)- xolrnur, EFoRIAGET

Transkript

1 )- xolrnur, EFoRIAGET KONTRAKT Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelse av IT (Informasjonsteknologi) i mindre omfang Avtalens navn: Abonnement på KF Kvalitetsstyring for Tana kommune Samlet vederlag pr år: Se awalens del 2. Priser og prisjust ringer. Alle priser er ooositt eks. mva. Avtalens tidsrom; Avtalen løper fra l.februar 7 og er løpende. Se p. ktens vari et Kommuneforlaget AS 20 16

2 AVTALE OM IT-ANSKAFFELSE AWALEN ER. INNGATT MELLOM Kommuneforlaget AS ( ) (heretter kalt Levera ndøren ) og Tana kom mune {heretter kalt Kunden) - L"þ {d- Kundens underskrift Oslo, 30. nuar 2017 ndørens u sil ':t.jû tæt v Deanu gielda Tana komrnune Rådmann 9845 Tana Avtalen undertegnes i to eksemplarer X X Avtalen omfatter KF Kvalitetsstyring App for innmelding av avvik Tana kommune TANA Leverings- og installasjonsadresse: Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til Hos Kunden: Navn: Jørn Aslaksen Stilling: Rådmann Telefon: 46 4OO 2O2 Sentralbord: O E-post: jorn.aslaksen@tana.kommune.no Hos Leverandør Navn: Glenn Ove Pedersen Stilling : salgs- og markedsansvarlig Telefon: 24 L3 28 Ag / Sentralbord: 24 t E-post: kommuneforl Kommunêforlaget 2017 Side 2

3 1. KOI.ITRAKTENS GIENSTAND Kontraktens forrnål Formålet med denne abonnementsavtalen er å stille til rådighet software for å ta bruk KF Kvalitetsstyring. Om tjenesten Avtalen innbefatter: o KF Kvalitetsstyring KF Kvalitetsstyr ng består av følgende modu er; KF Kvalitetshåndbok. KF HMS-håndbok. KF Awiksbehandling. KF Ârshjul. KF Risikostyring. App for innmelding av awik KF Kvalitetshåndbok KF Kvalitetshåndbok er en løsning for håndtering av kvalitetsdokumenter. Leverandør legger inn og vedlikeholder relevant lovverk, forskrifter og veiledninger. I tillegg inneholder KF Kvalitetshåndbok anbefalte objektive kvalitetsindikatorer og prosedyrebeskrivelser til disse. Kommunen kan legge inn egne kvalitetsdokumenter og prosedyrer. Leverandør har ansvar for oppdateringer i alt nasjonalt innholdet i henhold til endringer i lover og forskrifter, og kommunen blir varslet fortløpende om endringer som har konsekvenser for kvalitetsindikatorene og prosedyrene. KF HMS-håndbok KF HMs-håndbok er en digital veileder til HMS-aktivitetene kommunen skal utføre, t-ter ligger alle pålegg og fòrskrifter for tjenesteområdene, Kommunen kan legge til egne kommentarer og bestemmelser. KF Awiksbehandlíng KF Avviksbehandlìng er en etfektiv løsning for innmelding og behandling av avvik. Løsningen inneholder et generelt avviksskjema som kan anvendes på alle tjenester. Ønsker kommunen flere skjema, påløper det en ekstra kostnad. Avviksdelen av kvalitetssystemet inkluderer grensesnitt for brukeradministrasjon. Administrator får oversikt over antall avvik hver avviksansvarlig har til behandling, hvor lenge de har vært åpne og om avviket er purret på. Ve fravær eller ferie, kan administrator overtøre awik til annen avviksansvarlig. Avviksbehandling leveres standard som lokal installasjon. Løsningen har støtte for importering av LDAP-katalog. Hvis man ikke har LDAPkatalog kan kvalitetsansvarlig redigere prosessen (lage en organisasjon fortløpende basert på innsendinger). Administrator gis ogsä tilgang til enkel statistikk. Løsningen kan levere XML til andre systemer, Kommuneforlaget 2017 Side 3

4 KF Arshjul KF Årshjul gir oversikt over aktivitetene kommunen planlegger å gjøre gjennom året. Kommunen kan bla. legge inn aktiviteter som skal sikre de kommunale tjenestenes kvalitet, samt piosesser for risikostyring og sårbarhetsanalyser. KF Risikostyring Dette er en modul for standardisert risikostyring. I KF Risikostyring legges risikovurderinger av hendelser inn med oppgaver og frister samlet for en virksomhet/t enesteområde - noe som skaper et godt grunnlag for kontinuerlig oppfølging, Modulen for risikovurderinger er bygget for å t lfredsstille kravene i NS- ISO 31000;2009 <<Risikostyring. Prínsipper og retningslinjeru og NS 5814:2008 <Krav til risikovurderingen. Mobil løsning for innmelding awik Kommuneforlaget har nngått samarbeid med New Generation Communication. Samarbeídet gjør at vi tilbyr modul for Mobil løsning for innmelding avvik. Dette vil gjøre innrapportering av avvik vesentlig mer fleksibelt for tilsatte i felten som ikke har PC tilgjengelig, Modulen for innmelding av awik via app er et tillegg til KF Kvalitetsstyring. 2. PRISER OG PRISJUSTERINGER Produkt Pris abonnement Pris Opplærlng pr. or år imolementerino dao KF Kvalitetsstvrinq Aop-modul - avvik s 000 Aoo for vemerund Prisene er oppgitl eks mva, Pris for abonnement for avtalens første år avkortes i henhold til dato for avtalens staft, Opplæringen i KF Kvalítetsstyring gjennomføres på to dager og faktureres i etterkant. Reise og opphold for kursholder kommer i tillegg. Det tas forbehold om at justeringer som følge av den generelle pris- og lønnsvekst kan skje uten forutgående varsel. Andre endringer i priser, trinn og betingelser som skjer i løpet av året, varsles innen 15, september, og blir gjeldende fra neste ådige fakturering. Dersom KF leverer tilleggstjenester slik som bistand ved installasjon med videre, faktureres delte i henhold til gjeldende prisliste dersom ânnet ikke er avtalt. Pris p.t er kr 1 050,- pr. t me eks. mva. Fri support for kommunens superbrukere og oppgraderinger er inkludert i alle Kommu neforlag ets produ kter, Kommuneforlaget 2017 Side 4

5 3. VEDERLAG OG BETALING Betaling Det betales en årlig, forskuddsvis abonnementsavgift som gjelder for hvert kalenderår. Om abonnementet kun gjelder i deler av året, reduseres abonnementsavg ift en forholdsmessi g, Faktureringsintervallene kan bli lagt om, uten at dette iår noen prismessige konsekvenser. Leverandørens fakturaer skal spesifisere og dokumenteres på forespørsel. Utlegg og honorar for endringer skal angis særskilt. Oppdragsgiveren kan kreve nødvendig dokumentasjon for kontroll av oppgâvene. Rett faktura skal sendes direkte til: Tana kommune Rådhusveien 24 vl )ørn Aslaksen 9845 Tana Betalingsfrist Oppdragsgiveren skal betale innen 30 dager etter mottatt faktura. Ved forsinket betaling?âløper morarente i samsvar med lov orn renter ved forsinket betaling m.m. av 17. desember L976 nr Mangel Det foreligger mangel dersom Leverandørens ytelse avviker fra det som er avtalt. Leverandøren plikter for egen regning og risíko straks å rette mangelen som pävises ved utføring. av oppdraget. Dersom Leverandøren ikke retter pävist mangel som pãvises innen rimelig tid etter Oppdragsgivers varsel, kan Oppdragsgiver enten kreve prisavslag, foreta de nødvendige utbedringene selv eller engasjere en tredje part. Leverandøren skal dekke kostnader forbundet med utbedringen, forutsatt at Oppdragsgíver har handlet på rimelig måte. 4. OPPDRAGSGIVERENS TILBAKEHOLDSRETT Dersom oppdragsgiveren har krav som îølge av Leverandørens kontraktmislighold, kan oppdragsgiveren holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav. For øvrig plikter oppdragsgiveren å betale uomtvislede krav innen de avtalte tidsfrister. Ved forsinket betaling kan leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov av 17. desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling. Kommuneforlaget 2017 Side 5

6 5. OPPETIDSGARANTI For KF Kvalitetsstyring gjelder en oppetidsgaranti på ss,s o/s mellom og alle dager i uken.målt over en periode på: måneder, Dette gjelder med unntak av opphold for nødvendig vedlikehold, samt forhold som ligger utenfor Kommuneforlagets kontroll, herunder forhold som kunden svarer for. Ved lavere driftskontinuitet enn 99,5 o/o, har kunden rett til et forholdsmessig avslag i prisen for tjenesten, Planlagt vedlikehold utføres utenom arbeidstid (B-16). Ved eventuelle mangler plikter kommunen uten ugrunnet opphold å reklamere overfor leverandøren dersom det grunnlag for reklamasjoner. Dersom det er mangler ved utførelsen, kan kommunen etter eget skjønn vurdere hvilke mangelsbeføyelser den vil benytte, inkluderl heving av avtalen. Responstid Ved brukerstøttehenvendelser skal det gis tilbakemelding innen ett døsn.\ besvare henvendelser betyr at problemãtillingen blir løst, eller at Kunden får tilbakemeldinq på hvorda problemene er planlagt løst. For tilfeller det senere viser seg at feil / mangel ikke lå i leverandørens løsning men i andre løsninger, skal leverandør godtgjøres med kr 1 050,- pr. time (eks mva). Kunden vil bli informert om dette i forkanl av slike episoder. 6. KOÍ{TRAKTENS VARIGHET Kontrakten gjelder for ett år om gangen. Abonnementet går fram,til utgangen av hvert kalendãrår, og fomyes derãttei automatisk for ett kalenderår om ganqen dersom kontrakten ikke sies opp av en av paftene. Oppsigelsestiden er 3 mãneder, Dvs. at Kommuneforlaget må ha oppsigelsen ihende senest 1. oktober âretfør neste abon nementsperiode. 7. ORGANISATORISKE BESTEMM ELSER. Pa rtenes representanter og fullmaktsforhold Hver av partene skal utpeke en person (representant) som representerer dem. Navnene på representantene skal inntas i kontrakten. Utskiftning av representanten skal varsles skriftlig. Paftenes representanter har fullmakt til å opptre på pa*enes vegne i alle spørsmål som angår kontrakten og som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget uten unødvendige opphold. Leverandøren, eller den som opptrer pä dennes vegne, plikter å sette seg inn i de relevante delegasjons- og fullmaktsbestemmelser som gjelder for Oppdragsgíverens representant. Partene kan ikke forplike hverandre oveffor tredjepart uten særskilt fullmakt. 8. SAMARBEIDSPLIKT OG MEDVIRKNING Partene skal samarbeide lojalt under gjennomføringen av oppdraget. Padene skal i tide gjensidig underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for oppdraget, og i nødverrdig utstrekning sende hverandre kopier av Kommuneforlaget 2017 S de 6

7 referater, korrespondanse og annet materiale av betydning for den annens ytelse etter kontrakten. Taushetsplikt Leverandørens personell har taushetsplikt i henhold til den til enhver tid gjeldende lovgivning som regulerer det tjenestetilbu-d sory skal ytes etter avtalen og plikter ä bevãre taushet om de opplysninger de måtte få tilgang til under sitt arbeid for Oppdragsgiveren. For øvrig har paêene taushetsplikt iht. forvaltningsloven av 10. februar 1967, om opplysninger som fremkommer om den annens forretningsmessige eller personlige forhold når det foreligger en berettiget interesse i at opplysningene ikke blir spredt Bruksrett Denne avtalen gir kunden bruksrett til de bestilte løsninger i abonnementsperioden. Ingen andre rettigheter følger av denne avtalen. Bruksretten gjelder rrormalt kurr for kunden som eget rettssubjekt dersom ikke annet er avtalt. Bruksrettighetene i henhold til denne avtalen kan ikke ved salg, leie, leasing, utlån eller på annen måte overføres midlertidig eller permanent til tredjepart, 9. LEVERANDøRENS RETTIGHETER OG PLIIffER Tidspunkt for levering Leverandøren varsler kunden når vesentlige endringer/oppdateringer õv produktet og tjenester rundt dette skjer. Dette gjelder også meldinger om generell feilretting mv. Kunde- og brukerstøtte All kunde- og brukerstøtte utføres av Kommuneforlaget. Support- og kundekontakt vil være betjent i arbeidstiden kl. 08,00-16:00. Telefon 24 L3 28 s0 Telefaks: 24 t E-oost: kva I itet(õ k o mm u n eforl a o et. no Postadresse Postboks 1263 Vika, 0111 Oslo WEB-site /Online hielp h ttp : //www, komm un e-fqrla cet. no Ansvar og ansvärsbegrensning Leverandøren er ansvarlig for al innholdet i KF Kvalitetsstyring til enhver tid er korrekt og oppdatert. Leverandøren fraskriver seg ethvert ansvar for følgefeil, dvs. direkte eller indirekte tap og skader. l-everandørens ansvar er i alle tilfeller begrenset til betalt vederlag siste år, Kunden har selv risikoen for egen maskin- og programutrustning og eventuelle nettverksløsninger, herunder også for produktets kompatibilitet med kundens systemer. Promotering og markedsføring Paftene kan benytte hverandre i markedsføring innenfor avtalens varighet, Dette innebærer blant annet profilering på eget og eksterne nettsteder, Leverandøren Kommuneforlaget 2017 Side 7

8 skal be Kunden om tillatelse, og kan etter enkeltvise og konkrete forespørsler gis tiltalelse til å benytte Kunden i markedsføring og profilering av KF KvalitetssVring. 10. OPPDRAGSGIVERS PLIKTER Oppdragsgiverens rnedvirkning Oppdragsgiveren skal medvirke til leverandørens gjennomfønng av oppdraget' Medvirkningen skal skje i overensstemmelse med det som er avtalt og for øvrig slik lojal opptreden tilsier, herunder skal oppdragsgiveren bidra med eventuelt grunnlagsmateriale som er i hans besittelse, og fatte de beslutninger som er nødvendige for gjennomføringen av oppdraget. Opplysningsplikt OÉpdragsgiveren skal opplyse leverandøren om lorhold som han bør forstå er av betydning for gjennomføringen av oppdraget. Nyhetsbrev Leverandøren vil etablere et nyhetsbrev knyttet til KF Kvalitetsstyring. Nyhetsbrevet skal informere om nyheter om innhold og funksjonalitet til KF Kvalitetsstyring og tilhørende produkter, Gjennom denne avtalen aksepterer kunden å motta slike nyhetsbrev, 11. ENDRINGER Leverandørens rett til å iverksette eller utføre endring Leverandøren har ikke rett til å foreta endringer i det avtalte oppdraget uten Oppdragsgiverens skriftlige forhåndssamtykke, Leverandørens datastrukturer må v ere stabile og endringer av disse må varsles kunden i god tid. Andre tjenester Dersom KF leverer tilleggstjenester slik som bistand ved installasjon med videre, faktureres dette i henhold til gjeldende prisliste dersom annet ikke er avtalt. Utvldelser Utvidelser av abonnementet, for eksernpel utvidelse med tilhørende eller ytterligere produkter. vil håndteres i Leverandørens abonnementssystem. Om nødvendig opprettes det et eget endringsbilag til abonnementsavtalen, med dato og spesifikasjon av endringene. 12. OPPSIGELSER OG TVIST Oppsigelse Se kapittel 6 Kontraktens varighet. Tvister Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen besternmes i sin helhet av norsk rett. Dersom det oppstår tvist mellom partene om tolkningen eller retësvirkningene av avtalen, skal tvisten først søkes løst ved forhandlinger, Fører slike forhandlinger ikke frem nnen to måneder, kan hver av paftene forlange tvisten avgjoft med endelig virkning ved norske domstoler. Oslo byrett vedtas som sakens verneting. Kommuneforlaget 20L7 Side I

9 Paftene kan alternativt avlale at tvisten blir avgjort med endelig virkning ved voldgilt i Norge. Kommuneforlagef 2017 Side I

10