Arrangørkonferanse Gardermoen Slik arrangerte vi NM-uka Øivind Myhre Kongsberg O-lag Leder HK- NM2013

Transkript

1 Arrangørkonferanse Gardermoen Slik arrangerte vi NM-uka 2013 Øivind Myhre Kongsberg O-lag Leder HK- NM2013

2 Historie Diskuterer NM/mesterskap i området, Arena? Grunneier Kåre Tho melder seg inn i KOL. Arenaen løser seg Arena godkjent av NOF Tildelt NM Starter planlegging av kart, synfaring Alle løp fra samme arena 2012 Hovedkomite på plass, bestod av: Leder, kartansvarlig, NOF kontakt, løpsledere, Økonomi/Markedsføring Løypeleggere på plass Kartene er ikke ferdig Starter sponsorarbeid Leder hovedkomite trekker seg, jeg kommer inn rett før jul. Gjennomført arenabefaringer, god dialog hele veien med alle parter

3 2013 Tiden går fort Pinseløpet skulle også gjennomføres Avholdt ca 1 møte pr mnd i hovedkomite Et par møter utvidet med løypeleggere og andre hovedfunksjoner. God dialog med kontrollører gjennom hele året. Kartene endelig ferdig sent i Juni.

4 Arena Hoff Gård Full tilgang på alle hus Strøm Nettverk (Vi dekket tilkoblingen) Pressesenter innendørs, eget nettverk Ukjent problem med nettet

5 Noen bilder Forberedelser

6 Profilering Intern logo konkurranse Vinneren: Alt Materiell skulle innholde logoen.

7 Markedsføring-reklame Mål: Synliggjøre NM-uka på løp Oppslag med kart, ikke egne flyere på biler Få inn NM stoff på orienteringssider. Usikker på effekten, deltagerantallet var i nedre sjikt av forventet.

8 Synlighet i bybildet Veldig godt samarbeid med lokalavisa. Lokalavisa hadde mye forhåndsstoff og stoff fra arrangementet. Laget egne bannere og flagg med KOL-logo og NM logo. Synlig i sentrum. Synes det ble bra.

9 Grunneier informasjon Startet tidlig å informere grunneierlag, flere typer møter ble holdt, alle detaljer lagt fram. Direkte kontakt med eiere av startsteder. Eget NM informasjonsskriv til alle beboere langs Lurdalsveien. Eget skriv til beboere berørt av Pre-O. POSITIVITET.

10 Mål - Gjennomføring Leve opp til Kongsberg sitt rykte med gode arrangementer Det skulle synes at vi arrangerte et NM «Best NM ever» var et mål Bruke erfaringer fra Pinseløp Alle ledere av hovedfunksjoner har hatt de samme rollene i flere år.

11 Kartproduksjon 17km 2 ble synfart til NM, ca 8 km 2 til WC 2014 Ytterligere 4 km 2 ble oppdatert til treningskart 3 erfarne karttegnere ble benyttet Grunnlag: Laser Kurver, situasjonskonstruksjon og gamle kart Utfordring: Oppfølging av karttegnere med frister. Mål kart ferdig 2012 Kartene ble ferdig i slutten av Juni 2013! Viktig: Samle kommentarer fra alle parter og sørge for enhetlig karttegning. (3 forskjellige synfarere)

12 Treningsopplegg 6 løyper på 4 forskjellige områder Selvbetjening- høyoppløslig PDF for nedlasting og printing. Betaling basert på tillit. Gav et brukbart bidrag. Positive tilbakemeldinger.

13 Nettverk Min største bekymring lå her. Arenaen ligger i et hvitt område Kontakt etablert med Telenor. Tok litt tid å få satt i gang noe konkret Numedal Fiber har fiber langs veien Båndbredde «ubegrenset» 100Mbit/s Telenor koblet seg også på egen fiber og kom med egen mobilenhet på arena. Kontakt med Atea for trådløst på arena Stort nettverk ble satt opp (4-500 klienter)

14 Vi designer en arena Mål: Kompakt Oversiktlig Praktisk Stilfull Gjennomført

15 Arena forts Viktige punkter Parkering på arena Felles innløp/siste poster Synlig storskjerm Vaffellukt Synlighet på sponsorer God tilgang på strøm fra Gården 63A hovedkurs 400V aggregat leid til storskjermen

16 Arenaen blir til Layout diskutert med alle involverte Startet jobbingen ca 14 dager før løpene Mye jobb KOL har mye utstyr Trailer med alt utstyr Do vogner Flunkende ny dusjvogn Andre vogner, telt etc Ikke behov for å låne noe. Pensjonister er godt å ha.

17 Sommerferien er over Tiden går fort. Mannskapskabalen faller på plass Ca antall funksjonærer hver dag. Torsdag 75 oppgaver (noen hadde flere oppgaver) Fredag 55 Lørdag 100 (Pre-o 8 stk) Søndag 95 (Pre-o 10 stk)

18 Det nærmer seg Alle funksjonærer invitert til arena søndagen før, for å gjøre seg kjent og en gjennomgang av egne oppgaver. Siste finpuss på arena Mesterskaps look Pakke løperkonvolutter. Arenaen åpner kl 18:00 onsdag. Løpskontor etablert 5 løpere hentet sine konvolutter.

19 Andre forberedelser Synlighet All informasjon, alle plakater og merkinger skal innholde NM logo en Kjøpte egen lamineringsmaskin (6-700kr) Oppslagstavler skal være oversiktlige Alle klasser skal få samme oppmerksomhet Sermonier skal være gjennomførte og stilfulle Egen «sermonimester»

20 Kvalitetskontroll Ikke rom for feil. Postutsetting gjøres av løypeleggere, Gjennomløping av alle poster før 1. start. Alle kart sjekkes manuelt av løypeleggere og kontrollører Stafetten hadde fullt sett med kart ekstra.

21 Løyper Mål Utfordrende og varierte løyper. Tror vi stort sett lykkes Rutinerte løypeleggere Tidlig og god kontakt med TD er/kontrollører Lite diskusjoner Ikke runding gav større frihet for løypeleggere Noen utfordringer på noen av løypene pga terrenget, TV-poster, Online poster (ref mobildekning)

22 Eksamen starter

23 1 time før løpet starter Spent HK leder

24 Torsdag Spennende avgjørelser/overraskelser Data/storskjerm fungerte fra 1. løper Gode tilbakemeldinger fra alle. Flott vær Kultursjef invitert. Lokalavisa hadde 3 mann nesten hele dagen på arena Problemer med et TV kamera /fiberkabel Internt: Starten hadde det litt hektisk, litt lite folk. Usikkerhet rundt onlineposter med dårlig dekning. Fungerte utmerket.

25 Fredag «enkelt arrangement» Ting fungerte. Internt Også i dag noe hektisk for startfunksjonærene.

26 Lørdag Også en «bra» dag for oss. Ordfører i Kongsberg invitert Avgjørende øyeblikk GPS- Storskjerm Dårligere vær

27 Søndag Stafett Spennede oppgjør Teknikken fungerte i dag også. Lager av ekstra kart ble benyttet noen ganger. Herrene startet først Forkortet arrangementet noe.

28 Publikumsløp Avgjorde tidlig at dette gjør vi enkelt. Kun lørdag Finaleløyper Ca deltagere

29 Etterarbeid Arena ryddet i løpet av et par timer Teltene ble stående ei uke Måtte vente til de var tørre Hyggelig og inspirerende med gode tilbakemeldinger Økonomi ikke endelig pr Håper på et greit overskudd. Vi var litt slitne. WC & pinseløp neste.

30 Diverse Salg: Kongsberg Videregående hadde eget prosjekt rundt varm mat Mindre salg enn forventet For dyrt? Generelt salg Normal omsetning ift størrelse. Sport8 Gode tilbake meldinger

31 Sponsorer Sponsorpakke inneholdene masse stoff ble produsert og presentert for aktuelle sponsorer. Her lykkes vi ikke i noe særlig grad. Tungt å selge inn Lite penger, noen tjenester ble resultatet

32 Kostnader Arrangements pakke Er det verdt kostnadene? Sponsorer burde vært med i større grad Storskjerm med kameraer Høyner kvaliteten betraktelig Speakertjeneste Fungerte godt, nødvendig Datastøtte, Live, Streaming Fungerte meget bra Også nødvendig i dag.

33 Hva kunne vi gjort annerledes Løperkonvolutter behøver ikke inneholde PM Selvbetjening for de som vil ha Kunne spart noen tusen fargekopier Litt trangt i speakerbu/målbu Feilberegnet noe på mannskapssiden Glemte NM logo på løpskartene Bestilt bedre vær lørdag og søndag

34 PS. Prisen for årets arrangement ble delt ut i går: