Unge arrangører og sceneteknikere Prosjektrapport for UKM KICK- OFF i regi av UKM Møre og Romsdal i perioden 1. April 2015 til 1. Desember 2015
UKM KICK OFF Unge arrangører og sceneteknikere UKM KICK- OFF ble arrangert i Molde 21-22. november 2015 med stor suksess og til sammen 36 deltagere. Samlingen var ved Moldes ungdomsklubb UP! (ungdomsplassen). Nytt av året var et innledende samarbeid med BandOrg Møre og Romsdal om påmelding av band til konsert. 1 INTRODUKSJON 1.1 BAKGRUNN 1.2 MÅL 1.3 PROSJEKTBESKRIVELSE 2 EVALUERING 2.1 EVALUERING FRA DELTAGERE 2.2 KORT RAPPORT OG EVALUERING KICK OFF 2015 2.3 SUKSESSKRITERIA 2.4 STATISTIKK 3 PROSJEKTORGANISASJON OG PLAN 3.1 FREMDRIFTSPLAN 3.2 RISIKO OG TILTAK UA KICK OFF 3.3 KOSTNADER 2015 Forord UKM Norge lanserte i 2011 en satsing på unge arrangører og sceneteknikere, og flere fylker i landet meldte sin interesse i å kurse ungdom i de to disiplinene. Hensikten med prosjektet var å lære opp ungdom til å selvstendig kunne ta medansvar for å arrangere UKM lokalt, samt for å kunne bidra regionalt med sin kompetanse på fylkesmønstringer. Prosjektet er også ment å styrke ungdom sin medvirkning i alle samfunnslag der det måtte trenges og man forventer at det oppstår en viss synergi mellom faglærte og de unge arrangørene og sceneteknikerne ved siden av dette prosjektet. Det rettes takk til bidragsytere som er UKM Norge, Møre og Romsdal fylkeskommune og KOMP. UKM KICK OFF 1
1. INTRODUKSJON 1.1 Bakgrunn Fra prosjektplanen til UKM Norge så heter det at: UKM skal jobbe systematisk for å øke ungdomsmedvirkning. Organisasjonen er til for ungdom og skal sikre at flest mulig av de arbeidsoppgavene som etableres skal kunne påvirkes og utføres av ungdom. UKM Norge initierte i 2011 en stor satsing på unge arrangører. Satsingen har som mål å bidra til å bidra til at unge arrangører som deltakere blir en normal del av UKM på alle nivåer. 5 fylker med til sammen 20 kommuner satset i 2011 på unge arrangører i egne rekker gjennom pilotprosjektet Unge arrangører 2011. Høydepunktet var en produksjon på Studentersamfundet under UKM festivalen gjennomført av 27 unge arrangører fra 9 fylker. Satsingen på unge arrangører frem til i dag, er en videreføring av dette prosjektet der utarbeidet metodikk og materiell benyttes for å satse på arrangører og sceneteknikere her i Møre og Romsdal. 1.2 Mål Overordnet målsetning Gi flere ungdommer mulighet til å lære arrangørfaget gjennom profesjonelle rammer Fungere som fødselshjelper for å etablere unge arrangører som en integrert del av UKM i alle kommuner, og stimulere til økt påmelding og rekrutering til fylkesmønstring. Synliggjøre og verdsette ungdoms innsats som arrangører både i UKM sammenheng og lokal sammenheng Gi unge musikere og band muligheten til å profilere seg på større scener Resultatmål Undersøke hvilke kvaliteter unge arrangører og sceneteknikere tilfører UKM Bygge opp kunnskap om mentorrollen hos UKM kontaktene ute i kommunene Danne seg et bilde av hvordan de forskjellige kommuner gjennomfører slike typer prosjekt og tiltak, basert på vårt arbeid og påvirkning Effektmål Koble på kommunekontakter tidlig i prosessen for god markedsføring av prosjektet Gjennomføre samlinger (UKM KICK OFF) for unge arrangører og sceneteknikere i forkant av lokale og regionale mønstringer Kurse ungdom til å bidra i lokalsamfunnet med kompetansen sin UKM KICK OFF 2
Målgruppe Primærmålgrupper: Ungdom mellom 13 og 21 år med ingen, liten eller større grad av erfaring i «faget» Sekundærmålgrupper: Unge arrangører, sceneteknikere og UKM kontakter (arrangørmentorer) i kommunene. 1.3 Prosjektbeskrivelse Under UKM KICK OFF får unge arrangører og sceneteknikere flere problemstillinger å ta stilling til. De skal sy sammen program med artister, sette opp tidsplan for tekniske prøver, lage en helhetlig HMS analyse og beskrivelse av arrangementet, markedsføre arrangementet, bemanne de ulike postene som kreves under arrangementer og de skal kunne være forberedt til å møte problemstillinger som kan oppstå underveis. Følgende ligger til grunn som en del av prosjektbeskrivelsen: Scenecrew UKM inneholder mange sceneskift og er som forestilling avhengig av høy omriggshastighet og høy presisjon i tilrettelegging for innslagene for å bli en god opplevelse både for publikum og for utøverne. Backline og sceneteknikk Som del av preproduksjon/ lydprøve har vi i Møre og Romsdal utviklet ett opplegg hvor alle elementer i backline har sin egen kjøreplan, medlemmene i crewet har ansvar for samme gjenstand gjennom hele forestillingen, alle bevegelser øves inn slik at det går sport i å gjøre dem raskt. Under preproduksjon/ lydprøve noteres alle innstillinger på forsterker og plassering av utstyr ned i detalj i kjøreplanene. Ikke bare skal selve sceneskiftet gå fort, men alle innstillinger skal også være på plass slik at det for artisten bare er å gå rett på. Artistvert Å gjøre UKM til en god opplevelse for artistene er viktig. Mest viktig er det hvordan de blir tatt imot og tatt vare på før og etter man skal på scenen. Det er mye nerver, og da er positiv oppmerksomhet og omtanke veldig viktig. Artistverter sørger for at artisten har alt klart før opptreden. Innsjekk/ Get- in Mottakelse, informasjon og oversikt. Forberede lister og organisere materiell til deltakerne, slik at alt går etter planen. Hva kan artistene komme til å spørre om? Svarene må man ha for hånden. Backstage og garderober Pynte til med blomster, litt drikke, frukt eller andre ting som gjør det hyggelig backstage og som får deltakerne til å føle seg vel. Nødvendig informasjon skal alltid være på plass i backstageområdet. UKM KICK OFF 3
Crashkurs i artisthåndtering Prate med og roe nervøse artister, forberedende info om opptreden og foreta hyggelige samtaler. Om nødvendig lære bort enkle avspenningsteknikker og pusteøvelser som gjør artisten bedre forberedt. Festivalogistikk Mye skal tilpasses på kort tid og det er viktig med god informasjon mellom nøkkelpersoner, distribusjon, transport, check-in, check ut av artister på mange festivaler er det nettopp her mye av arrangørinnsatsen gjøres. PA8 kaller Håndtering av sambandsutstyr. Hvordan best sørge for at informasjon fra alle arrangementets avkroker samles og når dit den skal. Noen vil få slikt utstyr. Event- team UKM er ikke bare konsertene, det er også opplevelsen rundt. UKM flytter inn på en arena og den skal se ut som UKM. Dette er helt klart avdelingen for kreative og mer uformelle påfunn så listen under må absolutt ikke ses på som komplett. Her spiller arrangører en stor rolle. Dekor mal en vegg, bannere, bilder, utstilling der publikum og deltakere ferdes. Slik må lages og monteres og det er en workshop verdig alene. Her er det også store muligheter til å profilere UKM tydeligere overfor de som kommer. Konkurranser klipp en kanin i blinde (URG), stein/saks/papir, luftgitar, vannrullett. Korte uformelle aktiviteter som lokker fram smilebåndet og danner små spontane forestillinger til forlystelse. HMS Publikum og sikkerhetshåndtering: Hvordan vet alle hvor de skal, mat, toalett, sal, nødutganger, hva skjer hvis brannalarmen går? Det er lurt å lage skilter for hver enkelt ting. Utarbeidelse av varslingsplaner og risikohåndtering er en av de viktigeste oppgavene arrangørene skal igjennom. Prosjekthjelpemidler For å kunne realisere UKM KICK OFF og denne type samlinger så kreves det blant annet et stort og egnet lokale hvor man kan rigge til for konsert. Det bør også være et tilgjengelig møterom slik at man får delt opp deltagerne i grupper. Videre trenger man profesjonelt lyd og lysutstyr sammen med profesjonelle instruktører for å betjene dette. Man trenger også noe datautstyr, kamera, videokamera og nettilgang for å kunne jobbe online med markedsføring og legge ut nyhetssaker. Videre så er godt fagstoff viktig for at deltagerne skal kunne få innsikt i faget. Her er det utarbeid et hefte som heter «Arrangør fra A til Å» som gir innføring i: organisering, booking og kontrakter, teknikk og lokale, markedsføring, arrangementsavvikling og sikkerhet, eksempler fra idè til realisering av festival, ordliste over begreper på teknisk utstyr, praktiske oppgaver/ CASE og til slutt generelle arrangørtips. UKM KICK OFF 4
2. EVALUERING KICK OFF 2015 2.1 Evaluering fra deltagere Deltagerne på UKM KICK OFF 2015 har fått mulighet til å evaluere samlingen gjennom noen enkle spørsmål og rangering mellom 1 og 6 der 6 er høyest poeng, og snittet fordeler seg slik: 1. Hvordan var din opplevelse av det å få være med på KICK OFF? Gjennomsnitt: 5,6 2. I hvor stor grad følte du at du lærte noe nytt (relatert til dine interesser)? Gjennomsnitt: 4,7 Videre så har deltagerne fått mulighet til å kommentere fritt om gjennomføringen av arrangementet og komme med sine synspunkter og ideer. Dette gir UKM Møre og Romsdal konkrete tilbakemeldinger som man evaluerer og tar med seg til neste års samling. 2.2 Kort rapport og evaluering UKM KICK OFF 2015 Deltagere ble påmeldt via påmeldingsskjema på nettsidene til UKM Møre og Romsdal. Bandene ble påmeldt via BandOrg Møre og Romsdal sine sider. Påmelding ble også markedsført via mail til hver enkelt kommunekontakt i fylket. Videre har det vært god pressedekning på arrangementet i lokal og regional presse. Etter påmelding ble deltagere lagt til i en lukket arbeidsgruppe på Facebook, for å starte forberedelsene til KICK OFF. Oppgaver som ble gitt var å lese seg opp på «Arrangør fra A til Å», gjøre seg kjent med en CASE som skulle løses på KICK OFF samt begynne å markedsføre KICK OFF- konserten på sosiale medier etc. På KICK OFF 2015 så var det påmeldt 24 personer derav 7 jenter og 17 gutter. Samlingen startet med innsjekk på hotell og deretter oppmøte ved UP (ungdomsplassen) i Molde, som var det lokalet som skulle brukes til konsertsted og arbeidssted. Vi startet med presentasjonsrunde av deltagere og instruktører. Videre så ble det informert generelt om UKM og konseptet med unge arrangører og sceneteknikere. 2 av veteranene som deltok fortalte om sitt forhold til UKM og om hvor kjekt det var å jobbe med disse tingene under fylkesmønstringen og landsfestivalen. De hadde også mentorroller sammen med prosjektleder Joachim Orvik. Etter det ble deltagerne etter ønske og preferanser, fordelt i grupper i disiplinene lyd, lys, sceneteknikk, flerkamera/ media og arrangør. Derfra startet arbeidet med rigging av utstyr ved instruktørene Bendik Holbø fra Bright Norway As på lyd, Svein Knudsen på lys, Joachim Orvik på arrangørdelen, Asgeir Stavik på flerkamera og Jonas Høgseth på flerspors LIVE lydopptak, av det som foregikk på scenen. Opptaket ble gitt til artistene som deltok som takk for at de ble med. UKM KICK OFF 5
Arrangørene startet med å lage en HMS og- risikoanalyse for lokalet og arrangementet, for videre å jobbe med en CASE der hvor hensikten er å drille arrangørene ved alle sider i det å arrangere en konsert. I CASEN så møtte deltagerne de aller fleste typiske problemstillinger knyttet til det å drive denne form for virksomhet. Det være seg idefase og realisering av prosjektplan, fremdriftsplan/ Ganttskjema, søknadsskriving, tekniske spørsmål vedr lyd og lys, HMS rutiner og mye mer. Etter det skulle lokalet ryddes, klargjøres og pyntes med UKM bannere, stand og lignende. En skikkelig innspurt med markedsføring på sosiale medier ble også gjennomført underveis i tillegg til at noen arrangører delte ut flyers på kjøpesentra. Etter konsert som sluttet kl 2300 så startet nedrigg og en kort debrief. Konserten var godt besøkt med nøyaktig 68 gjester, i tillegg så var vi ca 43 personer tilstede fra crewet og band. Dagen etter møttes deltagere til frokost på hotellet, og diskuterte hvordan deltagerne skulle melde seg på UKM i sin kommune. Deltagerne blir av prosjektansvarlig koblet opp mot lokal UKM ansvarlig for å sikre at de får delta aktivt på lokalmønstringene på forhånd. UKM KICK OFF 6
UKM KICK OFF 7
2.3 Suksesskriteria Det var booket inn 3 band- SIG fra Aukra, Revolt V fra Molde og det litt mer anerkjente voksne bandet, Josah fra Molde. Deltagerne på lyd og lys fikk kjøre både lyd og lys selv på dyrt og avansert utstyr, i tillegg til at noen jobbet på scenen med omrigg og artisthåndtering. For å kunne lykkes i prosjektet så er det 4 momenter å peke på. 1. Det første er at prosjektet må kunne flyte videre og nedarves på kommuneplan via mentorer, deltagere eller kommunekontakter. Det vil innebære at de som er involvert må sørge for at det oppstår en god synergi mellom fagpersoner, ledere og ungdom som deltar i UKM, men også andre prosjekter under andre forhold enn bare UKM. 2. Det er viktig at kommunekontakter markedsfører prosjektet godt i sine kommuner. Man kan merke stor forskjell på de kommunene der UKM- ansvarlig bidrar til å øke påmeldingen utover det UKM Møre og Romsdal klarer. UKM Møre og Romsdal er et fylkesledd og vil naturligvis ikke kunne klare å nå ut til alle på et lokalt nivå. Det er også viktig at URG og ambassadørene blir brukt til markedsføring. Det er de som kan klare å utgjøre en forskjell på grasrota. 3. Profesjonelle instruktører på lyd, lys og på arrangørsiden er avgjørende for om ungdommene vil ha utbytte av å delta på slike samlinger. Mange ungdommer deltar flere år på rad, og det er en fordel at man kan ha kapasitet til å gi opplæring på flere nivåer. Kvaliteten på teknisk utstyr i kulturhus, kulturskoler og andre områder har også økt betraktelig de siste årene og det er derfor viktig at det man tilbyr opplæring på og i rundt er «uptodate». Skikkelig flerkamerautstyr er ønskelig til neste års arrangement. 4. Å samlokalisere samlingen (UKM KICK OFF) med andre typer arrangementer kan være en stor fordel, slik at det gir et større publikumsgrunnlag på arrangementet som settes opp. Det er et mål i seg selv at de unge arrangørene skal kunne forholde seg til å håndtere publikum og i tillegg så gjør dette hele konseptet mer meningsfylt når man kan presentere prosjektet sitt for andre. UKM KICK OFF 8
Fra Romsdals Budstikke: UKM KICK OFF 9
2.4 Statistikk for deltagelse på fylkesmønstring perioden 2011-2015 Prosjektet har uten tvil bidratt til økt deltagelse på fylkesmønstringen i denne perioden. Nedenfor følger statistikk over arrangører og sceneteknikere, der alle med unntak av en liten del har vært rekruttert gjennom UKM KICK- OFF. Deltagere totalt: 77 Unike deltagere totalt: 57 Gjen.snitt. alder deltag. hele perioden 15,5 år Nøkkeltall deltagere fordelt på kommuner: Aukra 2 Nesset 1 Aure 11 Rauma 1 Averøy 1 Sande 1 Eide 9 Smøla 7 Giske 1 Surnadal 2 Halsa 7 Ulstein 1 Herøy 1 Vanylven 1 Kristiansund 12 Vestnes 6 Midsund 2 Volda 1 Molde 9 2011 Sted Alder Arrangør Kristiansund N 14 Arrangør Molde 16 Arrangør Molde 15 Arrangør Molde 14 Sceneteknikk Nesset 15 Totalt: 5 deltagere Gjen.snitt 14,8 2012 Arrangør Kristiansund N 17 Arrangør Vestnes 15 Arrangør Vestnes 13 Arrangør Molde 15 Arrangør Molde 16 Arrangør Vestnes 15 Arrangør Aure 14 Totalt: 7 40% økning fra 2011 Gjen.snitt 17 UKM KICK OFF 10
2013 Sted Alder Arrangør Eide (M og R) 15 Arrangør Surnadal 15 Arrangør Aure 17 Arrangør Aure 17 Arrangør Kristiansund N 14 Arrangør Averøy 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 18 Sceneteknikk (lyd og lys) Surnadal 18 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Vestnes 15 Totalt: 12 71% økning fra 2012 Gjen.snitt 15,7 2014 Sted Alder Arrangør Eide (M og R) 15 Arrangør Kristiansund N 16 Arrangør Vestnes 15 Arrangør Aure 15 Arrangør Aure 15 Arrangør Kristiansund N 15 Arrangør Aure 17 Arrangør Smøla 14 Arrangør Smøla 18 Arrangør Aure 17 Arrangør Vanylven 17 Arrangør Vestnes 15 Arrangør Smøla 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Smøla 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Molde 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Volda 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Smøla 14 Totalt: 20 66% økning fra 2013 Gjen.snitt 15,4 UKM KICK OFF 11
2015 Sted Alder Arrangør Eide (M og R) 16 Arrangør Kristiansund N 14 Arrangør Aure 16 Arrangør Aure 16 Arrangør Smøla 16 Arrangør Kristiansund N 17 Arrangør Molde 17 Arrangør Giske 20 Arrangør Smøla 16 Arrangør Aure 18 Arrangør Kristiansund N 17 Arrangør Sande (M og R) 16 Arrangør Aure 15 Arrangør Sande (M og R) 14 Arrangør Kristiansund N 15 Arrangør Kristiansund N 14 Arrangør Averøy 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Rauma 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Aukra 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Ulstein 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Aure 18 Sceneteknikk (lyd og lys) Midsund 14 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Eide (M og R) 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Aukra 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Herøy (M og R) 16 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Molde 17 Sceneteknikk (lyd og lys) Halsa 17 Sceneteknikk (lyd og lys) Kristiansund N 15 Sceneteknikk (lyd og lys) Midsund 14 Totalt: 33 65% økning fra 2014 Gjen.snitt 15,7 UKM KICK OFF 12
3. PROSJEKTORGANISASJON OG PLAN 3.1 Fremdriftsplan UKM KICK- OFF 3.2 Risiko og tiltak UA KICK OFF Risiko Sannsynlighet Konsekvens Tiltak Få melder seg på UA KICK OFF Middels Prosjektet kan legges ned, tilbudet minker og kompetansen synker Markedsføring og synliggjøring Støtte til prosjektet kuttes helt eller delvis Middels/stor Prosjektet legges ned, tilbudet minker og kompetansen synker. Antall påmeldte på lokal ogfylkesmønstringen synker. Fylkesmønstringen må rekruttere/ skaffe ressurser andre steder. Opprettholde støtte, slik at prosjektet har bæreevne. UKM KICK OFF 13
3.3 Kostnader UA KICK OFF 2015 Se vedlagt regnskap: Kostnader UKM KICK- OFF 2015 Joachim Orvik Konsulent Møre og Romsdal musikkråd Prosjektansvarlig UKM KICK- OFF, UKM Møre og Romsdal UKM KICK OFF 2015 er gjennomført med støtte fra: UKM KICK OFF 14