DIGITAL PAPIRLØS IRETTEFØRING AV KOMPLEKSE STRAFFESAKER BRUKERMANUAL FOR DOMMERE, FORSVARERE OG AKTORER

Transkript

1 DIGITAL PAPIRLØS IRETTEFØRING AV KOMPLEKSE STRAFFESAKER BRUKERMANUAL FOR DOMMERE, FORSVARERE OG AKTORER 1

2 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING: Bakgrunn for digitalmoduset papirløs straffesaksbehandling og iretteføring: Formålet med digitaliseringen Erfaringene så langt Systematikken i framstillingen Hovedtrekkene i digitaliseringen av straffesakene Kort om programvaren Adobe Acrobat Reader, begrepsbruk, pdf.formaet og BL m.m Brukergrensesnitt Adobe Acrobat Reader: Legge opp ulike hurtigmenyer: Hvordan finne fram i dokumentet bokmerker og søkefunksjon: Navigere i dokumentet ved bruk av bokmerker: Søke i dokumentet hovedsøk med kikkerten: Kopiere tekst fra pdf. til et word-dokument Konvertere/lagre pdf.filen som tekst i Adobe Reader Straffesaksdokumentenes og utdragenes oppbygning Strukturen på straffesaksdokumentene Strukturen i en MASTERFIL med faktisk utdrag eventuelt med forsvarers utdrag, juridisk utdrag, tiltalebeslutning, disposisjon innledningsforedrag og prosedyre m.m Faktisk utdrag - pagineringsnummer og løpenummer: Oppbygning og låsing av utdrag til forberedelse av hovedforhandlingen utkast til forsvarer for uttalelse før og etter at forsvarer startet gjennomgangen av utdraget for saksforberedelse Det tekniske opplegget i retten Utstyr og rigging Bruk av bisitter for oppdatering og markering av filer under hovedforhandlingen Forsvarers navigering og markering i MASTERFILEN: Markering av dokumentbevis «live» i retten: Markering av hvilke dokumenter tiltalte og vitnene foreholdes Systematisere, lete og sortere markeringer m.m Bruk av bokmerker for navigeringer til temaer/kapitler med markeringer: Bruk av miniatyrbilder for søk etter markeringer Søk og sorter i markeringer FORBEREDELSE TIL HOVEDFORHANDLINGEN- Presentasjon av det tekniske opplegget for dommerne og forsvarer i retten etter ferdig rigging ÅPNINGEN AV HOVEDFORHANDLINGEN dommerne mottar MASTERFILEN med utdrag m.m Back-up og kopier av MASTERFILEN med nye markeringer: Hvordan tar dommerne, forsvarer og aktor notater: Innledningsforedraget bruk av disposisjonen og visning av dokumentbevis: Rettsboken vitner, dato og tidspunkter og lydopptak i retten av forklaringer Avhør av tiltalte og vitner Fjernavhør av vitner: Domskriving domspremisser og notoritet noter og henvisninger Anker og ankesilingsbehandlingen FORSVARERS OG AKTORS UTARBEDELSE AV FAKTISKE UTDRAG M.M - BRUK AV ADOBE ACROBAT PRO X (ELLER SENERE VERSJONER) Adobe Acrobat Pro X (eller senere versjoner) Brukergrensesnitt Adobe Acrobat Pro X eller nyere versjon: Hvordan hente fram egnede hurtigmenyer: Aktuelle hurtigmenyer som er relevante under utarbeidelse av utdrag og kommentarer til disse: Konvertering av andre formater til pdf. word, exel, outlook, powerpoint m.m Konvertere direkte fra utforsker:

3 Konvertere i word, exelmodus til pdf. og opprette automatiske bokmerker i samsvar med overskrifter/formatering i word Konvertere pdf.filer til word elle exelfiler Sammenstilling av filer med bokmerker: Bygge en portefølje med filer: Slette dokumenter eller legge til dokumenter i pdf.filen, endre rekkefølge og rotere dokumenter Jobbe i miniatyrbildemodus Bruke hurtigmenyene slett dokumentsider: Hurtigmenyen legget til dokumentsider/filer: Trekke ut dokument: Lage, flytte, slette og endre bokmerker: Opprette bokmerker Bygge bokmerkestrukturer hovedtemaer og undertemaer og flytting av temaer i strukturen Endre navn på bokmerker og slette bokmerker Formaterer og fargelegge bokmerker: OCR-behandling: Indeksering Optimalisere pdf.filen og redusere størrelse: Lage notater i pdf.filen og skrive ut notater Lage hyperlinker mellom dokumenter i filen og mellom dokumenter og eksterne filer: Paginering og utarbeidelse av topp- og bunntekst i dokumentfilen INNLEDNING: Formålet med denne brukermanualen er å sette dommere, forsvarere og aktorer i stand til å forberede og gjennomføre hoved- og ankeforhandlinger papirløst. Framstillingen omfatter ikke politiets interne konvertering av straffesaksdokumenter ut av BL-systemet. Metoden som beskrives nedenfor kan også benyttes i sivile saker i retten. Jeg er for tiden innbeordret til Justisdepartementet men kan treffes på mobil eller e-post ragnvald.brekke@jd.dep.no Oslo Ragnvald Brekke politiadvokat 3

4 1.1 Bakgrunn for digitalmoduset papirløs straffesaksbehandling og iretteføring: Utviklingen i strafferettspleien er stadig mer komplekse og omfattende straffesaker. Til tross for en betydelig teknologisk utvikling med digitale saksbehandlingssystemer, har straffesaks- og iretteføringsarbeidet ikke utviklet seg vesentlig. Fortsatt er arbeider aktørene i straffesakskjeden stort sett i papirmodus som krever store ressurser og betydelig grad av kontroll med store mengder papir som stadig må oppdateres og kopieres. Siden siste del av 2009 har undertegnede praktisert tilnærmet papirløst straffesaks- og iretteføringsmodus i flere store økonomiske straffesaker. Metoden er etter hvert adoptert av andre og det føres etter hvert flere papirløse straffesaker både i tingretten og i lagmannsretten. Det papirløse moduset er i stadig utvikling og er formidlet til Merverdiprogrammet i Politidirektoratet som skal utvikle det nye straffesakssystemet til politiet. Domstoladministrasjonen er også informert om det papirløse moduset. Håpet er at grunntanken i moduset blir bærende for politiets nye straffesakssystem, samhandlingen med forsvarerne og bistandsadvokater, samt domstolenes håndtering av papirløse hoved- og ankeforhandlinger i framtiden. 1.2 Formålet med digitaliseringen. Formålet slik jeg ser det, er å gi alle aktører i straffesakskjeden en betydelig mer effektiv og forsvarlig metode for behandling av komplekse straffesaker. Det er min påstand at en god papirløs straffesakskjede vil gi bedre rettssikkerhet, oversikt, notoritet og effektivitet, enn dagens papirbefengte iretteføringsmodus. Det sentrale for meg har vært rettssikkheten ved bedre kontroll med innholdet i etterforskningen, bedre grunnlag for korrekte påtaleavgjørelser, og at moduset gir forsvarerne og dommerne bedre oversikt over et komplekst faktum. 1.3 Erfaringene så langt. Erfaringene så langt er stort sett gode, selv om deler av digitalmoduset har vært gjenstand for kritikk i en sak som er behandlet i Høyesterett 1. Dagens versjon av det papirløse moduset er vesentlig forskjellig fra hvordan vi behandlet de første sakene i Det papirløse moduset er foreløpig avhengig av at politidistriktene foretar investeringer i dataverktøy/utstyr som kan rigges opp i domstolene, at det foretas opplæring, og at de lokale domstolene og forsvarere aksepterer moduset i enkeltsakene som sendes retten til pådømmelse. I en forhåpentligvis nær framtid vil samhandlingene mellom domstolene, politiet/påtalemyndigheten og forsvarerne bli heldigital og iretteføringen papirløs, hvor domstolene er satt opp med det nødvendige tekniske utstyret. 1 Se Rt om bl.a. digitale markeringer i aktoratets markeringer. 4

5 1.4 Systematikken i framstillingen. Første del av dreieboken vil i det vesentlige fokusere på følgende temaer: Kort om hvordan pdf.filene med straffesaksdokumenter og/eller faktiske bevis er satt sammen oversikt filstruktur, bokmerker m.m. Brukergrensesnitt Adobe Acrobat Reader. Bruk av Adobe Acrobat Reader for oversikt, søk og lage notater i digitale filer med straffesaksdokumenter og/eller faktiske utdrag, juridiske utdrag. Gjennomføringen av hoved- og ankeforhandlingen. Gjenbruk av det ferdig dokumenterte utdraget for domskriving. De siste delen av framstillingen fra 12 flg. er myntet på forsvarere og aktorer, og gir kunnskap om hvordan de kan bygge opp sine faktiske og juridiske utdrag digitalt ved bruk av Adobe Acrobat Pro, samt større dokumenter/prosesskriv med vedlegg. 2 Hovedtrekkene i digitaliseringen av straffesakene. Som nevnt ovenfor omfatter digitaliseringen alle faser av straffesakskjeden. Målet er at alle skal jobbe papirløst allerede ved oppstart av etterforskningen fram til det foreligger rettskraftig dom. Det helt grunnleggende med det papirløse moduset er at vi jobber i store digitale filer i pdf.format i stedet for en rekke frittstående filer med ulike formater som er lagret i et definert saksbehandlingssystem jfr. politiets BL-system. I det papirløse moduset tar vi filene ut av saksbehandlingssystemet og legger dokumentene inn i en frittstående stor digital bunke i en gitt rekkefølge. Rent billedlig kan dette vises som følger: BL-systemet: Konvertering/samling til en pdf.fil: Pdf.fil med straffesaksdokumentet: 5

6 3 Kort om programvaren Adobe Acrobat Reader, begrepsbruk, pdf.formaet og BL m.m. Adobe Acrobat Reader er et gratisprogram som kan lastes ned fra internett se linken: Når det gjelder bruk av programvaren Adobe Acrobat Pro X omtales dette fra pkt. 12 flg. i forhold til sammenstilling av filer m.m. 3.1 Brukergrensesnitt Adobe Acrobat Reader: Nedenfor vises brukergrensesnittet til Adobe Acrobat Reader med en del forklaringer til skjermbildet nedenfor med Politianalysen som et eksempel på en strukturert pdf.fil se vinduet til venstre: Forklaringer: Menylinje Hurtigmenylinje Bokmerkevindu Vindu for dokumentvisning Forklaringer: Kommentarvisning Kommentarverktøy Visning av ulike kommentarer 6

7 Nedenfor vises såkalt miniatyrvisningsmodus. Forklaringer: Sideminiatyrvisning Endring av størrelse på vinduene ta tak i linjen mellom vinduene og trekk de til den siden du ønsker Nedenfor vises dobbeltsidig visning Forklaringer: Bokmerkevisning Endret størrelse på vinduene Dobbeltsidig visning av dokument 7

8 3.2 Legge opp ulike hurtigmenyer: Når du skal legge opp hurtigmenyer, høyreklikker du på menylinjen, og du får opp følgende valg hvor du kan gå igjennom valgene og legge opp de menyene du ønsker å bruke. Det er bare å peke og klikke på menyen du ønsker lagt opp, så hukes den av og den legger seg på menylinjen: For å kunne arbeide effektivt bør du gå igjennom alle alternative fra «roter visning til og med «kommentarer» og legge opp forslagsvis følgende hurtigmenyer: Åpne fil Lagre fil o Skriv ut fil o Send fil med e-post. Navigere side opp/ned Løpenummer dokumentside o Navigere fra mellom tidligere visningsside (retur og fremoverknapp) Markering av tekst for kopiering Håndverktøy for å flytte bildet. o Zoom-verktøy Lupe detaljer i dokumentet Sidevisningsmodus del av side, helside og dobbelside Rotering av dokumentsider Angre markering Kopier Ta øyeblikksbilde Hurtigsøk Hovedsøk (kikkert) Markering notat til tekst. Markering fargelegging av tekst. 8

9 3.3 Hvordan finne fram i dokumentet bokmerker og søkefunksjon: Nedenfor viser Politianalysen side 19 og bokmerke pkt og to typer markeringer: Hvis du åpner kommentarfeltet til venstre vil du se at de ulike markeringene som er lagt inn på dokumentsiden. I vinduet til høyre vises dato og klokkeslett for når markeringene er lagt inn, og kommentarenes innhold. Etter hvert som du gjennomgår dokumentet og legger inn flere markeringer og notater, vil du Ut over de to markeringsmenyene i hurtigmenylinjen finnes det flere andre merknader og tegnemarkeringer som viser ovenfor i vinduet til høyre. 9

10 Til hver av markeringstypene kan det legges inn kommentarer til streken/markeringen. Når du er ferdig med å legge inn en kommentar, vil innholdet i kommentaren dukke opp når du peker på kommentaren eller markeringen. Se nedenfor hvor tekstboksen. 3.4 Navigere i dokumentet ved bruk av bokmerker: Den absolutt enkleste måten å finne fram i pdf.filen er å bruke bokmerkene. Du åpner bokmerkestrukturen ved å klikke på +tegnene i strukturen. Da åpner underbokmerkene seg. Klikk på bokmerket og du er framme på rett sted i dokumentet. Du lukker bokmerkene igjen ved å klikke på minustegnene. Du kan endre tekststørrels en på bokmerkene ved bruke menyen til venstre 10

11 3.5 Søke i dokumentet hovedsøk med kikkerten: Hvis pdf.filene er OCR-behandlet og indeksert, vil et søk gjennom tusenvis av sider skje i løpet av få sekunder. Du kan søke på enkeltord, ordsammensetninger m.m. Jeg viser her til alternativene som vises i bildet nedenfor eventuelt bør du gå til Adobes hjemmeside hvis du ønsker å søke på andre måter. Hvis du trykker på kikkerten vil følgende bilde dukke opp på skjermen Trykk på «ordne vinduer», og søkefunksjonen legger seg da ved siden av skjermbildet med bokmerker og dokumentet. I søkebildet til venstre har jeg lagt inn på «responstid» og trykket OK. Når du har trykket OK, får du opp følgende visning med (28) treff og muligheter for å navigere i treffene. Ved å klikke på treffet i listen navigerer du til den aktuelle dokumentsiden hvor treffet finnes. 11

12 3.6 Kopiere tekst fra pdf. til et word-dokument. Når du skal bruke tekst i historiske dokumenter kan du velge følgende metode enten konvertere hele dokumentet til tekstfil fra pdf, eller kopiere ut tekst direkte fra pdf.filen til word se om sistnevnte i bildet nedenfor hvor jeg bruker tekstmakeringsverktøyet og klipp og lim inn i word (Ctrl+c og Ctrl+v). 12

13 3.7 Konvertere/lagre pdf.filen som tekst i Adobe Reader. Selv om det ikke er veldig aktuelt i store straffesaker, kan du konvertere en pdf.fil til en tekstfil se oppskriften nedenfor. Hvis du velger menyen «fil/lagre som annet/tekst» vil programmet lagre en tekstfil som du kan åpne i wordpad og kopiere deretter lagre som et word-dokument. Konvertering av tekst fra pdf til word, eller til exel, vil vanskeliggjøres hvis pdf.dokumentets oppløsning og kvaliteten på bokstavene og tallene er dårlig. Jo dårligere kvalitet på pdf.filen, jo flere skriftlige feil oppstår. 13

14 4 Straffesaksdokumentenes og utdragenes oppbygning. Nedenfor vises strukturen på en konkret straffesak og ett konkret faktisk utdrag men noen kommentarer: 4.1 Strukturen på straffesaksdokumentene Nedenfor vises en sladdet forside av en stor økonomisk straffesak med mer enn sider. Dokumentene ligger samlet i en fil på 2 gigabyte, og i samme rekkefølge som i papirutgaven. Strukturen i bokmerkene samsvarer med strukturen i straffesaken. I en slik fil vil det være enkelt å finne fram til eksempelvis avhør av et vitne se nedenfor: 14

15 5 Strukturen i en MASTERFIL med faktisk utdrag eventuelt med forsvarers utdrag, juridisk utdrag, tiltalebeslutning, disposisjon innledningsforedrag og prosedyre m.m. Erfaring fra flere store saker, er at det kan være hensiktsmessig å slå sammen flere filer til en stor fellesfil som retten og partene etter endt bevisføring kan forholde seg til. Motsetningsvis kan en velge å kjøre utdragene og de øvrige dokumentene separat. Et eksempel på en felles sammenstilling av faktisk utdrag, forsvarers dokumentasjon m.m. vises nedenfor. Fordelen med en felles fil er at en enkelt under hovedforhandlingene og senere kan navigere mellom dokumentene ved bl.a. bruk av bokmerkene. Nedenfor vises en skjermbildet fra en endelig ferdig dokumentert pdf.fil som inneholder både faktisk utdrag, forsvarernes dokumentasjon og disposisjonen til innledningsforedraget. I skjermbildet vises filens bokmerkestruktur til venstre, et dokumentbevis med markering i midten, og listen med dokumentasjoner/markeringer som er foretatt under hele hovedforhandlingen. I denne saken ble det foretatt 760 markeringer. I vinduet til venstre vises markeringene med dato og klokkeslett og på side 22 ble markeringen foretatt kl

16 6 Faktisk utdrag - pagineringsnummer og løpenummer: I papirmodus forut for og ikke minst under hoved- og ankeforhandlinger, vil endringer/tillegg i dokumentasjonen skape betydelige problemer i forhold til kopiering, paginering og oppdatering av alle aktørenes utdrag som brukes i retten. Ofte må rettsmøtene utsettes, og det må jobbes om kvelden og i helger med oppdateringer og repagineringer av utdrag. I digitalmodus er dette problemet tilnærmet borte, fordi en raskt og effektivt kan foreta betydelige endringer av filene enten ved å legge til dokumenter, eller ta ut dokumenter, og foreta omstruktureringer av bokmerker og repaginering av oppdaterte utdrag. Det tar i praksis bare noen minutter å legge til tusenvis av sider i et utdrag hvis tillegget er godt strukturert, OCR-behandlet m.m. før innlegg i utdraget. Det er viktig for partene og dommerne at det ikke oppstår rot med endringer av eksisterende pagineringsnummer og løpenummer under hoved- og ankeforhandlingene. Det er viktig at det gjennom hele rettsprosessen i alle instanser foreligger samsvar mellom opprinnelig pagineringnummer og løpenummer. Det viser seg i praksis at det skaper problemer hvis løpenummer og sidenummer/pagineringsnummer ikke samsvarer. I bildet nedenfor vises et utdrag hvor det er samsvar mellom løpenummer og sidepaginering: For å unngå problemer med endringer av løpenummer og pagineringsnummer under hovedforhandlingen, vil jeg skille mellom to tidsepoker i utviklingen og bruken av et faktisk utdrag. 16

17 6.1 Oppbygning og låsing av utdrag til forberedelse av hovedforhandlingen utkast til forsvarer for uttalelse før og etter at forsvarer startet gjennomgangen av utdraget for saksforberedelse. Etter at tiltalebeslutning er tatt ut og sendt retten for berammelse, bør aktoratet så raskt som mulig sende et digitalt utkast til utdrag til forsvarer med frist for kommentarer. Før forsvarer har inngitt sine merknader til innhold og oppbygning av utdraget, bør en kunne foreta ulike endringer i bl.a. innhold og struktur. Etter at forsvarer har kommentert innhold og struktur, bør utdraget «låses» og pagineres og sendes forsvarer til forsvarers saksforberedelse. Fra dette tidspunkt bør eventuelle tillegg i utdraget skje ved at nye dokumenter legges inn bakerst i filen. I pkt. 12 nedenfor redegjøre jeg for hvordan en legger til dokumenter i en eksisterende fil og oppdaterer pagineringen. 7 Det tekniske opplegget i retten 7.1 Utstyr og rigging I skrivende stund er de færreste rettsaler ferdig rigget med flatskjermer og PC. Oslo politidistrikt har derfor siden 2010 selv rigget opp utstyr med PC og flatskjermer til alle aktørene i retten. Rigging av utstyr tar ca. 2 timer avhengig av hvor mange som rigger og hvor mange aktører det skal rigges for. Vi rigger vanligvis fra ca. kl og kjørere deretter en presentasjon for dommere og forsvarer etter lunch samme dag. Vi har kjørt saker med opptil 30 aktører i retten hvor alle har hatt tilgang til flatskjerm. 17

18 Det tekniske opplegget vises i skissen nedenfor, og MASTERFILEN med dokumentbevis styres via en PC i retten. Vi stiller gjerne med trådløse tastaturer og mus til aktor, bisitter og forsvarer, så alle kan navigere den offisielle MASTERFILEN etter eget ønske under innledningsforedrag, avhør og prosedyre. 7.2 Bruk av bisitter for oppdatering og markering av filer under hovedforhandlingen. Normalt vil aktor i store saker ha med seg bisitter og/eller medaktor. Erfaringsvis vil det for alle parter være hensiktsmessig at aktor slipper å navigere og markere selv i MASTERFILEN. Dette bør forslagsvis skje av en person i retten normalt aktoratets bisitter. Bisitter vil finne fram til de dokumenter som ønskes vist på skjermene, og markere ut den teksten som anses dokumenter, samt gi aktørene tilgang til oppdaterte filer med nye markeringer hver dag under hovedforhandlingen. Se senere om dette. 18

19 7.3 Forsvarers navigering og markering i MASTERFILEN: Dette løses normalt ved at forsvarer gir aktors bisitter sidenummer/løpenummer, så finner bisitter dette fram. Når forsvarer har dokumentert/lest deler av dokumentet, vil disse delene markeres men da med en annen farge enn aktoratets dokumenterte tekstdeler se eksempel nedenfor med blå markering fra aktoratet og rød for forsvarer: 7.4 Markering av dokumentbevis «live» i retten: Markeringer av hva som er dokumentert i retten praktiseres ved at teksten som anses dokumentert og lest opp av aktor eller forsvarer, markeres ut med en strek i margen, hvor en kan velge ulike farger alt etter hvem som dokumenterer tekstinnholdet. Hvis det er flere forsvarere kan en velge en farge for hver forsvarer og aktor. Markeringen skjer ved å velge hurtigmenyen linje. Hvis en ønsker å endre fargen, henter en fram egenskapsmenyen ved å høyreklikke på menylinjen og velge fargen til streken. 19

20 7.5 Markering av hvilke dokumenter tiltalte og vitnene foreholdes. I tillegg til ovennevnte streker som bekrefter hva som er dokumentert og når det skjedde, kan en også foreta markeringer i dokumentet som viser hvem som er foreholdt dokumentinnholdet. Det kan eksempelvis skje ved at de som avhøres gis et nummer fra 1 osv. og at nummeret markeres i margen på dokumentsiden. Dette vil gi fullstendig notoritet rundt bevisføringen både mht. hva tiltalte og vitnene foreholdes. Denne metoden er ikke utprøvd i retten men kan enkelt gjennomføres eksempelvis på følgende måte hvor de tiltalte og vitnene gis nummer. Nedenfor har jeg klikket på den blå og røde linjen, så det åpner seg et notatvindu. Her har jeg lagt inn nummer på tiltalte og vitnene som er forehold de aktuelle tekststedene. Når notatene er lagt inn vil innholdet i notatene vise deg ved å peke på linjen, eller kikke på menyen til høyre. En annen metode for å skaffe tilsvarende oversikt, kan være å legge inn notat med nummer til teksten som er foreholdt. Da kommer klokkeslettene og datoen fram for når foreholdelsen skjedde. 20

21 I bildet ovenfor vil det vises hvem som ble foreholdt de ulike bevisgrunnlagene og hvilke dag og klokkeslett dette skjedde 21

22 7.6 Systematisere, lete og sortere markeringer m.m. Etter hvert som MASTERFILEN i retten inneholder mange markeringer, eller aktørenes kopier av MASTERFILEN har flere egne kommentarer/markeringer, er det mulig finne fram til de ønskede markeringer på ulikt vis. Nedenfor vises noen av disse: Bruk av bokmerker for navigeringer til temaer/kapitler med markeringer: Normalt brukes bokmerker for å søke seg fram til relevante deler av filen. Hvis en kjenner hvilket tema i bokmerkestrukturen den relevant markeringen må ligge under, kan du klikke på dette bokmerket og rulle igjennom dokumentsidene kjapt med helsidemodus. Se bildet nedenfor: Her har jeg trykket på bokmerke og side 27 kommer opp med markeringen i rødt til venstre Bruk av miniatyrbilder for søk etter markeringer Miniatyrbildevinduet gir også oversikt over markeringer i MASTERFILEN. 22

23 7.6.3 Søk og sorter i markeringer. En kan også søke opp markeringer i kommentarlisten, eller sortere disse på ulike måter. Du kan også velge ut typer av kommentarer/markeringer på følgende måte. 8 FORBEREDELSE TIL HOVEDFORHANDLINGEN- Presentasjon av det tekniske opplegget for dommerne og forsvarer i retten etter ferdig rigging. Erfaringsvis må aktoratet i store saker rigge utstyret på fredagen før hovedforhandlingen starter. Riggingen tar som nevnt ca. 2 timer med erfarne medarbeidere. Etter endt rigging fredagen før hovedforhandlingen har vi tilbudt dommerne og forsvarerne en kort presentasjon av det tekniske opplegget i retten. Hvis det ikke kjøres en kort presentasjon fredagen før hovedforhandlingen, bør det ved oppstart av innledningsforedraget kjøres en kort presentasjon av det papirløse moduset. Alternativt kan en under gjennomføring av et saksforberedende møte gjøres en kort presentasjon. I tillegg kan denne brukerhåndboken sendes retten og forsvarerne til orientering. 23

24 9 ÅPNINGEN AV HOVEDFORHANDLINGEN dommerne mottar MASTERFILEN med utdrag m.m. Forsvarer har mottatt sin arbeidskopi av MASTERFILEN i god tid før hovedforhandlingen. Denne kan forsvarer innarbeide med egne notater m.m. Dommerne får ved åpningen av hovedforhandlingen en ren kopi av MASTERFILEN som samsvarer med den «offisielle» MASTERFILEN som ligger på PC en som skal vise pdf.filen på flatskjermene i retten. Dommernes personlige kopi av MASTERFILER kan de bruke til å lage egne digitale notater i. Disse overleveres dommerne forslagsvis på minnepenn. Den offisielle MASTERFILEN som vises på skjermene vil allerede under innledningsforedraget bli brukt og en god del av de sentrale dokumentbevisene vil bli markert ut som fremlagt i retten. Etter hvert som saken skrider fram over flere rettsdager/uker, vil antallet markeringer øke suksessivt. For at forsvarerne og dommerne skal kunne ha løpende oversikt over antallet hva som er dokumentert, kan aktørene få oppdaterte versjoner av MASTERFILEN så ofte de selv ønsker. Dette skjer forslagsvis ved at bisitter laster den oppdaterte filen inn på minnepinnene aktørenes minnepenn. 9.1 Back-up og kopier av MASTERFILEN med nye markeringer: Så lenge det digitale utstyret ikke er permanent i retten med automatisert back-up av filene, må en velge en manuell versjon hvor MASTERFILEN oppdateres og sikres etter hver rettsdag. Dette gjøres enkelt ved at bisitter lagrer siste versjon med et nytt navn med dato. Da er gårsdagens fil sikret og den nye med nytt navn en kopi av gårsdagens. På denne måten sikrer vi oss mot at MASTERFILEN går i stykker, og tidligere markeringer m.m. går tapt. I tillegg bør bisitter også ta med siste versjon av filen og legge de på en annen datamaskin/katalog i politiets katalogstruktur, så en sikrer seg mot at PC en i retten kræsjer. Ved endt bevisføring over vil en sitte på flere versjoner av MASTERFILEN for hver dag i retten hvor den siste er den endelige ferdige versjonen som dommerne og partene skal forholde seg til mht. prosedyren og domskrivingen. Rent billedlig vil dette manuelle backup-systemet gi en ny fil hver rettsdag med nytt navn og oppdatering av nye markeringer. Nedenfor vises utviklingen i antallet markeringer fra aktoratet (blått) og forsvarer (rødt): 24

25 9.2 Hvordan tar dommerne, forsvarer og aktor notater: Digitalmoduset forhindrer ikke at dommerne og forsvarerne kan foreta notater på gamlemåten, eller bruke egne PC er eller nettbrett. Nedenfor vises noen av mulighetene eksempelvis håndskrevne notater på notatblokk, innholdsfortegnelsen til det faktiske utdraget, disposisjon innledningsforedrag og prosedyredisposisjonen i tillegg til mulighetene for å skrive notater i egen intern MASTERFIL på aktørens private PC. 25

26 9.3 Innledningsforedraget bruk av disposisjonen og visning av dokumentbevis samtidig: Nedenfor vises metoden for å vise to sider i samme fil samtidig. Visningen gjøres ved at en velger nytt vindu: Deretter legger du hvert av vinduene til hver sin side på skjermen bruk «windowstasten» på tastaturer+ piltastene for å legge bildene til hver sin side. I skjermbildet ovenfor kan en samtidig vise disposisjonen og dokumentbevisene som danner grunnlag for tiltalen i samme pdf.fil. Du kan velge nye sider av disposisjonen og/eller nye dokumentbevis uavhengig av hverandre. 26

27 En annen måte å lese to steder i samme fil er å dele skjermbildet ved å bruke dra nedtrekket til høyre til en passende fordeling. Da kan du se på to steder i filen samtidig. 9.4 Rettsboken vitner, dato og tidspunkter og lydopptak i retten av forklaringer. For å skape størst mulig notoritet rundt hvem som avhøres om hva og hvilke dokumenter vedkommende foreholdes under sin forklaring, er det viktig at rettsboken angir tidspunkt for når avhørene startet og sluttet. Dette fordi vi ha bedre kontroll med hva som ble presentert tiltalte og vitnene. Hvis det samtidig tas opp lyd på en MP3-spiller, vil aktørene kunne få løpende tilgang til både lydfilene og de oppdaterte versjonene av markeringene i utdragene etter hver rettsdag. På denne måten vil en ha bedre kontroll med hva som er bevisført under hovedforhandlingen med tanke på prosedyrene og senere ifb. med anker og ankebehandlingen. Oppfordringen til alle aktørene i retten er at det er løpenumrene som bør være referansen som oppgis når bisitter skal finne fram til rett dokumentside. 27

28 9.5 Avhør av tiltalte og vitner. I retten er det koblet opp en flatskjerm i vitneboksen eller på et bord foran vitneboksen hvor tiltalte og vitnene kan se på skjermen når de skal forelegges bevis se bildet nedenfor fra Borgarting lagmannsrett. 9.6 Fjernavhør av vitner: Ved fjernavhør av vitner som skal foreholdes dokumentasjon, gjennomføres følgende forberedelse av avhørene. Vi trekker ut de sidene av utdraget som vitnene skal foreholdes ved bruk av programmet. Dette samordnes med forsvarer, og forsvarer får en kopi av uttrekket av dokumentsider. Dokumentsidene inneholder pagineringen og løpenumrene i MASTERFILEN. Det digitale uttrekket av MASTERFILEN sendes vitnet på e-post og vitnet har da tilgang til filen med dokumentbevisene foran seg når vedkommende avgir forklaring. Den som gjennomfører avhøret angir til vitnet hvilket løpenummer/sidenummer vedkommende skal se på. Det er viktig at fjernavhørene samtidig med lyd via en MP3-spiller. 10 Domskriving domspremisser og notoritet noter og henvisninger Når retten har mottatt den endelige oppdaterte MASTERFILEN med markeringene av hva som er dokumentert, vil det av hensyn til partene og den eventuelle senere ankebehandlingen, være til stor hjelp om domspremissene var presise på hvilke dokumentasjon som var vurdert. I to større komplekse saker har dommerne valgt å bruke noter for å angi presist hvilke dokumenter premissene/vurderingene bygger på. Disse notene har vært til stor hjelp i ankebehandlingen av sakene se utklipp fra tingrettsdom nedenfor hvor retten har laget noter med henvisninger til både aktoratets utdrag (U) og forsvarers utdrag (FU): 28

29 11 Anker og ankesilingsbehandlingen Tilsvarende bør det i forbindelse med utarbeidelse av anker og ankesilingsrunden og senere ankeforhandlinger, brukes de samme løpenumre som referanser i prosesskriv, avgjørelser m.m. Dette så alle aktørene lett kan finne fram til den relevante historiske dokumentasjonen i utdragene. 12 FORSVARERS OG AKTORS UTARBEDELSE AV FAKTISKE UTDRAG M.M - BRUK AV ADOBE ACROBAT PRO X (ELLER SENERE VERSJONER). Det vil i komplekse saker være en fordel om forsvarer også utarbeider sine utdrag m.m. digitalt til pdf.filer, og paginerer disse. I våre saker har vi vært behjelpelig med å formatere forsvarers utdrag og paginere disse, etter å ha mottatt forsvarers scannede utdrag. I det følgende gis en forkortet brukerbeskrivelse av hvordan en bygger opp faktiske utdrag og juridiske utdrag m.m. til strukturerte paginerte dokumentfiler med bokmerker. I tillegg viser jeg kort hvordan en kan konvertere strukturerte word-dokumenter til pdf.filer med bokmerker og hvordan en kan lage hyperlinker mellom tekst/disposisjon og historiske dokumentbevis Adobe Acrobat Pro X (eller senere versjoner) Programmet er en betydelig forsterket versjon av Adobe Acrobat Reader med et tilnærmet likt brukergrensesnitt se nedenfor. Programmet er ikke gratis og finnes i to versjoner standard og fullversjonen. Se hjemmesiden til Adobe. Programmet gir en masse ulik funksjonalitet som går langt ut over behovet i straffesaksarbeidet. Det viktigste er at programmet kan konvertere filer til pdf, opprette og sammenstille pdf.filer, lage bokmerker m.m. I tillegg kan filene prepareres med bl.a. OCR-behandling og indeksering som gjør filene søkbare i løpet av få sekunder ned til minste detalj. 29

30 12.2 Brukergrensesnitt Adobe Acrobat Pro X eller nyere versjon: Nedenfor vises en pdf.fil i Proversjonen. Brukergrensesnittet er likt Reader, men har betydelig flere muligheter/menyer som omtales nedenfor. Nedenfor ser dere en rekke hurtigmenyer som er lagt opp på menylinjen. Disse gjenfinnes også under vinduet «Verktøy» 30

31 12.3 Hvordan hente fram egnede hurtigmenyer: Nedenfor vises hvordan hurtigmenyene hentes fram ved å trykke på tannhjulet, hvor følgende vindu åpner seg og hvor en kan velge ut hvilke hurtigmenyer en ønsker å ha tilgjengelig: Her er det bare å velge den aktuelle menyen og trykke på grønn knapp med pil, så legger menyen seg på menylinjen Aktuelle hurtigmenyer som er relevante under utarbeidelse av utdrag og kommentarer til disse: Nedenfor vises menylinjen jeg benytter med forklaringer på hva disse betyr: Markeringsverktøy, notatverktøy Åpne filer Lagre fil Skriv ut fil Send fil med e-post Redigere verktøy o Opprett pdf. Lagre som Slett side Roter side Sett inn sider Rediger tekst og bilder Eksporter fil til word,exel Trekk ut sider Kombiner filer Arkiver som optimalisert fil Hyperlink mellom sider eller fil Vedlegg fil Fjern sideminiatyrvisning Lage/oppdatere topptekst, paginering OCR-behandling Indeksering Lage bokmerker 31

32 12.5 Konvertering av andre formater til pdf. word, exel, outlook, powerpoint m.m. Programmet konverterer mange typer filformater til pdf. Når programmet er lastet inn på PC en kan en eksempelvis velge å gå direkte til utforskeren og høyreklikke på filen som ønskes konvertert til pdf. Programmet vil da konvertere filen til pdf, og lage bokmerker hvis den opprinnelige filen er utstyrt med formateringer som overskrifter m.m Konvertere direkte fra utforsker: Nedenfor viser hvordan en fil markeres ut ved å høyreklikke på filen og velg konverter til pdf Konvertere fra word, exelmodus til pdf. Opprette automatiske bokmerker i samsvar med overskrifter/formatering i word. En annen måte å konvertere til pdf. kan gjøres i word, exel og powerpoint. Når det skal produseres større dokumenter med mange temaer og overskrifter, kan denne formateringen i word konverteres direkte over til pdf. som bokmerker. Mitt råd er at alle større dokumenter som skrives i word bør utvikles ved bruk av formateringer/stiler se utklipp nedenfor: 32

33 Når dokumentet utvikles i word med omtalte formatering, vil formateringen i word-dokumentet kunne omformes til bokmerker. Dette gjøres på følgende måte se eksempel på juridisk utdrag i word med formateringer/overskrifter og det endelige resultatet i form av en pdf.fil med bokmerker: Konverteringen kan enten skje ved at du velger fil/lagre som pdf: 33

34 Eller du kan velge menyen «Adobe» i word og be programmet opprette dokumentet til pdf. Før du konvertere bør du sjekke ut menyen «innstillinger» og be programmet lage bokmerker, ta med egne merknader og/eller hyperlinker. Se boksen nedenfor hvor du kan krysse av hva du vil ha med deg av formateringer m.m. over i pdf.filen 34

35 Når du trykker på lagre filen, vil Adobe Acrobat Pro starte konverteringen Noen sekunder senere har du fått lagret en pdf.kopi av word-dokumentet med bokmerker som samsvarer med overskriftene/formateringen i word-dokumentet. 35

36 Konvertere pdf.filer til word elle exelfiler. Pdf.filene kan konverteres til bl.a. word, exel. Det kan i noen sammenhenger være greit å få hele teksten i pdf. filen over til word for bearbeidelse. Det samme kan talloppstillinger/gamle regnskap m.m. være hensiktsmessig å få konvertert til exel. Kvaliteten på konverteringen fra pdf. til andre formater avhenger av kvaliteten på bokstavene og tallene i pdf.filen. Jo dårligere tall og bokstaver jo flere konverteringsfeil vil en finne i word og exelfilen. Konverteringen skjer ved at en velger fil lagre som annet: 36

37 12.6 Sammenstilling av filer med bokmerker: Sammenstilling av ulike pdf.filer til en stor fellesfil eksempelvis et utdrag, eller det langt prosesskriv med vedlegg, gjennomføres på følgende måter i Adobe Acrobat Pro X enten ved myen opprett eller hurtigmenyen kombiner filer, eller trykk på alternativene midt i skjermbildet Velg deretter ut de filen du vil slå sammen. Legg filene i den rekkefølgen du ønsker at de skal bli liggende i den nye store filen. 37

38 Velg filer du vil konvertere. Hvis de skal legges i en spesiell rekkefølge bør filnavnene gis et nummer i tillegg til teksten. Start med nummer 1 osv., så legger filene seg sammen den den gitt rekkefølgen du ønsker i en samlet fil. Nedenfor vises eksempler på 3 filer som ønskes slått sammen til en fil. Trykk på kombiner filer og i løpet av sekunder har du en samlet fil med tilsvarende bokmerker fra begge filene: 12.7 Bygge en portefølje med filer: Hvis dokumentmengdene er store, og du ønsker å bygge opp en portefølje med flere dokumentfiler som er koblet digitalt sammen men i ulike filer, kan du velge å bygge en portefølje. Du velger da samme startmetode som nevnt ovenfor, og så kan du velge å bygge en portefølje i stedet for en felles fil med følgende meny hvor du velger portefølje. Nedenfor vises forskjellen på en straffesak som er laget i en felles fil og en versjon hvor saken er inndelt i en portefølje hvor eksempelvis avhørene ligger i en fil og påtegninger i en annen. 38

39 12.8 Slette dokumenter eller legge til dokumenter i pdf.filen, endre rekkefølge og rotere dokumenter. Det finnes flere metoder for endring av innholdet i pdf.filen herunder rekkefølgen på dokumenter, sletting av dokumenter, rotere dokumentene m.m. Endringer av innhold og rekkefølge på dokumentene Nedenfor vises noen metoder: Jobbe i miniatyrbildemodus Det er fullt mulig jobbe i miniatyrmodus og foreta endringer av filens innhold. Hvis du åpner miniatyrvinduet til venstre og foretar justeringer av vinduets omfang og forstørrelse av miniatyrbildene kan du skaffe deg god oversikt over rekkefølgen: Deretter kan foreta en rekke enkle håndgrep som endrer innholdet. Marker ut de bildene/dokumentsidene du ønsker å foreta endringer av ved å klikke på bildene og hold nede CTRLtasten. 39

40 Når de aktuelle bildene er valgt, peker du på ett av disse og høyreklikker. Du kan da velge å fore en rekke endringer herunder trekke ut sider (sidene slettes ikke) erstatte sider, slette sider eller roterer disse m.m. Se menyen nedenfor: Du kan også flytte dokumenter enkelt fra ett sted til et annet i filen. Marker de/det dokumentet du ønsker å flytte, og ta tak i det med musepekeren og dra det til stedet du ønsker det plassert. 40

41 Bruke hurtigmenyene slett dokumentsider: Skal en slette flere dokumentsider, er hurtigmenyen slett side enklest å bruke. Velg deretter siden du ønsker slettet: Hurtigmenyen legget til dokumentsider/filer: Dette gjøres på samme måte som ved sletting av filer. Bruk hurtigmenyen legg til sider og velg filen du vil legge til. Det åpner seg deretter en et vindu hvor du velger hvor i filen de nye sidene skal legges inn. Her viser at jeg vil legge filen inn etter side 11. Hvis den nye filen du legger inn har bokmerker, vil disse følge med inn i hovedfilen. Se nærmere om bokmerker nedenfor. 41

42 Du kan også velge en enklere løsning, men hvor du samtidig risikerer å ikke få med bokmerkene i den filen som legges inn i hovedfilen. Metoden er så enkelt at du tar tak i en fil du ønsker lagt inn i hovedfilen i utforsker, og drar den over til miniatyrbildevinduet, og legger inn filen på det stedet du ønsker: Trekke ut dokument: Hvis du ønsker et lite utdrag av den store filen, kan du velge å trekke ut noen dokumenter eksempelvis noen dokumenter som skal vedlegges et brev eller en e-post. Du velger hurtigmenyen trekk ut sider og velger hvilke sider som skal trekkes ut. I vinduet vises at jeg vil trekke ut 14 til 34. Her kan du velge følgende alternativer: Sidene trekkes ut som en hel fil uten at sidene du trekker ut slettes. Sidene trekket ut og slettes etter uttrekk. Sidene trekkes ut og lagres som separate filer dvs. at hver side du trekker ut blir en fil. I tilfellet ovenfor vil det lages 20 filer. 42

43 12.9 Lage, flytte, slette og endre bokmerker: Bokmerker er et sentralt virkemiddel som gir oversikt og struktur på pdf.filens innhold. Nedenfor gjennomgår jeg kort hvordan en kan lage bokmerker, flytte disse, endre innhold m.m. Men først noen grunnleggende forhold: Endringer av bokmerker endrer ikke dokumentrekkefølgen. Du kan foreta så mange endringer du vil av antallet bokmerker, rekkefølgen m.m. uten at det påvirker filens dokumentstruktur. Motsatt vil en dokumentside som flyttes hvor det foreligger et bokmerke til filen, ikke endre plasseringen av bokmerket i en bokmerkestruktur Opprette bokmerker En kan lage bokmerker for den siden du leser i på flere måter. Nedenfor vises den mest praktiske hvor du markerer teksten du ønsker å lage bokmerke av ved å høyreklikke. Bokmerket med samme tekstinnhold legger seg da inn i strukturen. Alternativt kan du bare høyreklikke på siden du står i og velge bokmerke. Du får da opp et bokmerke som du kan gi innhold ved å skrive en relevant tekst i bokmerket. Samme tomme bokmerke får du også ved å bruke bokmerkemenyene. Du kan lage flere bokmerker fra samme side og legge disse inn ulike steder i bokmerkestrukturen. 43

44 Bygge bokmerkestrukturer hovedtemaer og undertemaer og flytting av temaer i strukturen. For å lage en pedagogisk og oversiktlig struktur på bokmerkene, bør du velge noen hovedtemaer/overskrifter og deretter bygge strukturer under disse med bokmerker. Du kan enkelt endre strukturens rekkefølge m.m. Du kan flytte et bokmerke eller en hel bokmerkestruktur til et annet nivå i strukturen ved å ta tak i bokmerket med musepekeren og dra bokmerket dit du ønsker. Du kan flytte det opp og ned i strukturen eller endre nivået bokmerket skal ligge på. Ta tak i bokmerket eller strukturen du ønsker å flytte og dra den til det stedet du ønsker den skal ligge. Du vil se en liten pil med stiplet linje når du flytter bokmerket. Linjen/pilen viser hvor bokmerket vil legge seg. På samme måte kan du endre innrykkene på bokmerkene eksempelvis flytte et bokmerke fra hovednivå til en underkategori. Ta tak i bokmerket og dra bokmerket til det nivået i strukturen som er hensiktsmessig 44

45 Endre navn på bokmerker og slette bokmerker Du endrer enkelt navn på bokmerkene ved å dobbeltklikke på disse og skrive inn nytt navn eller endre tekst. Du sletter bokmerker ved å markere ut de bokmerkene du ønsker slettet og trykker DELETE, eller høyreklikker på de markerte bokmerkene og velger slett. 45

46 Formaterer og fargelegge bokmerker: For å kunne få en bedre oversikt over lange bokmerkestrukturer, kan det være nyttig å foreta formatering og fargelegging av bokmerkene. Dette gjøres enket på følgende måte ved å høyreklikke på bokmerket, velge egenskaper og så velge formatering og farge. 46

47 12.10 OCR-behandling: I Wikipedia er OCR omtalt som følger: Optisk tegngjenkjenning (OCR optical character recognition) er en teknikk for elektronisk eller maskinell oversettelse av trykte bokstaver eller håndskrift. OCR brukes blant annet for å konvertere trykte bøker og dokumenter til datafiler, og for elektronisk behandling av blanketter av ulike slag, som f.eks. giroer, sjekker, billetter, skjemaer osv. OCR-behandling av pdf.filene er nødvendig for å kunne bearbeide innholdet i filene herunder foreta søk i all informasjon i filene. OCR-behandling av pdf.filer kan enten skje når en foretar scanning av dokumenter via en moderne kopimaskin. Du kan da velge å OCR-behandle dokumentfilen med en gang. Hvis ikke pdf.filen er OCR-behandlet kan du gjøre dette via Adobe Acrobat Pro ved å bruke hurtigmenyen gjenkjenn tekst: Her velger du om du vil OCRbehandle alle sidene, eller enkeltsider, eller deler av filen. Hvis du skal OCR-behandle en stor fil med mange tusen sider, vil dette kunne ta lang tid/noen timer. Erfaringene tilsier at dette er en prosess som med fordel kan startes når arbeidsdagen avsluttes. Du vil ha en ferdig OCR-behandlet fil neste dag Indeksering For å kunne foreta raske søk i meget store pdf.filer, må en i tillegg til OCR-behandlingen foreta en indeksering av pdf.filen for å gjøre søkene effektive. Dette gjøres ved bruk av hurtigmenyen indeksering og tar ikke mange sekundene/minuttene. 47

48 12.12 Optimalisere pdf.filen og redusere størrelse: Etter hvert som filen bygges ut til mange tusen sider med bokmerker og annet, vil filen laste mange megabyte, og for å unngå problemer og holde redusere filens størrelse noe, kan du velge å optimalisere filen og eventuelt også redusere størrelsen. En for stor reduksjon av størrelsen på filen vil kunne medføre at billedkvaliteten går ned. Med en rimelig rask PC er det normalt ikke problemer med å behandle filer på over 1 gigabyte. Du kan velge å optimalisere og redusere filens størrelse ved bruk av hurtigmenyen eller filmenyene optimalisering Lage notater i pdf.filen og skrive ut notatsammendrag netto dokumentert utdrag. Her viser jeg til hvordan man lager egne notater i filen jf. pkt. ovenfor om bruken av Adobe Reader. Det som kommer i tillegg i Adobe Acrobat Pro er en løsning for utskrift/sammenstilling av notater som kan være hensiktsmessig. Når du har innarbeidet teksten med egne kommentarer, kan du lage et kommentarsammendrag som du kan skrive ut. Trykk på menyen til høyre under kommentar og velg opprett et kommentarsammendrag. 48

49 Du vil da få opp et vindu hvor du kan velge ulike former for kommentarsammendrag som kan skrives ut eller beholdes som en pdf. Det er denne metoden som brukes når det skal lages en nettoutgave av utdraget med bare de aktuelle sidene med kommentarer. Mitt råd er at dere velger varianten hvor bevisdokumentet og kommentarer kommer på samme side, samt at dere krysser av for at det bare er de markerte dokumentene som skal sammenstilles og velg stor tekst. Når du trykket opprett kommentarsammendrag vil du få en fil med alle kommentarer og markeringer som ser ut som følger: 49

50 En annen variant er å velge alternativ for notater på en side og noter i dokumentsiden: Sammendraget vil da se ut som følger, hvor hver enkelt markering har fått en nummering, og kommentarene vises på en annen side: 50

51 12.14 Lage hyperlinker mellom dokumenter i filen og mellom dokumenter og eksterne filer: Ved utarbeidelse av store dokumenter med mange vedlegg, kan det være hensiktsmessig å lage en hyperlink mellom en side i pdf.filen til en annen. Da kan du enkelt navigere mellom disse. Det kan også lages hyperlinker mellom to frittstående filer eksempelvis en annen pdf.fil, bildefil eller annet. Nedenfor vises metoden for å lage hyperlink mellom to sider i et stort dokument. Trykk på hurtigmenyen hyperlink. Da kan da skravere ut et feltet. Når du slipper markeringen som er laget får du opp et vindu hvor du kan foreta noen valg. I vinduet kan du velge om markeringen skal være usynlig eller ikke, og om hyperlinken skal til en annen side i filen eller til en annen fil, eller webside eller annet. Om den skal være en linje, stipler eller annen farge. Når du trykker neste, for du opp følgende vindu, hvor du nå velger hvilken side du skal legge hypelinken til. Når du velger side kan du enten navigere via bokmerkene eller til den konkrete siden hvis du kjenner sidetallet jf. løpenummeret. Da er det bare å legge inn sidetallet i løpenummermenyen du ønsker hyperlinken til eller klikke på bokmerket hvor siden ligger. 51

52 Når du nå står i siden du vil lage link til (45) og trykker angi kobling, vil programmet legg en link til side 45. Du kan dereretter navigere mellom side 6 og 45. Du kan nå navigere mellom siden 6 og 45 ved å trykke på hyperlinkfeltet på siden og du bringes til side 45. Når du skal tilbake fra side 45 trykker du på returknappen. 52

53 12.15 Paginering og utarbeidelse av topp- og bunntekst i dokumentfilen. Når filen er bearbeidet og dokumentene ligger i riktig rekkefølge, bør filen gis topptekst m.m. og pagineres. Erfaringen som tidligere nevnte, er at en bør gi samme paginering som løpenumrene i pdf.filen. Dette fordi en skal bruke løpenumrene som referanse og benytte taste inn løpenummeret i menyen for løpenummer for å finne fram til riktig side. Det så søke etter et sidetall med søkefunksjonen, medfører at programmet søker etter alle tilsvarende tall i dokumentsidene. Nedenfor vises skjermbildet hvor en lager topp- og undertekst, samt paginering m.m. Bruk hurtigmenyen legg til topp og bunntekst. Du skriver deretter inn teksten i vinduene ovenfor og velger skriftstørrelse m.m. I tilfellet ovenfor har jeg valgt å lage en topptekst, bunntekst til venstre og paginering nederst til høyre i fet kursiv arial størrelse 15 og i blå farge for å skille teksten fra bevisgrunnlagsteksten. I tillegg har jeg trykket på funksjonen «alternativer for utseende» og fått opp vinduet til venstre. Her krysser jeg av for forminskning av dokumentinnholdet, så topp- og bunnteksten ikke overskriver bevisgrunnlaget. 53

54 Utdraget vil deretter se ut som følger: Hvis det legges inn nye dokumenter i filen, kan du be om at programmet oppdaterer topp- og bunnteksten. Du oppdaterer pagineringen m.m. ved å velge oppdater som vist nedenfor: 54