MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE SAKSLISTE. 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale.

Transkript

1 MØTEINNKALLING KONTROLLUTVALGET I TOLGA KOMMUNE Kontrollutvalgets møter holdes for åpne dører i henhold til Kommuneloven 31. MØTEDATO: Mandag 25. april 2016 KL.: 13:30 STED: Storstua, Tolga kommunehus SAKSLISTE SAK NR. INNHOLD 12/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling 13/2016 Godkjenning av protokoll fra møte /2016 Årsregnskap 2015 for Tolga kommune 15/2016 Engasjementsbrev fra Revisjon Fjell IKS 16/2016 Virksomhetsbesøk 2016 forslag til plan 17/2016 Innkommet sak vurdering av habilitet (ettersendes) 18/2016 Kontrollrapport skatt /2016 Eventuelt 1. Vara får tilsendt saksdokumenter, men møter kun etter nærmere avtale. Vær oppmerksom på at den enkelte representant selv er ansvarlig for å følge med på eventuelle inhabilitetsproblematikk i den enkelte sak. Den enkelte representant må selv kontrollere om det foreligger inhabilitet i noen saker og eventuelt varsle om dette til møtesekretæren, uavhengig av om det har vært inhabilitet ved tidligere behandlinger av saken(e). Fredag 15. april 2016 For Marit Gilleberg, leder i kontrollutvalget Torill Bakken Torill Bakken Kontrollutvalg Fjell IKS, Sekretariat for kontrollutvalget Kopi sendt: Ordfører i Tolga kommune, Revisjon Fjell IKS, Rådmann i Tolga, Ekspedisjonen for off. gjennomsyn, kommunens hjemmeside, 1. vara Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalg Fjell IKS, Torill Bakken tlf.:

2 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 12/16 Kontrollutvalget Godkjenning av innkalling og saksliste Saksdokumenter: - Saksliste til møte Saksframlegg: Saken er obligatorisk i alle møtene i utvalget. Sakslisten er fastsatt i samråd med utvalgsleder. Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 12/2016

3 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 13/16 Kontrollutvalget Møteprotokoll fra møte Saksdokumenter: - Møteprotokoll fra møte (vedlagt) Saksframlegg: Saken er obligatorisk på alle møter i kontrollutvalget. Protokollen ble sendt ut til medlemmene pr. e-post Sekretariatet har ikke mottatt forslag til endring på utsendt protokoll. Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 13/2016

4 vedlegg Tolga kommune MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Storstua, Tolga kommunehus Møtedato: Mandag 15. februar 2016 Tid: Kl. 13:30 Saknr Til stede på møtet: Marit Gilleberg - leder Audun Holte - nestleder Anne Buttingsrud Per Gunnar Bakken Toril Eva Steien Forfall: Andre: Fra Kontrollutvalg Fjell IKS: Torill Bakken Fra Revisjon Fjell IKS: Svein Magne Evavold, Norvald Veland Fra administrasjonen: Rådmann Stein Halvorsen (sak 08-09/16) Merknader: Sak 09/16 ble behandlet først, sak 08/16 ble behandlet etterpå. Møtet ble avsluttet kl. 15:30 Mandag, 15. februar 2016 Torill Bakken T. Bakken møtesekretær Neste møte: mandag 25. april 2016 Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 1 av 6

5 01/2016 Godkjenning av saksliste og innkalling vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Innkalling og saksliste til møte godkjennes. 02/2016 Godkjenning av protokoll fra møte Sekretariatets forslag til vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Den vedlagte møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. 03/2016 Årsmelding 2015 for kontrollutvalget Sekretariatets forslag til vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Behandling: Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Årsmeldingen vedtas og legges fram for kommunestyret. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 2 av 6

6 04/2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen baseres på en overordnet analyse av Tolga kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Behandling: Utvalget diskuterte saken og kom med diverse innspill. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen baseres på en overordnet analyse av Tolga kommunes virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen /2016 Bestilling av overordnet analyse og plan for selskapskontroll Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Tolga kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Behandling: Utvalget diskuterte saken og kom med innspill. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget ber Revisjon Fjell IKS om å utarbeide forslag til plan for gjennomføring av selskapskontroll i Tolga kommune. Planen baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Analyse med forslag til plan ønskes ferdigstilt innen Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 3 av 6

7 06/2016 Vurdering av revisors uavhengighet vedlegg Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring datert 10. november Behandling: Revisor orienterte kort om vurderingen. Sekretariatets forslag enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget godkjenner oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæring datert 10. november /2016 Initiering av virksomhetsbesøk i 2016 Sekretariatets forslag til vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved juni Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. Behandling: Utvalget diskuterte hvilke virksomheter som er aktuell å besøke i Utvalget ønsker å få orientering om omstillingsprosessen som er gjennomført i pleie- og omsorgssektoren Tolga kommune, i tillegg til orientering om bruk av internkontrollsystemet. Besøket gjennomføres mandag 6. juni. Kontrollutvalgets vedtak: Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Tolga Omsorgstun 6. juni Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte. 08/2016 Forvaltningsrevisjonsrapport Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplanen Sekretariatets forslag til innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan" tas til etterretning. Tolga kommune følger revisors anbefaling. Rådmannen bes revidere klima- og energiplanen innen 30.juni 2016 Rådmannen bes etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak innen Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 4 av 6

8 Behandling: Revisor gikk igjennom rapporten og svarte på spørsmål fra utvalget. Utvalget diskuterte videre rapporten. vedlegg Kontrollutvalgets innstilling: Forvaltningsrevisjonsrapporten "Oppfølging og etterlevelse av klima- og energiplan" tas til etterretning. Tolga kommune følger revisors anbefaling. Rådmannen bes revidere klima- og energiplanen slik at den innarbeides i planstrategien. Rådmannen bes etablere et system for oppfølging og rapportering av planlagte tiltak, samt evaluere og dokumentere de resultatene som oppnås. Kommunestyret anbefaler at planen innarbeides i årshjulet/økonomiplan/budsjett/virksomhetsplaner/årsmelding Rådmannen bes rapportere til kontrollutvalget om iverksatte tiltak i årsmeldingen /2016 Rådmann orienterer om internkontrollsystem i kommunen og kommunens rutiner for innkreving av eiendomsskatt Sekretariatets forslag til innstilling: Ingen. Behandling: Rådmannen redegjorde for kommunens bruk av internkontrollsystemet, og svarte på spørsmål fra utvalget. Rådmannen orienterte kort om kommunens arbeid med eiendomsskatt. Det er ansatt en person i 20% stilling nylig for oppdatering av eiendomsregisteret i kommunen. Kontrollutvalgets vedtak: Rådmannens redegjørelse om kommunens arbeid med internkontrollsystem og eiendomsskatt tas til orientering. 10/2016 Orienteringssaker Orienteringssak 1: Tas til orientering Orienteringssak 2: De som deltok syntes konferansen var svært nyttig, og hadde godt utbytte av konferansen. Godt gjennomført konferanse med gode tema. Orienteringssak 3: Tas til orientering. Orienteringssak 4: Rådmannen orienterte utvalget om kommunestyresak 4/16, og bakgrunnen for saken. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 5 av 6

9 11/2016 Eventuelt vedlegg Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Ingen saker til behandling. Kontrollutvalget i Tolga kommune Møteprotokoll, møte Side 6 av 6

10 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 14/16 Kontrollutvalget Formannskapet Kommunestyret Årsregnskapet 2015 Tolga kommune Administrasjonen er innkalt for å gi utvalget en orientering om årsregnskapet. Saksdokumenter: - Årsregnskapet 2015 for Tolga kommune (utsendt direkte fra kommunen) - Administrasjonssjefens årsberetning for 2015 (utsendt direkte fra kommunen) - Revisjonsberetning datert 13. april 2016 (vedlagt) - Forslag til kontrollutvalgets uttalelse (vedlagt) Saksopplysninger: I henhold til forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 samt forskrift om revisjon 5 skal: årsregnskapet være avlagt innen 15. februar. årsberetning være avgitt innen 31. mars. revisjonsberetning avlegges senest innen 15. april. Dette gjelder også der regnskap ikke foreligger. årsregnskap og årsberetning vedtas av kommunestyret/fylkestinget senest 30. juni, seks måneder etter regnskapsårets slutt. Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Årsregnskapet skal bestå av et driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter og noteopplysninger. Årsregnskapet skal vise regnskapstall på samme detaljeringsnivå som kommunen har brukt i årsbudsjettet. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon går i korthet ut på at utvalget skal forsikre seg om at regnskapet er revidert på betryggende måte av kvalifisert revisor, og i tråd med god revisjonsskikk. Revisjon Fjell IKS har gjennomført årsrevisjonen for Tolga kommune i samsvar med Kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk. Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 14/2016

11 MØTEBOK Saksvurdering: Kommunens årsregnskap er revidert av Revisjon Fjell IKS, og revisors beretning er utstedt den 13. april I revisjonsberetningen skal revisor uttale seg om årsregnskapet og om øvrige forhold. Under øvrige forhold uttaler revisor seg om budsjett, årsberetningen og til slutt registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Revisjonsberetningen inneholder ingen forbehold. Revisjonsberetningen konkluderer med at årsregnskapet for Tolga kommune er avgitt i samsvar med lov og gjeldende forskrifter og gir et uttrykk for kommunens økonomiske stilling 31. desember 2015 og for resultatet i regnskapsåret som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk i Norge. Regnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Til sammenligning viste regnskapet for 2014 kr til fordeling drift og et regnskapsmessig merforbruk på kr Sekretariatet mener at regnskapet, sammen med årsberetningen, gir brukerne av regnskapet god oversikt over kommunens økonomi og resultatet av virksomheten i regnskapsåret Dersom ikke noe særskilt fremkommer under behandling av årsregnskapet har sekretariatet følgende forslag til uttalelse: Kontrollutvalget har i møte 25. april 2016 behandlet Tolga kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 13. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader til Tolga kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 14/2016

12 MØTEBOK Sekretariatets forslag til vedtak: Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Tolga kommunes årsregnskap for 2015 oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 14/2016

13 Bildet kan ikke vises. vedlegg Til Kommunestyret i Tolga kommune REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Tolga kommune som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Årsregnskapet består av balanse pr 31. desember 2015, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet pr denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Kommunehuset Orgnr Os i Østerdalen 2540 Tolga Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

14 Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Tolga kommune pr 31. desember 2015, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet pr denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. vedlegg Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Tolga 13. april 2016 Svein Magne Evavold revisjonssjef Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr. Kommunehuset Orgnr Os i Østerdalen 2540 Tolga Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

15 vedlegg Til Kommunestyret i Tolga kommune Kontrollutvalgets uttalelse om Tolga kommunes årsregnskap for 2015 Kontrollutvalget har i møte 25. april 2016 behandlet Tolga kommunes årsregnskap for Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, administrasjonssjefens årsberetning og revisjonens beretning, datert 13. april I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon under behandlingen i kontrollutvalget. Revisjonsberetningen er avgitt uten forbehold eller presiseringer. Kontrollutvalget mener at presentasjon av årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsberetningen til administrasjonssjefen omhandler. Kontrollutvalget har ellers ingen merknader til Tolga kommunens årsregnskap for Kontrollutvalget tilrår at kommunestyret godkjenner kommunens årsregnskap og årsberetning for Tolga 25. april 2016 Marit Gilleberg leder Kopi: Formannskapet

16 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 15/16 Kontrollutvalget Engasjementsbrev fra Revisjon Fjell IKS Saksdokumenter: - Engasjementsbrev fra Revisjon Fjell IKS av (vedlagt) Saksframlegg: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jfr. Kommunelovens I praksis vil det si at kontrollutvalget gjennom ulike handlinger må danne seg en oppfatning av om kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. For å ivareta påse-ansvaret må kontrollutvalget gjøre seg kjent med revisors rolle og oppgaver. Her vil dette engasjementsbrevet fra revisor til kontrollutvalget være til god hjelp. Hensikten med brevet er å informere den reviderte om revisjonsoppdragets art og klargjøre de involverte partenes oppgaver og plikter. Brevet utdyper formål og innhold i revisjonen og presiserer hva som er kommunens og revisors ansvar. Revisor har det faglige ansvaret for revisjonens utførelse, men kontrollutvalgene skal ha en oppfatning av om revisjonen utføres i tråd med lover, forskrifter og god revisjonsskikk. Det er opp til revisor å definere innholdet i og omfanget av revisjonsarbeidet. Ettersom revisor er den profesjonelle aktøren må han/hun formidle informasjon om arbeidet som utføres. Det ses på som hensiktsmessig at revisor utarbeider et tilsvarende engasjementsbrev i begynnelsen av hver valgperiode, slik at kontrollutvalgene tidlig får nødvendig kunnskap og innsikt i revisors rolle og oppgaver. Revisor vil gjennomgå engasjementsbrevet under behandlingen av saken. Sekretariatets forslag til vedtak: Revisors engasjementsbrev av tas til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 15/2016

17 vedlegg Kontrollutvalget i Tolga kommune Deres ref: Vår ref. TO E Dato: Engasjementsbrev - Tolga kommune 1. Innledning Revisjon Fjell IKS ble i 2004 valgt til revisor for Tolga kommune fra Revisjonen består av forvaltningsrevisjon og regnskapsrevisjon, og omfatter revisjonen av kommuneregnskapet. Med utgangspunkt i de revisjonsbestemmelsene som gjelder for kommuner og fylkeskommuner, herunder standarder for god kommunal revisjonsskikk, vil vi i dette brevet beskrive vår forståelse av revisjonsoppdraget, slik at utvalget får en oppfatning av rollefordeling og hva som kan forventes av oss. Årlig godtgjøring til Revisjon Fjell IKS fastsettes av representantskapet (ordførerne i de 8 eierkommunene) i Revisjon Fjell IKS. 2. Revisjonen formål og innhold Kommuneloven har blant annet følgende bestemmelser om revisjonen i 78: 1. Revisjon av kommunal og fylkeskommunal virksomhet skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk. 2. Revisjonsarbeidet skal omfatte regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. Vi vil gjennomføre og rapportere resultatene av vår revisjon i henhold til god kommunal revisjonsskikk, som er en rettslig standard. Innholdet i dette begrepet er normert av kommunelovens bestemmelser om revisjon, tilhørende forskrifter og etablerte og anerkjente standarder på området. Som medlem av Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) er vi underlagt jevnlige eksterne kvalitetskontroller. Revisor har plikt til løpende å foreta en vurdering av egen uavhengighet. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Ledelsenes ansvar I henhold til kommuneloven er det kommunens administrasjonssjef som er ansvarlig for at kommunens interne administrative kontroll og økonomiforvaltning er ordnet på en betryggende Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

18 2 vedlegg måte og er gjenstand for betryggende kontroll. Det er også administrasjonssjefens ansvar å utarbeide og fremme kommunens årsberetning og avlegge årsregnskapet i samsvar med bestemmelsene i kommuneloven, forskrift om årsregnskap og årsberetning i kommuner og fylkeskommuner og god kommunal regnskapsskikk. Kommunens ledelse har også ansvaret for at vi som revisor har ubegrenset tilgang til registrerte opplysninger, dokumentasjon og annen informasjon vi finner nødvendig for å kunne utføre vårt arbeid, herunder korrespondanse, kontrakter, protokoller m.v. Dette inkluderer også tilgang til systembeskrivelser og nødvendig veiledning. Kommunestyret og kontrollutvalgets ansvar Kommunestyret er kommunens øverste organ, og har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning. Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Kontrollutvalget skal påse at kommunen og forvaltningen blir forsvarlig revidert. Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjoner basert på en overordnet risiko- og vesentlighetsanalyse. Forvaltningsrevisjon I henhold til forskrift om revisjon 7 innebærer forvaltningsrevisjon å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Innenfor forvaltningsrevisjon av kommuner er det NKRF som er det standardsettende organ. Grunnlaget og bakgrunnen for den enkelte forvaltningsrevisjon vil være beskrevet ved rapporteringen av den enkelte revisjon, slik at denne oppgaven ikke blir beskrevet ytterligere i dette brevet. Se for øvrig nærmere om rapportering under eget avsnitt. Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor er Svein Magne Evavold. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

19 Regnskapsrevisjon 3 vedlegg Når det gjelder regnskapsrevisjon vil grunnlaget for vårt arbeid i mindre grad være omtalt ved avrapportering, slik at vi her bruker noe mer plass på å beskrive vårt arbeid og grunnlaget for dette. Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor er Svein Magne Evavold. Årsregnskapet og de aktuelle delene av årsberetningen I regnskapsrevisjonen er vår hovedoppgave som revisor for kommunen å vurdere og avgi en uavhengig uttalelse (revisjonsberetning) om hvorvidt årsregnskapet er avgitt i samsvar med lov og forskrifter. I tillegg kontrollerer vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene stemmer med regulert beløp. Vi kontrollerer også om opplysninger i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet. I tillegg kontrollerer vi om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Videre er det vår oppgave å vurdere om kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Årsregnskapet skal iht. forskriften være avlagt av administrasjonssjefen innen 15. februar i året etter regnskapsåret. Årsberetningen skal avgis uten ugrunnet opphold, og senest innen 31. mars. Administrasjonssjefens ansvar omfatter også ansvar for at registrering, dokumentasjon og oppbevaring av regnskapsopplysninger er innrettet på en ordentlig og oversiktlig måte. Revisjonens utførelse og forholdet til intern kontroll God kommunal revisjonsskikk innebærer blant annet at vi kontrollerer utvalgte deler av materialet som underbygger informasjonen i årsregnskapet, foretar analytiske vurderinger og andre revisjonshandlinger som vi etter forholdene finner hensiktsmessige. På grunn av en revisjons iboende begrensninger, sammen med den interne kontrollens iboende begrensninger, er det alltid risiko for at ikke all vesentlig feilinformasjon i regnskapet avdekkes, selv om revisjonen er planlagt og utført i samsvar med god kommunal revisjonsskikk, herunder de internasjonale revisjonsstandardene (ISA-ene). Ved vår risikovurdering vurderer vi de interne kontrollene som er relevant for kommunens eller enhetens utarbeidelse av årsregnskapet med det formål å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige ut fra omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for effektiviteten av enhetens interne kontroll. Generelt vil en effektiv intern kontroll (kommunens egen) redusere risikoen for at misligheter og feil vil oppstå uten å bli avdekket, men vil aldri kunne eliminere denne risikoen. Omfanget av vårt revisjonsarbeid vil for en stor del være avhengig av kvaliteten på, og effektiviteten av kommunens interne kontroll, samt regnskaps- og rapporteringsrutiner. Vi vil rapportere skriftlig om eventuelle vesentlige mangler i den interne kontrollen som er relevante for revisjonen av årsregnskapet og som vi har identifisert under revisjonen, se nærmere om dette under avsnittet rapportering. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

20 Registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger 4 vedlegg Når vi konkluderer om registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i revisjonsberetningen, vil revisjonen være utført i samsvar med den internasjonale standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon». Denne standarden krever at vi etterlever etiske krav, planlegger og gjennomfører vårt arbeid for å oppnå betryggende sikkerhet for at det ikke er vesentlige formelle mangler knyttet til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. Slike vurderinger innebærer gjennomføring av kontrollhandlinger for å innhente bevis om disse forholdene. De valgte kontrollhandlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for vesentlige mangler. Ved vurderingen av ledelsens plikter med hensyn til registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, innhenter revisor informasjon om kommunens interne rutiner for å vurdere samsvaret med lov, forskrift og god bokføringsskikk, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. Andre uttalelser og kontrollhandlinger Vår revisjon vil også omfatte de kontrollhandlinger som er nødvendige for å attestere RF-1022 lønns- og pensjonskostnader, og de terminvise krav etter den kommunale ordningen for momskompensasjon. Vi utfører også kontroll av tilskudd som er gitt for å finansiere særskilte oppgaver (særattestasjoner), der det er krav eller ønske om revisors attestasjon. Våre kontroller utføres i tråd med oppdragsgivers anvisninger og aktuell standard for attestasjonsoppdrag. 3. Innsynsrett, taushetsplikt og offentlighet Revisor kan kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument hos kommunen og foreta de undersøkelser som revisor finner nødvendige for å gjennomføre oppgavene. Både oppdragsansvarlig revisor og revisjonsmedarbeiderne har taushetsplikt etter forvaltningsloven 13 til 13e. Det innebærer at revisor omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Taushetsplikten er dog ikke til hinder for at kontrollutvalget får den informasjon om resultater av revisjonen som er nødvendig. Dokumenter som er utarbeidet av revisor i saker som skal rapporteres til kontrollutvalget vil normalt få utsatt innsyn inntil kontrollutvalget har mottatt en endelig versjon av dokumentet, jfr. offentlighetsloven Rapportering og dialog Engasjementsbrev for revisjonsoppdraget utarbeides for hver valgperiode eller oftere dersom det er forhold som tilsier det. Kontrollutvalget skal sørge for at plan for forvaltningsrevisjon blir utarbeidet og innstille til kommunestyret, som vedtar planen. Forvaltningsrevisjoner rapporteres til kontrollutvalget i form av egne rapporter. Regnskapsrevisjonens innhold avhenger av revisjonsstandarder, intern kontroll og revisors skjønn. Kontrollutvalgets oppgave er å påse at kommunen har en tilstrekkelig revisjon. For å Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

21 sikre kontrollutvalget informasjon om regnskapsrevisjonen vil revisjonen delta på kontrollutvalgets møter og ved behov redegjøre for status i arbeidet. 5 vedlegg Misligheter Revisor skal i henhold til forskriftens 3, gjennom revisjonen bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Konstateres det misligheter ved revisjon, eller på annen måte, skal revisor straks sende foreløpig innberetning til kontrollutvalget. Når saksforholdet er nærmere klarlagt skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget. Revisor skal sende kopi av innberetningen til rådmannen. Nummererte brev Vi kan gjennom regnskapsrevisjonen finne forhold som ikke blir påpekt i revisjonsberetningen, men som vi finner det nødvendig å påpeke i nummerert brev. Slike nummererte brev vil bli sendt til kontrollutvalget og rådmannen. Kontrollutvalget har et ansvar for å påse at forhold som er påpekt av revisor blir fulgt opp. I henhold til revisjonsforskriften 4, 2. ledd skal revisor påpeke følgende forhold i nummererte brev: 1. Mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger. 2. Feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen. 3. Misligheter. 4. Feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet. 5. Manglende redegjørelse for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå. 6. Begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov eller forskrift. 7. Begrunnelse for å si fra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekning av mindre vesentlige feil eller mangler vil bli sendt direkte til administrasjonen. Uttalelser fra kommunens ledelse I forbindelse med årsavslutningen vil vi i henhold til god kommunal revisjonsskikk innhente en skriftlig uttalelse fra ledelsen om fullstendigheten og riktigheten av de opplysninger som gis i årsregnskapet. På samme måte er vi pålagt å innhente skriftlige uttalelser fra ledelsen om kjennskap til eller mistanke om misligheter mv. Disse uttalelsene vil innhentes fra administrasjonen. 5. Andre tjenester Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senes innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

22 6 vedlegg Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Vi bistår kontrollutvalget med utarbeidelse av en overordnet analyse og et forslag til plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senes innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Vi bistår kontrollutvalget med utarbeidelse av forslag til plan for selskapskontroll, samt gjennomføring av selskapskontroll og utvidet selskapskontroll som forvaltningsrevisjon. Revisjonen har medarbeidere med betydelig kompetanse og praksis innenfor mange fagområder. Dette gjør oss i stand til å yte kompetent veiledning til administrasjonen og kontrollutvalget, og som medlem av NKRF kan vi også trekke på kompetansen i et stort fagmiljø. Vi bistår gjerne med veiledning innenfor intern kontroll, merverdiavgift, regnskapsføring, budsjetter, lov og forskrifter osv., så langt det lar seg gjøre innenfor vår oppgave som revisor. Vi håper innholdet i dette brevet samsvarer med kontrollutvalgets forståelse av revisors rolle og ansvarsområder, og vi ser frem til et godt og konstruktivt samarbeid. Hvis noe er uklart eller utvalget har spørsmål, er det bare å ta kontakt. Med hilsen Svein Magne Evavold Revisjonssjef Hovedkontor: Kommunehuset Avd.ktr Orgnr: Os i Østerdalen Telefon: E-post post@revisjonfjell.no Mobil:

23 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /2016 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 16/16 Kontrollutvalget Forslag til plan for virksomhetsbesøk i 2016 Saksdokumenter: - Sak 05/16 (ikke vedlagt) - Skisse til plan for virksomhetsbesøk Saksframlegg: Kontrollutvalget behandlet den 07/16 Virksomhetsbesøk 2016 Planlegging/utvelgelse. Utvalget fattet følgende vedtak: " Virksomhetsbesøk gjennomføres ved Tolga Omsorgstun 6. juni Sekretariatet forbereder besøk i henhold til prosedyrenes punkt Plan for gjennomføring av besøket godkjennes i kontrollutvalgets neste møte." Vedlagt følger en skisse til plan for virksomhetsbesøket. Kontrollutvalget bør under behandlingen fastsette: - Tema for besøket - Endelig tidspunkt - Hvem som skal inviteres - Hvilken dokumentasjon som skal innhentes og sendes til utvalget før møtet Sekretariatets forslag til vedtak: Plan for virksomhetsbesøk ved Tolga Omsorgstun utarbeidet under behandlingen godkjennes. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 16/2016

24 Plan for kontrollutvalgets virksomhetsbesøk ved Tolga omsorgstun, mandag 6. juni 2016 kl. 13:00. vedlegg Virksomhetsleder: Siv Stuedal Sjøvold Utdrag fra kommunens årsmelding for 2015 område Tolga omsorgstun: 3830 Sykehjemmet Det ble vedtatt at sykehjemmet skulle ned på antall langtidsplasser fra jan Ved overgangen til nytt år hadde vi inneliggende på langtidsplasser 16 beboere etter naturlige frafall i de siste mnd og 1 bruker på korttidsopphold. Vi har gjennom hele året hatt et forholdsvis stabilt belegg med gjennomsnittlig 1-2 brukere på korttidsopphold. På det meste hadde sykehjemmet 16 beboere og 2 brukere på korttidsopphold, dette uten å øke bemanning. At antall brukere med behov for langtidsplass har gått ned, har i tillegg til andre tiltak vært en sentral faktor når det kommer til innsparinger økonomisk, spesielt lønnskostnader. Vi har redusert antallet vikar- innleier til det minimale, og heller sett på samarbeidsløsninger på tvers av avdelingene. Ansatte har sett gevinsten i samarbeidet ved at man slår to fluer i en smekk. Få mulighet til å «hospitere» i andre avdelinger samtidig å være ren arbeidskraft. Demensavdelingen vår «Kårstua» har helt siden først på året 2015, vært sammenslått med pleieavdelingen. Dette skjedde i første omgang pga. oppussing i avdelingen. Vi så fort at det var ressursbesparende i forhold til personale, da det på Kårstua har vært behov for to ansatte hele tiden. En kunne samtidig kunne se ansatte blomstre ved å skifte miljø. Ettersom beboerne vi har pr i tiden fungerer vel så godt sammen med beboerne på resten av pleieavdelingen, er disse avdelingene fortsatt sammenslått ved årsskiftet 15/16. Stua på Kårstua kan fortsatt brukes av beboere som har behov for skjerming eller mer ro, eller om man har besøk og ønsker å være mer skjermet. Fram t.o.m var antall plasser definert til 19. Det var altså overbelegg i 2013 og Fra 2015 er antall plasser ved sykehjemmet 15. Gjennomsnittlig antall beboere var i ,1. For å få innvilget langtidsopphold, skal alle andre muligheter være utprøvd, som maksimalt tilsyn og hjelp fra hjemmesykepleien og hyppige korttidsopphold, også kalt «rulleringsopphold». Tiltaksteamet har hatt større på fokus på dette i år enn tidligere år, og derfor prioritert å styrke mer på bemanning i hjemmebaserte tjenester. Også i 2015 som året før har tiltaksteamet har valgt å gi utskrivningsklare pasienter fra sykehuset korttidsplasser i stedet for å betale døgn- bot på sykehuset inntil pasienten er utskrivningsklar til hjemmet. I forhold til samhandlingsreformen kan vi se at vi får inn flere pasienter enn tidligere med andre typer utfordringer som er mer faglig krevende. Kort oppsummert har vi hatt et rolig år på sykehjemmet.

25 Oppmøtested Kommunehuset Tolga, Storstua evt. Omsorgstunet Inviterte Virksometsleder, Tema o Utformes i forberedende møte 25. april o o Skriftlig kontakt Sekretariatet tar kontakt i uke 19. med rådmannen Skriftlig kontakt med Sekretariatet tar skriftlig kontakt med virksomhetsleder, orienterer om hensikten med etatsbesøket og avtaler endelig tidspunkt, uke 19 virksomhetsleder Innhente og sende ut dokumentasjon Sekretariatet innhenter ønskelig dokumentasjon og sender ut til utvalget i uke 22, vedlegg Foreløpig forslag til tidsplan: Tidsplan 12:30-13:00 Utvalget møtes for forberedelse 13:00-13:20 Kontrollutvalget presenterer seg selv og sin rolle 13:20-14:30 Orientering og diskusjon med utgangspunkt i valgt tema 14:30-15:00 Spørsmålsrunde 15:00- Oppsummering Utdypende problemstillinger: Utarbeides av utvalget under møte 25. april Forslag til inviterte i tillegg til virksomhetsleder: Fagleder TFF Fagansvarlig Plasstillitsvalgt

26 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 18/16 Kontrollutvalget Kontrollrapport 2015 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen Saksdokumenter: - Rapport fra skatteetaten av Saksframlegg: I medhold av endringer i lov av 25.september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner m.m. overtok Skatteetaten i sin helhet oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen fra 1.juli Riksrevisjonen er tildelt ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Frem til 1. juli 2004 ble denne oppgaven utført av kommunerevisjonen. Kommunestyret og kontrollutvalget skal ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får via kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyre/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Resultat av utført kontroll: Skatteetaten har kontrollert at Skatteoppkreverfunksjonen i Tolga utføres tilfredsstillende i henhold til gjeldene regelverk Følgende områder er kontrollert: Intern kontroll Regnskapsføring, rapportering og avleggelse av skatteregnskapet Skatte- og avgiftsinnkreving Arbeidsgiverkontroll Resultat av utført kontroll: Skatteetaten bemerker at arbeidsgiverkontroll ikke utføres i tilstrekkelig omfang. Det er utført 4,2 % kontroller mot et krav på 5%. Sekretariatets forslag til vedtak: Skatteoppkreveren bes sørge for at arbeidsgiverkontroll utføres i henhold til kravet som fastsettes av Skatteetaten. Saken oversendes kommunestyret til orientering. Behandling: Kontrollutvalgets vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 18/2016

27 vedlegg

28 vedlegg

29 vedlegg

30 MØTEBOK ARKIV SAKS- MØTE- SAK NR. UTVALG BEHANDLER DATO NR. KONTROLLUTVALGET TB /16 Behandling av saken: Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 19/16 Kontrollutvalget Eventuelt Saksdokumenter: -Ingen Saksutredning: Kontrollutvalget vedtok i møte å sette saken Eventuelt på sakslista for hvert møte. Hensikten er at utvalgets medlemmer kan drøfte og fremme innspill til saker og forhold som kontrollutvalget bør/kan/må ta tak i. På grunn av sakens karakter, kan det være mulig at møtet må lukkes dersom det skal behandles taushetsbelagte opplysninger, jf Offentlighetslovens 13. Kontrollutvalgets behandling og vedtak: Kontrollutvalget i Tolga kommune Sak nr. 19/2016