Plan for informasjon i krisesituasjoner Alta kommune

Transkript

1 Plan for informasjon i krisesituasjoner Alta kommune (Planen omfatter Servicesenteret herunder kundetorget/sentralbordet, politisk sekretariat og postarkivtjenesten) àjour pr 14. januar Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 1 av 38

2 Innhold: 1 INFORMASJONSBEREDSKAP KRISELEDELSE OVERORDNET MÅLSETTING Generell definisjon av en krise Kriseplan og kriseinformasjonsplan for Alta kommune KRISELEDELSEN Kriseledelsen består av Kriseledelsens hovedoppgaver Uttalelser til pressen LOKALISERING Lokalisering av kriseledelsen Lokalisering av informasjon Lokalisering av pårørende senter Pressesenter MÅL - GRUPPER FOR INFORMASJONSTILTAK MEDIER OG MEDIESTRATEGI AKTUELLE MEDIER/VIRKEMIDLER MEDIESTRATEGI Mål Strategi overfor pressen Konkrete råd om mediehåndtering: Ansvarsfordeling kommunen/politiet: PRESSEMELDING: PRESSEKONFERANSE: SOSIALE MEDIER: VARSLINGSPLAN SERVICESENTERET, HERUNDER: KUNDETORGET/SENTRALBORD, POST/ARKIV OG POLITISK SEKRETARIAT.11 5 SERVICESENTERETS OPPGAVER TILRETTELEGGING SERVICESENTERET - FORDELING AV ARBEIDSOPPGAVER Ledelse/totalansvar: Bindeledd (liason) mellom kriseledelsen og Servicesenteret Koordinering av intern og ekstern informasjon: Intranett og internett: Produksjon og bistand ekstern og int. info. - og nettet etter behov herunder fotografering: Katastrofetelefoni Medieovervåking INFORMASJONSSENTERENE ALTA RÅDHUS OG FINNMARKSHALLEN Informasjonssenter hvor innbyggerne kan møte fram Sentralbordet TEKNISK UTSTYR Servicesenteret Teknisk utstyr pressesenteret på kantina i Rådhuset LOGG LOGG - HANDLINGSNOTAT ARKIV OG POSTOPPGAVER ARKIVTJENESTEN POSTTJENESTEN Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 2 av 38

3 8 TELEFON OG ADRESSELISTER SAMARBEIDSPARTNERE Politiet Alta kommune Alta Brannvesen Fylkesmann i Finnmark TRYKKING/KOPIERING Servicesenteret v/politisk sekretariat: BUDTJENESTE/TRANSPORT OG POSTEKSPEDISJON SERVICESENTERET VARSLINGSLISTE RÅDHUSET EKSTERNE MEDIER ADRESSER, TELEFON OG E-POST MEDIER: ADRESSER - TELEFON - E-POST E-POSTADRESSER TILTAKSKORT Kriseledelsens hovedoppgaver Kriseledelsen består av VARSLINGSLISTE: Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 3 av 38

4 1 Informasjonsberedskap kriseledelse 1.1 Overordnet målsetting Servicesenteret skal, på oppdrag fra kriseledelsen, samordne og tilrettelegge informasjon til/fra kriseledelsen i forhold til presse/media, innbyggere, publikum og internt Generell definisjon av en krise En krise oppstår ganske plutselig og uventet. Den har stor konsekvenser for mange og for organisasjonen Kriseplan og kriseinformasjonsplan for Alta kommune Oppdaterte eksemplarer oppbevares i servicesenteret i papirformat og på kommunens samleside for kriseledelse: Kriseledelsen Ved omfattende ulykke eller katastrofe kan ordføreren/rådmannen, evt. i samråd med politiet, beslutte at en kriseledelse skal etableres i kommunen. Kriseledelsen skal i utgangspunktet kun bestå av personer ansatt i kommunen. Den kommunale kriseledelsen er en overordnet funksjon og kriseledelsen skal som sådan ikke delta på skadestedet Kriseledelsen består av Ordfører, varaordfører, rådmann, ass rådmann(informasjonsansvar), kommuneoverlegen, kommunallederne for drift og utbyggingstjenesten, for helse og sosialtjenesten, for oppvekst og kultur tjenesten, for ASU, havnesjef, leder for IKT, leder for servicesenteret, sekretær og presten. Avhengig av situasjonen kan innkalles representanter for politi, Sivilforsvaret, forsvaret/heimevernet, frivillige organisasjoner, andre Kriseledelsens hovedoppgaver 1. Sette kriseledelsen klargjøre ansvars og oppgavefordelingen i kriseledelsen 2. Skaffe seg oversikt over situasjon hendelsen - hjelpebehovet 3. Sette av nok ressurser til media overvåkning og til å produsere kommunens informasjon 4. Kommunikasjon til samarbeidspartnere om at kriseledelse er satt 5. Så raskt som mulig - utarbeide og legge ut informasjon til på nett. 6. Pressemeldinger pressekonferanser 7. Oversikt over pårørende/berørte hvilket behov har de 8. Samhandling med Kriseteamet og Kirken 9. Prioritere kommunens egne ressurser 10. Holde kontakt med politi ev annen myndighet 11. Klargjøre for at evakuering og innkvartering kan iverksettes ved behov 12. Forsikre seg om at kommunal infrastruktur fungerer 13. Behov for forebyggende tiltak 14. Avgi periodiske rapporter om situasjonen til Fylkesmannen, se eget skjema Uttalelser til pressen Ordføreren er kommunens pressetalsmann i krisesituasjoner og er den som uttaler seg på vegne av Alta kommune. (Ivaretar trøste og bære rollen ovenfor innbyggerne) 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 4 av 38

5 Pressekonferanser avholdes på kantina Servicesenteret bistår ordfører ved behov når det gjelder mediekontakt. 1.3 Lokalisering Lokalisering av kriseledelsen Kriseledelsen etableres i: Kommunestyresalen på Alta rådhus Avlastningskontor: Formannskapssalen Lokalisering av informasjon Servicesenteret etablerer kriseorganisasjonen i sine vanlige lokaler i rådhuset Lokalisering av pårørende senter Informasjonssenter for publikum: Alta rådhus, v/servicesenteret Pårørende senter opprettes i Finnmarkshallen Pressesenter Avhengig av krisens karakter og omfang ser vi følgende muligheter for plassering av pressesenter: Lokale for pressekonferanse og pressesenter på kantina, Alta rådhus og fortløpende informasjon sendes også på storskjerm i foajeen Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 5 av 38

6 2 Mål - grupper for informasjonstiltak Det er helt avgjørende at mottakeren oppfatter budskapet om risiko og krisehåndtering riktig. Misforståelser og feiltolkninger kan få store følger. Vi skal blant annet informere om at farlige situasjoner kan oppstå og bidra til at ytterligere skader unngås. Definer og avgrens målgruppene. Ta i bruk medier og virkemidler som tjener målgruppen og budskapet på best mulig måte. Dette vil avhenge av krisens art, omfang og varighet. Interne målgrupper: Lederne for tjenestene avdelingsledere berørte virksomhetsledere virksomheter generelt ansatte i direkte berørte enheter ansatte generelt pårørende til ansatte som er direkte involvert i krisen Eksterne målgrupper: Spesielt berørte innbyggere: De som vet de er berørt De som ikke vet det Pårørende Innbyggere generelt (Kan også være pårørende) Allmennheten Media målgruppe og kanal Politikere generelt i kommunen Politikere i fylket, nabokommunene/regionrådet Lag og foreninger Interesseorganisasjoner Alta Næringsforening Alta Kirkelige Fellesråd Varsle større deler av befolkningen via Politiet henvendelse operasjonsleder, telefon???? Gjennom Politimesteren i Vest-Finnmark, fylkesmannen eller Sivilforsvarets tyfonanlegg Varsle via mobiltelefoner innenfor et gitt geografisk område 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 6 av 38

7 3 Medier og mediestrategi 3.1 Aktuelle medier/virkemidler Hvilke virkemidler som tas i bruk vil avhenge av krisens art, omfang og varighet. Presse: Se liste med navn, adresse, telefon, telefaks, e-post ev. kontaktperson på aviser, radio, tv etc. Tiltak overfor pressen: Pressesenter med løpende informasjon og pressekontakt (kommunestyresalen) Uttalelser Pressekonferanser Pressemeldinger Befaring på skadestedet med fagpersoner Andre kanaler/virkemidler: Sosiale Medier Internett/intranett (vi har egen kriseside på hjemmesiden) Informasjon lagt ut på rådhuset og på biblioteket annonser plakater/løpesedler direkte utsendinger via postkasse via skolene, informasjon til elevene informasjonsmøter ved høyttalerbiler ved plakatoppslag, løpesedler ved å oppsøke husstander informasjonsstand på ulykkesstedet automatisk informasjonstelefon norsk, engelsk 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 7 av 38

8 3.2 Mediestrategi Kommunen skal redusere uønskede virkninger av krisesituasjonen ved å søke å være først ute i media og gi korrekt informasjon til riktig målgruppe på riktig tid Mål Gi publikum mulighet til å beskytte seg mot virkningen av krisen/hendelsen. Redusere frykt og usikkerhet. Forenkle de operative tiltak. Imøtekomme generelle informasjonsforventninger. Hindre uriktig eller misvisende informasjon fra sekundære kilder. Bidra til rask normalisering av situasjonen Strategi overfor pressen Skape tillit ved å gi innsyn. Vise begrensninger og vinne gehør for hvorfor det finnes (beslutningstakere, mannskap, utstyr, og lignende) og bidra til at begrensningene respekteres. Møte medias behov og ønsker så langt mulig, men på en måte som ikke forstyrrer operasjonen. Gi tilgang på fagfolk og vurderinger (oppsummeringer, pressebriefinger). Gi jevnlige situasjonsrapporter. Sørge for intervjuobjekter. Gi fotomuligheter.(på kommunens nettsider bør det til enhver tid ligge oppdaterte bilder av alle ledere i kommunen og alle kommunale bygg, slik at dette kan sendes til media umiddelbart) Konkrete råd om mediehåndtering: Være raskt på banen - det beste tidspunkt for å fortelle om en krise er straks. Nettavisene er raske medier. (NB! Vær obs på at publikum bruker mobilen til å tipse media, herunder med bilder) Redegjør for faktiske forhold. Vær oppdatert, vit hva du snakker om, unngå spekulasjoner. Forvent det uventede, korriger uriktigheter. Beklag, hvis det er noe å beklage. Forklar hvordan problemene skal løses. Vis medmenneskelighet og empati. OMSORG: Det viktigste er å redde liv å helse alltid! Ha derfor fokus på de fire M er i alt du gjør, prioriter i denne rekkefølge: Mennesker Miljø/omgivelser Materiell Marked/økonomi Om nødvendig - skjerm ordføreren i første fase, slik at han kan få oversikt over saken. Ordføreren settes i begivenhetene når tiden er inne til det. Vis at kommunen/ledelsen er seg sitt ansvar bevisst, er på offensiven og har en aktiv holdning preget av kontroll og handlekraft. Handlinger taler høyere enn ord. Bruk nettsidene! Skal være oppdatert til en hver tid. Informer de viktigste målgruppene direkte - husk intern informasjon 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 8 av 38

9 3.2.4 Ansvarsfordeling kommunen/politiet: Politiet uttaler seg om: Ulykkesomfang, årsak, antall skadde/døde, frigivelse av navn, etterforskning, straffbare forhold. Kommunens kommunikasjonsfokus: Omsorg for innbyggere og ansatte/arbeidsgiveransvar. Ordføreren er pressetalsmann. 3.3 Pressemelding: Kort, maksimalt ett A4-ark. Faktainformasjon. Ingen spekulasjoner eller "synsing". Kontaktperson med mobiltelefon. Sendes som e-post eventuelt på telefaks. 3.4 Pressekonferanse: Ordfører (ev stedfortreder). Eksperter skal bare bistå om nødvendig. Ordstyrer (informasjonsleder) skal styre mediene, ikke omvendt. Pressekonferansen skal vare kortest mulig tid. Sett strek når dere har sagt det dere ønsker. Informer om neste pressekonferanse. 3.5 Sosiale medier: Strategi for bruk av sosiale medier i krise Alta kommune har bevissthet rundt bruk av sosiale medier i krisesituasjoner. En organisasjon må være tilstrekkelig forberedt på å gi god og korrekt informasjon, samt og takle uriktig informasjonen som vil kunne spre seg på sosiale medier i en krisesituasjon. Et scenario kan være at en gruppe eller en enkeltperson ønsker å forsterke en krise ved å spre informasjon på sosiale medier. Dette er i hovedsak de sosiale kanalene som benyttes hyppigst til å distribuere ytringer: Personlige facebooksider (profiles) Facebookgrupper (groups) Facebooksider (pages) Twitter (med og uten #emnetagger) Nettavisenes kommentarfelt Egne blogger/blogginnlegg og i kommentarfeltet til andres blogginnlegg Alta kommune har valgt å være tilstede på Facebook. Her har vi opprettet en kommunal facebookside som p.t. når ut til mer enn 2000 facebook brukere Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 9 av 38

10 Facebook siden administreres av web ansvarlig Knut Johnny Franck på kundetorget. Vi har valgt å ha en strategi/policy med Facebooksiden som gjør at det bare er vi (AK) som kan opprette innlegg på facebook veggen vår. Innbyggere og publikum har anledning til å lese våre innlegg og skrive kommentarer til dem, men de kan ikke selv skrive innlegg. Ved en eventuell krise skal Alta kommune bruke Facebook for å komme raskt ut med viktig informasjon til innbyggere og publikum. Den 22. juli 2011 var Alta kommune den første kommunen i landet som skrev om Utøya hendelsen på Facebook Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 10 av 38

11 4 Varslingsplan Servicesenteret, herunder: kundetorget/sentralbord, post/arkiv og politisk sekretariat. Informasjonsansvarlig: Ordfører (ev stedfortreder): Laila Davidsen Nestleder varaordfører: Ronny Berg Informasjonsleder Ass rådmann: Målfrid Kristoffersen (Informasjonsleder har ansvar for å innkalle Leder for servicesenter) Informasjon og koordinering mellom Intern og ekstern informasjon Leder servicesenteret: Bjørn Conrad Berg (Leder har ansvar for å innkalle alle medarbeiderne i Servicesenteret og IKT, samt å sette opp vaktlister) Informasjonsmedarbeider Mona Lyng, Intnr Mobil Knut Johnny Franck, Intnr Mobil Reidun Soleng, Intnr Mobil Elin Nilsen, Intnr Mobil Monica Gjetmundsen, Intnr Mobil Merethe Schultz Intnr Mobil Beate Monsen, Intnr Mobil Lise Halvorsen, Intnr Mobil Charlotte Brekkan Sætrum Intnr Mobil (Dersom varsling ikke kan skje pr telefon, må det varsles manuelt, eks vis ved å kjøre hjem til vedkommende) Alle møter opp i Servicesenteret Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 11 av 38

12 5 Servicesenterets oppgaver Informasjon er: Viktig beslutningsgrunnlag for de som jobber med krisehåndtering. Et verktøy til å informere ansatte, befolkningen og media om hva som skjer. En mulighet til å vise at man har kontroll over situasjonen. Analyser straks situasjonen - felles vurdering i fellesmøte/hele tjenesten Hva er problemet Hvem berøres Hvem er de viktigste målgruppene for informasjon Hvilke informasjonsbehov har de ulike målgruppene Hvilke medier skal brukes. Ranger dem. Hvem informerer hvem om hva gjennom hvilken kanal Generelle råd om informasjonsformidling i en krisesituasjon Ta initiativ/vær offensiv og operativ En informasjonsansvarlig må være tilgjengelig døgnkontinuerlig Sørg for samordning med politiet Sørg for at pressen får gode arbeidsforhold Hold avtaler med pressen Kom raskt ut med informasjonen Opparbeid tillit Tale med ett ansikt og ett budskap utad Informer entydig og dekkende hva har skjedd - når - hvem er berørt - hva gjøres Informer forståelig, unngå faguttrykk Informer ofte - selv om det ikke er noe nytt Hvis mulig unngå svaret - ingen kommentar. Det kan vekke mistanke og uro. Vis medmenneskelighet når du informerer Spesiell informasjon overfor ansatte må prioriteres Legg planer for kommunikasjon etter at krisen er over Personellbehov i Servicesenteret En fra Servicesenteret skal alltid være til stede under en krisesituasjon. Vedkommende har ansvaret og avgjørelsesmyndighet. Høyeste beredskap i Servicesenteret. Størst personellbehov i begynnelsen. Vil også variere ut fra krisens art, omfang og varighet. Sette opp vaktlister Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 12 av 38

13 6 Tilrettelegging 6.1 Servicesenteret - fordeling av arbeidsoppgaver Ledelse/totalansvar: Ass rådmann Målfrid Kristoffersen Kontakt mellom servicesenteret og kriseledelsen Godkjenne pressemeldinger og annen informasjon som går ut fra Servicesenteret Etablere kontakt med overordnet myndighet/andre etater for koordinering av informasjon Avvikle møter i umiddelbart etter møter i kriseledelsen. Faste møter med gjennomgang av situasjonen, vurdering av tiltak, fordeling av oppgaver. Pressemeldinger en person i kriseledelsen må ha ansvar for dette vurderes ut fra hva krisen omhandler Bindeledd (liason) mellom kriseledelsen og Servicesenteret Ass rådmann Målfrid Kristoffersen Liason fungerer som bindeledd mellom kriseledelsen og Servicesenteret/ hovedsentralbordet/ katastrofetelefonigruppa. Orientering fra kriseledelsen til Servicesenteret om status, tiltak, aktiviteter som har betydning for informasjonsarbeidet. Utgående meldinger til Servicesenteret. Sortere/vurdere innkomne meldinger til Servicesenteret hva skal til kriseledelsen, hva skal til andre enheter Koordinering av intern og ekstern informasjon: Leder for Servicesenteret Bjørn Conrad Berg Intern informasjon: Husk straks å gi informasjonen til Brukerstøtte IKT, sentralbordet og kundetorget herunder også informasjon om hvor/hvem telefoner skal videreformidles til. Informasjon på intranett Trykt/kopiert hurtiginformasjon Samarbeid/kontakt med aktuelle interne enheter Tar umiddelbart kontakt med aktuelt tjenestested og tilbyr bistand med informasjonsutfordringer og betjening av pressen Ekstern informasjon: Husk straks å gi informasjonen til kundetorget og sentralbordet. Media: o Pressesenter i Kantina, Alta rådhus o etablere og holde løpende kontakt med media o informere media/formidle viktig informasjon gjennom media o pressemeldinger o annonser o arrangere pressekonferanser o arrangere pressebefaringer på skadestedet i samarbeid med fagpersoner o medieovervåking o analysere mediebildet 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 13 av 38

14 Internett Informasjon lagt ut i rådhuset og biblioteket Plakater/løpesedler Direkte utsendinger via postkasse Via skolene, informasjon til elevene Informasjonsmøter Høyttalerbiler Oppsøke husstander Informasjonsstand på ulykkesstedet Oppdatere generell automatisk informasjonstelefon norsk, engelsk Katastrofetelefonen Intranett og internett: Knut Johnny Franck Jevnlig oppdatering Produksjon og bistand ekstern og int. info. - og nettet etter behov herunder fotografering: Monica Gjetmundsen, Reidun Soleng, Elin Nilsen, Lise Halvorsen, Beate Monsen Alle bidrar ut fra kapasitet og behov Katastrofetelefoni se egen mer detaljert beskrivelse nettsted i krisemodus : Krisetelefoni Vidar Olsen og Kjell Magne Gabrielsen IKT avdelingen Utforme og kvalitetssikre meldingen Lese inn meldingen på båndet Publisere at nummeret er i bruk - og når det ikke lenger er i bruk Ansvarlig for oppdatert informasjon til svargruppen Medieovervåking Elin Nilsen og Merethe Schultz Ha oversikt over medieoppslagene, analysere disse og vurdere hvilke tiltak kommunen skal sette i verk. 6.2 Informasjonssenterene Alta rådhus og Finnmarkshallen Informasjonssenter hvor innbyggerne kan møte fram Hovedansvarlig: Leder for Servicesenteret Bjørn Conrad Berg Ansvar for etablering av informasjonssenter i Foajeen på Alta rådhus har Reidun Soleng og Monica Gjetmundsen. Ansvar for etablering av informasjonssenter i Finnmarkshallen og drift av dette har leder for ASU jfr Plan for evakuering og innkvartering. Kontakten servicesenteret Reidun Soleng, kontaktperson Finnmarkshallen Informasjon til pårørende i Finnmarkshallen ansvar leder ASU. Informasjonssenterenes hovedoppgave: 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 14 av 38

15 - formidle opplysninger, svare på spørsmål og veilede innbyggerne - videreformidle informasjon fra innbyggerne til kriseledelsen - det må føres logg over alle innbyggere/personer som kommer inn/går ut av informasjonssenteret, samt telefon til disse - Det må etableres datateknisk utstyr i Finnmarkshallen, slik at vi har elektronisk kommunikasjon mellom Finnmarkshallen og servicesenteret og kriseledelsen Sentralbordet Bjørn Conrad Berg bemanningsplan må settes opp slik at vi minst er 4 personer som kan svare på telefon. Det må avklares om Oppvekst og kultur og Helsesenteret skal alle telefoner rutes opp mot hovedsentralbordet? Hovedsentralbordet har en nøkkelfunksjon i en krisesituasjon. Det må være bemannet hele tiden eventuelt ha henvisning til et bemannet svarsted. 6.3 Teknisk utstyr Ansvar for tilretteleggingen: Knut Johnny Franck Servicesenteret Utstyr som tas med av hver enkelt av oss: Mobiltelefoner og ladere Bærbare pc`er eller ipad (vi må sikre at alle har bærbar PC eller ipad) Utstyr tilgjengelig i Servicesenteret: Kameraer + batteriladere Internettilgang Projektor TV Kopimaskin Telefaks Skrivere Radio + batterier Lommelykter Teknisk utstyr pressesenteret på kantina i Rådhuset 2 5 arbeidsplasser Strømuttak Telefaks Kopimaskin Trådløst internett? Her finner pr. i dag 6 ledige IP-adresser mulighet for TV opptak 6.4 Logg Alle har ansvar for å føre loggskjema for sine handlinger 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 15 av 38

16 Det er ferdig trykte loggskjemaer i perm for beredskap. Etter som de fylles ut settes de i en ringperm. På loggskjemaene føres: alle telefoner inn/ut med hvem og når alle handlinger hva og når hva saken gjaldt hvem som gjør hva Det skal også føres en felles logg på oppslagstavle om viktige hendelser/handlinger Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 16 av 38

17 6.5 Logg - handlingsnotat Dato, kl.: Handling (med hvem): Sak: Skrevet av: Innhold: Egne notater: 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 17 av 38

18 7 Arkiv og postoppgaver Ansvarlig: Beate Monsen, fagansvarlig arkiv/post 7.1 Arkivtjenesten Beate Monsen og Lise Halvorsen Arkivfaglig personale må være tilgjengelig hele tiden. Arkivoppgaver er * ved behov finne saker i kommunens elektroniske arkiv * ved behov finne saker i papir/fjernarkiv * danne arkiv for den spesielle hendelsen (krisen) 7.2 Posttjenesten Beate Monsen og Lise Halvorsen Posttjenesten i servicesenteret kan innkalles ved behov for budtjeneste og postekspedisjon. De kan bringe meldinger mellom Servicesenteret, kriseledelsen og andre kontorer og ved behov for distribusjon til kommunens tjenestesteder og ekspedering av utgående post. Bud er: Torleif Forsberg Ved behov kan Tors Bud? Tilkalles. Her må vi inngå avtale med de! 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 18 av 38

19 8 Telefon og adresselister 8.1 Samarbeidspartnere Politiet Alta Lensmannskontor Telefon Direkte Nødnummer Alta kommune - se samleside for kriseledelsen: Alta Brannvesen Brannsjef: Knut Suhr Mob [email protected] Fylkesmann i Finnmark Kontaktperson: Kjersti Solvoll Mob [email protected] 8.2 Trykking/kopiering Servicesenteret v/politisk sekretariat: Charlotte Brekkan Sætrum Sekundært: Gjøre avtale med et trykkeri f.eks Bjørkmanns? 8.3 Budtjeneste/transport og postekspedisjon Posttjenesten i Servicesenteret ved fagenheten arkiv/post kan innkalles ved behov for budtjeneste og postekspedisjon. Torleif Forsberg Servicesenteret Eller alternativt Tors Bud? 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 19 av 38

20 8.4 Servicesenteret varslingsliste Bjørn Conrad Berg Mobil Mona Lyng, Intnr Mobil Knut Johnny Franck, Intnr Mobil Reidun Soleng, Intnr Mobil Elin Nilsen, Intnr Mobil Monica Gjetmundsen, Intnr Mobil Merethe Schultz Intnr Mobil Beate Monsen, Intnr Mobil Lise Halvorsen, Intnr Mobil Charlotte Brekkan Sætrum Mobil Rådhuset Telefon: Telefaks: E-post, Informasjonssjef: Målfrid Kristoffersen Mobiltelefon: E-post adresse: Telefon privat: E-post privat: Boligadresse: 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 20 av 38

21 9 Eksterne medier adresser, telefon og e- post 9.1 Medier: Adresser - Telefon - e-post (avhengig av krisens art, omfang og varighet) tenk målgrupper Radio Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktpers on Radio Alta Boks 1193, Sentrum, 9504 Alta / [email protected] Alf Harald Martinsen NRK Finnmark Postboks 613,9811 Vadsø [email protected] NRK dagsnytt 0340 Oslo Bjørnstj Bjørnsonspl [email protected] NRK alltid nyheter NRK,0342 Oslo Nyhetstfn.: [email protected] Radio 1Oslo Pb 4731 Nydalen 0471 Oslo Gjerdrumsv. 12A [email protected] Radio Norge Radio Norges avd. Oslo: Pilestredet Oslo Tips: [email protected] m P4 radio hele Norge Akersgt Oslo tips [email protected] [email protected] 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 21 av 38

22 TV Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson TV Nord Boks 1193, Sentrum, 9504 Alta / Trond Anton Andersen NRK Finnmark Postboks 613,9811 Vadsø NRK 0304 Oslo Bjørnstj Bjørnsonspl 1 Sentralbord: NRK-nyheter 0340 Oslo [email protected] [email protected] Alle nyhetsredaksjonene Dagsrevyen 0340 Oslo [email protected] TV 2 nyhetene Pb 2, 0101 Oslo Karl Joh gt [email protected] [email protected] Tv2 Nyhetskanalen @tv2.no Aviser Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson Altaposten Boks 1193, Sentrum, [email protected] 9504 Alta Finnmark Postboks 1484, / [email protected] Tore Eriksen Dagblad Alta Aftenposten Pb 1, 0051 Oslo Biskop Gunneruds gt 14A tips [email protected] [email protected] Aften aften Pb 1, 0051 Oslo Biskop Gunneruds gt 14A Dagsavisen Pb 1183 Sentrum, 0107 Oslo Møllergt. 39 VG Pb1185 Sentrum 0107 Oslo Akersgt. 55 Dagbladet Pb 1184 Sentrum, 0107 Oslo Akersgt tips tips [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] tips [email protected] [email protected] [email protected] Dagens Næringsliv Pb 1182 Sentrum, 0101 Oslo Grev Wedelsplass tips [email protected] Nettaviser Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 22 av 38

23 Altaposten Boks 1193, Sentrum, Alta NRK Postboks 613, Finnmark Vadsø Nrk.no 0304 Oslo Dagbladet.no Pb 1184 Sentrum 0107 Oslo tips Tv2 Nettavisen Pb 2 Sentrum, 0101 Oslo Karl Johans gate [email protected] [email protected] [email protected] Aftenposten.n o Pb 1, 0051 Oslo tips [email protected] Vg.no [email protected] Pressebyrå Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson NTB Pb 6817 St Olavs pl 0130 Oslo Akersgt Vaktsjef: [email protected] Vaktsjef: Tekst-tv Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson NRK tekst-tv Bjørnstj Bjørnsonspl [email protected] 0340 Oslo TV 2 tekst-tv [email protected] 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 23 av 38

24 Annonser Navn Adresse Telefon Telefaks E-post Kontaktperson Altaposten Boks 1193, Sentrum, Alta Postboks 1484,9506 Alta / Kyrre Wisløff Finnmark Dagblad Aftenposten Pb 1, 0051 Oslo Biskop Gunneruds gt 14A Dagsavisen Møllergt. 39, Pb 1183 Sentrum, 0107 Oslo VG Pb1185 Sentrum, 0107 Oslo Akersgt Dagbladet Pb 1184 Sentrum, 0107 Oslo Akersgt Dagens Næringsliv Pb 1182 Sentrum, 0107 Oslo Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 24 av 38

25 9.2 E-postadresser Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 25 av 38

26 10 Tiltakskort Tiltakskort Gjelder for: Informasjon Henvisning: Plan for informasjon i krisesituasjoner 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 26 av 38

27 Tiltakskort 1: Kriseledelsen v/rådmann Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Beslutte kriseberedskap Innkalle kriseledelsen Analyser situasjonen Beslutte hvilken informasjon som skal ut Sette i gang informasjonstiltak På bakgrunn av situasjonsanalyse: - Hvem er de viktigste målgruppene - Hvilke informasjons-behov har de ulike målgruppene - Hvilke medier/tiltak skal brukes Vurdere opprettelse av pårørende senter Vurdere å aktivere kriseinformasjonstelefonen Media: Holde pressen løpende orientert om status. Vurdere: - pressesenter - pressekonferanse - pressebefaring på skadestedet Ordføreren pressetalsmann. Husk: - innsyn - tilgang på fagfolk og vurderinger - fotomulighet Innbyggere: Vurdere informasjonssenter hvor innbyggerne kan møte fram Gradvis avvikling av den ekstraordinære informasjonsaktiviteten Evaluere kriseledelsens innsats og samordning med andre interne og eksterne involverte aktører Følge opp evalueringen ved å revidere planverktøyet Vedlegg: Kriseledelsens hovedoppgaver m/ varslingsliste, lokaler oversikt, telefonliste, logg for kriseledelsen, rapporteringsskjema til fylkesmann, mal for pressemelding Kriseledelsens hovedoppgaver 1. Sette kriseledelsen klargjøre ansvars og oppgavefordelingen i kriseledelsen 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 27 av 38

28 2. Skaffe seg oversikt over situasjon hendelsen - hjelpebehovet 3. Sette av nok ressurser til media overvåkning og til å produsere kommunens informasjon 4. Kommunikasjon til samarbeidspartnere om at kriseledelse er satt 5. Så raskt som mulig - utarbeide og legge ut informasjon til på nett. 6. Pressemeldinger pressekonferanser 7. Oversikt over pårørende/berørte hvilket behov har de 8. Samhandling med Kriseteamet og Kirken 9. Prioritere kommunens egne ressurser 10. Holde kontakt med politi ev annen myndighet 11. Klargjøre for at evakuering og innkvartering kan iverksettes ved behov 12. Forsikre seg om at kommunal infrastruktur fungerer 13. Behov for forebyggende tiltak 14. Avgi periodiske rapporter om situasjonen til Fylkesmannen, se eget skjema Kriseledelsen består av Ordfører, varaordfører, rådmann, ass rådmann (informasjonsansvar), kommuneoverlegen, kommunalleder for drift og utbyggingstjenesten, for helse og sosialtjenesten, for oppvekst og kultur tjenesten, for ASU, havnesjef, leder for IKT, leder for servicesenteret, sekretær og prest. 11 Varslingsliste: Funksjon Navn Mobil Ordfører Laila Davidsen Varaordfører Ronny Berg Rådmann Bjørn Atle Hansen Ass rådmann Målfrid Kristoffersen Kommuneoverlege Frode Øvrejord Kommunalleder for drift og utbyggingstjenesten Bengt Fjellheim Kommunalleder for helse og sosialtjenesten Per Prebensen Kommunalleder for oppvekst og kulturtjenesten Mads Stian Hansen Kommunalleder ASU Oddvar Konst Havnesjef Hans Roar Christiansen Leder for servicesenter Bjørn Conrad Berg Leder for IKT tjenesten Kjell Magne Gabrielsen Sekretær/loggfører Charlotte Brekkan Sætrum Kriseteam Kenneth Johansen Prest Olav Øygard Tiltakskort 2: Informasjonsleder ass Rådmann Prioritet Tiltak Ansvar Merknad 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 28 av 38

29 Overordnet ansvar for informasjon i krise Kontakt mellom servicesenteret og kriseledelsen Utforme / godkjenne pressemeldinger og annen informasjon som går ut fra Servicesenteret Etablere kontakt med overordnet myndighet/andre etater for koordinering av informasjon Orientering fra kriseledelsen til Servicesenteret om status, tiltak, aktiviteter som har betydning for informasjonsarbeidet. Utgående meldinger til Servicesenteret. Vedlegg: 1Kriseledelsens hovedoppgaver m/ varslingsliste, 2 lokaler oversikt, 3 Finnmarkshallen, 4 logg finnmarkshallen, 5 eksterne medier, 6 loggskjema 7. mal for pressemelding 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 29 av 38

30 Tiltakskort 3: Leder for servicesenter Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Informere sentralbord og kundetorget, IKT og internettansvarlig Informasjon til media og informere om at nettsidene vil være oppdatert Følg med på internett Tilby informasjons bistand til tjenestestedet som eier krisen Sette opp bemanningsplan for sentralbord og servicesenter Ta kontakt med andre involverte aktører i krisen for koordinering av informasjon eks Politiet, kriseledelsen Enhetlig budskap På oppdrag for kriseledelsen tilrettelegge for: - pressesenter - pressekonferanse - pressebefaring på skadestedet På oppdrag for kriseledelsen tilrettelegge for: -Informasjonssenter hvor innbyggerne kan møte fram Foajeen Alta rådhus Føre logg Gradvis avvikling av den ekstraordinære informasjonsaktiviteten Evaluere servicesenterets innsats og samordning med andre interne og eksterne involverte aktører Følge opp evalueringen ved å revidere planverktøyet Vedlegg: 1Kriseledelsens hovedoppgaver m/ varslingsliste, 2 lokale oversikt, 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 30 av 38

31 3 Finnmarkshallen, 4 logg finnmarkshallen, 5 eksterne medier, 6 bemanningsliste, 7 info til sentralbord, 8 mal for pressemelding, 9 loggskjema, 10 materiell liste, 11 Pressekonferanse Når krisen er over: Sentralbordet tar kontakt med brukerstøtte for å sette sentralbordet tilbake til standard innvalg. Skranken fjerner kriseinformasjon fra skjermene. Tiltakskort 4: Internett og teknisk ansvarlig 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 31 av 38

32 Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Hjemmesiden settes i krisemodus Se Hjemmeside* Informasjon ut på både intranett og internett. Oppdatere informasjon på TV-skjermen i foajeen. Kort info om hendelsen - mer info følger Nettsidene videreutvikles med identisk info på intra- og internett. I tillegg internt rettet info på intranett. - Statisk informasjon fakta, telefon, linker osv - Dynamisk informasjon kontinuerlig oppdatert status, konsekvenser, forholdsregler osv.. Tjenesteleder har ansvar for å informere sine ansatte og de man har samhandling med i det konkrete tilfellet Tilrettelegge nødvendige utstyr for pressekonferanse i kantina. Post / arkiv hjelper til med rigging av bord og stoler. Se kantina* Overvåke og analysere medias håndtering og tolkninger Kartlegge og analysere innbyggernes henvendelser/spørsmål og konkretisere hvilke grupper som trenger hvilken informasjon, hvor mye og hvor ofte Vedlegg: Rutinebeskrivelse for hjemmeside, kantina, Plantegning pressesenter i kantina, lokale oversikt, Loggskjema for media overvåking, loggskjema 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 32 av 38

33 *Hjemmeside: 1. KT setter hjemmesiden over i krisemodus og mal for første pressemelding redigeres og legges ut. Rutinebeskrivelse: Standard-side byttes herfra av en administrator: Følgende har admintilgang pr Knut Johnny Franck, Mona Lyng, Bjørn Conrad Berg, Charlotte Brekkan Sætrum, Tommy Johansen og Sylvi Bellika, Standard side står nå på #60024 Forsiden (3 linje på siden) Trykk [endre] og finn fram Krisemodus i listen. (Det enkleste er å markere rullegardinen og så trykke k r ganske kjapt på tastaturet.) Husk å trykke Lagre nederst på siden. Denne siden er da fra før av satt til å bruke krisemodus-malene. I artikkelen i vinduet øverst er det en tekst-link som brukeren kan benytte til å se vanlig modus. Den heter Gå til vanlig visning. Tilsvarende vil linken på Alta-logoen på forsiden gå tilbake til krisesiden, så lenge krisesiden er satt opp som standard-side. *Pressesenter (kantine og foaje): 1. KT etablerer lokale for pressekonferanse på kantina. Bord settes opp til pressekonferanse. Egnet plassering av pressekonferanse ved døren inn til Bygg og eiendom. Dette gjør at ordfører kan gå uforstyrret via Bygg og eiendom til og fra pressekonferansen. Kommunens stereoanlegg som befinner seg på Servicesenterets lager i kjelleren kobles opp med mikrofon og høyttaler. Trådløs nettverk AK-gjest skal være tilgjengelig for pressen. Audio: Høytalerkassen og ryggsekken med høytalerstativ og kabler er det som behøves for å få koble opp lydanlegget. Mikrofon med kabel ligger i ryggsekken og kobles i tilhørende uttak på basskassen. 2. TV-skjerm på kantina og TV skjerm i foajeen benyttes som informasjonskanal mot pressen og andre tilstedeværende. Trådløs nettverk AK-gjest skal være tilgjengelig for pressen. Rutinebeskrivelse: TV på kantina: Koble til bærbar PC eller ipad for å vise informasjon. TV i foajeen: PC som styrer denne står inne på postrommet ved kundetorget. Søk opp internettsiden: for å vise informasjonssiden. For å redigere internettsiden som vises på TVen logger du deg på kommunens hjemmeside som administrator. Tilgang for å gjøre dette har Knut Johnny Franck, Bjørn Conrad Berg, Charlotte Brekkan Sætrum og Roy Knutsen. Tiltakskort 5: Telefoni og sentralbord 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 33 av 38

34 Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Be IKT brukerstøtte forberede å sette sentralbordet over i krisemodus Se veiledning* Brukerstøtte IKT 5300 eller Kjell Magne Gabrielsen: mob Vidar Olsen: mob Når krisemodus er aktivert melde seg inn på telefonen Se veiledning* Føre logg over henvendelser vi ikke kan svare direkte og henvendelser som går igjen Loggskjema* Vedlegg: Rutinebeskrivelse for sentralbord i krisekø, Loggskjema sentralbord Tiltakskort 6: Skranke 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 34 av 38

35 Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Etablere kundemottak for krisehenvendelser i foajeen Sette opp TV-skjermen som informasjonskanal Skranken sender ut en fellesmail til alle ansatte med informasjon om at Servicesenteret er i kriseberedskap. Bord settes ut i tilknytning til TVskjermen og skilting av skranken foretas For å redigere internettsiden som vises på TVen logger du deg på kommunens hjemmeside som administrator. Tilgang for å gjøre dette har Knut Johnny Franck, Bjørn Conrad Berg, Charlotte Brekkan Sætrum og Roy Knutsen. Registrere media som melder seg til pressekonferanse Føre logg Vedlegg: Rutinebeskrivelse for infomal, skilting av informasjonsskranke, skjema for pressekonferanse, nummerering til journalistene, Loggskjema Tiltakskort 7: Post/Arkiv og trykking/kopiering 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 35 av 38

36 Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Ved behov finne saker i kommunens elektroniske arkiv Ved behov finne saker i papir/fjernarkiv Danne arkiv for den spesielle hendelsen (krisen) Være i beredskap for å trykke opp nødvendig materiell som løpesedler og plakater Hjelpe til å ommøblere kantina til pressesenter Føre logg Vedlegg: Plantegning pressesenter kantina, Loggskjema Tiltakskort 8: Sekretær i kriseledelsen 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 36 av 38

37 Prioritet Tiltak Ansvar Merknad Tilrettelegge nødvendige utstyr for kriseledelsen i Kommunestyresalen. Se kommunestyresalen* Føre logg for kriseledelsen Vedlegg: Loggskjema for kriseledelsen *Kommunestyresalen: 1. Kriseledelsen etablerer seg i kommunestyresalen. 2. Loggfører bruker bærbar PC koblet opp mot storskjermen/lerret og oppdaterer loggen på storskjerm. 3. PC for å vise nett-tv plasseres bakerst i kommunestyresalen. Hvilken som helst PC fra servicesenteret kan benyttes. Kabler ligger i skapet bakerst i salen. Rutinebeskrivelse: Tilkobling ved nettverkskabel: Lang nettverkskabel for internettilgang kobles opp mot kontakt 21 nederst i kontrollskapet bak talerstolen. Denne kabelen settes i en hub slik at flere pc er kan koble seg til nett samtidig. Trådløs tilkobling: Ansatt PCer kommer automatisk på nett «Alta_ansatt». Øvrige PCer kan benytte gjestenett «AK_gjest» 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 37 av 38

38 Skjemaer og maler Tiltakskort for servicesenteret basert på roller og ansvar Mal for informasjon til sentralbord Mal for Pressemelding Logg for kriseledelsen Logg over hendelser Loggskjema sentralbord Logg før pressekonferansen Logg for mediaovervåking Logg for finnmarkshallen ved evakuering Bemanningsplan sentralbord Skilting av skranke for kriseinformasjon Oversikt over lokaler ved kriseberedskap* Pressekonferanse oversikt media Lokale for pressekonferanse* Kriseledelsens plassering* 3.12 Plan for informasjon ved kriser Oppdatert Side 38 av 38