er det nødvendig med mer enn tre besøk for å ivareta barnets interesser, kontakter du Fylkesmannen for å få godkjenning. For at et besøk skal være nødvendig, må besøkets formål falle inn under representantens oppgaver og individuelle mandat. 82 Eget kapittel om dette kommer.