Ryvarden krets Innkalling til kretstingets 39. årsmøte

Transkript

1 Ryvarden krets Innkalling til kretstingets 39. årsmøte Tid: Lørdag 11. februar 2017 kl. 11:00 (registrering 10:15-10:45) Sted: Påmelding: Pris: Meling bedehus, Bømlo. Gateadresse er Melingsheio 121, 5430 Bremnes. Bindende påmelding pr. gruppe til kretssekretær på e-post. Påmeldingsfrist er søndag 5. februar. Kr. 200,- pr. person (gruppa faktureres samlet i etterkant) Om gruppenes representanter til kretsting Antall representanter fra gruppen er gruppeleder og én valgt representant for hver påbegynte ti betalende medlemmer i henhold til siste årsmelding. Representanter velges av og blant gruppetingets medlemmer. Minst 1/3 av gruppens representanter skal være speidere eller rovere. Med rovere menes i denne sammenheng medlemmer som er 25 år eller yngre ved utgangen av det kalenderåret kretstinget møtes. Dersom gruppen ikke har representanter som er 25 år eller yngre, mister gruppen disse stemmene. Liste over gruppenes antall representanter til kretstinget i 2017 er sendt på e-post fra kretsen til gruppene. Kretsen har enda ikke mottatt de revisorgodkjente medlemslistene for 2016, så vi må ta et lite forbehold om endringer. Saksdokumenter Dagsorden og saksdokumenter følger vedlagt innkallingen. Forslag til roverrepresentanter i kretsstyret blir sammen med revisorberetning lagt frem på årsmøtet. Det er ikke nødvendig å ta utskrift av saksdokumentene alle påmeldte representanter og observatører vil få disse utlevert ved registrering 11. februar. Hederstegn Dersom det er noen av lederne i din gruppe som skal ha ti års tjenestetegn som aktiv leder («sølvknappen»), gjør du kretssekretær oppmerksom på dette ved påmelding. Vel møtt! Speiderhilsen Kretsstyret post@ryvardenkrets.no c/o Espen Fosse, Postboks 3, 5555 Førde i Hordaland

2 39. ÅRSMØTET I RYVARDEN KRETS Lørdag 11. februar 2017 Dagsorden Møtet begynner kl. 11:00. Registrering 10:15 10:45. Åpning Utdeling av hederstegn 1. Konstituering 1.1. Oppnevning av ordstyrer 1.2. Oppnevning av 2 referenter 1.3. Godkjenning av representantene 1.4. Godkjenning av innkalling og saksliste 1.5. Valg av 2 representanter til å underskrive møteboka 1.6. Valg av tellekorps 2. Årsmelding for Regnskap og revisjonsberetning for Terminliste 4.1. Revisjon av terminliste for våren Terminliste for høsten 2017 og våren Endringer i oppbyggingen av regnskapet 6. Budsjett for Valg Avslutning post@ryvardenkrets.no c/o Espen Fosse, Postboks 3, 5555 Førde i Hordaland

3 Ryvarden krets av Norges speiderforbund Årsmelding for Speidergrupper Oversikt over antall aktive speidergrupper i kretsen de siste fem år. Nedgangen de siste årene skyldes endring i status på grupper som allerede har vært inaktive i mange år, men som har stått registrert som aktive. Av de 19 gruppene som står som aktive i 2016 er det 3 som ikke har aktivitet. Det reelle tallet på aktive grupper er derfor 16. År Antall 2 Betalende medlemmer Oversikt over antall betalende medlemmer de siste fem år. År Antall Kretsstyret Kretsstyret har hatt 4 styremøter inkludert 1 arbeidsmøte og har behandlet 33 saker. Kretsstyret har vært sammensatt som følger. Verv Navn Gruppe Kretsleder Jan Egil Midtskog Åkra speidergruppe Visekretsleder Harald P. Aspelund Åkra speidergruppe Styremedlem Gjertrud Matre Aronsen Førdespeidarane Styremedlem Audun Økland Meling speidergruppe Styremedlem/Roverutvalget Espen Sørensen Meling speidergruppe Varamedlem Anne Merete S. Sørensen 1. Leirvik speidergruppe Varamedlem Reidun Framnes Førdespeidarane Varamedlem/Roverutvalget Torbjørn P. Økland Meling speidergruppe Side 1 av

4 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Ansatte og kretskontor Ryvarden krets har hatt følgende ansatte i Tidsrom Navn Stilling Hele året Espen Fosse Kretssekretær (20 %) Kretskontoret driftes som hjemmekontor uten faste åpningstider. Kretssekretær er også kretsens kasserer. 5 Revisor Kretsens revisor har vært Nils Himle (medlem i Finnås speidergruppe). 6 Komiteer og utvalg Komiteer og utvalg har vært sammensatt som følger. Navn Gruppe Kretskonkurransekomite Britt Hege Abelsen 1. Vedavågen sjø speidergruppe Erik Bloch 1. Leirvik speidergruppe Hildegunn Fjelland 1. Leirvik speidergruppe Kristoffer Spissøy 1. Leirvik speidergruppe Tuva Almås 1. Leirvik speidergruppe Valgkomite Dagny Elin Mjåseth Kopervik speidergruppe Karianne H. Føyner Skår speidergruppe Kari Johansson Skånevikspeidarane Utvalg speiding Karl Andreas Karlsen 1. Vedavågen sjø speidergruppe Ingeborg Stokkenes Buaspeidarane Leiv Espen Bjørge Kopervik speidergruppe Harald P. Aspelund Åkra speidergruppe Roverutvalg Ingen Side 2 av

5 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Aktiviteter Følgende aktiviteter er arrangert i regi av Ryvarden krets. Dato Aktivitet Teknisk arrangør Sted Deltagere 12. feb. Emnekurs Utvalg speiding Førde 10 pers. 14. feb. Kretstingets årsmøte Førdespeidarane Førde 31 stemmeb apr. Pefftur Utvalg speiding Nedstrand 47 pers apr. Grunntrening Trinn 2 Utvalg speiding Lier 11 pers apr. Kretskonkurransen Straumen speidergruppe Sandbekken 18 patr. 23. apr. St.Georgsdagen Kretsstyret Sandbekken 150 pers. 26. apr. Småspeiderkonkurransen Straumen speidergruppe Sandbekken 15 kull jun. Festivalleir Festivalleirkomité Lier Avlyst sep. Patruljeførerkurs 2 Utvalg speiding Kopervik 17 pers sep. Grunntrening Trinn 3 Utvalg speiding Kopervik 8 pers. 05. des. Julemøte Kretsstyret Lier 10 pers. 8 Småspeiderkonkurransen, kretskonkurransen og NM De tre beste kullene i småspeiderkonkurransen: Plassering Kull Gruppe 1. plass Blått Meling speidergruppe 1. plass Bever 1. Leirvik speidergruppe 3. plass Elg Åkra speidergruppe Kretskonkurransen ble arrangert av Ryvarden krets for Ryvarden krets av NSF og Haugaland krets av Norges KFUK-KFUM-speidere. De fire beste patruljene fra Ryvarden krets i kretskonkurransen: Plassering Patrulje Gruppe Plassering i NM 1. plass Måke Buaspeidarane 23. plass 2. plass Havørn Meling speidergruppe 109. plass 3. plass Lama 1. Leirvik speidergruppe 8. plass 4. plass Hjort Skånevikspeidarane 59. plass Det var totalt 125 patruljer som deltok på NM. Side 3 av

6 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Deltagelse utenom egne arrangement Oversikt over arrangementer som ansatte og tillitsvalgte i kretsen har deltatt på utenfor kretsen. Dato Arrangemet Sted Navn apr. Grunntreningen trinn 3 Furuneset, Rogaland Ingeborg Stokkenes 29. apr.-01. mai Ledertrenerkurset 15/16 kurs 2 Leikvinjar, Buskerud Ingeborg Stokkenes okt. Speiderforum Gulsrud, Vikersund Kenneth Bjørnstad Vera Lindholm Anders Kristoffersen okt. Roverforum Gulsrud, Vikersund Anna Lindholm Hildegunn Fjelland Erik Block Kristoffer Spissøy okt. Speidertinget Drammen Jan Egil Midtskog Espen Sørensen Jens Lindholm Harald P. Aspelund Jan Egil Midtskog Kretsleder Side 4 av

7 RESULTAT 2016 Ryvarden krets av NSF Bud-2016 Res-2016 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT 3200 Medlemskontingenter , , Deltageravgifter, kurs og samlinger , , Deltageravgifter, kretskonkurransen , , Deltageravgifter, kretstingets årsmøte 5.000, , Deltageravgifter, roveraktiviteter 5.000,00-0, Deltageravgifter, Festivalleir ,00-0, Salg, materiell 2.000,00-780, Kiosk ,00-0, Overskudd kretsleir (fra leirfond) , , Momskompensasjon , , Reisefordeling fra NSF 1.000, , Tilskudd fra Rogaland fylkeskommune , , Tilskudd fra Hordaland fylkeskommune , , Tilskudd, andre 5.310, Leieinntekter , , Gaver/donasjoner 6.881,11- SUM SALGS- OG DRIFTSINNTEKT , ,11- LØNNSKOSTNAD 5000 Lønn og andre utgifter til ansatte , ,99 SUM LØNNSKOSTNAD , ,99 ANNEN DRIFTSKOSTNAD 6210 Kurs og samlinger , , Kretskonkurransen , , Kretstingets årsmøte 5.000, , Roveraktiviteter 5.000,00 0, Festivalleir ,00 0, Ledersamlinger 5.000, , Kiosk ,00 0, Innkjøp, materiell for salg 1.320, Leie av utstyr 3.000,00 0, Godtgjørelse for hjemmekontor 6.000, , Leieavtale, Lier , , Renovasjon, vann, avløp o.a , , Strøm 6.000, , Annen kostnad lokaler 320, Reisetilskudd, NM i speiding 4.000,00 0, Deltageravgift, NM i speiding 9.000, , Speiderforum og Roverforum , , Speidertinget , , Samlinger for kretsledere/kretsstyrer ,00 0, Ledertrening utenfor krets , , Rep. og vedlikehold bygninger ,00 849, Dugnad 1.000,00 0, Rep. og vedlikehold leirområde , , Kontorrekvisita 500,00 0, Reiseutgifter, kretsstyret 2.000,00 726, Reiseutgifter, kretssekretær 3.500,00 0, Bevertning, innkjøp av mat og drikke 2.000, , Godtgjørelser for verv jf. reglement 7.200, , Profilering/markedsføring 500,00 0, Kontingenter andre organisasjoner 500,00 500, Gaver 1.500, ,00 Matrix Økonomisystem Side 1

8 RESULTAT 2016 Ryvarden krets av NSF Bud-2016 Res Forsikring eiendommer 6.000, , Forsikring utstyr 2.000,00 0, Årlige kostnader, programvare og nettsider 2.500, ,00 SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD , ,09 KOSTNADER , ,08 FINANSIELLE POSTER 8040 Renteinntekt 2.000, , Bankgebyr 500,00 249,00 SUM FINANSIELLE POSTER 1.500, ,00- RESULTAT (Overskudd) ,00 297,03- Matrix Økonomisystem Side 2

9 RYVARDEN KRETS AV NSF BALANSE PR Endring EIENDELER SPV Brukskonto , , ,97 SPV Konto for leie av utstyr , , ,00 SPV Kapitalkonto , , ,00 Sum omløpsmidler , , ,97 Kortsiktig fordring 1 800,00 SUM EIENDELER , , ,97 GJELD OG EGENKAPITAL Ikke disponert resultat 297,03 Regnskapskonto 2040 Leirfond , , ,00 Regnskapskonto 2050 Annen egenkapital , ,79 0,00 Driftsfond 31. desember , , ,00 Kortsiktig gjeld SUM GJELD OG EGENKAPITAL , , ,00 Oppdatert

10 RYVARDEN KRETS AV NSF TERMINLISTE FOR 2017 Januar Nasjonal ledertreningsamling NSF Kontaktseminar Sjø NSF Februar Fjellederkurset NSF 10. Emnekurs Utvalg speiding 11. Kretstingets årsmøte Kretsstyret 22. Tenkedagen Gruppene Mars Samling for krets- og korpsledere NSF April Kretskonkurransen Kretsstyret 23. Småspeiderkonkurransen Kretsstyret 23. St. Georgsdagen Kretsstyret Ledertrenerkurs NSF Mai Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding Juni NM i speiding NSF Juli Landsleir: Nord 2017 NSF August September Rover 5-kamp 2017 NSF Oktober Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding Jota/Joti Gruppene November Desember 04. Julemøte / Ledersamling Kretsstyret Oppdatert

11 RYVARDEN KRETS AV NSF Januar TERMINLISTE FOR VÅREN 2018 Februar 23. Emnekurs Utvalg speiding 24. Kretstingets årsmøte Kretsstyret Mars April Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding Kretskonkurransen Kretsstyret 22. Småspeiderkonkurransen Kretsstyret Mai Festivalleir Festivalleirkomite Juni Juli Oppdatert

12 Ryvarden krets av NSF Kretstingets årsmøte 2017 Sak 5 Endringer i oppbyggingen av regnskapet Forslag 1) Kretsstyret foreslår å avslutte bankkontoen «Leie av utstyr» og overføre pengene til bankkontoen «Brukskonto». 2) Kretsstyret foreslår å avslutte regnskapskontoen «Leirfond» og overføre pengene til regnskapskontoen «annen egenkapital». Begrunnelse Avslutte bankkonto Ryvarden krets har en egen bankkonto med penger som en gang var øremerket til å leie utstyr fra gruppene. Disse pengene har ikke vært øremerket i regnskapet på langt tid, men står fortsatt på en egen bankkonto. Hvert år brukes mellom kr. 1500, og kr. 3000, fra denne bankkontoen på dette formålet jf. satser vedtatt av kretsstyret på ukjent tidspunkt. Det står nå mindre enn kr , igjen på bankkontoen. Nylig formaliserte kretsstyret disse satsene som en del av «Reglement for godtgjørelser i Ryvarden krets». Dette sikrer at grupper som låner ut utstyr til kretsen vil få godtgjørelse for dette også etter at den omtalte bankkontoen er tom. Kretsstyret ser derfor ikke lenger behov for at disse pengene skal stå på en egen konto, og foreslår derfor at kontoen avsluttes og pengene overføres til kretsens brukskonto. Avslutte leirfondet Ryvarden krets har til nå hatt en økonomisk driftsmodell som har vært avhengig av overskudd fra kretsleirene. Overskuddet har vært øremerket slik at 1/4 skulle føres som inntekt i driftsregnskapet hvert år. Denne øremerkingen vises som «Leirfond» i balansen i regnskapet. Etter at Kretstingets årsmøte i 2016 vedtok å øke medlemskontingenten er ikke kretsen lenger avhengig av å bruke overskudd fra kretsleirer som inntekt i driftsregnskapet. Fordi en slik inntektsføring ikke lenger er nødvendig foreslår kretsstyret at pengene som i dag står på regnskapskontoen 2040 «Leirfond» overføres til 2050 «Annen egenkapital», og at regnskapskontoen 2040 «Leirfond» deretter kan fjernes. Side 1 av 1

13 RYVARDEN KRETS AV NSF BUDSJETT 2017 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT BUDSJETT 2016 BUDSJETT Medlemskontingenter Deltageravgifter, kurs og samlinger Deltageravgifter, kretskonkurransen Deltageravgifter, kretstingets årsmøte Deltageravgifter, roveraktiviteter Deltageravgifter, Festivalleir Salg, materiell Kiosk Overskudd kretsleir (fra leirfond) Momskompensasjon Reisefordeling fra NSF Tilskudd til kurs Tilskudd fra Rogaland fylkeskommune Tilskudd fra Hordaland fylkeskommune Tilskudd, andre * Leieinntekter SUM SALGS- OG DRIFTSINNTEKT * 1: Strategiske midler fra Speiderstyret som skulle vært utbetalt i 2016 Side 1 av 2 Oppdatert

14 RYVARDEN KRETS AV NSF BUDSJETT 2017 LØNNSKOSTNAD BUDSJETT 2016 BUDSJETT Lønn og andre utgifter til ansatte SUM LØNNSKOSTNAD ANNEN DRIFTSKOSTNAD 6210 Kurs og samlinger Kretskonkurransen Kretstingets årsmøte Roveraktiviteter Festivalleir Ledersamlinger Kiosk Leie av utstyr Godtgjørelse for hjemmekontor Leieavtale, Lier Renovasjon, vann, avløp o.a Lys, varme Annen kostnad lokaler Reisetilskudd, NM i speiding Deltageravgift, NM i speiding Speiderforum og Roverforum Speidertinget Samlinger for kretsledere/kretsstyrer Ledertrening utenfor krets Rep. og vedlikehold bygninger Innkjøp av varige driftsmidler (utstyr) Dugnad Rep. og vedlikehold leirområde Kontorrekvisita Reiseutgifter, kretsstyret Reiseutgifter, kretssekretær Bevertning, innkjøp av mat og drikke Godtgjørelser for verv jf. reglement Profilering/markedsføring Kontingenter andre organisasjoner Gaver Forsikring eiendommer Forsikring utstyr Årlige kostnader, programvare og nettsider SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD KOSTNADER FINANSIELLE POSTER 8040 Renteinntekt Bankgebyr SUM FINANSIELLE POSTER RESULTAT (NB! Negativt fortegn = overskudd) Side 2 av 2 Oppdatert

15 Ryvarden krets av NSF Kretstingets årsmøte 2017 Sak 7 Valg Valgkomiteen 2017 har bestått av: - Dagny Elin Mjåseth Kopervik speidergruppe - Kari Johanson Skånevikspeidarane - Karianne H. Føyner Skår speidergruppe Følgende personer har sagt seg villige til å påta seg verv. VERV FUNKSJONSTID KANDIDAT GRUPPE Kretsstyret Visekretsleder 2 år Knut Inge Ø. Hovin 1. Leirvik speidergruppe Styremedlem 2 år Anna Tveit Buaspeidarane Varamedlem 1 år Anita Abrahamsen 1. Vedavågen sjøsp.gr. Varamedlem 1 år Julia Ravn Turkerud Skår speidergruppe Valgkomite Medlem 2 år Ingeborg Stokkenes Buaspeidarane Revisor 1 år Nils Himle Finnås speidergruppe Dette er en liste over personer som har sagt seg villige til å påta seg verv ikke en innstilling. Ved alle valg er det mulig å komme med benkeforslag jf. retningslinjer for valg i Ryvarden krets pkt. 1.2: Ved alle valg er det mulig å komme med benkeforslag. Kandidatene må være forespurte og ha sagt seg villige til å stille. Alle forslag på kandidater skal leveres skriftlig til møteleder. Forslagstiller gis anledning til å begrunne forslaget. Side 1 av 1