2 Orientering om rammeavtalen

Transkript

1 2 Orientering om rammeavtalen Undervisningsbygg har ansvar for å drifte, vedlikeholde og føre tilsyn med idrettshaller og gymsaler tilknyttet skolebygg i Oslo kommune. Dette innebærer et ansvar for fastmontert idrettsutstyr, som blant annet omfatter heise- og skillevegger, ribbevegger, bommer, klatretau, med mer. Pr. i dag, eier og drifter Undervisningsbygg i alt 177 skolebygg, idrettshaller, bad og barnehager. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Rammeavtalens omfang Undervisningsbygg skal inngå rammeavtale for årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering, vedlikehold og innkjøp med montering av nytt idrettsutstyr og heve-/skillevegger. Undervisningsbygg har 22 idrettshaller og 131 gymsaler. Behovet for årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering, vedlikehold og innkjøp med montering av nytt idrettsutstyr og heve-/skillevegger knytter seg til Undervisningsbyggs forvaltning og drift av eiendommer. Hensikten med rammeavtalen er å sikre at utstyret er i forskriftsmessig stand og eliminere risiko, slik at utstyret til enhver tid er tilfredsstillende og at sikkerhet for bruk er ivaretatt. Basert på erfaringstall og planer vil vi anslå at behovet for kontraktens ytelser vil ligge mellom ca kr 6-9 mill over 4 år. Det legges opp til 2 års rammeavtale, med opsjon på forlengelse i 1 år + 1 år på de opprinnelige avtalevilkår. Planlagt oppstart for kontrakten er august/september Årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering skal utføres årlig og skal omfatte alt fastmontert utstyr og heve- /skillevegger. Rapportene fra den årlige sikkerhets- og tilstandsvurderingen legges til grunn for oppdragsgivers bestillinger av vedlikehold. Omfanget av vedlikehold varierer dermed over tid og med tilstanden på oppdragsgivers utstyr og heve-/skillevegger. I omfang kan innkjøp med montering av nytt utstyr og heve-/skillevegger variere fra et enkelt objekt til levering av større deler av en gymsal/idrettshall. Størstedelen av oppdragene er imidlertid supplering til eksisterende anlegg. Rammeavtalen tildeles en leverandør. Dersom et enkeltoppdrag eller oppdragsmengden pr. år blir av et slikt omfang at valgte leverandør ikke kan tilby ønsket kapasitet, vil oppdraget bli lyst ut i henhold til anskaffelsesregelverket. Rammeavtalen er områdemessig avgrenset til oppdragsgivers eiendommer. Rammeavtalen omfatter som utgangspunkt, heller ikke prosjekter vedrørende nybygg, rehabiliteringer og investeringer. Rammeavtalen kan imidlertid benyttes av prosjektene dersom oppdragsgiver finner det hensiktsmessig. Undervisningsbygg har egne avtaler om årskontroll og vedlikehold av sportsutstyr/lekeutstyr på utearealene. Videre forbeholder Undervisningsbygg seg retten til å konkurranseutsette oppdrag med en antatt kostnadsramme større enn kr ,-. Oppdraget i denne konkurransen er: A. Årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering av utstyr og heve-/skyvevegger og bestilling av enkeltvis tilstandsvurdering av utstyr eller heve-/skillevegger. B. Vedlikehold av utstyr og heve-/skillevegger. C. Innkjøp med montering av nytt utstyr og heve-/skillevegger. Konkurransegrunnlag Side 1 av 6

2 2.2 Generelle krav i rammeavtalen Følgende generelle krav gjelder for alle oppdrag i rammeavtalen. Alle arbeider i avtalen skal utføres av kvalifiserte arbeidere. Leverandøren skal avklare med skolen før et arbeid skal gjennomføres. Dette for å sikre at leverandøren får tilgang til bygget, samt at arbeidet lar seg utføre på det aktuelle tidspunkt. Leverandøren er ansvarlig for å ha med nødvendig utstyr og reservedeler ved gjennomføring av de enkelte arbeider. Oppdraggiver har en elektronisk internkontrollperm (IK-perm). Denne er tilgjengelig i systemet ORRA. Leverandøren må påregne justeringer av kravene til internkontroll som fremgår av IK-permen i ORRA. Vedlegg 7 inneholder en utskrift av de relevante krav i IK-permen slik den foreligger i dag. Leverandøren gis opplæring i bruk av oppdragsgivers internkontrollsystem ORRA Honorarramme For oppdrag som utføres etter medgått tid, skal det avtales en honorarramme. Endringer av honorar og fremdrift skal varsles i henhold til kontraktsbestemmelsene. Honorarrammen skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers prosjektbeskrivelse for hvert oppdrag. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i prosjektbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i honorarrammen. Oppdragsgiver understreker at honorarrammen ansees som en økonomisk ramme for gjennomføringen av oppdraget. Eventuelle endringer avtales særskilt og honorarrammen justeres samtidig. Oppdragsgiver kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Endringer med priskonsekvenser ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved Undervisningsbygg, skal avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. Slike avtaler skal behandles i henhold til kontraktsbestemmelsene Helse-, miljø og sikkerhet Skole i drift Det må påregnes at hoveddelen av arbeidene utføres når skolen er i drift, og spesielle hensyn må tas i forhold til dette. Arbeidene skal utføres slik at de krav som fremgår av prosjektets HMS-plan/SHA-plan oppfylles. Se eksempel på HMS-plan/SHA-plan i vedlegg Krav til kvalifiserte medarbeidere Dersom en eller flere av leverandørens medarbeidere som skal utføre oppdrag under rammeavtalen slutter, blir syk eller av annen grunn ikke kan utføre oppdraget, skal vedkommende erstattes av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner som den eller de opprinnelige tilbudte. Hvis det viser seg at en eller flere av leverandørens medarbeidere ikke fungerer tilfredsstillende kan oppdragsgiver kreve vedkommende erstattet av en medarbeider med tilsvarende kvalifikasjoner Fakturering Fakturering av årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering foretas samlet for alle enhetene i henhold til en avtalt betalingsplan. Alle øvrige arbeider faktureres fortløpende og i tråd med standardvilkårenes punkt 12. Konkurransegrunnlag Side 2 av 6

3 Timelister vedlegges faktura og skal angi oppdrag med bestillingsnummer, tid for utførelse og type utførte arbeidsoppgaver. Arbeidet skal spesifiseres ned til timenivå og skal forøvrig være i tråd med lover og forskrifter. 2.3 Krav til årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering Vurdering og rapportering av både idrettshaller/gymsaler og heve-/skillevegger ønskes utført samtidig av hensyn til effektivitet og kostnader. Priselementene gjelder for årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering av alt fastmontert idrettsutstyr, wireoppheng som er fast eller heisbart (bare opphenget og ikke selve utstyret, høyttaleren/rigg) og eventuelle teleskoptribuner (tribunens teleskopfunksjonalitet). Ved inspeksjon i skoletiden skal leverandørens personale være kledd i tøy som synlig markerer typen oppdrag som utføres. Utgifter til bekledning forutsettes dekket av leverandøren. Rapporter fra årlig sikkerhets- og tilstandsvurdering skal lastes opp/lagres i ORRA. Valgte leverandør må ta høyde for at det kan bli aktuelt å ta i bruk Undervisningsbygg sine elektroniske registreringsverktøy, og de må derfor kunne tilpasse sine systemer til dette Internkontroll Med hjemmel i produktkontrolloven (Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester), er det fastsatt forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsvurdering i virksomheter (internkontrollforskriften). I henhold til forskriften skal det foretas risikovurderinger, samt utarbeides planer og tiltak for å redusere risikoforhold. Som eier er Undervisningsbygg pliktig til å ha slik internkontroll for å ivareta sikkerheten ved vårt utstyr. I den forbindelse vil vi inngå rammeavtale for å gjennomføre en årlig rapportering av sikkerhetsog tilstandsvurderinger av alle våre skoler med idrettsutstyr og heve-/skillevegger. Vi gjør oppmerksom på at avtalepartner som utarbeider disse rapportene kan bli stilt ansvarlig dersom det gis utilstrekkelig informasjon om forhold som kan føre til helseskade Frister De årlige rapporteringene skal gjennomføres fortløpende, og på årsbasis for den enkelte forvaltningsenhet. De årlige rapporteringene skal gjennomføres innen følgende dagmulktsbelagte frister: Årlig rapportering av 1/2 av forvaltningsenhetene hvert år Årlig rapportering av 2/2 av forvaltningsenhetene hvert år Kontroll av utstyr i idrettshaller og gymsaler Kontroll av fastmontert idrettsutstyr skal blant annet omfatte: Kontroll av senkbart idrettsutstyr Sjekk av wirer, kjettinger, stag etc. på bommer, ringer, og lignende. Kontroller at flyttbart utstyr er helt og i orden Kontroller at mål er festet forsvarlig (både i bruk og ved oppbevaring) Kontroll av heve- og skyvevegger Formålet med kontrollen er å oppfylle krav om systematisk internkontroll for å ivareta sikkerheten ved bruk av heisevegger slik at de kan brukes uten fare for liv og helse. Kontrollen skal blant annet omfatte: Konkurransegrunnlag Side 3 av 6

4 Kontroll og evt. ettertrekking av skruer for innfesting til takkonstruksjon Smøring av lagringer på heiseaksel og eventuelle andre bevegelige punkter Kontroll og eventuell ettertrekking av sjakler, wireklemmer, stålklemmer etc. Kontroll og eventuell utskifting av heisebånd eller heisewire Justering av endestopp opp/nede for veggen Kontroll og eventuell utskiftning av bolter og trinser i heiseaksel Kontroll av innfestninger og sammenføyninger på lydfellene i vegg og tak Kontroll av motor for innfesting, bevegelige deler og eventuelle oljekasser. I løpet av avtaleperioden kan sjekklisten være gjenstand for endringer og suppleringer. For øvrig vises det til vedlegg 6. Kontrollprogrammet skal sikre at heve-/skyveveggenes tekniske tilstand til enhver tid er tilfredsstillende og at sikkerhet for bruk er ivaretatt Grunnlaget for rapportene/journalene Rapportene/journalene skal basere seg på produktkontrolloven og eventuelle relevante forskrifter og standarder. Mye utstyr er i dag testet og sertifisert i henhold til en standard. Dette fritar ikke Undervisningsbygg for grundig kontroll av produktene, monteringen og underlaget, ettersom det kan finnes feil som skyldes slitasje, hærverk, feilmontering, eller tilfeldig eller systematiske produksjonsfeil, som ikke avdekkes ved sertifisering. Rapportene skal påvise og dokumentere avvik fra lovverk eller andre styrende dokumenter (standarder). Undervisningsbygg vil forholde seg til disse rapportene og bestille utbedring av aktuelle avvik på bakgrunn av disse. Rapportene er eiers redskap i sin internkontroll og det kreves derfor aktsomhet i forhold til utførelsen av oppdraget. Det skal fokuseres på konstruksjon, material, festemidler, bevegelige deler og montering og merking. Avviksrapportene skal gradere alle avvik i henhold til NS Risiko er delt i 4 typer konsekvens og 4 typer sannsynlighet. Det understrekes at avviksrapporten skal ta hensyn til forventet slitasje og annen forutsigbar påvirkning fram til neste årskontroll Krav til rapportene Alle rapporter skal leveres både elektronisk og i papirformat på forespørsel. Rapportene skal ha samme form for hver forvaltningsenhet. Rapportene skal merkes med navn og adresse på forvaltningsenhet, samt skolegruppe. Entydig benevning, nummerering og beskrivelse av alt utstyr. Alle rapporter skal inneholde dato, navn på kontrollør og signatur for utført ettersyn på alle sider. Avviksrapportene skal dokumentere avvik på en entydig måte og identifisere det enkelte produkt. Dette skal gjøres for å sikre sammenheng med tiltaksrapporten. Avvik skal dokumenteres med bilder, og det skal henvises til eventuell hjemmel i lovverk eller standard for alle avvik som påvises. Konkurransegrunnlag Side 4 av 6

5 Sammen med avviksrapporten skal det utarbeides et tiltak for hvert avvik som påvises. Tiltaket skal være relevant og tilstrekkelig til å utbedre feilen på en varig måte. Beskrivelsen av tiltaket skal være slik at det under utbedring ikke oppstår nye farer på grunn av mangelfull beskrivelse. Rapportene skal danne grunnlag for oppdragsgivers avviksjournal. Tjenesteyteren må påregne noe tid til gjennomgang av rapporter med oppdragsgiver. Rapportene skal være innlevert maks 14 dager etter inspeksjon. Etter utbedring skal korrigert rapport være innlevert maks 14 dager etter utbedringene er foretatt. Ved manglende levering påløper dagmulkt, jf. kontraktens punkt 9. Leverandøren skal laste opp/lagre rapportene direkte i ORRA Krav til journalføring for heve-/skyvevegger Det skal føres journal for alle heve-/skyvevegger som Undervisningsbygg har ansvaret for å vedlikeholde og å kontrollere. Journalen skal beskrive alt vedlikehold og alle reparasjoner eller endringer som er utført på den aktuelle veggen med informasjon om hva som er utført, hvem som har utført det og når. Det skal også kunne dokumenteres at det har vært vurdert om endringer eller reparasjoner har konsekvens for sikkerheten eller ikke. I tillegg skal det være sporbarhet til konkrete feilmeldinger dersom reparasjoner eller endringer er utført som følge av meldte feil. Journalene skal brukes til å: Dokumentere utbedring av feilmeldinger Dokumentere andre endringer Dokumentere gjennomført årlig service Leverandøren skal laste opp/lagre journalene direkte i ORRA. Journalene skal inngå i et kontrollprogram. Kontrollprogrammet skal omfatte alle heve-/skyvevegger som Undervisningsbygg har ansvaret for å utføre service på og vedlikeholde. Kontrollprogrammet skal beskrive det vedlikehold og service som utføres på de enkelte vegger, og hver enkel inspeksjon med kommentarer registreres Risikovurdering for avvik Rapportene skal inkludere følgende risikovurdering for eventuelle avvik. Produktet av konsekvens og sannsynlighet; risikoen, danner en del av grunnlaget for en prioritering av tiltak for utbedring. Risikoverdi regnes ut slik: Konsekvensgrad x Sannsynlighetsgrad = Risikoverdi Risikoverdi Tiltaksgrad Tiltaksbehov Merknad 7-9 A Avvik lukkes umiddelbart, eller sperres av inntil avviket er lukket. 5-6 B Avvik lukkes innen fire uker. 3-4 C Avvik lukkes etter nærmere beskjed fra ansvarlig hos Avviket skal umiddelbart meldes til ansvarlig i Undervisningsbygg. Konkurransegrunnlag Side 5 av 6

6 Undervisningsbygg Ingen tiltak. Foreligger det avvik/feil med risikoverdi 7-9 må avviket/feilen rapporteres til ansvarlig i Undervisningsbygg samme dag. Meldingen skal inkludere bilde og beskrivelse, og aktuelle feil skal sperres av inntil avviket er lukket. 2.4 Krav til vedlikehold Rammeavtalen går ut på å gjennomføre service og vedlikehold på fastmontert idrettsutstyr i oppdragsgivers gymsaler, idrettshaller og andre bygg. Arbeidene forutsettes utbedret fortløpende etter bestilling fra oppdragsgiver. Krav til den enkelte leveranse, ut over de som følger nedenfor, vil fremgå av den enkelte bestilling. Det stilles strenge krav til HMS, ettersom service og vedlikehold av idrettsutstyr vil pågå i skolens åpningstider. 2.5 Krav til innkjøp med montering av nytt idrettsutstyr og heve-/skyvevegger Det stilles krav om at leverandør av nye heve-/skyvevegger kan dokumentere at heiseveggen er produsert i henhold til forskrift om maskiner, redskap og verktøy nr av Heve- /skyvevegger skal være CE-merket og det skal utstedes en samsvarserklæring. Teknisk dokumentasjon bestående av instrukser for bruk av vedlikehold skal leveres sammen med heve-/skyveveggen. Øvrige krav til den enkelte leveranse vil fremgå av den enkelte bestilling. Den som er ansvarlig for installasjonen skal levere en dokumentert bekreftelse på at installasjonen er i henhold til krav og dokumentasjon. Som et minimum skal installasjonen inkludere: Kontroll av innfesting av vegg i bærende byggkonstruksjon Funksjonskontroll og kontroll av nødstopp Kontrollere at nødvendig skilt er synbare og riktig plassert Konkurransegrunnlag Side 6 av 6