KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse etter forskriftenes del I og II. for anskaffelse av. Brøytetjenester på Håra Seljestad/Løyning Lontjørn

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftenes del I og II for anskaffelse av Brøytetjenester på Håra Seljestad/Løyning Lontjørn Tilbudsfrist : kl.15:00 1

2 Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Deltilbud Kunngjøring Viktige datoer REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD Anskaffelsesprosedyren Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Instruks Kontraktsvilkår Omfang Prisregulering Betalingsvilkår Ansvar for skader / ansvar overfor tredjemann Utstyr Evne til å opprettholde kontrakten Erstatning av tap grunna mislighold Bruksløyve / dispensasjon i hht. Kjøretøyforskriftenes Dekningskjøp / Oppsigelse TILDELINGSKRITERIER Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Vedlegg

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er: Odda Kommune Oppdragsgivers kontaktperson er: Linda J Øyre linda.j.oyre@odda.kommune.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Odda kommune ønsker å inngå avtale om innkjøp av tjenester i forbindelse med snøbrøyting. Det vil inngås tre separate avtaler. Det gjelder rodene 1 Håra 2 Seljestad Løyning 3 Lontjørn Fullstendig beskrivelse av leveransen følger av vedlegg C og instruks pkt. 3.4 Det er vanskelig å forutsi hvor mange timer som brukes årlig, da dette varierer etter værforholdene. Basert på historikk vil vi oppgi et timeantall, det gjøres oppmerksom på at dette ikke binder kommune til å kjøpe et visst antall timer, dette er kun for estimat. Håra: 200 timer årlig Seljestad/Løyning: 300 timer årlig Lontjørn: timer årlig. 1.3 Deltilbud Det er adgang til å gi tilbud på en eller flere av rodene. 1.4 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen. 3

4 1.5 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN Frist for å levere tilbud kl 15 Tilbudets vedståelsesfrist Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter levering av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyren Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 20-13(1). Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart 4

5 fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for mva.avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. HMS-egenerklæring vedlegg A 5

6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak med organisasjonsnummer. Dokumentasjonskrav Firmaattest (kontakt Brønnøysundregisteret: tlf eller på brreg.no) 3.3 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav - Leverandøren skal ha Redegjørelse for bemanning redskaper, maskiner, verktøy, tilstrekkelig materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer gjennomføringsevne og over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget kapasitet. Utfylling av siste del Vedlegg B 4 Instruks For utføring av snøbrøyting, snørydding, strøing og annet vintervedlikehold for Odda kommune 1. Kontraktøren skal sammen med kommunen gå gjennom roden i detalj og gjøre seg godt kjent med denne før sesongen starter. Brøyting skal utføres så ofte som det blir vurdert nødvendig etter de retningslinjene som er fastsatt av kommunen. 2. Veien skal i det tidsrom den er ment å være åpen for alminnelig ferdsel, være kjørbar for bilister som er normalt utstyrt for vinterkjøring 3. Brøytearbeid og strøing skal utføres uten nærmere ordre når kontraktøren mener det er behov for det, og må vurderes i hvert enkelt tilfelle. På tofelts vei bør brøyting settes i gang før eventuelle snøskavler strekker seg mer enn halvveis over det ene kjørefeltet. 4. På veier og plasser skal brøyting normalt ikke utføres i tidsrommet kl. 23:00 og 04:30. Ved snøfall om natta skal vegen være gjennombrøytet for morgentrafikken setter inn. Ved stort snøfall eller føyke, må kontraktøren og om natten utføre nødvendig brøyting, slik at veien alltid er kjørbar i følge punkt Veibanen skal ryddes i full bredde. Brøyting og rydding av møteplasser og busslommer skal om mulig gå parallelt med brøyting av selve veibanen På veier uten fortau og uten separate gang- og sykkelveier skal brøyting og rydding av veiskuldre og veikanter gå parallelt med brøyting av kjørebanen. Hovedveiene skal brøytes først og eventuell bortkjøring av masser må prioriteres lavere. Sluker, sandfang og kummer skal holdes åpne og fri for 6

7 snø/is. Ved sandstrøing skal fotgjengere prioriteres. Om brøyting av fortau inngår i kontrakten, må rydding av disse så langt det er mulig prioriteres på lik linje med rydding av kjørebanen. Der hvor gang/sykkelvei ligger nær veien, må kontraktøren koordinere brøytingen med den som har ansvaret for brøyting av gang-/sykkelveien, og legge opp arbeidet slik at en mest mulig unngår at anlegg for gående og syklende blir sperret av snø fra veibanen. 6. Hvis det pga. uvær eller andre årsaker ikke er mulig å utføre brøyting, rydding, strøing og annet vintervedlikehold i følge retningslinjene, må oppsynsmann snarest mulig få melding. 7. Ved veisperringer pga. fonner og ras eller andre årsaker, skal kontraktøren straks gi melding til oppsynsmann. Hvis det er fare for at det er folk i raset skal dessuten politiet varsles. Oppsynsmannen skal og varsles ved veiskader eller andre tilfeller som kan være farlig for trafikken. 8. Dersom kontraktøren mener snømåking, isrydding, høvling av veibanen eller lignende oppgaver er nødvendige, skal han snarest gi melding oppsynsmannen om når og kor han mener slikt arbeid trengs. 9. Kontraktøren skal under brøyting vise hensyn til annen trafikk og veien sine naboer. Det må om nødvendig ved nedsetting av farten så langt som mulig unngås at møtende kjøretøy får tildekket frontruten med snøfokk fra plogen eller at eiendommer langs veien blir påført skade 10. Ved passering av bruer må kontraktør passe at snøkanten ikke blir presset så hardt mot rekkverket at disse blir skadet. Vegrekkverk, gjerder, trafikkskilt og lignende må ikke bli skadet. Kontraktør må vise forsiktighet ved passering av overganger over trafikkert veg, ferister, kommelokk mm. 11. Blinkende gult varsellys skal alltid brukes ved brøyting, strøing og snørydding jf. Trafikkreglenes 18 nr. 5 og kjøretøyforskriftens 142. Blinkende gult varsellys skal ikke brukes ved tomkjøring med sand- og saltspreder hvis ikke bredden overstiger 2,5 meter 12. Kjøring på venstre side av veien må ikke skje med mindre det enten er sørget for en effektiv sperring av veien for allmenn ferdsel, eller en omhyggelig og tryggende varsling blir satt i verk. Oppsynsmann avgjør hvilke sikringstiltak som skal settes i verk på de forskjellige veistrekninger. 13. Vegtrafikklovens 3 skal alltid følges og kan ikke fravikes jf. pkt. 11. Brudd på denne bestemmelsen stiller føreren i samme strafferettslige stilling som enhver annen trafikant. 14. Ellers plikter kontraktør i nært samarbeid med kommunen sin oppsynsmann å utføre de oppgaver som ut over denne instruks naturlig følger av oppdraget. 7

8 5 Kontraktsvilkår 5.1 Omfang Kontraktens varighet vil være 2 år med mulighet for opsjon på 1+1 år. Avtalen vil være fast for sesongene 2014/2015 og 2015/2016, deretter kan kommunen ta ut opsjonsårene med et år av gangen. 5.2 Prisregulering Prisene er fast i kontraktsperioden og kan først indeksreguleres ved bruk av opsjonsår. Da brukes tabell for vintervedlikehold fra SSB som grunnlag med 3. kvartal 2014 som utgangspunkt. 5.3 Betalingsvilkår Leverandøren skal fakturere kommunen etter medgått tid pr mnd. Det skal legges ved timelister som beskriver hvem og når arbeidet ble utført. Leverandør må gjøre ytterligere rede for timeforbruk dersom kommunen krever det. Kommunen skal ha 30 dagers betalingsfrist. 5.4 Ansvar for skader / ansvar overfor tredjemann Kunden er uten ansvar for skader kontraktøren påfører seg selv, sitt kjøretøy eller utstyr under brøyting, rydding, strøing og annet vintervedlikeholdsarbeid. Dette gjelder også for skader som skyldes uvanlige hendelser eller naturforhold. Kontraktøren er ansvarlig for skader som påføres en evt. tredjemann. Kontraktøren plikter selv å ha/tegne tilfredsstillende forsikring som dekker kontraktøren sitt brøyteansvar. 5.5 Utstyr Kontraktøren skal selv holde nødvendig utstyr / materiell. 5.6 Evne til å opprettholde kontrakten Hvis kontraktøren midlertidig - på grunn av bilskade, sjukdom eller andre årsaker han ikke kan lastas for - ikke er i stand til å utføre oppgavene etter denne kontrakt, varsles oppsynsmann straks. Kontraktøren plikter å skaffe vikar. Om kontraktøren ikke makter å skaffe vikar som nevnt i pkt. 2, kan kunden hyre en annen kontraktør til å utføre arbeidet eller bruke kunden sine egne folk og utstyr inntil kontraktøren på nytt kan overta oppgavene. Hvis kontraktøren - på grunn av konkurs eller andre varige årsaker - ikke lengre kan utføre sine oppgaver etter denne kontrakt, bortfaller kontrakten. 8

9 5.7 Erstatning av tap grunna mislighold Tap som påføres kunden grunnet kontraktøren sitt mislighold av kontrakten, erstattes av kontraktøren. 5.8 Bruksløyve / dispensasjon i hht. Kjøretøyforskriftenes 137 Kontrakten gjeld som bruksløyve/dispensasjon på roden og andre veistrekninger hvor kontraktøren er pålagt brøyting eller annet vintervedlikehold av kunden, jf. pkt. 1, kfr. kjøretøyforskriftenes 137. Kontrakten gjelder og som bruksløyve ved nødvendig transport av ploger og annet vintervedlikeholdsutstyr til og fra brøyteperiode, brøytestasjon og verksted. 5.9 Dekningskjøp / Oppsigelse Partene plikter å samarbeide for å få til et mest mulig effektivt utført arbeid, jf. pkt. 1. Ved mislighold av kontrakten kan kunden få utført tjenester av andre tjenesteytere. Om dette fører til ekstra kostnad for kunden, plikter kontraktør å dekke merkostnadene. Kunden skal kunne si opp kontrakten med 14 dagers varsel, dersom kontraktøren forsømmer arbeidet sitt eller på annen måte misligholder kontrakten. 6 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som har den laveste pris Eksempel: Kriterium Pris: Intern fordeling Timepris 70% Sand/salt 30% Totalvekt 100% Pris: her vil vi legge til grunn den oppgitte prisen på timer og den oppgitte prisen på sand/salt. Da det er timeprisen som er viktigst vil denne telle mest: Regnestykket vil se slik ut: (Timepris*0,7) + (sand/salt*0,3)= tilbudspris 9

10 7 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 7.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Navn: Odda kommune Adresse: Opheimsgata ODDA Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, 10/877 v/linda Jacobsen Øyre. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i et eksemplar i papirform 7.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal inneholde følgene: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra kemnerkontoret. HMS-egenerklæring.(fyll ut og legg ved Vedlegg A) Firmaattest. Redegjørelse for redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av kontrakten/oppdraget og utfylt prisskjema (Fyll ut og legg ved Vedlegg B) 8 Vedlegg 10

11 HMS skjema for utfylling Vedlegg A Pris og utstyrsskjema for utfylling Vedlegg B Rodeoversikt Vedlegg C 11