NY ELEV PC-ORDNING - PRIVATEIGDE ELEVMASKINER

Transkript

1 HORDALAND FYLKESKOMMUNE Opplæringsavdelinga Arkivsak Arkivnr. 036 Saksh. Berdal, Odd-Bjarne Saksgang Opplærings- og helseutvalet Fylkesutvalet Fylkestinget Møtedato NY ELEV PC-ORDNING - PRIVATEIGDE ELEVMASKINER SAMANDRAG Noverande pc-ordning er ressurskrevjande og kostbar. Administrasjon av pc-ordninga krev fleire årsverk i sentraladministrasjonen fordelt på opplæringsavdelinga, IT-seksjonen og fylkeskassen. I tillegg kjem ressursbruken ved skulane. Det er gjort eit omfattande arbeid for å utarbeide vilkår og retningsliner for elev-pc-ordninga. Likevel opplever både skulane og opplæringsavdelinga ei rekkje omkampar kvart år når det gjeld eigendelar for leige av pc eller eigendelar i høve til reparasjonar og pc-ar som er totalskadde eller stolne. Privateigd maskin inneber valfridom for elevane i høve til pc-modell eller Mac. Dette harmonerer med utviklinga i høve til auka grad av personlege einingar. Valfridom kan òg representere ein miljøgevinst ved at elevane i større grad har ei maskin til skule- og privat bruk. Samstundes vil kjøpet kunne bli påverka av elevar og føresette sin betalingsvilje- og evne, noko som kan bidra til kjøpepress. Erfaringar frå Rogaland tyder på at elevane vil ta betre vare på sine eigne maskiner samanlikna med fylkeseigde. På den andre sida kan det bli mindre føreseieleg at elevane har totalansvar for å installere naudsynt programvare og å halde maskina i orden og skadefri. Privateigde maskiner vil truleg vere ei rimelegare ordning for fylkeskommunen. Ei omlegging til ei elev-pc-ordning med privat eigarskap til elev-pc-en kan tidlegast vere på plass til skulestart skuleåret 2013/2014. Ordninga vil kunne vere fullt etablert innan utangen av I perioden fram til 2016 vil fylkeskommunen ha to parallelle pc-ordningar.

2 Føremonane med privateigd pc er klart størst ved innføring av ope nett på skulane. Ei omlegging frå noverande nettløysing til ei open fleksibel løysing krev betydeleg auke i nettkapasiteten ved utbygging av trådlause sendarar. IT- seksjonen har rekna investeringsbehovet for naudsynt oppgradering av nettkapasiteten til om lag 18 millionar kroner. FORSLAG TIL VEDTAK 1) Noverande elev-pc-ordning med fylkeseigde pc-ar vert fasa ut og erstatta av ei ordning med privateigde elevmaskiner. 2) Ny ordning vert etablert til skolestart i , og ordninga skal vere fullt etablert seinast innan utgangen av ) Føremonane med privateigd pc er størst ved innføring av ope nett, og det er ei målsetjing å få dette på plass ved dei vidaregåande skulane så snøgt som råd. Vedlegg: Vilkår for bruk av berbar elev-pc Paul M Nilsen fylkesrådmann Svein Heggheim opplæringsdirektør 2

3 FYLKESRÅDMANNEN, : Bakgrunn Fylkeskommunen sitt økonomiske ansvar for utgifter til læremiddel og utstyr er gjort klart i Forskrift til opplæringslova Når det gjeld berbar pc, seier forskrifta følgjande: «Dersom skoleeigar organiserer opplæringa på ein måte som krev at elevane må ha berbar pc, kan skolen krevje ein årleg eigendel frå eleven for å dekkje delar av kostnaden for pc-en. Eigendelen kan ikkje setjast høgare enn den lågaste stipendsatsen i det årlege ikkje-behovsprøvde utstyrsstipendet. Etter vidaregåande skole skal eleven få behalde pc-en. Elevar som ikkje fullfører opplæringa, skal få tilbod om å kjøpe pc-en. Samla betaling kan ikkje overstige tre gonger den lågaste stipendsatsen i det årlege ikkje-behovsprøvde utstyrsstipendet berekna på avbrotstidspunktet.» vedtok fylkestinget at det skulle kjøpast inn fylkeseigde maskiner til alle elevar som tok til i den vidaregåande skulen i Hordaland frå hausten Sidan hausten 2009 har alle elevar i den vidaregåande skulen hatt tilbod om fylkeseigde maskiner. I noverande ordning får elevane tildelt ei ny maskin ved skolestart i vg1. Det blir utlevert ei kraftigare og meir kostbar maskin til elevane på programfag for media og kommunikasjon (MK) og ei standard maskin for elevar på dei andre programfaga. Maskina som vert utlevert, er klar til bruk med all grunnleggjande programvare installert. Fylkeskommunen krev inn eigendelar på 3x800,- for elevar på MK og 2x800 for dei andre elevane. Ved skader eller tekniske problem på maskina er det skulane som administrerer dette og opprettar kontakt med leverandør. Ved tjuveri og reperasjonar som ikkje vert dekka av garantien, betaler elevane ein eigendel til fylkeskommunen. Elevane sine plikter og det ansvaret dei har, går fram av Vilkår for bruk av berbar elev-pc (vedlagt). Både ved fullført utdanning og ved avbrot i utdanninga kan elevane overta eigarskapet til maskina. Med unnatak av elevane på MK vil dette vere kostnadslaust etter to års skulegang. I budsjettforslaget for 2013 er det lagt til grunn ein auke i eigendelen på elev-pc-ordninga til tre gonger stipendsatsen i det ikkje-behovsprøvde utstyrsstipendet, som i inneverande skuleår er på kr 910. Denne endringa har berre innverknad på tilskotsbeløpet frå fylkeskommunen og kan såleis sjåast uavhengig av type elev-pc-ordning ein har. Noverande pc-ordning er ressurskrevjande og kostbar. Administrasjon av pc-ordninga krev fleire årsverk i sentraladministrasjonen fordelt på opplæringsavdelinga, IT-seksjonen og fylkeskassen. I tillegg kjem ressursbruken ved skulane. Det er gjort eit omfattande arbeid for å utarbeide vilkår og retningsliner for elev-pc-ordninga. Likevel opplever både skulane og opplæringsavdelinga ei rekkje omkampar kvart år når det gjeld eigendelar for leige av pc eller eigendelar i høve til reparasjonar og pc-ar som er totalskadde eller stolne. Fylkeskommunen har kvar haust sendt ut ca fakturaer med eigendelar til elevane. Trass i omfattande førebuing i forkant av utsendinga for å minimere feilfakturering er det trong for mykje oppfølging i etterkant av fakturautsendinga. Eit anna moment er at urovekkjande mange av desse fakturaene går til inkasso. I den samanheng gjorde opplæringsavdelinga frå skulestart 2012 ei endring med innføring av elektronisk betaling, slik at det no er mogleg å betale eigendelen i ein omgang. Dette har medført ein vesentleg reduksjon i papirfakturaer. Kontorpersonalet på skulane legg mykje arbeid i fakturering i samband med skade og avhending av maskiner. Dei IKT-ansvarlege ute på skulane brukar store delar av si arbeidstid på administrasjon knytt til skadehandtering og kontakt med leverandør og verkstad. Tal frå ein mellomstor vidaregåande skule i Hordaland viser at kvar elevmaskin i snitt er inne til verkstad om lag to gonger i løpet av tre skuleår. Alternativ ordning privateigd pc I april 2012 vart det arrangert ein konferanse med alle fylkeskommunane representert der ein samanlikna og gjekk gjennom elev-pc-ordningane i fylkeskommunane. Der kom det fram at fylkeskommunane organiserer elev-pc-ordninga ulikt både med tanke på eigarskap, nettløysing og fleksibilitet i forhold til ulike einingar og grad av kontroll på maskina som elevane brukar i undervisninga. 3

4 Eit alternativ til den ordninga Hordaland har i dag er ei ordning med privateigde maskiner slik t.d. Rogaland fylkeskommune praktiserer. Rogaland fylkeskommune har sidan 2008 hatt ei slik ordning. Elevane kan gjere eit val om dei vil ta med ein pc dei disponerer frå før eller om dei vil kjøpe ein av fleire utvalde og subsidierte maskiner gjennom ei fylkeskommunal innkjøpsordning. I ei slik ordning vil den rimelegaste pc-modellen vere prisa likt med den totale eigendelkostnaden (slik som i noverande ordning). For å redusere administrasjon ved fakturering får elevane rabatt dersom dei betalar heile beløpet ved tinging. På den «fullsubsidierte» grunnmodellen blir det òg lagt til rette for at eigendelen kan betalast kvart skuleår. Rogaland har røynd at langt dei fleste føretrekkjer å betale eigendelen elektronisk i ein omgang. Når det gjeld programvare, er noverande ordning slik at grunnleggjande programvare som t.d. antivirusprogram og Office-pakka er ferdig installert på maskina, og Hordaland fylkeskommune dekkjer lisenskostnadene. I ei ordning med privateigde maskiner kan dette løysast ved at elevane sjølve installerer grunnleggjande programvare frå ein fylkeskommunal portal. Det er sannsynleg at det vil vere noko reduserte kostnadar både med tanke på reparasjonar/vedlikehald og reine innkjøpskostnader knytt til ei ordning med privateigde pc-ar. At elevane eig maskina, inneber at dei får eit personleg ansvar, og det vil venteleg vere eit sterkare incentiv til å ta betre vare på utstyret enn det dei har i dag. Erfaringane frå Rogaland kan tyde på at elevane er langt flinkare til å ta vare på eiga maskin samanlikna med ei fylkeseigd maskin. Tryggleik ved eksamen og prøver I dag har Hordaland fylkeskommune eit styringssystem (TIGRU) som stengjer internettilgang til elevane både på gruppenivå og på individnivå. Fylkeskommunen eig programvara til TIGRU, og dette verktøyet vil kunne nyttast som før i ei ordning med privateigd utstyr. Utlåns-pc-ar på skulane Alle skulane har i dag utlånsmaskiner for elevar som ventar på reparasjon ol. Når elevane får problem med sitt privateigde utstyr, må dei sjølve syte for support og eventuelt reparasjon via sin leverandør. Særleg for dei elevane som stiller med maskiner utanfor den fylkeskommunale innkjøpsordninga, kan ein truleg vente lengre servicetid. Dette kan auke presset på låneutstyret skulane har tilgjengeleg, og det kan difor vere naudsynt å auke denne kapasiteten på skulane. Vidare kan ein større variasjon i elevane sin maskinpark stille større krav til stasjonært utstyr, særleg innanfor programfag som nyttar tyngre programvare. Samanlikning av kostnader med noverande ordning og ordning med privateigd maskin I oppsettet under vert det lagt til grunn at elevane betaler 3 gonger stipendsatsen i det årlege ikkjebehovsprøvde utstyrsstipendet frå lånekassen i samsvar med budsjettforslaget som ligg føre for Når det gjeld ordninga med privateigde maskiner, vil alle modellane elevane kan kjøpe gjennom ei fylkeskommunal innkjøpsordning, ha same tilskot frå fylkeskommunen. Tabell 1 Kostnader med noverande ordning Grunnmodell til alle kr Subsidiering kraftig pc kr Batteribyte kr Eigendel elev kr ( ) Mva refusjon kr ( ) Netto kostnad kr

5 Tabell 2 Kostnader med alternativ ordning privateigd pc Tal Scenario elevar Kostnad grunnmodell Utlånsmaskiner og stasjonært utstyr Nettokostnad HFK 90 % HFK-PC/Mac, 10 % privat 6300 kr kr kr % HFK-PC/Mac, 30 % privat 4900 kr kr kr % HFK-PC/Mac, 50 % privat 3500 kr kr kr % HFK-PC/Mac, 70 % privat 2100 kr kr kr % HFK-PC/Mac, 10 % privat 700 kr kr kr Om det vert opna for bruk av private maskiner, er det ikkje så lett å vite kor mange av elevane som vil nytte seg av den fylkeskommunale ordninga. I Rogaland auka denne delen frå 50 % det første året til 70 % det andre året. Tabellen over syner tilskotskostnader av ei slik ordning ved ulike scenario. Dei to ordningane kostar det same dersom om lag 92 % av elevane kjøper utstyr i regi av fylkeskommunen. Dersom fordelinga i HFK blir på nivå med Rogaland (scenario 2), vil dette innebere ein rein kostnadsreduksjon på i overkant av 3 millionar kroner. Fylkeseigd versus privateigd Noverande ordning sikrar likt utstyr for alle elevane. Dei får utlevert ei klargjort maskin ved skolestart med ferdig installert programvare. Dette gjev mindre kompleksitet i høve til einingar for IKTkonsulentane, og elevane har ingen kontakt eller administrasjon i forhold til leverandør med tanke på support og tap/skade. Samstundes er denne tilrettelegginga ressurskrevjande administrativt både for skulane og sentraladministrasjonen. Fylkeseigd maskin krev ein juridisk kontrakt mellom elevane og skulen på disponeringsretten. Dette krev mykje oppfølging, og det er ofte omkampar rundt kontraktsvilkår. I tillegg må det gjerast ei avinstallering av programvare og signerast ein avhendingskontrakt når elevane overtek eigarskapet til maskina etter fullført (eller avbroten) skulegang. Utsending av rekningar både for eigendel for maskina og ved tap/skade krev mykje ressursar, og urovekkjande mange saker går til inkasso kvart år. Ordninga viser seg å gi svært mange skader som følgje av uforsiktig bruk; noko som er kostbart og krevjande å handtere på skulen. Denne ressursbruken knytt til administrasjon, leverandørhandtering og kontraktar/juss blir vesentleg redusert når eigarskapet ligg hjå eleven. Dette frigir meir tid til anna brukarstøtte og kompetanseutvikling. Privateigd maskin inneber valfridom for elevane i høve til pc-modell eller Mac. Dette harmonerer med utviklinga i høve til auka grad av personlege einingar. Valfridom kan òg representere ein miljøgevinst ved at elevane i større grad har ei maskin til skule og privat bruk. Samstundes vil kjøpet kunne bli påverka av elevar og føresette sin betalingsvilje og -evne, noko som kan bidra til kjøpepress. Erfaringar frå Rogaland tyder på at elevane vil ta betre vare på sine eigne maskiner samanlikna med fylkeseigde. På den andre sida kan det bli mindre føreseieleg at elevane har totalansvar for å installere naudsynt programvare og å halde maskina i orden og skadefri. Privateigde maskiner vil truleg vere ei rimelegare ordning for fylkeskommunen. Tidsperspektiv Ei omlegging til ei elev-pc-ordning med privat eigarskap til elev-pc-en kan tidlegast vere på plass til skulestart skuleåret 2013/2014. Ordninga vil kunne vere fullt etablert innan utangen av I perioden fram til 2016 vil fylkeskommunen ha to parallelle pc-ordningar. Dei yngste elevane vil ha privateigd pc/mac, medan dei eldste elevane vil ha fylkeseigd pc. 5

6 Ope nett - investeringar til IT-infrastruktur Føremonane med privateigd pc er klart størst ved innføring av ope nett på skulane. Ei omlegging frå noverande nettløysing til ei open fleksibel løysing krev betydeleg auke i nettkapasiteten ved utbygging av trådlause sendarar. IT- seksjonen reknar investeringsbehovet for naudsynt oppgradering av nettkapasiteten til om lag 18 millionar kroner. IT-seksjonen har basert sine utrekningar for dimensjonering og investeringsbehov etter modell frå den type nettløysingar ein i dag har i universitets- og høgskulesektoren. Dei siste åra har det vore gjort investeringar i infrastrukturen årleg. Brorparten av desse 18 millionane er altså investeringar som ein på sikt uansett må rekne med å ta, men ved ei omfattande omlegging til ope nett der ein også opnar for fleire einingar til kvar elev (t.d. smarttelefon og nettbrett), er det ikkje tilrådeleg å fordele denne investeringa over fleire år. I eit ope nett som har fullt utbygd kapasitet frå første dag, vil elevane både på «gamal» og «ny» ordning i tillegg kunne nytte sine private einingar som nettbrett og smarttelefonar i det opne nettet. Fleksibel og framtidsretta ordning i eit ope nett Noverande pc-ordning har vore ei raus og solid ordning som har sikra at alle elevane har hatt det same grunnleggjande digitale verktøyet i skulekvardagen. Likevel har det vore aukande ytringar særleg frå elevar, men òg frå lærarar og skuleleiarar, om at ordninga er for lite fleksibel og ikkje gir valfridom som opnar fleire moglegheiter i læringsarbeidet. Dette har òg spegla seg i fleire saker i media dei siste åra, der det har vore fokusert på at elevar i dei vidaregåande skulane i Hordaland ikkje har valfridom med tanke på digitalt utstyr. Det er blitt tydelegare at trenden når det gjeld digitale arbeidsverktøy går i retning av auka brukartilpassing. Denne tendensen vert berre forsterka av den store framveksten i bruken av skytenester som mogleggjer bruk av fleire ulike einingar som pc, Mac, nettbrett og smarttelefonar både i arbeidslivet og i skulen. I arbeidslivet og særleg i universitets- og høgskulesektoren er denne tendensen tydeleg. Fleire og fleire arbeidsplassar let arbeidstakarane få gjere eit val i høve til kva digitalt utstyr dei vil nytte i arbeidet. Likskap og standardisert digitalt utstyr har blitt mindre viktig. I dette perspektivet vil ei open fleksibel nettløysing i større grad vere rusta til å takle framtidige endringar i den digitale kvardagen. Den vil og representere ei betre førebuing for elevane med tanke på vidare utdanning og overgang til arbeidslivet. Konklusjon På bakgrunn av ei samla vurdering tilrår fylkesrådmannen at noverande ordning med fylkeseigde elevpc-ar vert gradvis erstatta av ei ordning med privateigde maskiner. Fylkesrådmannen tilrår at ny ordning vert starta innført frå skolestart 2013/2014. Føremonane med privateigd pc er størst ved samtidig innføring av ope nett, og det er ei målsetjing å få dette på plass ved dei vidaregåande skulen så snøgt som råd. Ei omlegging frå noverande nettløysing til ei open fleksibel løysing krev betydeleg auke i nettkapasiteten ved utbygging av trådlause sendarar. IT- seksjonen reknar investeringsbehovet for naudsynt oppgradering av nettkapasiteten til om lag 18 millionar kroner. I eit ope nett som har fullt utbygd kapasitet frå første dag, vil elevane både på «gamal» og «ny» ordning i tillegg kunne nytte sine private einingar som nettbrett og smarttelefonar i det opne nettet. 6