ARNATVEIT BORETTSLAG TIRSDAG 4. APRIL 2017 KL ARNA IDRETTSPARK

Transkript

1 INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ARNATVEIT BORETTSLAG TIRSDAG 4. APRIL 217 KL. 19. ARNA IDRETTSPARK

2 DAGSORDEN FOR GENERALFORSAMLING I ARNATVEIT BORETTSLAG. TIRSDAG 4. APRIL ÅPNING AV GENERALFORSAMLING.1 Godkjenning av antall fremmøtte andelseiere.2 Godkjenning av antall fullmakter.3 Godkjenning av innkalling 1. KONSTITUERING 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av referent 1.3 Valg av protokollunderskrivere 1.4 Valg av tellekorps 1.5 Godkjenning av dagsorden 2. ÅRSBERETNING FRA STYRET 2.1 Gjennomgang av årsberetning 3. ÅRSREGNSKAP 3.1 Godkjenning av årsregnskap 4. STYREHONORAR 4.1 Godkjenning av styrehonorar 4.2 Godkjenning av sats for ekstraordinært arbeid utført av styremedlemmer 5. VALG 5.1 Fastsetting av styrets størrelse 5.2 Valg av styremedlemmer 5.3 Valg av to varamedlemmer 5.4 Valg av medlemmer til miljøutvalg 5.5 Valg av medlemmer til valgkomité

3 SAK 2. ÅRSBERETNING

4 ÅRSBERETNING FOR ARNATVEIT BORETTSLAG 1. Lagets virksomhet Arnatveit Borettslag er et samvirkeforetak i Bergen kommune, som har til formål å gi andelseierne bruksrett til egen bolig i lagets eiendom (borett) og å drive virksomhet som står i sammenheng med denne. Laget skal legge vekt på å fremme et godt bomiljø og spesielt skal det legges vekt på å gi barn i borettslaget et trygt og godt oppvekstmiljø. 2. Styret og styrets arbeid 2.1. Styrets, miljøutvalgets og valgkomiteens sammensetning Styret. Styreleder: Kenneth Gravdal A-tun Styremedlem: Stig Roar Olsen A-tun Styremedlem: Stian Persson C-tun Styremedlem: Astrid R. Storum (permisjon fra okt. 216) C-tun Styremedlem: Otto Vik (ekstern) Varamedlem: Jessica Ekström (permisjon fra des. 216) B-tun Varamedlem: Lisbeth Strand A-tun Miljøutvalget. Medlem: Hanne Espe B-tun Medlem: Sindre Westgård A-tun Medlem: Tove Samuelsen A-tun Medlem: Ingunn Birkeland A-tun Medlem: Veronika Berland C-tun Medlem: Erna Marie Hausken B-tun Valgkomité. Medlem: Gunnar F. Strand A-tun Medlem: Christer Aarø B-tun Medlem: Anette Lilleskare C-tun 2.2. Møtevirksomhet Siden forrige generalforsamling har styret avholdt 13 møter, og det har vært behandlet til sammen 113 protokollerte saker. Varamedlemmer har deltatt på styrets møter på lik linje med andre styremedlemmer. Ett styremedlem og ett varamedlem har i perioden bed seg fritatt av personlige årsaker. Både innkallinger og referat har blitt sendt ut også til vararepresentantene, slik at de kan komme med innspill og forberede seg til styremøtene i lik linje med de ordinære styremedlemmene. Styret har hatt jevnlig kontakt med forretningsføreren om den daglige drift av laget. I løpet av året har det også vært mye kontakt med bygg-teknisk avdeling hos BOB, som stod for forprosjekteringen av takvedlikeholdet. Ved overgang til byggefase, helt på slutten av året, byttet vi samarbeidspartner, og valgte OPAK AS som byggherres representant. Det har vært en del møtevirksomhet i forbindelse med dette. Vi har også inngått avtale om nytt HMS- og saksbehandlingssystem. Styreleder og ett styremedlem har deltatt i møter med henholdsvis, BOB, OPAK og Styret.com. Det er gjennomført en lang rekke synfaringer i løpet av året. Disse har vært gjennomført sammen med byggmester, bygningsingeniør, BOB bygg-teknisk, brøytefirma og murerfirma Saker som har vært behandlet Takprosjektet har stått sentralt i løpet av året, og har vært tema på alle styremøter. Andre behandlede saker nevnes parkering og innkjøring i det bilfrie A-tunet, byggesaker, søknad om varmepumper, søknader om dyrehold, brøyting og strøing, nettside og Facebook-sider, innhenting og behandling av pristilbud på forskjellig vedlikeholdsarbeid, HMS, oppfølging av Canal Digital, reklamasjon på parkeringsdekket, nye postkasser, maling, budsjett, dugnad og lekeplasser.

5 2.4 Saker under arbeid og planlegging. Rehabilitering av tak, piper og vinduer. Opprydding etter at takvedlikeholdet er ferdig. Det vil blant annet si opprusting/tilbakeføring av fotballbane og lekeplasser til samme eller bedre stand enn før oppstart. 3 Lagets drift og økonomi 3.1 Forretningsførsel og revisjon Forretningsførsel for boliglaget er i henhold til kontrakt utført av Bergen og Omland Boligbyggelag. Innfordring blir utført av Boligbyggelagenes Finansvirksomhet. Boliglagets revisor er K.P.M.G. AS. 3.2 Borettslaget eiendomsmasse og forsikring Borettslaget består av i alt 79 boenheter fordelt på 27 rekker i tre tun. Borettslaget er fullverdiforsikret i IF gjennom Boligbyggelagenes forsikringsordning «Partner Total». Forsikringen omfatter ikke innbo og løsøre. Egenandel ved skade er kr 1.,-. Har i perioden økt fra 6.,- 3.3 Boligomsetning, bruksoverlating og juridiske andelseiere I 216 har det blitt solgt 2 hus i Arnatveit Borettslag med gjennomsnitt pris på ,-. Pr har to av borettslagets andelseiere overlatt bruken av boligen til andre (fremleie). Ingen av andelseiere er juridiske personer. 3.4 Borettslagets lån og lånevilkår (jfr. note 12 i regnskapet) Borettslagets lån i Husbanken ble innfridd Avdragene utgjorde i 216 kr ,- og rentene kr ,- Laget har hatt løpende rente i Husbanken fra oktober 214. I forbindelse med utbedring av takene i borettslaget, har styret i samarbeid med BOB, inngått låneavtale med Fana Sparebank. Lånet er et rammelån på intill 29..,- som vil bli delåpnet i takt med fremdriften i takprosjektet. For å dekke påløpte kostnader i 216 valgte vi å ta første delåpning på 9. i desember. Lånet har løpende rente, og per var denne på 2,2 %. Lånet har en løpetid på 25 år og er avdragsfritt ut Økonomi Vedlikehold Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene og at virkelig verdi av bygningene er høyere enn den bokførte verdien som står oppført i regnskapet. Dette bekreftes også i en vedlikeholdsplan som styret etter anbefaling har fått utarbeidet i 211. Planen tar utgangspunkt i vurdering av fagfolk hos BOB og andre eksterne konsulenter. Denne planen er et nyttig verktøy i planlegging og budsjettering for kommende styrer Kommentarer for resultatregnskapet for 216 Regnskapet for 216 ble oppgjort med et positivt resultat på kr 99.92,- Husleien ble økt i 216 for å dekke inn prisstigning, samt ekstrakostnader med eiendomsskatt. For 217 er det også lagt inn en økning på 2,5% for å dekke generell prisstigning. Det er styrets oppfatning at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av resultat og stilling pr Årets endring i disponible midler ble positiv med kr ,-. Borettslaget har pr disponible midler på kr ,-. 4 Bomiljø, sosiale aktiviteter og dugnadsarbeid 4.1 Lekeplasser Borettslaget har til sammen 3 lekeplasser fordelt på våre tun. Det er på det rene at alle lekeplassene våre har behov for oppgraderinger for å fortsatt være i tråd med gjeldene forskrifter. Mest kritisk er det for lekeplassen i B-tunet. Generalforsamlingen i fjor vedtok at lekeplassen innerst i A-tunet skulle avvikles. Dette er gjennomført. Det ble også gjort et vedtak om sikring eller fjerning av sklien som er plassert på plassen mellom C- og A-tunet. Dette er av kapasitetsgrunner ikke gjennomført.

6 4.2 Miljøutvalgets arbeid (bomiljø og sosiale aktiviteter) Miljøutvalget har ansvar for å skape trivelige utemiljø og skape sosiale aktiviteter i laget. Halloweenparty Halloween ble i år feiret med filmfremvisning for barna på fotballbanen. Det ble satt opp parytelt med fremviser og lerret. De fremmøtte fikk popcorn og brus. Her var det godt oppmøte og stor stemning. Julegateåpning Julegateåpningen ble gjennomført den første søndagen i advent med nisser og hestekjøring. Det ble servert kaffe, kakao, saft, boller og pepperkaker. 4.3 Dugnadsarbeid 216 var et stille år på dugnadsfronten. Den vanlige koste-dugnaden før 17. mai ble noe amputert. Styret arrangerte dugnad i høst for å henge opp postkasser til A-tunet. Dessverre rakk vi ikke over B- og C-tunet før malesesongen var over, så dette vil bli fullført i 217. Postkasser til alle tun er innkjøpt. Dugnadsarbeidet i borettslaget er viktig for å holde felleskostnadene så lave som mulig. Enkelte andelseiere gjør en del dugnadsarbeid på eget initiativ. 4.4 Informasjon til beboere Styret bruker ABC-nytt som sitt viktigste informasjonsorgan, noe som stort sett ser ut til å fungere greit. Det har vist seg vanskelig å nå alle via digitale kanaler. Web-sidene til laget ( fungerer som et dokumentarkiv og generelt informasjonssenter. Annen informasjon (f.eks. om arrangementer) vil i tillegg til ABC-nytt bli gitt på Facebook-sidene. Nye websider ble lansert våren 216, og har gjennomgått forbedringer flere ganger i løpet av året. 5. Forhold som har inntrådt etter regnskapsårets utløp Det har ikke inntrådt vesentlige forhold etter regnskapsårets utløp. 6. Forskning og utviklingsarbeid Det har ikke vært noe forsknings- og utviklingsarbeid i Forutsetning om fortsatt drift Det foreligger forutsetning for fortsatt drift, og det er ikke forhold som skulle tilsi noe annet fremover. 8. Arbeidsmiljø Borettslaget har ingen ansatte. Borettslaget har egen forsikring for skade som skulle oppstå under dugnadsarbeid. Det er i 216 ikke registrert skader eller ulykker i forbindelse med dugnadsarbeid i borettslaget. 9. Likestilling Styret har bestått av 3 kvinner og 4 menn. Styret mener at den faktiske tilstand når det gjelder likestilling er tilfredsstillende, og at det derfor ikke er nødvendig å planlegge eller iverksette spesielle tiltak for å forbedre situasjonen. 1. Forurensning av det ytre miljø Borettslaget har obligatorisk avtale om henting av avfall (husholdningsavfall), papp og papir samt plastretur med Bergen kommune/bir AS. Gjennom denne avtalen har laget og andelseierne også tilgang til BIR AS sine returpunkt og gjenvinningsstasjoner i henhold til gjeldende betingelser. Avfallshåndteringen ellers er forsvarlig og blir håndtert gjennom godkjente kanaler. Enkelte andelseiere komposterer matavfall/organisk materiale. Om våren har borettslaget konteinere for usortert avfall for generell rydding av hus og eiendom, samt konteiner for fint/grovt hageavfall. Håndverkere som laget benytter leverer også bygningsavfall i godkjente containere, som blir utplassert ved behov. I perioden april-desember hadde vi en egen konteiner for grønt avfall stående og denne ble godt brukt, og tømt flere ganger. En mild høst forlenget perioden i forhold til tidligere år.

7

8 SAK 3. ÅRSREGNSKAP

9

10

11 RESULTATREGNSKAP 216 ARNATVEIT BORETTSLAG Note Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett 217 Driftsinntekter Felleskostnader Andre inntekter Sum inntekter Driftskostnader Lønnskostnader Dugnad Styrehonorar Arbeidsgiveravgift Avskrivninger Felles strøm og varme Kommunale avgifter Eiendomsskatt Andre driftskostnader Verktøy, inventar og driftsmateriell Vedlikehold Forretningsførsel Revisjonshonorar Andre konsulenthonorar Kontingent Forsikring Sikringsfond Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekt- og kostnad Renteinntekter bank Renteinntekter fellesmidler Andre renteinntekter Sum finansinntekter Rentekostnader lån Sum finanskostnader Resultat av finansinntekt- og kostnad Resultat Overført til/fra annen egenkapital ARNATVEIT BORETTSLAG

12 BALANSE 216 ARNATVEIT BORETTSLAG Note EIENDELER Anleggsmidler Varige driftsmidler Bygninger 11, Tomt 11, Andre driftsmidler Sum varige driftsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Fordringer Restanser felleskostnader Forskuddbetalte kostnader Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd og kontanter Innestående bank Innestående på fellesmidler Skattetrekk Sum bankinnskudd og kontanter Sum omløpsmidler SUM EIENDELER ARNATVEIT BORETTSLAG

13

14 Noter til regnskapet Note - Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslov, NRS 8 - God regnskapsskikk for små foretak og forskrift om årsregnskap og årsberetning for borettslag. Inntektsføring av leie skjer på leveringstidspunkt. Note 1 - Felleskostnader Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Andel felleskostnader Dugnadsinnbetalinger Kabel-TV Sum Note 2 - Andre inntekter Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Diverse inntekter Andre inntekter Sum Note 3 - Lønnskostnader. Selskapet har ingen fast ansatte og er ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om tjenestepensjon. Lønnsgodtgjørelser til styret: Dugnad, innberetningspliktig kr. 9 4 Note 4 - Styrehonorar Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Styrehonorar Avsetning styrehonorar 1 Sum ARNATVEIT BORETTSLAG

15 Noter til regnskapet Note 5 - Andre eiendeler Stillas Ladepunkt el-bil 2 stk 215 Ladepunkt el-bil 216 Lekeplass Anskaffelseskost pr.1.1 : Årets tilgang : Årets avgang : Anskaffelseskost pr.31.12: Akkumulerte avskrivninger pr.31.12: Akkumulerte nedskrivninger pr.31.12: Bokført 31.12: Årets avskrivninger : Anskaffelsesår : Antatt levetid i år : Note 6 - Driftskostnader Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Styredisposisjoner Gaver til beboere Kostnader møter/arrangement Renovasjon Snømåking og brøyting Containerleie/ -tømming HMS Lyspærer og sikringer Radon Maskiner og utstyr Kostnader parkeringsplasser Garasjer TV/Bredbånd Andre driftskostnader Diverse serviceavtaler Andre leiekostnader Egenandel ved skade Kontorkostnader Kursutgifter Porto Vedlikehold bil og traktor Andre gebyr Kostnader bomiljø Øredifferanser 23 Sum ARNATVEIT BORETTSLAG

16 Noter til regnskapet Note 7 - Verktøy, inventar og driftsmateriell Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Brannvernutstyr Låser, nøkler, postkasser, skilt etc Verktøy og redskap EL Bil ladepunkt m.m Lekeplasser, lekeapparater, hagemøbler etc Abonnement og lisenser Abb./lisens programvarer 13 Sum Note 8 - Vedlikehold Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Vedlikehold bygninger utvendig Vedlikehold rør og sanitær Vedlikehold elektrisk anlegg Vedlikehold utvending anlegg Vedlikehold bygninger Innvendig Vedlikehold maling Vedlikehold tak Vedlikehold dører og vinduer Sum Styret mener at det gjennomførte vedlikeholdet er tilstrekkelig for å oppveie verdiforringelse av bygningene. Note 9 - Forretningsførerhonorar Regnskap 216 Regnskap 215 Budsjett 216 Budsjett Forretningsførerhonorar Forretningsførerhonorar tilleggstjenester Sum Note 1 - Revisjonshonorar Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon. Note 11 - Bygninger Bygning Kontorbygg Tomt Anskaffelseskost pr.1.1 : Årets tilgang : Årets avgang : Anskaffelseskost pr.31.12: Akkumulerte avskrivninger pr.31.12: Akkumulerte nedskrivninger pr.31.12: Bokført 31.12: Anskaffelsesår : Antatt levetid i år : 13 ARNATVEIT BORETTSLAG

17 Noter til regnskapet Note 11 - Bygninger 13 ARNATVEIT BORETTSLAG

18 Noter til regnskapet Note 12 - Langsiktig gjeld Kreditor: Fana Sparebank Den Norske Stats Eiendomsfinansierin Husbank Lånenummer: Lånetype: Annuitet Annuitet Opptaksår: Rentesats: 2.2 % % Beregnet innfridd: Opprinnelig lånebeløp: Lånesaldo 1.1: Avdrag i perioden: Opptak i perioden: 9 Lånesaldo 31.12: 9 Langsiktig gjeld Ant. andeler Andel gjeld Sum fellesgjeld Antall andeler, andel gjeld og sum av fellesgjeld lån Forventet månedlig økning av fellesutgifter ved første avdrag Ant. andeler Andel gjeld Forv. økning Lån har første avdrag med kr ARNATVEIT BORETTSLAG

19 Noter til regnskapet Note 13 - Pantstillelser Pantstillelser Eiendommen som er stilt som sikkerhet hadde pr en bokført verdi på kr Note 14 - Disponible midler Disponible midler pr Periodens resultat Årets avskrivninger Årets investeringer Opptak lån 9 Avdrag lån Endring disp midler i perioden Sum disponible midler ARNATVEIT BORETTSLAG

20 SAK 4. STYREHONORAR

21 Sak 4. Styrehonorar 4.1 Godkjenning av styrehonorar Forslag til vedtak: Styrehonoraret økes med kr 1., til kr 16., 4.2 Godkjenning av sats for ekstraordinært arbeid utført av styremedlemmer For ekstraordinært arbeid utført av styremedlemmer skal det fastsettes en egen timesats. Dette er for arbeid som ikke er en del av det ordinære styrearbeidet, og som heller ikke er å regne som dugnadsarbeid. Det vil si arbeid som krever spesiell kompetanse, og som det elles ville vært naturlig å kjøpe som en tjeneste eksternt. Forslag til vedtak: Satsen settes til kr 1, per time. Valgkomiteen Gunnar Strand Christer Aarø Anette Lilleskare

22 SAK 5. VALG

23 SAK 5. Valg av medlemmer til styret og andre utvalg Valgkomiteens innstilling til generalforsamlingen 4. april 217 STYRET: Følgende er IKKE på valg: Styreleder Kenneth Gravdal Stuajordet 33 A-tun Valgt for 2 år i 216 Styremedlem Otto Vik Stuajordet 317 Ekstern Valgt for 2 år i Fastsetting av styrets størrelse I henhold til vedtektene punkt 8.1, 1 ledd, skal generalforsamlingen før valg gjennomføres bestemme størrelsen på styret for den kommende perioden. Det sittende styret har fremmet følgende forslag til vedtak: Styret utvides med ett medlem i ett eller to år, for å få en bedre fordeling av oppgaver så lenge arbeidet med takutskiftingen pågår. 5.2 Valg av styremedlemmer Styremedlem Stig Roar Olsen Stuajordet 69 A-tun 2 år (tar gjenvalg) Styremedlem Stian Alexander Persson Stuajordet 179 C-tun 2 år (tar gjenvalg) Styremedlem Jan Remi Angelskår Stuajordet 17 A-tun 1 år Styremedlem 1-2 år (utvidelse) 5.3 Valg av 2 varamedlemmer. Varamedlem Lisbeth Lindberg Strand Stuajordet 11 A-tun 1 år Varamedlem Christer Aarø Stuajordet 13 B-tun 1 år Valgkomiteen Gunnar Strand Christer Aarø Anette Lilleskare

24 MILJØUTVALGET: Sindre Westgård Stuajordet 83 A-tun Valgt for 2 år i 216 Tove Samuelsen Stuajordet 37 A-tun Valgt for 2 år i 216 Ingun Birkeland Stuajordet 23 A-tun Valgt for 2 år i 216 Hanne Espe Stuajordet 13 B-tun Valgt for 1 år i 216 Veronika Berland Stuajordet 157 C-tun Valgt for 1 år i 216 Erna Marie Hausken Stuajordet 127 B-tun Valgt for 1 år i Valg av medlemmer til miljøutvalg Liss Merete Larsen Stuajordet 181 C-tun 2 år Inger Lise Hollekve Stuajordet 121 B-tun 2 år Valgkomiteen Gunnar Strand Christer Aarø Anette Lilleskare

25 5.5 Valg av medlemmer til valgkomité Valgkomiteen foreslår følgende kandidater til valgkomité for 217/218: Forslag til vedtak: Medlem: Veronica Berland C-tun Medlem: B-tun Medlem: Gunnar Fantoft Strand A-tun Valgkomiteen Gunnar Strand Christer Aarø Anette Lilleskare

26

27 FULLMAKT Jeg / vi, Fra Stuajordet Gir herved Fra Stuajordet fullmakt til å representere meg / oss under Arnatveit Borettslags ordinære generalforsamling 4. april 217. Underskrift