Avstemming og dokumentasjon
Kursinnhold God regnskapsføringsskikk inneholder en rekke krav til avstemming og dokumentasjon. Hva må man passe på? Kurset omhandler Hva er formålet med avstemming og dokumentering Hvilke krav stilles Praktiske eksempler
Formålet med avstemming og dokumentasjon
Formål GRFS 5.8.3.1: Avstemminger skal sikre at bokførte saldoer er i samsvar med underliggende dokumentasjon, og underbygge at bokførte saldoer fremstår som rimelige og sannsynlige Altså synliggjøre balanse- og resultatpostenes berettigelse Avdekke eventuelle feil før rapportering til kunde eller offentlige myndigheter Dokumentere arbeid Formålet med dokumentasjon er Underbygge at avstemmingen (eller føringen) er korrekt 4
GRFS 2.1 Rutiner og intern kontroll Regnskapsførervirksomheten skal drives forsvarlig, og til enhver tid ha nødvendige interne rutiner som sikrer at oppdragsavtalen og krav [ ] i [ ] lov etterleves, samt at oppdragsgiveres og regnskapsførervirksomhetens egne interesser ivaretas. Rutinene skal være nedfelt skriftlig hvis dette er viktig for å sikre gjennomføring. [ ] [ ] Regnskapsførervirksomheten bør søke å ha ensartede rutiner for samtlige oppdragsgivere. Antall medarbeidere, medarbeidernes kompetanse og oppdragenes kompleksitet er faktorer som bør tas hensyn til ved etablering og dokumentasjon av interne rutiner og intern kontroll. 5
GRFS 2.1 Med andre ord Man plikter å ha interne rutiner som sikrer at oppdragsavtale og lovverk etterleves Jo flere ansatte det er i regnskapsførerbedriften er, jo mer komplekse oppdragene er, jo lavere kompetanse det er på enkeltmedarbeider, jo viktigere er det å ha presise rutiner som søker å hindre de feil som eventuelt måtte oppstå. Rutiner rundt avstemming og dokumentasjon er en viktig del av dette. 6
Og et viktig formål til Kunde er mest fornøyd når vi leverer et korrekt regnskap (årsregnskap, skattemelding, rapport, etc.) til forventet pris Avstemming sikrer riktig regnskap mer fornøyde kunder mer lønnsom regnskapsførerbedrift Tilsvarende: Gode, felles rutiner mer effektiv arbeidsutførelse mer lønnsom regnskapsførerbedrift 7
Hva sier GRFS om avstemming og dokumentasjon
GRFS 5.8.3 Periodiske avstemminger Resultat- og balansekontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre regnskapsrapporteringens kvalitet. For hver periode med pliktig regnskapsrapportering* skal minimum følgende kontoer i balansen avstemmes: kundefordringer og leverandørgjeld kasse- og bankbeholdninger skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift skyldig merverdiavgift Avvik skal følges opp. * MVA-oppgave, årsregnskap, skattemelding, a-melding. Innsending av a-melding) medfører i seg selv ikke plikt til avstemming. Skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes for hver periode med annen pliktig regnskapsrapportering 9
GRFS 5.8.3 forts. Der hvor det er vesentlig for avstemmingen, skal regnskapsfører innhente informasjon og dokumentasjon fra eksterne kilder. Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. 10
GRFS 5.9.3 Avstemminger og dokumentasjon Alle balansekontoer skal avstemmes og dokumenteres i forbindelse med utarbeidelse av årsregnskap og/eller ligningsoppgaver, med mindre de er ubetydelige. Resultatkontoer skal avstemmes dersom dette vurderes som vesentlig for å sikre et riktig regnskap. Regnskapsfører skal gjennomgå saldobalansen og vurdere dokumentasjonen av vesentlige beløp som fremstår som urimelige eller usannsynlige. Avvik skal følges opp. 11
GRFS 5.9.3 forts. Avstemminger i forbindelse med årsoppgjøret bør blant annet omfatte følgende (i tillegg til det som følger av punkt 5.8.3.2): avstemming av varelager mot varelagerliste, eventuelt et sammendrag av denne rimelighetsvurdering av kunde- og leverandørsaldoene med bruk av aldersfordelte saldolister (vurderingene må begrunnes og dokumenteres), samt avstemming av eventuelt innkomne kontoutdrag fra kunder og leverandører mot bokført saldo avstemming av bankkontoer mot årsoppgaver totalavstemming av lønnsopplysnings- og arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser, skattetrekk og arbeidsgiveravgift mot innrapporterte opplysninger totalavstemming av merverdiavgift i omsetningsoppgaver mot bokført grunnlag for utgående og inngående merverdiavgift på årsbasis 12
GRFS 5.9.3 forts. Dersom avstemminger og dokumentasjon utarbeides av andre enn den regnskapsførervirksomheten som utarbeider årsregnskapet og/eller ligningsoppgavene, må regnskapsfører se til at rapporteringsgrunnlaget er dokumentert og avstemt, og se til at manglende dokumentasjon og avstemminger fremskaffes eller utarbeides. Regnskapsfører må uansett foreta en rimelighetsvurdering av alle poster 13
Litt mer GRFS 6.2 Oppdragsdokumentasjon innhold: Det skal for hver oppdragsgiver utarbeides oversiktlig dokumentasjon av regnskapsførers arbeid. 6.2.4 Lønnsoppdrag Oppdragsdokumentasjonen [..] skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2 (formalia, kundens interne rutiner, etc.), minst inneholde: utarbeidete a-meldinger mottatte a-melding tilbakemeldinger utarbeidete sammenstillingsoppgaver (årsoppgaver) lønn rapportering til oppdragsgiver 14
Litt mer GRFS 6.2.5 Bokføringsoppdrag Oppdragsdokumentasjonen for bokføringsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde egne gjennomførte avstemminger, inklusive underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik periodiske regnskapsrapporter til oppdragsgiver gjennomført pliktig regnskapsrapportering, for eksempel omsetningsoppgaver kontrollspor mellom bokførte opplysninger og gjennomført pliktig regnskapsrapportering spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å utarbeide slike spesifikasjoner budsjetter 15
Litt mer GRFS 6.2.6 Årsoppgjørsoppdrag Oppdragsdokumentasjonen for årsoppgjørsoppdrag skal, i tillegg til det som følger av punkt 6.2.2, minst inneholde: utarbeidet årsregnskap og/eller ligningsoppgaver årsberetning og revisjonsberetning (der det er aktuelt) kontrollspor mellom saldobalanse og årsregnskap og/eller ligningsoppgaver 16
GRFS 6.4 Oppbevaring Oppdragsdokumentasjonen skal oppbevares ordnet og betryggende sikret mot urettmessig tilgang, endring, sletting, tap og ødeleggelse i 5 år etter utløpet av regnskapsåret. [ ]. Når oppbevaringstiden utløper skal oppdragsdokumentasjonen makuleres eller slettes innen et år. Kan oppbevares elektronisk, på papir eller som en kombinasjon. (Deler av) elektronisk dokumentasjon kan oppbevares f.eks. i regnskaps- eller årsoppgjørssystemet Husk oppbevaringstid i 5 år. Dersom klienten bytter regnskapsfører, gir vi fra oss databasen? Kan være utfordrende ved skyløsninger Husk også ordenskravet dersom det oppbevares på ulike steder Kan oppbevares hos oppdragsgiver Må ha en avtale som sikrer regnskapsførers og eksterne kontrollørers tilgang. Det er regnskapsførervirksomheten som er ansvarlig for både at oppbevaringen er i henhold til lovverket, og at tilgang er sikret kan være risikofylt å oppbevare hos oppdragsgiver 17
Hvorfor sier GRFS alt dette? Skal selvfølgelig sikre at RF gir fra seg korrekte regnskapstall Bokføringsloven 4: [ ] oppbevaring av regnskapsopplysninger skal skje i samsvar med følgende grunnleggende prinsipper: Nr. 3: Realitet: Bokførte opplysninger skal være resultat av faktisk inntrufne hendelser eller regnskapsmessige vurderinger og skal gjelde den bokføringspliktige virksomheten. Nr. 4: Nøyaktighet: Opplysninger skal bokføres og spesifiseres korrekt og nøyaktig. Bokføringsloven 13, første ledd nr. 3: [som oppbevaringspliktig regnskapsmateriale regnes] dokumentasjon av bokførte opplysninger og slettede opplysninger, dokumentasjon av kontrollsporet mv. og dokumentasjon av balansen, 18
Hvordan gjøre jobben
GRFS 5.8.3.2 Avstemming av [ ] balansekontoene innebærer at kunde- og leverandørspesifikasjonene avstemmes mot kontoene, [ ] bankkontoer avstemmes mot bankens kontoutdrag kontantbeholdninger avstemmes mot dokumentert opptelling [ ] skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift avstemmes mot grunnlaget for beregnet skattetrekk og arbeidsgiveravgift, a-melding tilbakemelding og betalte beløp (det kontrolleres i tillegg at særskilt bankkonto for skattetrekk for hver periode inneholder tilstrekkelige midler til å dekke skyldig skattetrekk, eller at det foreligger tilstrekkelig bankgaranti) skyldig merverdiavgift (oppgjørskonto merverdiavgift) avstemmes[ ] Et eksempel på avstemming av resultatposter kan være å gjennomføre en bruttofortjenesteanalyse for solgte varer, som en rimelighetsvurdering av salgsinntekter og varekostnader. 20
Andre parter Oppdragsgiver eller en tredjepart gjennomfører avstemminger og dokumentasjon Pass på at det er avtalefestet at kunden selv har ansvaret for avstemming og dokumentasjon. Innhent kopi av avstemming og dokumentasjon og foreta en rimelighetsvurdering på hvorvidt det ser korrekt ut. Alternativt: pass på å skriftlig ha kommunisert hva som menes med avstemming og dokumentasjon, og at man som regnskapsfører faktisk ikke kontrollerer at det er korrekt. Det kan være lurt å årlig få en bekreftelse på at kontoene faktisk er avstemt og dokumentert. Der hvor det er vesentlig for avstemmingen, skal regnskapsfører innhente informasjon og dokumentasjon fra eksterne kilder. Eksempler på eksterne kilder kan være banker og andre finansieringsinstitusjoner, kunder og leverandører.
Eksempel bank Mangler: Mangler vi en faktura? Hva er dette? Låneavtale? Hvor er salgsbilaget? Hva er dette? Vi må ta stilling til dette, ikke bare føre det opp i avstemmingsskjema og være fornøyde med at avstemmingen går i 0,- 22
Bank fortsetter Mange har som rutine at man rapporterer ikke noe uten at alle poster på bank er ført (altså ingen åpne poster i avstemmingen) Hjelper det noe å bare føre åpne poster bort fra bank til en balansekonto eller reskontro? I mange tilfeller: Nei. Pass på at du ikke må holde styr på mange kontoer som egentlig består av det samme: åpne poster bank. Å skjule åpne poster bank ved å registrere dem som åpne reskontro-poster og mellomregningskontoer kan fort gjøre at du vanskeliggjør senere arbeid. 23
AK / EK VS. Hva gir best informasjon? En avstemming skal ikke være en oppramsing som et kontoutdrag. Få frem hva det reelle innholdet er! Hovedboksutskrifter tar man ut fra 24 regnskapssystemet ingen vits å føre det inn i et avstemmingsskjema.
Kunder Gir dette noe informasjon om balansepostens berettigelse? 25
Kunder 2 Gir dette noe informasjon om balansepostens berettigelse? Vi MÅ ta stilling til de enkelte postene. Aldersfordelt liste er nødvendig ved utskrifter 26 med mange åpne poster, men vi må fortsatt vurdere de enkelte postene!
Eksempel: OTP
Differanse og dokumentasjon La oss anta at vi har en differanse, den er reell, og skal faktisk være der. Hva gjør vi? Forklar/kommenter differansen. Med andre ord: forklar hvorfor det er feil Legg ved dokumentasjon på postene Dette betyr altså: det holder ikke å skrive: «differansen oppstår på grunn av periodisering». Det må legges ved en oversikt over hva det gjelder, både med beskrivelse av hva det er og hvilket bilag det gjelder.
Hvorfor dokumentasjon på differanser? Og hvordan? Lovpålagt (jf. GRFS) Har sett mange tilfeller hvor man har trodd eller gått ut ifra at differansen gjelder en gitt ting (f.eks. periodisering), så viser det seg at differansen gjelder noe annet Slik kan det se ut: 29
Årsoppgjørsposteringer Mange glemmer å avstemme/dokumentere etter at årsoppgjørsposteringene er ført (altså man avstemmer/dokumenter, så sender til årsoppgjør, og gjør ikke noe i etterkant). Det vil gi mangel ved kontroll. To alternativer: Oppdater avstemmingen og dokumentasjonen til alle berørte poster Avstem og dokumenter bare årsoppgjørsposteringen Bruk posteringsjournalen som «avstemmingsskjema» Legg ved underdokumentasjon på posteringene Bruk en saldobalanse fra årsoppgjørssystemet som viser opprinnelig saldobalanse før årsoppgjør, bevegelser som oppstår fra årsoppgjørssystemet og endelig saldobalanse
Oppdragsdokumentasjon Husk at oppdragsdokumentasjonen skal være lagret skriftlig og ordnet Finnes mange systemer som kan organiseres på en god måte. Inndeling etter regnskapets klassifisering kan være fornuftig (immaterielle eiendeler, anleggsmidler, varelager, fordringer, omløpsmidler, EK, Gjeld, etc..) GRFS 5.8.3.4: Avstemminger skal dokumenteres slik at de kan etterprøves. Dokumentasjonen skal i tillegg til selve avstemmingen inneholde underliggende dokumentasjon og forklaring på eventuelle avvik. Avstemmingsskjema først, med eventuell underdokumentasjon Kan man henvise til bilagsnummer uten å lagre underdokumentasjonen sammen med avstemmingen? Ja, under forutsetning av at man ikke gir avkall på regnskapsdatabasen der dokumentasjonen finnes.
Takk for oppmerksomheten! Kursholder: Torstein Heggen Amesto AccountHouse AS