PROTOKOLL. Lillehammer kommune Fagutvalg for helse og omsorg. Utvalg: Fagutvalg for helse og omsorg Møtedato: Tid: 08:30-15:00

Transkript

1 Lillehammer kommune Fagutvalg for helse og omsorg PROTOKOLL Utvalg: Fagutvalg for helse og omsorg Møtedato: Tid: 08:30-15:00 Innkallingsmåte: Skriftlig Innkalte: Funksjon Navn Forfall Møtt for Medlem Lise Johansen Haugstad Medlem Hibo Mohamed Abdi FO Medlem Tor Magnus Lund Medlem Endre Berger Medlem Hans Olav Sundfør FO Medlem Ole Kristian Jensvoll Medlem Oda Frøisland Ankom ca. kl Medlem Turid Thomassen Medlem Astrid Gaassand FO Varamedlem Varamedlem Varamedlem Berit G. Denstad Einar Fæste Jan M. Jansen FO FO FO Hans Olav Sundfør Berit G. Denstad Einar Fæste Andre Rådgiver Agnes Olafson Lundemo Konstituert kommunalsjef Ragnhild Bakken Leder fagavdeling Kristen Rusaanes Møtesekretær Hilde Larsen Av 9 møtte 6 representanter og 0 vararepresentant. Godkjenning av innkalling: Godkjenning av sakliste: Godkjenning av protokoll fra møte : godkjent uten merknad godkjent uten merknad godkjent uten merknad

2 SAKLISTE Sak nr. Arkivsak nr Sakstittel 13/17 17/9224 ORIENTERINGER - FAGUTVALG HELSE OG OMSORG /17 17/76 UTGÅR /17 17/9233 OMSTILLING OG VEIEN VIDERE I SEKTOR HELSE OG OMSORG 16/17 17/76 TRAFIKKSIKKERHETSPLAN

3 Lillehammer kommune Fagutvalg for helse og omsorg Sak 13/17 ORIENTERINGER - FAGUTVALG HELSE OG OMSORG Omstilling tilrettelagte tjenester, v/konstituert kommunalsjef Ragnhild Bakken Styrke helheten, øke samarbeidet og vurdere utnyttelse av kompetanse. Gjennomgang av bo og dagtilbudet på Kløverbakken, Skurva og Blesterveien. Målsettingen er: Styrke det helhetlige tjenestetilbudet for brukeren. Økt samarbeid og samordning for å styrke kontinuiteten og gi et helhetlig tjenestetilbud for brukeren. Bedre utnyttelse av kompetansen som finnes, styrke felles faglig praksis i møte med bruker Mer effektiv bruk av personalressursene samlet sett Økt kontinuitet for bruker gjennom større stillinger Frist for arbeidsgruppa 11.august Forlenget til 29.august Arbeidsgruppas medlemmer er enige om at helhetlige tjenester for brukergruppa er en viktig og nødvendig målsetting. Det var imidlertid ulike oppfatninger av hva det innebærer og hva som kreves for å få det til. Arbeidsgruppa ser at målet om helhetlige tjenester for brukergruppen ikke kan oppnås slik samhandlingen mellom dag-og botilbudet fungerer i dag. Det var videre enighet om at de ansatte har manglende kunnskap og ikke god nok forståelse om hverandres tjenester. Det var en felles forståelse i arbeidsgruppa av at det vil være nødvendig å bedre samarbeidet dersom målet om helhetlige tjenester skal kunne oppnås. For å svare på mandatet har arbeidsgruppa valgt å løfte opp en del begreper som er viktig for helhet, samarbeid og kompetanse. Hovedintensjon med prosessen har vært å komme frem til en felles forståelse for målet om helhetlige tjenester for målgruppen. Arbeidsgruppa er enig om at samarbeid basert på felles rutiner, prosedyrer og lojalitet til beslutninger må styrkes. Drift av dagtilbudet er et eget fagområde som krever egen kompetanse. Dagens organisering krever et stort faglig spenn, alt fra aktivitetskompetanse til vernepleierfaglig rundt den enkelte bruker. Dette oppleves utfordrende. Det er behov for og ønske om å styrke kompetansen knyttet til sysselsetting og aktivitetstilbudet på Kløverbakken. For brukere for pleiebehov og adferds problematikk er kontinuitet spesielt viktig. Dagens organisering ivaretar ikke dette behovet i tilstrekkelig grad. Roller og ansvar må bli tydeligere, samhandling mellom tjenestene må formaliseres, gjøres kjent for alle og følges opp. Det ble i løpet av prosessen nedsatt en arbeidsgruppe for å se på behov for prosedyrer uavhengig av fremtidig organisering.

4 Modell 1: Integrert modell med basispersonell på Kløverbakken Modell 2: Beholde dagens organisering. Arbeidsgruppa har samlet seg om modell 1. Gruppa er derimot delt i synet på implementeringstakten som er beskrevet i to mulige løsninger, alternativ a) og b). Gjennom modell 1 etablerer en stab på Kløverbakken som ivaretar planlegging, tilrettelegging og gjennomføring av aktivitetstilbudet. Kløverbakken har definert behovet til 7-9 årsverk, inkludert sjåfør og administrasjonsressurs. De øvrige ressursene ved Kløverbakken går over i turnus i bolig. For å sikre kontinuiteten i dagtilbudet er det viktig at vi får øremerket turnusstriper inn på Kløverbakken. En mulig løsning kan være en 40/60 deling av vakter på bolig/ dagtilbud. Modell 1 er delt i a og b. Begge alternativene har samme struktur, men med ulikt tempo på implementering. Dette vil påvirke den økonomiske effekten på kort sikt. Alternativ a) har en integrering av alt overført personell fra dag 1, mens alternativ b) legger opp til en integrering i turnus ved ledighet. Frivillighet for ansatte som ønsker seg inn i turnus i bolig blir viktig å ivareta når beslutning er tatt. Modell 1 er i størst mulig grad den modellen som bidrar til å styrke helheten, øke samarbeidet og gi en bedre utnyttelse av kompetansen, til det beste for brukergruppen. Integrering av turnus vil gi bedre kompetansen på tvers av arenaene, forutsigbarhet og kontinuitet for bruker, større oppmerksomhet rundt aktiviteter og kompetanse på dagtilbudet. Modell 1 vil også gi bedre turnus i boligene gjennom færre helge stillinger og større stillingsbrøker, mer attraktive arbeidsplasser og bedre rekruttering. En integrering av ansatte fra Kløverbakke i turnus i bolig gir også en mer effektiv bruk av personalet uten at dette går ut over tjenestetilbudet. o Kløverbakkens representanter i arbeidsgruppa går inn for alternativ 1b). Ro, trygghet og forutsigbarhet for brukerne, og ansatte, er viktige faktorer i omfattende omstillingsarbeid. De mener alt 1b) betyr en glidende, mindre merkbar, overgang til samordning, helhet og kontinuitet for brukerne. "Det vil lønne seg å skynde seg langsomt"! Alt.1b) vil fra Kløverbakken sine ansatte vil skape et positivt engasjement til det beste for bruker og bidra til et godt samarbeid i et helhetsperspektiv. o Representanter fra bolig ønsker primært å gå for alternativ a). Det begrunnes i at b) ikke gir maksimal økonomiske gevinst. De gir også uttrykk for en bekymring for at prosesser som drar ut i tid vil skape usikkerhet hos ansatte. Bofellesskap sine representanter mener videre at valg av løsning b) har mer fokus på ansatte enn på brukere.

5 Uttalelse brukerforum Brukerforum støtter arbeidsgruppas anbefaling om modell 1, men synes imidlertid at alternativ 1a ivaretar brukerne i adskillig større grad enn alternativ 1b. Jo fortere denne omstillingsprosessen kan foregå, jo bedre er det. Målet med omstillingsprosessen er jo å skape bedre og mer helhetlige tjenester for brukerne. Det anbefalte alternativ 1b har hovedfokus på de ansatte, mens hensynet til brukertjenestene kommer i andre rekke. Brukerforum forstår argumentene fra Kløverbakkens ansatte, men mener at omstilling i henhold til alternativ 1a kan gjennomføres innenfor gjeldende regler og avtaleverk. Brukerforum ber kommunen finne en løsning som ikke trekker ut i tid, men som likevel ivaretar de ansatte i henhold til lovverk og avtaler. Oppsummering Brukerforum er fornøyd med rapporten og dennes anbefaling, men ber om at våre kommentarer blir vurdert, og at prosessen med omstilling gjøres kortest mulig, helst i samsvar med alternativ 1a. Revidering økonomi og handlingsplan, sektor velferd, drøfting, v/konstituert kommunalsjef Ragnhild Bakken Denne saken vil bli behandlet på møtet K O N K L U S J O N: Orienteringen tas til orientering.

6 Sak 14/17 UTGÅR Sak 15/17 OMSTILLING OG VEIEN VIDERE I SEKTOR HELSE OG OMSORG Torsdag 31.august vedtok Kommunestyret følgende: «Ordføreren bes snarest mulig legge frem en sak for politisk behandling vedrørende videre prosess for omstilling i sektor for Helse og omsorg. Saken skal redegjøre for involvering, kommunikasjon og dialog med brukere, brukerorganisasjoner, ansatte og ansatteorganisasjoner og vise hvordan omstillingsvedtakene blir fulgt opp og kommunisert til berørte parter av tjenesten for sektoren». Rådmannen har gitt Ressursgruppa oppdraget å utarbeide saken. Vi ønsker innspill fra ulike berørte parter i dette arbeidet, og inviterer derfor Fagutvalg for helse og velferd, Seniorrådet, Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne, hovedtillitsvalgte, hovedverneombud, ledere og ansatte til et saksforberedende møte. Karianne Sviggum, kommunikasjonsrådgiver, åpnet dagen med å si at målet med dagen er å få til den gode dialogen, få til en forventningsavklaring og komme frem til noen nøkkelord. Rådmann Tord Buer Olsen snakket om Lillehammer Kommune som en organisasjon i endring. Endring må til hvordan vi skal få til dette er en stor diskusjon. Situasjonen nå og utgangspunktet for den videre prosessen gir en del utfordringer; lavere motivasjon, høyt sykefravær, ansatte som begynner å bli slitne og innbyggere som kan føle en viss utrygghet. 1. Det er viktig med forutsigbare rammer i en omstillingstid. Gi arbeidsro i sektoren ved å forsøke å beholde nåværende rammer gjennom hele omstillingsperioden. 2. Bygge og beholde kompetanse. God personalpolitikk og viktig grep å investere i kompetanseheving mens omstillingsarbeidet pågår. Dette gjelder alle faggrupper. 3. Se helhetsbildet. Styrke Aktiv Omsorg. Øke aktivitetstilbudet for hjemmeboende og trygge beboerne på BSS 4. Institusjon/HDO-dekning Foreslått avhjemling av bokollektivplasser utsettes til effekt av omstillingstiltakene tilsier at dette er forsvarlig (ikke redusere dagens institusjonsdekning) 5. Krav til ledelse. Rådmannen må sikre at sektoren har nødvendig lederkompetanse og egenskaper for å sikre at omstillingsprosessen lykkes. Alle har et gjensidig ansvar, ledelsen må tilrettelegge, utnytte tilgjengelig kompetanse,

7 En leder skal være: Gode eksempler til etterfølgelse er muligens den viktigste jobben som leder. Kraften ligger i det du viser! Dette betyr å vise stolthet, finne løsninger, vise vilje og evne til dialog og ha høy etisk standard. Politikernes forventninger til prosessen, v/leder i Fagutvalg helse og omsorg Lise Haugstad. - Bred medvirkning av ansatte - Gi trygghet - Omsorgs-trappa er viktig inn i fremtiden - Forebyggende aspekt, tidlig innsats - Samarbeide om endringer, på tvers, involvering. Fagforbundet v/gunn Hilde Anundskås Forventinger til involvering og kommunikasjon i prosessen, - dialog. Respekt for ulike roller, lytte. Tillitsvalgte må involveres i prosessene og være et talerør for medlemmene. Må bli sett som en viktig ressurs. Politikerne må komme tettere på for å øke forståelsen for utfordringer ute på arbeidsplassene Snakke med de som er berørt av omstilling og fagorganisasjonene. Legge til rette for at ansatte medvirker i omstillingsarbeidet. Fagorganisasjonene må arbeide målrettet med arbeidsgiver, ansatte og vernetjenesten for å oppnå samme mål. Tillit, åpenhet og raushet. Tilstrekkelig informasjon. Lytte til de ansattes kunnskap og erfaringer. Seniorrådet v/leder Arne Norborg Forventninger til involvering, kommunikasjon og dialog med brukerne. Hvordan ser fremtiden ut? Antallet over 75 vil være konstant i 3 år. I perioden vil antallet fordobles. Eldre er sprekere men til slutt må mange på sykehjem. Fremtidens regnestykke går ikke opp. Eldre vil koste mer. Forbedrings og utviklingspotensialet må vi gripe nå. Medbestemmelse og medvirkning blir et fremmedord blant ansatte. Flan for frivilligpolitikk. Kommunen trenger dette. Kontakt med frivillige organisasjoner er tilfeldig. Frivillig arbeid er berikelse, glede og nytte for givere, mottakere og samfunnet. Vil bli en avgjørende ressurs for å løse fremtidens utfordringer Ressursgruppa v/ Karianne Sviggum Oppgaven til ressursgruppa er å gjennomføre omstillingsprosesser. Fokuset er vegen videre. Mål for god kommunikasjon: - trygge innbyggere og ansatte til å bli motivert for endringene. - Ansatte skal få informasjon om forhold som berører dem før de hører om det via media og andre. - Innbyggerne skal vite hvilke tjenester kommunen tilbyr og hvilke kriterier som gjelder for å få dem. - Trygghet, motivasjon, rekkefølge og forventninger. - Åpenhet skaper tillit og er helt nødvendig

8 - Ærlighet, - det vi sier er det vi gjør. - Tilgjengelighet. - Ryddighet. Kommunikasjon er et hjelpemiddel for å nå målet som er: gode tjenester innenfor de økonomiske rammene vi har. Visjon: mestring hele livet. Innbyggerne tar tak i livet sitt, ansatte bygger opp under de eldre. For å lykkes: - God kommunikasjon - Få gode innspill før en beslutning fattes - Gi medarbeiderne en følelse av at de faktisk har påvirkningsmulighet over egen arbeidsplass - Forankre beslutninger - Forklare hvorfor ting skjer og hvorfor endringer gjøres. - Motivere, inspirere ansatte, gi arbeidsglede. Dette vil gi mindre sykefravær, mer engasjerte medarbeidere. - Øke samarbeid på tvers av avdelinger og enheter, lære av hverandre, se helhet. You don t build a bysiness you build people and then people build the business. Kommunikasjon ved endring: Skape forståelse for hvorfor endringer er nødvendig Vise mulighetene men også utfordringene dette gir/kan gi I en prosess finnes ikke alle svar. Fortløpende informasjon gir allikevel trygghet om at viktig informasjon ikke holdes tilbake. Hvis vi ikke tar arenaen og fyller den med fakta tar andre den og fyller den med rykter. Fortelle det man vet, men også være åpen om hva som ikke er bestemt enda. Endringer berører medarbeidernes faglige stolthet. Noen ser endringene som en trussel mot kvaliteten i det arbeidet de gjør i dag. Er vi enige om dette målet?: - Trygge innbyggere og ansatte til å bli motivert for endringene. Hva skjer? - Etablering av spesialiserte arbeidslag - Digitalt tilsyn - Pasientforløp - Helsestasjon for eldre er under planlegging. Hvor skal vi og hva er målet? Korrigerende tiltak Forutsigbare rammer i en omstillingstid Sette av penger til kompetansehevende tiltak Ytterligere reduksjon av institusjonsplasser settes på vent til vi ser effekt av omstillingen. Sikre helheten i tjenestetilbudet for å unngå uønsket effekt og tiltak.

9 Rigge for fremtiden: Mestring hele livet Hvordan legge til rette for at innbyggerne skal kunne få oppleve tilhørighet og mestring av egen hverdag bo hjemme så lenge som mulig. Skal vi lykkes kan vi ikke bare gjøre mer av det vi allerede gjør, vi må også utvikle nye arbeidsformer. Omsorgskrisen skapes ikke av eldrebølgen, men av forstillingen om at omsorg ikke kan gjøres annerledes enn i dag. -Skape felles forståelse, forankring og forpliktelse -Helhetlig og langsiktig jobbing ting tar tid -Eierskap til omstillingen trepartssamarbeid -Tilgang til riktig kompetanse, involvering omstilling skal skje i tjenesten Oppgaver som løstes i arbeidsgrupper og noen av svarene som kom frem: 1. Hva kjennetegner en organisasjon som klarer å omstille seg? Felles virkelighetsforståelse. Brukere, ansatte, administrasjon Virkelighetsforståelse Felles mål, konkret målsetting Ledelse på alle nivå i organisasjonen, må ha god kompetanse og god kommunikasjon Høykompetent tjeneste, fagmiljøene må involveres for å finne gode tjenester Klart mål, god ledelse Spørre tjenestemottaker om hva som er ønsket, lytte til kompetansemiljøene før beslutninger tas Ansatte må få til å være med å utarbeide planer og treffe beslutninger. Forebyggende hjemmebesøk Brukermedvirkning - Hva trenger brukeren? Hvilken forståelse har ansatte på brukermedvirkning? Fleksibel, mentalt og strukturelt, felles forståelse. Tankesett, endring er en del av livet som vi må være klare for. Kommunikasjon, fora hvor det er rom for å prate sammen. Evaluere det vi har og legge det til grunnlag for endringer, og kunne korrigere. Langsiktige planer som blir fulgt, forankret på alle nivå. Eierskap til prosesser som foregår er en nøkkel, mellomledere må også ha et eierskap. Ikke for mange prosesser samtidig for å få gode prosesser. Tørre å starte på det nye og slippe det gamle. Hvilke verdier ligger til grunn for vår virksomhet. 2. Hvordan skal vi jobbe framover for å: - Ivareta involvering, kommunikasjon og dialog

10 Åpenhet, ærlighet, troverdig informasjon ut til innbyggerne. Det verdimessige blikket må være på plass. Husk pårørende, samtale med pårørende, hva kan de hjelpe til med, hva kan de bidra med. Lage rutiner for kontaktpunktet med pårørende. Innspill fra ansatte tas med, slutt å beslutte i toppledelsen. Skape trygget for at innspill tas med i betraktningen. Idesanking, vurdering, evaluering av prosessene. Verdier, kommunikasjon, alle må være gode på det. Politikere, brukere, ansatte, krever åpenhet. En ferdighet som må læres. Inn i program for kompetanseheving. Tillit, blir lyttet til, tas med i beslutningsprosessene. Være lojal mot beslutninger som er tatt. Hva slags kompetanse ønskes av ledere? Viktig å kjenne de ansatte for å vite kompetanse og hva som trengs, medarbeidersamtaler Ideer, finne fellesnevner, Hyggelig mot hverandre, se hverandre som medmennesker, skille mellom sakk og person, skape en god kultur. Sette av tid til å prate, personalmøter, arenaer for info og prat. Når innspill fra ansatte kommer inn, viktig med tilbakemelding til ansatte når innspill ikke blir tatt med. 3. Hvordan skal vi jobbe framover for å: - Rigge tjenestene på en slik måte at vi når målet om gode tjenester, innenfor de økonomiske rammene vi har. Det er ønsket at begrepet «rigge tjenester» endres til: «utvikle tjenester». Vite hvilke brukere vi har med å gjøre, felles forståelse for brukerne vi yter tjenester til. Ledelse er viktig, utvikle lederrollen, ledere er viktige kultur og holdningsbærere, ha tid til å se sine ansatte Tilrettelegge for at tillitsvalgte og verneombud kan delta. Hva er de gode tjenestene, individuelt hva som er de gode tjenestene. Det må være økonomiske rommer som er mulig Utfordring å få alle på personalmøter. Videokommunikasjon f.eks. tenke nytt. Seniorrådet: Vi må reversere prosessen med å flytte hjemmetjenesten ut av Bo- og servicesentrene. Seniorrådet føler at det er nok møteplasser, men når det gjelder saker ønsker de å være med før beslutninger tas, før saken kommer ut på høring. Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne: Rådene må brukes i saksforberedende fase, det er der de har påvirkningskraft. Hva skjer nå:

11 Spesialrådgiver Bjørn Lie, Ressursgruppa: Felles virkelighetsforståelse er et ord som har gått igjen. Vi må kunne ha ulike synspunkter, skape utvikling. Utfordre oss selv til å bli en rausere og åpnere organisasjon. Tid er en utfordring. Hvis vi ønsker dette må vi gi slipp på noe. Hva skjer nå. Vi skal komme med innspill til en sak. Rådmannen har invitert til saksforberedende møte. Utfordring til å ta alle innspillene. Innspillene som har kommet frem i dag er ikke konkrete nok. Hva betyr dette for måten vi jobber på. Vi har et godt utgangspunkt for å ta prosessen videre. Temperaturen har vært høy. Intensjonen var å lage en plattform for å kunne jobbe videre. Man må se fremover og jobbe videre, hvordan skal vi jobbe videre sammen. Dagen har vist enestående vilje til å bidra. Ønsker å være med på dette. Hva skal da stoppe oss. Lagt et bra grunnlag i dag, nå starter den videre jobben. Dagen i dag har gitt forhåpninger for at vi skal jobbe sammen. behovet for omstilling er nødvendig. Stort ansvar. Vi skal lage gode tjenester til innbyggerne i Lillehammer. Stake ut kursen og gjøre dette sammen. Saken legges frem for formannskapet 10. okt. K O N K L U S J O N : Fagutvalg helse og omsorg tar saken til orientering. Vi som fagutvalg vil ha tett oppfølging av framdrift av saken. Fagutvalget har full tillit til redaksjonskomiteen. Det sees frem til vedtak i politisk sak. Sak 16/17 TRAFIKKSIKKERHETSPLAN

12 I N N S T I L L I N G : 1. Vedlagte Trafikksikkerhetsplan for vedtas. 2. Lillehammer kommune søker om å bli godkjent som «trafikksikker Kommune. 3. Utvalg for plan og samfunnsutvikling har ansvaret for oppfølging av trafikksikkerhetsplanen. Behandling: Fagutvalg helse og omsorg støtter fremlagt innstilling. I N N S T I L L I N G : 1. Vedlagte Trafikksikkerhetsplan for vedtas. 2. Lillehammer kommune søker om å bli godkjent som «trafikksikker Kommune. 3. Utvalg for plan og samfunnsutvikling har ansvaret for oppfølging av trafikksikkerhetsplanen.