Dette går ikke opp Espen Sjøvoll September 2018
Det er ingen nyhet at Arkivverket bryr seg om arkiv Men arkiv i seg selv er ikke målet. Arkivet er et middel for noe vi tror flere synes er viktige.
Det handler om å ta vare på data, dokumenter og beslutninger, så Vi kan finne igjen og gjenbruke tidligere arbeid. Det handler om å være effektiv og unngå dobbeltarbeid Vi i ettertid kan bevise hva som har skjedd. Det handler om rettsikkerhet, etterrettelighet og demokrati Ettertiden kan bygge på våre erfaringer Det handler om forskning og det handler om kulturarv
Allerede i mars 2017 fortalte Riksrevisjonen i sin rapport at...
Departementene arkiverer ikke nok Det er ikke sånn at de ikke arkiverer noen ting. De arkiverer rundt en halv million dokumenter i året. Men det var også tydelig at mye glipper Særlig e-post og dokumenter i fagsystemer
Riksrevisjonen pekte på disse årsakene:
1 Dagens krav til hva som skal arkiveres, er ikke tilpasset dagens informasjonsmengder Når man knapt rekker å lese all e-post som strømmer inn, sier det seg selv at det ikke alltid vil være mulig med en fullstendig vurdering av hva som er arkivverdig og ikke. Respondent, Riksrevisjonen
2 Hver enkelt skal arkivere. Arkiveringsfunksjonen er desentralisert til hver enkelt saksbehandler og leder
3 Saks- og arkivsystemene er lite brukervennlige, har dårlig søkefunksjon, er tunge å bruke og har ulogiske veivalg. «Dere spør om det skjer saksbehandling i andre systemer uten at prosessen og resultatet blir arkivert. Det gjør det selvsagt. Grunnen til det er ikke mangel på respekt for loven, men så manglende brukervennlighet i saks-/arkivsystemene at det blir nærmest umulig å oppfylle lovens krav og samtidig levere godt på korte frister til våre foresatte. Respondent, Riksrevisjonen
4 Arkivverdig materiale produseres overalt. Det er et mangfold av plattformer, og manglende eller svake integrasjoner mellom disse og arkivsystemet
Hva skal til for at statlige saksbehandlere arkiverer og journalfører det de skal? For å forstå brukernes behov, har Arkivverket våren 2018 gjort et tjenestedesignprosjekt med departementene som målgruppe
Det ble tydelig at det er en dynamikk mellom Krav Hindringer Insentiver
Vi forventet noe i denne retningen Arkivlova Offentleglova Mangel på kunnskap Kultur og holdning Nye medier Tungvinte systemer Demokrati og kulturarv Finne igjen ting Krav Hindringer Insentiver
Men oppdaget dette Krav Hindringer Insentiver
Hva er det som kreves?
Hva er det som kreves? Mengde Alt arkivverdig skal arkiveres, og det er mye som faller inn under definisjonen av arkivverdig Arkivlova med forskrift I vår digitale tid med nye verktøy og høy effektivitet, produserer vi enorme mengder med informasjon, dokumentasjon og kjappe avklaringer. Vi har veldig mange ting med korte frister, og høye ambisjoner om at ting skal gå fort. Kanskje i en annen tid var det enklere å forholde seg til slike krav. Nå er det så mange kanaler hvor informasjonen flyter. - Arkivleder 3 De må vurdere de tre kriteriene, og det må man gjøre for hver enkelt e-post. Det var kanskje greit da man fikk 10 brev, men ikke med 200 e-poster. - Arkivleder 2
Hva er det som kreves? Tid og kunnskap Skjønnsbaserte kriterier, i en tid med nye medier, nye formater og uklare sjangre, gjør vurderingene tid- og kunnskapskrevende. Arkivlova med forskrift Arkiv er mye skjønn og jus. Og jus er mye skjønn - Arkivleder 1 Det er vanskelig å vite hvilke eposter som skal arkiveres. Det er ingen klare svar. Det er opp til en selv. - Leder, 43 Hva hvis noen legger ved en lenke i et brev, med mer informasjon? Eller sender åpent brev på blogg? Hva arkiverer vi da? Leder, 46
Hva er det som kreves? Tid og kunnskap I tillegg kommer vurderingen om informasjonen skal være tilgjengelig for offentligheten. Hvis du gjør feil vil det ende i Kongen i statsråd. Man vil jo ikke bli tatt for å gjøre noe feil. - Rådgiver, 31 Offentleglova
Hva er det som kreves? Jobb-mail er personlig og arbeidsgiver har ikke automatisk tilgang. Personopplysningsforskriften Når folk slutter, mister vi også tilgang til mailboksen deres. Da har vi ikke lenger mulighet for å dokumentere hva de har gjort og ikke gjort på vegne av departementet. - Arkivleder 2
Hva er det som hindrer?
Hva er det som hindrer? Tungvinte verktøy Systemene er vanskelig å lære, og når du har lært dem er de fortsatt lite intuitive å bruke Framgangsmåtene er ulogiske og det er lett å gjøre feil Systemene er trege, og operasjoner krever mange klikk Det er vanskelig å finne igjen dokumenter, også dokumenter du har laget og arkivert selv Godkjenningsløkker og samarbeid trekkes fram som ekstra utfordrende og unødvendig tidkrevende Arkivering er så vanskelig fordi systemet De må vurdere så jævlig de tre kriteriene, dårlig. Det og er det må man gjøre for hver enkelt e-post. helt utrolig at vi har den løsningen. Det var kanskje greit da man fikk 10 - Rådgiver, brev, men 31ikke med 200 e-poster. - Arkivleder, 50 [esak] er ikke spesielt brukervennlig. Det er vanskelig å orientere seg, tungvint å skrive, klippe og lime er stress. Man har ikke lyst å bruke det, det er mer «Åh, nå må jeg inn i det». Leder, 55
Hva er det som hindrer? Alle skal gjøre det selv, uten å bruke tid på det Tempoet i arbeidslivet og forventningene til effektivitet har økt. Selv om arkiveringsfunksjonen er desentralisert, er det ikke tydelig hvor mye tid det egentlig er greit å bruke på arkivering. - Har arkivering egentlig lov til å «komme i veien» for de andre arbeidsoppgavene? De må vurdere de tre kriteriene, og det Hva må som man kommer gjøre for hver i veien enkelt for e-post. arkivering? Det var kanskje En telefon, greit da en man annen fikk 10 brev, men ikke med 200 e-poster. epost, må i et møte. Mange avbrudd - Arkivleder, i hverdagen. 50 Dersom man ikke flagger eller merker seg ting, så kan det være at man glemmer det. - Saksbehandler, 59
Hva er det som hindrer? Arkivverdig dokumentasjon oppstår utenfor sak- og arkivsystemene, og det er ikke lett å få det inn. Vi De har må fått vurdere en knapp de tre i kriteriene, Outlook så og vi det kan må journalføre man gjøre for eposter. hver enkelt Det e-post. er ikke sååå Det var vanskelig, kanskje men greit da det man er sikkert fikk 10 greit brev, å men ha bruksanvisning ikke med 200 e-poster. første gangen - Arkivleder, 50 - Tett på statsråden, 56 Det hender at en sak jobbes med i flere måneder i Sharepoint, og så ser vi at noe må journalføres. Da må vi ta en runde og begynne å legge inn. - Leder, 55
Hva er det som hindrer? Arkiveringsrutinene er lite tilpasset ustrukturerte prosesser De som jobber etter tydelige prosesser synes det er lettere å vite når og hva de skal arkivere. Tidligere tenkte vi at det er de som jobber med arkiv, og mindre på at det er dokumentasjonsforvaltning. Vi er der litt fortsatt, men det er i endring. Vi snakker mer og mer om prosess. - Leder, 43
Hva er det som hindrer? Ønsket om å slippe innsyn kan i ytterste konsekvens føre til at man ikke arkiverer, eller sørger for at det ikke finnes noe å arkivere. De må vurdere de tre kriteriene, og det Hvorfor må man skrev gjøre man for hver ikke enkelt referat? e-post. Det var kanskje greit da man fikk 10 Det er ganske komplekst. Jeg er ikke brev, men ikke med 200 e-poster. i tvil om at man ganske bevisst lot være - Arkivleder, å tegne 50det ned for å unngå å få innsyn i den skriftlige dokumentasjonen som finnes. - Arkivleder 3
Hva er det som hindrer? Det er store kulturforskjeller mellom departementene. Noen legger sin ære i arkivering, noen ser på det som et nødvendig onde og noen steder kan man si rett ut at man ikke gidder. De må vurdere de tre kriteriene, og det Det må er man mer gjøre fokus for på hver arkivering enkelt e-post. her enn Det i var forrige kanskje departement greit da man jeg fikk var 10 i. brev, men ikke med 200 e-poster. Her merker man det fordi det tas opp - Arkivleder, av lederne 50 med jevne mellomrom. Når man starter får man vite det i samtale med leder og det nevnes på avdelingsmøter at det er viktig. - Leder, 46
Hva er insentivene?
Hva er insentivene? Hovedinsentivet for arkivering burde vært å finne igjen dokumenter. Men selv om noe er arkivert, er det i dag ikke nødvendigvis lett å finne igjen. Er det egentlig felles hukommelse hvis ingen kan finne det igjen? Søkemodulen i [esak] er ikke god. Man treffer dårlig uansett om man vet hvor innholdet er. Det er enklere å søke etter saksbehandler. - Førstekonsulent, 30 Når det er hundre saker som heter «Statsbudsjett 2019» er det mye å se gjennom. Men det er så oversiktlig som det kan bli i [esak] - Saksbehandler, 29 Jeg bruker arkivet hele tiden, men jeg har aldri fått til søkefunksjonen i [esak] - Leder, 55
Hva er insentivene? For noen saksbehandlere er det viktig å kunne dokumentere hvilke råd de ga, i fall de ikke blir fulgt. Arkiv er viktig for integriteten til saksbehandler. Vi er her for å gi faglige råd. Av og til liker ikke politikerne å få de rådene, men det er viktig å dokumentere at de er gitt. - Leder, 55
Kultur Innsynsskrekk Lite tilpasset ustrukturerte prosesser Jobb-mail er privat Mange plattformer, bl.a..sharepoint Skjønnsbaserte kriterier gir tidkrevende vurderinger Alle skal gjøre det selv uten å bruke tid på det Alt arkivverdig skal arkiveres, og mengdene er større enn noensinne Tungvinte verktøy Ryggdekning Finne igjen ting Krav Hindringer Insentiver
Det går bare ikke opp Være effektiv og produktiv på jobb, med sine egentlige arbeidsoppgaver + + = Store mengder arkivverdig materiale Tidkrevende vurdering hver gang Tidkrevende verktøy En veldig tidkrevende oppgave
Eksemplifisert ved e-posttrafikk i Utenriksdepartementet 7 millioner e-poster per måned 2 435 ansatte totalt 8 500 e-poster månedlig per ansatt 143 e-poster daglig per ansatt
Eksempel på tid brukt 140 e-poster per ansatt per dag Det kan ta 91 min per ansatt per dag å vurdere og arkivere e-post 15 sek å vurdere hver e-post 35 min per ansatt per dag Hvis 20 % er arkivverdig og det tar 2 min å arkivere hver e-post 56 min per ansatt per dag
Noen skiller seg ut Kultur Innsynsskrekk Lite tilpasset ustrukturerte prosesser Jobb-mail er privat Mange plattformer, bl.a..sharepoint Skjønnsbaserte kriterier gir tidkrevende vurderinger Alle skal gjøre det selv uten å bruke tid på det Alt arkivverdig skal arkiveres, og mengdene er større enn noensinne Tungvinte verktøy Ryggdekning Finne igjen ting Krav Hindringer Insentiver
Noen skiller seg ut Kultur Innsynsskrekk Lite tilpasset ustrukturerte prosesser Jobb-mail er privat Mange plattformer, bl.a..sharepoint Skjønnsbaserte kriterier gir tidkrevende vurderinger Alle skal gjøre det selv uten å bruke tid på det Alt arkivverdig skal arkiveres, og mengdene er større enn noensinne Tungvinte verktøy Ryggdekning Finne igjen ting Krav Hindringer Insentiver
Fire rammebetingelser det til sammen er umulig å levere på Store mengder data Alt arkivverdig skal arkiveres Mye kan være arkivverdig Vår tids enorme informasjonsmengder Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Bør helst ikke ta tid fra andre oppgaver Hektisk arbeidshverdag Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Skjønnsbaserte kriterier gir tidkrevende vurderinger Tilleggsvurdering: er dette offentlig? Trege, arbeidskrevende arkivsystemer Dårlige integrasjoner fra andre systemer
Vi er i gang med noen tiltak Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Ny arkivlov kan kanskje redusere omfanget? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Ny arkivlov kan kanskje redusere vurderingstiden? Evaluering av NOARK Definere tjenestegrensesnitt for NOARK Ny Metode for identifisering av dokumentasjonsbehov
Men vi trenger nye og større tanker Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Hva om ikke alle skal gjøre det selv? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Hva om arbeidsgiver bestemmer hvor mye tid hver ansatt skal bruke på arkivering? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Hva om det var lett å arkivere fra hvilket som helst system?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Hva om man kunne få arkiveringsassistent? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Hva om bare staten arkiverte dokumentene mellom stat og kommune? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Hva om alle nye systemer til stat og kommune var rettet mot å minimere manuell arkivering?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Kan vi ikke bare ta vare på alt? Må vi vurdere?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Burde vi sett på anskaffelsesregelverket?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Hva hvis jobb-mail tilhørte arbeidsgiver?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Hva ville skjedd om vi ikke hadde NOARK?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Hva om vi produserte mindre informasjon? Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Kan vi tenke nytt rundt hvordan man opererer store datamengder?
Men vi må tenke større Store mengder data Alle skal gjøre det uten å bruke tid på det Tidkrevende hver gang Tungvinte verktøy Hva om vi basert på ord og mottaker, og kunne foreslå hvilke e-poster som skulle arkiveres?
Denne floken kan ikke Arkivverket løse alene - Vi må samarbeide om løsninger
Spørsmål? Espen.sjovoll@arkivverket.no Mob: 98411632