ONIX PERSONELL HVORFOR BRUKE ONIX PERSONELL? HVEM BRUKER ONIX PERSONELL?

Transkript

1 ONIX PERSONELL HVORFOR BRUKE ONIX PERSONELL? Onix Personell er et operativt og funksjonsrikt personalsystem for ressursstyring, rotasjonsplanlegging og kompetanseoppfølging. Det gjelder å finne riktig person til riktig tid, som også innehar den riktige kompetansen og er ledig i det gitte tidsrommet. Programmet lar deg også planlegge prosjekter frem i tid uten å måtte allokere personell. HVEM BRUKER ONIX PERSONELL? Onix Personell passer spesielt for bedrifter som leverer personell og kompetanse til ulike prosjekter enten det er offshore- eller landbaserte virksomheter. Systemet blir brukt av virksomheter innen eksempelvis olje&gass, oljeservice, entreprenør, elektro, shipping, utleie av personell. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 1

2 FUNKSJONALITET I BASIS MODULEN PERSONELLDATABASE Onix Personell inkluderer all relevant informasjon om ansettelsesforhold, de ansattes kompetanse og erfaring. Systemet lar deg registrere og håndtere informasjon om både fast og innleid personell. Du kan registrere eksempelvis kontaktinformasjon, nærmeste pårørende, utdannelse, kompetanse, erfaring osv. Personelldatabasen legger grunnlaget for informasjonen om ditt personell, men også for andre funksjoner, som for eksempel kompetansekartlegging og ressursplanlegging. Skjermbilde: Eksempel på et personkort. CV CV-er i Onix Personell vil alltid være oppdatert med den kompetansen som er registrert på den enkelte. En kan velge automatisk å inkludere prosjekterfaring på den enkeltes CV. Det betyr at systemet genererer erfaring ut fra de oppdragene en ansatt utfører og man slipper den manuelle jobben med å oppdatere CV-ene. Hvilken informasjon som skal inkluderes i CV uttaket og hvilken rekkefølge denne informasjonen skal komme i på CV-en defineres av bruker med administratortilgang. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 2

3 Skjermbilde: eksempel på en CV i Onix Personell. Dersom man ønsker flere utgaver for hvordan CV-en skal se ut og hvilken informasjon som skal inkluderes, er det mulig å navngi og lagre flere maler. Dette er nyttig dersom man for eksempel har kunder med ulike krav til hva som skal inkluderes i CV-en. CV-er kan enkelt tas ut for en eller flere personer, og man kan også velge å ta ut vedlegg på utvalgte kompetanseelementer. Både CV og vedlegg kan sendes per e-post. KOMPETANSEOPPFØLGING Kompetansebegrepet favner bredt i Onix Personell. Alle typer kompetanse, formell så vel som uformell, kan følges opp i systemet. Det er mulig å angi nivå på kompetanse slik at en for eksempel kan skille nybegynnere fra eksperter innenfor et bestemt fagområde. Oppbygging av kompetansestruktur i Onix Personell er fleksibel og kan tilpasses den enkelte kundens behov. Hovedpoenget med å strukturere informasjonen er å gjøre den søkbar, slik at en enklest mulig kan finne det man leter etter. Man definerer hoved mapper (f.eks. Kompetanse) og tilegner kategorier (f.eks. Offshorekurs) til disse mappene. Under hver kategori tilegner man ulike typer (f.eks. Grunnleggende Sikkerhetskurs). Vanligvis er det superbruker som oppretter kategorier og typer, mens andre brukere av systemet kan registrere kompetanse på de ansatte. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 3

4 Skjermbilde: Eksempel på strukturering og gruppering av kompetanse samt oppføling av utløpsdato. Når strukturen er på plass er det enkelt for brukerne i Onix Personell å registrere kompetanse ved hjelp av oppslagstabeller. Når kompetanse er registrert kan en enkelt søke frem for eksempel et enkelt kurs og se hvem som innehar dette kurset. Dersom utløpsdato er registrert kan dette følges opp. Røde linjer viser at kompetansen har utløpt, mens gule linjer viser at kompetansen utløper innen 30 dager. Når du registrerer kompetanse i Onix Personell kan du: - Registrere utløpsdato slik at det kan følges opp - Konfigurere automatisk forslag til utløp på ulike kurs - Masseregistrering i samme skjermbilde - Laste opp vedlegg til hvert kompetanseelement - Registrere utvidet informasjon som nivå, kurs arrangør, osv. - Planlegge kursdeltakelse frem i tid ved å bruke planlagt status - Legge inn fritekst kommentar Skjermbilde: eksempel på kursregistrering. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 4

5 BEMANNING AV PROSJEKTER I BASISMODUL I Onix Personell kan brukerne planlegge bemanning av prosjekter nå og frem i tid. På denne måten vil en til enhver tid ha oversikt over både bemannede og ubemannede aktiviteter samt ledig personell. I basismodulen har en mulighet til å registrere enkle ad-hoc/sporadiske oppdrag og se dette i listeform. Oppbygging av prosjektstrukturen i Onix Personell er fleksibel og kan tilpasses den enkelte kundes behov. Hovedpoenget med å strukturere informasjonen er å gjøre den søkbar, slik at en enklest mulig kan finne det man leter etter. Man definerer hoved mapper (f.eks. Prosjekt) og tilegner kategorier (typisk prosjektnr/navn) til disse mappene. Under hver kategori tilegner man ulike typer (typisk stillingene). Vanligvis er det superbruker som oppretter kategorier og typer, mens andre brukere av systemet kan registrere aktiviteter og bemanne disse. Skjermbilde: eksempel på strukturering og gruppering av prosjekter og stillinger. Systemet har en automatisk generering av ledig tid. Dette beregnes ut fra stillingsbrøk og hvor mye de er planlagt på prosjekter. Det vil si at hvis en person er ansatt i 80% stilling, jobber 30% på et prosjekt og 40% på et annet, har denne personen 10% ledig tid ( =10). Når strukturen er på plass er det enkelt for brukerne i Onix Personell å registrere aktiviteter ved hjelp av oppslagstabeller. Fravær som sykemelding, permisjon og ferie kan også registreres. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 5

6 Når du registrerer aktiviteter i Onix Personell kan du: - Planlegge aktiviteter frem i tid både med og uten allokert personell - Legge inn fritekst kommentarer på hver enkelt aktivitet - Masseregistrering i samme skjermbilde - Registrere utvidet informasjon som disiplin, kunde, lokasjon, skift, osv. - Prosent fordele personell på ulike prosjekter - Følge opp pålagt hviletid og avspasering dette blir generert med aktiviteten - Benytte ansatte til andre funksjoner enn de er ansatt til systemet håndterer multidisiplint personell Skjermbilde: eksempel på registrering av aktiviteter. PERSONSØKER Ved hjelp av personsøkeren kan en søke frem kvalifisert personell ved å legge inn krav til kompetanse og erfaring/bakgrunn for å kunne gjøre en bestemt jobb. Kravene registreres manuelt for hver aktivitet. Basert på disse kravene vil systemet liste opp alt personell som kvalifiserer. I tillegg sier systemet noe om personene har ledig kapasitet i den gitte tidsperioden. Hvite linjer er 100% ledig, gule linjer er delvis ledig og røde linjer er ikke ledige. Skjermbilde: eksempel på personsøkeren med krav, kvalifisert personell og hvor ledige disse er. For kunder som i tillegg bruker Kompetanse+ (tilleggsmodul) vil kravene til aktiviteten være forhåndsdefinert i personsøkeren. Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 6

7 STANDARD RAPPORTER I BASIS MODULEN Personell Info Personalinformasjon om den enkelte Next of Kin Nærmeste pårørende informasjon Mail Merge Word dokumenter med flettefelter fra Onix Personell Personell in Category Kategoriser ansatte på ulike nivå POB Detail Liste over hvem som er hvor (med NoK informasjon) Mobilization Oversikt over hvem som mobiliserer/demobiliserer Work Load Report Grafisk visning av arbeidsbelastning Grid Report Egendefinerte utplukk for å liste opp informasjon. Mye brukt til å lage kompetanseoversikter. Design Report Verktøy for å designe egne rapporter. Krever god kunnskap i Onix Personell, men rapportene kan lagres og deles med andre brukergrupper i systemet. Godt samspill med Meldinger+ modulen for å for eksempel lage og sende ut mobiliseringsbrev. ANDRE MODULER I ONIX PERSONELL Grafisk aktivitetsplanlegger Rotasjon Kompetanse + Prosjektrapport Meldinger+ Ansatt Web Teamleder Web NOEN REFERANSEKUNDER Onix AS, Hillevågsveien 43, 4016 Stavanger 7