HiST Arbeidsmønsterkartlegging for ALT

Transkript

1 HiST Arbeidsmønsterkartlegging for ALT

2 HiST arbeidsmønsterkartlegging for ALT Utarbeidet av tegn_3 ved Kjersti Bjørkeng Størdal, Gunhild Solem Eidsvik, Kjersti Havenstrøm og Henrik Haver

3 Sammendrag Det er gjennomført en arbeidsmønsterkartlegging ved HiST ALT. Formålet med m kartleggingen er å bidra til beslutningsgrunnlag for å få gjennomført en så hensiktsmessig innplasseringg i nye lokalerr som mulig. Arbeidsmønsterkartleggingen er gjennomført som en kombinert kvantitativ og kvalitativ undersøkelse, med spørreundersøkelse og gåturer gjennom eksisterende lokaler. Rapporten fra arbeidsmønsterkartleggingen viser: Forhold knyttet til fysisk utforming På HiST ALT gjennomføres mange aktiviteter i cellekontor og til delss delekontor. Cellekontoret fungerer dermed som et multirom, som brukes til alle aktiviteter; møter, veiledning, konsentrert arbeid og telefonsamtaler. Deltakerne på gåturen var i stor grad positive til eksisterende lokaler, med en markant forskjell i fornøydhet mellom deltakere medd cellekontor og deltakeree med delekontor. Det mangler tilleggsarealer som møterom,, stillerom, multirom og konsentrasjonsarealer. Dettee er spesielt vanskelig for de som sitter i delekontor og åpent landskap da de mangler arealerr for konsentrasjon, for telefon, studentsamtaler etc. Mangelen påå tilleggsareal i dagens kontorarealer err problematiskk også fordi det gjør det vanskelig for medarbeiderne å se gode alternativer til cellekontor. Forhold knyttet til organisasjon og innplassering På HiST ALT gjennomføres mye ad hoc-veiledning og møter på cellekontorene, og studentene har ofte direkte tilgang til HiST ALT sine tilsatte. Dette beskrivess på mange måter m som positivt og ønsket. Samtidig innebærer dette at studenten til enhver tid kan banke på, og at konsentrasjonsarbeidet dermed blir forstyrret. I nye lokaler blir det viktig å vurdere hvordan veiledningssituasjonen best kan løses både romlig og organisatorisk. HiST ALT ønsker i stor grad en tett integrasjon mot studenter. Spesielt for de praktisk rettede fagene får dette stor betydning (Lærernee får ofte «vaktmesterfunksjon» i forhold til å passe på og gi tilgang på arealer). Det er uklart hvor åpne arbeidsarealene bør være, og hvor tett på undervisningsarealene de enkelte seksjonene bør være, men kombinasjonen mellom behov for nærhet til undervisningsareal og studenter, og behov for konsentrasjon, gjør at sonedeling av lokaler blir viktig. Forhold knyttet til teknologi HiST ALT mangler i dag tilstrekkelige teknologiske muligheter for å skape s gode, fleksible arbeidsplasser i åpent landskap. Ved HiST ALT er det flere grunner til at teknologiske hjelpemidler ikke benyttes optimalt. Det er både et fravær av nødvendig ny teknologi, som at det for eksempel ikke er tilgang på videomøterom, samt s at det også er slik at teknologien er utilstrekkelig, som for eksempel dårlig nettverkstilgang. Det er et fåtall av de tilsatte ved HiST ALTT som har bærbar PC eller mobil jobbtelefon. I tilleggg er det problemer med trådløs bredbåndsdekning i bygget. I praksis betyr dette at alle telefonsamtaler må tas på kontoret ved PCen. Rapporten konkluderer med beskrivelse av typiskee aktiviteter ved HiST ALT utfylt med konkrete eksempler på slike aktiviteter. Vi viser de romtyper som s nå brukes på HiST ALT for å tilrettelegge for disse aktivitetene. Videre viser vi hvilke alternative rom og areal tegn_3 vurderer som adekvate for aktiviteten. Tilslutt gir vi en fyldig funksjonell beskrivelse av alternative arealene, inkludert skisse av teknologiske forutsetninger med hensyn på arbeidsverktøy. Vi anbefaler at disse beskrivelsene e brukes som utgangspunkt for enhetsvise diskusjoner om hvordan de nye arealenee skal tas i bruk. 1

4 Sentrale moment i forbindelse med videreutvikling av det fysiske rommet er å ha: - Tilstrekkelig med tilleggsareal med umiddelbar nærhet til kontorarbeidsplassene - Brukerdefinerte støysoner i åpne landskap. Når det gjelder organisatoriske forhold er det er det vår anbefaling at HiST ALT A i samarbeid med brukerne - Diskuterer bruk og etablerer regler r for de nye lokalene før man flytter inn. - Diskutere utrykk for individuelt og kollektivt hjemmeareal. Når medarbeidere gir bort personlig areal bør det tilstrebes at medarbeiderne får et kollektivt hjemmeareal som erstatning. - Har en kontinuerlig dialog om hvorvidt reglene fungererr etter innflytting. For tilrettelegging for bruk av ny teknologi er det enn rekke viktige tema som må m utforskes: - Hvordan tilby teknologi som gjør at medarbeidere kan jobbe på ulikee plasser innee i kontorbygget? - Hvordan sørge for at medarbeiderne er oppdaterte på og kan bruke den teknologien som er nødvendig å ta i bruk for å utnytte fordelene i landskapets tilleggsareal? - Hvordan digitalisere og rydde i eksisterende arkiv (også personlige)? - Har HiST gode nok systemer for digitale og fysisk lagring og gjenfinning, for optimal bruk av plass i kontorlandskapene? - Finnes tilstrekkelige skjermer på arbeidsstasjonene til å jobbe effektivt digitalt? - Finnes tilstrekkelig rom og utstyr for virtuelle møter, video og deling av arbeidsflate? Når det gjelder anbefalinger for innplassering ser vi at de praktiske fagene; Musikk, M Kunstt og håndverk, Kroppsøving og Naturfag har særlige behov for nærhet til undervisningsarealene og spesialrommene. Dette er knyttet både til den viktige rollen de har som tilretteleggere for studentenes tilgang til undervisningsareal og spesialutstyr, og også i forhold til egen utøvende virksomhet. De teoretiske fagene har ikke det samme behovet for nærhet til undervisningsareal og studentareal som de praktiske fagene. De deler d allikevell mange av de samme utfordringene når det gjelder å være tilgjengelig forr studentene. Problemstillingene kan løses med tilstrekkelig tilleggsareal. Når man strategisk har valgt å gå bort fra cellekontor c og mindre delekontor er det vår faglige konklusjon at det dermed blir enda viktigere med større landskap for å holde seg innenfor de gitte arealrammene og i tillegg få nok areal til å dekke behovet for tilleggsfunksjoner som mindre møterom, stillerom og multirom. 2

5 Innhold 1 Bakgrunn for rapporten 2 Faglig utgangspunkt 3 Gjennomføring arbeidsmønsterkartlegging 3.1 Spørreundersøkelse 3.2 Gåtur 3.3 Analyse av resultater 3.4 Rapport 3.5 Presentasjon av analysen i allmøte for deltagerne 3.6 Styrker og svakheter ved metoden med hensyn til situasjon ved HiST ALT 4 Spørreundersøkelsen 4.1 Sammendrag 4.2 Bruk av tid på ulike arbeidssteder 4.3 Samarbeid og konsentrasjon 4.4 Teknologi - tilrettelegging og bruk 4.5 Åpen tekst 5 Gåtur 5.1 Gåtur - felles funn 5.2 Tur for tur - ekstra opplysninger 6 Analyse 7 Konklusjon 7.1 Fysiske omgivelser, organisasjon og teknologi Råd ved innplassering 8 Vedlegg 8.1 Funksjonell beskrivelse av rom og areal

6 1 Bakgrunnn for rapporten HiST ALT har planlagt innflytting i nye bygg som innebærer en overgang til funksjonstilpassede arbeidsplasser. For mange ansatte vil dette bety endrede kontorløsninger sammenlignet medd dagens fordeling av enkeltmannskontor, flermannskontor og åpne løsninger. HiST ønsker en kartlegging av arbeidsmønster for de berørte enheter for å få gjennomført en så hensiktsmessig innplassering somm mulig. Det er fire viktige premisser som ligger til grunn forr rapporten. - Ved HiST ALT har det vært et pågående arbeid hvor tegninger og rammer for bygget alleredee eksisterer. De arealmessigee rammene till nybygget er dermed gitt - Det er besluttet at HiST ALT skal s ha fleksible kontorløsninger, og at cellekontor kun benyttes ved helt spesielle behov - Det mangler beslutning om hvordan de ulike avdelinger skal plasseres i forhold til hverandre og hvilke type arealer de ulike avdelinger bør plasseres i Utenfor rammene av denne rapporten ligger også premisset om effektiv brukk av alle typerr av rom, med spesiell vekt på muligheter og behov for sambruk av undervisningsrom, lab er/spesialrom, grupperom, bibliotekk og ikke minst felles utnyttelse av sosiale arealer. Sambruken gjelder både innenfor CK1 C og CK2 (E.C. Dahlskvartalet). Økonomien i byggeprosjektene på HiST er krevende og gir klare rammer for hvilke fysiskee løsninger som kan velges: HiST må finne funksjonelle og fleksible løsninger innenfor de gitte arealmessige rammene. Fleksible kontorløsninger er hovedregelen, fleksible kontorfellesskap skal kombineres med flerbruksrom til felless benyttelse ved behov Denne arbeidsmønsterkartleggingen undersøker arbeidsmønstrene knyttet til kontorarbeidsplassene ved v HiST ALT. Arealerr som undervisningsrom, lab er/spesialrom, grupperom og bibliotek er derfor ikke en del avv undersøkelsen. Kartleggingen av dagens arbeidsmønster skal bidra til å gi innspill til innvending utforming av det nye bygget mhp. kontorer, møterom etc. og være en del av beslutningsunderlaget for plassering av enheter i de nye byggenee I arbeidsmønsterkartleggingen beskrives dagens aktiviteter og hvilke rom og arealer dissee aktivitetenee utøves i dag. Derette gis en vurdering av de ulike typer romm og arealer som er adekvate for disse aktivitetene. Vår analyse innebærer med andre ord å vurdere hvilke arealer de ulike aktiviteter kan gjennomføres i.. Denne vurderingen er gjort av tegn_3, basert på vår kunnskap om og erfaring med aktivitetsbasert kontorutforming, og før- og etter- som evaluering av trivsel, samhandling og effektivitet i slike. Det er her viktig å påpekee at de arealene vi vurderer som adekvate ikke nødvendigvis er de samme rommene brukerne per i dag beskriver som adekvate. HiST ALT har i dag en stor grad av cellekontor, og veldig få f tilleggsarealer som møterom og sosiale soner. Dette bidrar til at cellekontoret oppleves som et multirom som legger til rette for å utføre alle oppgaver, samtidig som åpne landskap som finnes i liten grad er utformet tilfredsstillende. Arbeidsmønsterkartleggingen beskriver dagens situasjon og arbeidsmønster. Beslutning om innplassering av enhetene bør også styress av en strategisk vurdering av hvordan HiST skal jobbe i fremtiden. 5

7 2 Fagligg utgangspunkt En god arbeidsplassutforming kan bidra til bedre samhandling, fellesskapsfølelse og bidraa til å fremmee en god samhandlingskultur i en organisasjon. Men disse målene kan ikke nås gjennom fysisk utforming alene. Opplevelsen av god arbeidsplassutforming er et samspill mellomm tre faktorer: Organisasjonen (oppgaver, medarbeider og ledelse, kultur og struktur) Tilgjengelig teknologi (teknologi for arbeid,, kommunikasjon og interaksjon, teknisk infrastruktur) Det fysiske rom (de fysiske kontorløsningene) Tilfredshet med og god bruk av fysisk arbeidsplassutforming er avhengig både av tilfredshet med teknologiske løsninger, og med organisasjonene som sådan. Modellen under (Figur 1) illustrerer en typisk arbeidsdag for en kunnskapsarbeider. I løpet av en dag beveger man seg mellom ulike typer oppgaver, man jobber individuelt, i fellesskap, i dyp konsentrasjon, og så videre. Ulike aktiviteter kan best fasiliteres i passende omgivelser. Vi vil i denne rapportenn beskrive de ulike aktivitetene som HiST ALTs medarbeideree gjennomfører, og også de ulike typer areal vi vurderer kan tilfredsstille aktivitetenes romlige behov. Vi anbefaler at disse arealkategoriene brukes som underlag når n endringsprosessen diskuteres videre. Figur 1. Generisk eksempel, arbeidsdag En fleksibel kontorløsning utformes med det for øyet at man i løpet av en arbeidsdag jobber med ulike oppgaver og at man har ulike romlige behov knyttet til å utføre disse oppgavene. I fleksible kontorløsninger er det derfor et bredt tilbud av ulike arbeids- og møteplasser. Slikee løsninger kjennetegnes ved v at man tilbyr et godt utvalg av spesialrom for uformelle og formelle møter, samtaler, konsentrasjon, prosjektarbeid etc. Vi erfarer også at det øker fleksibiliteten og miljøtilpasningen å utforme smårom slik at de kan brukes til ulike aktiviteter (ta telefoner eller videomøter, samtaler, konsentrert arbeid etc.). Det t er viktig å merke seg at fleksible kontorer for å fungere godt forutsetter gode teknologiske arbeidsverktøy som støtter opp under den fleksibiliteten man ønsker å oppnå. 6

8 For å utnytte muligheten som flyttingen gir er det behov for å jobbe med forberedelse av organisasjonen på det som skal komme. Den viktigste endringen for HiSTT er at så godt som alle medarbeidere vil bevege seg fra personlige rom til delte arealer og att de må ta i bruk ny teknologi hvis dissee arealene skal kunne utnyttes best mulig. For å dra nytte av mulighetene som finnes i de nye løsningene er det derfor viktig at organisasjonen sørger for opplæring, oppfriskning og innføring i bruk av teknologi og fysiske løsninger. 7

9 3 Gjennomføring arbeidsmønsterkartlegging For å kartlegge arbeidsmønster er dett gjennomførtt to hovedaktiviteter; Spørreundersøkelse og gåtur. Spørreundersøkelsen dokumenterer opplevd bruk og behov hos respondentene mens gåturen er designet for å undersøke og utdype svarene fra spørreundersøkelsen. Til sammen gir dettee et tilstrekkelig bilde for en oversikt over eksisterende arbeidsmønster. 3.1 Spørreundersøkelse tegn_3 har utviklet en spørreundersøkelse som kartlegger opplevde arbeidsmønster i organisasjoner. Utviklingen av undersøkelsen er forskningsbasert, og den har vært brukt med stor suksess i flere skandinaviske organisasjoner. Spørreundersøkelsen ble sendt ut til alle ansatte i de berørtee enhetene. Samlet var dette 177 personer, derav 116 personer som fullførte hele undersøkelsen. Dette innebærer en svarprosent på 65,5. Spørreundersøkelsen har 4 hovedområder: Bruk av arbeidstid på ulike oppgaver o Inkludert lokalenes egnethet til t disse arbeidsoppgavenee Lokalenes virkning på samarbeid og konsentrasjon Tilgang til og bruk av teknologi Åpent spørsmål Undersøkelsen ble gjennomført elektronisk gjennom spørreskjemaverktøyet SurveyXact. Innledningsvis informerte vi om at vi ikke trekker ut data på grupper færre enn 7 personer. Vi garanterte anonymitett for å stimulere de ansatte til å svare ærlig. Erfaringsmessig er dette et tema som er viktig å ta hensyn h til, ettersom organisasjoner som gjennomfører undersøkelsen enten er i forkant, under eller i etterkant avv en endringsprosess. Tillit til prosessen er vesentlig, og det forutsetter trygg innsamling og behandling av data. Det har dessverre vært v noe mistillit til den overordnede prosessen i forbindelsee med innplassering, og til arbeidsmønsterkartleggingen spesielt. Dette har vært forsøkt kompensert for gjennom de kvalitative delene av undersøkelsen. Spørsmålene i undersøkelsen er utviklett med bakgrunn i forskningg på arbeidsmønster og hva som kjennetegner velfungerende arbeidsplasser. For de delene av undersøkelsen som måler ansattes holdninger til ulike deler av det fysiske arbeidsmiljøet har vi kontrollert for intern reliabilitet. Undersøkelsen er blitt benyttet i en rekke ulike virksomheter, og underveis har vi gjort forbedringer basert på erfaringer som er spilt inn fraa kunder eller r konsulenter. Dette for å sikre høy validitet i innholdet i skjemaet. 3.2 Gåtur En gåtur er en todelt workshop, og har typisk 8-10 deltagere. Først spaserer deltagerne med fasilitatorr gjennom dagens lokaler og diskuterer eksisterende bruk av disse. Deretter bruker man erfaringen fra gåturen til å etablere typebeskrivelser av arbeid som finnes i organisasjonen og i hvilke romlige fasiliteter dissee gjennomføres. En slik gåtur gir et alternativt bilde av eksisterende arbeidsmønster. Samtidig gir dette en mulighet til å forstå om eksisterendee arbeidsmønstre er formet på grunn avv eller på tross av mulighetene som ligger i eksisterende lokaler, og kan dermed gi gode indikasjoner på funksjonellee behov. Gåtur er en anerkjent metodee innen bygningsevaluering og behovsanalyser. Blant annet dokumentert i metodehåndboken USEtool fra NTNU og SINTEF. Gåturene ble gjennomført på Rotvoll medd fire grupper i uke 7,

10 Tirsdag 10.2: Gruppe 1. Ledelse/Administrasjon/dekanstab og Skrivesenteret, i bygg A og D Gruppe 2. Teorifag (Pedagogikk, Norsk, Matematikk, Samfunnsfag/ RLE/Engelsk) i bygg A, B og E Onsdag 11.2: Gruppe 3. Kunst- og håndverk og Musikk i bygg A, C og E Gruppe 4. Kroppsøving og Naturfag i byggg A, D og E 3.3 Analyse av resultater Resultatene fra spørreundersøkelsen lot oss etablere hypoteser som vi testet ut i gåturene. Kombinasjonen kvantitativ og kvalitativ analyse gir et godt utgangspunkt for å forstå arbeidsmønstrene ved HiST ALT. Deretter validerer vi resultatene fra spørreundersøkelsen mot resultatenee fra gåturene. Dette gir enn rik tolkning av arbeidsmønstre, som danner grunnlagg for rapportering og presentasjon av arbeidsmønstre i organisasjonen. Det legges vekt på å fremheve spesielle behov vedd ulike enheter, sammenfallende arbeidsmønstre i og mellom enheter, og ikke minst ser vi etter typiske forskjeller fra andre organisasjonerr dette for lettere å kunne beskrive de spesielle arbeidsmønstrene som HiST ALT har Rapport I denne rapporten presenteres funnene fra spørreundersøkelsen. I tillegg beskriver vi typiske arbeidsmønstre som finnes ved HiST ALT, og skisserer hvilke romlige funksjonsbehov disse mønstrene har. Rapporten vil dermed bidra til en bedre forståelse av behov ved innvendigg utforming av nybygget med m hensyn på kontorer, møterom etc., samt innplassering når bygget er klart. 3.5 Presentasjon av analysen i allmøte for deltagerne Vi vil presentere funnenee i Allmøte på HiST ALT. Presentasjonen vil være påå ppt-format og fokusere på trendene for utforming av kontorarbeidsplasser innenfor en internasjonal universitets og o høyskolesektor, funnene fra spørreundersøkelsen og typiske arbeidsmønster ogg de romlige funksjonsbehov disse har. 3.6 Styrker og svakheter ved metoden med hensyn til situasjon s ved HiST ALT Ved HiST ALT har det vært til dels stor misnøye med og mistillitt til den overordnede prosessen med utvikling av tegninger til bygg. Brukerne påpeker blant annet att tegninger av det nye bygget og arbeidslokalene ble ferdigstilt og frigitt før oppstart av spørreundersøkelsen. Under gåturene ble det oppgitt at dette førte til mye frustrasjon, og større mistillit til prosessen enn tidligere. Arbeidsmønsterkartleggingen er designet med det utgangspunkt at slike tegninger allerede eksisterer, og med det for øye å skape en best mulig innplassering i påtenkte arealer. Dette har derfor ikke gitt store konsekvenser for kartleggingen. HiST er inne i en organisatorisk endringsprosess som gjør at usikkerheten rundt fremtidenn er stor. Nybygg og flytting oppleves som usikkert. I de fleste endringsprosesser av denne sort gir usikkerheten ovenfor det ukjente en overrepresentasjon av fornøydhet med dagens lokaler. Dette kommer også til t syne ved HiST, spesielt ved evaluering av enkelte lokaler som vi vil betegne som lite gode, og som de ansatte like fulltt aksepterer som s den daglige virkeligheten. Det er ikke en del av oppdraget å vurdere utformingg av lokaler, eller egnethet av tiltenkte arealer. Vi har fulgt oppdragsbeskrivelsen og gitt en oppsummering med en beskrivelse av de arketyper av aktiviteter som organisasjonen har beskrevet. Disse arketypene err tiltenkt brukt i forbindelsee med innplassering, som et aktivt ledd i videre brukerprosesser. 9

11 4 Spørreundersøkelsen 4.1 Sammendrag Undersøkelsen viser at de tilsatte ved HiST ALT bruker en meget stor andel av sin totale arbeidstid i HiST ALT sine kontorlokaler, hele 65 % av den totale arbeidstiden. I tilleggg kommer 21 % av den totale arbeidstiden i HiST ALT sine undervisningslokaler. Dette betyr at respondentene oppgir å bruke 86 % av sin totale arbeidstid i HiST ALT sine lokaler. Dette er 20 % mer enn erfaringstall fra vanlige kontorarbeidsplasser. Det foreligger ikke tilstrekkeligee erfaringstall fra universitets- og høyskolesektoren til å vurdere eventuelle e avvik herfra. Ser man på hele HiST ALT svarer respondentene at de er fornøyd med hvordan dagens lokaler tilrettelegger for alle de aktiviteter som foregår i HiST sine s kontorlokaler. Blant de aktivitetenee de bruker mest tid på er arbeidsoppgaver med behov for dyp konsentrasjonk n. Det er også den aktiviteten som de tilsatte ved HiST ALT opplever som dårligst tilrettelagt for. Her er det storr forskjell på opplevd fornøydhet mellomm gruppen med cellekontor og gruppen med delekontor for 2-3 personer: Mens gruppen medd cellekontor er svært fornøyd med hvordan lokalene er tilrettelagt er de med delekontor lite fornøyd med hvordan kontorlokalene tilrettelegger for oppgaver som krever dyp konsentrasjon. Respondentene med cellekontor scorer markant mer positivt på utsagn om tilrettelegging for samarbeid og for tilrettelegging for konsentrasjon. Dettee samsvarer med eksisterende forskning på feltet som viser at små delekontor med 1-4 personer er den typen kontor som skaper minst tilfredshet med arbeidssituasjonen. Ved HiST ALT har respondentene med delekontor få steder og få teknologiske muligheter til å trekke seg tilbake for enten ikke å forstyrre andre, eventuelt ikke bli forstyrret av andre. Respondentene ved HiST ALT er relativt fornøyd med de digitale verktøy som er tilgjengelige. Hele 90 % mener at HiST ALT tilbyr gode verktøy for kommunikasjon mellom kollegaer, og 78 % mener det err lett tilgang på gode digitale arbeidsverktøy. I disse svarene er det ingen signifikant forskjell mellom svarene fra respondenter i cellekontor og svarene fra respondenter i delekontor. Det er 4 hovedtema som går igjen på tvers av avdeling i respondentenes åpne svar: Behov for individuelt kontor Tilrettelegging for konsentrasjonsarbeid Tilrettelegging for samarbeid og samtale s med studenter og kollegaer Mangel på tilleggsareal/lite fleksible areal 4.2 Bruk av tid på ulike arbeidssteder Erfaringstall for tradisjonelle kontorarbeidsplasser viser at omtrent 2/3 av tilgjengelig tid brukes i egne kontorlokalerr (inkludert møterom), og 1/3 av tiden brukes utenforr egen arbeidsplass. På HiST ALT rapportererr respondentene at de bruker til sammen 65 % av tiden sin i HiSTT sine kontorlokaler (inkludert møterom). Dette er med andre ord tall som er kompatible med normtall for vanlige kontorarbeidsplasser. Det finnes ikke tilstrekkelig erfaringstall for Universitets og høyskolesektoren til å gi en sammenligning med slike. På vanlige kontorarbeidsplasser brukes imidlertid den resterende tiden utenfor (kontor-)arbeidsplassen som sådan. Ved HiST brukes imidlertid 21 % av denne tiden i undervisningslokaler. Til sammen brukes 86 % av tiden i egne kontorlokaler (inkludert møteromm og undervisningsarealer) 10

12 Figur 2 Bruk av tid på ulike arbeidssteder Tid til sammen i sine egne kontorlokale er (inkludert møterom) Ledelse/Dekanstab og Skrivesenteret skiller seg utt fra de andre gruppene ved å rapportere en høy andel av tid brukt i HiST sine egne kontorlokaler, hhv 90 % og 82 % av tiden brukes i HiST sine lokaler. Disse gruppene skiller seg fra de andre ved at de ikke brukerr tid i undervisningslokaler. De andre avdelingene har et jevnere resultat, og rapporter tid brukt i HiST sine kontorlokaler i intervallet %. Musikk/Kunst og håndverk rapporterer lavest % viss tid brukt i HiST sine kontorlokaler, kunn 41 %. Gåturene indikerer at dette kan henge sammen med at veiledning i mindre grad enn for de andre gruppene skjer på kontoret men i selve undervisningslokalet. Det er også slik at mye av forberedelsene til undervisning ikke skjer i kontorlokalene men i for eksempel verkstedet/øvingsrommet. Da både undervisning og veiledning er praktisk rettet Tid i undervisningslokaler Skrivesenteret og Ledelse/Dekanstab skiller seg utt fra de andre avdelingenee og rapporterer en svært lav l bruk av tid i HiST sine undervisningslokaler, på hhv 1 og 2 %. Musikk og håndverk skiller seg ut og rapporterer r svært høy andel av tiden brukt i HiST sine undervisningslokaler, hele 43 %. De øvrige avdelingene rapporterer bruk av tid i HiST sine undervisningslokaler mellom %. Tid utenfor egen arbeidsplass. Samlet tid brukt utenfor egen arbeidsplass for helee HiST ALT er 14 %. Tidsbruken fordeler seg på tre poster: - Hos eksterne samarbeidspartnere - Hjemmekontor - Annet Hos eksterne samarbeidspartnere Skrivesenteret skiller seg ut fra de andre gruppenee og rapporterer høyest tidsbruk hos eksterne samarbeidspartnere, 12 %. Resten avv avdelingenee bruker mellom 6-2 % av den d totale tiden hos eksterne samarbeidspartnere. 11

13 4.2.4 Hjemmekontor Samfunnsfag/RLE/Engelsk rapportere om høyest andel tid brukt på hjemmekontor med 15 %. Samfunnsfag/RLE/Engelsk, Musikk/Kunst og håndverk, Norsk, Naturfag og Pedagogikk P rapporterer alle at over 10 % av tiden brukes på hjemmekontor. Skrivesentere et, Kroppsøving og Ledelse/Dekanstab rapporterer at bruk av tid på hjemmekontor er kun 2 og 3 %. Gjennomsnittet for hele HiST ALT er 9 %. Det er interessant at den eneste gruppen som per i dag sitter i kontorlandska ap, Skrivesenteret, har lavest tidsbruk på hjemmekontor. Teorifagene Samfunnsfag/RLE/ Engelsk utmerker seg med høy bruk avv hjemmekontor. Disse har også stor grad av delekontor Annet Svært lite tid brukes på andre lokaliteter enn nevnt over. Spredningen mellomm avdelingene er liten, fra 0 (Pedagogikk) 4 % (Skrivesenteret).Tid på og tilrettelegging for ulike aktiviteter i egne kontorlokaler (inkludert møterom) Det kan tilrettelegges for ulike typer aktiviteter i ulike typer arealer. Arbeidsmønsterkartleggingen gir en oversikt over hvor mye tid respondentene opplever at de bruker på ulike aktiviteter ogg hvor tilfredss respondentene er med hvordan dagens lokaler er tilrettelagt for f disse Aktiviteter som utføres på arbeidsstasjo on Hele HiST ALT, bruker mest tid på følgende aktiviteter, fra mest til minst: Hovedfunn fra spørreundersøkelse 1. Ordinært arbeid foran PC 2. Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon 3. Teamarbeid 4. Uformelle samtaler og møter Både de som har arbeidsplass på delekontor og dee som har arbeidsplass påå cellekontor svarer at de bruker mest tid på følgende aktiviteter, fra mest til minst: 1. Ordinært arbeid foran PC 2. Oppgaver med behov for dyp konsentrasjon 3. Teamarbeid Deltakerne ble bedt om å rangere fra 1 til 8, der 1 var aktiviteten de brukte mest m tid på. Joo lavere score på aktiviteten under, jo meree tid brukes dermed på denne. 12

14 Figur 3 Tid på og tilrettelegging for ulike aktiviteter i egne kontorlokaler Grad av tilrettelegging i dagens lokaler Respondentene fra HiST ALT, svarer at lokalene slik de er i dag i stor grad tilrettelegger for de aktiviteter som skal gjennomføres der. Blant de aktivitetene de bruker mest tid på er oppgaver med m behov forr dyp konsentrasjon, det er også den aktiviteten bortsett fra møteaktivitet som de opplever som dårligst tilrettelagt for, svarer respondentene Figur 4 Grad av tilrettelegging for ulike arbeidsformer Når vi sammenligner respons fra de ulike gruppenee «sitter i cellekontor» medd «delt kontorr med 2-3» ser vi at respondenter som sitter i cellekontor stor s sett svarer at lokalenee er godt tilrettelagt for allee aktiviteter, mens de som sitter i delt kontor svarer at lokalene er godt tilrettelagt for alle oppgaver med unntak av oppgaver med behov for dyp konsentrasjon. 13

15 52 % av respondentene sitter i cellekontor mens 399 % sitter i delt kontor medd 2-3 personer. Kun 8 % sitter s i lite (4-9 personer per rom) og middels stort (10-24( personer per rom) åpent landskap. Gåturen viser at arbeidsstasjonene, og i særstillingg cellekontorene, fungerer som multifunksjonsstasjoner. De ulike aktivitetene Ordinært arbeid foran PC,, Arbeid forann PC i dialog med andre, Oppgaver O med behov for dyp konsentrasjon, og Planlagte møter med 1-3 personer foregår alle typisk på arbeidsstasjona nen. Uformelle samtaler og møter foregår også ved arbeidsstasjonen i tillegg til i sosiale soner. Det er tre enheter som opplever at tilretteleggingenn for oppgaver med behov for dyp konsentrasjon er spesielt dårlig. Dettee er: Skrivesenteret, Tegn og tolk og Pedagogikk. Disse enhetenee har stor andel medarbeidere i henholdsvis åpent landskap, cellekontor og delekontor. Dette innebærer at kontortype k ikke er tilstrekkelig til å forklare tilfredshet med tilrettelegging for ulike oppgaver. I gruppen med cellekontor rapporterer: 98 % at dagens kontorlokaler tilrettelegger for bra ordinært arbeid foran PC P 93 % at dagens kontorlokaler tilrettelegger bra for oppgaver som krever dyp d konsentrasjon 91 % at de dagens kontorlokaler tilrettelegger bra for arbeid foran PC i dialog med andre (ansikt til ansikt eller ved bruk av Lync/Skype el.) Figur 5 Cellekontor Grad av tilrettelegging for ulike aktiviteter i dagens kontorlokale I gruppen med delekontor rapporterer 98 % at dagens kontorlokaler tilrettelegger bra for ordinært arbeid foran PC P 62 % at dagens kontorlokaler tilrettelegger bra for arbeid foran PC i dialogg med andre (ansikt til ansikt eller ved bruk av Lync/Skype el.) 33 % at dagens kontorlokaler tilrettelegger bra for oppgaver som krever dyp d konsentrasjon 14

16 Figur 6 Delekontor Grad av tilrettelegging for ulike aktiviteter i dagens kontorlokale Vi ser med andre ord at i delekontor rapporterer mye lavere tilfredshet med tilretteleggingg for essensielle oppgaver. Gåturene viste at det ikke finnes avlastningsrom for delekontorene e. Det er medd andre ord slik at to personer som jobber samtidig med henholdsvis telefonavklaringer og dyp konsentrasjon ikke har noe annet alternativ enn å gjøre det i samme rom. På tross av denne forskjellen mellom cellekontor c ogg delekontor finnes den største internee forskjellen mellom to grupper som begge i hovedsak har cellekontor, Norskseksjonenn og Tegn og tolk. Norskseksjonen har 75 % av respondentene i cellekontor, Tegn og tolk har 100% av respondentene i cellekontor. Norskseksjonen rapporterer r mest fornøydhet på alle punkt. Tegn og tolk på sin side rapporterer dramatisk lavere tilfredshet enn den øvrige organisasjonen. Tegn og tolk sitter i midlertidige lokaler som de nettopp har flyttet f inn i. Vi har ikke vært på gåtur her, og har ikke tilstrekkelig data til å forklare f hvorfor dette er slik. 4.3 Samarbeid og konsentrasjon Å etablere mulighet for godt samarbeid og god mulighet for konsentrasjon err begge viktige faktorer forr å skape gode kunnskapsarbeidsplasser. I forhold til positivee utsagn om konsentrasjon n og samarbeid var det stor forskjell i grad av enighet når svarene sorteres på kontorform. Respondentene med cellekontor scorer markant mer positivt på utsagn om tilrettelegging for samarbeid og for tilrettelegging for konsentrasjon. Dettee samsvarer med eksisterende forskning på feltet som viser at små delekontor med 1-4 personer er den typen kontor som skaper minst tilfredshet med arbeidssituasjonen. Dette er spesielt synlig når slike kontorer brukes uten tilstrekkelig tilleggsareal. Ved HiST H ALT har respondentene med delekontor få steder og få teknologiskee muligheter til å trekke seg tilbake for enten ikke å forstyrre andre, eventuelt ikke bli forstyrret av andre. 15

17 Figur 7 Cellekontor Tilrettelegging for samarbeid Figur 8 Delekontor: Tilrettelegging for samarbeid Figur 9 Cellekontor: Tilrettelegging for konsentrasjon 16

18 Figur 10 Delekontor: Tilrettelegging for konsentrasjonk 4.4 Teknologi - tilrettelegging og bruk Respondentene ved HiST ALT er relativt fornøyd med de digitale verktøy som er tilgjengelige. Hele 90 % mener at HiST tilbyr gode verktøy for kommunikasjon mellomm kollegaer, og 78 % mener det er lett tilgang på gode digitale arbeidsverktøy. I disse svarene er det ingen signifikant forskjell mellom svarene fra respondenter i cellekontor og svarene fra respondenterr i delekontor. Verdt å merke seg er at hele 15 % av medarbeiderne og lederne svarer vet ikke/ikke relevant på påstanden «På Hist Har vi gode felles rutiner for lagring av digitalt materiell». Høyest her er Kroppsøving (38 %) Norskk seksjonen (24%) og Ledelse/Dekanstab (21 %) Figur 11 Tilrettelegging for bruk av teknologi 4.5 Åpen tekst Siste del av presenterer undersøkelsen gir respondenten rom for å legge til individuelle opplysninger o basert på åpen tekst. Vi først her 4 temaer som går igjen for alle avdelinger: Behov for individuelt kontor Tilrettelagt for konsentrasjonsarbeid Tilrettelagt for samarbeid og samtale med studenter og kollegaer Mangel på tilleggsareal/lite fleksible areal Tema 1, behov for individuelt kontor, er en gjenganger i mange av de åpne svarene s fra alle avdelinger. De som har cellekontor vil beholde sitt kontor, fordi det er en god ordning for både konsentrasjon og samarbeid. De som 17

19 har delekontor beskriver utfordringer ved v å dele, ogg at cellekontor vil løse mange av dissee utfordringene. Videre blir tema 2 og 3 nevnt som argumentasjon for behovet for individuelt kontor. Her ser vi at det argumenteres dobbelt for hvilke behov som gjør at eget kontor er ønskelig. Først og fremst handler det om at cellekontor muliggjør konsentrasjonsarbeid. På den andre siden gjør også cellekontor det bedre tilrettelagt for planlagte og mer ad hoc samarbeidsmøter med kollegaer og studenter. En gjentagende påstand p i de åpne svarenee er at den eneste løsningen som dekker begge både behov for konsentrasjon og studentsamtaler, er cellekontor. Mange av de som deler kontor beskriver også en stadig frustrasjon rundt å bli forstyrrett av den de deler kontor med. Andre beskriver at de heller vil dele kontor med få, fra samme fagseksjon, enn å dele med flere i større landskap. Manglende tilleggsareal er også et tema som går igjen, sammen med kommentarer som i ulik grad tarr opp fysisk utforming og manglende fleksibilitet i lokalene. Dett bemerkes mangel på tilleggsareal somm møterom eller grupperom, på studentfasiliteter mer generelt og påå uhensiktsmessig utforming av kontorlokalene. Det er særlig to avdelinger som skillerr seg litt ut i hva som blir tatt opp i de åpne svarene. Tegn og tolkk og Naturfag. Tegn og tolk, som nylig har byttet lokaler, kommenterer at undersøkelsen var vanskelig å besvare. Fra Naturfag ser vi og at den gode beliggenheten i nærheten av naturen er et viktig tema. I tabellen nedenfor presenterer vi utvalgte sitat innenfor disse temaene. Sitatene er valgt ut som illustrasjon på behov, stemning og argumentasjon. For å bevare anonymitet i utsagnene presenteres dee utvalgte sitater samlet. 18

20 Behov for individuelt kontor Tilrettelagt for konsentrasjonsarbeid Tilrettelagt for samarbeid og samtale med studenter og kollegaer Mangel på tilleggsareal/lite fleksible areal Faglig ansatte ved ALT som underviser studenter har behov for f enekontor Dagenss løsning med cellekontor till de aller flestee fungerer utmerket, selv om det også her kan være behov for f hjemmekontor e.l. ved ekstra konsentrasjonskrevende forskningsarbeid (for å skjerme seg fra f henvendelser fra kollegaer og studenter) Håper i det lengste at man unngår den klassiske, dyre og veldokumenterte tabben å plasseree kunnskapsinstitusjoner i kontorlandskap Det ideelle er cellekontor hvor de innen samme fagseksjon har kontor ved hverandre. Om flere skal dele kontor bør det være kun få (2-4) og de som deler må tilhøre samme seksjon Alenekontor ville gjort arbeidsdagen mer smidig og effektiv med tanke på konsentrasjon og samarbeid med kolleger k og studenter Når jeg skal ha arbeidsro velger jeg derfor å sittee hjemme. Dette ser jeg går på bekostning av det sosiale og de uformellee samtalene, noe som har stor betydning for meg Cellekontor er en forutsetning for at a jeg skal kunne gjøre arbeidsoppgavene mine. Jeg trenger mulighet til dyp konsentrasjon når jeg skall forske og forberede undervisning Jeg er svært glad for at jeg har enekontor. I bådee forskningsarbeid og forberedelse til undervisning har jeg behov for stillhet og konsentrasjon. Samtidig er seksjonen min plassert i samme korridor, så det er enkelt å kommee i kontakt med kolleger. Dett forgår mangee uformelle møter på gangen. med cellekontor kan jeg også o ha møter r med forskjellige team på 3-4 personer, og jeg kan ha veiledningssamtalerr med studenter på kontoret Deler kontor med flere, det gjør det vanskelig å ha studentsamtaler. Deler kontor med en person. Blir ofte forstyrret av telefoner, studenter og andre kolleger som har samtaler med m den jeg deler kontor med Jeg deler kontor med en kollega. For F å gi hverandre rom til møter og studentveiledning, avtaler vi hjemmekontor, selvv om vi primært ønsker å jobbe på kontoret Er meget fornøyd med inndelingenn hvor seksjonen sitter forholdsvis samlet, men i mindre grupper på 1-3 Det gårr fint med å dele kontor medd å sitte på tomannskontor Cellekontor er hensiktsmessig i veiledning og annen kontakt med studenter som gjernee vil ha fortrolige samtaler. cellekontor er også egnet for de uformelle møtene og møtene med 2-6 deltakere Det er overhodet ikke slik at studentene synes jeg er utilgjengelig, selv om døren er lukket. Hvis man mener at dette sender ut et signal til eks. studenter om manglende åpenhet, er man havnet langt inn i en metaforisk bruk av begrepene. Dee banker på, jeg sier "kom inn", og det er det. I dag deler jeg kontor med tre t andre, og merker at studentene har problemer med å oppsøke kun en av oss. Selv om det er hyggelig og til tider nyttig, får jeg ikke noen positivv gevinst somm jeg ikke hadde fått om jeg satt t på cellekontor (som jeg også har gjort tidligere). Dagens lokaler er på mange måter gode, sett bort ifra at det er for mange som må dele rom/areal med andre Jeg sitter på felleskontor, og mangler små møterom i nærheten. Det medfører at mange små/korte møter (f.eks. medd studenter) holdes på gangenn Savner lokaler hvor jeg kan arbeide med praktiske forberedelser til oppgaver/prosjekt uten forstyrrelsee fra studenterr Lite fleksible. Vanskelig å få booket rom pga. rommangel Trivelige, men har ikke nok plass til litteratur, pensum og annen undervisningsmateriell Bedre undervisningsrom og flere grupperom g savnes Lokalene er falleferdige/slitte, vanskelig og konsentrere seg og ikke ha mulighet til å skjermee meg på arbeidsplassen Bygget er for gammelt og er konstruert for andree formål enn å fungere som et moderne studiested Upraktisk innredning enkelte kontor, kaldt om vinteren, tungvint å lufte 19

21 5 Gåtur Gåturen som metode er designet for å undersøke bruk og behov i ulike arealer. Den bidrar også til validering av funn fra undersøkelsen gjennom å etablere en kontekst til svarene. I tillegg vil v slike gåturer gi opplysninger som faller helt utenfor de spørsmål som spørreundersøkelsen stiller og slik gi et rikere bilde avv arbeidsmønstrene ved HiST ALT enn en spørreundersøkelsee alene kan. I oppsummeringen legger vi vekt på å fremheve sammenfallende arbeidsmønstre i og mellom ulike enheter og å fremheve spesielle behov ved de enkelte enheter. Vi gjennomgår derfor først felles funn fra gåturene og deretter spesielle tema fra de ulike gåturene. Som underlagg (for dette kapittelet) har vi v benyttet egne referat fra gjennomføringen av gåturene, muntlig overleveringg fra deltakerne underveis, og den informasjonen deltakerne selv skrev ned etterpå. Hovedinntrykkene fra Gåturene er: Fysiske omgivelser Cellekontoret fungere som et multirom, som brukes til alle aktiviteter, møter, veiledning, vanlig arbeid foran PC. Arbeid som krever dyp konsentrasjon foregår her Delekontoret fungererr på samme måte, fordi det mangler tilleggsarealer som s møterom, stillerom, multirom og konsentrasjonsarealer. De som sitter på delekontor er mye mindre fornøyd med sine arealer både fordi de forstyrrerr andre og selv blir forstyrret. De mangler kontroll over egen arbeidssituasjon Undervisningsrom brukes som møterom Det er lange avstander mellom ulike funksjonerr pga. byggenes utforming Det er noe ulikt fysisk nærhet til undervisningsarealene tilknyttet de spesifikke fagene/ /studieretningene de praktiske fagene ligger tett på sine undervisningsarealer Kontorarealene er tettt på studentarealene, gjerne med kontordør rett ut i korridor, studentareal/areal tilgjengeligg for studenter (studenter har adgang til alle arealer) Dør til kontor brukes både som støyskjerm og som markør for om man err opptatt eller r ikke Organisasjon De ulike gruppene/fagene er organisert med fysisk nærhet til hverandre internt i gruppene/fagene. Felles lunsjrom/pauserom brukes som s møtepunkt, men står tomt utenomm lunsjtid De tilsatte ser mye av begrensningene som ligger i eksisterende bygningsmasse, samtidig som beliggenheten byr på unike kvaliteter. Størst bekymring for flytting og samlokalisering knyttes til overgangen til åpne landskap/tap av cellekontor Teknologi Manglende IT- og kommunikasjonsutstyr på møterom (men en generell mangel m på møterom, fullt utstyrte undervisningsrom brukes som erstatning) Det mangler per dags dato tilstrekkelige teknologiske muligheter til å skape gode, fleksible kontorer. Blant annet rapporterer deltagerne på gåturene at dee er bundet til PC - noen ganger stasjonær PC for å ta telefon (Lync) 5.1 Gåtur - felles funn Med felles funn menes her tema og problemstillinger som blir nevnt på samtlige av Gåturene, men dett betyr ikke nødvendigvis eller automatisk at det er felles for alle ansatte eller alle enheter som inkluderes i gruppa. Det er 20

22 forskjell på hvor homogen eller ulik de enkelte gruppene er sammensatt medd hensyn til deltakernes arbeidsoppgaver, stillinger, roller eller «arbeidshverdag». Under «felles funn» presenterer vi typiske beskrivelser av bruk av de ulike tilgjengelige arealene i HiST ALT. Vi legger vekt på å fremheve de aktivitetene som foregår i de ulike arealene. Eventuelle vurderinger som kommer frem om hvorvidt lokalenee er spesielt godt egnet for disse aktivitetene eller ikke, er respondentenes egne Cellekontor Typiske arbeidsoppgaver som utføress på cellekontoret er forberedelser til undervisning, utarbeiding undervisningsmateriell og eksamensoppgaver, lesing og skriving, forskningsarbeid, etterarbeid, retting og sensurering, prosjektarbeid, tverrfagligg samarbeid, samtaler og møter med interne og eksterne, også på Skype og Lync, faglige diskusjoner mellom kollegaer på kontor og foran PC. De som har fagansvar sier at en del av veiledningenn av elevene også foregår på kontoret, både ad hoc (ikke planlagt) og planlagt. Cellekontorene ved HiST ALT fyller mange ulike funksjoner: Konsentrasjonsarbeid og ordinært arbeid foran PC gjennomføres her Samtaler med eksterne via lync og skype Det rapporteres samtidig om stor møtevirksomh het på cellekontorene. Dett er en god del ad hoc-møter, både med kollegaer og studenter, men også avtalte møter. De fleste cellekontorene har plass for besøkende, som oftest i form av en ekstra stol, men i noen tilfeller et eget møtebord med plass p til 1-3 personer i tillegg til arbeidsstasjonen Personerr med lederstilling og/eller personalansvar bruker kontoret i stor grad g til konfidensielle samtaler Cellekontoret er i følge deltakerne godt tilrettelagt for å få utført de nødvendige arbeidsoppgavene, spesielt med hensyn til konsentrasjonsarbeid og konfidensielle samtaler. Deltakerne fremhever fordelen ved å kunne sitte uforstyrret på cellekontoret. For ansatte med personalansvar framheves behovet for skjerming som ekstra viktig. Dette gjelder skjerming med hensyn til lyd ved konfidensielle samtaler, og konfidensiell informasjon i form av dokumenter og på pc-skjerm. Døren er som oftest åpen eller på gløtt, som en indikator påå at man er tilgjengelig for kontakt. Bygg og korridorr er åpen for alle, tilsatte og studenter, gjelder for store deler av Rotvoll. Noen synes at det er mye bråk i korridorene, slik at man må ha dørenn lukket store deler av tiden, men det varierer etter hvor i bygget man har kontor. God tilgang på nødvendig utstyr og teknologi, samtt tilgang til dokumenter og faglitteratur nevnes ofte som s begrunnelsee for at ulike oppgaver og aktiviteter legges til kontoret Delekontor 2-3 personer Gåturene viser at det er viktige forskjeller med hensyn til samarbeid og forstyrrelse avhengig av om de som deler kontor jobber med samme type problemstilling tilhører samme seksjon m.v. Det D blir sagt at delt kontor kan fungere godt dersom det er tema som er felles, eller man har sammenfallende arbeidsoppgaver og roller. I perioder fungerer dette bra, med tanke på forelesninger og forberedelser. Da beskrives det som enn klar fordel å dele kontor med noen fra samme seksjon. Deltagernes beskrivelse av dagens situasjon med hensyn til organisering og fordeling på delekontorene er at personer er plassert mer eller mindre tilfeldig sammen på delekontorene, og at de ikke nødvendigvis har felles grensesnitt og likhet med hensyn til oppgaver og roller. Behov for ro til konsentrasjon og problemer med støy er et gjentakende tema. Delekontorr er ikke bra for konsentrasjonsarbeid som for eksempel lesing, skriving og forskningsarbeid.. Mye av dettee arbeidet blir derfor utført hjemme eller på kontoret utenom vanlig arbeidstid eller når den andre ikke er til stede. Man må i stor grad tilpasse oppgavene sine etter den andre man delerr kontor med. Spesielt telefon-/lync-samtaler er et problem fordi det forstyrrer den andre. Hensynet til konfidensialitek et blir også nevnt som problematisk ved delt kontor. Det er ofte slik at den som ikke får telefon må gå ut eller avbryte arbeidet sitt, for at den som får telefon skal få gjort arbeidet sitt. 21

23 På delekontorene fungere møter på kontoret k dårlig, hovedsakelig fordi det forstyrrer den andre, men også fordi det kan gå ut over hensyn til konfidensialitet. Avtalte møter og ad hoc-møter kan skje når den andre ikke er tilstede, og må planlegges med hensyn til den andres kalender og gjøremål. Knapphet med hensyn til hylleplass blir nevnt som en mangel på delekontor, da behovet for dette er stort: Litteratur, fagdidaktikk, pensumlitteratur mv Kontorlandskap (flere enn 3 personer) Det er et fåtall av de ansatte ved HiST ALT som faktisk sitter i landskap i dag. Det er kun Skrivesenteret som har denne typen kontorløsning. Av problemer med denne typen kontorløsning trekkes støy med hensyn til konsentrasjonsarbeid spesielt fram. Dette forholdett blir forsterket ved at det også o er mangel på tilleggsareal som stillerom og mindre møterom med nødvendig teknologi sett i forhold til dagens opplevde behov. Det bør også nevnes at de fysiske løsningene i kontorlandskapet i seg selv er uheldige med hensyn til støy, både med tanke på lyd og visuelle forstyrrelser. Den sosiale sonen og tekjøkkenet ligger inne i selve landskapet, tett inntil flere av arbeidsstasjonene. Det er i tillegg etablert en gjennomgangssone i landskapet til og fra ett felles printerrom/rekvisitalager, som skaper unødvendig mye støy og forstyrrelser for f de som sitter i nærheten av dette rommet. Deltakerne som sitter i kontorlandskap rapporterer på tross av dette at ulempene veies opp av fordelene ved å sitte i landskap. At det er sosialt, muliggjør effektiv deling av kunnskap og kjappe avklaringer samt bidrar til rask integrering av nye ansatte blir tatt fram som positive effekter av å sitte i åpent landskap. Gratis hodetelefoner for alle ansatte og skjerming mot visuell støy s med løsee skillevegger mellom arbeidsstasjonene er tiltak som muliggjør en viss skjerming for den enkelte tilsatte Møterom Det blir sagt (gjentatte ganger) at tilgang til møterom, både med hensyn til antall og nærhet, er dårlig per i dag. I praksis veier tilgang på undervisningsareal i stor grad opp for dette i den daglige bruken. De er mulig å booke i forveien og fullt utstyrt med hensyn til teknologi (med unntak av utstyr for kommunikasjonn med eksterne). En ulempe er at møter da i stor grad må legges utenomm undervisningstider. Møterom for mindre ad-hoc møter og veiledning finner vi i praksis i liten grad utenom skrivesenterets lokaler. kun i skrivesenterets lokaler Sosial sone/lunsjrom Alle tilsatte ved HiST ALT har tilgang til t ett felles pause/personalrom i E-bygget. Her spiser man i lunsjpausen, men det holdes også møter og kurs her, både for kollegaer og eksterne, hovedsakelig utenom lunsjtid. Alle seksjoner møtes her, og det oppleves som positivt at man blandes sammen for tverrfaglige samtaler, feiringer, f markeringer, vinlotteri m. v. Det framholdes som enn positiv ting at studenter ikke har tilgang her. Det blir også sagt at ingen bruker studentkantinen annett enn for å kjøpe mat. I tillegg har noen av seksjonene egne pauserom i nærheten av kontorarealene sine. Det er ulik praksiss innenfor de ulike gruppene når det gjelder hyppighet i bruken av det felles pauserommet. Noen grupper går hver dag og framholder prioriteringen/ /merverdien av det sosialee og tverrfaglige samholdet som en viktig årsak. Deltakerne på gåturene forteller om en endring av timeplanen, slikk at de kun har en halvtime lunsjpause. Dette oppleves ofte som for liten tid til å gå hele veien til det felles pauserommet. Det at man ikke nødvendigvis tarr pauser på samme tidspunkt og at man ikke vet hvem som er på det felles pauserommet nevness også som en årsak til at man ikke går dit. Alle gruppene snakker om viktigheten av ett felles samlingssted, spesielt for ulike markeringer og feiringer og for tverrfaglig samhold og informasjonsutveksling Uformelle samtaler og møter Tilbakemeldingen fra de tilsatte i HiST ALT er at det generelt er for få areal eller e soner dedikert for uformelle samtaler og møter, med en «nødvendig» avstand til studentareal. Steder for uformelle samtaler og møter oppstår likevel overalt: i køen ved skriver/kopimaskin, i gangen, i undervisningsareal, på tekjøkken/ved kaffemaskinen, i 222

24 lunsjrom/møterom, på kontoret, i personalrommet eller ved vanndispenseren. «Mangel påå vrimleareal gjør at flere samtaler skjer på kontoret», blir det sagt. Ifølge deltagerne består uformelle samtaler og møter blant annet i idemyldring, oppdatering, «debrief», utenomfagligg snakk, avklaringer, tverrfaglig erfaringsutveksling og koordinering, og skjer både med kollegaer og studenter Teknologi På Rotvoll er det en egen brukerstøttee for IKT. Det blir sagt at de er imøtekommende, men at forutsetningene kanskje ikke er så gode: «Mye billig utstyr, med dårlig kvalitet som fungerer dårlig» d [Deltager, Gåtur]. Det trådløse nettverket har begrenset rekkevidde. Grunnen til dette er bl.a. byggets vegger. I tillegg mangler det utstyr for framvisning og samhandling i flere møterom og i undervisningsarealene. Det blir rapportert om utfordringer når det gjelder mobiliteten i den tilgjengelige teknologien. Gjennom gåturene avdekkes det bl.a. et behov for jobbtelefon eller et annet system som muliggjør at de tilsatte kan ta telefonsamtaler andre steder enn ved arbeidsstasjonen. Dette gjelder i dag for de som har delekontor eller de som sitter i åpent landskap. Dette henger også sammen med mangelen på avlastningsrom og tilgjengelig teknologi/utstyr på disse rommene. Per i dag har man ikke teknologien som skal til, selv om man finner seg et ledigg rom. Deltakerne forteller også om en utbredt praksis med mye papirarbeid. Det skrives ut mye papir, for gjennomlesning, til å ta med i møter og til bruk i undervisning. Mye av møtevirksomheten skjer uten noen form for tilgjengelig teknologi, det går i «prating og papir» [Deltager, Gåtur]. Dette kann skyldes mangelen på tilgjengelige møterom og utstyr, og at papirbaserte møter er en foretrukket praksis. I tillegg til bruk av papir i møter er det også slik at enkelte har store lager med faglitteratur på kontoret Organisasjon Det er en stor skepsis til gjennomføring av arbeidsmønsterkartleggingen. Enkelte av deltagerne mangler tillitt til at arbeidsmønsterkartleggingen vil bidra til bedre lokaler og innplassering i nybygg. Dette begrunnes blant annet med tidspunktet for kartleggingen at det allerede eksisterer tegninger av lokalene Fysisk utforming Det er generelt en stor skepsis og motstand mot løsningene som er foreslått. Dette begrunnes hovedsakelig i: Dårlig tilrettelegging for oppgaver somm krever dyp konsentrasjon ved at mann blir forstyrret av støy eller avbrytelser Dårlig tilrettelegging for arbeid foran PC i dialog med andre, telefonsamtalerr på lync Behov for tilrettelegging for veiledningg - en oppgave som i dag gjøres ad hoc og inne på eget kontor. Deltakerne legger stor vekt på forskjellen mellom høgskole og universitet ogg behovet for tett oppfølging av studenter.. De praktiske og de teoretiske fagene har ulik grad av nærhet til de studentarealene som de bruker. De praktiske fagene rapporterer at de har en del dyrt utstyr som er til bruk for studentene, men som avv sikkerhetsmessige årsaker må holdes låst og beskyttes. De ansatte blir dermed både voktere av a utstyr og må være tilgjengelig for studentene, men som det ble sagt: I følge deltakeree kan alternativet være ødeleggelse ogg tap av utstyr. 5.2 Tur for tur - ekstra opplysninger Gåtur gruppe 1 Administrasjon, ledelse/dekanstab og Skrivesenteret Felles for gruppene på gåtur 1 er at ingen har undervisning. Utover dette er det d store forskjeller mellomm gruppene, både når det gjelder oppgaver og fysisk organisering. Gåturen gikk gjennom: Bygg A, 1. etasje - cellekontor - delekontor 23

25 - «venterom» + tekjøkken Bygg D, 1. etasje - kontorlandskap - møterom - arkivrom - rekvisitarom/printerrom «Venterom», sosial sone Ledelse/dekanstab/administrasjon benytter rommet som pauserom, spiserom, møterom, samt venterom for besøkende. De fleste i administrasjonen har matpausen sin her. Rommet kan bookes til møter, noen ganger i lunsjtiden også. Tekjøkkenet i nærheten brukes av v alle, «Det er her man henter kaffen» [Deltager, Gåtur]. Skrivesenteret har sin sosiale sone midt i det felless kontorlandskapet. I praksis fører dettee til at man tar pause samtidig. Det blir nevnt at de foretrekker å bruke disse sosiale sonene i byggg A, isteden for bygg E, fordi pauserommet i bygg E er så bråkete «Den vanskelige samtalen» Deltagerne fra ledelse/dekanstab/administrasjon frykter at overgang fra cellekontor til åpent landskap vil heve terskelen for å ta samtalene som oppleves vanskelige. Dette er spesielt knyttet til enkelte funksjoner og ansatte. Slike samtaler er gjerne ad hoc møter. Medarbeiderne er bekymret for at man ikke vil kunne ivareta jobben og ansvaret sittt godt nok uten de mulighetene eget cellekontoret gir Kontorlandskap, Skrivesenteret Skrivesenteret rapportere om utstrakt, godt samarbeid. De samarbeider om nettressurser, bidrar på kurs k og arbeider sammen sittende foran PC i mindre grupper i landskapet. De er positive til sitt åpne landskap, og fremhever det som gunstig for samarbeid. Den tettee arbeidsformen opplevess som å bidra til en felles faglig forståelse. Samtidig meldes det om att landskapet mangler tilstrekkelige arealer å utføre arbeid som krever skjerming. Det finnes noen felles cellekontor, som er disponible for alle til konsentrasjonsarbeid, telefonsamtaler og samtaler. Disse cellekontorene isolerer for støy og isolerer landskapet fraa støy. En del av telefonsamtalene tas med ut på gangen da Lync på telefonen er trådløs.. Det er ikke tilgang til PC utenom arbeidsplassen i landskapet og det oppleves som et minus Gåtur gruppe 2 Teorifag Gruppen var sammensatt av faglig tilsatte fra Pedagogikk, Norsk, Matematikk og Samfunnsfag/RLE/Engelsk, som har antatt like arbeidsoppgaver. Gåturen gikk gjennom: Bygg B, 2. etasje - delekontor - cellekontor Bygg A, 2. etasje - møterom Bygg E, 3. etasje - personalrom + tekjøkken Cellekontoret - behov for hylleplass og papirbruk Her ble det rapportert om at hjemmekontor er utfordrende fordi man må ta litteratur fram og tilbake og at det kan være vanskelig å forutse hvilke ressurser man får bruk for. Her så vi spesielt personlig dekorerte cellekontor med mye papir, rekvisitter, og andre gjenstander. Deltagerne rapporterer om stor bruk av kontoret som lagringsplass for ulike artefakter og faglitteratur i større grad enn de andre gåturene Kopirom/skriver en nødvendig handling med bieffekter Skriveren blir meldt som en viktig, men knapp ressurs. Deltagerne skriver ut tekstutkast, artikler, skjema og skanner inn diverse dokument. Det er få i skrivere i bygget, så det dannes kø, spesielt omm morgenen før f undervisningen starter. Printerrommett fungerer i praksis som en sosial sone, og blir et sted for uformelle møter og samtaler. 24

26 5.2.8 Gåtur gruppe 3 Musikk, Kunst og håndverk Gruppen ble satt sammen på bakgrunn av at beggee faggruppene har stor grad av praktiskk rettet undervisning. Likevel store ulikheter, blant annet mht. kontortype. Alle tilsatte på musikk, med m unntak avv gjestelærere, har eget cellekontor mens alle på KH har delekontor. Gåturen gikk gjennom: Bygg C, 2. etasje - cellekontor - delekontor Bygg A, 2. etasje - møterom Bygg D, 1 etasje - delekontor Bygg E, 3. etasje - personalrom + tekjøkken «Tett på» / Delekontor som multirom Det foregår mye ad hoc-veiledning på kontoret, eller de tilsatte blir hentet ut fra kontoret til studentarealene/verksted. De setter i tillegg t opp faste tidspunkt for veiledning, og sitter gjerne ute i studentarealene i perioder. De tilsatte forteller at dee strekker seg langt for å være v tilgjengelig for studenter. Den fysiske nærheten mellomm studentarealene/undervisningsrommene og kontorene gjør det lettere å være tilgjengelig, både på godt og vondt. Veiledning på delekontor med studenter er veldig forstyrrende for den andre: «Veldig irriterende, for å si det rett ut!»». De mangler mindre rom til veiledningg i nærheten av kontorene og undervisningsarealene. Sosiale soner for uformelle samtaler og møter legges for det meste til kontoret, som medfører at det er mye avbrytelser av studenter som kommerr på kontoret. Sitter av og til men heller sjeldent i vrimlearealet utenfor kontorene, fordi dette også er et studentareal som hovedsakelig benyttes av studentene Spesielle behov for Kunst & håndverk Kunst og håndverk mangler atelier og verksted somm kun er forbeholdt de tilsatte % av stilling kan være knyttet til FoU og for Kunst og håndverk er dette i stor grad snakk om praktisk arbeid. Forberedelse til undervisning, utprøving av teknikker og materialer samt kunstnerisk utviklingsarbeid skjerr i dag i de samme lokaler som studentene bruker og hvor undervisning foregår. Dette fører til at man må m legge storee deler av arbeidstiden til andre tider når lokalene er ledige. I dag har man varelevering og rampe, med direkte adkomst til verkstedsarea aler. Dette er svært praktisk i og med at det det kommer mye store kolli som planker, paller og treplater. Kunst og håndverk har generelt et stort arealbehov, for lagring av utstyr og materialer, m elevarbeid og arbeid til bruk i undervisning. De forteller om behov for f utstillingsrom/areal, da vurderingsformen er studentarbeid som presenteres og utstilles. Det er også et viktig middel for å synliggjøre og formidle til restenn av organisasjonen hva man driver med. Det er også materielle og immaterielle verdier knyttet til studentarbeidene, slik at utstillingsareal må være mulig å låse av og sikre mot tyveri og skader Cellekontor/øvingsrom, Musikk For musikk fungerer cellekontoret parallelt som kontor og øvingsrom. Medarbeiderne spiller mye på kontoret, både digitalt og med fysiske instrumenter. Det er i dag brukbar lyddemping mellomm rom og øvingsrom utenfor kontorene. Studentene er «tett på», med øvingsrom rett utenfor kontorene til de ansatte. På kontorett foregår også veiledning av 1-3 studenter, mindre møter med kollegaer k skjer gjerne på de større kontorene. 25

27 Gåtur gruppe 4 Naturfag og Kroppsøving Gåturen gikkk gjennom: Bygg D, underetasje - delekontor - sosial sone Bygg A, 2. etasje - møterom Bygg C, 1. etasje - cellekontor Bygg E, 3. etasje - pauserom + tekjøkken «Flipped classroom» «Flipped classrom» er en form for undervisning hvor forelesningen foregår på nett og læreren bruker mer tid på veiledning i møte med studenten. Ved delekontor må dette arbeidet legges utenom u vanligg arbeidstid, eller når kollega på delekontor er fraværende. Dette er bådee for ikke å forstyrre den andre, a og for at man selv ikke skal bli forstyrret «Dyp konsentrasjon» Deltakerne i gruppen mener at det meste av arbeidet foran PC alene er konsentrasjonsarbeid. Noen foretrekker å gjøre dette på kontoret, andre benytter seg av hjemmekontor, noe som kan bero b på individuelle forskjeller men også hvorvidt man har cellekontor eller delekontor.. Det som trekkes fram somm mindre gunstig ved dagens fasiliteter, når det gjelder å få konsentrert seg, er det å ha delekontor og at man m er i nærheten av studentarealene. Disse to faktorene bidrar til avbrytelser og forstyrrelser. Det blir sagt at det er en vesentlig forskjell på å kunne styre «flowen» (som i tankerekken/ /konsentrasjonen) og selv bestemme når man vil og trenger avbrudd, og det å bli ufrivillig forstyrret av støy s og avbrytelser Nærhet til studentareal Begge faggruppene snakker om behovet for å være tilgjengelig for studentene og studentarealet. Men ikke bare for å drive veiledning og svare på spørsmål. Det err også viktig å ivareta «vaktmesterfunksjonen» med hensyn til utstyr og tilgang for studentene i spesialrom/areal. De tilsatte må stadig låse opp for studentene. De mener selv at det en fordel med fysisk nærhet til studentareal. Samtidig blir det et tveeggett sverd i og med at man får mindre mulighet til å trekke seg tilbake og skjerme seg for avbrytelser. 26

28 6 Analyse Spørreundersøkelsen og gåturene viser ikke store avvik mellomm hverandre. Gåturene G bidrar til en kontekstuell forståelse av svarene fra spørreundersøkelsene ogg gir oss samtidig mulighet til å vurderee de tilgjengelige arealene. I analysen vurderer vi sammenhengen mellom de eksisterende arealene og opplysningene som s vi har fått fra respondentene. VI kan såledess danne et bilde av om dagens bruk av arealer skyldes tilrettelegging i arealene eller tilpasning til disse. Det foregår et sett av ulike aktiviteter ved v HiST ALTT og de ulike seksjonene opplever o sitt arbeid som ulikt. Det er likevel slik at det arbeidet som gjennomføres på kontorarbeidsplassen har mange likheter. Vi har kategorisert dette arbeidet i syv hovedaktiviteter: Oppgaver som krever dyp konsentrasjon, ordinært arbeid foran PC, arbeid på arbeidsstasjon som krever skjerming pga. konfidensialitet, samtaler som krever skjermingg av konfidensialitets- hensyn, samtaler som kan forstyrre andre, planlagte møter og uplanlagte ad hoc samtaler og møter. Tabellen under beskriver typiske aktiviteter ved HiST ALT, utfylt med konkrete eksempler på slike aktiviteter. Deretter viser tabellen de romtyper som i dag brukess på HiST ALT for å tilrettelegge for disse aktivitetene. Videre viser tabellen de rom og areal som tegn_3 vurderer som adekvate for aktiviteten, samt romm som HiST ALT bruker som vi vurderer som uegnede Typiske aktiviteter ved HiST ALT Konkrete eksempel fra HiST ALT Romtyper i bruk i dag Rom- og arealtyper vurdert som adekvate av tegn_33 Rom brukt av HiST ALT som tegn_3 vurderer som uegnede Oppgaver som krever dyp konsentrasjon Skrivearbeid (avhandlinger, artikler, faglitteratur), lesing, forberede undervisning, forskningsarbeid, sensurarbeid/vurdering sarbeid, utarbeide eksamensoppgaver, FoU-arbeid Cellekontor, delekontor, åpent landskap (med øreklokker), hjemmekontor, stillerom, verksted Arbeidsstasjon i arbeidssone med lav lydterskel* Konsentrasjonsplass* Cellekontor Multirom Flermannskontor med udefinert lydterskel. Åpent landskap med udefinert lydterskel Ordinært arbeid foran PC Saksbehandling, research, arbeid med tekst, lync, rapporter, grafisk formgiving, administrativt arbeid, publisering, kurs/ /undervisning, referat, forberedelser, e-post-korrespondanse, budsjettarbeid, fakturabehandling, nettsidevedlikehold/info rmasjonsarbeid (itslearning), sensur, forskningsarbeid Cellekontor, delekontor, hjemmekontor Arbeidsstasjon i landskap med lav lydterskel* Arbeidsstasjon i landskap med middels lydterskel* Cellekontor Flermannskontor* 27

29 Arbeid på arbeidsstasjon som krever skjerming pga konfidensialitet Personalsaker, søknader, studentsaker, rådgivning Cellekontor, delekontor Alle romtyper vurderess som adekvat. Arbeid som krever denne typee skjermingg kan skjermes vha gode rutiner (Digitale og fysiske) 28

30 Samtaler som kan forstyrre andre (arbeid som krever tilgang til PC og annet kommunikasjons- utstyr) Arbeid foran PC i dialog, telefonsamtalerr på lync eller skype, produksjon av nettressurser/nett- undervisning, sensurarbeid Cellekontor, delekontor, åpent landskap Cellekontor Teamarbeidsplasser* Sosial sone Multirom Flermannskontor med udefinert lydterskel Åpent landskap med udefinert lydterskel Arbeidssone med høy lydterskel Samtaler som krever skjerming av konfidensialitets- hensyn Personalsaker, intervju, saksbehandling Cellekontor, møterom, stillerom Cellekontor Multirom Møterom Cellekontor (andres) Møter mellomm 1-3 personer Planlegging, faglige diskusjoner, veiledning, personalsaker, fordele ansvar/koordinere arbeid Vedd egen pult (åpent landskap), cellekontor, delekontor, stillerom, fellesareal, møterom Multirom Møterom Sosial sone Åpent landskap med udefinert lydterskel Møter mellomm 4-8 personer Planlegging, koordinering og utarbeidelse avv semesterplaner, pensumlister mv, felles skriveprosjekter, eksamensoppgaver, tverrfaglig arbeid, vurderingsmøter, informasjonsdeling, praksisgruppemøter Kontor, møterom, stillerom, fellesareal (åpent landskap), undervisningsrom, lunsjrom, personalrom Sosialee soner Møterom Åpent landskap med udefinert lydterskel Møter mellomm over 8 personer Personalmøter,, planlegging og koordineringsmøter, informasjonsmøter/all møter, faglige forum, TU-jobbintervju, avdelingsstyret, IDF- møter, forhandlinger, praksismøter, forskningsseminar, vernerunder, prøveforelesning, seksjonsmøter Møterom, auditorium, klasserom, hos eksterne/utenfor HiST s lokaler, f. ekss på hotell/konferanse- senter Sosialee soner/fellesareal Store møterom m 29

31 Uplanlagte Ad hoc samtaler og møter Idémyldring, faglige diskusjoner/ samtaler, avklaringer, delegering, informasjons- sosiale samtaler, veiledning, planlegging, kunnskaps- innhenting utveksling, Personalrom, cellekontor, delekontor, åpent landskap, i gang, i dørkarmen, ved kopimaskin, tekjøkken, telefon/lync, i trappa, postrom, vedd vanndispenser Alle romtyper vurderes som adekvat. Generelt kan man si at det bør planlegges for at soner for f spontane møter og samtaler ikke ligger for nært opp til arbeidsplassene, slik at det d føles naturligg å prate sammen uten å forstyrre kolleger som arbeider. Det err en fordel at andre aktive funksjoner, slik somm servicerom,, har inngang i nærheten av den sosialee sonen. Slik blir dett en konsentrasjon av aktivitet i området ogg uplanlagte møter og samtaler kan lettere oppståå *det forutsettes at det finnes tilstrekkelig tilleggsareal Det framgår tydelig gjennom arbeidsmønsterkartleggingen, resultater fra spørreundersøkelsen og gåturene at cellekontorene benyttes som multiromm som tilfredsstiller de ulike behovene medarbeidernm ne har for å utføre konsentrasjonsarbeid, ordinært arbeid foran PC, spontane møter, noen ganger forberedtee møter, telefonsamtaler, veiledning, etc. Medarbeidere med cellekontor ser ikke noe åpenbart alternativ til dette. Dette kan til dels skyldes situasjonen til de som har delekontor og sitter i åpent landskap i HiST ALT. De eksisterende delekontor uten nødvendige tilleggsareal - er lite egnet til mange avv de arbeidsoppgavene/-formene de tilsatte ved HiST ALT utfører per i dag. Det samme gjelder eksisterende åpne landskap. I begge disse variantene mangler medarbeiderne kontroll over egen situasjon. Både gruppen med delekontor og åpne landskap peker på manglende m støtteareal/tilleggsfunksjoner som stillerom/multiromm som en mulighet for å trekke seg tilbake og skjerme seg selv eller de andre fra støy og avbrytelser. HiST ALT er i en prosesss hvor mange av premissene allerede er satt, blant annet a er det allerede tatt overordnede strategiske valg om at kontorlandskap/åpne landskap skal bli hovedløsningen for HiST ALT s kontorarbeidsplasser. De ansatte ved HiST ALT har spilt inn til ledelsen l et ønske om flermannskontor med 4-6 personer i hvert kontor. Det er kommunisert av de tilsatte gjennom spørreundersøkelsen og gåturene at bakgrunnen for dette er en tro på at dette legger bedre til rette for de arbeidsoppgaver som skal gjennomføres. Ulike undersøkelser viser variasjon avv fornøydhet blant brukere av flermannskontor/små landskap. (se for eksempel Danielsson, Christina Bodin: The Office An explorative study. Architectural Design s Impact on Health, Job Satisfaction & Well-being, KTH School of Architecture and Built Environment, E Sweden, Phd 2010) Dette skyldes at man i praksis mister kontroll k over de umiddelbare omgivelsene slik som man ser ved 2- personskontorene ved HiST ALT; støyy fra de andre, stadige avbrytelser etc. Fordi denne organiseringene av kontorarbeidsplasser fortsatt er arealkrevende, mangler man samtidig de nødvendige tilleggsarealene for å få utført nødvendige oppgaver. Med mindre alle ansatte har cellekontor vil det med m små delekontor ofte være v et underskudd av tilleggsareal for de medarbeiderne som sitter slik. Et av hovedfunnene i 30

32 arbeidsmønsterkartleggingen er at deltakerne mener at cellekontoret best tilrettelegger for arbeid som krever dyp konsentrasjon, samt aktiviteter som err støyende i seg selv og dermed kan forstyrre andre. Allerede ved et bytte fra cellekontor til delekontor mister man denne muligheten for skjerming av seg selv, enten mot «utenomverdenen» eller motsattt å skjerme for egen støyende aktivitet. Cellekontor er det desidert mest arealkrevende alternativet for organisering av a kontorarbeidsplasser. Dette er et alternativ som ikke er realistisk innenfor de rammene som er satt av ledelsenn ved HiST for innplassering i nytt bygg. Dersom man sammenligner cellekontor med delekontor med 4-6 personer, og ser man det samlede arealregnskapet, vil det ofte være vanskelig å oppnå tilstrekkelig tilleggsareal. Med størree åpne landskap, vil det samlede arealregnskapet muliggjøre flere f tilleggsareal, som kan tilby tilsvarende muligheter for skjerming som et cellekontor. Det er derforr vår anbefaling at man forlater alternativet med småå landskap (4-6 personer), til fordel for større landskap som er mer fleksible og kan tilrettelegge for tilstrekkelige tilleggsareal. 31

33 7 Konklusjon HiST ALT har planlagt flytting til nye bygg som innebærer en overgang til funksjonstilpassede arbeidsplasser. Det betyr at mange av de tilsatte får endrede kontorløsninger. For å gjennomføree en så hensiktsmessig innplassering som mulig, ønsket HiST ALT at arbeidsmønstrene til de berørtee enhetene skulle kartlegges. Denne arbeidsmønsterkartleggingen beskriver dagens aktiviteter og de rom og arealer disse aktivitetene utøves i. I all hovedsak gjennomføres kontorarbeidet ved HIST ALT i cellekontorer. Arbeidet som gjennomføress i delekontor og i åpent landskap er påvirket av at det mangler gode tilleggsarealer. Når det er mangel på gode tilleggsarealer, er det ikke tilrettelagt for gode funksjonstilpassede arbeidsplasser der en kann skjerme segg mot avbrytelser, eller skjerme andre for støy. I denne rapporten gir tegn 3 gir en faglig vurdering av a de ulike typer rom og arealer som er adekvate alternativer til de arealer som brukes i dag. Denne vurderingen er gjort g av tegn 3, basert på vår erfaring med aktivitetsbasert kontorutforming, og før- og etter-evaluering av trivsel, samhandling og effektivitet i slike. I vedlegg til denne rapporten beskriver vi utførlig funksjonelle kvaliteter ved ulike u typer romm som oppfyller de krav som brukerne stiller til gjennomføring av ulike aktiviteter (for eksempel behovv for konsentrasjon, behovv for rom konfidensielle samtaler, behov for samhandling etc.). 7.1 Fysiske omgivelser, organisasjon og teknologi I gode, fleksible arbeidsplassløsninger er det tre faktorer som spiller tett sammen, og forsterker hverandre: De fysiske omgivelsene, de teknologiske mulighetene og de organisatoriske forutsetninger. Vi oppsummerer hovedfunnene ut fra disse tre faktorene Fysiske omgivelser Det fysiske rom inkludere bygget, dets rom og steder, samt innredning/møblering. Det err en generell trend t i dagens kunnskapsarbeid at medarbeider kan jobbee mer fleksibelt, på ulike lokasjoner og med trådløs teknologi. Dette reflekteres i arbeidsplassutforming hvor man ser en økende grad av fleksibilitet. Selve kontorbygget blir et sted for å møte og samarbeide med andre og deltaa i organisasjonens «indre liv». For HiST ALT er dette bare delvis riktig. En god del av det arbeidet som gjøress krever at man er «innenfor veggene», blant annet ved v at man møter studenter og gjennomfører undervisning på stedet. På HiST ALT gjennomføres mange aktiviteter i cellekontor og til dels delekontor. Cellekontoret fungere dermed som et multirom, som brukes til alle aktiviteter; møter, veiledning, konsentrert arbeid og telefonsamtaler. Deltakerne på gåturen var i stor grad positive til eksisterende lokaler, med enn markant forskjell i fornøydhet mellom deltakere med cellekontor og deltakere med delekontor. Det er spesielt mangelen på alternativer til delekontoret som sted for å utføre nødvendige arbeidsoppgaverr som førte til denne misnøyen. Det mangler tilleggsarealer som møterom, stillerom, multirom og konsentrasjonsarealer. Dette er spesielt vanskelig for de som sitter i delekontor og åpent landskap da de mangler arealer for konsentrasjon, for telefon, studentsamtaler etc. Mangelen på tilleggsareal i dagens kontorarealer er problematisk også fordi det gjør det vanskelig for medarbeiderne å se gode alternativerr til cellekontor. Anbefalinger For å få gode kontorarbeidsplasser når man deler arbeidsarealer er det en viktig forutsetning at det er mulig å trekke seg tilbake. Dette gjelder både i situasjoner hvor man selv støyer merr og når man ufører arbeid hvor man ønsker mindre støy enn det som er i den arbeidssonen man har fast tilhold i. Sentrale moment i forbindelse med videreutvikling av det fysiske rommet er å ha: - Tilstrekkelig med tilleggsareal med umiddelbar nærhet til kontorarbeidsplassene - Brukerdefinerte støysoner i åpne landskap. 32

34 7.1.2 Organisasjon HiST ALT har satt i gang en flytteprosess som vil ha stor innvirkning på organisasjonen. Premissene for prosessen, og denne arbeidsmønsterkartleggingen, gir en bakgrunn for forberedelser på det som skal komme. For HiST ALT handler dette bl.a. om å finne en god balanse mellomm å være tilgjengelig for studenter og ha mulighet for konsentrasjonsarbeid, samt bruk av ny teknologi. På HiST ALT gjennomføres mye ad hoc-veiledningg og møter på cellekontorene, og studentene har ofte direkte tilgang til HiST ALTs tilsatte. Dette beskrives på mange måter som positivt og ønsket. Samtidig innebærer dette at studenten til enhver tid kan banke på, at konsentrasjonsarbeidet blir forstyrret. I nye lokaler blir det viktig å vurdere hvordan veiledningssituasjonen best kan k løses både romlig og organisatorisk. Dette innebærer både et spørsmål om lærerne alltid skal være tilgjengelige, og hvordan man fysisk skal tilrettelegge for denne tilgjengeligheten. Andre moment som HiST ALT tilsatte vil måtte forberede seg på er flytting ogg rydding i personlige lager, samt oppfriskning og opplæring i bruk av teknologiske hjelpemidler. Spesielt for de tilsatte på de praktiske fagene er det vanskelig å se alternativer til stadig avbrytelser avv studentene, da de i tillegg til veilederfunksjonen også innehar en «vaktmesterfunksjon». Anbefalinger HiST ALT ønsker i stor grad en tett integrasjon mott studenter. Spesielt for dee praktisk rettede fagene får f dette stor betydning (jf. «vaktmesterfunksjonen»). Det er uklart hvor åpne arbeidsarealene bør være, og hvor tett på undervisningsarealene de enkelte seksjonene bør være, men kombinasjonenn mellom behov for nærhet til undervisningsareal og studenter og behov for konsentrasjon, gjør at sonedeling av lokaler blir viktig. Dette betyr at man definerer soner der det er stor åpenhet/lite skjerming mot studenter vs. lukket/skjermet mot studenter og soner for støyende aktiviteter vs. stille soner/konsentrasjonsareal. Det er derforr viktig at HiST ALT i samarbeid med brukerne - Diskuterer bruk og etablerer regler r for de nye lokalene før man flytter inn. - Diskutere utrykk for individuelt og kollektivt hjemmeareal. Når medarbeidere gir bort personlig areal bør det tilstrebes at medarbeiderne får et kollektivt hjemmeareal som erstatning. - Har en kontinuerlig dialog om hvorvidt reglene fungererr etter innflytting Teknologi Tilgjengeligg teknologi Som følge av den teknologiske utviklingen stilles krav til enkel og rask internettilgang, tilgang til avanserte, digitale verktøy, muligheter til å jobbe mobilt og mulighetenn til å koble seg opp fra alle HiST ALT sine lokaler. Når ny kontorløsning skal tas i bruk er det behov for å jobbe med infrastruktur og teknologi. For å skape gode, fleksible kontorer bør HiST ALT utnytte teknologiske muligheter bedre. Ved HiST ALT er det fleree grunner til at teknologiske hjelpemidler ikke benyttes optimalt. Det er til delss et fravær av nødvendig ny teknologi, som at det for eksempel ikke er tilgang på videomøterom. Det er r også slik at teknologien t er utilstrekkelig, som for eksempel dårlig nettverkstilgang. Et siste moment er at noen melder at de foretrekker å bruke andre arbeidsformer. Deltakernee på gåturenee rapportererr at de er bundet til PC, oftest en stasjonær PC, for å ta en telefon via Lync. Det er et fåtall av de tilsatte ved HiST ALT som har bærbar PC eller jobbtelefon. I tillegg er det problemer med trådløs bredbåndsdekning i bygget. I praksis betyr dette at alle telefonsamtaler må tas på kontoret ved PCen. Anbefalinger Når ny kontorløsning skal tas i bruk err det behov for å jobbe med infrastruktur og teknologi. For å få gode, delte arealer et det viktig at arbeidet kan utføres i bevegelse mellom ulike arbeidsplasser/arbeidsstasjoner. For å få dette til er det en rekke viktige tema som må utforskes: Hvordan tilby teknologi som gjør at de tilsatte kan jobbe på ulike plasser inne i kontorbygget? 333

35 Hvordan sørge for at de tilsatte har kompetanse til å bruke den teknologien som er nødvendig for å utnytte fordelenee i landskapets tilleggsareal? Hvordan digitalisere og rydde i eksisterende arkiv (også personlige)? Har HiST gode nok systemer for digitale og fysisk lagring og gjenfinning, for optimal bruk av plass i kontorlandskapene? Finnes tilstrekkelige skjermer på arbeidsstasjonene til å jobbe effektivt digitalt? Finnes tilstrekkelig rom og utstyr for virtuelle møter, video og deling av arbeidsflate? I beskrivelsen av hvordan ulike arbeidstyper kan gjennomføres i fleksible kontorarealer, forutsettes dett at det legges til rette for en teknologisk infrastruktur som gjør det mulig å bevege seg trådløst ogg sømløst fra sted til sted i lokalene. Det er også nødvendig at organisasjone en gjør tilstrekkelige grep i forhold til opplæring og annen tilrettelegging for bruk av slik teknologi. 7.2 Råd ved innplassering Vi ser at de praktiske fagene; Musikk, Kunst og håndverk, Kroppsøving og Naturfag N har særlige behovv for nærhet til undervisningsarealenee og spesialrommene, knyttet til den viktige rollen dee har som tilretteleggere for studenteness tilgang til undervisningsareal og spesialutstyr. Samtidig bør det drøftes hvordan man bestt kan kombinere ønsket om å være tilgjengelig og tjenestevillig for studentene medd behovet de tilsatte for å kunne trekkee seg tilbake ved konsentrasjonsarbeid, interne møter mv. De teoretiske fagene har ikke det samme behovet for nærhet til undervisningsareal og studentareal som de praktiske fagene. De deler allikevel mange av de samme utfordringene når det d gjelder å være tilgjengelig for studentene balansert med behovet forr å kunne trekke seg tilbake og styre graden av konsentrasjon. Før innflytting i nye lokaler bør det drøftes hvordan veiledning v av studenter skal foregå balansert mot muligheten de tilsatte har for å skjermee seg fra forstyrrelser. Resultatene fra spørreundersøkelsen indikerer et gjennomgående behov for alle seksjoner om i størstt mulig grad å holde seksjonene samlet internt, og at nærmestee leder bør ha god tilgjengelighet til de øvrige på seksjonen. For de administrativt tilsatte virker det å være et stort behov for å kunne ha fortrolige samtaler. Mest sannsynlig vil dette gjelde for enkelte tilsatte i større grad enn andre. Det bør drøftes hvordan dette i best mulig grad kan gjennomføres i praksis og om det er nødvendig å taa særskilte hensyn til dettee ved innplassering, f.eks. ved tildeling av cellekontor eller plassering i kontorlokalene i forhold til tilleggsareal som møterom, m stillerom etc. Alle problemstillingene over kan i teorien løses medd tilstrekkelig tilleggsareal. Det er en klar sammenheng mellom valg av kontorløsning, de strategiske valg v for bruken av kontorarealene og det samlede resultatet, her forstått som grad av fornøydhet hos brukerne av kontorarealene. Valg av kontortype er avgjørende forr den samlede tilgangen på tilleggsareal. Delekontor av størrelsen 4-6 personer vil vanskelig gi rom for tilstrekkelige tilleggsareal innenfor en akseptabel arealramme. Når man strategisk s harr valgt å gå bort fra cellekontor og mindre delekontor er det vår faglige konklusjon at det dermed er enda viktigere med større landskap for å holde seg innenfor de gitte arealrammene og i tilleggg få nok areal til å dekke behovet for tilleggsfunksjoner som mindre møterom, stillerom og multirom. I tillegg vil etablering av regler for bruk ogg strategiske valg i forkantt av innflyttingg spille en avgjørende rolle for det samlede resultatet. 34

36 8 Vedlegg 8.1 Funksjonell beskrivelsee av rom og areal På de neste sidene finnes en fyldig beskrivelse av de rom og areal som vi vurderer som adekvate for HiST ALT sine aktiviteter. Vi anbefaler at disse beskrivelsene e brukes som utgangspunkt for enhetsvise diskusjoner om hvordan de nye arealenee skal tas i bruk. 35

37 Cellekontor Bruk/aktiviteter Rom beregnet som kontor for en person, med dør som kan lukkes. Cellekontor benyttes som fast arbeidsplass til arbeidstakere. Cellekontor benyttes typisk hvis det er arbeidstakere som har særskilt og langvarig behov for skjerming. Slikt skjermingsbehov kan komme på grunn av oppgavens art, eller hvis øvrige omgivelser ikke er isand til å tilfredsstille særskilte behov for tilrettelegging på arbeidsplassen. Kontoret bør romme alle nødvendigheter for en arbeidsplass. For å kunne fungere optimalt bør cellekontoret oppfylle lydkrav tilsvarende møterom. Typisk areal Tradisjonelt 6-8 m², kan også være mindre hvis det er tilstrekkelige tilleggsarealer. Eksempel på inventar Arbeidsbord med (min 120 cm bredt eller etter behov, hev/ senk funksjon ved behov) Kontorstol (ergonomisk, tilpasset bruker osv.) Personlig oppbevaring Antall hyllemeter = 3 m Teknologiske forutsetninger Nødvendige tilkoblinger (strøm, nett osv.) Klient, skjerm, tastatur, mus. Flerbruksmuligheter Kan ha overlappende funksjon med multirom, avhengig av størrelse og plassering 36

38 Flermannskontor, egendefinert støyterskel Bruk/aktiviteter Romm beregnet som kontor forr 3-4 personer, med dør som kan lukkes. Plassering og sammensetningg av personer på flermannskontor bestemmes fortrinnsvis av organisatorisk tilhørighet, behov for samarbeid, likhet med hensynn til oppgaverr og roller. Kontoret bør romme alle nødvendigheter for en arbeidsplass for hver enkelt person. For å kunne fungere optimalt bør cellekontoret oppfylle lydkrav tilsvarende møterom. Typisk areal 6-8 m² per person Eksempel på inventar Arbeidsbord med (min 120 cm bredt eller etter behov, hev/ senk funksjon ved behov) Kontorstol (ergonomisk, tilpasset bruker osv.) Personlig oppbevaring Antall A hyllemeter = 3 m Teknologiske forutsetninger Nødvendige tilkoblinger (strøm, nett osv.) Klient, skjerm, tastatur, mus. Mulighet for rask forflytning i forbindelse med tlf. samtaler s etc. Mulighet for rask forflytning også for samtaler med bruk av PC (Bruk av clientserver, bærbare PCer el.) Flerbruksmuligheter Kann også brukes som møterom og prosjektrom, avhengig av størrelse og plassering 37

39 Arbeidsplass i åpent landskap, lav støyterskel Bruk/aktiviteter Arbeidsplass i åpent landskap, supplert s med et tilbud av spesialrom, som f. eks møterom, multirom, prosjektrom. Lav støyterskel innebærer at krav til stillhet i lokalet bør hensyntas i utstrakt grad. Dette får følger for hvordan mann bruker lokalet og behovet for andre supplerende funksjoner i nærheten. Visse regler for bruk av lokalet bør defineres og kommuniseres til de ansatte. Arbeidsarealet bør planlegges slik at disse arealene er mer tilbaketrukket og rolige, slik at det ikke i forbindelse med arbeidsplassene oppleves som forstyrrende f med gjennomgangstrafikk og støy fra sosiale soner. Typisk areal 6 m² pr plass Eksempel på inventar Arbeidsbord (min 120 cm bredt eller etter behov, med hev/ senk funksjon ved behov) Kontorstol (ergonomisk, tilpasset bruker osv.) Personlig oppbevaring Bordskjerm hvis ønskelig Teknologiske forutsetninger Nødvendige tilkoblinger (strøm, nett osv.) i tilknytning til arbeidsbordet. Klient, skjerm, tastatur, mus. Mulighet for rask forflytning i forbindelse med tlf. samtaler s etc. Mulighet for rask r forflytning også for samtaler medd bruk av PC (Bruk av clientserver, bærbare PCer el.) Flerbruksmuligheter Konsentrasjonsplasser 38

40 Arbeidsplass i åpent landskap, høy støyterskel Bruk/aktiviteter Arbeidsplass i åpent landskap, supplert medd et tilbud av spesialrom, som f. eks møterom, multirom, prosjektrom. Høy støyterskel innebærer at brukerne av lokalet har definert at stillhet i lokalet ikke er påkrevd. Her bør det være mulig å utføre arbeidsoppgaver som i seg selvv generer noee støy, som for eksempel telefonsamtaler, fagprat, prosjektarbeid mv. Der det er mulig bør enheter ogg team lokaliseres i samme arbeidsareal eller blandes med noen som dee har nytte avv å sitte sammen med. Arbeidsarealet bør planlegges slik s at noen av arealene er mer aktivee og andre mer tilbaketrukket og rolige, slik at det ikke i forbindelse med arbeidsplassene oppleves som forstyrrende med gjennomgangstrafikk og støy fra sosiale soner. Typisk areal 6 m² pr plass Eksempel på inventar Arbeidsbord (min 120 cm bredt eller etter behov, med hev/ senk funksjon ved behov) Kontorstol (ergonomisk, tilpasset bruker osv.) Personlig oppbevaring Bordskjerm hvis ønskelig Teknologiske forutsetninger Nødvendige tilkoblinger (strøm,, nett osv.) i tilknytning til arbeidsbordet. Klient, skjerm, astatur, mus. Flerbruksmuligheter Teamarbeidsplasser 39

41 Multirom Bruk/aktiviteter Fleksible smårom i tilknytning til åpnee landskap med mulighet for variert bruk. Multirommene brukes til ad hoc-møter, telefonsamtaler og annen aktivitet som kan k lage støyy i åpnet landskap. De kan også benyttes som skalte «stillerom» for arbeid som kreverr mer ro og skjerming enn hva landskapet kan tilby. Multirommene bør plasseres i direktee tilknytting till landskapene og utstyress for en fleksibel bruk. Multirommene bør kunne benyttes uten booking/forhåndsreservering etter hvert som behovene oppstår. For å kunne fungere optimalt Multirommene bør oppfylle lydkrav tilsvarende møterom. Rommene bør også kunne settes opp som en individuell arbeidsplass ved behov. Dette innebærer at bord og stol tillater individuell tilpasning med god ergonomisk utforming. Typisk areal 6-10 m² Eksempel på inventar Møbleringen bør være i normal arbeidshøyde (dvs. ikke loungestoler eller barstoler) og ha relativt god arbeidsflatee for to til tre personer. Ergonomiske stoler (ikke( nødvendigvis kontorstoler). Tusjtavler eller annen tavle for samhandling Bord med hev/senk-funksjon for individuell tilpasning Teknologiske forutsetninger Enkel tilgang på strøm og o nett samt enkelt oppkobling av eventuelt utstyr, fortrinnsvis i forbindelse med bordet. Eventuelt utstyr for telefon eller videomøte. Fleksibel belysning. Klient, skjerm, tastatur, mus. Flerbruksmuligheter Godkjente dagslysforhold er en forutsetning for langvarig bruksendring til t cellekontor. 40

42 Teamarbeidsplasser Bruk/aktiviteter Et areal eller en sone i åpent å landskap, som benyttes til arbeid i team/prosjekterr over tid. Arealet kan defineres/avskjermes med m vegger eller uten, avhengig av hvordan brukerne velger å definere sonene Typisk areal Avhengig av behov og bruk b Eksempel på inventar Møblering etter behov, for f eksempel som individuelle arbeidsstasjoner eller tilnærmet møteromsmøblering, tilpasset arbeidsoppgavene som skal utføres. Ergonomiske stoler (ikke( nødvendigvis kontorstoler). Tusjtavler eller annen tavle for samhandling Bord med hev/senk-funksjon for individuell tilpasning Teknologiske forutsetninger Enkel tilgang på strøm og o nett samt enkelt oppkobling av eventuelt utstyr, fortrinnsvis i forbindelse med bord/arbeidsstasjoner. Eventuelt E utstyr for telefon eller videomøte. Fleksibel belysning. Klient, skjerm, tastatur, mus. Mulighet for rask forflytning i forbindelse med tlf. samtaler etc. Mulighet for rask forflytning også forr samtaler med bruk av PC (Bruk av a clientserver, bærbare PCer el. Flerbruksmuligheter åpent landskap/ flermannskontor 41

43 Konsentrasjonsplass Bruk/aktiviteter Arbeidsplass som er plassert i areal uten gjennomgang, hvor det er mulig å gi tydelige fysiskee signaler på at man ikke ønsker forstyrrelse. Dette kan etableres i eget definert areal eller sone innenfor areal avsattt til åpent landskap. Tiltenkt arbeid som krever konsentrasjon og ro, som for eksempel lesing, skriving, manuelt ogg på data. Arealet bør gi mulighet for f arbeid med behov for dyp konsentrasjon uten forstyrrelser. Dett bør utformess regler for bruk i sonen, for eksempel at det ikke er lov å ta kontakt/forstyrre. God lyddemping og skjerming fra lydkilder er en forutsetning. Det bør også være mulighet for å reservere konsentrasjonsplass i et bookingsystem. Typisk areal 6 m 2 per pers Eksempel på inventar Stol og bord Teknologiske forutsetninger Tilgang til databaser Tilgang til saksbehandlingssystemm Enkel tilgang på strøm og o nett samt enkelt oppkobling av eventuelt utstyr, fortrinnsvis i forbindelse med bordet. Klient, skjerm, tastatur, mus. Flerbruksmuligheter Åpent landskap, møterom, multirom, - avhengig av regler for bruk 42

44 Møterom, 4-8 personer Bruk/aktiviteter Møterom for 4-8 personer. Møbleres til 8. Rommet er tiltenkt formelle og forhåndsavtalte møter. Rommene bør likevel være fleksible slik at det også er mulig å benytte dem til gruppearbeid, workshops og andre typer samlinger. Møterommene bør kunne reserveres i felles bookingsysteb em. Det er en fordel med et bookingsystem som berr om bekreftelse på bruk, for å sikre bedre utnyttelsee av møterommene. Mindre møterom kan i perioder benyttes som prosjektrom for prosjekter som går over lengre tid. Typisk areal Ca 2 m² per personn møterom dimensjonertt for 6 personer = 12 m2 Eksempel på inventar Møtebord og stoler tilpasset størrelsen på rommet Tusjtavler eller andre flater til å skrive på Teknologiske forutsetninger Enkel tilgang på strøm og nett samt enkelt oppkobling av eventuelt utstyr, fortrinnsvis i forbindelse med bordet. Eventuelt utstyr u for telefon eller videomøte. Fleksibel belysning. Klient, skjerm, tastatur, mus. Flerbruksmuligheter Prosjektrom, flermannskontor 43

45 Møterom, flere enn 8 personer Bruk/aktiviteter Rommet er tiltenkt formelle og forhåndsavtalte møter. Rommet er tiltenkt formelle og forhåndsavtalte møter. Rommene bør likevel være fleksible slik at det også er mulig å benytte demm til gruppearbeid, workshops og andre typer samlinger. Møterommene bør kunne reserveres i felles bookingsysteb em. Det er en fordel med et bookingsystem som ber om bekreftelse på bruk, for å sikre bedre utnyttelse av møterommene. Større møterom bør i størst mulig grad ligge i fellesarealer og ha tilgangg for alle enheter i bygget. Typisk areal Ca 24 m² - 32 m² Eksempel på inventar Møtebord og stoler tilpasset størrelsen s på rommet, r menn fleksible enheter med mulighet for endring Tusjtavler eller andre flater til å skrive på Teknologiske forutsetninger Kabelbrønn med god plass og nødvendige tilkoblinger i møtebordet. Utstyr for å vise presentasjoner og dele arbeidsflate Utstyr for telefon eller videomøtee Fleksibel belysningg Flerbruksmuligheter Prosjektrom, flermannskontor 444

46 Sosial sone, kaffestasjon Bruk/aktiviteter Sone i åpent landskap. I forbindelse med kaffeautomater oppstår det et naturlig treffpunkt. Disse stedene kan derfor utnyttes som et sosialt møtepunkt/uformell møteplass, med sittemulighett og bord. Den sosiale sonen kan også brukes til sammenkomster, avdelingsmøter, feiringer med kake, etc. Aviser / faglitteratur og andre medier kan gjerne være tilgjengelig i den sosiale sonen. Sonen bør ikke ligge forr nært opp til arbeidsplassene, slik at det føles naturlig å prate uten å forstyrre kollegaer som arbeider. Der dette fins, vil den sosiale sonen og kaffestasjonen ofte bli en integrert del av avdelingsvise/etasjevise spiserom. Typisk areal Ca 12 m², men vil variere etter behovv og antall brukere Eksempel på inventar Kaffemaskin Vannautomat Møblering som muliggjør sosiale møter (Sittegruppe, barbord m. krakker e.l.) e Teknologiske forutsetninger Tilkoblingsmulighet for bærbar pc. Det kan være nyttig å ha utstyr for å vise presentasjoner i denne sonen Flerbruksmuligheter Ad-hoc møter, individuell arbeidsplass, samarbeid foran pc, Kan også benyttes til møter, fellesmøter, sosiale samlinger/feiringer, presentasjoner mv 45

47 Spiserom Bruk/aktiviteter Plassering bør være sentrall mht organisatorisk inndeling slikk at det blir et naturlig møtested og treffpunkt. Nærhet til arbeidsplassene blir viktig dersom spiserom også inkluderer kaffestasjonn og sosial sone. Bør ikke ligge slik s til at støy fra kaffemaskin og prat virker forstyrrende for arbeidsplasser i åpent landskap. Typisk areal Avhengig av hvor antall brukere (på etasjen/i bygget) Eksempel på inventar Bord og stoler, som med enkle grep kan flyttes på, fra langbord, til småbord, osv. kaffemaskin kjøkkenbenkk med vask, skap, oppvaskmaskin Teknologiske forutsetninger Ingen Flerbruksmuligheter Kan også benyttes til møter, fellesmøter, sosiale samlinger/feiringer, presentasjoner mv. 46