Rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling i Åpen omsorg og Meldal Helsetun Meldal kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Saksbehandling i Åpen omsorg og Meldal Helsetun Meldal kommune År 2004

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 4 2. INNLEDNING... 5 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...5 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...5 2.3 HØRING...5 3. PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER... 5 3.1 PROBLEMSTILLINGER...5 3.2 VURDERINGSKRITERIER...6 4. METODE OG GJENNOMFØRING... 6 4.1 METODE...6 4.2 GJENNOMFØRING...7 4.3 AVGRENSNINGER AV RAPPORTEN...7 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 7 5.1 HVORDAN GJENNOMFØRES SAKSBEHANDLINGA AV TJENESTER I ÅPEN OMSORG OG MELDAL HELSETUN?...7 5.1.1 Delproblemstilling 1: Er saksbehandling ved tildelinger av tjenester i samsvar med forvaltningsloven og særlover?...7 5.1.2 Delproblemstilling 2: Hvordan blir klager behandlet?... 12 6 KONKLUSJON... 13 7 REVISORS ANBEFALING... 14 8 KILDER... 14 Vedlegg Det er et vedlegg til rapporten Orkanger, 05.02.2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 2 av 13

Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 3 av 14

1. SAMMENDRAG Bakgrunn og hovedproblemstilling i prosjektet Meldal Helsetun og Åpen omsorg tildeler pleie- og omsorgstjenester til brukere i Meldal kommune. Det er viktig at dette gjøres i medhold til regelverket for å sikre at rettssikkerheten i saksbehandlinga ivaretas. Det er forvaltningsloven, lov om sosiale tjenester og lov om helsetjenester i kommuner som er gjeldende regelverk for gjennomføring av saksbehandlingen. Prosjektet omhandler og vurderer om saksbehandlinga samt kommunale retningslinjer ved tildeling av tjenester hos Meldal Helsetun og Åpen omsorg er i samsvar med gjeldende regelverk. Hovedproblemstillingen i prosjektet er: Hvordan gjennomføres saksbehandlinga av tjenester i Åpen omsorg og Meldal Helsetun? For å besvare hovedproblemstillingen har vi belyst 2 delproblemstillinger med underproblemstillinger. Revisors konklusjon på hovedproblemstillingen I prosjektet er hovedproblemstillingen Hvordan gjennomføres saksbehandlinga i Åpen omsorg og Meldal Helsetun? Revisor konkluderer med at kommunen i hovedsak har gode rutiner for saksbehandling i Åpen omsorg og Meldal Helsetun. Vi vil likevel påpeke noen områder hvor kommunen vil ha forbedringspotensialer. Disse områdene er: 1. Veiledningsdokumentet tjenestebeskrivelsen til brukere av pleie- og omsorgstjenester mangler en beskrivelse av klageadgang og en beskrivelse av saksbehandling for Åpen omsorg. 2. Tjenestene middagsombringing og trygghetsalarm avgjøres ikke som enkeltvedtak i kommunen. Når avgjørelsen betraktes som enkeltvedtak sikrer dette rettssikkerheten i saksbehandlinga til tjenesten. Kommunen selv kan bestemme om det skal fattes enkeltvedtak for matombringing og trygghetsalarm. 3. Det er mangler i arkiveringsrutinene for saksbehandlingsdokumenter i brukermappene. 4. Saksbehandlingssystemet i dag har mangler i forhold til kravspesifikasjonen fra IPLOS. 5. Kommunale retningslinjer for tildeling av tjenester mangler med unntak av retningslinjer for tjenestene trygghetsalarm og tildeling av trygde- og omsorgsboliger. 6. Vedtak hvor det er krav om begrunnelse, har mangler i beskrivelsen av hva avdelingen har vektlagt - skjønnet som har vært avgjørende for vedtaket. Revisors anbefaling i prosjektet Revisor oppfordrer kommunen til å vurdere de forbedringspotensiale for saksbehandling i pleie- og omsorgsavdelingen som omhandles i rapportens kapitel 6 revisors konklusjoner. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 4 av 14

2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Åpen omsorg og Meldal Helsetun yter omsorgstjenester til innbyggere i kommunen. Når innbyggerne blir tildelt omsorgstjenester er det krav om at saksbehandlingen skal utføres etter lov og regelverk på området. Regler for saksbehandlinga ivaretar rettssikkerheten til innbyggere. Formålet med dette prosjektet er å vurdere saksbehandlingen ved tildeling av tjenester samt klagebehandling i Åpen omsorg og Meldal Helsetun. Prosjektet ble etterspurt av administrasjonen i Meldal kommune. Kontrollutvalget har vedtatt gjennomføring av prosjektet i sak 16/03. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. 2.3 Høring Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til:! Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen! At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk! Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets til syn med forvaltningen Foreløpig rapport ble sendt til rådmannen for høring i brev den 20.01.04. Svarbrev forelå i brev av 05.02.04 fra sektorsjef Torunn Grut. Vår oppsummering av brevet er at kommunen tar rapporten til etterretning. 3. PROBLEMSTILLINGER OG VURDERINGSKRITERIER 3.1 Problemstillinger Rettssikkerhet i saksbehandlingen er viktig. Den uttrykker en forventning fra innbyggerne om et vern mot urettferdighet i saksbehandlingen fra offentlige myndigheter. Dette kravet angår forvaltningsapparatet i kommunen. Med dette menes kravet til saksbehandling som fører fram til en avgjørelse/vedtak som innvilger tjenester til innbyggerne. Viktige punkter eller rettssikkerhetsgarantier her er upartiskhet, partsdeltakelse, innsyn og overprøvingsmuligheter. I forvaltningsloven kommer disse idealer til uttrykk som krav om saksbehandling, begrunnede vedtak og klagemulighet. Med utgangspunkt i disse rettssikkerhetsgarantiene vil vi i denne forvaltningsrevisjonen undersøke saksbehandlingen i eldreomsorgen. Problemstillingen er på denne bakgrunn: Hvordan gjennomføres saksbehandlinga av tjenester i Åpen omsorg og Meldal Helsetun? Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 5 av 14

Problemstillingen belyses ved hjelp av en delproblemstilling. Denne skal hjelpe oss å vurdere hovedproblemstillingen. Denne er slik: Er saksbehandlingen ved tildeling av tjenester i samsvar med forvaltningsloven og særlover? En annen delproblemstilling vi bruker er: Hvordan blir klager behandlet? 3.2 Vurderingskriterier Funn i delproblemstillingene blir vurdert mot vurderingskriterier for hver delproblemstilling. Vurderingskriterier skal angi en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. Kilder for vurderingskriterier kan være lover og forskrifter, kommunens egne vedtak og retningslinjer, faglitteratur, standarder fra andre kommuner og beste praksis. Delproblemstilling 1: Er saksbehandling ved tildelinger av tjenester i samsvar med forvaltningsloven og særlover, forsøkes besvart med kriteriene veiledningsplikt, avgjørelser av enkeltvedtak, saksbehandlingstid, utrede sakens fakta, begrunnelsen innhold i enkeltvedtaket, informasjon om klageadgang. Delproblemstilling 2: Hvordan klager blir behandlet, forsøkes besvart med saksbehandlingsreglene tilknyttet klagebehandling i forvaltningsloven, lov om sosiale tjenester og lov om kommunale helsetjenester. Fremtidige utfordringer Det er mye som skjer på nasjonalt plan innenfor saksbehandling på det området som prosjektet omfatter. Vi har derfor i prosjektet også rettet blikket fremover mot fremtidige utfordringer for saksbehandlinga i Meldal Helsetun og Åpen omsorg, IPLOS 1 IPLOS er et nasjonalt registeret som skal gi grunnlag for utarbeidelse av nasjonal, regional og lokal individ basert pleie- og omsorgsstatistikk, samt bidra til økte kunnskaper gjennom forskning. Innføring av IPLOS er beregnet til en 2 års periode med oppstart i begynnelsen av 2004. IPLOS har til formål og bidra til: En systematisering og forbedring av saksbehandlingen og tjenesteutøvelsen Gi kommunene et godt grunnlag for å følge brukeren og gi riktige tjenester til rett tid Være et hjelpemiddel for å sikre overholdelse av kvalitetsforskriften Styrke det tverrfaglige samarbeidet om den enkelte bruker Gi kommunene bedre grunnlag for å vurdere tjenestenes situasjon og utvikling, styre ressursene etter behovene og utarbeide budsjetter og planer for virksomheten lokalt. I vurderingene i rapporten har vi hensyntatt at det vil bli endringer i saksbehandlingen som en følge av IPLOS. Dette innebærer at også IPLOS blir et sett av vurderingskriterier. 4. METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode Det er gjennomført et oppstartsmøte for prosjektet med leder Meldal Helsetun Ann Lisbeth Tøndel og leder Åpen omsorg Kristi Jendem. Revisor har gjennomført en dokumentanalyse av et utvalg av vedtak og klager i pleie- og omsorgsavdelingen. Utvalget omfatter tjenester hjemlet i lov om helsetjenester i kommuner, tjenester hjemlet i lov om sosiale tjenester og andre tjenester som avdelingen yter. Det er vurdert 27 vedtak og 1 klage. Delrapporten er 1 Jfr brev til landets kommuner fra Sosial og helsedirektoratet. Den 23.04.03. IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 6 av 14

sendt til sonelederne i pleie- og omsorgsavdelingen for verifisering av funn. Foreløpig rapport er sendt til rådmannen for uttalelse. 4.2 Gjennomføring Hovedansvarlig for prosjektet har vært revisor Arve Gausen. Datainnsamlinga ble gjennomført i tidsrommet juli - oktober 2003. 4.3 Avgrensninger av rapporten Rapporten skal kun synliggjøre en status over de vedtak som er gjennomført i Meldal Helsetun og Åpen omsorg. Den setter fokus på saksbehandling og klagebehandling. Dokumentanalysen er ikke fullstendig, da det er vurdert et utvalg av de vedtak som er fattet. Rapporten vurderer ikke faglige vurderinger, fagsystem, organisering av tjenesten, ansattes kompetanse og om tjenesten drives effektivt og produktivt. Revisor vurderer ikke brukerbetaling. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Hvordan gjennomføres saksbehandlinga av tjenester i Åpen omsorg og Meldal Helsetun? Funn Generelt Innbyggere som ønsker tjenester i Meldal Helsetun og Åpen omsorg sender en søknad, eller får hjelp til å skrive en søknad fra den avdelingen i kommunen som tilbyr tjenesten. Deretter gjennomføres en kartlegging av søkerens funksjonsnivå som dokumenteres i et kartleggingsskjema som arkiveres. Søknaden blir vurdert av avdelingsykepleier eller inntaksteamet 2, avhengig av hvilken tjeneste det søkes etter. Det fattes da et vedtak eller avslag på søknaden. Søker blir underrettet om vedtaket. Søker kan påklage vedtaket innenfor en tidsfrist på 3 uker. 5.1.1 Delproblemstilling 1: Er saksbehandling ved tildelinger av tjenester i samsvar med forvaltningsloven og særlover? 5.1.1.1 Er veiledningsplikten ivaretatt for tjenestene? Kommunen har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt. Dette gjøres for å gi innbyggerne i kommunen en mulighet til å ivareta sine behov for tjenester. Forvaltningsorganet bør gi veiledning om gjeldende lover og forskrifter og vanlig praksis på vedkommende saksområde og regler for saksbehandlingen jfr. Forvaltningsloven 11, lov om sosiale tjenester 4-1 og lov om helsetjenester i kommuner 2-1. Kommunen skal aktiv informere om kommunens tjenester, formålet med tjenestene, hvordan tjenesten er organisert og hvor en kan henvende seg, jfr kommuneloven 4 og veileder i saksbehandling. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale forvaltning. Boken Kvalitet og service med brukerne i sentrum 3 beskriver ulike områder et info skriv/serviceerklæring kan inneholde for at informasjon om kommunal tjenesteproduksjon skal være god. Funn: I Meldal Helsetun og Åpen omsorg gis det muntlig veileding for de tjenester som ytes av avdelingen. Veiledingen gis ved forespørsel fra søker/foresatte og ved kartlegging av søker. 2 inntaktsteamet er sammensatt av følgende: tilsynslege, ledere for Åpen omsorg og Helsetunet, fysio/ergoterapeut og avd. sykepleier for korttids- og rehab.avd. Teamets oppgave er å vurdere hjelpebehovet og tildeler tjenester individuelt etter den enkeltes behov. 3 Boka er utgitt av kommuneforlaget på oppdrag fra Kommunenes Sentralforbund forsking. Boka gir innspill i følgende områder: prosessforbedring, etisk prosess, servicetorg, serviceerklæringer, balansert målstyring og elektronisk servicenett. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 7 av 14

I tillegg har kommunen gitt ut en orientering til brukere av pleie- og omsorgstjenestene takster for pleie- og omsorgstjenester og en orientering om hjemmehjelpstjenesten. Heftene ga en kort orientering om de tjenester som ble tilbudt. Kommunen har nå revidert orienteringene og laget en tjenestebeskrivelse for Meldal Helsetun og Åpen omsorg. Infoskrivet gir en beskrivelse av tjenester, generell informasjon og hvor brukere/søkere skal henvende seg. I tillegg gir helse og omsorgs sektoren ut orientering til brukere av pleie- og omsorgstjenester som beskriver hva tjenestene koster. Vurdering/oppsummering: Åpen omsorg og Meldal Helsetunet oppfyller kravet til veiledningsplikt jfr lov og regelverk. Kommunen gir god veiledning til brukerne. Tjenestebeskrivelse for Meldal Helsetun og Åpen omsorg gir en god beskrivelse av tjenestene som ytes, hvor brukere skal henvende seg for å få tjenesten og generell informasjon. Det er viktig at kommunens innbyggere blir informert om infoskrivet enten ved postutsendelse eller ved Meldal kommunes internett side. Det som mangler i tjenestebeskrivelsen og vil være informativt for brukeren er: I avsnittet generell informasjon i infoskrivet bør opplysning om klageadgang for tjenester etter lov om kommunale helsetjenester og lov om sosiale tjenester i kommuner beskrives. I tillegg en beskrivelse av praksis for saksbehandlinga for Åpen omsorg. 5.1.1.2 Betraktes avgjørelser for kommunale tjenester som enkeltvedtak? Enkeltvedtak er et vedtak som gjelder rettigheter og plikter til en eller flere bestemte juridiske eller fysiske personer, jfr. forvaltningsloven 2 b. I boken enkeltvedtak, begrunnelse og klage som er en håndbok i kommunal saksbehandling av Ottar Flølo beskrives følgende: Det som er bestemmende for rettigheter eller plikter til den enkelte, er todelt: # For det første omfatter bestemmelsen forhold der man har et rettskrav på en ytelse, eller tjeneste. Eksempler er hjemmesykepleie og institusjonsplass. Etter lov om helsetjenester i kommuner skal avgjørelsen behandles som enkeltvedtak. # For det andre er det slik at der forvaltningen tildeler rettsgoder etter beste skjønn, vil også dette etter moderne forvaltningspraksis kunne betraktes av kommunen som enkeltvedtak. Eksempler er tilskudd til humanitære organisasjoner, næringsstøtte, opptak i barnehager, kommunale utleievirksomhet på sosialt grunnlag etc. I de senere år har sivilombudsmannen og departementet mer og mer gått inn for at avgjørelser som man ikke har rettskrav på, kan av kommunen betraktes som enkeltvedtak. Revisor har i prosjektet prøvd å kartlegge om de reviderte enheter betrakter egne avgjørelser som enkeltvedtak. I IPLOS skal alle tjenester som ytes i pleie og omsorg jfr kravspesifikasjonen 4 rapporteres med følgende variabler: 1. dato vedtak, 2. avslag, 3. timer pr uke, 4. dato tjeneste start og 5. dato tjeneste slutt. Dette vil gi en likebehandling av disse tjenestene. Funn: Avgjørelse om tildeling av hjemmehjelp, hjemmesykepleie, kortidsavdeling, omsorgslønn, personlig assistent, støttekontakt, tildeling av kortids/langtids institusjonsplass, rehabiliteringsplass langtidspsykiatri og skjermet enhet avgjøres som enkeltvedtak i Meldal kommune. 4 Rapport fra Sosial- og helsedirektoratet 2003 om kravspesifikasjon til IPLOS Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 8 av 14

Det fattes ikke enkeltvedtak for tildeling av trygghetsalarm og matombringing. I tjenestebeskrivelsen for Meldal Helsetun og Åpen omsorg og retningslinjer for trygghetsalarm er følgende beskrevet for disse tjenestene: Trygghetsalarm: Trygghetsalarm tildeles personer som bor i sitt hjem med nedsatt funksjon grunnet sykdom eller funksjonshemming og føler seg utrygge. Retningslinjer for trygghetsalarm i kommunen beskriver: For å få tildelt trygghetsalarm må det sendes søknad som behandles i inntaksteamet. Inntaksteamet vektlegger følgende ved tildeling: familie, nettverk, fysisk og psykisk helsetilstand og boforhold. Matombringing: Hjemmeboende eldre eller funksjonshemmede kan etter vurdering få varm mat fra Meldal Helsetun jfr infoskrivet. Dagens praksis for tildeling av trygghetsalarm og matombringer i Meldal kommune er at alle som søker, får tjenestene ifølge leder Åpen omsorg. Vurdering: Meldal Helsetun og Åpen omsorg fatter i hovedsak enkeltvedtak for tjenester de yter, noe som er utført tilfredsstillende. Vi har sett at Åpen omsorg ikke fatter enkeltvedtak for avgjørelser om tildeling av trygghetsalarm og matombringing. Tildeling av trygghetsalarm: Inntaksteamet gjør en vurdering av hver enkelt søker basert på en faglig vurdering før trygghetsalarm tildeles. For å få trygghetsalarm i Meldal kommune gjør inntaksteamet en funksjonsvurdering av søker for å vurdere behovet for å få trygghetsalarm jfr tjenestebeskrivelsen og retningslinjer. Dette betraktes som om forvaltningen tildeler rettsgoder etter beste skjønn. Og etter moderne forvaltningspraksis betraktes avgjørelsen da som enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Kommunen selv kan bestemme om enkeltvedtak skal fattes for tildeling av trygghetsalarm. Når enkeltvedtak fattes for tildeling av trygghetsalarm utløser dette forvaltningslovens saksbehandlingsregler som trygger rettssikkerheten i saksbehandlingen for tjenesten. Avdelingsleder for Åpen omsorg argumenterer for at alle som søker, får trygghetsalarm og matombringing. Derfor er det ikke behov for at avgjørelsen betraktes som enkeltvedtak. Vi mener at rettsikkerheten i saksbehandlinga er viktig. For å sikre dette må avgjørelsen betraktes som enkeltvedtak av kommunen selv, for tjenestene trygghetsalarm. Tildeling av matombringing: Åpen omsorg og Meldal Helsetun gjør en vurdering av hver enkelt søker basert på en faglig vurdering av matombringing. Dette betraktes som om forvaltningen tildeler rettsgoder etter beste skjønn etter vår vurdering. Og etter moderne forvaltningspraksis betraktes avgjørelsen som enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Kommunen selv kan bestemme om enkeltvedtak skal fattes for tildeling av matombringing. Når enkeltvedtak fattes, utløser dette forvaltningslovens saksbehandlingsregler som trygger rettssikkerheten i saksbehandlingen for matombringing. Med bakgrunn i vurderingen over tyder det på etter revisors oppfatning at en tildeling av trygghetsalarm og matombringing, på bakgrunn av sosiale og medisinske kriterier, kan betraktes som enkeltvedtak av kommunen selv etter moderne forvaltningspraksis. Det er opp til kommunen selv å endre praksis i forhold til vedtaksformen. Kravspesifikasjonen til IPLOS synliggjør at saksbehandling av matombringing og trygghetsalarm registreres og rapporteres som de andre tjenestene i pleie og omsorg. Dette kan medfører at saksbehandlingen for matombringing og trygghetsalarm avgjøres som enkeltvedtak. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 9 av 14

Oppsummering: For tjenestene hjemmehjelp, hjemmesykepleie, omsorgslønn, brukerstyrt personlig assistent, miljøressurs, tildeling av kortids/langtids institusjonsplass, rehabiliteringsplass og avlastningsplass fattes det enkeltvedtak av kommunen. Dette er etter vår vurdering utført tilfredsstillende. Vi har sett eksempler på at det ikke fattes skriftlige enkeltvedtak for tildeling av trygghetsalarm og matombringing. Etter nyere forvaltningspraksis kan disse avgjørelsene betraktes som enkeltvedtak. Kommunene kan endre praksis og fatte skriftlige vedtak. 5.1.1.3 Er saksbehandlingstiden ivaretatt? Kommunen skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Hvis kommunen oppdager ved mottak av søknaden at saksbehandlingen tar lang tid, skal søker informeres om dette jfr. forvaltningslonens 11a. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Funn/vurdering: Vi ikke funnet eksempler i utvalget på at saksbehandlingstiden for forvaltningsorganet er over 1 måned. Dette tyder på at kommunen har satt fokus på å avgjøre saker uten ugrunnet opphold og at rettssikkerheten innenfor dette området er ivaretatt. 5.1.1.4 Utreder forvaltningsorganet sakens fakta før vedtak treffes? Pleie- og omsorgstjenesten skal belyse saken så godt som mulig før vedtaket fattes. Viktige opplysninger er eksempelvis søknad og kartleggingsskjema. Det framgår av boken jus i eldreomsorgen at det er kommunen som avgjør hvilke tjenester som skal tilbys. Dette skal skje i samarbeid med søkeren og det skal legges vekt på hva søkeren mener om spørsmålet. Dette samarbeidet skal dokumenteres skriftlig. Ved innføring av IPLOS som starter fra og med 2004 er det laget en kravspesifikasjon. Kravspesifikasjonen stiller krav til hvordan kartlegging av bruker skal registreres. Funn: For tjenestene trygghetsalarm og matombringing manglet dokumentasjon på tildeling av tjenestene i arkivmappen. For tjenestene langtids psykiatri, langtidspleie og skjermet enhet manglet dokumentasjon for utredning av sakens fakta i enkeltvedtakene i arkivmappen. ACOS fagsystem brukes som et elektronisk saksbehandling- og kartleggingssystem. ACOS ble innført i 2001. I tillegg arkiveres dokumenter for saksbehandling i et arkivskap hos sekretær på Meldal Helsetun. 4 saker mangler arkivert kartleggingsskjema. Kommunen har eget kartleggingsskjema som skal utfylles for å beskrive søkerens funksjonstilstand. I HMS permen har kommunen et interndokument som heter Behandlinger av søknader. Dokumentet beskriver hvordan inngående søknad, foreløpig svar, vedtaksskriving og utgående brev behandles og arkiveres. Vurdering/oppsummering: Det er totalt sett på 27 vedtak i pleie- og omsorgsavdelingen, det er funnet få mangler, dette tilsier at det er rutiner for å utrede sakens fakta. Vi vil fokusere på viktigheten av at pleie- og omsorgsavdelingen etterfølger egne rutiner på saksbehandling og arkivering. Og at pasienter som er under behandling har en brukermappe hvor alle viktige saksbehandlingspapirer er arkivert. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 10 av 15

Vi er av den oppfatning at interndokumentet som heter Behandlinger av søknader må i tillegg beskrive i hvordan kartleggingsskjemaet behandles og arkiveres. Revisor har sett eksempler på at funksjonsjournal mangler. For å kartlegge funksjonsnivået til brukerne er det kommunal praksis å gjennomføre en kartlegging av søker av fagperson (eks. sykepleier). I denne kartleggingen får søker uttale seg. Praksis tilsier at arbeidet dokumenteres på en funksjonsjournal og arkiveres i saksmappen. Det er viktig at kartleggingen av søker gjennomføres så nært vedtaket som mulig på grunn av at funksjonstilstanden til søker kan endres. Dette arbeidet vil være med på å tilfredsstille og dokumentere kravet om utredningsplikt for kommunen, jfr. forvaltningsloven 17. Dagens fag- og saksbehandlingssystem og bruk av kartleggingsskjema tilfredstiller ikke de krav IPLOS har beskrevet i kravspesifikasjonen. Ut ifra denne kravspesifikasjonen er det vår vurdering at kartleggingsskjemaet må endres for dokumentering av funksjonsvariabler og tilpasses IPLOS. Vi bemerker at kravet til IPLOS ikke er gjeldende i dag men vil bli gjelde i nær framtid. 5.1.1.5 Begrunnes enkeltvedtakene? Hovedreglen er at enkeltvedtak skal begrunnes, jfr. forvaltningsloven 24. I andre saker enn klagesaker kan forvaltningsorganet la være å gi samtidig begrunnelse hvis det innvilges en søknad og det ikke er grunn til å tro at noen part vil være misfornøyd med vedtaket. Funn/vurdering: Det gis begrunnelser i enkeltvedtakene i pleie- og omsorgsavdelingen, det er imidlertid begrunnelsens innhold som vi vil kommentere nærmere. 5.1.1.6 Hvordan begrunnes innholdet i enkeltvedtaket? Hvis det er krav om begrunnelse i enkeltvedtaket bør det vises til følgende: De regler vedtaket bygger på og gjengi innholdet av reglene eller den problemstilling vedtaket omfatter - henvisning til lovhjemmel. En beskrivelse av faktiske forhold som vedtaket bygger på. Redegjørelse for utøvelse av skjønn. Jfr. forvaltningslovens 25. Denne informasjonen gis for at brukeren skal forstå den problemstilling vedtaket bygger på. Funn: # Enkeltvedtakene inneholder en beskrivelse av: Hva det søkes om - datert, saksopplysninger, tjenester bruker får i dag, vurdering, vedtak, begrunnelse, egenbetaling, innsynsrett og klageadgang. Meldal Helsetun og Åpen omsorg beskriver en faglig vurdering av hjelpebehov ut fra disse punktene i enkeltvedtaket. # Der hvor begrunnelse er beskrevet i vedtaket inneholder det lovhjemler og en beskrivelse av faktiske forhold. Det som i mindre grad er beskrevet i enkeltvedtaket er en redegjørelse for utøvelse av kommunalt skjønn. Hva man i den konkrete saken har lagt vekt på. # Kommunen har retningslinjer for trygghetsalarm og tildeling av trygde- og omsorgsboliger, men mangler for de andre tjenestene. Vurdering: Hvis et vedtak skal begrunnes henvises det til at Meldal Helsetun, Åpen omsorg eller inntaksteamet har gjennomført en faglig vurdering av hjelpebehovet. I tillegg beskrives lovhjemmel og funksjonsnivået til søker. Dette er utført tilfredsstillende. Det som mangler er en beskrivelse av hva man i den konkrete saken har lagt vekt på fra Åpen omsorg og Helsetunet. Hvis et vedtak skal begrunnes og forvaltningsorganet utøver forvaltningsmessig skjønn, bør dette beskrives i vedtaket. Det er særlig aktuelt ved utmåling av den hjelp som skal ytes og Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 11 av 15

når den skal ytes. Skjønnet kan beskrives med henvisning til kommunale retningslinjer for å få tjenestene. Det er viktig å vite om søker tilfredsstiller krav for å få tjenesten. Kriteriet for å få en tjeneste kan både være hjemlet i lov og i kommunale retningslinjer for tildeling av tjenester. Kommunens retningslinjer for tildeling av tjenestene kan gi en beskrivelse av: Hva tjenesten inneholder, målsetting for tjenesten, hvem er prioritert gruppe, hvordan skal kartlegging gjennomføres, hvilke vurderingskriterier som vektlegges og hvem som har vedtakskompetanse. Retningslinjene for tjenestene gir pleie- og omsorgsavdelingen en felles forståelse for hvordan tjenestene skal saksbehandles og tildeles i praksis. Helsetunet og Åpen omsorg har retningslinjer for trygghetsalarm og tildeling av trygde- og omsorgsboliger, men mangler for de andre tjenestene som ytes. Oppsummering: Begrunnelsens innhold i enkeltvedtakene er i hovedsak funnet i orden. Vedtak hvor det er krav om begrunnelse, ønsker vi å fokusere på følgende mangler: en beskrivelse av hva avdelingen har vektlagt - skjønnet som har vært avgjørende for vedtaket og henvisning til kommunale tildelingskriterier for tjenestene. Dette er punkter som vil være informativ for søker og sikrer at begrunnelsen i enkeltvedtaket er i henhold til krav i loven. 5.1.1.7 Er det informasjon om klageadgang i vedtakene? I vedtaket skal det henvises til klageadgang, klagefrist, klageinstans og den nærmere framgangsmåte ved klage jfr. forvaltningsloven 27.3 ledd. For tjenester som er hjemlet i lov om sosiale tjenester er klagefristen 3 uker og klageinstans er fylkesmannen. For lov om helsetjenester i kommuner er klagefristen 3 uker og klageinstans er et klageutvalg oppnevnt av kommunestyret og siste klageinstans er fylkeslegen. Funn: I enkeltvedtak som Åpen omsorg og Meldal Helsetun blir det henvist til klageadgang i vedtaket med en kort beskrivelse av klagefrist og videre klagegang. I tillegg sendes det med et vedlegg som beskriver klageadgangen. Vurdering/oppsummering: Informasjon om klageadgang i enkeltvedtak hos Åpen omsorg og Meldal Helsetun er etter vår vurdering utført tilfredsstillende. 5.1.2 Delproblemstilling 2: Hvordan blir klager behandlet? 5.1.2.1 Følger klagebehandlingen forvaltningsloven og lov om sosiale tjenester? Den som søker tjenester etter lov om sosialtjenester kan påklage avgjørelsen til fylkesmannen. Klagefristen er 3 uker. Fylkesmannen kan foreta full rettslig kontroll av vedtaket, men kan bare overprøve det forvaltningsskjønn som er utøvet når skjønnet er åpenbart urimelig. Dette betyr i praksis at det er bare vedtakets lovlighet som blir overprøvet. I forskrift om forvaltningens veiledningsplikt til fvl. 11, 5. 2 setning fremgår at forvaltningsorganet bør hjelpe til med å fylle ut og utarbeide klager, når det synes å være behov for slik hjelp. Funn: Et enkeltvedtak er påklaget til fylkesmannen. Vedtaket omhandlet tjenester fra Åpen omsorg til bruker i PU etter sosialtjenesteloven - år 2002. Fylkesmannen opphevet enkeltvedtaket og ga klager medhold. Begrunnelsen fra fylkesmannen var at enkeltvedtaket manglet i begrunnelsen en presisering om hva konkret som gis i tjenestetilbud. Det var ikke nok å beskrive antall timer som er tildelt i enkeltvedtaket. Fylkesmannen mente at i tillegg bør det beskrives når det gis og hvordan personalets spisepause og natt/helge turnus påvirker brukerens tjenestetilbud. Det var i tillegg viktig at bru- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 12 av 15

ker fikk medvirkning i utforming av tjenestetilbudet. Fylkesmannen vektla og endringer i funksjonstilstanden til bruker. Vurdering/oppsummering: Vi har ingen ankepunkter på kommunens saksbehandling og dokumentasjon utover det som fylkesmannen har påpekt. Vi så kun 1 klage på tjenester etter lov om sosiale tjenester. Dette kan tyde på at pleie- og omsorgsavdelingen i Meldal kommune har et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen og at innbyggerne mener de får de tjenester de har krav på. 5.1.2.2 Følger klagebehandlingen forvaltningsloven og lov om helsetjenester Den som søker tjenester etter lov om helsetjenester i kommuner kan påklage avgjørelsen til det organ kommunestyret bestemmer. Organet skal ha 3-5 medlemmer. Hvis avgjørelsen fra det kommunale klageutvalget stadfester tidligere administrative vedtak, kan klager klage klageorganets vedtak til fylkeslegen. Fylkeslegen har plikt til å overprøve alle sider av det vedtak som er truffet, både om klageren har fått nødvendig helsehjelp og saksbehandling. Klageutvalget kan ta opp nye forhold som ikke er nevnt i klagen hvis dette vedrører saken. Fristen for en part å klage er tre uker. I boken velferdsrett av Asbjørn Kjønstad og Aslak Syse settes det fokus på to forhold som klageinstansen bør ha fokus på i en klage etter lov om helsetjenester i kommuner: 1. Klageutvalget bør se på om kommunens helsetjeneste holder minstemål. 2. Klageutvalget bør se på om det er usaklig forskjellsbehandling av brukere av samme helsetjeneste. Funn: Det er ingen klager på tjenester etter lov om helsetjenester for 2003. Vurdering/oppsummering: I 2003 er det ingen klager etter lov om helsetjenester som er behandlet i klageorganet eller hos fylkeslegen. Dette kan tyde på at pleie- og omsorgsavdelingen har et godt omdømme blant innbyggerne i kommunen og at innbyggerne mener de får de tjenester de har krav på. 6 KONKLUSJON I prosjektet er hovedproblemstillingen Hvordan gjennomføres saksbehandlinga i Åpen omsorg og Meldal helsetun? Revisor konkluderer med at kommunen i hovedsak har gode rutiner for saksbehandling i Åpen omsorg og Meldal Helsetun. Vi vil likevel påpeke noen områder hvor kommunen vil ha forbedringspotensialer. Disse områdene er: 1. Veiledningsdokumentet tjenestebeskrivelsen til brukere av pleie- og omsorgstjenester mangler en beskrivelse av klageadgang og en beskrivelse av saksbehandling for Åpen omsorg. 2. Tjenestene middagsombringing og trygghetsalarm avgjøres ikke som enkeltvedtak i kommunen. Når avgjørelsen betraktes som enkeltvedtak sikrer dette rettssikkerheten i saksbehandlinga til tjenesten. Kommunen selv kan bestemme om det skal fattes enkeltvedtak for matombringing og trygghetsalarm. 3. Det er mangler i arkiveringsrutinene for saksbehandlingsdokumenter i brukermappene. 4. Saksbehandlingssystemet i dag har mangler i forhold til kravspesifikasjonen fra IPLOS. 5. Kommunale retningslinjer for tildeling av tjenester mangler med unntak av retningslinjer for tjenestene trygghetsalarm og tildeling av trygde- og omsorgsboliger. 6. Vedtak hvor det er krav om begrunnelse, har mangler i beskrivelsen av hva avdelingen har vektlagt - skjønnet som har vært avgjørende for vedtaket. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 13 av 15

7 REVISORS ANBEFALING Revisor oppfordrer kommunen til å vurdere de forbedringspotensiale for saksbehandling i pleie- og omsorgsavdelingen som omhandles i rapportens kapitel 6 revisors konklusjoner. 8 KILDER Lover Kommuneloven Lov om helsetjenester i kommuner Lov om sosialtjenester Forvaltningsloven og tilhørende forskrifter Offentlighetsloven Annen literatur Jus i eldreomsorgen fra 1998 kommuneforlaget skrevet av Lasse Skaug Enkeltvedtak, begrunnelse og klage- håndbok i kommunal saksbehandling av Ottar Flølo fra 2001. Velferdsrett av Asbjørn Kjønstad og Aslak Syse Kommunalrett regelverk og praksis av Bernt Frydenberg Forvaltningsloven av Geir Woxholth Kommunalrett av Jan F. Bernt, Oddvar Overå og Harald Hove. Informasjon hentet fra sosial og helsedepartementet som omhandler IPLOS Veileder i saksbehandling og dokumentasjon for pleie- og omsorgstjenesten April 2003 Meldal kommune Rådmannens foreløpige delegasjonsregelment og soneledernes delegasjonsreglement Vedtaksmaler og funksjonsjournaler Vedtak fra pleie- og omsorgsavdelingen Det er gjennomført møte med soneldererne for pleie- og omsorgsavdelingen. Informasjon om pleie- og omsorgsavdelingen hentet fra kommunens Internett side. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag Side 14 av 15