Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 17/7 Møtedato/tid: Kl 14:00 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Møtedeltakere: Aud H. Kvalvik, leder Eirik Grøset Sund, nestleder Morten Wehn Sidsel Bodsberg Anne Marte Høgsnes Forfall: Andre møtende: Ordfører Rådmann Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, Konsek Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Aud H. Kvalvik (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik Rådgiver, Konsek 1

2 Sakliste Saksnr. Sakstittel 01/17 Orientering til kontrollutvalget vedr. varslingsrutiner 02/17 Forvaltningsrevisjonsrapport, mobbing i grunnskolene 03/17 Kontrollutvalgets arbeidsform 04/17 Tilsyn med barn i fosterhjem - orientering til kontrollutvalget 05/17 Kontrollutvalgets årsmelding /17 Referatsaker 07/17 Eventuelt 08/17 Godkjenning av protokoll fra dagens møte 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. varslingsrutiner Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/176-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget vedr. varslingsrutiner Saksutredning Arbeids- og sosialdepartementet har oppnevnt et ekspertutvalg som skal gjennomgå og vurdere varslingsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven og praktiseringen av disse (pressemelding ). Utvalget er satt sammen av fagpersoner innen juss, organisasjonspsykologi, presse og media og som har praktisk erfaring med å varsle om kritikkverdige forhold i arbeidsgivers virksomhet. Kontrollutvalget fikk fremlagt en referatsak om ekspertutvalget på sitt møte 5. desember 2016 under sak 42/2016 Referatsaker. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Melhus kommune sine varslingsrutiner og om de ansatte er/blir gjort kjent med disse rutinene. Orienteringen gis på utvalgets møte 6. mars Kontrollutvalgets sekretariat har i brev av bedt rådmannen om å gi kontrollutvalget en orientering på utvalgets møte Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

4 Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 15/176-5 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget vedr. varslingsrutiner På kontrollutvalgets møte ble det under sak 42/16 Referastsaker, vedtatt å be rådmannen om en orientering vedr. Melhus kommune sine varslingsrutiner. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering vedr. Melhus kommune sine varslingsrutiner og om de ansatte er/blir gjort kjent med disse rutinene. Orienteringen gis på utvalgets møte 6. mars Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag kl. 14:00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 42/2016, ber vi herved om at rådmannen i Melhus kommune orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik rådgiver Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Telefon: Bank: Org.nr:

5 Forvaltningsrevisjonsrapport, mobbing i grunnskolene Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 217, TI - &58 Arkivsaknr 16/63-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport vedr. mobbing i grunnskolene til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport, mobbing i grunnskolene Saksutredning Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Skolene er pålagt å arbeide aktivt og systematisk for at elevene skal ha et godt psykososialt miljø, der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. Ansatte i skolene er pålagt å varsle skoleledelsen om de oppdager eller mistenker at mobbing foregår. De er også forpliktet til å gripe inn for å stoppe mobbing og andre krenkelser. Forvaltningsrevisjonen belyser hvordan skolene i Melhus arbeider med forebygging, avdekking og oppfølging av mobbing. Korrekt saksbehandling er en viktig del av elevenes rettssikkerhet, og revisor har gjennomgått 20 enkeltvedtak for å vurdere saksbehandlingen. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstilling for prosjektet: Arbeides det aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Melhus kommune? Revisjonens konklusjon Revisor konkluderer med at skolene i all hovedsak arbeider tilfredsstillende med å forebygge, avdekke og følge opp mobbesaker. Det er avdekket svakheter knyttet til det systematiske forbyggende arbeidet, blant annet det å involvere elever, foreldre og ansatte gjennom skolemiljøutvalgene. Revisor savner også en strategisk tilnærming til det å sikre at ansatte har oppdatert kunnskap om psykososialt skolemiljø, slik at de er bedre rustet for å avdekke eventuell mobbing. Revisor har avdekket svakheter når det gjelder saksbehandlingen i mobbesaker, spesielt knyttet til dokumentasjon av fakta og skolenes begrunnelser for å fatte vedtak i mobbesaker. Dette kan utgjøre en risiko for at kommunen ikke har tilstrekkelig dokumentasjon for disse sakene i ettertid. Revisor understreker at det er 5

6 variasjoner mellom skolene ift omfang av forebyggende tiltak, kompetansetiltak overfor ansatte og kvalitet på saksbehandlingen. Revisjonens anbefalinger - å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav - å sikre at skolene saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Vedr. mobbing i grunnskolene for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 6

7 FORVALTNINGSREVISJON Mobbing i grunnskolene Melhus kommune Februar TITTEL - 1 7

8 Foreløpig revisjonsrapport Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Melhus kommunes kontrollutvalg i perioden september 2016 februar Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt-Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, Tor Arne Stubbe /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Arve Gausen /s/ Prosjektmedarbeider - Mobbing i grunnskolene - 3 8

9 Foreløpig revisjonsrapport Sammendrag Denne forvaltningsrevisjonen belyser hvordan skolene i Melhus arbeider mot mobbing, både hvordan man forbygger, avdekker og følger opp mobbing. Revisor konkluderer med at skolene i hovedsak arbeider aktivt og systematisk for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing. Skolene er pålagt å arbeide aktivt og systematisk for at elevene skal ha et godt psykososialt miljø, der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. I kapittel 3 framkommer det at skolene har mål og planer for det psykososiale miljøet, og at det gjennomføres mange tiltak med sikte på trygghet og trivsel for elevene. Elevundersøkelsen gjennomføres som forutsatt, og resultatene analyseres i tråd med gjeldende føringer for skolene. I tillegg gjennomføres ikke-anonyme undersøkelser, elevsamtaler og kontaktsamtaler. Resultater fra disse undersøkelsene presenteres for ansatte og utvalg ved skolene, og tiltak iverksettes ved behov. Skolene synes å ha god oversikt over elevenes trivsel og omfanget av mobbing. Skolemiljøutvalget er et lovpålagt utvalg ved den enkelte skole. Disse utvalgene har avholdt et begrenset antall møter de siste tre år og synes i liten grad å bidra til arbeidet med skolemiljøet ved skolene. Det er positivt at det rapporterte omfanget av mobbing har gått ned de tre siste år, og kommunen innfridde for skoleåret 2015/16 egen målsetning om å ligge 10 % under landsgjennomsnittet. Ansatte i skolene er pålagt å varsle skoleledelsen om de oppdager eller mistenker at mobbing foregår. De er også forpliktet til å gripe inn for å stoppe mobbing og andre krenkelser. Skolene informerer ansatte om handlingsplikten, både gjennom personalmøter ved oppstart av skoleåret og i egne informasjonsskriv. En forutsetning for å gripe inn overfor mobbing er at ansatte har kunnskap om hvordan mobbing foregår og hvordan det er mulig å avdekke at det skjer. Kommunen har ikke prioritert kompetansehevingstiltak på tvers av skoler når det gjelder psykososialt læringsmiljø eller mobbing spesielt fram til nå, men dette er lagt inn som tiltak i sist vedtatte økonomi- og handlingsplan ( ). Skolene har redegjort for hvordan de organiserer en forsvarlig tilsynsordning ved egne skoler. Skolene synes å ha en systematisk og aktiv tilnærming til dette, og tilsyn forsterkes ved behov. Når skolene har avdekket mobbing, så synes de i stor grad å følge nasjonale anbefalinger for oppfølging av sakene. Rektorene er også tydelige på at de fatter enkeltvedtak i alle saker som omhandler mobbing. Alle mobbesaker er unike og skolene iverksetter tiltak ut i fra det som virker tjenlig i den enkelte saken. Revisor har konkludert med at skolene arbeider tilfredsstillende med praktisk oppfølging av de enkelte mobbesakene. Revisor har ikke tatt - Mobbing i grunnskolene - 4 9

10 Foreløpig revisjonsrapport stilling til innholdet i tiltakene som iverksettes, men ser det som positivt at det er avtalt konkrete evalueringsmøter for tiltakene innen en gitt frist. Korrekt saksbehandling er en viktig del av elevenes rettssikkerhet, og revisor har gjennomgått 20 enkeltvedtak for å vurdere saksbehandlingen. Gjennomgangen viser at skolene kan ha utfordringer knyttet til å gjengi tilstrekkelig med fakta, og det å begrunne vedtak med utgangspunkt i de viktigste hovedhensynene som er vektlagt. Alle skolene har lagt kommunens mal til grunn for sitt enkeltvedtak. Dette har bidratt til å sikre en tilfredsstillende kvalitet på vedtakene. Revisor vil også bemerke at det er forskjell i kvalitet på vedtakene og at de nyeste vedtakene ser ut til å være av god kvalitet. Selv om dagens praksis for utforming av enkeltvedtak synes å være tilfredsstillende, så foreligger det en risiko for at kommunen ikke har tilstrekkelig dokumentasjon for disse sakene i ettertid. Revisor anbefaler rådmannen; - å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav - å sikre at skolene saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk Revisor gjør oppmerksom på at Kunnskapsdepartementet har foreslått lovendringer i opplæringsloven, deriblant et nytt kapittel om skolemiljø. Endringene vil trolig iverksettes fra høsten Mobbing i grunnskolene

11 Foreløpig revisjonsrapport Innholdsfortegnelse Forord... 3 Sammendrag... 4 Innholdsfortegnelse Innledning Bestilling Bakgrunn Arbeid mot mobbing i Melhus kommune Undersøkelsesopplegget Avgrensing Problemstilling Kilder til revisjonskriterier Metode Forebyggende arbeid Revisjonskriterier Data Målsettinger, planer og tiltak for et godt psykososialt læringsmiljø Kartlegging og analyse av psykososialt læringsmiljø Skolemiljøutvalg Omfang av mobbing Revisors vurdering Avdekking av mobbing Revisjonskriterier Data Kunnskap og kompetansetiltak Avdekking av mobbing Revisors vurdering Oppfølging av mobbesaker Revisjonskriterier Krav til faktisk oppfølging Krav til saksbehandlingen Data Praksis for oppfølging av mistanker og varsel om mobbing Saksbehandling i mobbesaker Mobbing i grunnskolene

12 Foreløpig revisjonsrapport Vedtak individualisert Brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt miljø ( 9A-1) Forsvarlig utredet sakens fakta Begrunnelse for vedtaket Framgår hvilke tiltak som skal bidra til å tilfredsstille 9A «Snarest mulig» - skolens saksbehandlingstid Skriftlig underrettelse av part(er) Opplyses klageadgang Opplyses mulighet for å få utlevert/se sakens dokumenter Revisors vurdering Høring Konklusjoner og anbefalinger...33 Tabell Tabell 1. Avholdte møter i skolemiljøutvalg pr skole pr skoleår...17 Tabell 2. Andel elever som har opplevd mobbing 2-3 ganger i måneden eller oftere (prosent). 18 Tabell 3. Gjennomgang av enkeltvedtak oppsummering Mobbing i grunnskolene

13 Foreløpig revisjonsrapport 1 Innledning 1.1 Bestilling Kontrollutvalget i Melhus kommune vedtok i sitt møte den (KU-sak 19/2016) å bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i skolene. I vedtaket ble revisor bedt om å oversende prosjektplan til utvalget. Revisor oversendte prosjektplan til kontrollutvalgets sekretariat og utvalget behandlet planen i sitt møte den (KU-sak 24/2016). Kontrollutvalget tok prosjektplanen til orientering. 1.2 Bakgrunn Retten til et godt psykososialt miljø for elever i skolen er lovfestet i opplæringsloven. I 2015 ble det gjennomført en utredning (NOU 2015:2) om virkemidler for et godt psykososialt skolemiljø. I utredningen anslås at inntil elever i grunnopplæringen er gjenstand for krenkende atferd. Utvalget ønsker i sin rapport å sette søkelyset på fem utfordringer som kan forbedres i arbeidet med å fremme et trygt psykososialt skolemiljø og å forebygge og håndtere krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering på en god måte. Disse utfordringene er basert på kunnskap fra forskning, kartlegginger, utvalgsmedlemmers egne erfaringer fra praksis, høringsinnspill fra ulike organisasjoner og tilbakemeldinger fra elever, foreldre og organisasjoner som utvalget har vært i kontakt med på utvalgsmøter og studiereiser Rettssikkerhet elevenes rettigheter blir ikke oppfylt 2. Skolekultur skolekulturen fokuserer for lite på nulltoleranse for krenkelser, mobbing, trakassering og diskriminering 3. Involvering og samarbeid elever og foreldre involveres ikke godt nok i skolens arbeid med det psykososiale skolemiljøet 4. Ansvarliggjøring og systematikk skoleeiernes og skoleledernes kapasitet til å jobbe systematisk og langsiktig med å utvikle skolemiljøet er mangelfull 5. Organisering ansvarsfordelingen i støttesystemet er for utydelig 1 Regjeringen har fulgt opp Djupedalsutvalgets utredning gjennom å foreslå endringer i opplæringsloven og friskoleloven. Et høringsnotat ble sendt ut fra Kunnskapsdepartementet Mobbing i grunnskolene

14 Foreløpig revisjonsrapport Utdanningsdirektoratet har over mange år laget veiledere og informasjonsmateriell knyttet til hvordan skoleeiere, skoler og lærere kan arbeide for et godt psykososialt miljø for elevene. Veilederne tar for seg alt i fra det forebyggende arbeidet, hvordan mobbing og krenkende atferd avdekkes, og hvordan skolene bør følge opp hendelser. Selv om det har vært uttrykt nulltoleranse for mobbing i skolen, så viser eksempelvis elevundersøkelsene at mange barn og unge er rammet av mobbing. Alle elever har ifølge opplæringsloven rett til et godt og inkluderende læringsmiljø. Med læringsmiljø menes de samlede kulturelle, relasjonelle og fysiske forholdene på skolen som har betydning for elevenes læring, helse og trivsel. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven kapittel 9a ( elevenes arbeidsmiljølov ). Det understrekes at det psykososiale miljøet omfatter mer enn mobbing og at kapittel 9a gjelder for både grunnskolen og videregående opplæring. Det er en diskusjon om hvordan mobbing skal defineres, men Utdanningsdirektoratets definisjon og tolkning ligger tett opp til Dan Olweus definisjon av begrepet 2. Olweus definerer mobbing slik: "En person er mobbet eller plaget når han eller hun, gjentatte ganger og over en viss tid, blir utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer". Det finnes andre definisjoner på mobbing. De fleste av disse krever at følgende kjennetegn er tilstede: Det må være ubalanse i styrkeforholdet mellom de som mobbes og de som mobber. Et mobbeoffer kan imidlertid mobbe andre elever (ca. 17 % av mobbeofrene). Elever som ofte slåss med hverandre blir ikke mobbet dersom det varierer hvem som tar initiativet til slåssingen. Mobbingen må foregå over en viss tid. Over hvor lang tid kan diskuteres, men enkeltepisoder kalles vanligvis ikke mobbing, selv om de er aldri så alvorlige. Handlingene må være av en viss alvorlighetsgrad. En kan ta utgangspunkt i hva eleven opplever som alvorlig. Det er klart at lett erting, som eleven ikke plages av, ikke er mobbing. For en skole som har ansvar for at elevene har et trygt og godt psykososialt skolemiljø, så betyr dette at man både må arbeide systematisk både med forebygging, avdekking og oppfølging av mobbing. 2 NOU 2015:2 (s32) - Mobbing i grunnskolene

15 Foreløpig revisjonsrapport 1.3 Arbeid mot mobbing i Melhus kommune I kommuneplanens samfunnsdel vektlegges forebyggende arbeid for folkehelse og livskvalitet. Videre understrekes at kommunen skal ha Spesiell fokus på fysisk aktivitet, kosthold, trivsel og fravær av mobbing i tjenester rettet mot barn og unge for å legge grunnlaget for god psykiskog fysisk helse og forebygge livsstilssykdommer. Hovedmålet for kommunens tjenestetilbud overfor barn og unge er at Melhus kommune skal være en god kommune å vokse opp i. Kommunen skal ha et tjenestetilbud som har god kvalitet i forhold til barn og unges behov. Det skal legges vekt på forebyggende arbeid og å komme tidlig inn og gi et helhetlig tilbud til de som trenger spesiell hjelp. Delmålet for oppvekstsektoren i kommunen er at Melhus kommune skal ha en kvalitetsmessig god barnehage, skole og skolefritidsordning der det er et godt læringsmiljø og læringsutbytte. Det skal være fokus på godt kosthold (skolemåltid), daglig fysisk aktivitet, gode lokaliteter og uteplasser, tilstrekkelig med læremidler og med nulltoleranse mot mobbing. I økonomi- og handlingsplan for framsettes et handlingsmål om at andelen elever som mobbes skal være minimum 10 % under det nasjonale snittet. Dette gjentas i de påfølgende økonomi- og handlingsplaner. I økonomi- og handlingsplan for vises det til kommende lovendringer når det gjelder elevenes skolemiljø, til behovet for å styrke kompetansen i avdekking og oppfølging av mobbing, og til en positiv utvikling i rapportert omfang av mobbing i kommunen. Det vises også til at enkelte skoler har deltatt i det nasjonale Læringsmiljøprosjektet, og at man må sikre kompetanseoverføring fra denne deltakelsen. Målet om å ligge under det nasjonale snittet for rapportert omfang av mobbing videreføres. Kommunen har ingen skoleovergripende plan eller strategi for arbeid med elevenes psykososiale miljø eller mot mobbing, ut over det som er nevnt i økonomi- og handlingsplaner. Kommunen har felles forskrift om ordensreglement. Revisor er ikke kjent med at kommunen/skolene har hatt noen felles satsning som omhandler skolemiljø eller arbeid mot mobbing de siste årene. - Mobbing i grunnskolene

16 Foreløpig revisjonsrapport 2 Undersøkelsesopplegget I dette kapittelet redegjør vi for avgrensinger, problemstillinger, kriterier og metode for gjennomføringen av denne forvaltningsrevisjonen. 2.1 Avgrensing I dialog med kontrollutvalget har skolenes arbeid mot, og håndtering av mobbing vært det sentrale diskusjonstema. Utvalget er opptatt av hvordan skolene arbeider med trivsel på skolen (forebygging), hvordan de arbeider systematisk for å avdekke mobbing, hvilke tiltak som iverksettes og hvordan disse tiltakene følges opp. Utvalget har signalisert at de ønsker gjennomgang av konkrete saker. Revisor har på bakgrunn av utvalgets diskusjoner avgrenset undersøkelsen til å gjelde mobbing av elever i grunnskolen, og vil ikke berøre psykososialt miljø blant ansatte ved skolene, og den vil heller ikke belyse det fysiske skolemiljøet. Øvrige forhold og tiltak for trivsel ved skolene vil tas inn i den grad det har relevans i arbeid med forebygging av mobbing. Revisor avgrenser seg fra å undersøke og vurdere forhold som ligger utenfor virkeområdet for kapittel 9a i opplæringsloven (elevens fritid jfr rundskriv Udir ). 2.2 Problemstilling Kontrollutvalget har vedtatt at revisor skal belyse følgende overordnede problemstilling: Arbeides det aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene i Melhus kommune? Under denne problemstillingen vil vi eksempelvis belyse hvordan skolene arbeider for å sikre et godt psykososialt miljø; innhentes kunnskap om skolemiljøet jevnlig, analyseres og anvendes kunnskap om skolemiljøet, er det iverksatt generelle tiltak for å øke trivsel eller ta ned omfang av mobbing? Det er særdeles relevant å se på om skolene har planer for skolemiljøet, oppfølging av disse planene, og gjennomføring og oppfølging av læringsmiljøundersøkelser. Videre er det interessant å se på hvordan skoleledelsen følger opp med informasjon om skolemiljøet til lovbestemte utvalg, og om ordningen med skolemiljøutvalg fungerer ved skolene. I tillegg er det viktig å belyse om skolene informerer ansatte om skolens arbeid mot mobbing og om ansattes plikt til å melde fra til skoleledelsen om de avdekker mobbing. For å avdekke mobbing må ansatte ha nødvendig kunnskap om temaet og skole/skoleeier må sørge for nødvendig kompetanseutvikling. Det er dessuten vesentlig å få - Mobbing i grunnskolene

17 Foreløpig revisjonsrapport vite hvordan skolene håndterer meldinger om mobbing, da dette har betydning for elevenes mulighet til å klage på skolemiljøet. 2.3 Kilder til revisjonskriterier Overordnet er det opplæringsloven (Kunnskapsdepartementet 1998) som angir rammen for skolenes og skoleeiers arbeid med det psykososiale miljøet for elevene i videregående opplæring. Det er kapittel 9a som regulerer forholdet mellom elevenes rettigheter og skolens plikter i forhold til skolemiljøet. Loven er ikke konkret på alle områder, men den beskriver blant annet ansattes plikt til å undersøke, varsle og gripe inn dersom man får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold eller rasisme ( 9a-3). Den peker videre på krav til internkontroll ved skolen som sikrer at lovkravene blir oppfylt ( 9a-4), krav til håndtering av mulige brudd på elevenes rettigheter ( 9a-3), og krav til at skolen skal nedsette skolemiljøutvalg ( 9a-5). I forskrift til opplæringsloven (Kunnskapsdepartementet 2006) er skoleeier pålagt å få gjennomført de nasjonale undersøkelser om skolemiljøet ved hver skole, og sørge for at skolene følger opp resultatene ( 2-3). Videre har utdanningsdirektoratet utgitt veiledningsmateriell etc. for hvordan skolene skal arbeide for å ivareta elevenes rettigheter til et godt psykososialt miljø ( Dette er viktige og autorative føringer for hvordan skolene og kommunen som skoleeier skal arbeide for et godt skolemiljø og hvordan man skal håndtere eventuelle mobbesaker. Kommuneplanens samfunnsdel viser til at Melhus kommune har nulltoleranse for mobbing, og økonomi- og handlingsplan viser til konkrete mål om at kommunen skal ligger under gjennomsnittet for landet når det gjelder rapportert omfang av mobbing i skolene. 2.4 Metode Valg av metode tar utgangspunkt i hvilke problemstillinger som ønskes undersøkt. Problemstillingene i denne forvaltningsrevisjonen er formulert med tanke for å belyse de prosesser som skolene gjennomfører for å forebygge, avdekke og håndtere mobbing. I tillegg er det dokumentasjonskrav til deler av disse prosessene. Slike prosesser blir best belyst gjennom kvalitative data, da fortrinnsvis intervju med ansatte ved skolene. Revisor har vurdert det som avgjørende at rektorer og lærere får gi uttrykk for hvordan de avdekker og håndterer mobbing blant elevene. For å kunne gi et godt nok svar på hvordan mobbesakene følges opp i praksis, har revisor i tillegg valgt ut noen konkrete saker og gått nærmere inn på skolenes - Mobbing i grunnskolene

18 Foreløpig revisjonsrapport håndtering av dem. Dette er gjort ved stikkprøvekontroller av dokumentasjon i enkeltsaker ved utvalgte skoler. Det er ikke gjennomført intervju med elever i denne forvaltningsrevisjonen, da revisor har vurdert at dette kan oppleves byrdefullt for den enkelte. Derimot er det gjennomført intervju med foreldrerepresentanter ved alle skolene (FAU-leder/nestleder) for å sikre innspill fra brukerne av skolene. Revisjonen har også fått oversendt skolenes planer, reglement, rutiner og prosedyrer for arbeid med det psykososiale læringsmiljøet. Mye av denne dokumentasjonen omhandler det viktige forebyggende arbeidet skolene utfører. En oppsummering av datagrunnlag: Intervju ved tre ulike skoler; totalt 12 intervju (rektorer, ansatte, foreldrerepresentanter) Enkeltvedtak; totalt 20 enkeltvedtak Planer for arbeid med det psykososiale skolemiljøet Ordensreglement Rutiner og prosedyrer for håndtering av saker etter Kap 9A - Mobbing i grunnskolene

19 Foreløpig revisjonsrapport 3 Forebyggende arbeid I dette kapittelet har revisor undersøkt hvordan skolene arbeider for et godt psykososialt læringsmiljø og hvordan man prøver å forebygge at mobbing skjer. Utgangspunktet er at alle elever har rett til et trygt og godt læringsmiljø, og at skolen er forpliktet til å arbeide aktivt og systematisk for å oppnå dette. 3.1 Revisjonskriterier Opplæringslovens 9a-4 pålegger skolene å arbeide kontinuerlig og systematisk for å fremme helse, miljø og sikkerhet for elevene, og sørge for at elevenes rettigheter etter kap 9A blir oppfylt. Videre heter det i 9a-3, første avsnitt, at skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. I 11-1a vises det til at skolene skal ha et skolemiljøutvalg som er sammensatt slik at elevene og foreldrene tilsammen har flertall. Skolemiljøutvalget har rett til å uttale seg i alle saker som gjelder skolemiljøet. Fra «Manifest mot mobbing » (Regjeringen, KS, Utdanningsforbundet, Fagforbundet, Skolelederforbundet, Skolenes landsforbund, Foreldreutvalget for grunnopplæringen 2010); «Dere som jobber i skolen har ansvar for å forebygge og stoppe mobbing For å klare dette må dere bygge opp en handlingskompetanse i arbeid mot mobbing. Dere må sette av tid til å drøfte temaet, og utarbeide skriftlige planer for hvordan dere skal opptre. Planen må dere følge i det daglige arbeidet, og den må evalueres.» Ut i fra ovenstående forventes det at skolene har satt seg mål i det forebyggende arbeidet mot mobbing, at de har planer for å oppnå disse målene og at disse er kjent blant ansatte. Det må innhentes informasjon om status for omfang av mobbing ved skolen og utviklingen i mobbesaker må overvåkes og analyseres. Dessuten må det iverksettes tiltak for å forebygge mobbing. I tillegg skal skolene ha konstituert og avholdt møter i skolemiljøutvalget. I økonomiog handlingsplan for Melhus kommune framsettes i tillegg et handlingsmål om at andelen elever som mobbes skal være minimum 10 % under det nasjonale snittet. 3.2 Data I denne delen av kapittelet vil revisor presentere data for skolenes forebyggende arbeid mot mobbing. - Mobbing i grunnskolene

20 Foreløpig revisjonsrapport Målsettinger, planer og tiltak for et godt psykososialt læringsmiljø I Melhus kommune er det ingen felles overordnet strategi for skolene i deres arbeid med det psykososiale skolemiljøet. Kommuneplanens samfunnsdel viser til at det skal være nulltoleranse overfor mobbing i skolene. Videre er det felles forskrift om ordensreglement og felles kompetanseutviklingsplan for barnehager og skoler i kommunen. Kommunen har utviklet flere felles rutiner, prosedyrer og maler som skolene skal anvende, blant annet felles kommunal rutine for behandling av klage på skolemiljøet og felles mal for enkeltvedtak for kap 9a i opplæringsloven. Revisor har bedt skolene om å oversende alle dokumenter som har relevans for deres arbeid med det psykososiale skolemiljøet. Samtlige skoler har oversendt handlingsplaner for arbeid med skolemiljøet og rutiner for å forbygge, avdekke og følge opp mobbesaker. Rutinene spesifiserer hva mobbing er, hvordan det kan forebygges, hva som er kjennetegn på mobbing og hvordan det kan avdekkes. De viser også til hvilke handlinger som skal gjennomføres når man oppdager mobbing. Skolene har også oversendt utviklingsplaner og årshjul for enheten. Disse synliggjør et omfang av ulike aktiviteter som skal gjennomføres for å utvikle og opprettholde et godt skolemiljø. Eksempler på slike tiltak er aktivitetsdager med vekt på positivt fellesskap på tvers av trinn og klasser, utarbeidelse av klasse-/miljøregler osv. Enkelte skoler viser til at de har ansatt personer i miljøarbeiderstillinger, med oppgave å iverksette positiv aktivitet og følge opp utfordringer i elevmiljøet. Kommunen har ikke lagt noen felles plan eller hatt noen felles satsninger på skolemiljø på tvers av skolene i Melhus. Revisor har gjennom intervju fått kjennskap til satsninger som har favnet èn eller noen få skoler. To skoler har blant annet deltatt i det nasjonale Læringsmiljøprosjektet, og flere skoler har hatt systematisk satsning på Zero-programmet eller gjennomført ART-kurs (sosial kompetanse/sinnemestring). Lærerne mener at disse satsningene har hatt en positiv innvirkning på læringsmiljøet Kartlegging og analyse av psykososialt læringsmiljø Skolene er pålagt å arbeide aktivt og systematisk for å påse at elevene har et godt og trygt skolemiljø. For å forvisse seg om dette, må skolene innhente og analysere informasjon om skolemiljøet jevnlig. Utdanningsdirektoratet har lagt til rette for at skolene skal kunne gjøre dette ved å gjennomføre elevundersøkelsen årlig. Skolene er nasjonalt pålagt å gjennomføre elevundersøkelsen på 7.trinn og 10.trinn, men i Melhus kommune gjennomføres denne på alle - Mobbing i grunnskolene

21 Foreløpig revisjonsrapport trinn fra 5. og oppover. I tillegg er det utarbeidet forenklede trivselsundersøkelser som gjennomføres på 1.-4.trinn. Kommunen har relativt nylig tatt initiativ til at skolene skal gjennomføre en ikke-anonym spørreundersøkelse om trivsel/skolemiljø for alle trinn fra 5. til 10.trinn. Lærerne viser til at dette er et viktig og nyttig bidrag til å få innsikt i eventuelle utfordringer den enkelte elev har. Elevundersøkelsen gjennomføres hver høst på alle skoler. Alle skolene i Melhus har enten egne rutiner for oppfølging av elevundersøkelsen, eller definert som faste punkter i skolens årshjul. I hovedsak ser oppfølgingen slik ut: i forkant av undersøkelsen, så informerer lærerne om undersøkelsen, viser eksempler og forklarer begrep. Elevene svarer på undersøkelsen enkeltvis og samtidig. Resultatene for skolene vil være tilgjengelige rett over nyttår. Når resultatene er tilgjengelige ved den enkelte skole, så foretar skolene en analyse av disse for skole og trinn. Kontaktlærerne har ansvar for å vurdere resultatene fra eget trinn/klasse og drøfte disse med elever og foreldre. Kontaktlærere og elever har ansvar for å drøfte seg fram til mulige tiltak overfor de eventuelle utfordringer som er avdekket. Resultatene legges også fram for elevråd som drøfter mulige tiltak på skolenivå. Lærerne drøfter resultatene fra elevundersøkelsen på fellesmøter. Foreldrerepresentantene bekrefter at resultatene også legges fram for FAU og SMU/SU. Enkelte rektorer viser også til at resultatene publiseres på læringsplattformen slik at de blir tilgjengelige for foreldre Skolemiljøutvalg Skolemiljøutvalget skal arbeide for å øke deltakelsen fra elevene, foreldrene, skolen og de ansatte i arbeidet med skolemiljøet. Elever og foreldre skal være i flertall i utvalget. Utvalget skal gi råd til skolen i arbeidet med skolemiljøet, men har ikke rett til å fatte bindende vedtak. Skolemiljøutvalget kan også be skolen sette inn tiltak for å bedre det fysiske og det psykososiale miljøet på skolen. Alle grunnskoler og videregående skoler har plikt til å ha et skolemiljøutvalg, men det er ikke bestemt i lov eller forskrift hvor hyppig møter skal avholdes. - Mobbing i grunnskolene

22 Foreløpig revisjonsrapport Tabell 1. Avholdte møter i skolemiljøutvalg pr skole pr skoleår Skole 16/17 15/16 14/15 13/ Kilde: Revisjon Midt-Norge I Melhus kommune har det vært avholdt møter i skolemiljøutvalget ved alle skolene siste tre år. En opptelling viser at det i snitt er avholdt ca ett møte pr år ved skolene, hvor enkelte skoler har avholdt opptil to årlige møter mens andre har hatt møter annethvert år. Utdanningsdirektoratet har i sin veileder om skolemiljøutvalg antydet at det kan være hensiktsmessig med inntil åtte møter pr år i disse utvalgene. I intervju vises det til at det kreves en spesiell sammensetning av skolemiljøutvalgene, nemlig at foreldre/elever skal være i flertall. Det viser seg ved flere skoler at det har vært utfordrende å få samtlige representanter til å stille, og kanskje spesielt å få elever til å få elever til å møte opp. Man har søkt å få ned antallet møter og oppmøter for foreldre, gjennom å avholde samarbeidsutvalg og skolemiljøutvalg på samme ettermiddag/kveld. Revisor har intervjuet foreldrerepresentantene i skolemiljøutvalget ved skolene, og de bekrefter at det er få møter i utvalget. Det er gjerne FAU-leder som møter i utvalget på vegne av foreldrene. De viser til at møtene er informative, men at utvalget ikke bidrar vesentlig til utviklingen av miljøet ved skolen. Her mener de at FAU er et mer aktivt organ Omfang av mobbing Revisor har hentet ut tallene for rapportert omfang av mobbing i skolene i Melhus siste tre skoleår. Disse er gjengitt i tabellen under. - Mobbing i grunnskolene

23 Foreløpig revisjonsrapport Tabell 2. Andel elever som har opplevd mobbing 2-3 ganger i måneden eller oftere (prosent). 2013/ / /16 Melhus kommune (7.trinn) 7,7 4,3 4 Melhus kommune (10.trinn) 5,3 13,1 2,6 Sør-Trøndelag (7.trinn) 5,4 5,7 4,9 Sør-Trøndelag (10.trinn) 5,2 5,3 4,5 Nasjonalt (7.trinn) 5,4 4,8 4,5 Nasjonalt (10.trinn) 5 4,7 4,2 Kilde: Elevundersøkelsen 2013/14 viser at 7,7 % av elevene på 7.trinn i Melhus svarte at de hadde blitt mobbet på skolen de siste månedene. Tilsvarende tall for elever på 10.trinn var 5,3 %. Samme år var det nasjonale gjennomsnittet hhv 5,4 % (7.trinn) og 5 % (10.trinn). Elevundersøkelsen for 2014/15 viser at andelen som oppgir å ha blitt mobbet var på 4,3 % på 7.trinn, mens på 10.trinn var denne andelen 13,1 %. Dette året var nasjonalt gjennomsnitt på 4,8 % for 7.trinn og 4,7 % for 10.trinn. For skoleåret 2015/16 var tallene hhv 4,0 % (7.trinn) og 2,6 % (10.trinn), og det nasjonale snittet var 4,5 % på 7.trinn og 4,2 % på 10.trinn. Det totale elevtallet i grunnskolene i Melhus ligger på ca disse årene. 3.3 Revisors vurdering Revisor har fått tilsendt og gjennomgått en stor mengde dokumentasjon fra alle skolene i Melhus. Dokumentasjonen viser at alle skolene har planlagt aktivitet som skal virke positivt på trivsel og motvirke mobbing. Gjennom intervju er det bekreftet at skolene har gjennomført mange ulike og varierte tiltak for å øke trivselen. Revisor vurderer at det arbeides aktivt og systematisk ved den enkelte skole for å forebygge uønskede hendelser i skolemiljøet. Revisor registrerer at andre kommuner, eksempelvis Malvik, har laget en egen strategi for hvordan skolene skal arbeide mot mobbing. Slike føringer er ikke utarbeidet i Melhus. Det er obligatorisk å gjennomføre elevundersøkelsen på 7. og 10.trinn i grunnskolen. Ved skolene i Melhus gjennomføres denne på alle trinn fra 5. til 10. Skolene har gode rutiner for å følge opp resultatene fra elevundersøkelsene, både ved å analysere resultat og vurdere tiltak. Skolene gjennomfører i tillegg en ikke-anonym trivselsundersøkelse på trinn som gir mer konkret informasjon om eventuelle utfordringer i skolemiljøet. Elevsamtaler og kontaktsamtaler gir også god innsikt i om enkeltelever strever med noe. Revisor vurderer at skolene har god innsikt i miljøet ved den enkelte skole og gode forutsetninger for å avdekke mobbing. - Mobbing i grunnskolene

24 Foreløpig revisjonsrapport Skolene er pålagt å ha skolemiljøutvalg for å involvere elever, foreldre og ansatte i det systematiske arbeidet med skolemiljøet. Ut i fra tilsendt dokumentasjon har revisor satt sammen en oversikt over hvorvidt skolemiljøutvalg er avholdt i tråd med lovkravet. Alle skolene har oppnevnt et skolemiljøutvalg, gjerne i kombinasjon med samarbeidsutvalget. I intervju tilkjennegis at det kan være utfordrende å få avholdt møter i skolemiljøutvalget. Som vi ser av tabell 2, så er det flere skoler som ikke har avholdt møter i skolemiljøutvalget årlig. Revisor vurderer derfor at skolene ikke arbeider tilfredsstillende med å involvere elever, foreldre og ansatte i skolemiljøarbeid gjennom skolemiljøutvalget. Kommunen har et mål om å ligge 10 % under det nasjonale gjennomsnittet når det gjelder rapportert omfang av mobbing. I skoleåret 2013/14 lå kommunen over dette gjennomsnittet både for 7.trinn og 10.trinn. Påfølgende år var omfanget av rapportert mobbing ca 10 % under landsgjennomsnittet, mens det for 10.trinn var nesten tre ganger så høyt som landssnittet. I skoleåret 2015/16 var det rapporterte omfanget av mobbing mer enn 10 % lavere enn landssnittet for begge trinn. Revisors vurdering er at man for forrige skoleår innfridde kommunens målsetting og at utviklingen i omfanget av mobbing synes å gå riktig vei. - Mobbing i grunnskolene

25 Foreløpig revisjonsrapport 4 Avdekking av mobbing I dette kapittelet vil vi belyse skolenes arbeid for å avdekke mobbing, og om dette skjer på en systematisk og hensiktsmessig måte. Vurderingen baserer seg på intervju med representanter i skolemiljøutvalgene ved tre skoler, jf. kap. 2 foran. 4.1 Revisjonskriterier Det følger av opplæringsloven at skolene skal jobbe aktivt og systematisk for å fremme et godt psykososialt miljø, der den enkelte elev kan oppleve trygghet og sosial tilhørighet. For å påse at elevene har et godt psykososialt miljø ved skolen ( 9A-4), så må skoleeier og skoler sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap om hvordan eksempelvis mobbing kan avdekkes og hvordan dette skal håndteres 3. Et av kravene til det systematiske arbeidet er at det skal være rutiner som sikrer at skolens ansatte kjenner til handlingsplikten 4 og hva denne plikten innebærer, og det gjelder alle ansatte. I korte trekk betyr det at alle ansatte skal vite at de har en plikt til å gripe inn, undersøke og varsle skoleledelsen dersom de har mistanke om eller avdekker mobbing. Det anbefales også at skolene utfører profesjonelt tilsyn og systematisk observasjon som et ledd i det systematiske arbeidet med å avdekke mobbing 5. Jevnlige spørreundersøkelser for å undersøke trivsel og omfang av mobbing er anbefalt for å ha tilstrekkelig kunnskap om læringsmiljøet, i tillegg til å ha psykososialt læringsmiljø som fast tema i elevsamtaler. Videre er det også anbefalt å gjennomføre ytterligere skjemabaserte undersøkelser på trinn og klassenivå etter behov. Oppsummert så bør skolenes arbeid med avdekking av mobbing inneholde følgende tiltak: Alle ansatte har fått opplæring i kap 9a og alle kan prosedyrene som skal følges. Alle vet hva handlingsplikten er og hvordan den skal utøves Informasjon til foreldre om ansvar, rettigheter og prosedyrer i forhold til avdekking av mobbing, på foreldremøter, kontaktsamtaler osv. Sikre tilsynsordning i friminuttene med voksne som er gode observatører Gjennomføring av undersøkelser Tema i den halvårlige elevsamtalen og utviklingssamtalen med foreldrene Mobbing i grunnskolene

26 Foreløpig revisjonsrapport 4.2 Data Å avdekke mobbing av enkeltelever kan være vanskelig, da det er stor sannsynlighet for at mobber er klar over at det han/hun gjør er galt, og at man derved vil søke å skjule det man gjør og sier. Motsatt synes det også som at mange av de som blir mobbet ikke ønsker å varsle om at dette skjer. Det finnes flere forklaringer på dette, eksempelvis en frykt for at mobbingen skal øke i omfang, at man ikke ønsker å bli kategorisert som mobbeoffer eller at det vil medføre uønsket oppmerksomhet og støy rundt egen person. Når de involverte selv ikke ønsker å si ifra om at mobbing skjer, og de ønsker å holde det skjult, så er man avhengig av at omgivelsene er observante og at omgivelsene varsler om ting som kan tyde på at mobbing foregår. I det følgende vil vi legge fram data om hvordan skolene i Melhus arbeider for å ha ansatte som har nok kompetanse om mobbing som tematikk og skolenes informasjonsarbeid knyttet til ansattes handlingsplikt Kunnskap og kompetansetiltak Det påhviler kommunen og skolene et krav om å informere ansatte om planer, rutiner og prosedyrer som gjelder for ansettelsesforholdet. Denne informasjonen må være tilgjengelig for ansatte på arbeidsplassen. Revisor har i intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon fått bekreftet at skolene informerer om planer, rutiner og prosedyrer som gjelder for ansatte i skolen. I hovedsak informeres det i fellesmøte for lærerne ved oppstart på høsten og gjennom egne informasjonshefter som alle ansatte er pålagt å gjennomgå. Dette gjelder de planer, rutiner og prosedyrer som gjelder for skolemiljøet så vel som øvrige viktige instrukser som ansatte skal forholde seg til. Lærerne bekrefter i intervju at de kjenner handlingsplikten de er pålagt og at de mener at dette er og bør være kjent hos deres kolleger. Melhus kommune har en felles kompetanseplan for barnehage, skole og PPT. For den delen av kompetanseplanen som omhandler skole, så er det lite satsning på kompetanseheving innenfor skolemiljø. Et satsningsområde innen spesialpedagogikk på elevsyn og relasjonskompetanse kan sees i tilknytning til arbeid med bedre læringsmiljø. Gjennom intervju kommer det likevel fram flere kompetansehevingstiltak innen skolemiljø som er iverksatt i skolene. Blant annet har to skoler deltatt i et nasjonalt prosjekt, «Læringsmiljøprosjektet», i regi av utdanningsdirektoratet og Læringsmiljøsenteret ved Universitetet i Stavanger. Dette prosjektet har gått over flere år, hvor skolene har mottatt - Mobbing i grunnskolene

27 Foreløpig revisjonsrapport veiledning og de ansatte har arbeidet grundig med tematikken. Både kommunen sentralt og skolelederne forventer at resultatene fra dette arbeidet vil komme de øvrige skolene i kommunen til gode. Videre har seks barneskoler deltatt i og arbeidet i tråd med Zeroprogrammet. En rektor viser til at de fortsatt arbeider i tråd med rutiner og materiell fra dette programmet. Det har også vært gjennomført mer ad-hoc tiltak for å øke kompetansen både hos ansatte (og elever) når det gjelder mobbing. Et eksempel på det er at en skole leide inn en foredragsholder som holdt et innlegg om «Hvordan bli en god mobber», hvor perspektivet på mobbing ble snudd på hodet. Dette var ifølge rektor en god tankevekker Avdekking av mobbing På nasjonalt nivå antydes at mer enn barn og unge i grunnopplæringen blir utsatt for mobbing (Elevundersøkelsene). Mange av disse barn og unge får ikke den hjelpen de skal og bør få, for å ha et godt psykososialt læringsmiljø. For at skolene skal kunne gjøre noe med situasjonen til den enkelte eleven, så er man avhengig av at mobbingen avdekkes. I intervju har revisor bedt om oppfatninger av hvem som faktisk varsler om at mobbing skjer. Både rektorer, lærere og foreldre viser til at de fleste mobbesaker avdekkes og meldes av foreldre/foresatte, eller i en jevn fordeling mellom ansatte i skolen og foreldre/foresatte. Det er kun unntaksvis at saker varsles av den som blir utsatt for mobbing eller av medelever. Om skolene avdekker et omfang av mobbing gjennom elevundersøkelsen (jfr kap 3), som ikke stemmer med det de kjenner til, så vil det være aktuelt å gjennomføre ikke-anonyme trivselsundersøkelser. I Melhus viser alle skolene til at dette er et verktøy de er kjent med og til dels har anvendt. Av de skolene som har tatt dette i bruk, så er ledelse og kontaktlærere godt fornøyd. De mener at man gjennom ikke-anonyme undersøkelser i større grad evner å avdekke og ta tak i de utfordringer som eksisterer. Alternativ til ikke-anonyme trivselsundersøkelser kan være såkalte sosiometriske undersøkelser 6, hvor man kartlegger relasjonene mellom elevene. De som er intervjuet viser til at også slike undersøkelser er anvendt ved skolene i forsøk på å avdekke mobbing. Skolemiljø og elevens trivsel på skolen er tema i elevsamtalene mellom elev og kontaktlærer, og i kontaktsamtalene som gjennomføres med foreldre. Lærerne viser til at samtalene gjennomføres jevnlig og at dette er en god og fortrolig arena for å diskutere eventuelle utfordringer som eleven måtte ha. 6 %20program/Sosiometri-NY.pdf - Mobbing i grunnskolene

28 Foreløpig revisjonsrapport Det er anbefalt at skolene utfører tilsyn og systematisk observasjon som et ledd i arbeidet med å avdekke mobbing 7. Tilsyn utføres ved alle de skolene hvor revisor har gjennomført intervju. I tillegg har flere skoler sendt inn rutiner for hvordan tilsynet organiseres. I intervju gis det uttrykk for at tilsynet er systematisk, med fordelte ansvar og oppgaver for lærere og trinn. Skolene har også en bevissthet rundt det å dekke alle skolens uteområder med voksne, og man er oppmerksom på spesielle områder hvor uønskede hendelser og konflikter kan oppstå. Lærerne påpeker at man også har en spesiell oppmerksomhet knyttet til overgangssituasjoner, eksempelvis i garderobe på vei ut fra timer eller inn fra friminutt. Rektorene understreker at de anvender forsterket tilsyn når det er behov for det. Ved enkelte skoler har man ansatt miljøarbeidere, eksempelvis vernepleiere, som har primæroppgaver knyttet til skolemiljøet. Disse følger opp elevene både som trinn, grupper og individuelt. Dette framheves som en god støtte til lærernes pedagogiske arbeid. Miljøarbeiderne og det spesialpedagogiske personalet arbeider tett og systematisk med eksempelvis sosiale ferdigheter og sinnemestring overfor elevene (ART). 4.3 Revisors vurdering Både rektorer og lærere er trygge på at ansatte kjenner handlingsplikten; altså at lærerne er forpliktet til å gripe inn, undersøke og varsle skoleledelsen dersom de har mistanke om eller avdekker mobbing. Dette er gjort kjent overfor ansatte gjennom informasjonsskriv og i personalmøter, og dette gjennomgås tidlig hvert skoleår. Revisor vurderer at skolene gir tilfredsstillende og systematisk informasjon til ansatte om handlingsplikten. Revisor registrerer at kommunen ikke har prioritert kompetansehevingstiltak på tvers av skoler når det gjelder psykososialt læringsmiljø eller mobbing spesielt. Skolene i Melhus gjennomfører skolemiljøundersøkelser ut over de krav som er nedfelt i opplæringsforskriften. Skolene synes å ha god oversikt over elevmiljøet og hvordan elevene trives ved skolen. Revisor vurderer at skolene gjennomfører undersøkelser i et omfang som skulle gi god informasjon om utfordringer i elevmiljøet. Gjennom intervju og dokumentasjon har skolene gjort rede for hvordan de organiserer tilsyn i friminutt og i overganger mellom friminutt og undervisning. Skolene har en systematisk tilnærming og søker å ha voksendekning på hele utearealet og forsterket dekning i områder man anser kan være utsatt for uønskede hendelser. Skolene forsterker tilsyn ved behov. Revisor vurderer at skolene arbeider tilfredsstillende med å sikre forsvarlig tilsyn Mobbing i grunnskolene

29 Foreløpig revisjonsrapport 5 Oppfølging av mobbesaker I dette kapittelet belyser vi hvordan skolene rent faktisk følger opp mobbesaker, det vil si saker der skolen har avdekket mobbing enten på egen hånd eller ved melding fra elev, foresatte eller andre aktører. Vurderingene baserer seg på intervju ved et utvalg skoler, jf. kap. 2 foran, og stikkprøvekontroll av et utvalg saker fra alle skolene i Melhus kommune. Totalt er det kontrollert 20 enkeltvedtak i mobbesaker i perioden Revisjonskriterier Krav til faktisk oppfølging 8 Skoleeier (kommunen) har alltid det overordnede ansvaret for at skolene oppfyller elevenes rettigheter etter opplæringsloven, jf. opplæringsloven Skoleeier kan dermed ikke fraskrive seg sitt ansvar ved å vise til at ansvaret etter 9A-3 tredje ledd er lagt til skolen ved rektor. Skolens ledelse må sørge for at skolen forfølger saken på en egnet måte slik at elevens rett til et godt psykososialt miljø oppfylles. Ofte vil det være behov for å iverksette tiltak knyttet til elevens psykososiale miljø når det oppdages at en elev er utsatt for krenkende ord eller handlinger. Det må vurderes konkret i hvert tilfelle hva som er egnede tiltak og hvem tiltakene skal settes inn mot. Dersom det er et tilfelle av mobbing vil det ofte være viktig å sette inn tiltak mot mobberen. Det er viktig at skolen på en eller annen måte redegjør skriftlig for de tiltakene de har tenkt å iverksette. Internt bør skolen føre en logg eller lignende over de tiltak som settes i gang som vedrører det psykososiale miljøet ved skolen. I forbindelse med en eventuell senere sak vil en slik logg også være en viktig dokumentasjon på hva skolen faktisk har gjort i forhold til det psykososiale miljøet og konkrete hendelser. Skolen må også evaluere tiltakene de har iverksatt og se om disse faktisk fører til at elevens psykososiale miljø fremmer helse, trivsel og læring, jf. 9a1. Dersom tiltakene ikke fører til at eleven får det bedre, må skolen avgjøre hvilke andre tiltak som skal iverksettes. Tiltak som ikke fungerer er ikke tilstrekkelig. Skolens plikt er ikke oppfylt før elevens psykososiale miljø er i samsvar med 9a-1. 8 (Utdanningsdirektoratet 2010) - Mobbing i grunnskolene

30 Foreløpig revisjonsrapport Skolens plikter i utredning og oppfølging av en mobbesak kan oppsummeres slik: Skolen bør gjennomføre samtaler med o den som er blitt plaget, for å skaffe informasjon og gi støtte. Husk at en som er blitt mobbet, som regel underdriver. o foreldrene til den som er plaget. o den som mobber. o mobbernes foreldre hver for seg. Ikke la foreldrene selv ordne opp i elevgruppa. Rektor skal avgjøre om det skal fattes enkeltvedtak når skolen har oppdaget mobbing. Skolen bør sette inn sanksjoner overfor mobbere dersom det er nødvendig, og dokumentere sanksjonene. Skolen skal følge mobbesituasjonen inntil den opphører helt. Skolen bør bruke tilgjengelig ekspertise, PP-tjenesten eller andre ressurspersoner i eller utenfor kommunen Krav til saksbehandlingen Opplæringsloven Kapittel 9A inneholder noen særskilte regler om saksbehandlingen når det er eleven/foreldrene som ber om tiltak knyttet til det psykososiale miljøet til eleven etter 9A- 3 tredje ledd. Her er det fastsatt at når eleven/foreldrene henstiller om tiltak etter 9A-3, skal saken behandles etter saksbehandlingsreglene om enkeltvedtak i forvaltningsloven (Justis- og beredskapsdepartementet 1967). Lovens 9A-3 tredje ledd fastsetter også at saken skal behandles snarest mogleg, og dersom det ikke er truffet et enkeltvedtak innen rimeleg tid kan eleven/foreldrene klage som om skolen hadde truffet et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 9. For øvrig inneholder ikke opplæringsloven kap. 9A krav til saksbehandlingen, men behandlingen av saker etter 9A-3 må skje i tråd med saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven. Dette innebærer blant annet at følgende regler gjelder og har betydning for skolens saksbehandling: kravet til forsvarlig utredning av saken i 17 kravet til begrunnelse i 23, 24 og 25 rett til partsinnsyn, jf. 18 og 19 krav til skriftlighet i 23 9 Dvs. at elev/foreldre kan påklage saksbehandlingen (innhold/tid) og tiltakene fra skolens side (mangel, feil, virkning). - Mobbing i grunnskolene

31 Foreløpig revisjonsrapport krav om underretning av vedtaket etter 27 klageadgang i 27 Skolene må innhente kompetanse der dette er nødvendig for å oppfylle utredningsplikten (ppt, barnevern, BUP,skolehelse osv). 10 Melhus kommune har utarbeidet en felles rutine for dokumentasjon og behandling av klager på barnas miljø i skolen. Denne er datert og skal revideres årlig. Rutinen omhandler de forhold som beskrevet over, men inkluderer også fysisk skolemiljø. 5.2 Data I det følgende omhandles data for hvordan skolene håndterer mistanke og varsel om mobbing ved skolene i Melhus Praksis for oppfølging av mistanker og varsel om mobbing Alle som er intervjuet i forbindelse med denne forvaltningsrevisjonen er spurt om de kan beskrive hva skolens ansatte gjør når de har mistanke om at mobbing foregår. Denne framstillingen er basert på de fellestrekk som er nevnt i disse beskrivelsene. Alle saker er individuelle, og avhengig av den informasjonen man har, så håndteres også saker til dels på ulik måte. Det være seg omstendigheter ved avdekkingen (hvem, hvor, når), hvor mange som er involvert, hvilke tiltak som iverksettes osv. Det synes allikevel å være flere fellestrekk i hvordan dette praktisk håndteres. Rektorene forteller at det første de gjør ved et varsel eller melding om mobbing, er at de får pratet med den eleven som angivelig er utsatt for dette. Som regel gjennomføres dette av kontaktlærer. Samme dag tas det også kontakt med foresatte, såfremt det ikke er foresatte som har varslet. Det gjennomføres deretter en samtale med foresatte. Når det er gjennomført samtale med mobbeoffer og foresatte, så tar man en samtale med den eller de som har utført mobbingen. Neste steg er å ta kontakt med foresatte til den eller de som har utført mobbingen, og skolene gjør dette dersom fakta tilsier at mobbing har skjedd. Når skolene har hatt samtaler med alle partene og gjort nødvendige undersøkelser, så oppsummerer rektor alle fakta og vurderer hvilke tiltak som er riktige og nødvendige. Det mest vanlige tiltaket virker å være en jevnlig samtaleoppfølging med mobbeoffer og mobber til 10 (Utdanningsdirektoratet 2010) - Mobbing i grunnskolene

32 Foreløpig revisjonsrapport mobbingen har opphørt. Andre tiltak kan være forsterket tilsyn, atskillelse, oppfølging fra helsesøster osv. Tiltakene er avhengig av den konkrete saken og omstendighetene. Rektorene forteller at de fatter enkeltvedtak i alle mobbesaker. Når tiltakene er iverksatt er det viktig å vurdere virkningen av disse og eventuelt justere tiltakene i tråd med vurderingen. Rektorene bekrefter at tiltakene i slike saker følges opp tett av kontaktlærere og rektor, eventuelt også av helsesøster og PPT. Dette bekreftes også i revisors gjennomgang av enkeltvedtak, hvor det i de aller fleste vedtak allerede er avtalt et evalueringsmøte med foresatte og/eller elev Saksbehandling i mobbesaker Skolene, som er en del av offentlig forvaltning og tjenesteyting, er forventet å følge et omfattende regelverk. Regelverket omhandler ikke kun den faglige utøvelsen av tjenesten. Skolene må også forholde seg til regelverk om saksbehandling, arkiv, offentlighet osv. Mye av særlovgivningen inneholder også krav til dokumentasjon og oppbevaring av dokumentasjon for å kunne ivareta rettsikkerheten til den enkelte bruker. For å kvalitetssikre og effektivisere saksbehandlingen legger kommunen til rette med kvalitetssystem, dvs. samle og gjøre tilgjengelig aktuelt lovverk, rutiner og prosedyrer, og utarbeide skjema og maler som saksbehandlere kan benytte. Melhus kommune har utarbeidet en mal for enkeltvedtak i skolemiljøsaker. Revisor har bedt skolene om å oversende en oversikt over enkeltvedtak i unike mobbesaker i perioden Denne oversikten viser at det er fattet totalt 45 vedtak i unike mobbesaker i perioden Det er stor variasjon i omfanget av vedtak mellom de ulike skolene, der enkelte skoler har fattet kun ett vedtak i perioden, mens andre har hele ni vedtak. Det er ikke nødvendigvis noen sammenheng mellom omfanget av rapportert mobbing i elevundersøkelsen og det antallet vedtak som er fattet ved skolen. Det kan være mobbing som ikke er avdekket, ulik forståelse av hva elevene legger i begrepet, flere vedtak i samme sak osv. I mobbesaker er det rektors enkeltvedtak som stadfester at det er et brudd på elevens rett til et godt psykososialt miljø og skolens plikt til å iverksette tiltak for å gjenopprette et trygt og godt skolemiljø. Enkeltvedtaket gir elev og foreldre en bekreftelse på at skolen anerkjenner forholdet og at den akter å utbedre dette. I tillegg gis eleven en klagerett i forhold til om de tiltak som iverksettes er tilstrekkelige og hensiktsmessige, og innsyn i all dokumentasjon som ligger til grunn for vedtaket. I tillegg til formkrav og krav til innholdet i enkeltvedtaket, har også skolen en plikt til å veilede og å underrette partene i saken. For å undersøke om skolene i - Mobbing i grunnskolene

33 Foreløpig revisjonsrapport Melhus håndterer sakene korrekt har revisor foretatt en gjennomgang av 20 enkeltvedtak knyttet til mobbesaker i perioden Alle de 11 skolene er bedt om å oversende det sist fattede vedtaket i en mobbesak. I tillegg er tre skoler bedt om å oversende alle vedtak i perioden I de følgende avsnittene oppsummeres funn fra gjennomgangen av enkeltvedtakene med hensyn til de enkelte krav som gjelder Vedtak individualisert Et viktig krav til enkeltvedtak knyttet til 9A-1 er at de er individualisert, det vil si at rektor må begrunne og fatte vedtaket ut i fra den aktuelle elevens situasjon og behov. Et standardisert vedtak (som for eksempel gjelder elever i en gitt type situasjon) vil betraktes som en saksbehandlingsfeil. Alle de vedtak (20 av 20) som revisor har gjennomgått er individualisert. Vedtakene er alle formulert på en slik måte at begrunnelse for vedtak og tiltak er med utgangspunkt i den enkelte elev Brudd på retten til et godt fysisk og psykososialt miljø ( 9A-1) Enkeltvedtaket må stadfeste om det foreligger et brudd på elevens rett til et godt og trygt psykososialt skolemiljø ( 9A-1) eller ikke. I 13 av 20 enkeltvedtak er det eksplisitt uttrykt at eleven ikke får oppfylt retten til et godt psykososialt miljø. I ytterligere seks vedtak er det indirekte gjort rede for at det foreligger brudd på 9A-1, men hvor dette ikke eksplisitt stadfestes i vedtaket. For ett av de 20 vedtakene framgår det ikke at enkeltvedtaket stadfester et brudd på elevens rett til et godt fysisk og psykososialt miljø Forsvarlig utredet sakens fakta For å kunne fatte et enkeltvedtak i en sak, så må sakens sider være tilstrekkelig opplyst. Skolen må derfor foreta undersøkelser av fakta i saken og gjøre rede for disse i vedtaket. Revisors gjennomgang av vedtakene viser at 12 av 20 vedtak har framstilling av fakta som gjør at saken kan betraktes som tilstrekkelig opplyst. For ett av de 20 vedtakene er faktaframstillingen mangelfull i forhold til å beskrive fakta i saken, mens ytterligere 6 vedtak har delvis mangelfulle faktaframstillinger. Mangelfulle eller delvis mangelfulle faktaframstillinger medfører at det vil være vanskelig å begrunne et vedtak med utgangspunkt i beskrivelse av de faktiske forhold i saken. - Mobbing i grunnskolene

34 Foreløpig revisjonsrapport Begrunnelse for vedtaket Et enkeltvedtak må basere seg på en faktaframstilling av den aktuelle saken, og begrunnelse og vedtak må med rimelighet kunne føres tilbake til disse fakta. Begrunnelsen bør foruten å vise til lovgrunnlaget og fakta i saken, også nevne de hovedhensyn som har vært avgjørende ved utøvingen av forvaltningsmessig skjønn. Med dette menes at skolen må nevne hvilke forhold som er vektlagt i vurderingen av lov og fakta. Revisors gjennomgang viser at det er 7 av 20 vedtak som har en tilfredsstillende begrunnelse for enkeltvedtaket. I 1 av 20 vedtak mangler begrunnelse for vedtaket, mens ytterligere sju vedtak har delvis mangelfulle begrunnelser for vedtaket med utgangspunkt i faktaframstillingen Framgår hvilke tiltak som skal bidra til å tilfredsstille 9A-1 I tillegg til å fastslå et eventuelt brudd på elevens rett til et godt og trygt skolemiljø, så er det et krav at enkeltvedtaket skal synliggjøre hva skolen akter å gjøre for å gjenopprette et godt og trygt miljø for eleven. Samtlige vedtak som er gjennomgått inneholder beskrivelse av tiltak fra skolens side som skal bidra til å stoppe mobbingen og skape et godt og trygt psykososialt miljø for eleven. Revisor har ikke tatt stilling til hvorvidt tiltakene er hensiktsmessige «Snarest mulig» - skolens saksbehandlingstid I saker etter 9a-3 tredje ledd skal skolen snarast mogleg fatte enkeltvedtak etter reglene i forvaltningsloven. Hva som vil være snarast mogleg må vurderes konkret i den enkelte saken. Dette vil avhenge av blant annet alvorlighetsgraden i det forholdet som elever og foreldre vil ha endret. Dess alvorligere forholdet er, dess strengere krav vil settes til hvor fort et enkeltvedtak må være fattet. Dersom det foreligger alvorlig fare for liv og helse må det settes i verk tiltak umiddelbart. For å kunne vurdere skolens saksbehandlingstid er det viktig at vedtaket inneholder dato/tidspunkt hvor skolen ble gjort kjent med eller avdekket forholdet. Tilsvarende er det viktig at vedtaksdato framgår. For de vedtakene som revisor har gjennomgått, så er det 18 av 20 vedtak som har tilfredsstillende opplysninger om dato/tidspunkter, dvs. opplysning om når skolen er gjort kjent med forholdet og dato for vedtak. Det er to av 20 enkeltvedtak som er mangelfulle med hensyn til slike opplysninger. Mangelen i begge vedtak er at det ikke opplyses når skolen ble gjort kjent med forholdet, noe som gjør det vanskelig å bestemme hvor lang saksbehandlingstiden har - Mobbing i grunnskolene

35 Foreløpig revisjonsrapport vært. For de kontrollerte vedtakene hvor saksbehandlingstid har latt seg bestemme, vurderes alle å være fattet innen rimelig tid Skriftlig underrettelse av part(er) Forvaltningslovens 27 stiller krav til at partene i saken skal underrettes skriftlig om det vedtak som er fattet. For elever i grunnskolen vil dette i all hovedsak bety foresatte eller verge. Revisors gjennomgang av enkeltvedtak viser at alle (20 av 20) enkeltvedtak er adressert til elevens foresatte Opplyses klageadgang I forvaltningslovens 27 vises det til at enkeltvedtaket skal inneholde opplysninger om adgangen til å klage på vedtaket, klageinstans og de frister som gjelder for slik klage. I all hovedsak kan den som er part i saken eller har rettslig klageinteresse framsette en klage med hensyn til vedtakets innhold, saksbehandlingstid, manglende oppfyllelse av vedtaket og saksbehandlingsfeil. Samtlige vedtak (20 av 20s) er korrekt utformet med hensyn til opplysninger om klageadgang over enkeltvedtaket Opplyses mulighet for å få utlevert/se sakens dokumenter Forvaltningslovens 18 gir partene en rett til å få gjøre seg kjent med sakens dokumenter, og 27 understreker at dette skal gjøres kjent for partene ved underretning om vedtaket. I 18 av 20 vedtak opplyses det om muligheten for å gjøre seg kjent med eller få utlevert sakens dokumenter. To av de 20 vedtakene opplyser ikke om partenes rett til å få se denne dokumentasjonen. 5.3 Revisors vurdering Når skolene har avdekket mobbing, så synes de i stor grad å følge nasjonale anbefalinger for oppfølging av sakene. Samtale med mobbeoffer og foreldre, og samtale med mobber(e) og foreldre i fast rekkefølge synes å være standard prosedyre. Rektorene er også tydelige på at de fatter enkeltvedtak i alle saker som omhandler mobbing. Alle mobbesaker er unike og skolene iverksetter tiltak ut i fra det som virker tjenlig i den enkelte saken. Revisor vurderer at skolene arbeider tilfredsstillende med praktisk oppfølging av de enkelte mobbesakene. Revisor har ikke tatt stilling til innholdet i tiltakene som iverksettes, men ser det som positivt at det er avtalt konkrete evalueringsmøter for tiltakene innen en gitt frist. - Mobbing i grunnskolene

36 Foreløpig revisjonsrapport Korrekt saksbehandling er en viktig del av elevenes rettssikkerhet, og revisor har gjennomgått 20 enkeltvedtak for å vurdere saksbehandlingen. Revisor har i kap lagt fram data for de enkelte delene av enkeltvedtaket. Vi ser at skolene kan ha utfordringer knyttet til å gjengi tilstrekkelig med fakta, og det å begrunne vedtak med utgangspunkt i de viktigste hovedhensynene som er vektlagt. Alle skolene har lagt kommunens mal, eller Udir sin mal, til grunn for sitt enkeltvedtak. Dette har bidratt til å sikre en tilfredsstillende kvalitet på vedtakene. Revisor vil også bemerke at det er forskjell i kvalitet på vedtakene og at de nyeste vedtakene ser ut til å være av god kvalitet. Flere av de vedtakene som er mangelfulle er fra 2013 og Gode maler fra kommunens side er ingen erstatning for virksomhetsleders forvaltningskunnskap, og det er viktig at faktagrunnlag og begrunnelse er tilstrekkelig til å kunne fatte et tilfredsstillende vedtak. Revisors vurdering er at kommunen har lagt til rette for at elevenes rettssikkerhet ivaretas gjennom enkeltvedtak, men at enkelte av de kontrollerte vedtakene har mangler. - Mobbing i grunnskolene

37 Foreløpig revisjonsrapport 6 Høring I tråd med revisjonsforskriften 8 ble et utkast til rapport oversendt rådmannen den Revisor mottok den en høringsuttalelse til rapporten (se vedlegg 2). Rådmannens høringsuttalelse viser til en presisering vedrørende eksakt antall skoler som har deltatt i Zero-programmet. Revisor har presisert dette i rapportens kapittel 3. Rådmannen viser videre til vedtak av økonomi og handlingsplan , og at det er gitt politiske føringer for utvikling av kompetanse, system og gode rutiner. Revisor ser det som positivt at rådmannen framhever det arbeidet de nå er i gang med, og høringssvaret utdyper rapportens avsnitt 1.3. Det er ikke gjort endringer i fakta, vurderinger eller konklusjon på bakgrunn av dette. - Mobbing i grunnskolene

38 Foreløpig revisjonsrapport 7 Konklusjoner og anbefalinger I denne forvaltningsrevisjonen er det søkt å belyse om Melhus kommune arbeider aktivt og systematisk for å forbygge, avdekke og håndtere mobbing i grunnskolene? Revisor konkluderer med at skolene i all hovedsak arbeider tilfredsstillende med å forebygge, avdekke og følge opp mobbesaker. Det er avdekket svakheter knyttet til det systematiske forbyggende arbeidet, blant annet det å involvere elever, foreldre og ansatte gjennom skolemiljøutvalgene. Det savnes også en strategisk tilnærming til det å sikre at ansatte har oppdatert kunnskap om psykososialt skolemiljø, slik at de er bedre rustet for å avdekke eventuell mobbing. Revisor har avdekket svakheter når det gjelder saksbehandlingen i mobbesaker, spesielt knyttet til dokumentasjon av fakta og skolenes begrunnelser for å fatte vedtak i mobbesaker. Dette kan utgjøre en risiko for at kommunen ikke har tilstrekkelig dokumentasjon for disse sakene i ettertid. Revisor vil understreke at det er variasjoner mellom skolene ift omfang av forebyggende tiltak, kompetansetiltak overfor ansatte og kvalitet på saksbehandlingen. Revisor vil anbefale rådmannen; - å sikre at skolene gjennomfører skolemiljøutvalg i tråd med lovkrav - å sikre at skolene saksbehandler mobbesaker i tråd med gjeldende regelverk Revisor vil gjøre oppmerksom på at Kunnskapsdepartementet har foreslått lovendringer i opplæringsloven, deriblant et nytt kapittel om skolemiljø. Endringene vil trolig iverksettes fra høsten Mobbing i grunnskolene

39 Foreløpig revisjonsrapport Kilder Justis- og beredskapsdepartementet, Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker, Available at: Kunnskapsdepartementet, Forskrift til opplæringslova, Available at: Kunnskapsdepartementet, Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa, Available at: Regjeringen, KS, Utdanningsforbundet, Fagforbundet, Skolelederforbundet, Skolenes landsforbund, Foreldreutvalget for grunnopplæringen, F. for barnehager og S., Manifest mot mobbing , Available at: Utdanningsdirektoratet, Retten til et godt psykososialt miljø, Norge. Available at: - Mobbing i grunnskolene

40 Foreløpig revisjonsrapport Vedlegg 1 Tabell 3. Gjennomgang av enkeltvedtak oppsummering x = OK (x) = Svak/delvis mangelfull - = Ikke tilfredsstillende - Mobbing i grunnskolene

41 Foreløpig revisjonsrapport Vedlegg 2 - Mobbing i grunnskolene

42 Postadresse: Sandenveien 5, 7300 Orkanger Hovedkontor: Statens hus, Orkanger Tlf

43 Kontrollutvalgets arbeidsform Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE Arkivsaknr 15/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og ber sekretariatet om å ta med eventuelle innspill fremkommet i møtet. Kontrollutvalget vurderer arbeidsformen løpende og formell sak settes på dagsorden hvis eller når utvalget har behov for dette. Vedlegg Invitasjon til kontrollutvalgets møte 6. mars! Saksutredning På kontrollutvalgets møte 7. november 2016 så signaliserte kontrollutvalget at de ønsket å diskutere hvordan utvalget skal legge opp sitt arbeid og hvordan utvalgets medlemmer skal holde seg orientert om kommunens virksomhet for å ivareta tilsynsoppgaven på en god måte. På utvalgets møte 5. desember 2016 så ble Kontrollutvalgets arbeidsform diskutert i sak 41/2016. Tema som ble tatt opp var fordeling av ansvar for politiske utvalg, henvendelser for innbyggere/andre, orienteringer fra/besøk på enheter i Melhus kommune og selskaper som Melhus kommune har eierskap i, samt deltakelse på kurs og samlinger. Ordfører deltok under behandling av saken og ga uttrykk for at kontakten/samspillet med kontrollutvalget fungerer godt. Kontrollutvalget er godt representert når utvalget har saker som skal behandles i kommunestyret. I løpet av 2017 så ønsker kontrollutvalget en orientering om Familie og forebygging, samt at de ønsker å besøke Gauldal Brann og Redning IKS, Vekst Melhus, Melhus Næringsareal AS for en orientering om virksomhetene. Kontrollutvalget har bedt om at kontrollutvalgets arbeidsform også settes opp på sakskartet til kontrollutvalgets møte 6. mars Ordfører og rådmann er invitert til møtet for å si noe om hvilke forventninger de har til utvalgets arbeid. Sekretariatet gjengir nedenfor de samme punktene som ble listet opp på utvalgets møte i desember Punktene kan være aktuell for diskusjon på utvalgets møte 6. mars: - Kontakten/samspillet med kommunestyret - Kontakten med ordfører/rådmann - Kontakten med sekretariatet, eventuelt med revisjonen mellom møtene. - Samspillet i kontrollutvalget på møter, kontakt mellom møter. - Hvilken informasjon ønsker kontrollutvalget å få tilgang til, og i hvilken form? - Skal kontrollutvalgets medlemmer fordele og ha spesielt ansvar for å følge opp politiske saker/politiske utvalg? - Hvordan håndtere henvendelser fra innbyggere og andre? - Hvem inviteres/innkalles til kontrollutvalgets møter? - Legge kontrollutvalgsmøter ute i kommunale enheter? - Deltakelse på kurs og samlinger 43

44 Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Medlemmene har forskjellig bakgrunn og mulig også ulikt syn på hvordan tilsynsoppgaven skal løses. Dette gjør at en har alle muligheter til å få til gode diskusjoner om kontrollutvalgets arbeidsmåte og arbeidsoppgaver. 44

45 Fra: Eva J Bekkavik Sendt: 23. januar :15 Til: Melhus-Gunnar Krogstad; Katrine Lereggen Emne: Invitasjon til kontrollutvalgets møte 6. mars! Viktighet: Høy Hei Kontrollutvalget ønsker deltakelse fra ordfører og rådmann under behandlingen av saken om kontrollutvalgets arbeidsform på utvalgets møte 6. mars. Kontrollutvalget ønsker at ordfører og rådmann sier noe om hvilke forventninger de har til utvalgets arbeid. Kontrollutvalgets møte starter kl. 14:00, og avholdes på rådhuset, formannskapssalen. Send meg gjerne et svar om du/dere kommer eller ikke. Mvh Eva J. Bekkavik Rådgiver KonSek Midt-Norge IKS < Telefon:

46 Tilsyn med barn i fosterhjem - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &58 Arkivsaknr 16/157-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til orientering. Vedlegg Fylkesmannen i Sør-Trøndelag - lukking av tilsyn Rapport etter tilsyn i form av egenvurdering med kommunenes tilsyn med barn i fosterhjem Utrykt vedlegg: Kontrollutvalgets sak 40/16 Tilsyn med barn i fosterhjem - Melhus kommunes egenvurdering Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat viser innledningsvis til samling for kontrollutvalg den 6. oktober 2009 og 15. oktober 2014 der Fylkesmannen i Sør-Trøndelag i et foredrag tok til orde for mer samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg. Som et ledd i dette er det naturlig å gjøre bruk av tilsynsrapportene som tilsynsmyndighetene utarbeider etter tilsyn i kommunene. Det samme gjelder for egenvurderinger som tilsynsmyndighetene ber kommunene om å gjøre. Fylkesmannen har i brev av varslet Melhus kommune om tilsyn vedr. barn i fosterhjem. Tilsynet gjennomføres ved en egenvurdering av organisering og gjennomføring av tilsyn med barn i fosterhjem. Barnevernlovens regler om tilsyn med barn i fosterhjem ble endret med virkning fra 1. februar Lovendringen innebærer at plikten til å føre tilsyn er lagt til kommunen, og ikke til barneverntjenesten som tidligere. Kommunen der fosterhjemmet ligger, har nå fått ansvar for å føre tilsyn med at det enkelte barn får forsvarlig omsorg i fosterhjemmet. Videre er kommunen gitt et helhetlig ansvar for planlegging, gjennomføring og oppfølging av tilsynet. Kommunen har ansvaret for at tilsynet blir utført på en forsvarlig måte, og har nå også ansvar for at de som skal utøve tilsynet gis nødvendig opplæring og veiledning. Melhus kommune har den sendt inn en egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til Fylkesmannen. I tillegg har Melhus kommune sendt en tilbakemelding til Fylkesmannen på hvordan ledelsen skal følge opp tiltakene og om de har virket og hatt effekt (brev av ). Kontrollutvalget fikk fremlagt egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til orientering på sitt møte 5. desember 2016 i sak 40/2016. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar egenvurdering vedr. tilsyn med barn i fosterhjem til orientering. 46

47 Kontrollutvalget ber om å få saken opp igjen når Fylkesmannen har avsluttet sitt tilsyn. Fylkesmannen har i brev av avsluttet sitt tilsyn (vedlegg). Sluttrapport for hele tilsynet, datert er også lagt med som vedlegg. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget gjennomgår Melhus kommune sin egenvurdering vedr. barn i fosterhjem og legger denne til grunn som en del av sin rutinemessige oppfølging av virksomheten i Melhus kommune. 47

48 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref /736-3 Melhus kommune Rådhusveien MELHUS Kommunens tilsyn med barn i fosterhjem - egenvurdering Det vises til Fylkesmannens brev av , der det ble etterspurt ytterligere informasjon om kommunens oppfølging av tilsyn med barn i fosterhjem. Fylkesmannen vurderte at planen ikke er utfyllende nok når det gjaldt ledelsens oppfølging av tiltakene. Det ble etterspurt hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere om tiltakene har virket og om de har hatt ønsket effekt, etter at de har vært praktisert over tid. Kommunen redegjør i brev av hvordan ledelsen skal følge opp og kontrollere igangsatte tiltak som er iverksatt. Ledelsen tar ansvar for halvårlige evalueringsmøter, med tema rullering/evaluering av rutinebeskrivelser og prosedyrer. Ved gjennomgang av nye tilsynsrapporter, skal hjelpeskjema fra Fylkesmannen brukes. Det har nylig vært holdt tilsynstreff og det er avtalt nytt treff med saksbehandlere til stede. Ledelse og koordinator er i tett dialog og det er lav terskel for å ta opp utfordringer knyttet til tilsyn. Fylkesmannens vurdering og konklusjon: Kommunen har gjennomført et grundig kartleggingsarbeid og gjennom det avdekt hvorfor det har vært lovbrudd. Det er utarbeidet plan for tiltak og framdrift for arbeidet. Rutiner og prosedyrer for tilsynsarbeidet foreligger. Det vises til rutiner som skal sikre at ledelsen følger med på om tiltakene virker framover. På bakgrunn av tidligere innsendte dokumentasjon, presentasjon i oppsummeringsmøte og konkretiseringen av ledelsens oppfølging i brev av anser Fylkesmannen tiltakene som godt egnet til å rette opp lovbrudd vedrørende tilsyn med barn i fosterhjem. Med bakgrunn i denne vurderingen avsluttes Fylkesmannens tilsyn. Med hilsen Jostein Magne Krutvik (e.f.) ass.utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. 48 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

49 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim Sentralbord: , Telefaks Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Berit Hågensen / Oppvekst- og utdanningsavdelingen Deres dato Deres ref. Adresseliste Oversendelse av rapport etter tilsyn i form av egenvurdering med kommunenes tilsyn med barn i fosterhjem Vedlagt følger rapport etter gjennomført tilsyn med kommunenes tilsyn med barn i fosterhjem. Tilsynet har blitt gjennomført i form av kommunenes vurdering av egen virksomhet. Det vises videre til Fylkesmannens brev til de enkelte kommunene vedrørende oppfølging og avslutning av tilsynet. Fylkesmannen takker for et godt samarbeid i forbindelse med tilsynet. Med hilsen Jostein Magne Krutvik (e.f.) ass.utdanningsdirektør Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Rapport m/ vedlegg, datert Kopi med vedlegg: Statens helsetilsyn, postboks 8128 Dep., 0032 Oslo Bjugn kommune Ørland kommune Osen kommune Roan kommune Leksvik kommune Åfjord kommune Skaun kommune Agdenes kommune Meldal kommune 49 E-post: fmstpostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

50 2 Adresseliste: Midtre Gauldal kommune Klæbu kommune Orkdal kommune Melhus kommune Frøya kommune Rissa kommune 50

51 3 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Rapport fra tilsyn i form av egenvurdering med kommunenes tilsyn med barn i fosterhjem 2016 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har gjennomført et tilsyn med Kommunenes tilsyn med barn i fosterhjem i perioden januar oktober Tilsynet ble gjennomført som en egenvurdering. I alt 6 barneverntjenester deltok, derav to interkommunale barneverntjenester. Tilsynet omfattet i alt 15 kommuner. Deltakende barneverntjenester har vært: Midtre Gauldal kommune Klæbu kommune Orkdal kommune, Orkdal, Meldal, Agdenes og Skaun interkommunale barneverntjeneste Melhus kommune Frøya kommune Rissa kommune, Fosen barneverntjeneste (kommunene: Rissa, Leksvik, Åfjord, Bjugn, Ørland, Roan og Osen) Bakgrunn Fylkesmannen har gjennom år vært kjent med at flere kommuner ikke har fulgt opp barnevernlovens krav om tilsyn med fosterbarn. Fylkesmannen har påpekt lovbruddene gjentatte ganger, gjennom kontakt med kommunenes ledelse og barneverntjenesten, uten at det har hatt ønsket effekt. Fylkesmannen så behovet for å rette oppmerksomhet på kommunenes praksis på området, på bakgrunn lovbrudd som har vedvart i flere år, samt at lovendringer og en ny veileder har bidratt til større oppmerksomhet på området. Lovendringene i barnevernloven, igangsatt , som blant annet ga kommunene større frihet til organisering av tilsynet har ikke ført til endringer i kommunene. Fylkesmannen ønsket å gjøre denne muligheten kjent for kommunene. På denne bakgrunnen ble det varslet om tilsyn med de kommunene som hadde rapportert om avvik på tilsyn med fosterbarn gjennom flere år, og som ved rapportering for 2. halvår 2015 hadde manglende tilsyn. 51

52 4 Gjennomføringen Kommunene ble i brev av varslet om tilsynet. Utdrag av brev til kommunene: Gjennomføring av tilsynet Kommunene skal gjennomføre en egen kartlegging og en vurdering av hvorfor lovens krav om tilsyn med barn i fosterhjem ikke er oppfylt. Egenvurderingen skal gjøres som en gjennomgang av egen virksomhet, der de som har oppgaver knyttet til arbeid sitter sammen og går gjennom spørsmålene, diskuterer og reflekterer over egen praksis. Hensikten er å identifisere eventuelle forbedringsområder og eventuelle områder der det vurderes at arbeidet ikke er i tråd med lovverket. Egenvurderingen er ment å være en hjelp til den plikten kommunen allerede har til egenkontroll og forbedringsarbeid av sine tjenester. Til hjelp for egenvurderingen har fylkesmannen utarbeidet spørsmål som kan benyttes til egen gjennomgang. Fylkesmannen vil oppfordre kommunene til å bruke sjekklistene i Veilederen for tilsyn med barn i fosterhjem. (vedlegg 7.2- Sjekklister for fosterhjemskommunen tilsyn av fosterbarn, s 56). I tillegg kan saksmappene for fosterbarn som kommunen har et tilsynsansvar for, gjennomgås. Ved gjennomgang av enkeltsaker og egen praksis vil det være mulig å danne seg et bilde av hvordan praksisen er og hvorfor tilsynsoppfølgingen har sviktet. Det skal videre utarbeides en kortfattet plan med tiltak for å rette opp lovbruddet, av planen må det framgå: Hvilke tiltak som skal iverksettes for å rette opp lovbruddet og endre praksis. Hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt. Hvordan ledelsen vil gjennomgå om tiltakene har virket etter at de har fått virke en stund. Frister for å sikre framdrift. Planen sendes Fylkesmannen, som vil gjennomgå og følge opp planen. Plan for egenvurderingen: Innen Mottak av varselbrev, gjennomgang av materiell: Veileder fra uke BUFdir «Tilsyn med barn i fosterhjem» og spørreskjema. 10/ Oppstartsmøte hos Fylkesmannen Innen Gjennomgang av egne rutiner og praksis se spørreskjema/ veileder. En oppsummering av funnene og en kortfattet plan utarbeides med tiltak for å rette opp eventuelle lovbrudd. Sendes Fylkesmannen innen Oppsummeringsmøte hos Fylkesmannen, hvor kommunene legger fram konklusjon, utveksler erfaringer, lærer av hverandre og får ny kunnskap for å utvikle og forbedre tilsynet. Fylkesmannen følger opp planen Det bes om at kommunen utpeker en kontaktperson for egenvurderingen. 52

53 5 Oppstartsmøte Fylkesmannen ønsket å rette oppmerksomhet på kommunenes praksis med tilsyn med fosterbarn. I anledning oppstartsmøte for de deltakende kommunene, ble det holdt et fagmøte hvor tilsyn med fosterhjem var tema. Samtlige kommuner i fylket ble invitert. 12 av i alt 16 barneverntjenester deltok. Representanter fra Trondheim og Sarpsborg kommune var invitert for å dele sine erfaringer om organisering og praksis på området. Sarpsborg kommune hadde gjennomført en organisasjonsmessig endring av tilsynet ved å flytte tilsynsvirksomheten ut fra barneverntjenesten og kommunen har ansatt faste tilsynspersoner. Det ble orientert om erfaringer fra prosessen og hvordan det virket i dag. Det var satt av til spørsmål og erfaringsutveksling etter begge innleggene. Fylkesmannen ga en orientering om tilsynet og gjennomgikk sjekkliste for gjennomgang av saksmapper og spørsmål til gjennomgang av av tilsynsvirksomheten og tilsynsrapporter. Kommunenes gjennomføring og vurdering I perioden mars - mai 2016 gjennomførte kommunene sin egenvurdering. De benyttet seg av sjekklistene som var utarbeidet og brukte veilederen «Tilsyn med barn i fosterhjem» (Barne- og familiedirektoratet 02/2015). Samtlige kommuner utarbeidet en plan med tiltak for å rette opp lovbruddene, som ble oversendt Fylkesmannen. Oppsummeringsmøte Møtet ble gjennomført Hensikten med møtet var at kommunene skulle utveksle erfaringer fra gjennomføringen, informere hvilke tiltak man har kommet fram til og å dele gode ideer og videre planer. Alle deltakende kommuner var representert med opptil 3 deltakere. Hver kommune orienterte om gjennomføring av egenvurderingen. Handlingsplanene ble konkretisert og forklart nærmere. Det ble formidlet hvilke tiltak som var planlagt igangsatt og hva som allerede var gjennomført av endringer av praksis, rutiner og prosedyrer. Kommunene hadde gjennom kartlegging og vurderinger identifisert hvorfor lovbrudd hadde skjedd. Det ble orientert om bred deltakelse blant ansatte i tjenestene og stort engasjement ved gjennomføringen av egenvurderingen i kommunene. Kommunenes funn: Informasjon fra omsorgskommune om plassering blir ikke mottatt tidsnok Lang saksbehandling for politiattest Tilsynsrapport levert sent fra tilsynsperson Tilsynsperson slutter brått Tilsynsperson har ikke utført oppdraget forskriftsmessig Tilsynsperson blir ikke godt nok fulgt opp Fosterforeldre har trenert tilsyn Svake rapporter uten å høre barnets mening Det blir gjort en oppsamling av tilsynene og skrevet en rapport Kapasitetsproblem fravær/ turnover 53

54 6 Kommunenes tiltak: Skriv til alle tilsynspersoner om oppdraget og frister Prosedyre for tilsyn med fosterbarn revideres Bedre rekruttering av tilsynspersoner Ny organisering knyttet til rådmannens stab Bruk av årshjul, systematisk oppfølging Frigjøre og eller styrke stillingsressurs for oppfølging Opplæring av tilsynspersoner - interkommunalt Utarbeide ny rapportmal Synliggjøre ansvar og arbeid for oppgaven Fylkesmannens oppfølging av tilsynet Gjennom handlingsplaner og oppsummeringsmøte fikk vi informasjon om ulike tiltak som kommunene skal gjøre å rette opp lovbrudd og sikre forsvarlig tilsynsarbeid og planer. I 3 av kommunene fant Fylkesmannen at tiltakene er godt egnet til å rette opp lovbrudd vedrørende tilsyn med fosterbarn. Det ble i brev gitt tilbakemelding til kommunens ledelse om at tilsynet avsluttes under forutsetning at kommunen sørger for at de tiltak og endringer som er beskrevet følges opp og gjennomføres i tråd med planene. Videre ble to kommuner gitt tilbakemelding på at det var nødvendig med en nærmere presisering av hvordan ledelsen vil følge opp tiltakene og hvordan det skal sikres at de har virket og hatt effekt, etter at tiltakene har vært praktisert en stund. Etter tilbakemelding fra de to kommunene, ble tilsynet avsluttet. For en kommune som har hatt store organisasjonsmessige og administrative endringer, både sentralt i kommunen og med tilsynsarbeidet, vurderte vi at det er nødvendig med en tilsynsmessig oppfølging. Fylkesmannens oppsummering og vurdering Fylkesmannen har hatt god erfaring gjennom 3 tidligere tilsyn gjennomført som egenvurdering på barnevernsområdet. Det er gitt gode tilbakemeldinger fra de involverte kommunene og det er tidligere uttrykt ønske om at denne metoden brukes på flere tema. Tilsyn med fosterbarn har Fylkesmannen vært opptatt av gjennom flere år. På grunn av vedvarende lovbrudd på området og at igangsatte tiltak ikke hadde varig effekt, var tilsyn med fosterhjem et tema som ble prioritert. Samtlige kommuner stilte seg positivt til tilsynet. Det var positivt å starte opp med et fagmøte, hvor samtlige kommuner i fylket deltok. Det fikk derved en større oppmerksomhet og synliggjorde satsingen fra Fylkemannen. Det ble laget en reportasje om temaet og møte i Adresseavisen. Kommunene viste at de har hatt en grundig og systematisk gjennomføring av tilsynet. Gjennom kartlegging og vurderinger har de identifisert hvorfor lovbrudd har skjedd. Det var bred deltakelse i gjennomføringen blant de ansatte. De fleste handlingsplaner var konkrete. Fylkesmannen mener at de tiltakene som 54

55 7 kommunene har foreslått er godt egnet til at kommunene skal gjennomføre tilsyn med barn i fosterhjem i henhold til lovbestemmelsene. Vi ser at oppsummeringsmøtet for deltakende kommuner skulle ha vært arrangert som et fagmøte, hvor de øvrige kommunene i fylket kunne ha deltatt. Dette ville ha spredd gode erfaringer og praksis. Torbjørn Løvaas seniorrådgiver Berit Hågensen seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: Varsel om tilsyn til en kommune, dat Sjekkliste Invitasjon til fagmøte og oppstart for egenvurdering, dat Invitasjon til oppsummeringsmøte, e-post 55

56 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &14 Arkivsaknr 16/16-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2016 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2016 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2016 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Melhus kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 56

57 ÅRSMELDING 2016 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE 1 57

58 Innholdsfortegnelse 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalgets sammensetning i Reglement for kontrollutvalget Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Revisjon Økonomi Arbeid i utvalget Møter Saker Deltakelse i relevante fora Revisjon Regnskapsrevisjon Forvaltningsrevisjon Granskinger eller undersøkelser Selskapskontroll Påseansvar overfor revisjon Etisk standard Avslutning

59 1. Om kontrollutvalget, mandat og sammensetning Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Alle kommuner og fylkeskommuner er pliktig til å velge et kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal minst bestå av tre medlemmer, der minst et av medlemmene utgår fra kommunestyret eller fylkestinget. Kommunestyret eller fylkestinget kan foreta nyvalg av kontrollutvalgets medlemmer, men da må hele utvalget velges på nytt. Kontrollutvalget skal ha sekretærbistand i sitt arbeid og kommunestyret skal i henhold til kommuneloven sørge for dette. 1.1 Kontrollutvalgets sammensetning i 2016 Medlemmer Aud H. Kvalvik Eirik Grøset Sund Morten Wehn Sidsel Bodsberg Anne Marte Høgsnes Leder Nestleder Medlem Medlem Medlem Varamedlemmer Ola Huke Merethe Draget Ingrid Gangås Opedal Ola Edvin Vie Noralf Pallin Brækken Utvalget størrelse, sammensetning og representasjon i kommunestyret er i henhold til kravene i kommuneloven. I henhold til nye bestemmelser i kommuneloven skal minst ett av medlemmene utgå fra kommunestyret, dette kravet er oppfylt. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. 1.2 Reglement for kontrollutvalget Kommunestyret i Melhus kommune vedtok reviderte retningslinjer for kontrollutvalget i april Reglementet gir retningslinjer for sammensetning av utvalget, saksbehandling, ressurser og oppgaver, samt at det pekes på at kontrollutvalget skal arbeide for: å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettssikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Melhus kommune følges opp. Kommunestyret i Melhus kommune vedtok Retningslinjer for møter i kontrollutvalget som gjennomføres som høring på sitt møte i desember Rammer for utvalgets arbeid Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, hvis mandat har grunnlag i kommunelovens bestemmelser om internt tilsyn og kontroll 77: 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 5. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 59 3

60 Kontrollutvalgets oppgaver er i utgangspunktet gitt i kommunelovens 77, og i forskrift om kontrollutvalg av , men kommunestyret kan konkret be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på sine vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal ifølge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon påse at kommunens regnskaper revideres på en betryggende måte, avgi uttalelse om årsregnskapet og påse at revisors påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon utarbeide plan for forvaltningsrevisjon, basert på en overordnet analyse, følge og rapportere resultatene fra forvaltningsrevisjonsprosjekter til kommunestyret. Gransking eller undersøkelser på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Selskapskontroll utarbeide plan for selskapskontroll og føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Valg av revisjonsordning kontrollutvalget avgir innstilling om valg av revisjonsordning til kommunestyret og eventuelt innstiller på valg av revisor. Budsjett utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Innen disse rammene skal kontrollutvalget utøve tilsynsrollen på vegne av kommunestyret, for å bidra til god tjenestekvalitet, effektiv ressursutnyttelse og å sikre at politiske vedtak blir fulgt opp. 1.4 Kontrollutvalgets ressurser Sekretariat Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra KonSek Midt-Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og har siden da levert tjenester til Melhus kommunes kontrollutvalg og kontrollutvalgene i 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. I det løpende arbeidet er sekretariatet bindeledd mellom utvalg og revisjonsselskap, og utfører oppgaver på vegne av kontrollutvalget Revisjon Melhus kommune er medeier i og har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt- Norge IKS. Selskapet ble etablert i 2005 og leverer revisjonstjenester til Melhus kommune og 14 kommuner/fylkeskommunen i Sør-Trøndelag. Selskapet utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for kommunen Økonomi For å utøve sin funksjon på en god måte har kontrollutvalget lagt vekt på å be kommunestyret om økonomiske rammer som muliggjør en god nok aktivitet. Kontrollutvalget er i henhold til kommuneloven pålagt å utarbeide budsjettforslag for kontroll- og tilsynsvirksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets regnskap Artsgruppe Tekst Regnskap 2016 Budsjett Godtgjørelser og sosiale utgifter Driftsutgifter, kurs og reiser SUM DRIFTSUTGIFTER

61 Kommunestyret reduserte kontrollutvalgets budsjettforslag for 2016 vedr. godtgjørelser og sosiale utgifter. Budsjettforslaget var satt opp i tråd med bestemmelser gitt i reglement for Folkevalgtes arbeidsvilkår. Kjøp av sekretariats- og revisjonstjenester Art Tekst Regnskap 2016 Budsjett Kjøp fra IKS SUM DRIFTSUTGIFTER Kommunestyret vedtok et budsjett på kr ,- til revisjon og kr ,- til sekretariatstjenester for Arbeid i utvalget 2.1 Møter Fra 1. juli 2013 er kontrollutvalgets møter åpne på lik linje med øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Møtene er kunngjort på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Melhus kommune. Kontrollutvalget i Melhus kommune har i 2016 avholdt 6 møter og behandlet 44 saker. Fra og med valgperioden er protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendt kommunestyret som trykt referatsak. Kommunestyret får dermed løpende oversikt over virksomheten til kontrollutvalget. Utvalget har et ønske om å ha oppdatert informasjon om kommunens virksomhet, og samtidig gjøre egen funksjon mer kjent. Ved mange av kontrollutvalgets møter har det vært gitt orienteringer fra administrasjonen på forskjellige virksomhetsområder i kommunen. Informasjon fra de som jobber i kommunen og som kjenner forholdene best er vurdert som spesielt viktig for kontrollutvalget. På den måten får utvalget første hånds kunnskap og forutsetninger for å gjøre jobben de er satt til. Kontrollutvalget legger stor vekt på å være synlig og ha god kontakt med kommunens ledelse. Rådmannen har deltatt på mange av utvalgets møter, noe kontrollutvalget oppfatter som en styrke i sitt arbeid. 2.2 Saker En stor del av kontrollutvalgets saksbehandling omfatter forhold de er pålagt å arbeide med, gjennom kravene i kommunelovens 77 og forskrift om kontrollutvalg. Hvilket fokus som velges i de ulike arbeidsoppgavene er det i stor grad opp til utvalget å definere selv. Kontrollutvalget kan etter anmodning fra kommunestyret, etter innspill fra innbyggere eller på eget initiativ ta opp forhold ved kommunens virksomhet, og som kan knyttes til utvalgets tilsynsarbeid. Kontrollutvalget har i 2016 fått henvendelser fra innbyggere vedr. Envina IKS, Metrovann og innsynskrav i Melhus kommune. Kontrollutvalget ba selv om å få orienteringer vedr. rådmannens oppfølging av politiske vedtak. Som et ledd i en samordning av tilsynsarbeidet mellom blant annet Fylkesmannen og kommunale kontrollutvalg, har kontrollutvalget i Melhus kommune fått rapporter, som Fylkesmannen utarbeider etter tilsyn i kommunene, fremlagt som orienteringssaker. I 2016 har følgende rapport blitt fremlagt: Tilsyn med barn i fosterhjem 61 5

62 2.3 Deltakelse i relevante fora Alle medlemmer i kontrollutvalget er invitert til bl.a. samlinger i regi av KonSek Midt-Norge IKS, NKRF og Forum for kontroll og tilsyn. For å holde seg oppdatert om informasjon som er aktuell for utvalgets oppgaveløsing deltar medlemmene på konferanser og samlinger, når det vurderes som relevant og mulig. Av faste arrangement utvalget har vært representert på i 2016 er: Norges kommunerevisorforbund sin Kontrollutvalgskonferanse, februar 2016 på Gardermoen. Samling for kontrollutvalg i regi av KonSek Midt-Norge IKS, 8. november Et arrangement for kontrollutvalgene i de 14 kommunene og fylkeskommunen KonSek er sekretariat for. Kontrollutvalget er medlem i Forum for Kontroll og Tilsyn. Årsmøtet arrangeres i tilknytning til nasjonal konferanse som blir avholdt i juni hvert år. Ingen fra kontrollutvalget i Melhus deltok på konferansen og årsmøtet. 3. Revisjon 3.1 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte,( ) Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 4 Kontrollutvalget behandler saker om regnskapsrevisjon på flere møter gjennom året. Det er etablert rutiner for orienteringer fra oppdragsansvarlig revisor i forbindelse med avleggelse av revisjonsberetning, samt informasjon om planlegging og status for finansiell revisjon og eventuelle områder det arbeides spesielt med. Kontrollutvalget har avgitt uttalelse til kommunens regnskap, uttalelsen er fremlagt for formannskapet og har inngått som beslutningsgrunnlag ved kommunestyrets behandling av kommunens regnskap for Kontrollutvalget anbefalte kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2015 slik det ble avlagt. Utvalget hadde ingen merknader til regnskapet. 3.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets eller fylkestingets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel

63 Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge og bestille forvaltningsrevisjoner i kommunen og resultatene fra arbeidet skal rapporteres til kommunestyret. I arbeidet med overordnet analyse inviterte kontrollutvalget til dialogmøter med ordfører, varaordfører, komiteledere og gruppeledere, Hovedtillitsvalgte og hovedverneombud, samt rådmann og seksjonsledere/virksomhetsledere, for å finne relevante fokusområder til forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget fikk gode innspill til sitt videre arbeid med utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon på sitt møte i sak 39/2016. Arbeidet med forvaltningsrevisjon har vært høyt prioritert i kontrollutvalget. Forvaltningsrevisjonsrapport Utleieboliger ble behandlet på kontrollutvalgets møte 1. juni 2015 i sak 22/2015, og på kommunestyrets møte 16. juni 2015 i sak 43/2015, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Utleieboliger til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 29. februar 2016 i sak 06/2016. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. Buen sykehjem ble behandlet på kontrollutvalgets møte 29. februar 2016 i sak 05/2016, og på kommunestyrets møte 19. april 2016 i sak 24/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Buen sykehjem - Medvirkning og etterlevelse av regelverket til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapporten som er som følger: - fremskaffe en oversikt over områder ved Buen sykehjem der det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, samt en plan med tiltak for å redusere risikoer - Iverksette tiltak som sikrer en forutsigbar bruker- og pårørendemedvirkning - sørge for at alle ansatte er i stand til å identifisere pasienters motstand mot helsehjelp og at vilkår for bruk av tvungen helsehjelp overholdes - sørge for at digitale systemer fungerer optimalt, at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i bruk av dokumentasjonssystemene, og at disse brukes. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen Anbefalingene oversendes til komite for helse og omsorg og kommunestyret. 4. Kommunestyret ber om at rådmannen ser forvaltningsrevisjon om Buen sykehjem i forbindelse med gjennomgangen av helse- og omsorgstjenestene. Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding på sitt møte 7. november 2016 i sak 31/2016. Utvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget tar foreløpig rapport, datert , kommunestyrets sak 72/16, til orientering. Utvalget ser at en rekke tiltak har oppstart høsten Kontrollutvalget imøteser en utfyllende statusrapport for hvordan revisors anbefalinger er fulgt opp innen

64 Kontrollutvalget ønsker å besøke Buen sykehjem for en orientering. Kontrollutvalget ønsker også en orientering fra Komite for helse og omsorg v/leder. Kontrollutvalget har avtalt et besøk på Buen 8. mai 2017 for å få en oppdatert status på de ulike tiltak/aktiviteter som er satt i gang for å følge opp forvaltningsrevisjonen på Buen sykehjem. Kontrollutvalget bestilte en forvaltningsrevisjon med fokus på mobbing i grunnskolen på sitt møte 13. juni 2016 i sak 19/2016. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte 6. mars Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling på kommunestyrets møte 14. mars eller 23. mai Kontrollutvalget har også bestilt en forvaltningsrevisjon med fokus på skolehelsetjenesten i Melhus kommune på sitt møte 5. september 2016 i sak 30/2016. Ferdig rapport skal behandles på kontrollutvalgets møte 8. mai Rapporten vil deretter bli oversendt kommunestyret for endelig behandling på kommunestyrets møte 23. mai Granskinger eller undersøkelser Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av kommunens ressurser. Slike undersøkelser kan også føre til senere forvaltningsrevisjoner. Det har ikke vært gjennomført granskninger eller undersøkelser i Selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 6 Plan for selskapskontroll for ble vedtatt av kommunestyret i sak 112/16. Det er lagt opp til at plan for selskapskontroll rulleres 2 ganger i valgperioden, slik at kommunestyret får større muligheter til å gi signaler og dermed påvirke prioriteringer som gjøres. En forutsetning for å kunne føre kontroll med om kommunens formål med eierskap blir ivaretatt, er at dette er tilstrekkelig klarlagt fra kommunen sin side. I tillegg er det nødvendig for å føre kontroll med måten eierskapet forvaltes på, at rutiner for eierstyring er skriftlig nedfelt. Melhus kommune har etablert et eget eierskapsutvalg, utvalget har utarbeidet et eierstrategidokument med informasjon om styrearbeid og informasjon om de enkelte selskaper Melhus kommune har eierandeler i. Rapport fra selskapskontroll av Envina IKS ble behandlet på kontrollutvalgets møte 13. juni 2016 i sak 18/2016, og på kommunestyrets møte 25. oktober 2016 i sak 90/2016, følgende vedtak ble fattet: 1. Kommunestyret tar rapport fra selskapskontroll Envina IKS til orientering. 8 64

65 2. Kommunestyret ber kommunens eierrepresentant i Envina IKS om å: - Arbeide for å etablere rutiner for valg til styret slik revisjonen anbefaler i rapportens pkt 7. - Arbeide for at Envina IKS får etablert en god nok kapasitet til å håndtere full innsamling av fritidsavfall fra alle 3 eierkommunene. Denne selskapskontrollen var et samarbeidsprosjekt mellom de tre eierkommunene Melhus, Midtre Gauldal og Klæbu. 4. Påseansvar overfor revisjon Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskrift om kontrollutvalg, kapittel 3 Det er i forskriftene gitt en del bestemmelser om formelle krav som skal stilles til valgt revisor, herunder krav til utdanning, vandel, uavhengighet og objektivitet. Disse forholdene hviler det et ansvar på revisor å dokumentere, og det er etablert rutiner for at dette skjer. Det som oppleves som en større utfordring er å følge med på at innholdet i revisjonsarbeidet skjer på en tilfredsstillende måte, og finne gode ordninger for hvordan utvalget løpende kan være oppdatert og ha en trygghet for at revisjonsordningen er tilfredsstillende. Fra januar 2011 har Revisjon Midt-Norge IKS inngått årlige avtaler med hver kommunes/fylkeskommunens kontrollutvalg, for henholdsvis regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Avtalene spesifiserer ressurser, rammer for samarbeidet og kommunikasjon mellom revisjonsselskap og kontrollutvalg. Avtalene stedfester også hvilke dokumenter som skal framlegges for kontrollutvalget. Dette er forhold som har stor betydning for kontrollutvalgets mulighet til å ha tilstrekkelig informasjon om hvordan revisjonsordningen fungerer, og dermed for kontrollutvalgets oppfølging av sitt påse-ansvar. For å følge opp sitt ansvar slik det framgår av formelle krav i forskriftene og i de omtalte avtalene har kontrollutvalget lagt vekt på en god dialog med revisor, og informasjon om det løpende revisjonsarbeidet og enkeltprosjekter. For regnskapsrevisjon er det innarbeidet rutine med at oppdragsansvarlig revisor orienterer på noen møter, for å gi informasjon om planer, status i arbeidet og områder det arbeides spesielt med. For forvaltningsrevisjon foregår dialogen i hovedsak knyttet til prosjekter og til forberedelser til plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget har lagt stor vekt på at kommunikasjon med revisor må bidra til at undersøkelsene får det fokus utvalget ønsker. Utover planlegging og framleggelse av prosjektrapporter deltar forvaltningsrevisor i møter på forespørsel fra utvalget. Kontrollutvalget mener å ha funnet gode samarbeidsordninger og etablert rutiner som setter dem i stand til å ha nødvendig informasjon om revisjonsarbeidet og til å ha trygghet for at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5. Etisk standard I juni 2009 ble kommuneloven endret og 1, Lovens formål, fikk tillagt en ny setning: Loven skal også legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Endringen trådte i kraft 1. juli

66 Forvaltningsrevisjon med fokus på etiske problemstillinger har ikke vært et prioritert fokusområde i Melhus kommunes etiske retningslinjer ble vedtatt av kommunestyret Avslutning I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalgets saker ligger åpent på sekretariatets hjemmesider: /Melhus kommune. Målet om å være uavhengig i sitt arbeid anser kontrollutvalget at de har ivaretatt på en god måte. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, mens partipolitiske hensyn legges tilbake. Sakene som er behandlet i utvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten og satt denne høyt i sitt arbeid. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker som kan favne hele virksomhetsområdet som Melhus kommune er beskjeftiget med. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret og administrasjonen i Melhus kommune. Utvalget takker for samarbeidet som har vært i året som har gått og ser frem til et nært og godt samarbeid i året som kommer. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen, til beste for kommunen og den enkelte innbygger i Melhus kommune. Melhus Aud H. Kvalvik (sign) Kontrollutvalgets leder 66 10

67 Referatsaker Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Melhus kommune /17 Saksbehandler Eva J. Bekkavik Arkivkode FE - 033, TI - &17 Arkivsaknr 17/7-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak Barnehagetilbud på Korsvegen - spørsmål om habilitet Kontrollrapport 2016 Skatteoppkreverfunksjonen Kemnerkontorets årsrapport 2016 Svar vedr. innsyn i selskaper Korrupsjonsindeksen CPI Kommunene må mer ut på arbeidsplassene Kommuner bryter lover og vedtekter for å få kontroll over millionverdier Kritisk til ny varslingsordning i Tromsø Ulovlig å fjerne saksdokument Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 112/2016 Plan for selskapskontroll Svar fra Fylkesmannen vedr. spørsmål om habilitet, Barnehage Korsvegen Næringspark. 3. Skatteetatens kontrollrapport 2016 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Melhus kommune. 4. Kemnerkontorets årsrapport Svar fra rådmannen vedr. innsyn i selskaper. 6. Corruption Perceptions Index (CPI) for Indeksen rangerer 176 land etter nivået på opplevd korrupsjon i offentlig sektor, 7. Kommunenes innsats mot arbeidslivskriminalitet må bli bedre, mener både Riksrevisjonen og Skattedirektoratet 8. Fylker og kommuner trosser vedtekter og loven for å ta kontrollen over stiftelser og verdiene de sitter på. 9. Tidligere varsler Cecilie Lanes og leder Bjørn Willumsen i Fagforbundet krever at politikerne sørger for et uavhengig, eksternt varslingsombud etter den mye omtalte varslingssaken i Tromsø. 10. Å fjerne arkivverdig materiale er et lovbrudd som kan straffes med bøter, advarer jussprofessor Jan Fridthjof Bernt. 11. Fafo rapport 2016 vedr. varsling og ytringsfrihet, se: Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 67

68 Melhus kommune Sak 112/16 KONTROLLUTVALGET - PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Innstilling til Kommunestyret: Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Gauldal Brann og Redning IKS 2. Vekst Melhus AS 3. Melhus Næringsareal AS 4. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Behandling i Kommunestyret: Anne Grethe Tevik, Svein Hovin, Gjøran Berg Onsøyen, Maria Langland erklært inhabil i saken grunnet styreverv. Ingen vara. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Utvalgets vedtak: Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for , med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Gauldal Brann og Redning IKS 2. Vekst Melhus AS 3. Melhus Næringsareal AS 4. System og praksis for eierstyring 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 68

69 69

70 70

71 71

72 72

73 73

74 74

75 75

76 76

77 77

78 78

79 79

80 80

81 81

82 82

83 83

84 84

85 85

86 86

87 87

88 88

89 89

90 Fra: Morten Bostad Sendt: 17. januar :08 Til: Eva J Bekkavik Kopi: Katrine Lereggen; Lars Mo Emne: VS: Innsyn i selskaper! Vedlegg: Innsyn i selskaper.pdf Viktighet: Høy Hei Eva! Rådmannen er ikke kjent med at det er tatt inn en spesifikk rett til kontrollutvalgets innsynsrett i de selskaper Melhus kommune har eierinteresser i som ikke er hel offentlig. Kommunen vil imidlertid skaffe seg en oversikt over selskapsavtaler/vedtekter for disse selskapene dersom dette foreligger. Morten Bostad Ass.rådmann Melhus kommune, Rådhusvegen 2, 7224 Melhus Telefon: / < Fra: Katrine Lereggen Sendt: 17. januar :41 Til: Morten Bostad; Lars Mo Emne: VS: Innsyn i selskaper! Viktighet: Høy Hei! Har vi bedt om innsyn i noen av de kommunale selskapene? Mvh Katrine Katrine Lereggen rådmann Telefon < Fra: Eva J Bekkavik [<mailto:eva.bekkavik@konsek.no>] Sendt: 16. januar :01 Til: Katrine Lereggen; Postmottak Melhus kommune Kopi: 'Aud Herbjørg Kvalvik' Emne: Innsyn i selskaper! Viktighet: Høy 90