Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF Tid: 26.09.2014, kl. 09:00 11:20 Møtestad: Førde sentralsjukehus, Svanehaugvegen 2, Førde Styremøtet var ope for publikum og presse Deltakarar frå styret Jorunn Ringstad Helge E. Bryne Harry Mowatt Liv Stave Atle Hamar Wenche K. Røkenes Randi Aven Geir Berge Øverland Berit J. Hornnes Styreleiar Forfall frå styret Agnes Landstad Nestleiar Deltakarar frå administrasjonen Vidar Vie, fung. adm. direktør Arne Skjelten, HR-direktør/stabsdirektør Stab og støtte Olav Hesjedal, direktør Medisinsk klinikk Helge Robert Midtbø, direktør Kirurgisk klinikk Ole Christian Reusch, direktør Psykisk helsevern Anne Kristin Kleiven, utviklingsdirektør Mads Rekve, kst. fagdirektør Halfdan Brandtzæg, økonomidirektør Terje Ulvedal, kommunikasjonssjef Berit Irene Haarklau, referent Andre deltakarar Marit Solheim, forskingsleiar Guro Mjanger, seksjonsleiar forsking Kjell Inge Solhaug, direktør drift og eigedom Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 1
Sakliste 038/2014 A Godkjenning av innkalling og dagsorden 039/2014 A Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 18.06.2014 040/2014 O Administrerande direktør si orientering 041/2014 A Rapportering frå verksemda per august 2014 042/2014 A Styringsdokument 2014 rapportering 2. tertial 043/2014 A Risikostyring 2014 rapportering 2. tertial 044/2014 A Oppnemning av valstyre i samband med val av tilsette sine representantar til styret i Helse Førde HF 045/2014 A Møteplan og årsplan 2015 for styret i Helse Førde HF 046/2014 Eventuelt Skriv og meldingar 047/2014 A Framtidig energiforsyning ved Førde sentralsjukehus Uoff Offl. 23.1 Styreleiar Jorunn Ringstad ønska velkommen til dagens styremøte ved Førde sentralsjukehus. 038/2014 A Godkjenning av innkalling og dagsorden Styreleiar Ringstad orienterte om: Dagsorden: - Dagen starta med styremøte kl. 09:00, først med ein open del - Det var ingen fagleg del i møtet - Sak 047/2014 A vart handsama i lukka del - Etter styremøte, frå kl. 12:00, var det opning av prehospitalt bygg ved Førde sentralsjukehus Forfall frå styret: - Nestleiar Agnes Landstad har meldt forfall Dokument utsendt til styret: - 8 dokument var utsendt til «Skriv og meldingar» Dokument utdelt i møtet: - Evaluering av seks strategiske forskingssatsingar i Helse Vest sluttrapport frå ekstern vurderingskomite Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 2
039/2014 A Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 18.06.2014 Ingen merknader. Styret godkjende og underteikna protokollen frå styremøte 18.06.2014. 040/2014 O Administrerande direktør si orientering Fung. adm. direktør Vie innleia saka. Direktør Midtbø orienterte om: 1. Dagkirurgisk verksemd Nordfjord sjukehus status Oppstart 2014 - Kirurgisk avdeling År 2015, full drift - Auge - Arbeider med andre ting - Skal levere på 60 i 2015 - Ombyggingar Styret stilte spørsmål om løyvinga ifrå Helse Vest på 8 mill kr til investeringar er nok midlar. 2. Stadleg leiar Nordfjord sjukehus - Tone Holvik vert tilsett i stillinga Kst. fagdirektør Rekve orienterte om: 3. Kvalitetsindikatorar Nasjonale kvalitetsindikatoarar presentasjon av prosjekt: - Trygg kirurgi med fokus på postopertative infeksjonar - SVK reduksjon av infeksjon - UVI kateterassosiert infeksjonar - Reduksjon av Sjølvmord 4. Brukarundersøking PasOpp Pasienterfaringsundersøkingar i Helse Førde: Helse Førde ligg over landsgjennomsnittet på dei fleste område. Små sjukehus skorar betre, Lærdal sjukehus er på topp. Tre område som vi skorar mindre på er: samhandling, ventetid, pasientsikkerhet Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 3
Guro Mjanger vart presentert som ny seksjonsleiar forsking. Forskingsleiar Marit Solheim orienterte om: 5. Evaluering av strategisk forskingsstatus Strategisk forskingssatsing i HF innan sjukleg overvekt 2009 2013 - Del av satsinga «Stimuleringsmidlar til mindre foretak i Helse Vest» - Tildelt 3.3 mill fordelt over 5 år - Krav om like mykje eigenfinansiering Komiteens vurdering av satsinga i Helse Førde: Føretaket har hatt ei mykje positiv utvikling og har hatt evne til å samarbeid med andre strategiske satsingar, og har heilt klart levert i forhold til planane. Det har vore god leiingsforankring og ein har knytta til seg internasjonal kompetanse. Kva har vi gjort: Første fase: Utvikle prosjekt, rekruttere, støttesystem, samarbeid og samlokalisering med Høgskulen i Sogn og Fjordane Andre fase: Internasjonalisering, auke i prosjektportefølgje Finansieringskjelder Utvikling i forskinga tar tid Styret kommenterte: - Utviklinga til forskinga er interessant - Kva rolle spelar forskingsrådet i dette - Innsatsen innan forskinga har lønna seg Utviklingsdirektør Kleiven orienterte om: 6. Prosjekt «Alle møter» Dette handlar om betre kommunikasjon mellom pasient og tilsette i Helse Førde Betre planlegging av poliklinikk: - Pasientar skal få innkalling 3 mnd før time - Ventelistebreva utgår - 6 mnd planleggingsturnus for poliklinikkpersonell Endre arbeidsrutinar for personell IKT-verktøy som støttar planlegginga Vi måler: - fyllingsgrad framover, utvikling i replanlegging, planlegging i siste 52 veker Vestlandspasienten.no Pressemelding ifrå Helse Vest 06.09.2014: No kan du kommunisere elektronisk med sjukehusa på Vestlandet! Styret etterspør materiell ifrå dette arbeidet til neste møte, som fast punkt på orienteringar. Styret kommenterte: - Etterspør tabell om replanlegging Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 4
Fung. adm. direktør Vie og utviklingsdirektør Kleiven svara på spørsmål. Styret tek meldingane til orientering. 041/2014 A Rapportering frå verksemda per august 2014 Oppsummering: Kst. fagdirektør Rekve orienterte om kvalitet, herunder målmatrise: o Ventetider behandla: viser 87 dagar i august, opp 14 dgr frå fjoråret og 600 fleire ventande o Ventande og ventetid: 14 dgr lenger enn forrige år o Langtidsventande 365 dagar+: opp 5 frå juli 2014 o Fristbrot samla: nokre av fristbrota skuldast feilregistrering o Korridorpasientar: viser totalt 6, medisinsk avdeling 4, ortopedisk avdeling 2 o Bruk av sjekkliste kirurgi: nær 100% o Stryking av planlagde operasjonar: stabilt god situasjon o Epikrisetider somatikk: har vore generelt høge siste månader o Epikrisetider PHV: viser gode tal o Utskrivingsklare pasientar: stabilt lågt, og viser 7 døgn o Ikkje møtte/replanlegging: dette området krev fokus Ventelister som særleg satsingområde: Langtidsplanlegging «Alle møter» Leiarutviklingsprogrammet Handlingsplanar Prosjekt langtidsventande Fokus i kvar klinikk Møte med prioriteringsanvarlege SMS varsling Arbeidsintensive periodar/kveldpoliklinikk Halfdan Brandtzæg vart presentert som ny økonomidirektør. Økonomidirektør Brandtzæg orienterte om aktivitet, økonomi og medarbeidarar: AKTIVITET Somatikk: Akkumulert ligg produksjonen 39 DRG-poeng bak budsjettet (0,2 %). Vi ligg 4,2 % bak fjorårsproduksjonen målt i tal DRG-poeng (730 poeng), og ei auke på 0,5 % frå førre året målt i tal pasientar. Dagkirurgi/dagopphald har ein nedgang på 2,2 % mot fjoråret (174 pasientar). Poliklinisk aktivitet er 0,8 % høgare enn fjoråret (599 konsultasjonar). Vi har 16 fleire heildøgnsopphald enn førre året (0,1 %). Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 5
Psykiatri: Vaksenpsykiatri (VOP/RUS) Aktiviteten i perioden viser at det er sterkare auke i aktiviteten enn vi la til grunn i budsjettet. Akkumulert er tal heildøgnsopphald lågare enn budsjett, medan det er fleire polikliniske konsultasjonar enn plan. Innanfor rusområdet er det litt færre polikliniske konsultasjonar enn fjoråret, medan tal heildøgnsopphald er fleire enn budsjett. Psykisk helsevern for barn og unge (PBU) Aktiviteten i 2014 har vore høgare enn plan og fjoråret, både for heildøgnsopphald og poliklinikk. I august var det færre heildøgnsopphald enn plan. ØKONOMI Perioderesultatet er i tråd med budsjettet. Til no i år: Inntektssvikten er redusert til 1,5 millionar på grunn av at aktiviteten i sommar var betydelig over budsjett. Kostnadene ligg 7,6 millionar under budsjett. Dei vesentlegaste postane er 9,2 millionar lægre personalkostnader, 9,5 millionar lægre bokført eigenandel pasientreiser, 6,1 millionar lægre avskrivingar og 3,7 millionar lægre finanskostnader. Kostnader til kjøp helsetenester, innleige og varekostnad ligg 5,3, 4,6 og 1,9 millionar over budsjett. Prognosane syner at klinikkane samla trur at Helse Førde vil gå i balanse i 2014, og at sjansen er større for at resultatet blir positivt enn negativt. MEDARBEIDARAR Sjukefråværet i juli var lægre enn same periode i fjor; 6,3 % mot 6,8 %. Brutto månadsverk i august var 2 329. Dette er 37 fleire enn rapportert for same periode i fjor. Netto månadsverk i august var 2 000. Dette er 42 fleire enn rapportert for same periode i fjor. Av auken i august skyldes om lag 25 årsverk etterslep i lønnssystemet i forhold til førre år. Styret drøfta rapporteringa og kommenterte: - Antall ventande og ventetide går opp, og auke i bemanning. Dette er ei negativ utvikling. - Kva er toppleiinga sin plan for å rydde opp i dette? - Det er positivt med kveldspoliklinikk - Mykje prosjektarbeid i HF, er det ubalanse mellom organisering av dette, blir for mykje oppbunde i prosjekter? - Har ein tatt analyse av pasientstraumane, har ein rett bemanning på poliklinikkane? Må få svar på kva som er gått galt - Må ha meir målrette drift på dette - Søkte midlar rus Tronvik på 4 mill kr, som blir tilført HF - Kva er grunnen til auka ventelister - Kva med analyse av produktiviteten - Forholdet igangsatt prosjektarbeid, kor mykje er pålagt ovanifrå og eige - Etterspør tidsplan, når er vi nede på fjorårets nivå - Er det vurdert mulige insentiver (belønningsordning) i forbetringsarbeidet i Helse Førde Fung. adm. direktør Vie og kst. fagdirektør Rekve svara på spørsmål. Det er konkrete planer på langtidsventande. Dei store IKT-prosjekta er regionale og nasjonale. Det er få store prosjekt som vert starta lokalt i Helse Førde. Tidsstudie viser at legane er pålagt meir skrivearbeid. Ein må ha fokus både på den kortsiktige og langsiktige planlegginga. Jobbe med Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 6
portvakter-del og rettigheits-del er viktig i det vidare arbeid. Administrasjonen skal jobbe vidare med kortsiktig og langsiktig planlegging. Styret etterspør ei tilbakemelding på ventetider, både kortsiktig og langsiktig planlegging. Rapportering frå verksemda per mai 2014 vert teken til vitande. 042/2014 A Styringsdokument 2014 rapportering 2. tertial Oppsummering: Matrise for tertialvis rapportering til Helse Vest RHF viser oversikt på utvalgte mål i styringsdokumentet 2014: Tilgjengelegheit og brukarorientering Kvalitet og pasienttryggleik Beredskap og sikkerheit Utvikling av naudmeldetenesta Styret drøfta saka og kommenterte: - Ønsker trafikklysa «rødt», «grønt» og «gult» i tabellen (dette må takast opp med Helse Vest) - Pkt. 6.4 Nødnettet: prosjektet er forseinka, kva effektar får vi av satsinga på nødnettet i HF Fung. adm. direktør Vie svara på spørsmål. Ein kjem tilbake til orientering om nødnettet. Styret tek rapporten, Styringsdokument 2014 rapportering 2. tertial, til vitande. 043/2014 A Risikostyring 2014 rapportering 2. tertial Oppsummering: I samsvar med felles retningslinjer for risikostyring frå Helse Vest vart det for Helse Førde januar 2014 vedtatt 5 styringsmål med delmål og risikoreduserande tiltak gjeldande for 2014, jf informasjon i styresak av 24. januar 2014 og 1. tertialrapportering i styresak av 23.mai 2014. For perioden mai til september har Helse Førde fått på plass planverk for systematisk implementering av aktuelle tiltak og kome godt i gang med prosessar og aktivitetar som er peikt ut som fokusområde for risikostyringa. Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 7
Status på tiltaka per dags dato viser at utpeikte prosessar og aktivitetar har god framdrift. Med kort verknadstid for mange av tiltaka er no-situasjonen for 2. tertial som forventa lite endra samanlikna med 1.tertial. Tiltaka vil for 3. tertial betre det overordna risikobiletet med at dei i stor grad vil gje effektar både for redusert sannsynlegheit og konsekvens i høve kartlagde risiko. Med eit langsiktig perspektiv på kontinuerleg kvalitetsarbeid vil det vere naudsynt å vidareføre nokre av prosessane/tiltaka også inn i 2015. Fleire av tiltaka er knytt opp mot prosjekt som varer over tid, til dømes Program for pasienttryggleik 2013 2017, prosjekt «Alle møter» mv. Fung. adm. direktør Vie orienterte om saka. Styret drøfta saka og kommenterte: - Korleis er trendane og utviklinga, dette viser ikkje i saka. For ettertida må det vere ein overordna tekstdel i innleiinga av saka. - Mengda «gult» og «raudt» har auke, men kan vere eit uttrykk for at vi jobbar betre Fung. adm. direktør Vie svara på spørsmål. 1. Styret tek saka til vitande. 044/2014 A Oppnemning av valstyre i samband med val av tilsette sine representantar til styret i Helse Førde HF Oppsummering: Styret utnemner representantar til valstyret som får i oppgåve å gjennomføre valet i samsvar med Forskrift til helseforetakslovens bestemmelser om de ansattes rett til representasjon i regionale helseforetak og helseforetaks styrer. Val av tilsetterepresentantar til styret i Helse Førde HF skal vere gjennomført innan utgangen av mars 2015. Valstyret skal bestå av minst tre personar med stemmerett, der ein er leiar og ein er nestleiar. Valet skal skje skriftleg som fleirtalsval med mindre 1/5 av dei som har røysterett, eller fagforeining som omfattar minst 1/5 av dei med røysterett, seinast seks veker før valdagen, skriftleg krev at det skal skje som forholdstalsval. 1. Det vert oppnemnd valstyre for val av tilsetterepresentantar til styret i Helse Førde HF. mar av valstyret vert: Rita Lilletvedt, seksjonsleiar Personal Ola Hjelle, tillitsvald Inger Johanne Sætenes, tillitsvald 2. Valstyret vel leiar og nestleiar når valstyret har konstituerande møte. Val av tilsetterepresentantar til styret i Helse Førde og Helse Vest sitt styre, vert å Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 8
gjennomføre på ein best mogleg samordna måte for å utnytte ressursane og avgrense kostnadane så langt dette er mogleg. 3. Valet skal vere gjennomført innan utløpet av mars 2015. 045/2014 A Møteplan og årsplan 2015 for styret i Helse Førde HF Oppsummering: I framlegg til møteplan 2015 vert det lagt opp til 9 styremøter. Møteplanen tek omsyn til vinterferie i veke 8 og haustferie i veke 41. Planen tek også omsyn til interne møter i Helse Førde, rapporteringsdato til Helse Vest, styremøter i Helse Vest RHF og styremøter i Sjukehusapoteka Vest HF. Styremøta vert halde ved institusjonane i Helse Førde: o Førde sentralsjukehus, Førde o Nordfjord sjukehus og Nordfjord psykiatrisenter, Nordfjordeid o Lærdal sjukehus, Lærdal o Indre Sogn psykiatrisenter/ Sogndal BUP, Sogndal o Psykiatrisk klinikk avd. Tronvik, Kyrkjebø Årsplanen er eit verktøy for å skape oversikt/strukturere styrearbeidet gjennom året og viser oversikt om: Møtedato og møtestad Faste styresaker, andre styresaker/tema Rapporteringssaker til Helse Vest Omvising/orientering ved institusjonane m.m. Styreseminar med Helse Vest RHF Samhandlingskonferansen i Helse Førde Dialogmøte med KS/ordførarar i Sogn og Fjordane Kvalitetskonferansen i Helse Førde Fellesmøte mellom styret og Brukarutvalet Styret drøfta framlegg til møteplan og årsplan 2015. Ein kjem tilbake til møtedato ved Lærdal sjukehus. Dialogmøte med KS/kommunane vert 22. mai og 20. november 2015, etter styremøta. 1. Styret i Helse Førde HF godkjenner møteplan 1. halvår 2015: Møtedato Torsdag 22. januar Fredag 27. mars Onsdag 29. og torsdag 30. april Fredag 22. mai Fredag 19. juni Møtestad Tronvik Sogndal, ISP Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 9
2. Styret i Helse Førde HF godkjenner møteplan 2. halvår 2015: Møtedato Torsdag 17. september (etter fellesmøte m/helse Vest) Torsdag 22. og fredag 23. oktober Fredag 20. november Torsdag 10. desember Møtestad 3. Styreseminar (kveld) vert i samband med styremøte i april og oktober 2015. 4. Styret i Helse Førde HF godkjenner årsplan 2015, med korrigert møtedato, i samsvar med vedtak punkt 1 og 2. 046/2014 Eventuelt Ingen saker. Skriv og meldingar Følgjande skriv og meldingar var sendt ut til styret: Samhandlingsnytt, september 2014 Samhandlingsnytt, august 2014 Samhandlingsnytt, juli 2014 Brev frå Eid kommune. «Melding om vedtak garasjebygg med garderobeanlegg for ny ambulansestasjon og bruksendring av eksisterande lokaler i vestenden Nordfjord sjukehus Helse Førde gnr. 43 bnr. 76», datert 01.09.2014 Forskingsdagane 23.-27.09.2014 program Referat frå møte i Brukarutvalet 16.06.2014 Referat frå møte i Brukarutvalet fellesmøte med regionalt Brukarutval 30.04.2014 Referat frå møte i Brukarutvalet 02.04.2014 Følgjande skriv og melding var lagt på bordet i møtet: Evaluering av seks strategiske forskingssatsingar i Helse Vest sluttrapport frå ekstern vurderingskomite Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 10
LUKKA DEL: Styremedlem Mowatt deltok ikkje ved handsaming av sak 047/2014 A Uoff, Offl. 23.1 047/2014 A Framtidig energiforsyning ved Førde sentralsjukehus Administrasjonen må ha eit mandat og ramme for evaluering og vidare handsaming av tilbod om fjernvarme. Fung. adm. direktør Vie og direktør Solhaug orienterte om saka. Styret drøfta saka. Styret vart samde om at styret skal haldast løpande orientert og at eigar skal informerast i den vidare prosess med saka. Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 11
Ref. Berit Irene Haarklau Jorunn Ringstad Styreleiar Agnes Landstad Nestleiar (sett) Helge E. Bryne Harry Mowatt Liv Stave Atle Hamar Wenche Kristin Røkenes Randi Aven Geir Berge Øverland Berit J. Hornnes Protokoll frå styremøte i Helse Førde HF 26.09.2014 12