Scenarier for utnyttelse av prosessorienterte løsninger på tvers

Transkript

1 Scenarier for utnyttelse av prosessorienterte løsninger på tvers NOKIOS 14. oktober 2009 Sesjon 2A - Prosessorienterte løsninger på tvers av offentlige virksomheter Henrik Smith Meyer (DNV) Lasse Udjus (Karde)

2 Innhold Kort introduksjon til -prosjektet Utgangspunkt og status for samhandling i offentlig sektor Scenarier for utnyttelse av prosessorienterte løsninger på tvers Offentlig virksomhetsmodell Arena for tverr oversikt og innsikt Føderal Prosessutvikling Hvem eier prosessen? Føderal Finansiering - Penger på tvers

3 Semantisk og organisatorisk interoperabilitet i kommuniserende og samhandlende organisasjoner Interoperabilitet Samhandling mellom offentlige virksomheter Samhandling internt i offentlige virksomheter Fragmentert offentlig sektor og isolerte informasjonsmodeller Offentlige virksomheter

4 Interoperabilitet Organisatorisk Mål Verdier Jus Prosesser Verdensbilde Holdninger Metoder Verktøy Politiske vedtak Styringsmodeller Altinn MinSide SERES Teknisk Semantisk Blå: Utvalg av ulike tema innen interoperabilitet Rød :Fellesystemer i norsk offentlig sektor

5 Deltakere Fem store offentlige organisasjoner Skattedirektoratet Brønnøysundregistrene Helsedirektoratet Statistisk sentralbyrå KS Private og offentlige selskaper Det Norske Veritas - DNV Karde AS ekor AS Kompetansesenter for IT i helse- og sosialsektoren - KITH Universiteter Universitetet i Oslo (semantisk interoperabilitet) Handelshøyskolen BI (organisatorisk interoperabilitet)

6 Innhold Kort introduksjon til -prosjektet Utgangspunkt og status for samhandling i offentlig sektor Scenarier for utnyttelse av prosessorienterte løsninger på tvers Offentlig virksomhetsmodell Arena for tverr oversikt og innsikt Føderal Prosessutvikling Hvem eier prosessen? Føderal Finansiering - Penger på tvers

7 Statsforvaltningen organisering (et forenklet utsnitt) Stortinget (Lovgivende, bevilgende og kontrollerende makt. Folkevalgt) Kongen i Statsråd Regjeringen (Utøvende makt. Ansvarlig overfor Stortinget) FIN NHD FAD AID Totalt 18 departementer SMK Totalt 50 statlige direktorater, tilsyn og etater Totalt består offentlig sektor av ca 700 autonome enheter (inkludert regional og lokal forvaltning)

8 Strategier og planer for e-forvaltning ( Regjeringens handlingsplaner ) Fokus på næringslivet Et enklere Norge (NHD) Fokus på privatpersoner og næringsliv enorge 2009 det digitale spranget (FAD) Fokus på privatpersoner og næringsliv St.mld Eit informasjonssamfunn for alle (FAD, 2006) Felles for strategiene er at de peker i retning av at offentlig forvaltning skal tilby enhetlige elektroniske tjenester og samarbeide/samhandle til beste for næringsliv og innbyggere. Utfordringer: 1. Strategiene er utarbeidet av 2 ulike enkeltdepartementer (men skal gjelde for alle). 2. Implementering av samhandling krever utstrakt samarbeid på tvers av alle departementene. 3. Manglende forståelse av hvordan offentlig samhandling kan realiseres. 4. Er samhandling politisk viktig nok...?

9 Samhandling (enorge 2009)

10 Samhandling tjenestetrappa (St.mld. 17)

11 Hvordan blir handlingsplanene fulgt opp? De årlige tildelingsbrevene fra det enkelte fagdepartement til underliggende etater definerer hvilke oppgaver etatene skal utføre gjennom det kommende året. Disse har lite eller ingen fokus på samhandling med andre etater. Siloene går hele veien fra departement og ned til operativ etat. Regjeringens samhandlingsstrategier blir ikke fulgt opp av departementene!!

12 Riksrevisjonens hovedkonklusjoner 2008 Etter evaluering av måloppnåelse ift. IKT-strategier for off.sektor Mangelfull oppfølging av IKT-satsingen i helsetjenesten - Dokument nr. 3:7 ( ) Potensialet for elektronisk informasjonsutveksling i forvaltningen er dårlig utnyttet - Dokument nr. 3:12 ( )

13 Vertikalt kompetansegap i forvaltningen Stortinget (Lovgivende, bevilgende og kontrollerende makt. Folkevalgt) Kongen i Statsråd Regjeringen (Utøvende makt. Ansvarlig overfor Stortinget) Politisk ledelse mangler oversikt og innsikt i hvordan offentlig forvaltning fungerer FIN NHD FAD AID Totalt 18 departementer SMK Embetsverket mangler oversikt og innsikt i hvordan forvaltningen fungerer Totalt 50 statlige direktorater, tilsyn og etater

14 Horisontalt kompetansegap i forvaltningen Stortinget (Lovgivende, bevilgende og kontrollerende makt. Folkevalgt) Kongen i Statsråd Regjeringen (Utøvende makt. Ansvarlig overfor Stortinget) FIN NHD FAD AID Totalt 18 departementer SMK Totalt 50 statlige direktorater, tilsyn og etater Departementene og underliggende enheter mangler oversikt og innsikt i de andre departementene og deres virksomheter

15 Vi trenger et kart over det offentlige landskapet.

16 Kanskje dette kunne ha vært unngått?

17 Trenger en offentlig virksomhetsmodell En virksomhetsmodell for offentlig sektor vil hjelpe de ulike nivåene og også den enkelte sektor med å få oversikt og innsikt i hele offentlig forvaltning Vil gi politikere bedre oversikt over hvilke avhengigheter politiske mål og tiltak har til hvordan offentlig sektor er innrettet. Kan hjelpe politisk ledelse med å definere og treffe de riktige tiltakene, basert på terrenget de regjerer over. Altså basert på at de har et kart over terrenget Vil hjelpe embetsverket med å definere samhandlingsmuligheter på tvers av sektorene, som underlag for politiske beslutninger om tiltak

18 Lasses del slutter her...

19 Innhold Kort introduksjon til -prosjektet Utgangspunkt og status for samhandling i offentlig sektor Scenarier for utnyttelse av prosessorienterte løsninger på tvers Offentlig virksomhetsmodell Arena for tverrfaglig og tverrsektoriell samhandling You can t manage what you don t understand Føderal Prosessutvikling Hvem eier prosessen? Føderal Finansiering Penger på tvers

20 Arena for tverrsektoriell og tverrfaglig samhandling Er det noen sak? Pappa hva skal du gjøre i Trondheim? Eh ---- jeg skal fortelle mange mennesker hvordan de skal kunne jobbe sammen Men det kan jo jeg fortelle dem!

21 Samhandling? hovedfokus i Trenger en Arena for samhandling og felles forståelse! Identifisert hindring i s analyse av organisasjonelle hindringer Fokusert på gjøremål som integrerende faktor (== prosess, tjeneste, oppgave, ) Ikke hvem vi er eller hvor vi jobber, men Sammenhenger mellom overordnede gjøremål som påvirker hverandre Det er handling som teller! == påvirkning av verdens gang

22 Organisatoriske Hindringer for samhandling i offentlig sektor Den ene hånden vet ikke hva den andre gjør Mangler samhandlings-arenaer Finnes armer og ben som ikke får være med? Se egen -rapport for mer om organisatoriske hindringer

23 Arena for tverrsektoriell og tverrfaglig samhandling Fokus på å Forstå og synliggjøre prosessen! Bedre samlet kvalitet på tjenestene i offentlig sektor? Er det noen som har tenkt på kvalitet før? La oss se på kvalitetssystemer som bidrar til det. ISO9000-sertifiserte offentlige aktører Asker kommune, Asker Bergen kommune, Bergen Bærum Kommune BK Bedrifter, Bærum Grong kommune, Grong Larvik kommune, Larvik Melhus kommune, Melhus Miljøverndepartementet, Oslo Namdalseid kommune, Namdalseid Namsos kommune, Namsos Nordland fylkeskommune, Bodø Nord-Trøndelag fylkeskommune, Steinkjer Noricom Tolke- og Translatørtjeneste AS, Oslo Oslo kommune Eiendoms- og byfornyelsesetaten, Oslo Oslo kommune Friluftsetaten, Oslo Oslo kommune Helse- og velferdsetaten, Oslo You can t manage what you don t understand

24 Kvalitetsstandard: ISO X Spørsmål: Hvordan støttes Demings Syklus i Norsk Offentlig Sektor?

25 Kvalitetsstandard: ISO X Demings syklus Hvordan står det til? Samhandling Prosess som Integrerende faktor? Dokumentorienterte Tildelingsbrev Text beskrivelser på web! Funksjonssilo..1 Funksjonssilo..2 Funksjonssilo..N Vi får det jo til i dag! Gjør vi det vi sier vi skal gjøre? Umulig (vanskelig) å måle eller sjekke helheten! Tverrsektoriell planlegging? Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger? Lokale løsninger Punkt-til-punkt Glem det! Start på nytt neste periode! Plan Do Check Act

26 Det ordner seg vil helst gå bra vi får det jo til i dag! Extra-slide Ha i bakhånd er historien om hvordan spaghettien av funksjonalitet er blitt som den er blitt. Systemet er lokalt selvregulerende På godt og vondt Små, lokale snutter av funksjonalitet er Smørende for maskineriet Løser lokale behov og utfordringer Gir raske, kortsiktige gevinster ved å plukke lavthengende frukt Men de er også Sementerende Lokale hindre for overordnet og global dynamikk - endringsdyktighet

27 FN: From E-Goverment to Connected Governance Infrastruktur først! FN-rapport angir faser i utviklingen: Infrastruktur integrasjon transformation Funksjonelt behov Prosjekt C Prosjekt B Prosjekt A Infrastruktur P A Prosjekt B Prosjekt C Infrastruktur Prosess-støtte-plattform Informasjonsplattform Funksjonelt. behov

28 Trenger en offentlig virksomhetsmodell Som infrastruktur

29 . men også Fokus på operasjon Beskrivelse operasjon Plan Do Kart Terreng Kanskje litt for ivrig? (hjulene kan ikke gå rundt)

30 Integrerende faktor Prosessmotor som infrastruktur Prosessmotor logger prosesshendelser Offentlig lovverk åpenhet, sporbarhet Kan forutse fremtidige alternative løp I forhold til ressurstilgang og arbeidsmengde/kø Check&Act: Grunnlag for kontinuerlig forbedring

31 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! Virksomhets-modell Virksomhets-beskrivelse for Norsk av Norsk Offentlig Offentlig Sektor Sektor Målsetninger, strategier, hindringer Prosess (gjøremål), Hendelser, Organisasjon Dokumentorienterte Tildelingsbrev Borgers Prosess (gjøremål), Hendelser Text beskrivelser på web! Tverrsektoriell planlegging? planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger? sammenhenger! Offentlige registre Plan Do Check Act

32 Ikke småkonger, men mennesker med Selvstendig ansvar Noen Spesielle Karakteristika ved offentlig sektor Føderal 700 autonome aktører Enkel informasjon og struktur, enkle prosesser? Men sterke management-krav Sporbarhet Rettferdighet likebehandling beste praksis Åpen og inkluderende Klagemulighet og vurderinger IKKE presis ikke nødvendigvis riktig første gang, men må være transparent

33 Helhetlig governance Opptre helhetlig og samordnet overfor tredjepart

34 Virksomhetsmodell for samhandling i en helhetlig offentlig sektor Målsetning?! Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Identifisere mulige påvirkningsforhold mellom gjøremål, organisasjoner og hendelser der samhandling kan foregå med gjøremål (prosesser, tjenester) og hendelser i fokus Skal IKKE å spesifisere dem men forstå og snakke om dem Etablere en høynivå potensiell samhandlingsgraf Basert på påvirker eller følger-kanskje-av relasjoner med fokus på prosesser med relevante tjenester gjøremål som kan danne kjernen i en føderert virksomhetsmodell

35 Virksomhetsmodell for samhandling i en helhetlig offentlig sektor Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Rationale hvorfor en virksomhetsmodell? Tverrfaglig arena (politikk, jus, forvaltning, IT, fag, ) Tverrsektoriell (alle er med: SKD, NAV, jus, UDI, pensjonskassa, ) Eksplisitt samlende modell for oversikt / planlegging som Kan editeres distribuert Analyseres på tvers Kan utnytte info om eierforhold flere perspektiv på samme ting (hvem sine modeller man ønsker å inkludere i sin helhet ) Kan populere og styre operasjonelle verktøy Som er i stand til å bli populert! (Hvilket innebærer et prinsipp/designkrav/løsningskonsept)

36 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! Målsetninger, strategier, hindringer Prosess (gjøremål), Hendelser, Organisasjon Borgers Prosess (gjøremål), Hendelser Tverrsektoriell planlegging? planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger? sammenhenger! Offentlige registre Plan Do Check Act

37 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! Målsetninger, strategier, hindringer Prosess (gjøremål), Hendelser, Organisasjon Borgers Prosess (gjøremål), Hendelser Tverrsektoriell planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger! Offentlige registre Plan Do Check Act

38 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! JUS Tverrsektoriell planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger! Plan Do Check Act

39 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! Totaliteten kan bli kompleks Tverrsektoriell planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger! Plan Do Check Act

40 Kvalitetsstandard: ISO X Modellbasert! Men delsammenhenger kan trekkes ut Tverrsektoriell planlegging! Tverrsektoriell synliggjøring av sammenhenger! Plan Do Check Act

41 Hvordan? Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Enkelt å oppdatere/endre samhandlingsgrafen Operasjonell effekt Nyttig og relevant Verktøyuavhengig! Og verktøyutnyttende! Offentlighetsloven Åpen og inkluderende Kontinuitet! Forretningsfolk (alle) kan oppdatere Distribuert/federert!

42 Hvordan? Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Enkelt å oppdatere/endre samhandlingsgrafen Operasjonell effekt Nyttig og relevant Verktøyuavhengig! Og verktøyutnyttende! Offentlighetsloven Åpen og inkluderende Kontinuitet! Forretningsfolk (alle) kan oppdatere Distribuert/federert!

43 Evolusjons - taktikk Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Fokus på å etablere en helhet fremfor presisjon og korrekthet Presise språk kan være for vanskelige for dette formål, - i alle fall initielt Ikke full BPMN, EPC, IDEF0, - kanskje senere Kjenner du noen som har gått seg vill i se-så-flink-jeg-er-til-å modellere-fella?? Kjenner du noen som har havnet i software-fella?? Derfor høynivå tverrfokusert språk (initielt) med rom for tolking Der presisjon gradvis kan økes Unngå lokale løsninger

44 Modellspråket Eksemplifisert Beskrevet Ikke presist Fokus på samhandling og samhandlingsgraf Prosessorientert løst Har utnyttet en eksisterende språktemplate fra en verktøyleverandør. Dette er et bra utgangspunkt å utforske fra. Men den er ikke ment å være førende, og vil bli tilpasset behov og nyttemuligheter.

45 Samhandlingsgrafen Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Gjøremål og hendelser i fokus

46 Samhandlingsgrafen Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Relasjonen følger-kanskje-av

51 Organisasjon eksempel

52 Organisasjon språklig utgangspunkt Relasjon som ifølge metode skal flyttes til konkrete gjøremål - Når man er klar til det Ulike perspektiver Same-as: på samme organisasjon Ulike perspektiver på samme organisasjon

53 Nivåer av prosess/gjøremål Hva Hvordan

54 Nivåer av prosess/gjøremål Hvordan Hva

55 Synkronisert med modell i kjørende BPM-system (Her fra LOVISA)

56 Prosessmodell importert / synkronisert fra operasjonelt saksbehandlingssystem Plan == Do

57

58 Men samhandling er mer enn følger-kanskje-av For eksempel via informasjon i registre Noen registrerer info i registre Andre bruker denne infoen fra registre Denne avhengigheten er en form for samhandling

59 Gjøremål språklig utgangspunkt Prosesser tjenester

60

61 Kjernemodell språklig utgangspunkt Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B

62 VM Metode Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B

63 Inspirasjon1: Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B DNV Metode for kvalitetssystem Mål 1 Pro- Måling sesser Forbedring Plan Eksternt relasjonsdiagram Implementere 7 2 Sammenheng mellom prosesser og prosessmodell av verdikjeden Velge målepunkter Sannsynlighet Kritisk faktor Konsekvens Kartlegge prosessene + identifisere kritiske punkter Risikoanalyse for å prioritere styringsbehov Roller Ansvar Mål Kritisk aktivitet Prosedyre Sjekkliste IKT Opplæring Kompetanse Opplæring 5 Identifisere kritiske aktiviteter og sikre styring

64 Hvordan? Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Enkelt å oppdatere/endre samhandlingsgrafen Operasjonell effekt Nyttig og relevant Verktøyuavhengig! Og verktøyutnyttende! Offentlighetsloven åpenhet/gjennomsiktighet Kontinuitet! Forretningsfolk (alle) kan oppdatere Distribuert/federert!

65 Inspirasjon: FOAF LinkedIn Friend Of A Friend Enkel graf som Bygges distribuert Kan analyseres Kunne en offentlig oversikt bygges på denne måten? Friend Følger-kanskje-av

66 Føderalitet og fellesskap Felles for sektor FIN NHD FAD AID Overordnet Felles

67 Etatsmodellene illustrasjon Endringer Nasjonalt Endringer lokalt Offentlig aktør

68 Utbredning og evolusjon

70 Tilgjengeliggjøring og verktøy-uavhengighet Tilgjengelig for andre verktøy og analyser Konseptuelt som i Danmark Men hvorfor ikke benytte Linked Open Data (LOD Semantic Web /Web3.0) plattformen?

71 Tilgjengeliggjøring og verktøy-uavhengighet

76 Tilgjengeliggjøring og verktøy-uavhengighet Andre Plan -verktøy Andre Do -verktøy

77 Populering av edialoger (BPM-Støtte) Fremtidens virkelige verden er edialoger Lar AltInn II edialoger seg populere? Var nok ikke et originalt designkrav Men vi kan kanskje gjøre noe med det?

79 Fokus på operasjon Plan == Do! Gir Nytteopplevelse Blir en Endringsarena Blir Aktuell Basis for måling og realistisk kontinuerlig forbedring Kanskje litt for ivrig?

80 Hvordan? Målsetning/behov: Etablere en høynivå Samhandlingsgraf A følger-kanskje-av B Enkelt å oppdatere/endre samhandlingsgrafen Operasjonell effekt Nyttig og relevant Offentlighetsloven åpen og inkluderende Forretningsfolk (alle) kan oppdatere Verktøyuavhengig! Og verktøyutnyttende! Å (raskt) se effekten av modellendringer i den virkelig verden Kontinuitet! er beste --- kanskje eneste? --- veien til modellforståelse Distribuert/federert!

81 Opptre helhetlig og samordnet overfor tredjepart Takk for oss! Sesjon 2A: Prosessorienterte løsninger på tvers av offentlige virksomheter Lasse Udjus (Karde) Henrik Smith-Meyer (DNV)