Prosjektmandat. mars 17. Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten én helseportal. Saksnummer i 360/Hdir: Versjonsnummer: 12/

Transkript

1 Prosjektmandat mars Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten én helseportal Saksnummer i 360/Hdir: Versjonsnummer: 12/ Godkjent dato: Godkjent av Prosjekteier: Utarbeidet av: 17. mars 2014 Styringsgruppen v/ Tor Harald Haukaas, Helse Midt-Norge Arbeidsgruppe for prosjektmandat

2 1 Bakgrunn Spesialisthelsetjenesten har gjennom flere år arbeidet for mer helhetlig og samordnet nettkommunikasjon. Det er tatt ulike initiativ som har ført til mer likhet og ryddighet for spesialisthelsetjenestenes målgrupper på nett. Det mest sentrale tiltaket var etablering av felles rammeverk i 2007, senere revidert i Rammeverket legger føringer for menystruktur og til dels designmessige elementer. Allerede i foretaksprotokollen fra eier 2010, fikk de regionale foretakene i oppdrag fra eier å bidra til samordnet kommunikasjon. Foretaksprotokollen 2010, pkt 6.6 Samordnet kommunikasjon: Helseregionen skal fortsatt arbeide aktivt for å styrke pasientrollen gjennom å forbedre pasientrettet informasjon på internett. Helseforetakene skal bidra til dette ved å utarbeide felles informasjon slik at kvaliteten på informasjon og tjenester rettet mot pasienter, brukere og pårørende via internett kan øke. Det har også i fellesskap mellom nettredaktører, kommunikasjonsarbeidere og fagområder blitt arbeidet med felles innholdsproduksjon. Dette har gitt grunnlaget for ytterligere samordning av nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. Helsenorge.no er opprettet med formål å være en felles inngangsport på nett til helse- og omsorgssektoren. Dette er blant annet forankret i oppdragsbrevet fra Helse- og omsorgsdepartementet til Helsedirektoratet datert 5. august Formålet med helseportalen er å gi pasienten tilgang til kvalitetssikret og relevant informasjon, for å oppnå mål om helhetlig pasientforløp og en styrket pasientrolle. Oppdraget konkretiseres ytterligere i statsbudsjettet for 2011, der det blant annet framgår at portalen skal videreutvikles med supplerende innhold og mer funksjonalitet. På sikt skal portalen også rette seg mot helsepersonell. (St.prop. nr ) Helsenorge.no ble lansert i juni 2011, og har etter dette blitt utviklet både på innholdssiden og gjennom etablering av flere nettbaserte tjenester. Digitaliseringsprogrammet «På nett med innbyggerne» fra 2012 gir klare føringer for større satsing på digitale tjenester i det offentlige. Digitalt skal være hovedregelen i innbyggerens møte med forvaltningen. «Digitale tjenester på nett skal gjøre kontakten med helse- og omsorgssektoren enklere og bidra til at innbyggerne opplever tjenesten som tilgjengelig og helhetlig. Helsenorge.no er etablert og skal tilby digitale tjenester for en enklere hverdag for pasienter og brukere i møte med helse- og omsorgssektoren. Portalen videreutvikles med nye tjenester.» Dette er videreført i foretaksprotokollen til de regionale helseforetakene i Foretaksprotokollen 2013, 5.3 Informasjonsteknologi og digitale tjenester (e-helse) Foretaksmøtet la til grunn at de regionale helseforetakene bidrar i gjennomføringen av regjeringens digitaliseringsprogram. 1

3 Den nye regjeringen har også pekt på behovet for ytterligere utvikling: Fra Høyre-Frp-regjeringens plattform: Bedre tilgangen til helseopplysninger og helsetjenester via en pasientvennlig helseportal på nett. Helsenorge.no starter i 2014 sitt moderniseringsarbeid, og spesialisthelsetjenesten og de andre etatene som er innholdsleverandører bidrar i dette arbeidet. Prosjektet må ha tett kontakt med Helsedirektoratet og helsenorge.no i hele prosjektprosessen, for å sikre samordnet utvikling for alle parter. 1.1 Fellesregionale beslutninger I desember 2012 besluttet de administrerende direktørene i de fire regionale helseforetakene å etablere et forprosjekt med mål om «å samordne spesialisthelsetjenestens nettløsninger med helsenorge.no-plattformen innen utgangen av 2017». Forprosjektet har gjennom sitt arbeid skissert muligheter for samordning og videre arbeid. Forprosjektrapporten og høringsinnspillene skal benyttes som referanselitteratur i det videre arbeidet. I prosjektet kan det vurderes andre løsninger og utviklingstrekk innenfor rammen av økonomi, tid og ressurser, enn det som er skissert i forprosjektrapporten. Styringsgruppen gjør de nødvendige beslutninger i henhold til prosjekt- /framdriftsplan. 16. desember 2013 gjorde de administrerende direktørene vedtak om at prosjektet «samordning av spesialisthelsetjenestens nettløsninger på helsenorge.no-plattformen» kan gå videre til et prosjekt, i henhold til målsettingene og med etablering innen utgangen av 2017 som resultat. Sak AD-møtet (se vedlegg nr 1) Vedtak: AD-møtet tar saken til orientering og ønsker at arbeidet videreføres i samarbeid med Helsedirektoratet/helsenorge.no. Dette mandatet gir føringer for prosjektet og har til hensikt å gi en tydelig beskrivelse av hva som skal utvikles og hvilke mål som skal nås, innenfor de rammebetingelser som gjelder for prosjektet. 2 Retning for nettkommunikasjonen 2.1 Langsiktig - Visjon 2020 Utvikling av nettkommunikasjon går raskt og befolkningen er raskt ute med å ta i bruk ny teknologi og tilegne seg kunnskap som utfordrer tradisjonell tenkning og oppbygging av innhold og bruk av tjenester. Helseforetakenes nettutvikling har så langt vært konsentrert rundt regional utvikling. Med tettere samarbeid mellom helseforetakene i spesialisthelsetjenesten og Helsedirektoratet/ helsenorge.no åpnes nye muligheter for at spesialisthelsetjenesten samlet, kan yte god nettbasert kommunikasjon, rettet mot befolkningen. 2

4 Hovedvisjon for spesialisthelsetjenestens nettsatsing er: Én offentlig helseportal Visjonen er retningsgivende for prosjektet og det videre arbeidet som må gjennomføres, både med tanke på teknisk og innholdsmessig utvikling, i samarbeid mellom partene på helsenorge.noplattformen. Visjonen er i tråd med helsenorge.nos overordnede målsettinger, og utvikling av én helseportal er et viktig virkemiddel for å nå de helsepolitiske målene om blant annet å utvikle pasientens helsetjeneste. Gjennom etablering av digitale løsninger og tjenester skal vi bidra til å gjøre pasienter mer i stand til å ta vare på og mestre egen helse, opplyse pasienter om egen helse og drive forebyggende arbeid. 2.2 Kortsiktig Prosjektet mot 2017 Tidligere utredninger og arbeid for nettbasert kommunikasjon har vist at det er utfordringer knyttet til å oppfylle visjonen om én helseportal. Det er derfor viktig å etablere riktige fundamentet fra starten - bygge en grunnmur som muliggjør etablering og utvikling for framtiden. Grunnmuren består blant annet av en felles plattform, bygget på SharePoint-teknologi. Det må også etableres felles redaksjon, delingsmekanismer på tvers av nivåer og utvikling av felles forvaltningsmodell. En offentlig helseportal skal på sikt bygge helsesektoren sammen. Prosjektet skal innenfor de gitte rammene; tid, ressurser og økonomi, arbeide for å nå målene for anbefalt konsept. Dette betyr at helseforetakenes nåværende nettsider blir lagt ned når de har flyttet sin informasjon over til den nye løsningen. Innholdet blir bygget opp på helsenorge.no-plattformen der helseforetakene i større grad kan dele innhold som er likt for alle, gjenbruke informasjonselementer og sikre mer helhetlig informasjonsutveksling med befolkningen. Det skal tydelig framgå at spesialisthelsetjenesten er en del av en offentlig helseportal i Norge, men helseforetakenes egenart skal også ivaretas. 2.3 Avgrensninger Visjonen for nettbasert kommunikasjon vil ikke kunne oppfylles gjennom dette prosjektet alene. Det er mange parter som må bidra og arbeidet må ses i et lengre perspektiv enn prosjektperioden. Det legges et godt grunnlag nå, men prosjektet vil trolig ikke kunne møte alle ønsker og krav som ligger i oppfyllelse av visjonen. Ønsker og innspill vil bli ivaretatt gjennom prosjektperioden og vurdert i tråd med videre endrings- og forvaltningsregime. Prosjektet vil i denne fasen ikke utvikle nisje-, tema- eller målgruppestyrte portaler. Dette må ligge til det videre utviklingsarbeid, i forvaltning av løsningen. Dette må skje i fellesskap mellom partene og i tråd med brukerbehov og trender innenfor nettkommunikasjon. Prosjektet skal ikke utvikle påloggbare tjenester, men informasjonsinnholdet som lages i dette prosjektet kan gjenbrukes i de påloggbare tjenestene. Nasjonal IKT har besluttet gjennomføring av forprosjekt for et felles samarbeid om påloggbare tjenester. 3

5 3 Mål 2017 Der visjonen tenker langsiktig, skal målet for prosjektet ha en litt kortere tidshorisont men likevel strekke seg mot visjonen. Hovedmål for prosjektet er: Helseforetakene har nettsider som bidrar til trygghet og mestring hos pasienter og pårørende. Nettstedene er integrert med helsenorge.no, og ivaretar helseforetakenes egen identitet. Delmål 1: Pasienter og pårørende får kvalitetssikret informasjon om helse, og kan bruke nettsidene til effektiv kommunikasjon med spesialisthelsetjenesten Vi har lyktes med dette hvis: 1. Innholdet er oppdatert, riktig og ikke dobbelpublisert 2. Vårt innhold kommer langt opp i søkemotorer 3. Brukerne finner det de leter etter, og det er enkelt å finne informasjon også på tvers av helseforetakene og nasjonale informasjonskilder, bl.a. ved hjelp av god søkemotor og MESH. 4. Felles innholdsstrategi ligger til grunn, utvikles og følges opp jevnlig 5. Du finner samme innhold enkelt uavhengig av om du bruker pc, nettbrett eller mobiltelefon 6. Funksjoner og tjenester blir utviklet én gang istedenfor flere ganger 7. Vi får til en god integrasjon og deling med helsenorge.no slik at pasienter og pårørende når tjenester og kommunikasjonskanaler via Min Helse på en enkel måte Delmål 2: Nettstedene er universelt utformet, og utvikles i samarbeid med brukerne Vi har lyktes med dette hvis: 1. Nettsidene følger kvalitetskravene fra DIFI og strekker seg mot 6 av 6 mulig stjerner i de årlige kvalitetsmålingene. 2. Brukere av nettsidene har en viktig rolle i utvikling og brukertesting av nettsidene Delmål 3: Befolkningen har økt kunnskap om og realistiske forventninger til tilbud, behandling og pasientrettigheter Vi har lyktes med dette hvis: 1. Delmål 1 nås 2. Befolkningen finner og bruker riktig instans å henvende seg i det offentlige helsetilbudet 3. Nettsidene bidrar til at befolkningen tar informative og kvalifiserte valg i forhold til sin egen helsesituasjon 4

6 4. Nettsidene kan bidra til gode resultater på nasjonale pasienterfaringsundersøkelser Delmål 4: Helsetjenesten er åpen og tilgjengelig Vi har lyktes med dette hvis: 1. Det er enkelt å følge med på helseforetakenes arbeid, utvikling og resultatoppnåelse i tråd med krav og føringer 2. Det er enklere å utveksle informasjon på tvers av spesialisthelsetjenesten, nasjonale informasjonskilder og andre 3. Godt klart språk er gjennomgående i all vår kommunikasjon på nett. Relevant innhold skal være tilgjengelig på bokmål, nynorsk og samisk etter gjeldende regler i målloven. Innhold skal også være tilgjengelig på engelsk. 4 Prosjektmodell Prosjektets metodikk baseres på Difis prosjektveiviser. Prosjektet planlegges med fire hovedfaser: Analyse, konsept,utvikling og implementering. Hver av fasene inneholder beslutningspunkter som må avgjøres i styringsgruppen. Forut for hver viktig beslutning må det settes av god tid til forankring. Løsningene i prosjektet utvikles etter Scrum-metodikk, som betyr at den tekniske løsningen utvikles gradvis, testes og deretter videreutvikles innenfor gitte rammer og tidsfrister. Helsedirektoratet bruker samme prosjekt- og utviklingsmetodikk i forbindelse med sitt nettprosjekt. Analysefase I analysefasen skal prosjektet komme opp med et faktagrunnlag som danner plattformen for det videre arbeidet. Spørsmål som må besvares er blant annet: Hva er tilbakemeldingene fra brukerne? Hva mener helseforetakene at brukerne bør få vite? Hva er de politiske føringene? Konseptfase Prosjektet skal presentere minst to konseptvalg og anbefale ett av dem overfor styringsgruppa, basert på prosjektets egne vurderinger og tilbakemeldinger fra helseforetak og aktuelle referansegrupper. Fasen innebærer også å visualisere det valgte konseptet, brukerteste det og 5

7 innhente tilbakemeldinger. Konseptfasen og utviklingsfasen går slik sett over i hverandre på flere områder. Konsept er en kreativ fase innenfor rammene som ble satt under analysefasen. Fasen er antatt arbeidskrevende, fordi viktige elementer som innholdsstrategi, design og innholdsarkitektur skal på plass. Utviklingsfase Denne fasen preges av utvikling og testing av løsningen. Pilotprosjektet (Helse Midt-Norge) er en viktig del av utviklingsfasen og følges tett av prosjektet. Viktige elementer som må på plass i denne fasen er blant annet teknisk kravspesifikasjon, redaksjonsmodeller, driftsmodell med tilhørende avtaleverk, endrings- og forvaltningsråd. Prosjektet må også lage opplæringsmateriell til bruk i forbindelse med overgang til helsenorge.no-plattformen. Implementeringsfase Denne fasen innebærer innføring av løsningen, først i pilot og deretter i alle de øvrige helseforetakene. Sentrale aktiviteter i denne fasen er opplæring, teknisk utrulling og implementering av nye forvaltningsmodeller. Prosjektleder utarbeider en mer detaljert plan for hver av fasene i prosjektmodellen. 5 Prosjektorganisering Prosjektet skal være organisert med prosjekteier, styringsgruppe, prosjektgruppe og referansegrupper. Prosjekteier Kommunikasjonsdirektørene eier prosjektet på vegne av hvert sitt RHF. Det blir utarbeidet en samarbeidsavtale mellom helseregionene og Helsedirektoratet for å avklare roller og ansvar. Styringsgruppe Styringsgruppen har ansvar for å: godkjenne mandatet behandle og godkjenne endringer i prosjektets omfang og mandat oppnevne prosjektleder godkjenne prosjektets direktiv og omfang godkjenne prosjektets resultater ved hver milepæl, og ta de nødvendige beslutninger i prosjektet sørge for at de rette personellressurser og økonomiske ressurser avgis til prosjektet Styringsgruppen består av: kommunikasjonsdirektør Helse Midt-Norge RHF (leder) kommunikasjonsdirektør Helse Nord RHF kommunikasjonsdirektør Helse Vest RHF kommunikasjonsdirektør Helse Sør-Øst RHF 6

8 direktør for teknologi og e-helse Helse Sør-Øst [1] direktør for digitale innbyggertjenester, Helsedirektoratet Prosjektleder Prosjektlederen har myndighet og ansvar til å lede prosjektet og levere de nødvendige produktene innenfor de rammer og betingelser som er definert av styringsgruppen. Ansvaret til prosjektlederen består i stor grad i å planlegge, delegere oppgaver til resten av prosjektteamet, overvåke aktiviteter og framdrift og styre alle aspekter av prosjektet. Prosjektlederen skal motivere alle involverte til å bidra til å oppnå prosjektets mål innenfor definerte krav og forventninger knyttet til tid, kostnad, kvalitet, omfang, gevinster og usikkerhet. Prosjektgruppe Prosjektgruppen har følgende deltakere: prosjektleder webredaktør/kommunikasjonsrådgiver fra Helse Midt-Norge RHF webredaktør/kommunikasjonsrådgiver fra Helse Nord RHF kommunikasjonsrådgiver fra Helse Vest RHF 2 webredaktører/kommunikasjonsrådgivere fra Helse Sør-Øst RHF [2] 1 representant fra Helsedirektoratet 2 webredaktører/kommunikasjonsrådgivere universitetssykehus 1 representant fra St. Olavs Hospital HF (i egenskap av pilot) 2 webredaktører/kommunikasjonsrådgivere fra helseforetak øvrig I enkelte faser i prosjektet kan det være behov for å hente inn fagressurser i kortere perioder, herunder informasjonsarkitekt, interaksjonsdesigner, utvikler med flere. Referansegrupper Referansegrupper er viktige i utforming og forankring av prosjektets arbeid og endelige leveranser. Referansegruppenes rolle vil være å gi råd til prosjektet, både i forhold til sluttbrukernes situasjon og til tekniske forhold rundt utvikling og senere drift av løsningen. Referansegrupper kan for eksempel bestå av brukere, kommunikasjonspersoner fra helseforetakene, teknisk kompetanse og fagfolk/helsepersonell. 6 Oppgaver 6.1 Konsept Helseforetakenes nåværende nettsteder baserer seg på en modell der avsender bestemmer hvilken informasjon som skal gjøres tilgjengelig, i en struktur som virker rimelig for avsenderen. En har i svært liten grad spurt publikum hvilken informasjon de trenger, og på hvilken måte de ønsker å kommunisere med helseforetakene. Prosjektet skal utvikle et konsept for hvordan en kan presentere [1] Prosjektet har en fordeling av kostnader etter modell , der Helse Sør-Øst står for den største andelen. Som følge av denne modellen har Helse Sør-Øst RHF to mandater i styringsgruppen. [2] Prosjektet har en fordeling av kostnader etter modell , der Helse Sør-Øst står for den største andelen. Som følge av denne modellen har Helse Sør-Øst RHF to mandater i prosjektgruppen. 7

9 informasjon og kommunisere med pasienter og pårørende på en brukerrettet og effektiv måte. Konseptet skal basere seg på beste praksis og innhentet kunnskap fra brukere. 6.2 Innholdsstrategi Dagens nettsteder for helseforetakene baserer seg på «Felles rammeverk for nettpublisering i spesialisthelsetjenesten». Dette dokumentet sier hvilke menypunkter helseforetakene skal ha på nettstedene sine, men lite om hvilken informasjon som skal ligge på hvert punkt, hvordan informasjonen skal produseres eller struktureres. Prosjektet skal lage en felles innholdsstrategi for spesialisthelsetjenesten som blant annet skal: legge føringer for hvilken informasjon som skal publiseres for å støtte virksomhetens mål hvordan denne skal tilpasses målgruppene hvordan den skal produseres og videreutvikles hvilken informasjon som ikke skal finnes på nettsidene Innholdsstrategien skal baseres på konseptet som er utviklet. 6.3 Felles plattform Prosjektet skal definere og etablere en felles plattform sammen med helsenorge.no for nettsidene til spesialisthelsetjenesten i Norge. I første omgang skal dette gjelde regionale helseforetak og helseforetak med alle underenheter. Informasjonen på foretakenes nettsteder skal være tett integrert med innholdet i helsenorge.no-portalen, og med innholdet på andre foretaks nettsteder der det er naturlig. Plattformen skal bestå både av en teknisk løsning der foretakene får hvert sitt nettsted, og av en organisatorisk overbygning som gjør at både redaksjonelle og drifts-, utviklings- og avtalemessige forhold kan håndteres på beste måte. Prosjektet skal legge mest vekt på behovet for samordnet informasjon til pasienter og pårørende. Faginnhold skal også ha sin plass i det videre arbeidet. Dette er viktig både knyttet til målet om økt kvalitet og pasientsikkerhet i tjenesten, og med tanke på den opplyste pasienten som vil ta kvalifiserte valg og ta del i egen helse. Prosjektet må utvikle en løsning som på kort sikt ivaretar behovet for utveksling av innhold til fag- og helsepersonell og samarbeidsparter, og på lengre sikt ivaretar behovet for deling av innhold mellom spesialisthelsetjenesten, helsenorge.no og andre samarbeidsparter. Prosjektet må på kort sikt tilrettelegge for informasjonsutveksling mellom fagfolk og samarbeidsparter. Prosjektet skal også legge grunnlaget for at en på lengre sikt skal ivareta behovet for utveksling av informasjon på tvers av alle nivåene i helsetjenesten. 7 Framdrift 1. april 2014: Oppstart analysefase 8

10 25. august 2014: Oppstart konseptfase 1. februar 2015: Oppstart utviklingsfase 1. mai 2015: 1. november 2015: 1. januar 2017: Oppstart Pilot (St. Olavs Hospital og Helse Midt-Norge RHF) Utviklingsfasen fortsetter parallelt Pilot er godkjent. Utrulling i Helse Midt-Norge Videre skal helseregionene til helsenorge.no i denne rekkefølgen: o Helse Nord o Helse Vest o Helse Sør-Øst Om lag 35 nettsteder skal over på ny plattform o Tiden fram til 1. januar 2017 fordeles mellom helseregionene som disponerer tiden og legger opp et hensiktsmessig løp Øvrige RHF/HF har lansert. Prosjektet varer til siste nettsted er på. En mer detaljert tidsplan blir utarbeidet av prosjektleder. 8 Økonomi Prosjektet «Felles nettløsning for spesialisthelsetjenesten én helseportal» har en estimert kostnadsramme på 25 MNOK (inkl. mva), for 2014, 2015 og 2016, fordelt på samarbeidspartneren; Helse Vest, Helse Midt-Norge, Helse Nord og Helse Sør-Øst. Hovedkostnadskomponenter: Grunnlagsinvestering: Brukeradministrasjon, MESH og SharePoint 2013 (serverfarm, sikkerhet, datafarm og lisenser). Prosjektet i henhold til gjennomføringsmodell Analyse Konsept Utvikling Implementering Prosjektleder: Lønnskostnader etter frikjøp fra Helsedirektoratet Prosjektmedarbeiderkostnader Prosjektregnskap legges til Helsedirektoratet (prosjektleder) Fordelingsnøkkel Kostnadene fordeles i henhold til fordelingsnøkkel: 40 % Helse Sør-Øst, 20 % Helse Vest, 20 % Helse Nord og 20 % Helse Midt-Norge. Det er noe usikkerhet knyttet til rammen, men kostnadskomponentene er basert på erfaringsbudsjett fra forprosjektrapporten. Budsjettet skal konkretiseres gjennom prosjektdirektiv og 9

11 etter analyse og konseptarbeidet i tidlig fase av prosjektet. Rammen er førende for de ulike fasene i prosjektet. Eventuelle endringer må besluttes av styringsgruppen. Kostnader per år, fordelt på regionene millioner: Helse Sør-Øst 5,2 mill Helse Vest 2,6 mill Helse Midt-Norge 2,6 mill Helse Nord 2,6 mill ,3 millioner: Helse Sør-Øst 3,72 mill Helse Vest 1,86 mill Helse Midt-Norge 1,86 mill Helse Nord 1,86 mill ,7 millioner: Helse Sør-Øst 1,08 mill Helse Vest 0,54 mill Helse Midt-Norge 0,54 mill Helse Nord 0,54 mill Prosjektkostnader 25 millioner Drift og forvaltning Prosjektperioden varer til alle helseforetak er lansert på helsenorge.no, men drift og forvaltningskostnader starter å løpe når første helseforetak/region er på. Helsedirektoratet betaler drift og forvaltningskostnader i perioden fram til de enkelte regionene er lansert. Årlige forvaltningskostnader er estimert til om lag 9 millioner kroner. Fordelt på regionene Helse Sør-Øst 40 % Helse Vest 20 % Helse Nord 20 % Helse Midt-Norge 20 % 3.6 mill 1.8 mill 1.8 mill 1.8 mill Helsedirektoratet fakturerer de fire regionene i henhold til den andelen som er aktuell for perioden fra lansering. Se vedlegg nr 2 for flere detaljer. 10

12 VEDLEGG 1 11

13 Notat til AD-møtet Til : AD-møtet 16. desember 2013 Fra : Kommunikasjonsdirektørene i RHF Dato : AD-møtesak Spesialisthelsetjenesten inn i helseportalen Saksbehandlende RHF: Helse Midt-Norge v/tor Harald Haukås Unntatt offentlighet: Dato for ev. tidligere behandlinger i AD-møte: , jf. AD-møtesak Hva saken omhandler i korte trekk Denne saken fremmes for AD-møtet for å redegjøre for arbeidet som er gjort i forprosjektet for å få spesialisthelsetjenesten inn i den nasjonale helseportalen helsenorge.no. Det bes om tilslutning til å gå videre med arbeidet. Bakgrunn for saken Det vises til nasjonalt AD-møte 17. desember 2012, sak Samordning av helseforetakenes nettkommunikasjon. Fra kommunikasjonsdirektørene forelå følgende forslag: Nettsatsingen for helseforetakene legger seg opp til helsenorge.no sitt målbilde, og blir en integrert del av Norges helseportal når det gjelder informasjon til pasienter og pårørende innen Forslaget til innfasingsplan og målbilde må bearbeides og konkretiseres videre i samarbeid med helsenorge.no. Dette arbeidet organiseres i et forprosjekt med oppstart tidlig 2013, og videre i et større prosjekt med oppstart høst Forprosjektet finansieres av de regionale helseforetakene, med en budsjettramme på 1,5 million kroner. I dette ligger en heltidsstilling som prosjektleder. Det forutsettes også at Helsedirektoratet deltar med prosjektdeltaker(e). Konklusjonen var at AD-ene tok saken til orientering og ønsker at arbeidet blir videreført i samarbeid med Helsenorge.no. Prosess På denne bakgrunn utarbeidet de regionale kommunikasjonsdirektørene et mandat for forprosjektet Inn i helseportalen. Styringsgruppe var de fire kommunikasjonsdirektørene og avdelingsdirektør Roar Olsen fra Helsedirektoratet (avd. Helseportal, Divisjon e-helse og IT). Leder for styringsgruppen har vært Tor Harald Haukås, Helse Midt-Norge RHF. Innenfor Helsedirektoratets gjeldende rammeavtaler ble det utlyst konkurranse for konsulent som skulle lede arbeidet. Kostnadsrammen ble etter gjennomført konkurranse justert og styringsgruppen sluttet seg også til utvidelse og forlengelse av engasjementet fram til medio oktober. Innleie av konsulent for forprosjekt og 12

14 etterarbeid har dermed kostet 2,15 mill. kroner (inkl. møtekostnader mv.). Beløpet faktureres de fire helseregionene fra Helsedirektoratet. En prosjektgruppe med deltakelse fra alle regioner, startet sitt arbeid 5. mars 2013 og sluttrapport og forslag til mandat for et hovedprosjekt ble levert 17. juni. Styringsgruppen sendte deretter rapport og forslag til mandat på høring. De fire helseregionene ivaretok intern høring hos sine respektive helseforetak og IT-enheter og leverte samordnet tilbakemelding til prosjektet. I tillegg ble Nasjonal IKT og Helsedirektoratet invitert til å komme med sine innspill innen 4. september En justert rapport fra forprosjektet som fanger opp innspill fra høringsrunden og et tillegg der det summeres øvrige merknader som skal vurderes i et eventuelt hovedprosjekt, ble behandlet av styringsgruppen 6. september. Forslaget til mandat for et hovedprosjekt tas også med i den videre prosess. I møte mellom de fire kommunikasjonsdirektørene og Roar Olsen fra Helsedirektoratet 9. oktober, ble det lagt fram oppdatert økonomisk oversikt og foretatt en gjennomgang av status. Kommunikasjonsdirektørene har etter dette drøftet veien videre og utarbeidet saksframlegg med forslag til konklusjon for AD-møtet. Utvikling av samarbeidet så langt Parallelt med forprosjektet er det arbeidet med en trinnvis utvikling av samarbeidet med den nasjonale helseportalen. Første trinn var å etablere nettsider (landingssider) for helseforetakenes kvalitetsindikatorer. Arbeidet ble startet våren 2013 og innenfor en kostnadsramme på kroner. Landingssidene er lansert, men løsningen må videreutvikles og kompletteres. Andre trinn skulle være å etablere egne sider som omtaler hvert helseforetak. For å kunne ivareta oppdatering av informasjon om eget helseforetak ville det også være aktuelt å gi redaktører fra helseforetakene påloggingsmulighet. Sett i lys av forprosjektets anbefalinger om å etablere en site-in-site -løsning der helseforetakene flyttet sine nettsider inn samme publiseringsplattform som konkluderte kommunikasjonsdirektørene 21. juni med at Trinn 2 skulle avgrenses til å være et forarbeid knyttet til brukeradministrasjon og tilgangskontroll. Det er satt en økonomisk ramme for konsulentbistand på 1 (en) mill. kroner i Både trinn 1 og trinn 2 har vært ivaretatt av Helsedirektoratet og har ikke vært en del av forprosjektet. I målbildet for utvikling av helseforetakenes nettkommunikasjon er trinn 3 en fullt ut integrert løsning der vi alle er på samme publiseringsplattform. Det er gjennom forprosjektet lagt fram en plan for hvordan dette kan realiseres innen utgangen av De fire helseregionene kan i samarbeid med Helsedirektoratet bestemme seg for å gjennomføre et slikt hovedprosjekt. I forprosjektet ble det presentert tre alternativer for finansiering. 1. Helseregionene dekker kostnadene og Helsedirektoratet er leverandør av løsningen. 2. Det etableres et felles prosjekt der kostnadene fordeles mellom partene. 3. Prosjektet finansieres direkte fra Helse- og omsorgsdepartementet. 13

15 Framtidige driftskostnader og lisenser vil måtte påregnes fra det tidspunkt man tiltrer løsningen. En samordnet utvikling av nettbaserte løsninger for helsetjenesten vil være av nytte for pasienter, pårørende og befolkningen generelt. En slik samordning vil ikke bare ha betydning for utvikling av den service helsetjenesten yter, men vil også ha verdi for helsetjenestens ansatte og samarbeidspartnere. Det vil være rasjonelt å ivareta et slikt utviklingsløp i fellesskap både i forhold til ressursbruk og for å etablere felles standarder, bidra til forenkling og sikre god kvalitet i nettløsningene. Den offentlige helseportalen ble lansert i 2011 og etter som nye selvbetjeningsløsninger og innhold for øvrig er utviklet og lansert, har bruken av nettløsningen økt betydelig. Ved at helseforetakene blir en del av portalen og at det over tid utvikles smarte løsninger for deling av innhold, vil det bidra til å styrke ytterligere og den offentlige helsetjenesten vil framstå mer enhetlig. Helseforetakene har en egeninteresse i dette, men det er også i stor grad snakk om å ta grep på vegne av hele helsetjenesten. Både økonomi, organisering og framtidig drift av helseportalen må vurderes i lys av dette. Kommunikasjonsdirektørene har vurdert spørsmålet om spesialisthelsetjenesten bør påta seg et så stort ansvar og bidra til å videreutvikle en portal som skal romme hele helsetjenesten. Konklusjonen er at det er ønskelig og i samsvar med de føringer som er gitt av vår eier. Budsjettmessige forhold I løpet av 2013 er det gjennomført og påbegynt arbeid som er forventet å gi en samlet kostnad på inntil 3,3 millioner kroner. Dette er utviklings- og utredningskostnader som kommunikasjonsdirektørene er enige om skal fordeles likt mellom regionene. I det reviderte kostnadsoverslaget for et framtidig hovedprosjekt er det lagt fram et forslag som innebærer en fordeling av kostnader mellom helseregionene og Helsedirektoratet. Fordi det i denne fasen vil være snakk om et arbeid som ender opp med etablering av et ulikt antall nettsteder for hver region, anbefales det at kostnadene som faller på helseregionene fordeles etter størrelse. Det vises til tidligere praktisert fordelingsnøkkel med 40 % på Helse Sør-Øst og 20 % på hver av de øvrige regioner. Selv om det fortsatt er knyttet moderat til høy usikkerhet til kostnadsestimatene, så bidrar det reviderte kostnadsoverslaget til et mer avklart bilde basert på organiseringen i det foreslåtte mandatet (utarbeidet av forprosjektet). Ved eventuell etablering av et hovedprosjekt er det likevel nødvendig å gjøre en fornyet vurdering av organisering av prosjektet og kostnader. Dette må også omfatte pilotering og mottaksprosjektene i helseregionene. I forprosjektets rapport er det beskrevet organisering av et hovedprosjekt for en prosjektperiode på 36 måneder (3 år). Utgiftene fordeler seg slik i perioden: Kostnader for RHF 1. år 2.år 3. år SUM Grunnlagsinvesteringer (Brukeradministrasjon) 2,0 0,0 0,0 2,0 Grunnlagsinvestering (SharePoint 2013, MeSH) 5,5 0,0 0,0 5,5 14

16 Løsningsutvikling 9,3 4,1 1,6 15,0 Prosjektledelse 3,1 2,3 1,6 7,0 SUM 19,9 6,4 3,2 29,5 Fordeling 1. år 2. år 3. år SUM Helse Midt-Norge 4 1,3 0,6 5,9 Helse Nord 4 1,3 0,6 5,9 Helse Vest 4 1,3 0,6 5,9 Helse Sør-Øst 8 2,6 1,4 11,8 SUM 19,9 6,4 3,2 29,5 Drifts- og forvaltningskostnader * Helse Midt-Norge 1,8 Helse Nord 1,8 Helse Vest 1,8 Helse Sør-Øst 3,6 SUM 9,0 * Drifts- og forvaltningskostnader omfatter lisenskostnader til 6 mill, fordelt med 50/50 mellom RHF-ene og Hdir. Evt. frikjøpsavtaler knyttet til helseforetakenes medvirkning i prosjektet er ikke tatt med i kostnadsoverslaget som er gitt ovenfor. Kostnader knyttet til mottaksprosjekt i de respektive regionene er ikke tatt med. Dette er i forprosjektet definert som den enkelte regions ansvar. Gir AD-møtet signal om at det skal arbeides videre med etableringen av et hovedprosjekt, skal det utarbeides nytt forslag til mandat og budsjett. Arbeidet med dette er påbegynt av kommunikasjonsdirektørene i form av endret framdriftsplan og justert organisering. Målet et å begrense kostnadene estimert ovenfor og redusere risiko. Andre forhold Fra Høyre-Frp-regjeringens plattform: 15

17 Bedre tilgangen til helseopplysninger og helsetjenester via en pasientvennlig helseportal på nett. Fra framlagt forslag til Statsbudsjett 2014: Helsenorge.no Digitale tjenester på nett skal gjøre kontakten med helse- og omsorgssektoren enklere og bidra til at innbyggerne opplever tjenesten som tilgjengelig og helhetlig. Helsenorge.no er etablert og skal tilby digitale tjenester for en enklere hverdag for pasienter og brukere i møte med helse- og omsorgssektoren. Portalen videreutvikles med nye tjenester. Helsenorge.no skal inneholde kvalitetssikret informasjon om sykdom og behandling, og veiledning til tjenestetilbud og rettigheter. Portalen skal gi tilgang til egen helseinformasjon, mulighet for elektronisk kommunikasjon med helsepersonell, og selvbetjeningsløsninger. Portalen skal fungere som en integrert del av helsetilbudet og også inkludere telefontjenester. Mer av innholdet skal oversettes til flere språk og det skal legges til rette for å informere innvandrerbefolkningen. Flere kvalitetsindikatorer skal presenteres. Vurdering Arbeidet med å samordne helseforetakenes hjemmesider har pågått over flere år. Helseregionene bidro aktivt da Helse- og omsorgsdepartementet i 2007 etablerte Felles rammeverk for nettbasert kommunikasjon i spesialisthelsetjenesten. Gjennom etableringen av den offentlige helseportalen og tilslutning til et felles målbilde, er det nå mulig å lage en integrert løsning med bruk av en felles publiseringsplattform. Utviklingen av nettbaserte tjenester på ulike plattformer gjør at behovet for samordning og standardisering har økt og kommer til å øke. Gjennom samordning av hjemmesidene vil helseforetakene ha et bedre utgangspunkt for å kunne nyttiggjøre seg felles informasjon og nye løsninger. Gjennom forenkling og samordning må målet være å gi publikum kvalitetssikret og mer oversiktlig informasjon. Spesialisthelsetjenesten vil kunne være en betydelig medspiller i å utvikle nye nettløsninger for innbyggere, ansatte og samarbeidsparter. Parallelt med etableringen av et fellesprosjekt med Helsedirektoratet, bør det iverksettes et arbeid for å utrede framtidig drift- og organisering av som nasjonal helseportal. Helseforetakene bør sammen med Helsedirektoratet ta initiativ slik at et slikt arbeid kan forankres hos Helse- og omsorgsdepartementet. Kommunikasjonsdirektørene anbefaler at det utarbeides et mandat og budsjett for et fellesprosjekt med Helsedirektoratet der helseforetakenes hjemmesider blir en del av og utvikles videre i tråd med målbildet for Behov for fremtidige avsjekkpunkt i AD-møtet Gitt at AD-møtet gir sin tilslutning til at arbeidet videreføres, vil AD-møtet holdes orientert ved behov. 16

18 Forslag til konklusjon: AD-møtet tar saken til orientering og ønsker at arbeidet videreføres i samarbeid med Helsedirektoratet/Helsenorge.no. Referat fra møtet: Spesialisthelsetjenesten inn i helseportalen Denne saken ble fremmet for AD-møtet for å redegjøre for arbeidet som er gjort i forprosjektet for å få spesialisthelsetjenesten inn i den nasjonale helseportalen helsenorge.no. Det ble videre bedt om tilslutning til å gå videre med arbeidet. Trond M. Andersen/ komm. dir. Konklusjon: AD-møtet tar saken til orientering og ønsker at arbeidet videreføres i samarbeid med Helsedirektoratet/Helsenorge.no. 17

19 VEDLEGG 2 18

20 Økonomi til felles nettprosjekt Ramme: 25 millioner i prosjektkostnader fra 1. april desember Prosjektkostnadene er redusert fra grunnlaget i forprosjektrapporten, ved at det ikke lenger er behov for tre delprosjektledere. Det er knyttet usikkerhet til rammen og prosjektleder må sammen med prosjektgruppen så raskt som mulig konkretisere budsjettet i henhold til framdriftsplan og aktiviteter som må gjennomføres. Hovedkostnadskomponenter: Grunnlagsinvestering; Brukeradministrasjon, MESH og SharePoint 2013 (serverfarm, sikkerhet, datafarm og lisenser) Prosjektet - engangskostnader: Analyse Konsept Utvikling Prosjektleder: Lønnskostnader etter frikjøp fra Helsedirektoratet Prosjektmedarbeiderkostnader: Frikjøp og reise for HF-representanter Prosjektregnskap legges til Helsedirektoratet (prosjektleder) Fordelingsnøkkel: 40 % Helse Sør-Øst, 20 % Helse Vest, 20 % Helse Nord og 20 % Helse Midt-Norge Drift/forvaltning: Basiskostnader som kommer når Helse Midt-Norge er lansert Kostnader og aktiviteter i 2014: Prosjektleder Grunnlagsinvesteringer, etableringskostnader (SharePoint og MesH) Brukeradministrasjon Analyse (prosjektdeltakere) Konsept og design; funksjonell arkitekt, interaksjonsdesigner, grafisk designer, SharePointarkitekt, front end utvikler Administrative kostnader Totalt 1,2 mill 5,5 mill 2,0 mill 1,0 mill 3,0 mill 0,3 mill 13,0 mill Fordelt på regionene i 2014 HSØ 40 % HV 20 % HN 20 % HM 20 % 5,2 mill 2,6 mill 2,6 mill 2,6 mill 19

21 Kostnader og aktiviteter 2015 Prosjektleder 1,2 mill Utvikling: scrummaster, funksjonell arkitekt, 6,8 mill systemutviklere, infrastruktur, test Opplæring 0,5 mill* Migrering (noe fast innhold som bilder og 0,5 mill* dokumenter) Administrative kostnader 0,3 mill Totalt 9,3 mill *kostnader som også kan forskyves ut i 2016 når de andre helseforetakene skal på Fordelt på regionene i 2015 HSØ 40 % HV 20 % HN 20 % HM 20 % 3,72 mill 1,86 mill 1,86 mill 1,86 mill Kostnader og aktiviteter 2016 Prosjektleder * Utvikling: systemutvikler, testere 1,2 mill 1,0 mill Opplæring 0,5 mill Administrative kostnader 0,2 mill Totalt 2,7 mill *må vurdere behov for 100 % prosjektleder gjennom hele året Fordelt på regionene i 2016 HSØ 40 % HV 20 % HN 20 % HM 20 % 1,08 mill 0,54 mill 0,54 mill 0,54 mill Kostnader i prosjektperioden 2014, 2015 og millioner Drift og forvaltning (fra Helse Midt-Norge er på*) Drift og vedlikehold 0,5 mill Applikasjonsvedlikehold, service og administrasjon 5,5 mill Lisenser 3,0 mill Totalt* 9,0 mill *Deles opp for alle, og Helsedirektoratet betaler i mellomværende periode for de påfølgende helseforetakene. Fordelt på regionene fra Helse Midt-Norge er på (årskostnad) HSØ 40 % HV 20 % HN 20 % HM 20 % 3,6 mill 1,8 mill 1,8 mill 1,8 mill 20

22 Kostnader som tas av Helsedirektoratet Prosjektet er et samarbeidsprosjekt mellom Helsedirektoratet og de fire helseregionene. Helsedirektoratet bidrar med ressurser inn i prosjektet, med blant annet faglig prosjekt leder, og andre ressurser fra helsenorge.no-redaksjonen ved behov. Helseregionene belastes ikke for bruk av disse ressursene. Totale kostnader knyttet til grunnlagsinvesteringene for prosjektet, estimeres til kroner 24,6 MNOK. Av dette beløp dekker Helseregionene 7,5 MNOK, og Helsedirektoratet 17,1 MNOK. I tillegg påløper det lisenskostnader (enhetspris pr prosessor og pr kjerne for SQL, Windows og SharePoint 2013) i drift/forvaltningskostnader, med 6,0 MNOK pr år. Helsedirektoratet dekker halvparten av denne, dvs 3,0 MNOK pr år. 21