Ryvarden krets Innkalling til kretstingets 40. årsmøte

Transkript

1 Ryvarden krets Innkalling til kretstingets 40. årsmøte Tid: Lørdag 3. februar 2018 kl. 11:00 (registrering 10:15-10:45) Sted: Påmelding: Pris: Åkra, Karmøy. Nærmere adresse kommer senere. Bindende påmelding pr. gruppe til kretssekretær på e-post. Påmeldingsfrist er søndag 28. februar. Kr. 200,- pr. person (gruppa faktureres samlet i etterkant) Om gruppenes representanter til kretsting Antall representanter fra gruppen er gruppeleder og én valgt representant for hver påbegynte ti betalende medlemmer i henhold til siste årsmelding. Representanter velges av og blant gruppetingets medlemmer. Minst 1/3 av gruppens representanter skal være speidere eller rovere. Med rovere menes i denne sammenheng medlemmer som er 25 år eller yngre ved utgangen av det kalenderåret kretstinget møtes. Dersom gruppen ikke har representanter som er 25 år eller yngre, mister gruppen disse stemmene. Liste over gruppenes antall representanter til kretstinget i 2018 er vedlagt denne innkallingen. Kretsen har enda ikke mottatt de revisorgodkjente medlemslistene for 2017, så vi må ta et lite forbehold om endringer. Saksdokumenter Dagsorden og saksdokumenter følger vedlagt innkallingen. Listen over kandidater til valg og revisorberetning blir lagt frem på årsmøtet. Det er ikke nødvendig å ta utskrift av saksdokumentene alle påmeldte representanter og observatører vil få disse utlevert ved registrering 3. februar. Hederstegn Dersom det er noen av lederne i din gruppe som skal ha ti års tjenestetegn som aktiv leder («sølvknappen»), gjør du kretssekretær oppmerksom på dette ved påmelding. Vel møtt! Speiderhilsen Kretsstyret post@ryvardenkrets.no c/o Espen Fosse, Postboks 3, 5555 Førde i Hordaland

2 40. ÅRSMØTET I RYVARDEN KRETS Lørdag 3. februar 2018 Dagsorden Møtet begynner kl. 11:00. Registrering 10:15-10:45. Åpning Utdeling av hederstegn 1. Konstituering 1.1. Oppnevning av ordstyrer 1.2. Oppnevning av 2 referenter 1.3. Godkjenning av representantene 1.4. Godkjenning av innkalling og saksliste 1.5. Valg av 2 representanter til å underskrive møteboka 1.6. Valg av tellekorps 2. Årsmelding for Regnskap og revisjonsberetning for Terminliste 4.1. Revisjon av terminliste for våren Terminliste for høsten 2018 og våren Budsjett for Valg 7. Drøftingssak: Kretser i Norges speiderforbund Avslutning post@ryvardenkrets.no c/o Espen Fosse, Postboks 3, 5555 Førde i Hordaland

3 Ryvarden krets av Norges speiderforbund Årsmelding for Speidergrupper Oversikt over antall aktive speidergrupper i kretsen de siste fem år. Nedgangen fra 2014 til 2015 skyldes endring i status på grupper som allerede har vært inaktive i mange år, men som har stått registrert som aktive. Av de 19 gruppene som står som aktive i 2017 er det 3 som ikke har aktivitet. Det reelle tallet på aktive grupper er derfor 16. År Antall Betalende medlemmer Oversikt over antall betalende medlemmer de siste fem år. År Antall Kretsstyret Kretsstyret har hatt 4 styremøter inkludert 1 arbeidsmøte og har behandlet 32 saker. Kretsstyret har vært sammensatt som følger. Verv Navn Gruppe Kretsleder Jan Egil Midtskog Åkra speidergruppe Visekretsleder Knut Inge Ø. Hovin 1. Leirvik speidergruppe Styremedlem Anna Tveit Buaspeidarane Styremedlem Audun Økland Meling speidergruppe Styremedlem/Roverutvalget Espen Sørensen Meling speidergruppe Varamedlem Anita Abrahamsen 1. Vedavågen sjø speidergruppe Varamedlem Julia R. Turkerud Skår speidergruppe Varamedlem/Roverutvalget Torbjørn P. Økland Meling speidergruppe Side 1 av

4 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Ansatte og kretskontor Ryvarden krets har hatt følgende ansatte i Tidsrom Navn Stilling Hele året Espen Fosse Kretssekretær (20 %) Kretskontoret driftes som hjemmekontor uten faste åpningstider. Kretssekretær er også kretsens kasserer. 5 Revisor Kretsens revisor har vært Nils Himle (medlem i Finnås speidergruppe). 6 Komiteer og utvalg Komiteer og utvalg har vært sammensatt som følger. Navn Gruppe Kretskonkurransekomite Britt Hege Abelsen 1. Vedavågen sjø speidergruppe Erik Bloch 1. Leirvik speidergruppe Hildegunn Fjelland 1. Leirvik speidergruppe Kristoffer Spissøy 1. Leirvik speidergruppe Tuva Almås 1. Leirvik speidergruppe Valgkomite Ingeborg Stokkenes Buaspeidarane Karianne H. Føyner Skår speidergruppe Kari Johansson Skånevikspeidarane Utvalg speiding Karl Andreas Karlsen 1. Vedavågen sjø speidergruppe Ingeborg Stokkenes Buaspeidarane Leiv Espen Bjørge Kopervik speidergruppe Harald P. Aspelund Åkra speidergruppe Roverutvalg Ingen Side 2 av

5 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Aktiviteter Følgende aktiviteter er arrangert i regi av Ryvarden krets. Dato Aktivitet Teknisk arrangør Sted Deltagere 10. feb. Emnekurs Utvalg speiding Meling 27pers. 11. feb. Kretstingets årsmøte Meling speidergruppe Melding 38 stemmeb apr. Kretskonkurransen Kretsstyret Lier 21 patr. 23. apr. Småspeiderkonkurransen Kretsstyret Lier 18 kull mai Patruljeførerkurs 1 Utvalg speiding Lier 11pers okt. Patruljeførerkurs 1 Utvalg speiding Lier 15 pers okt. Grunntrening Trinn 1 Utvalg speiding Lier 11 pers. 04. des. Julemøte Kretsstyret Lier 16 pers. 8 Småspeiderkonkurransen, kretskonkurransen og NM De tre beste kullene i småspeiderkonkurransen: Plassering Kull Gruppe 1. plass Rev Skånevikspeidarane 2. plass Raudt 1. Leirvik speidergruppe 3. plass Ekorn Skånevikspeidarane Kretskonkurransen ble arrangert av Ryvarden krets for Ryvarden krets av NSF og Haugaland krets av Norges KFUK-KFUM-speidere. De tre beste patruljene fra Ryvarden krets i kretskonkurransen: Plassering Patrulje Gruppe Plassering i NM 1. plass Måke Buaspeidarane 4. plass 2. plass Lama 1. Leirvik speidergruppe 35. plass 3. plass Rev 1. Leirvik speidergruppe 110. plass Det var totalt 124 patruljer som deltok på NM. Side 3 av

6 Ryvarden krets av NSF Årsmelding for Deltagelse utenom egne arrangement Oversikt over arrangementer som ansatte og tillitsvalgte i kretsen har deltatt på utenfor kretsen. Dato Arrangemet Sted Navn jan. Nasjonal ledertrenersamling Eidsvoll, Akershus Ingeborg Stokkenes mar. Krets- og korpsledersamling Sørmarka, Ski Knut Inge Ø. Hovin okt. Samling for krets- og korpsansatte Kristiansand Espen Fosse okt. Krets- og korpsledersamling Kristiansand Anna Tveit Knut Inge Ø. Hovin Jan Egil Midtskog Kretsleder Side 4 av

7 Ryvarden krets av NSF Kretstingets årsmøte 2018 Sak 3 Regnskap og revisjonsberetning for 2017 Revisjonsberetningen blir lagt frem på årsmøtet. Kretsstyret har følgende kommentarer til regnskapet for Tilskudd fra Rogaland fylkeskommune En omlegging av Rogaland fylkeskommune sine søknadskriterier for noen år tilbake har vist seg å være til mer gunst for kretsen enn forventet. Etter flere år med utbetalinger over kr ,- øker kretsen derfor denne budsjettposten fra og med Tilskudd fra Hordaland fylkeskommune Ingen støtte i 2017 skyldes en svikt i kretsens rutiner. Kretssekretær har rett og slett glemt å registrert søknad, noe som gjør at kretsen har gått glipp av nesten kr i støtte. Dette er sterkt beklagelig og for å unngå dette i fremtiden vil det bli utarbeidet et årshjul med alle faste søknads- og utbetalingsdatoer til hjelp i arbeidet Tilskudd, andre Hele dette beløpet (kr ,-) er støtte kretsen ble innvilget i 2016 gjennom Speiderstyrets tildeling av strategiske midler. Utbetalingen ble forsinket til Det var forventet en avkortning i beløpet på grunn av avlyst Festivalleir i 2016, men vi fikk utbetalt hele søknadssummen likevel Leieavtale, Lier Kretsstyret er i dialog med grunneier om fornyet leieavtale og holdt mulighetene åpne for at arbeidet skulle være ferdig i løpet av 2017, og at ny leiesats derfor skulle utbetales før nyttår. Like før nyttår ble det klart at arbeidet ikke kom til å bli ferdig, men utbetalingen ble dessverre ikke gjort innen bankens frister for bokføring i Kr ,- i leie for 2017 blir derfor utbetalt i 2018 (se også merknad i budsjettet) Reperasjon og vedlikehold av bygninger Hele dette beløpet (kr ,-) er en uforutsett utgift i forbindelse med at vannpumpen på Lier måtte byttes ut. Kr ,- som var satt av til fullføring av garasjen på Lier er i budsjettet foreslått overført til Gaver Største delen av dette beløpet er overskuddet fra kiosken på kretskonkurransen, som er utbetalt til Åkra speidergruppe iht. Styresak 26/2017: Åkra speidergruppe stilte opp på kort varsel og driftet kiosken på kretskonkurransen. Som takk for hjelpen vil kretsen overføre overskuddet til gruppa. Kretsleder som selv er fra Åkra speidergruppe tok ikke del i behandlingen av denne saken. VEDTAK: Åkra speidergruppe får som takk for god hjelp på kort varsel, utbetalt overskuddet fra kiosken på kretskonkurransen 2017 pålydende kr ,80. Side 1 av 1

8 RESULTAT 2017 Ryvarden krets av NSF Res-2016 Bud-2017 Res-2017 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT 3200 Medlemskontingenter , , , Deltageravgifter, kurs og samlin , , , Deltageravgifter, kretskonkurran , , , Deltageravgifter, kretstingets å 5.200, , , Deltageravgifter, roveraktivitet 5.000,00-0, Salg, materiell 780, , , Kiosk , , Overskudd kretsleir (fra leirfon ,00-0, Diverse inntekter 2.400, Momskompensasjon , , , Reisefordeling fra NSF , , Tilskudd til kurs 2.000, , Tilskudd fra Rogaland fylkeskomm , , , Tilskudd fra Hordaland fylkeskom , ,00-0, Tilskudd, andre 5.310, , , Leieinntekter , , , Gaver/donasjoner 6.881, ,63- SUM SALGS- OG DRIFTSINNTEKT , , ,63- LØNNSKOSTNAD 5000 Lønn og andre utgifter til ansat , , ,32 SUM LØNNSKOSTNAD , , ,32 ANNEN DRIFTSKOSTNAD 6210 Kurs og samlinger , , , Kretskonkurransen 2.322, , , Kretstingets årsmøte 4.375, , , Roveraktiviteter 5.000,00 0, Ledersamlinger 1.488, , , Kiosk 7.500, , Innkjøp, materiell for salg 1.320, , Leie av utstyr 2.000,00 0, Godtgjørelse for hjemmekontor 6.000, , , Leieavtale, Lier , ,00 0, Renovasjon, vann, avløp o.a , , , Strøm 7.507, , , Annen kostnad lokaler 320, ,00 0, Videreformidling av reisefordeli 3.300, Reisetilskudd, NM i speiding 8.000, , Deltageravgift, NM i speiding 9.400, , , Speiderforum og Roverforum ,00 0, Speidertinget ,00 0, Samlinger for kretsledere/kretss , , Samlinger for kretsansatte 1.700, Ledertrening utenfor krets 2.496, , , Rep. og vedlikehold bygninger 849, , , Inkjøp av varige driftsmidler (u 5.000, , Dugnad 1.000,00 0, Rep. og vedlikehold leirområde , , , Kontorrekvisita 1.000,00 0, Reiseutgifter, kretsstyret 726, ,00 0, Reiseutgifter, kretssekretær 3.500,00 0, Bevertning, innkjøp av mat og dr 1.174, , , Godtgjørelser for verv jf. regle 6.600, , ,00 Matrix Økonomisystem Side 1

9 RESULTAT 2017 Ryvarden krets av NSF Res-2016 Bud-2017 Res Profilering/markedsføring 500,00 0, Kontingenter andre organisasjone 500,00 500,00 0, Gaver 2.112, , , Forsikring eiendommer 7.015, , , Forsikring utstyr 2.000,00 0, Årlige kostnader, programvare og 4.815, , ,68 SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD , , ,01 KOSTNADER , , ,33 FINANSIELLE POSTER 8040 Renteinntekt 2.524, , , Bankgebyr 249,00 500,00 378,75 SUM FINANSIELLE POSTER 2.275, , ,23- RESULTAT (Overskudd) 297, , ,53- Matrix Økonomisystem Side 2

10 RYVARDEN KRETS AV NSF TERMINLISTE FOR 2018 Januar Nasjonal ledertreningsamling NSF Kontaktseminar Sjø NSF Februar 02. Emnekurs Utvalg speiding 03. Kretstingets årsmøte Kretsstyret Fjellederkurset NSF 22. Tenkedagen Gruppene Mars Samling for krets- og korpsledere NSF April Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding Kretskonkurransen Kretsstyret 22. Småspeiderkonkurransen Kretsstyret 23. St. Georgsdagen Gruppene Mai Turlederkurs kano NSF Festivalleir Festivalleirkomite Juni NM i speiding NSF Sjøspeiderleir NSF Juli Explorer Belt: Andorra NSF Roverway: Nederland NSF August Ledertrenerkurs del 1 NSF September Rover 5-kamp 2017 NSF LØFT NSF Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding Oktober Speiderforum og Roverforum NSF Jota/Joti Gruppene November Speiderting NSF Roverstevnet NSF Desember 03. Julemøte / Ledersamling Kretsstyret Oppdatert

11 RYVARDEN KRETS AV NSF Januar TERMINLISTE FOR VÅREN 2019 Februar 1. Emnekurs Utvalg speiding 2. Kretstingets årsmøte Kretsstyret Mars Kretsens helg: Kurs for både speidere og ledere Utvalg speiding April Kretskonkurransen Kretsstyret 07. Småspeiderkonkurransen Kretsstyret Mai Juni Juli Kretsleir Kretsleirkomite Oppdatert

12 Ryvarden krets av NSF BUDSJETT BUDSJETT 17 RESULTAT 17 BUDSJETT 18 SALGS- OG DRIFTSINNTEKT 3200 Medlemskontingenter Deltageravgifter, kurs og samlinger Deltageravgifter, kretskonkurransen Deltageravgifter, kretstingets årsmøte Deltageravgifter, roveraktiviteter Deltageravgifter, Festivalleir Salg, materiell Kiosk * Diverse inntekter Momskompensasjon Reisefordeling fra NSF Tilskudd til kurs Tilskudd fra Rogaland fylkeskommune Tilskudd fra Hordaland fylkeskommune Tilskudd, andre Leieinntekter Gaver/donasjoner SUM SALGS- OG DRIFTSINNTEKT Matrix Økonomisystem Side 1

13 Ryvarden krets av NSF BUDSJETT BUDSJETT 17 RESULTAT 17 BUDSJETT 18 LØNNSKOSTNAD 5000 Lønn og andre utgifter til ansatte SUM LØNNSKOSTNAD ANNEN DRIFTSKOSTNAD 6210 Kurs og samlinger Kretskonkurransen Kretstingets årsmøte Roveraktiviteter Festivalleir Ledersamlinger Kiosk * Innkjøp, materiell for salg Leie av utstyr Godtgjørelse for hjemmekontor Leieavtale, Lier * Renovasjon, vann, avløp o.a Strøm Annen kostnad lokaler * Videreformidling av reisefordeling fra NSF Reisetilskudd, NM i speiding Deltageravgift, NM i speiding Speiderforum og Roverforum Speidertinget Samlinger for kretsledere/kretsstyrer Samlinger for kretsansatte Ledertrening utenfor krets Rep. og vedlikehold bygninger * Innkjøp av varige driftsmidler (utstyr) Dugnad Rep. og vedlikehold leirområde Kontorrekvisita Reiseutgifter, kretsstyret Reiseutgifter, kretssekretær Bevertning, innkjøp av mat og drikke Godtgjørelser for verv jf. reglement Kontingenter andre organisasjoner Gaver Forsikring eiendommer Årlige kostnader, programvare og nettsider SUM ANNEN DRIFTSKOSTNAD KOSTNADER Matrix Økonomisystem Side 2

14 Ryvarden krets av NSF BUDSJETT BUDSJETT 17 RESULTAT 17 BUDSJETT 18 FINANSIELLE POSTER Renteinntekt Bankgebyr SUM FINANSIELLE POSTER RESULTAT *5 MERKNADER 1: Kiosk er fra og med 2018 tatt ut som egen budsjettpost og lagt inn i de aktuelle arrangementene. 2: Leie for Lier i 2017 ble ved en feil ikke utbetalt før i Budsjettposten består av leie for 2017 kr forventet leie for 2018 kr : Ubrukte midler fra 2017 overført til 2018 til kjøp av nye møbler på Lier. 4: Ubrukte midler fra 2017 overført til 2018 til fullføring av garasjen på Lier. Kr i 2017 var en uventet utgift ifm. ødelagt vannpumpe. 5: Det planlagte underskuddet i 2018 må sees i sammen heng med overskuddet fra Differansen skyldes i hovedsak ubrukte midler i 2017 og store utgifter til Speiderforum, Roverforum og Speidertinget i Matrix Økonomisystem Side 3

15 Ryvarden krets av NSF Kretstingets årsmøte 2018 Sak 7 Drøftingssak: Kretser i Norges speiderforbund På Speidertinget i 2016 var organisasjonsstruktur en av sakene. I sak 7.2 Veien videre for organisasjonsstruktur ble blant annet følgende vedtatt. Speiderstyret skal på neste speiderting legge fram forslag til vedtak om ny modell for drift av kretsene. Forslaget skal ta for seg organisering, oppgaver, ressurser og økonomi. Speiderstyret skal også legge fram forslag til framdriftsplan for omlegging til ny driftsmodell. Dette er en viktig sak som kan gi store konsekvenser for kretsene - både negative og positive. En av de aktuelle konsekvensene kan være sammenslåing av kretser. Kretsstyret ber Kretstinget drøfte saken. Side 1 av 1