Byrådssak 162/16. Revisjon og fornyelse av Reglement for byrådet ESARK

Transkript

1 Byrådssak 162/16 Revisjon og fornyelse av Reglement for byrådet BJOL ESARK Hva saken gjelder: Bystyret er kommunens øverste organ og har et klart ansvar for å fastsette et nærmere reglement for byrådets arbeid. I en parallell sak til denne Byrådets fullmakter fastsettes den myndighet byrådet har til å fatte avgjørelser på vegne av bystyret. I denne sak - Reglement for byrådet - er hovedtemaet å klargjøre og videreutvikle hvilket ansvar og forpliktelser fra byrådets side som er forbundet med den tillit bystyret viser byrådet ved å tildele byrådet relativt omfattende fullmakter. På samme måte som delegasjon av fullmakter representerer en effektiv måte å styre på, for å sikre at riktige beslutninger fattes på en mest mulig ressurseffektiv måte, vil en i et reglement i større grad legge vekt på de generelle rammebetingelser byrådet skal utøve sin myndighet innenfor. Slik sett representerer de to dokumentene byrådets fullmakter og reglement for byrådet to sider av samme sak nemlig byrådets kompetanse til å handle i bystyrets sted. I tillegg til å klargjøre ansvar forbundet med byrådets oppgaveutførelse og de forpliktelser som følger av dette, vil en i reglementet også presisere hvilke regler som gjelder for dannelse av byråd. Bystyret har tidligere valgt å legge kommuneloven 19 a til grunn for dannelse av byråd. Dette er en løsning som også brukes i Oslo kommune og som har klare paralleller til hvordan regjering dannes på et nasjonalt nivå. Også saksbehandlingsregler og habilitet vil representere sentrale tema i reglementet. Dagens reglement for byrådet ble senest fastsatt og fornyet ved bystyrets behandling av b.sak 295/13. Andre viktige tema i et reglement Et viktig tema som inngår i de rammebetingelser byrådet utøver sin myndighet innenfor, er det som kommuneloven definerer som betryggende kontroll. I dette ligger at byrådet er ansvarlig for at arbeidet i administrasjonen skjer under betryggende kontroll, og at saksutredninger som legges frem for folkevalgte organ er forsvarlig utredet. I sin arbeidsform skal byrådet legge til rette for åpenhet rundt kommunens arbeid for å sikre demokratisk kontroll med forvaltningen. Offentlighet om hvordan en kommune løser sine oppgaver, representerer en verdi i seg selv. Økt offentlighet i form av offentlig innsyn i saksdokumenter representerer et grunnleggende demokratisk prinsipp. De ulike overordnete hensyn som skal ivaretas ved et slikt innsyn kan sammenfattes slik: Hensynet til utvikling av demokratiske prosesser For å sette borgerne i stand til å delta i samfunnsdebatten, må innbyggerne få adgang til informasjon om hva som foregår i offentlig forvaltning. Hensynet til kontroll med forvaltningen Gjennom innsyn i hva som faktisk foregår i forvaltningen kan borgerne og media avdekke kritikkverdige og uheldige forhold i forvaltningen. Hensynet til rettssikkerheten Den åpenhet rundt beslutninger som et slikt innsyn gir, bidrar til å motvirke usaklig forskjellsbehandling og andre former for kritikkverdig bruk av makt og kompetanse. 1

2 Bergen kommune ønsker å være en åpen forvaltning. Dette kommer til uttrykk bl.a. ved at notater fra fagetater som representerer faglige innspill til saker som er under forberedelse til folkevalgte organ i byrådsavdelingene, skal være offentlige fra det tidspunkt dokumentet er sendt byrådsavdelingen. Byrådet er først og fremst et folkevalgt organ, selv om byrådene også ivaretar administrative funksjoner i kraft av at byrådet etter loven «er den øverste ledelse av den samlete kommunale administrasjon». Dette innebærer at byrådene først og fremst underlegges kommunens generelle regler og retningslinjer for folkevalgte. Dette gjelder f eks etiske retningslinjer, gaver, representasjon og reiser. Byrådet skal legge til rette for demokratisk styring av forvaltningen. Dette innebærer bl.a. å legge til rette for viktige politiske diskusjoner knyttet til styring av kommunens virksomhet. Et viktig grunnlag for slike politiske diskusjoner er at byrådet minst en gang i en bystyreperiode legger frem en melding om situasjonen på alle viktige oppgaveområder. I en slik melding skal en belyse utviklingstrekk, veivalg og utfordringer mv. på det aktuelle oppgaveområdet. Utredningen skal være bygd opp slik at det gis mulighet for bystyret å trekke opp de overordnete retningslinjer for byrådets oppgaveløsning på de ulike områdene. Begrunnelse for fremleggelse for bystyret: Som kommunens øverste organ fastsetter bystyret Reglement for byrådet. Byrådet innstiller til bystyret å fatte følgende vedtak: Bystyret vedtar Reglement for byrådet sammenfattet i 6 paragrafer, slik dette fremgår på side 7 12 i saksutredningen Dato: 03. mai 2016 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Harald Schjelderup byrådsleder 2

3 Saksutredning: Gjeldende reglement for byrådet ble sist vedtatt av bystyret ved behandling av bystyresak 295/13. Ved inngangen av en ny bystyreperiode er det viktig at bystyret gjør seg kjent med de rammer og retningslinjer som er trukket opp for byrådets arbeid. Samtidig som bystyret gjør en vurdering av retningslinjer for byrådets arbeid for resten av perioden. Sammen med det dokument som fastsetter byrådets fullmakter, utgjør reglement for byrådet de overordnete rammebetingelser for byrådets arbeid. Slik byrådet vurderer det, må det være en tett kopling mellom byrådets fullmakter og de føringer på byrådets arbeid som legges inn i et reglement for byrådet. Byrådet fremmer derfor en sak om reglement for byrådet parallelt med behandling av byrådets fullmakter. Slik byrådet ser det er det viktig å etablere en sammenheng mellom disse to dokumentene som viktige styringsdokumenter, samtidig som en er så tydelig som mulig på hvilke elementer som hører inn under det enkelte dokument. Hvorfor et reglement? Byrådet er et politisk organ utgått fra bystyret. Byrådet sitter så lenge det har bystyrets tillit, eller så lenge det er et fravær av mistillit (mindretallsparlamentarisme). Sentralt i den parlamentariske styreformen er at byrådet utøver politisk skjønn på vegne av flertallet i bystyret. Dette skjønnet utøves med utgangspunkt i de fullmakter som er delegert til byrådet. Det grunnleggende forhold mellom bystyret som overordnet organ og byrådet som det utøvende organ, er tillit. Også når denne tilliten er på plass, er det imidlertid behov for å trekke opp rammene som byrådet kan utøve skjønn innenfor. Et slikt reglement bidrar på den ene siden til økt forutsigbarhet i samhandlingen mellom bystyret og byrådet, og bidrar på den annen side til klargjøring av byrådets plikter på generell basis i forhold til bystyret. Et sentralt element i et reglement for byrådet, er å etablere prosedyrer for dannelse av byråd og hvordan byrådsleder skal forholde seg ved endringer i byrådet. På dette området trekker kommuneloven opp rammene for de regler som kan fastsettes i reglementet. Fullmakter vs. reglement Å gi en person/et organ en fullmakt, innebærer at en gir vedkommende et mandat til å agere/fatte beslutninger på vegne av den som gir fullmakten. En fullmakt er basert på tillit. En tillit til at den som får fullmakten opptrer på en måte som ivaretar de interesser som den som gir fullmakten har. Å utferdige et reglement, innebærer at den som ønsker å gi et oppdrag/fullmakt til en annen, i utgangspunktet ønsker å avgrense handlingsrommet knyttet til utøvelse av fullmakten. Et reglement innebærer ofte et ønske om å knytte betingelser til, samtidig som en legger føringer på den skjønnsutøvelse som kan foretas på en del viktige områder. Byrådets intensjon er å legge til rette for en tydeligere diskusjon og oppfølging vedr fullmakter og reglement, ved i større grad å rendyrke de to dokumenters spesifikke innhold. En slik presisering skaper behov for en vurdering av hvor en skal trekke grenselinjen mellom hva som hører hjemme i et fullmaktsdokument og hva som skal legges inn i et reglement. Ut fra brukervennlighet knyttet til de to dokumenter, vil det nok på enkelte områder være behov for å omtale samme tema i begge dokumenter. Slik byrådet vurderer det, bør en likevel i størst mulig grad unngå en overlappende omtale av samme forhold i dokumentene. Dette for å unngå at en over tid foretar endringer i de to dokumentene, som innenfor rammen av det enkelte dokument kan anses for å være logisk, men som samlet sett kan bidra til usikkerhet om hva som er gjeldende regelverk, som følge av ulikhet i formuleringer og presisjonsnivå. 3

4 Generelle kommentarer For å sikre en effektiv forvaltning, er det behov for en jevnlig gjennomgang og oppdatering av kommunens reglementer og styrende dokumenter på ulike områder. Viktige dokumenter i denne sammenheng er: a. Byrådets fullmakter b. Reglement for byrådet c. Utredningsinstruks ved saksutredninger til folkevalgte organ d. Opplegg for å legge grunnlaget for bystyrets tilsyn og kontroll med byrådets virksomhet. I denne sak vil en foreta en gjennomgang og revisjon av reglementet for byrådet. Intensjonen med å videreutvikle et reglement for byrådet, er å legge føringer på byrådets virksomhet og etablere avklaringer vedr byrådets organisasjon. Dette innebærer at reglementet skal gi: a. Kjøreregler for byrådets samhandling med bystyret som overordnet politisk organ. b. Regler for dannelse av byråd. c. Konkretisere under hvilke forutsetninger og innenfor hvilke rammer byrådets fullmakter byrådets beslutningskompetanse, kan utøves. d. Hvordan byrådet kan bidra til å styrke den demokratiske styringen av kommunens virksomhet e. Hvordan byrådet i sitt arbeid skal legge til rette for bystyrets politiske tilsyn og kontroll med byrådets arbeid. Nedenfor vil en kommentere det en anser som viktige aspekter ved de tema som berøres i de ulike paragrafene. Kommentarer til reglementets ulike komponenter 1 Byrådet og dets sammensetning Byrådet foreslår å videreføre bestemmelsen vedr maks antall byråder dvs. 7. Oslo kommune har til sammenlikning en formulering om at byrådet består av inntil 8 medlemmer 2 Byrådsdannelse Her foreslås det å videreføre de bestemmelsene som dagens reglement legger opp til. Bestemmelsene vedr. dannelse av byråd er identisk med den praksis Oslo kommune har hatt de senere år. En sentral funksjon ved byrådsdannelser er ordførerens rolle. 19. a i kommuneloven omhandler og tydeliggjør ordførerens rolle. Denne paragrafen Utpeking av kommunerådslederkandidat eller fylkesrådslederkandidat, lyder: 1. Når den parlamentariske situasjonen i kommunestyret eller fylkestinget tilsier det, har ordføreren eller fylkesordføreren på kommunestyrets eller fylkestingets vegne plikt til å gi en kommunerådslederkandidat eller fylkesrådslederkandidat i oppdrag å danne nytt kommuneråd eller fylkesråd. Den kandidaten som ordføreren eller fylkesordføreren etter politiske sonderinger antar kan samle størst oppslutning i kommunestyret eller fylkestinget for sitt kommuneråd eller fylkesråd, skal utpekes. 2. Er skifte av kommuneråd eller fylkesråd følge av et kommunestyrevalg eller fylkestingsvalg, skal den person som til enhver tid formelt innehar ordførervervet eller fylkesordførervervet, ha oppdraget som følger av nr Den utpekte kandidaten setter selv sammen sitt kollegium, og det nye kommunerådet eller fylkesrådet konstituerer seg selv. Bestemmelsene om kjønnsbalanse i 38 a nr. 3 første og annet punktum gjelder tilsvarende. Lederen av kommunerådet eller fylkesrådet kan selv når som helst skifte ut medlemmer av rådet og bestemme rådets sammensetning. 4

5 4. Kommunerådet og fylkesrådet sender, straks det har konstituert seg, melding til kommunestyret eller fylkestinget om rådets sammensetning. Tilsvarende gjelder ved endringer i rådets sammensetning. 5. Funksjonstiden til kommunerådet eller fylkesrådet er uavhengig av kommunestyrets og fylkestingets valgperiode. 6. Ved skifte av kommuneråd og fylkesråd blir fratredende råd sittende inntil nytt råd har konstituert seg. 7. Et forslag om at rådet skal fratre, må fremsettes i kommunestyremøte eller fylkestingsmøte. Forslaget skal behandles i neste kommunestyremøte eller fylkestingsmøte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. Meddelelse fra rådet om fratreden skal skje i kommunestyremøte eller fylkestingsmøte. 8. Et medlem av rådet fratrer, foruten i tilfeller nevnt i nr. 3 i denne paragrafen, etter vedtak eller etter eget ønske. Dersom rådslederen fratrer, skal hele rådet fratre. Tilføyd ved lov 25 mai 2012 nr. 28 (ikr. 1 juli 2012 iflg. res. 25 mai 2012 nr. 449). I høringsnotatet vedr forslag til endring i loven, understreker departementet at selv om ordføreren får en tydeligere rolle ved dannelse av byråd, så innebærer ikke dette at bystyret blir fratatt sin instruksjonsmyndighet i denne type spørsmål. Den gjelder uavkortet. I lovteksten presiseres det at ordføreren i denne sammenheng opptrer på vegne av bystyret. Det er bystyret som bestemmer om en skal legge kommuneloven 19 (eller 19. a (dagens løsning) til grunn for dannelse av byråd. Når det gjelder skifte av byråd som følge av et kommunestyrevalg, er det den person som til hver tid formelt har ordførervervet som skal ha oppdraget. Bakgrunnen for denne presiseringen er at det kan være uheldig om det oppstår tvil om det er den avtroppende eller påtroppende ordføreren som skal stå for utpekingen. Ved å vise til at det er den til hver tid sittende ordfører som skal ha denne oppgaven, blir en eventuell tvil ryddet av veien. Reglement for byrådet innebærer at den byrådslederkandidat som er utpekt av ordføreren, selv setter sammen kollegiet sitt, og at det nye byrådet konstituerer seg selv. Videre innebærer denne løsningen at lederen av rådet når som helst kan skifte ut medlemmer av rådet. Dette innebærer også rett til å bestemme hvordan rådet skal være satt sammen. Byrådet skal sende melding til bystyret om sammensetningen av rådet straks det har konstituert seg, og straks det har skjedd endringer i sammensetningen av det. Videre innebærer den nye ordningen at funksjonstiden til byrådet vil være uavhengig av valgperioden for bystyret. Ved skifte av byråd innebærer 19a at rådet som fratrer, blir sittende inntil et nytt råd har konstituert seg. Et forslag om at rådet skal fratre, må fremsettes i et kommunestyremøte. Det er lagt til grunn at forslaget skal behandles i neste kommunestyremøte, med mindre to tredjedeler av de som er på møtet, krever avstemming straks. Rådet skal gi beskjed i kommunestyremøte om at det fratrer. Et medlem av rådet fratrer når lederen av rådet bestemmer det, etter vedtak eller etter eget ønske. Dersom byrådsleder fratrer, skal hele rådet fratre. 3 Byrådets oppgaver, plikter og myndighet Forslaget til reglement innebærer i hovedsak en videreføring av dagens reglement. Noen justeringer er foretatt. Dette dreier seg bl.a. om byrådets ansvar for å legge til rette for en åpen forvaltning for derved bedre å kunne ivareta hensynet til demokratisk kontroll med forvaltningen. 5

6 I tillegg er det lagt inn et nytt punkt som presiserer byrådets ansvar for minst en gang i bystyreperioden å legge frem meldinger om tilstanden på kommunens ulike oppgaveområder, for derved å sette bystyret bedre i stand til å trekke opp overordnete retningslinjer for kommunens virksomhet. Ut over disse elementene videreføres innholdet i reglementet. Dette innebærer bl.a. at en viderefører byrådets plikt til å fremlegge en oversikt over hvordan byrådets fullmakter er videredelegert i byrådets organisasjon. Samt å presentere denne for bystyrets organer på forespørsel. I forslaget til nytt reglement er det lagt inn en rekke presiseringer om byrådets plikter vedr rapportering og informasjon om byrådets virksomhet overfor bystyret og bystyrets organer. En del av de konkrete rapporteringsordninger som tas inn i reglementet, er å anse som betingelser knyttet til byrådets kompetanse til å fatte beslutninger på de aktuelle oppgaveområder. Det er også lagt inn et avsnitt om samspillet mellom byrådet og bystyret. Dette er bl.a. tydeliggjort gjennom et krav om at byrådet systematisk legger til rette for bystyrets politiske etterprøving av byrådets virksomhet tilsyn og kontroll. I dette ligger også at byrådet skal legge til rette for at bystyret kan ivareta sin enekompetanse gjennom de saker og dokumenter byrådet legger frem for bystyret. Sentralt i dette er gjennom beslutningsgrunnlaget å legge til rette for at bystyret kan utøve et fritt folkevalgt skjønn når vedtak fattes. 4 Saksbehandlingsregler Under denne er innholdet i det nye reglementet identisk med det gamle. Med henvisning til kommuneloven 20 nr. 2 presiseres det i reglementet at: Kommunerådet og fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. 5 Habilitets- og valgbarhetsregler Denne paragrafen videreføres i sin helhet. Det vil si at bestemmelsen om at byrådets medlemmer har ikke anledning til å være med i styrer og råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger m.v. som har sete i Bergen kommune, opprettholdes. Byrådets medlemmer har heller ikke adgang til å være med i styrer eller råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger mv. som har sete utenfor Bergen kommune som driver virksomhet som har betydning for, eller innflytelse på Bergen kommunes politikk eller økonomi. Bestemmelsen gjelder ikke verv i politiske organisasjoner, ideelle organisasjoner, religiøse eller andre livssynsorganisasjoner. Byrådets begrunnelse for å videreføre disse punktene i reglementet, er at en tydelighet på dette området vil bidrar til å forebygge sammenblanding av roller og interesser knyttet til utøvelse av byrådets myndighet. I en del sammenhenger har kommunen funnet det riktig å etablere policyorganer i samarbeid med kommuner/fylkeskommuner og andre aktører. Slike politikkutformende organer er det naturlig at byrådet tiltrer på vegne av kommunen, og aktivt engasjerer seg i for å bidra til å utvikle en felles politikk. Vest- Norges Brusselkontor er ett eksempel på et slikt policyorgan, Bergensalliansen et annet. Byrådet vil kunne la seg representere direkte i alle policyorgan uavhengig av hvilken organisasjonsform som legges på tiltaket. Om det er et aksjeselskap eller et interkommunalt selskap(iks), eventuelt en annen organisasjonsform. 6

7 6 Andre forhold vedrørende byrådets og byrådenes funksjon Under dette punkt har en lagt inn en generell bestemmelse om at byrådene følger bestemmelsene som gjelder folkevalgte hva angår etiske retningslinjer, gaver, reiser etc. Forslag til Reglement for byrådet Forslaget til reglement som fremkommer nedenfor er i hovedsak identisk med dagens reglement for byrådet. Det er foretatt noen mindre endringer og presiseringer, som innebærer en ytterligere tydeliggjøring av hvilke forpliktelser byrådet pålegges som følge av den myndighet byrådet gis i dokumentet - Byrådets fullmakter. REGLEMENT FOR BYRÅDET 1 Byrådet og dets sammensetning Bergen kommune skal ha et byråd som består av inntil 7 medlemmer. Byrådet har en leder og en nestleder. Byrådets medlemmer skal på byrådets vegne ha ledelsesansvar for de respektive deler av den kommunale administrasjon. Saker som ikke er av prinsipiell betydning, kan delegeres fra byrådet til byrådets medlemmer. 2 Regler for byrådsdannelser 2-1 Generelt Byrådsdannelser skjer med utgangspunkt i kommunelovens 19 a. 2-2 Dannelse av byråd Når den parlamentariske situasjonen i bystyret tilsier det, har ordføreren på bystyrets vegne plikt til å gi en byrådslederkandidat i oppdrag å danne nytt byråd. Den kandidaten som ordføreren etter politiske sonderinger antar kan samle størst oppslutning i bystyret for sitt byråd, skal utpekes. Ved skifte av byråd i forbindelse med kommunevalg, er det den person som til en hver tid innehar ordførervervet som har ansvaret for å gi ovennevnte oppdrag til en byrådslederkandidat. Den utpekte byrådslederkandidaten setter selv sammen sitt byrådskollegium. 2-3 Byrådets konstituering Byrådet konstituerer seg selv. Byrådslederen kan selv når som helst skifte ut medlemmer av byrådet, og bestemme byrådets sammensetning. De alminnelige valgbarhetsregler i kommuneloven 14 får tilsvarende anvendelse for hvilke personer som kan inneha byrådsverv. Byrådet sender melding til bystyret om byrådets sammensetning og byrådenes ansvarsområder straks det har konstituert seg, og straks det har skjedd endringer i byrådets sammensetning. 2-4 Byrådets funksjonstid Byrådets funksjonstid er uavhengig av bystyrets valgperiode. 7

8 2-5 Fratreden/ mistillit i perioden Et forslag om at byrådet skal fratre må fremsettes i bystyremøte. Forslaget skal behandles i neste bystyremøte med mindre to tredjedeler av de møtende krever umiddelbar avstemning. Meddelelse fra byrådet om fratreden skal skje i bystyremøte. Et medlem av byrådet kan fratre etter vedtak eller etter eget ønske, foruten i tilfeller nevnt i 2-3 andre ledd. Dersom byrådslederen fratrer, skal hele byrådet fratre. Ved skifte av byråd blir fratredende byråd sittende inntil nytt byråd har konstituert seg. 2-6 Endringer i byrådets organisasjon Byrådet holder bystyret løpende orientert om endringer i organiseringen av byrådsavdelinger og endringer i den enkelte byrådens ansvarsområder. 3 Byrådets oppgaver, plikter og myndighet 3-1 Øverste ledelse av kommunens administrasjon Byrådet er øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjon, med de unntak som følger av lov eller bystyrets vedtak. Byrådet organiserer selv den administrasjon det er direkte ansvarlig for. Byrådet har ansvar for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnete instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll jfr. Kommuneloven Byrådet selv avgir innstillinger til bystyret. Byrådet iverksetter bystyrets vedtak. Byrådet legger frem forslag til kommunens budsjetter, skattevedtak og regnskap og skal ellers uttale seg om den finansielle side av de saker som foreligger. Saker som fremmes for bystyret skal inneholde informasjon om de økonomiske og budsjettmessige konsekvenser av innstillingen/vedtaket. Byrådet og byrådenes instruksjonsmyndighet overfor underliggende virksomheter utøves gjennom kommunaldirektør i vedkommende byrådsavdeling, jf. 1 andre ledd. Byrådets spesifikke politiske, faglige og administrative fullmakter er hjemlet i et eget fullmaktsdokument. Byrådet skal i egne dokumenter på en tydelig måte, gjøre rede for hvordan byrådets fullmakter er videredelegert i byrådets organisasjon. 3-2 Byrådets kompetanse til å utøve politisk skjønn Byrådet har myndighet til å fatte beslutninger på alle saksområder/sakstyper hvor bystyret har delegert rådet en slik myndighet i eget fullmaktsdokument og/eller i enkeltstående delegasjonsvedtak. Byrådets myndighet kan delegeres til underliggende organer så lenge bystyret ikke har bestemt noe annet. Byrådet som kollegium tar stilling til saker som inneholder prinsipielle avklaringer og som inneholder politiske avveininger. 3-3 Byrådets plikt til å bistå bystyret i bystyrets arbeid Som øverste leder av kommunens administrasjon har byrådet ansvar for og plikt til å sørge for generell tilrettelegging og saksforberedelse til bystyret og bystyrets organ. Byrådet plikter gjennom måten byrådet utfører sine oppgaver på, å legge til rette for en god ivaretakelse av det som er bystyrets enekompetanse og ansvar gjennom løpende produksjon av saker og dokumenter. Byrådet skal minst en gang i løpet av en bystyreperiode legge frem melding om situasjonen på alle viktige oppgaveområder. I slike meldinger skal en belyse utviklingstrekk, veivalg og utfordringer mv. på det 8

9 aktuelle oppgaveområde, og legge til rette for diskusjoner i bystyret som grunnlag for etablering av overordnete retningslinjer for kommunens virksomhet. Som folkevalgt organ skal byrådet legge til rette for iverksetting av den politikk som bystyrets flertall stiller seg bak. 3-4 Tilsynsmyndighet Byrådet skal føre det nærmeste tilsyn med kommunens forvaltning og særlig med budsjett- og regnskap. Det er byrådets ansvar å påse at Bergen kommune har en effektiv forvaltning av sine ressurser og en tjenlig organisering av virksomheten. 3-5 Samspill med bystyrets organer Byrådet skal i sitt arbeid legge til rette for bystyrets etterprøving av byrådets virksomhet dvs. legge til rette for bystyrets tilsyn og kontroll med byrådets virksomhet. Ved valg av måter å organisere kommunens tjenesteproduksjon på, skal byrådet alltid vurdere hvordan den aktuelle organisasjonsløsning vil påvirke bystyrets mulighet til å utøve sin tilsyns- og kontrollfunksjon. Dette gjelder både ved etablering av nye tiltak og ved endring av organisasjonsform ved igangværende virksomhet. 3-6 Legge til rette for demokratisk kontroll med forvaltningen Byrådet skal i sin praktisering av offentlighetsloven legge til rette for at Bergen kommune fremstår som en åpen forvaltning. Notater fra fagetater som representerer faglige innspill til saker som er under forberedelse til folkevalgte organ, skal være offentlige fra det tidspunkt dokumentet er sendt den aktuelle byrådsavdeling. 3-7 Rapportering og informasjon til bystyrets organer Generell rapporteringsplikt Byrådet skal jevnlig informere og rapportere til bystyrets organer om: a) sitt arbeid innenfor de områder hvor byrådet er delegert beslutningsmyndighet b) kommunens økonomiske situasjon og utvikling c) oppnådde resultater og avvik på mål, strategier og tjenesteproduksjon d) status på oppfølging/iverksetting av vedtak fattet i bystyrets organer e) det interkommunale, regionale og internasjonale samarbeid f) større saker som planlegges fremmet for bystyrets organer Spesifikk rapporteringsplikt Gjennom de periodiske økonomirapporter og årsregnskap, gjøres bystyret kjent med den økonomiske utvikling i kommunens virksomhet. Når budsjettet er vedtatt, skal bystyret gis informasjon om hvordan kommunens driftsmidler er fordelt på de ulike resultatenheter og etater. Bystyret skal årlig ha seg forelagt en rapport om status på skjenkeområdet - inkludert kontroll og oppfølging av salgs- og skjenkesteder. Byrådet legger årlig frem en oversikt til bystyret over alle fullførte byggeprosjekter med faktisk byggekostnad sammenstilt med budsjettert kostnad i investeringsbudsjettet. Vesentlige avvik forklares. Byrådet gir årlig en oversikt til bystyret over status på vedlikeholdsetterslepet i kommunal eiendomsmasse. 9

10 3-8 Oppnevning av styrer, råd og utvalg mv En gang i hver bystyreperiode legger byrådet frem en sak for bystyret om hvilke styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora kommunen skal være representert i og hvem som skal være valgmyndighet. Byrådet velger representanter til de styrer, råd, utvalg og samarbeidsfora der bystyret har delegert valgmyndighet til byrådet. 3-9 Retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner I løpet av første kvartal året etter kommunevalg legger byrådet frem saker til bystyret om retningslinjer og kriterier for tilskuddsordninger til lag og organisasjoner, jf. 4.6 hva angår bystyrets oppgaver vedtatt av bystyret Byrådets møterett og møteplikt i bystyrets organer Byrådets medlemmer skal delta i bystyrets møter, jvf. Kommuneloven 20 nr. 5. Byrådene har møterett og møteplikt i bystyrekomiteenes møter når saker de er ansvarlig for, behandles. En komite kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møte i komiteen for å redegjøre for saker dersom komiteleder eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det jvf. Reglement for bystyrekomiteene punkt Saksbehandlingsregler 4-1 Generelle regler vedr møter mv Byrådets leder innkaller til møter og setter opp dagsorden for det enkelte møte i byrådet. I byrådets møter foredrar byrådets leder, eller den lederen bestemmer, den enkelte sak for det samlede byråd. Fra byrådets møter føres protokoll. Byrådsmedlemmer som dissenterer kan kreve at dissensen blir protokollført. For at byrådet skal være beslutningsdyktig (vedtaksført) kreves at minst halvparten av byrådets medlemmer er tilstede. Byrådets leder er ansvarlig for at bystyret og bystyrekomiteene uten opphold får seg forelagt innstillinger som er behandlet i byrådet. Byrådene skal ha sakskart fra bystyret, bystyrekomiteene, lovbestemte utvalg og råd. Når byråd settes torsdager er dette et åpent møte, dersom ikke byrådet selv bestemmer noe annet. 4-2 Generelle regler vedr saksbehandling Byrådet har plikt til å påse at saker som legges frem for politiske organ er forsvarlig utredet. I dette ligger en plikt til å påse at nødvendig samordning av oppgaver på tvers av organisasjonsstruktur finner sted, og at helhetlig tenkning rundt kommunens utfordringer ivaretas. Fagetatenes vurderinger skal følge saker frem til endelig vedtak i byrådet/bystyret. 4-3 Sporbarhet tilrettelegging for tilsyn og kontroll Beslutninger som fattes av byrådet på fullmakt og tilhørende beslutningsgrunnlag vedr tildeling av tjenester, tildeling av rettigheter, endringer i kommunens organisasjon mv., skal være sporbare. 10

11 I sitt arbeid skal byrådet og kommunens organisasjon for øvrig legge til rette for innsyn fra innbyggerne og bystyrets organer jvf Offentlighetsloven. 5 Habilitets-, valgbarhetsregler og fratreden 5-1 Generelle bestemmelser - valgbarhet Byrådets medlemmer fratrer sine verv som medlem av bystyret og andre kommunale verv i funksjonstiden. 5-2 Habilitet Byrådets medlemmer har ikke anledning til å være med i styrer og råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger mv. som har sete i Bergen kommune. Byrådets medlemmer har heller ikke adgang til å være med i styrer eller råd i næringsliv, forretningsdrift, organisasjoner, foreninger mv. som har sete utenfor Bergen kommune og som driver virksomhet som har betydning for eller innflytelse på Bergen kommunes politikk eller økonomi. Bestemmelsen gjelder ikke verv i politiske organisasjoner, ideelle organisasjoner, religiøse eller andre livssynsorganisasjoner. En byråd kan imidlertid være medlem av styret i policyorganer opprettet av kommunen i samarbeid med andre kommuner og/eller andre aktører, uavhengig av hvilken organisasjonsform et slikt policyorgan har. Det vises for øvrig til habilitetsregler i kommuneloven og forvaltningsloven. 5-3 Karantenebestemmelser vedr overgang til stilling utenfor kommunen Ved fratreden og overgang til stilling utenfor kommunen skal en byråd vurdere om informasjonsplikten hjemlet i Retningslinjene om informasjonsplikt, karantene og saksforbud, inntrer. I så fall plikter byråden senest 3 uker før tiltredelsen å informere Karanteneutvalget i henhold til gjeldende retningslinjer. 6 Andre forhold vedrørende byrådets og byrådenes funksjon 6-1 Reglement vedr pensjons- og arbeidsforhold mv Godtgjørelse, pensjons- og arbeidsforhold gjelder som for øvrige ombud i kommunen og fastsettes i særskilte reglementer. Byrådets leder håndhever de bestemmelser som gjelder for byrådets medlemmer. 6-2 Hvilke reglementer gjelder? Byrådet er først og fremst et folkevalgt organ og følger de bestemmelser som er fastsatt for folkevalgte i Bergen kommune. Dette gjelder f eks etiske retningslinjer, bestemmelser vedr reiser og andre retningslinjer som bystyret har fastsatt som er relevant for byrådets arbeid. Byrådet har ansvar for der det er behov, å utarbeide supplerende regelverk som regulerer byrådets arbeid med sikte på fremleggelse for vedtak i bystyret. 6-3 Fritak Byrådet har myndighet til etter søknad å gi midlertidig fritak i vervet som byråd dersom vedkommende ikke uten uforholdsmessig vanskeligheter eller belastninger kan skjøtte sine plikter i vervet. 6-4 Oppnevnelse av politiske rådgivere Byrådet oppnevner politiske rådgivere. I utgangspunktet skal antall rådgivere korrespondere med antall byrådsavdelinger. I særskilte sammenhenger kan det dispenseres fra denne regel. 11

12 De politiske rådgiverne inngår ikke i styringslinjen byråden har til administrasjonen. Det er utarbeidet et eget reglement som fastsetter lønns- og arbeidsforholdene for de politiske rådgiverne byrådssak 1609/07. 12