Møteinnkalling. Til styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa. Dato: måndag 13. mars Tid: kl

Transkript

1 Kommunereform Møteinnkalling Til styringsgruppa for kommunereform Os og Fusa Dato: måndag 13. mars 2017 Tid: kl Stad: Skjelbreid Poirée, Fusa Saksliste: 1. Digitalisering fram mot ny kommune Presentasjon ved Kjetil Århus, direktør for digitalisering og innovasjon i Bergen kommune 2. Status kartleggingsarbeidet 3. Framdriftsplan 4. Kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa til Bjørnefjorden kommune 5. Felles kommunestyremøte 6. Prosess for fellesnemnda 7. invitasjon til deltaking i prosjektet Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing? Invitasjon frå KMD med svarfrist 7. april Eventuelt

2 SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Utval: Paul J. Manger Styringsgruppa for kommunesamanslåinga STATUS PER 1. MARS 2017 FOR DET ADMINISTRATIVE KARTLEGGINGSARBEIDET Administrative funksjonar: Dei administrative funksjonane i dei to kommunane skal ha eit samla møte 7. mars Det har vore kontakt mellom ulike funksjonar i dei første månadene av 2017 og på møtet 7. mars vil ein konkretisere og samordne arbeidet fram mot endeleg frist 3. april Oppvekst og kultur: Innan oppvekst- og kulturfeltet har det blitt gjennomført eit felles møte på leiarnivå mellom dei to kommunane. Dette var eit oppstartsmøte for å bli betre kjende med kvarandre. På møtet hadde ein merksemd på forventningar til tenestene og overordna prosess. Det blir arbeidd vidare innan dei ulike arbeidsfelta med avtalte møte fram mot endeleg frist 3. april Helse og omsorg: Det er planlagt eit fellesmøte/kartleggingsdag mellom leiarane i dei to kommunane onsdag 8. mars. Kartleggingsarbeidet vil bli gjennomført denne dagen og det vil bli rapportert til styringsgruppa på vedtatt skjema. Tekniske tenester, arealplanlegging, byggesak og plan: Innan området har det blitt halde fellesmøte med einingsleiarar og avdelingsleiarar i dei to kommunane. På møtet blei organisering, utfordringar og styrker på dei enkelte områda gjennomgått. Kartleggingsarbeidet er godt i gang, og vil bli sluttført fram mot endeleg frist 3. april Kemnar/Skatteoppkrevjarkontor: Os og Fusa sine respektive Kemnar/Skatteoppkrevjarkontor har hatt to telefonmøte rundt kommunereforma. I tillegg har Os hatt malskjema oppe til drøfting på avdelingsmøte. Os og Fusa har planlagt eit felles møte i løpet av mars månad. Dato er ikkje satt. På møtet vil malskjema bli gjennomgått og fylt ut. Framlegg til vedtak: Styringsgruppa tar status for det administrative kartleggingsarbeidet til orientering.

3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Utval: Paul J. Manger Styringsgruppa for kommunesamanslåinga UTKAST OVERORDNA FRAMDRIFTSPLAN Ein overordna framdriftsplan for perioden fram til 1. januar 2020 vert her presentert. Den overordna framdriftsplanen vil bli behandla i kvart møte i styringsgruppa og i fellesnemnda når den er etablert. Framdriftsplanen er eit aktivt arbeids- og styringsdokument og vil bli endra og justert undervegs i samanslåingsprosessen. Konkretisering og utarbeiding av ein fullstendig prosjektplan for omstilling og oppbygging av den nye kommunen vil bli gjort i samband med etablering av fellesnemnda hausten Framlegg til vedtak: Styringsgruppa vedtar overordna framdriftsplan som ramme for arbeidet framover med kommunesamanslåinga. Overordna framdriftsplan vil bli behandla i kvart møte i styringsgruppa og i fellesnemnda når den er etablert.

4 AKTIVITET OPPGÅVER TID Styringsgruppemøte Dagsorden 13. mars 2017 Styringsgruppemøte Dagsorden 24. april 2017 Felles kommunestyremøte (Sak til styringsgruppa ) Dagsorden Tysdag 9. mai eller Tysdag 13. juni Styringsgruppemøte Dagsorden 19. juni 2017 Felles kommunestyremøte etter at regjeringa har fremma proposisjon til Stortinget med forslag til ny kommunestruktur Dagsorden med premiss og mandat for etablering av fellesnemnda Ultimo september 2017 Møte fellesnemnda Dagsorden Oktober - desember 2017 Møte fellesnemnda Dagsorden Gjennom året 2018 Møte fellesnemnda Dagsorden Gjennom året 2019 Val av kommunestyre for den nye kommunen September 2019 Etablering av ny kommune Januar 2020

5 SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Utval: Elisabeth Farstad Styringsgruppa for kommunesamanslåinga KOMMUNIKASJONSSTRATEGI FOR STYRINGSGRUPPA TIL BJØRNEFJORDEN KOMMUNE, 2017 Kommunikasjonsstrategien for styringsgruppa tilrår å lage ein eigen nettstad/blogg og facebookside som eit talerøyr til den politiske styringsgruppa som jobbar med reformarbeidet før fellesnemnda tar til. Dette vil legge til rette for at fellesnemnda kan ta over på ein smidig måte. Ein slik nettstad eller blogg vil vera møteplassen for tilsette i begge kommunane og for alle som er interessert i å finne informasjon om samanslåingsprosessen. Han vil også bidra til at arbeidet med kommunikasjon og dialog vert enklare og meir smidig fordi dei to kommunane kan lenka til denne felles møteplassen. Dermed kan vi unngå dobbelt arbeid. Fram til ein slik nettstad eller blogg er oppretta, bør kommunane ha jamleg kontakt og sørgje for at informasjon om kommunesamanslåingsarbeidet vert presentert og publisert samtidig på begge kommunane sine heimesider. Kommunikasjonsstrategien vart tatt vel i mot på det felles formannskapsmøtet 24. januar, men der blei det ikkje fatta noko vedtak. Strategien er meint for styringsgruppa og kan verta oppdatert og eventuelt vidareført av fellesnemnda frå hausten Ein slik nettstad kan vera ein stad der ordførarane inviterer innbyggjarar og næringsliv til dialog og fremmer saker for både publikum og politikarar i begge kommunar. Framlegg til vedtak: Styringsgruppa vedtar kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa til Bjørnefjorden kommune. Arbeidet startar med å oppretta ein felles nettstad eller blogg for den nye kommunen, der all relevant informasjon om arbeidet med samanslåing vert presentert. Fram til ein felles møteplass er realisert, koordinerer kommunane kommunikasjonsarbeidet slik at informasjon vert publisert på begge heimesidene samtidig.

6 Kommunikasjonsstrategi for styringsgruppa til Bjørnefjorden kommune, 2017

7 Innhald 1 Oppsummering av kommunikasjonsstrategien Mål Tiltak Bonusverknader Bakgrunn Kven er målgruppa? Kanalar og røyster Innhald Språk

8 1 Oppsummering av kommunikasjonsstrategien 1.1 Mål Innbyggjarar, tilsette og andre interesserte skal kjenne seg maksimalt inkluderte allereie i første fase av samanslåingsprosessen mellom Os og Fusa kommune. 1.2 Tiltak Lage ein eigen nettstad/blogg og facebookside som blir talerøyret til den politiske styringsgruppa som jobbar med reformarbeidet før fellesnemnda tar til. Legge til rette for at fellesnemnda kan ta over på ein smidig måte. Referere frå møta til styringsgruppa på ein forståeleg måte, fortelje kven dei er og kor samanslåinga ligg i løypa. Svare på spørsmål. Lytte Gjere møta til styringsgruppa og relevante dokument tilgjengelege for alle. Halde held jamleg dialog med dei tilsette i kommunen. Halde god dialog med media. 1.3 Bonusverknader Strategien legg eit godt kommunikasjonsgrunnlag for fellesnemnda og til slutt for den nye kommunen. 2 Bakgrunn Kommunereforma er i ein mellomfase. Den politiske styringsgruppa frå Fusa og Os kommune er i gang med å avklare overordna, praktiske spørsmål i tråd med intensjonsavtalen, før Stortinget vedtar ei samanslåing juni Først då blir det oppretta ei fellesnemnd som for alvor skal jobbe med å danne den nye kommunen. På styringsgruppa sitt møte 19. desember 2016, var gruppa einige om at intensjonsavtalen Bjørnefjorden kommune gir føringar for det vidare arbeidet. I kapittel 9 står det at «Gjennom aktiv kommunikasjon og god medverknad skal det sikrast at alle får god informasjon og vert høyrde i reformprosessen.» Både innbyggjarar og tilsette kan vere usikre på kva ein ny kommune vil ha å seie for tenestene og for dei sjølv. Det vil også vere naturleg å spørje om sjølve samanslåingsprosessen vil påverke drifta i kommunane. Denne kommunikasjonsstrategien legg til rette for ein gjennomsiktig samanslåingsprosess som tar skepsis og spørsmål på alvor. Han skal gi høve for medverknad ved at innbyggjarane, media og dei folkevalde får sjå kva som går føre seg bak scena. I første omgang gjeld kommunikasjonsstrategien for arbeidet til den politiske styringsgruppa, men han står til fellesnemnda sin disposisjon når den tid kjem. Vidare kan han danne grunnlaget for kommunikasjonsarbeid og gjennomsiktigheit i den nye kommunen. Med blanke ark har vi moglegheit til å lage ein mønsterkommune også innan kommunikasjon og innsyn. 3

9 Regjeringa skriv om kommunesamanslåing: Mangelfull informasjon og dialog kan føre til negativt fokus, med uheldige følger for prosessen. Derfor er det viktig å få på plass et system for informasjonshåndtering og kommunikasjon så tidlig som mulig. Det bør settes av tilstrekkelig med tid og ressurser til å følge dette opp. Aktiv informasjon og medvirkning i en tidlig fase kan bidra til økt engasjement og debatt. Dette kan gi større legitimitet til prosessen og "eierskap" til den nye kommunen. Kommunikasjonsstrategien er eit tidleg svar på dette. Som eit første ledd vedtok styringsgruppa også 19. desember 2016 at deira framtidige møte blir førte i den politiske møteplanen, og at dei blir opne for alle. 3 Kven er målgruppa? Innbyggjarar i Fusa og Os kommune Våre eigne tilsette Media Politikarar Myndigheiter Næringsliv Organisasjonar Leverandørar Kommunereforma opptar nokre stort og andre ikkje i det heile. Vår oppgåve er å gjere fakta og kva som går føre seg i samanslåingsarbeidet så lett tilgjengeleg som mogleg. Det skal vere enkelt å oppdatere seg på stoda, og det skal vere låg terskel for å stille spørsmål. Vi informerer og lyttar med respekt! 4 Kanalar og røyster Samanslåingsarbeidet får sin eigen plattform, slik at informasjonen ut i dei to kommunane blir samkøyrt. Avsendaren står då fram som ein gryande organisasjon. Ein blogg med spegling mot Facebook er eit passande format for informasjonen styringsgruppa skal ut med. Ettersom prospektet Bjørnefjorden kommune legg føringar for arbeidet til styringsgruppa, kan namnet Bjørnefjorden kommune brukast som arbeidstittel/url på nettstaden (Os kommune har nettadressa og facebooksida). Løysinga bør rett nok ikkje bli utdatert om fellesnemnda vel å føre vidare kanalane. Dei som skriv innlegg på bloggen, signerer med namn. Slik er styringsgruppa ei gruppe personar, og ikkje ei ansiktslaus eining. Medlemane kan så langt det lar seg gjere veksle på å komme med oppdateringar frå gruppa. Slik får vi røyster frå begge kommunane, det kjem fram at alle er aktive i prosessen, og lesaren blir betre kjend med styringsgruppa. Dei to kommunane kan spreie informasjonen frå bloggen på sine plattformar. 4

10 Representantar frå administrasjonen i styringsgruppa held jamlege dialogmøte i sine kommunar med oppdateringar for dei tilsette. Her er det også høve for spørsmål og samtale. Tillitsvalde (som også sit i styringsgruppa) er med på møta. Administrasjonen supplerer med informasjon på intranett/e-post. Styringsgruppa kontaktar media med jamlege oppdateringar, og oppmodar dei generelt om å vere til stades på møta. Styringsgruppa blir einige om ansvarsområde for kommunikasjonen, kven som er mest egna til å uttale seg om kva. Om fellesnemnda fører vidare kommunikasjonsstrategien, kan dei vurdere å spørje lokalmedia om dei er interesserte i å lage til ei eiga spalte for faste oppdateringar/møteplan. 5 Innhald Styringsgruppa skal først og fremst fortelje om kva dei diskuterer og vedtar på møta sine. Det må også komme fram kven som er i gruppa. Dei må til ei kvar tid fortelje lesaren kor langt vi har kome i prosessen og kva som skjer vidare. Ved at mottakarane får ta del i eventuelle utfordringar, får dei større forståing for at samanslåinga er ein omfattande prosess. Styringsgruppa handlar ut frå kommunestyrevedtaka om samanslåing og formidlar fakta, ikkje haldningar. Formålet med kommunikasjonsstrategien er å vise kva gruppa driv med, og å gjere det enkelt å involvere seg i sjølve samanslåingsprosessen. Nettsida kan ha ein ofte-stilte-spørsmål-seksjon og moglegheit for å sende inn spørsmål. Også ved å la medlemmane i styringsgruppa veksle på å svare på spørsmål (gjerne ut frå ansvars-/fagområde) får folk moglegheit til å bli betre kjende med dei. På same måte svarer dei på spørsmål/kommentarar på Facebook så snart som råd. Éin person har ansvaret for å overvake kanalane, fordele spørsmål og skrive eller «bestille» oppdateringar. Styringsgruppa tar innspel frå publikum på alvor, og kan diskutere dei på møta sine. 6 Språk Styringsgruppa skriv til publikum med klarspråk og unngår byråkratiske vendingar. «Fortell det som om det var over middagsbordet» er eit godt mantra. Tekstane er delte inn i avsnitt med beskrivande mellomoverskrifter. Nynorsk er administrasjonsspråk i begge kommunane, og derfor også i styringsgruppa. Styringsgruppa møtest i ei felles norm for rettskriving med eit tilgjengeleg og framtidsretta nynorsk. Avdeling for kommunikasjon og digitalisering i Os kommune kan gi råd og eventuelt kvalitetssikre tekst. 5

11 SAKSFRAMLEGG Saksbehandlar: Utval: Christian Fotland Styringsgruppa for kommunesamanslåinga Felles kommunestyremøte Os og Fusa Ordførarane i dei to kommunane ønskjer å drøfte med styringsgruppa om det skal haldast eit felles kommunestyremøte før sommarferien. Kommunereforma skal gje betre tenester til innbyggjarar og næringsliv. Betre kommunale velferdstenester er avhengig av at kommunen har mynde, ressursar og kompetanse, og eit økonomisk fundament til å levere og møte framtida. Dette er mellom anna nokre av måla med kommunereforma. Det skal byggjast ein ny kommune, og vi skal i gang med prosessar som blir krevjande, utfordrande og spanande. Kommunen er ein kompleks organisasjon med mange tenesteområde, med ein tredelt struktur der politikk, administrasjon og tillitsvalde skal arbeide saman. For å vere best mogleg budd til oppgåvene som ligg framfor oss, ønskjer ordførarane å drøfte med styringsgruppa om vi skal halde eit felles kommunestyremøte før sommarferien. Eit felles kommunestyremøte kan organiserast slik at vi har gode innleiarar på ulike område. Formålet med eit slikt møte er å auke kunnskapen om kva ein kommunesamanslåing inneber og bu kommunestyret på dette arbeidet. Nedanfor er nokre framlegg til aktuelle tema: - Kva for oppgåver skal fellesnemnda ha - Korleis skape gode rolleavklaringar og spelereglar - Korleis sikre gode løysingar for god samhandling når vi skal etablere den nye kommunen - Kva kan vi gjere aktivt for å få god involvering frå innbyggjarar, tilsette og næringsliv? - Gjennomgang av sentrale styringsdokument, statlege føringar og anbefalingar - Digitalisering av den nye kommunen - Vilkår for suksessar og fallgruver Følgjande datoar kan vere aktuelle for eit felles kommunestyremøte: Tysdag 9. mai eller tysdag 13. juni Framlegg til vedtak: Ordførarane i dei to kommunane får i oppdrag saman med rådmennene å utforme program og opplegg for eit felles kommunestyremøte

12 Statsråden Til ordførere og rådmenn Deres ref Vår ref Dato 15/ Invitasjon til å delta i prosjektet: Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil med dette invitere kommunene som arbeider med sammenslåing, til å delta i et nytt toårig prosjekt for å utvikle lokaldemokratiet. Invitasjonen går både til kommuner som har gjensidige vedtak om å slå seg sammen i hovedløpet i reformen, og til kommuner som allerede er vedtatt sammenslått ved kongelig resolusjon. Også andre kommuner der det eventuelt blir fattet vedtak om sammenslutning senere i vår, vil bli invitert til å delta i prosjektet. Departementet vil i prosjektet legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene på flere måter: Arrangere samlinger for politikere, prosjektledere og deltakere fra sivilsamfunnet Tilby verktøy for å undersøke tilstanden for lokaldemokratiet i sammenslåingskommunene (jf. egen invitasjon fra KS) Underveisevalueringer for bl.a. å vurdere løsningsalternativer og overføringsverdien til prosjektkommunene Tilskudd inntil kroner per "nye kommune" til å arbeide med lokaldemokratiet fra det andre prosjektåret, (med forbehold om at Stortinget godkjenner dette). Hovedtema på samlingene I prosjektet ønsker vi å legge til rette for gode diskusjoner og utviklingsarbeid i kommunene som handler om: Hvilket lokaldemokrati kommunene ønsker å utvikle for sine nye kommuner Postadresse: Postboks 8112 Dep, 0032 Oslo Kontoradresse: Akersg. 59 Telefon: Telefaks: Org. nr.:

13 Hvordan organisere og utforme den politiske styringen i de nye kommunene slik at de folkevalgte blir satt best mulig i stand til å ivareta mandatet velgerne har gitt dem Hvordan organisere et best mulig samspill mellom kommunen og innbyggerne i utforming og iverksetting av politiske tiltak. I dette prosjektet ønsker vi å trekke frem både kommuner i Norge og i andre land, som er foregangskommuner når det gjelder å utvikle lokaldemokratiet, og som har gjennomført tiltak for å styrke lokaldemokratiet sitt. Svarfrist om å delta i prosjektet Dersom kommunen vil delta i dette prosjektet, ønsker departementet at svarbrevet skal være behandlet i alle kommunestyrene som skal bli en ny kommune, og i Fellesnemnda for de som formelt har opprettet en (gjelder kommuner fra første pulje). Det er også ønskelig, men ikke et krav, at dere i svarbrevet til departementet, skriver kort om hvilke tema dere er særlig interessert i skal bli tatt opp på samlingene (eks. arbeids- og organisasjonsformer på politisk nivå, måter å involvere innbyggerne på, digitale løsninger, etc.) Ta gjerne også med egne ideer eller planer for lokaldemokratiet i den nye kommunen dere er i gang med å bygge. Svarfrist for om dere ønsker å delta er senest fredag 7. april d.å. til Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Oppstartsamlingen i juni Det vil senere bli sendt ut et eget invitasjonsbrev med påmeldingsfrist til oppstartsamlingen. Det vil ikke være deltakeravgift. Overnatting blir også dekket. Reisekostnader må kommunen selv dekke. Målgruppen er politikere og representant(er) fra administrasjonen i kommunen med ansvar for lokaldemokratiarbeidet. Kommunen kan også invitere med seg representanter fra sivilsamfunnet. Hver nye kommunekonstellasjon kan delta med til sammen 7 personer. Det vil i tillegg bli arrangert prosjektledersamlinger for ansvarlige fra administrasjonen. Det vil bli avholdt en politikersamling og en prosjektledersamling hvert år. Et verktøy for å sjekke lokaldemokratiet tilbud om KS lokaldemokratiundersøkelse 2017 Et sterkt og ansvarlig lokaldemokrati er en fornuftig investering for innbyggernes beste. Det kommer ikke av seg selv. Når den nye kommunen skal utformes, kan det være en fin anledning til å sjekke ut sterke og svake sider ved dagens lokaldemokrati. Hva trengs å jobbes med når dere skal utforme lokaldemokratiet i den nye kommunen? Og hva kan det bygges videre på? KS har allerede invitert dere til å delta i Lokaldemokratiundersøkelse 2017: Invitasjon KS Lokaldemokratiundersøkelse 2017 Påmelding skjer til KS, som har ansvar for Side 2

14 gjennomføringen. Kommunene kan altså allerede nå søke om å delta. Undersøkelsen kan være et godt verktøy, og gi et nyttig grunnlag for å arbeide med å utvikle lokaldemokratiet. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil, i samarbeid med KS, presentere oppsummeringer av resultatene fra denne undersøkelsen/behovsanalysen på samlingen vi skal arrangere, slik at dere kan dele erfaringer og kunnskap med andre kommuner og se dette i sammenheng med aktuelle løsningsalternativer (politiske organisasjonsformer og arbeidsmåter, medvirkningsordninger, digitale løsninger, m.m.). Vi vil samtidig understreke at dere vil ha stor nytte av å delta i prosjektet vi her inviterer til, uten å benytte dere av dette verktøyet/ gjennomføre KS Lokaldemokratiundersøkelse Vi håper dere vil delta i prosjektet "Fornyelse og utvikling av lokaldemokratiet i kommuner med vedtak om sammenslåing" og - på eget initiativ arbeide for å utvikle lokaldemokratiet i den nye kommunen. Videre håper vi dette toårige prosjektet vil være til hjelp og støtte, og til inspirasjon for diskusjoner og beslutninger lokalt. Kontaktperson er: Kommunal- og moderniseringsdepartementet ved Anne-Karin Ødegård Anne- Karin.odegard@kmd.dep.no Med hilsen Jan Tore Sanner Side 3

15 Adresseliste Agdenes kommune Rådhuset 7316 LENSVIK Asker kommune Postboks ASKER Askim kommune Postboks ASKIM Audnedal kommune Rådhuset 4525 KONSMO Aurskog-Høland kommune Rådhusveien BJØRKELANGEN Ballangen kommune Postboks BALLANGEN Bø kommune Postboks BØ I TELEMARK Drammen kommune Engene DRAMMEN Eid kommune Rådhusvegen NORDFJORDEID Eide kommune 6490 EIDE Finnøy kommune Rådhuset 4160 FINNØY Fjell kommune Postboks STRAUME Forsand kommune Kommunehuset 4110 FORSAND Fosnes kommune Servicekontoret 7856 JØA Fræna kommune Rådhuset 6440 ELNESVÅGEN Fusa kommune Postboks EIKELANDSOSEN Førde kommune Postboks FØRDE Gaular kommune 6973 SANDE I SUNNFJORD Granvin herad Postboks GRANVIN Halsa kommune Liabø 6683 VÅGLAND Hammerfest kommune Postboks HAMMERFEST Hemne kommune Trondheimsveien KYRKSÆTERØRA Hitra kommune Rådhuset 7240 HITRA Hobøl kommune Elvestadveien HOBØL Hof kommune Hofslundveien HOF Holmestrand kommune Postboks HOLMESTRAND Hornindal kommune Postboks HORNINDAL Hurum kommune Nordre Sætrevei SÆTRE Jondal kommune Kommunehuset 5627 JONDAL Jølster kommune Kommunehuset 6843 SKEI I JØLSTER Klæbu kommune Postboks KLÆBU Kvalsund kommune Rådhusv KVALSUND Lardal kommune Svarstadtunet SVARSTAD Larvik kommune Postboks LARVIK Leksvik kommune Kommunehuset 7120 LEKSVIK Lenvik kommune Postboks FINNSNES Lindås kommune Felles postmottak Kvernhusmyrane ISDALSTØ Lyngdal kommune Postboks LYNGDAL Meland kommune Postboks FREKHAUG Meldal kommune Kvamsveien MELDAL Midsund kommune Midsund 6475 MIDSUND Side 4

16 Adresseliste Molde kommune Rådhusplassen MOLDE Moss kommune Postboks MOSS Namdalseid kommune Gløttvegen NAMDALSEID Namsos kommune Postboks 333 Sentrum 7801 NAMSOS Narvik kommune Postmottak 8512 NARVIK Naustdal kommune Postboks NAUSTDAL Nedre Eiker kommune Postboks C 3051 MJØNDALEN Nesset kommune Kommunehuset 6460 EIDSVÅG I ROMSDAL Norddal kommune Postboks VALLDAL Nøtterøy kommune Postboks 250 Borgheim 3163 BORGHEIM Odda kommune Opheimsgata ODDA Oppegård kommune Postboks KOLBOTN Orkdal kommune Postboks ORKANGER Os kommune Postboks OS Radøy kommune Radøyvegen MANGER Re kommune Postboks REVETAL Rennesøy kommune Postboks RENNESØY Rissa kommune Rådhusveien RISSA Roan kommune 7180 ROAN Rygge kommune Larkollveien DILLING Rømskog kommune Kommunehuset 1950 RØMSKOG Røyken kommune Katrineåsveien RØYKEN Sande kommune Postboks SANDE I VESTFOLD Sandefjord kommune Postboks SANDEFJORD Sandnes kommune Postboks SANDNES Sandøy kommune Harneshaug 6487 HARØY Sauherad kommune Idunsvoll AKKERHAUGEN Selje kommune 6740 SELJE Ski kommune Postboks SKI Skodje kommune Rådhuset 6260 SKODJE Skånland kommune Postboks EVENSKJER Snillfjord kommune Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Stavanger kommune Postboks STAVANGER Steinkjer kommune Postboks STEINKJER Stordal kommune Kommunehuset 6250 STORDAL Sund kommune Postboks SKOGSVÅG Svelvik kommune P.b SVELVIK Tjeldsund kommune Rådhuset 9444 HOL I TJELDSUND Tjøme kommune Rødsgata TJØME Tranøy kommune Kommunehuset 9304 VANGSVIK Trondheim kommune Postboks 2300 Sluppen 7004 TRONDHEIM Tysfjord kommune Postboks KJØPSVIK Tønsberg kommune Postboks TØNSBERG Side 5

17 Adresseliste Ullensvang herad 5780 KINSARVIK Verran kommune Liavegen MALM Volda kommune Stormyra VOLDA Voss kommune Postboks VOSS Ørskog kommune Rådhuset 6240 ØRSKOG Øygarden kommune Øygarden rådhus 5337 RONG Åfjord kommune Øvre Årnes ÅFJORD Ålesund kommune Postboks ÅLESUND Side 6

18 MØTE I DEN POLITISKE STYRINGSGRUPPA FOR KOMMUNEREFORMA FOR KOMMUNANE FUSA OG OS UTKAST REFERAT Tid: Mandag 19. desember 2016 Stad: Oseana, Osøyro Til stades: Fusa kommune: Atle Kvåle, Svein Lang, Linda Ann Lohne, Elisabeth Farstad. Forfall: Aud May Boge Os kommune: Terje Søviknes, Marie E. Bruarøy, Helge Steinum, Jonny Christensen, Christian F. Fotland, Erlend Astad Lorentzen (informasjon), Paul J. Manger (referent). Agenda for møte: 1) Prosjektstyring, overordna modell for leiing og organisering. Det vert vist til notat frå Terje Søviknes frå sist møte. Vidare diskusjon 2) Sak om pilotprosjekt og kartleggingsarbeid: 3) Eventuelt - Organisasjonsutvikling, organisasjonskultur og internkontroll - IKT og digitalisering - Det personaladministrative arbeidet - Samanslåing av barnehageområda - Samanslåing av kulturskulane i Fusa og Os - Andre prosjekt: o Næring o Velferdsteknologi - Kartleggingsgrupper ( vedlegg) VEDTAK GJORT AV STYRINGSGRUPPA I MØTE: 1) Det vert sett i gang eit arbeid med internkontroll. Det vert sett ned ei arbeidsgruppe i kvar kommune og ei felles administrativ styringsgruppe. 2) Det vert oppretta ei arbeidsgruppe som startar arbeidet med kartlegging og aktivitetar innan IKT og digitalisering. Prosjektet støttar seg på rapporten Digitale konsekvenser av en kommunesammenslåing i det vidare arbeidet med digital samanslåing av kommunane. Det må vere fokus på informasjon og kommunikasjon, både internt og mot innbyggjarar. I tillegg bør ein få oversikt over problemstillingar knytt til anskaffingar fram mot etablering av ein ny kommune. Rådmennene i dei to kommunane får delegert fullmakt til dette arbeidet. Det vert gitt statusrapportar til styringsgruppa og seinare fellesnemda når den er oppretta. 3) Det vert lyst ut ei stilling i januar 2017 til personaladministrativt arbeid i samband med samanslåinga, med sikte på tilsetjing våren Finansieringa av stillinga vert frå tilskotsmidlar frå Fylkesmannen i Hordaland. Stillinga skal ved oppstart plasserast i Fusa kommune.

19 4) Det vert oppretta konkrete pilotprosjekt på følgjande område: 1) Barnehageområdet, 2) Kulturskuleområdet, 3) Næringsområdet, og 4) Velferdsteknologi/ kvardagsrehabilitering 5) Det vert starta opp kartleggingsgrupper innanfor følgjande område: 1. Oppveksttenester 2. Helse- og omsorgstenester 3. Økonomi 4. Tekniske tenester inkl. VVA og prosjekt 5. Samferdsle og transport 6. Næringsliv 7. Arealplanlegging, byggjesak, plan, kart/matrikkel, miljø og klima 8. Administrasjon/arkiv/stabstenester Gruppene vert oppretta administrativt med tillitsvalde i alle gruppene. UTKAST REFERAT: Kort velkomst og innleiing ved Terje Søviknes. Innmeldt under eventuelt: 1) Agenda for møte 24. januar 2017, 2) Kartlegging, 3) Prinsippvedtak om plassering einingar, 4) Status intensjonsavtalen. 1) Prosjektstyring, overordna modell for leiing og organisering. Fellesnemda vert oppnemnt etter Stortinget si behandling og vedtak i juni 2017 om kommunereforma. Perioden fram til dette skjer vil vere ein mellomfase. Fellesnemnda for dei to kommunane kjem i arbeid i september Framlegg om å ta sak til politisk behandling i dei to kommunestyra i februar 2017 om korleis fellesprosjektet om å etablere ny kommune skal organiserast. Fellesnemnda vil peike ut rådmann, som òg vert prosjektleiar for kommunesamanslåinga frå same tidspunkt. Det arbeidet som skjer første halvdel 2017 vert administrativt prega. Informasjon undervegs i arbeidet er viktig å ta til politiske organ. Fellesnemnda er det politiske organet i prosessen, og vil få sine fullmakter frå dei to kommunestyra. Fylkesmann vil kalle inn til eit felles kommunestyremøte hausten Blant oppgåvene til fellesnemnda vil vere budsjett for samanslåingsprosessen og retningsliner for utnemning av ny rådmann. Utlysing av rådmann for ny kommune, enten internt eller eksternt, må avklarast med dei tillitsvalde. Dette må vere premiss for sak til kommunestyra i februar Framtidige tilsettingar vil verte delegert frå fellesnemnda til ny rådmann. Rådmannstilling Fusa vil verte lyst ut på nyåret Oppsummert: 1) Organiseringa av det administrative fram til fellesnemnda er på plass hausten 2017 må avklarast, fullmakt til rådmennene om å utarbeide saksframlegg om organisering av fellesprosjekt, til godkjenning av ordførarar, 2) Modell B i notat frå møte i styringsgruppa 21. november vert valt, 3) Spørsmål om intern/ekstern tilsetting rådmann vert gjort etter at fellesnemnda er etablert hausten Rekruttering skjer med tillitsvalde som del av prosessen saman med fellesnemnda, 2) Sak om pilotprosjekt og kartleggingsarbeid Seks område er identifisert, sjå agenda for møte. Nokre av dei er konkrete. Kartleggingsgruppene (sjå punkt 6 i vedlegg, administrasjonen sitt framlegg til vedtak) skal vere nøkkeltalsfokusert. Oppretting

20 av gruppene er basert på ei sektortenking. I organiseringa/utforminga av gruppene, og eventuelle undergrupper, vil dei tillitsvalde vere sentrale i arbeidet. Dei overordna områda er styring, IKT og personal. Enkeltprosjekt må spissast innan område som barnehage, kultur, næring og velferdsteknologi. Viktig med synleggjering overfor innbyggjarar. Os kommune har gått i gang med eit arbeid omkring internkontroll. Må sjå vidare på kva ressursar ein må/skal ha på dette arbeidet framover. Viktig å prioritere eit liknade arbeid på internkontroll i Fusa kommune i perioden januar april Mål er at Fusa kommune kjem opp på same nivå som Os kommune i arbeidet med internkontroll. Styring er viktig i arbeidet framover. Må få fram ein felles kultur gjennom å arbeide saman, verte kjent med kvarande på tvers av kommunegrensene i dag. På personalsida vil det verte oppretta ein stilling som ved oppstart får lokalisering i Fusa kommune. Stillinga vil spesielt ta for seg juridiske aspekt ved stillingavtalar i dei to kommunane. Dette er ikkje ein leiarstilling. For barnehageområdet og kulturskuleområdet er prosessar allereie i gang for å arbeide saman. For næringslivsområdet skjer det mykje i Os kommune. Næringsklynge (HUB) skal etablerast på nyåret. Dette arbeidet skal introduserast for Fusa kommune. Innan området velferdsteknologi er prosjekt på gang, noko er gjort og samkøyring mellom kommunane må prioriterast. Dei viktigaste områda må prioriterast. Det må identifiserast kvar dei tyngste arbeidsoppgåvene framover. Det vert viktig å bruke ressursar på rett måte. Internkontroll vert sentralt punkt i arbeidet, ref det som er sagt om at Fusa kommune må opp på same nivå som Os kommune. Tilsette i kvar av kommunane må inn i arbeidet på ein god måte. Presisering om at dei to kommunane parallelt skal utføre tenester og førebu den nye kommunenen. Viktig å ha perspektiv som ser kva andre kommunar i liknande situasjon gjer. Det å sjå til andre som har kome lenger er viktig for å få utvikling i eigen organisasjon. Det er kontakt med Bergen kommune på digitaliseringsområdet. Oppfølging av denne kontakten med workshop beramma til fredag 13. januar Må òg sjå til KS sitt arbeid om fullmakter frå kommunane innan IKT-nettverk. Frå og med hausten 2017 kjem det reformmidlar frå sentralt hald. Det må utformast budsjett for reformmidlane inn mot fellesnemnda sitt arbeid. 3) Eventuelt a) Agenda for møte 24. januar 2017 Ordinært politisk møte. Deltakarar: Formannskap, samt gruppeleiarar som ikkje er i formannskap + rådmenn med sine leiargrupper + tre tillitsvalde frå kvar av kommunane. Stad: Vert stadfesta ved innkalling til møte. Tidsrom: 09:00-16:00. Utkast program: 1) Presentasjon (adm) av begge kommunane - Samfunnsdelen av kommuneplanen - Økonomi, nøkkeltal - Tenesteyting styrker og utfordringer - Samfunnsutvikling, næring og infrastruktur 2) Utkast til milepælsplan 2017, og perioden fram til 2020, framlegg frå administrasjonen 3) Organisering av kartleggingsgrupper/arbeidsgrupper 4) Utkast informasjonsstrategi 5) Diskusjon spørsmål og refleksjon

21 b) Kartlegging Med referanse til vedtak. Gruppene vert oppretta administrativt med tillitsvalde i alle gruppene. c) Prinsippvedtak om plassering einingar Det må tilstrebast ei tilnærming der best mogleg forvalting vert sett i samanheng med best mogleg ivaretaking av dei tilsette. Ønske om å tilstrebe varig lokalisering. Søkelys på tillitsvalde si rolle inn mot fellesnemnda når det gjeld plassering av arbeidsplassar og einingar. Hovudtema på seinare møte. Plan for plassering klar til første halvdel av 2018, etter tilsetting rådmann hausten d) Status intensjonsavtalen Status intensjonsavtalen: Einigheit i styringsgruppa om at intensjonsavtalen gir føringar og er grunnlag for det vidare arbeidet /pjm /pjm