Innkalling og sakspapirer Ringsaker kirkelige fellesråd 31. mai 2012

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd Innkalling og sakspapirer Ringsaker kirkelige fellesråd 31. mai 2012

2 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd MØTEINNKALLING Utvalg: Møtested: Ringsaker kirkelige fellesråd Moelv kirkesenter Dato: Tidspunkt: Utvalgets medlemmer: Einar Ødegaard (Nes), Hanne Mette Lundberg (Ringsaker), Bernt Bjerkelien (Åsmarka), Dag Bjørnar Mork (Brøttum), Jon Einar Kvarberg (Brumunddal/Veldre), Ida Mæhlum Arnkværn (Furnes), Oluf Maurud (kommunens repr) og Gerd Th. Christensen (biskopens repr) Saker til behandling Sak 28/12 Protokoll fra møtet 26. april 2012 Sak 29/12 Referatsaker a) Takk fra Sjusjøen Fjellkirke b) Brev fra bispedømmerådet ang godkjenning av urnelund på Ringsaker kirkegård c) Brev fra Nasjonalt kirkelig pilegrimsutvalg ang åpne kirker for pilegrimer 2012 d) Protokoll fra Råd for trosopplæring e) Status kirkegårdsutvidelse i Brumunddal - muntlig orientering f) Status kirkevedlikehold - muntlig orientering g) Personalsituasjon - muntlig orientering Sak 30/12 Regnskap 2011 Sak 31/12 Kontorstruktur Sak 32/12 Leie av kontorlokaler i Brumunddal - deles ut på møtet Sak 33/12 Vedlikeholdsplan av kirkene i Ringsaker Sak 34/12 Regnskap 1. tertial Sak 35/12 Eventuelt Eventuelle forfall meldes til kirkevergens kontor på telefon E-post: kah@kirken-ringsaker.no Einar Ødegaard leder Knut Are Hole kirkeverge

3 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd Utvalg: Møtested: Ringsaker kirkelige fellesråd Moelv kirkesenter Dato: 26. april 2012 Tidspunkt: MØTEPROTOKOLL Følgende medlemmer møtte: Einar Ødegaard (Nes), Hanne Mette Lundberg (Ringsaker), Bernt Bjerkelien (Åsmarka), Jon Einar Kvarberg (Brumunddal/Veldre), Ida Mæhlum Arnkværn (Furnes), Oluf Maurud (kommunens repr), Gerd Th Christensen (biskopens repr) Følgende medlemmer hadde forfall: Dag Bjørnar Mork (Brøttum) Følgende varamedlemmer møtte: Svein Erik Sigurdsen (Brøttum) Fra administrasjonen møtte: Knut Are Hole (kirkeverge) Saker til behandling Sak 21/12 Protokoll fra møtet Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Protokoll fra Ringsaker kirkelige fellesråd 1. mars 2012 godkjennes. Enstemmig. Sak 22/12 Referatsaker a) Protokoll fra administrasjonsutvalgets møter og Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling og delt ut på møtet. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig.

4 b) Protokoll fra Råd for trosopplæring Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig. c) Prostens årsrapport Ringsaker prosti Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig d) Brev fra Hamar bispedømmeråd angående godkjenning av endring av kirkegårdsplan Nes. Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig e) Brev fra Hamar bispedømmeråd angående godkjenning av i Brumunddal kirke. Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig f) Brev fra Hamar bispedømmeråd angående retningslinjer for bruk av audiovisuelle hjelpemidler i kirkene. Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig g) Brev fra Hamar bispedømmeråd angående utleie av kirker. Sakspapir var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig

5 h) Notat fra kontorstrukturutvalget Sakspapir var sendt ut 12. april Kontorstruktur kommer opp som egen sak i neste møte. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig i) Status kirkegårdsutvidelse i Brumunddal. Muntlig orientering ved kirkevergen. Det er satt opp en sak på eventuelt hvor fellesrådet skal bestemme hvilken tilbyder vi skal velge for å lage kirkegårdsplan. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig. j) Status kirkevedlikehold Muntlig orientering ved kirkevergen. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig. k) Personalsituasjonen Muntlig orientering ved kirkevergen. Vedtak: Tas til orientering. Enstemmig Sak 23/12 Regnskap 2011 Sakspapirer var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Årsregnskap 2011 tas til orientering. Endelig godkjenning av regnskapet skjer i neste møte. Enstemmig.

6 Sak 24/11 Økonomiplan Sakspapirer var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Ringsaker kirkelige fellesråd støtter det skisserte forslaget til innspill til økonomiplan for Kirkevergen har fullmakt til å finpusse på de eksakte beløpene før det sendes inn til kommunen. Enstemmig. Sak 25/12 Leiekontrakt nye lokaler i Brumunddal Sakspapirer delt ut i møtet. Vedtak: Ringsaker kirkelige fellesråd inngår ikke leieavtale for nye kontorer i Brumunddal før kontorstrukturen er vedtatt i slutten av mai. Fellesrådet ber kirkevergen undersøke andre muligheter for leie fram til neste møte. Enstemmig. Sak 26/12 Urnefelt - Ringsaker kirkegård Sakspapirer var sendt ut sammen med innkalling. Vedtak: Ringsaker kirkelige fellesråd godkjenner planene for urnefelt på Ringsaker kirkegård, nederste 2 radene på felt X. Søknad sendes Bispedømmerådet for godkjenning. Prosten får søknaden i kopi. Enstemmig. Sak 27/12 Avtale om kirkegårdsplan Brumunddal kirkegård Sakspapirer delt ut i møtet. Vedtak: Norconsult innstilles som leverandør for utarbeiding av kirkegårdsplan for Brumunddal kirke. Det forutsettes akseptable kontraktbetingelser. Enstemmig. Sak 28/12 Eventuelt Ingen saker. Moelv, 26. april 2012 Knut Are Hole kirkeverge

7

8

9 S 29/12 c)

10

11 S 29/12 d) Råd for trosopplæring i Ringsaker prosti Referat fra møte i Råd for trosopplæring i Ringsaker prosti Tid: Torsdag 12. april 2012 kl Sted: Moelv kirkesenter Tilstede: Eli Røhr (Brumunddal/Veldre), Kåre Bjørdal (Ringsaker), Ruth Berit Solberg (Nes), Bjørg Amdal Stenersen (Åsmarka), Trygve Vikerødegården (Furnes), Torbjørn Granerud (representant for prestene), Eldbjørg Leinebø Ekre (Leder for trosopplæringen i Ringsaker prosti og Råd for trosopplæring) og Kirsten Bjerkestrand Tschudi (menighetspedagog og sekretær for Råd for trosopplæring). Forfall: Gurid Torill Solberg (Brøttum). Sak 09/12 Godkjenning av innkalling og saksliste Vedtak: Innkalling og saksliste vedtas. Sak 10/12 Godkjenning av referat Vedtak: Referat fra møtet 7. februar 2012 godkjennes. Sak 11/12 Klargjøring av arbeidsoppgaver for kateket/menighetspedagog/prest Bakgrunn for saken er ulike forventninger til hva menighetspedagogen kan/skal gjøre og gå inn i av arbeid og det er ønskelig med en klargjøring av dette. De tildelte midlene til trosopplæring er øremerket breddetiltak og ansatte i trosopplæringen kan derfor ikke gå inn og drifte kontinuerlige tiltak som kor, lørdagsklubb etc. Disse tiltakene må ha en god forankring i menigheten og driftes derfra, men menighetspedagogen skal allikevel stimulere og støtte det kontinuerlige arbeidet. Når det gjelder breddearbeidet (aldersbestemte tiltak som Babysang, Krølletreff, 4åringer, 6-åringer etc.) skal dette i hovedsak driftes av menighetspedagogene, og til en viss grad av kateketene. Kateketene er menighetens undervisningsleder i de menighetene det er ansatt kateket. Det betyr at kateketen leder trosopplæringsutvalget, konfirmantarbeidet, samarbeidet med skoler og barnehager, det kontinuerlige barne- og ungdomsarbeidet samt noe breddearbeid. Arbeidet utføres etter fordeling og i samarbeid med prester, organister, menighetspedagoger, frivillige etc. I de menighetene det ikke er ansatt kateket har soknepresten et hovedansvar for dette. Presten knyttes til gudstjeneste og konfirmantarbeid, dåp og dåpssamtaler. Presten kommer inn i arbeidet på forespørsler og støtter arbeidet, samt samarbeider om Referat 12. april 2012

12 Råd for trosopplæring i Ringsaker prosti gudstjeneste. Prestene skal ikke selv drifte breddearbeidet, men er viktig bidragsytere og medspillere i arbeidet. Trosopplæringen skal tenke bredde, og det er viktig at vi ikke spiser opp den tiden og ressursen med kontinuerlig arbeid. Det må understrekes at det i trosopplæringen er et fokus på at breddetiltakene skal rekruttere og støtte det kontinuerlige arbeidet. Rådet takket for en god orientering og klargjøring av begrepet breddetiltak, som kan være litt vanskelig å begripe. Vedtak: Råd for trosopplæring tar saken til orientering. Sak 12/12 Navn og visjon Navn og visjon har vært opp som sak på flere møter og i flere ulike fora. Siden forrige møte i Råd for trosopplæring har det kommet flere nye innspill og argumenter det kan være verdt å lytte til. Se referatet fra møtet 7. februar 2012 for de forslag som skulle diskuteres i forkant av dagens møte. Eldbjørg Leinebø Ekre har deltatt på et møte med prestene i prostiet hvor flere elementer kom opp samt at Brumunddal/Veldre menighetsråd har kommet med en uttalelse. Vi må være bevisste på hvem vi skal nå med navn og logo og hvordan vi ønsker de skal oppfatte oss og arbeidet vi gjør. Nytt forslag: Størst av alt Brukes som navn på trosopplæringen i den norske kirke og det er dermed tilgjengelig både logo og annet materiell til bruk i lokalt arbeid. Den er bra og den holder! Unødvendig å legge til lokal menighet eller Ringsaker prosti som undertekst i logoen. Legger oss tett inn til navn og logo fra sentralt hold i arbeidet med å ferdigstille et forslag til vedtak. Vedtak: Trosopplæringsteamet tar med seg innspillene videre og sender ut et forslag i god tid før neste møte i Råd for trosopplæring 12. juni Sak 13/12 Presentasjon av Grønn trosopplæring Trosopplæring i naturen ble presentert av Gunhild Bjørdal, daglig leder på Mesnali leirsted. Et regionalt prosjekt i trosopplæringsreformen som ble gjennomført fra Referat 12. april 2012

13 Råd for trosopplæring i Ringsaker prosti Prosjektet er avsluttet og ligger tilgjengelig i ressursbanken på Nøkkelord: Åpenhet, nærhet, undring, handling. Oppleve livet og oppleve tro! Naturen som metode i trosopplæringen. Fellesskap med andre. Fellesskap i og med natur. Furnes menighet har jobbet frem et forslag til ressurser og tiltak innen grønn trosopplæring og samlet det under paraplyen Naturlig tro. Her ligger det mye spennende å ta tak i og Råd for trosopplæring ønsker å jobbe videre med å utvikle gode tiltak som kan gjennomføres i alle menigheter. Vedtak: Råd for trosopplæring ønsker å spørre Anders Skeistrand (sokneprest i Furnes), Anna Grønvik (Kapellan i Brumunddal/Veldre), Gunhild Bjørdal (lang erfaring med trosopplæring i naturen) og Kirsten Bjerkestrand Tschudi (menighetspedagog) om å jobbe frem ulike tiltak innen grønn trosopplæring. Gruppen legger frem et utkast på rådets møte i juni Sak 14/12 Konkrete tiltak i 2012 Det utvikles og prøves ut nye tiltak i menighetene. Babysang (0-1 år) og Krølletreff (1-3 år, miniteater og sangstund) etableres i alle menigheter. Menighetspedagog Kirsten arbeider med å etablere et kreativt ungdomsutvalg med representanter fra alle menighetene. Denne gruppen blir sentral i å gi nyttige innspill vedrørende utviklingen av et felles ungdomsarbeid for prostiet. Det blir oppstart av ungdomslederkurs med lokale samlinger og fellessamlinger i september, det er også gjort avtale med Mesnali leirsted om ungdomsleir i oktober. De etablerte ungdomsmiljøene knyttes også opp mot dette arbeidet. En «eldre» ungdomsleder fra Furnes har sagt seg villig til å delta i dette arbeidet som leder på frivillig basis. Mange av breddetiltakene i menighetene er like, f.eks. har alle utdeling av 4årsbok, og flere menigheter har utdeling av 6-årsboka. I 2012 blir det et nytt opplegg rundt 4 og 6 årsboka, dette prøves ut i Ringsaker og Åsmarka menigheter. Opplegget tar utgangspunkt i de nye bøkene fra IKO, og gjennomføres i august (skolestart) og i desember (4-årsboka). Brøttum menighet har «Kirkerottene» (5 år) og utdeling av NT (11 år), Nes menighet har «Sprelleengel» (3 år), Brumunddal/Veldre menighet har småbarnssang som når bredt ut etc. Brumunddal/Veldre arrangerte Lys Våken og Tårnagenter i 2010/2011. Tiltak som fungerer bra bør videreføres, og evt. vurderes å innføre i flere menigheter, Referat 12. april 2012

14 Råd for trosopplæring i Ringsaker prosti dersom menighetene ønsker det. Vi får innspill fra representanten fra rådet at Lys Våken og Tårnagenter kan være gode tiltak å se nærmere på. 5 åringene fra Åsmarka og Furnes menigheter fikk delta på konsert og lokale korøvelser i perioden februar/mars. Brøttum menighet prøver ut deler av Kode B (Nytt bibelkurs) for 11-åringer i april. Det vil være mulig å prøve ut flere og ulike tiltak i menighetene til høsten. Hva med å prøve ut Kode B, 4 og 6-årsopplegget i flere menigheter? Hva med å utvikle og prøve ut noen konkrete tiltak rundt «trosopplæring i naturen» og pilegrimsvandringer? Hva med å knytte årstidene til noen tiltak? Vedtak: Rådet tar orienteringen til etterretning. Teamet lager en skisse/førsteutkast til en helhetlig plan til rådsmøte i juni. Referent Kirsten Bjerkestrand Tschudi Referat 12. april 2012

15 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd Utvalg: Ringsaker kirkelige fellesråd Sak nr: 30/12 Regnskap 2011 Møtedato: Saksdato: Saksbehandler: Vedlegg: Kirkeverge Knut Are Hole 1. Regnskap 2011 m/noter 2. Foreløpig revisjonsrapport 3. Nummerert brev nr 6 fra revisor Regnskap 2011 Fakta Årsregnskapet legges fram med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr I sak 23/12 ble regnskapet gjennomgått og kommentert. Endringene fra forrige møte, er av føringsmessig art, mellom balanse, investering og drift. Dette har ført til at mindreforbruket har økt fra kr til kr Årsregnskapet legges fram i henhold til forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd. Revisor har avgitt en foreløpig revisjonsrapport. Denne blir ikke underskrevet før fellesrådet har godkjent regnskapet. Revisor har sendt et nummerert brev nr 6 til fellesrådet. Innholdet i dette bør fellesrådet ta til etterretning og innarbeide eventuelle tilpasninger i regnskapet i løpet av Forslag til vedtak Årsregnskap 2011 vedtas. Regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr settes av på ubundent disposisjonsfond. Revisors nummererte brev nr 6 tas til etterretning.

16 RINGSAKER KIRKELIGE FELLESRÅD HOVEDOVERSIKT DRIFTSREGNSKAP REGNSKAP 2011 Regnskapsskjema Budsjett Driftsregnskapet Inntekter Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter Salg av driftsmidler/ fast eiendom Refusjoner/ overføringer Kalk. inntekt ved komm. tj.ytingsavtale Statlige tilskudd Rammeoverføring/ tilskudd fra egen kommune Tilskudd fra fellesråd/ menighetsråd Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler 9 Sum driftsinntekter: Utgifter Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Refusjoner/ overføringer Kalk. utgifter ved komm. tj.ytingsavtale Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter: Brutto driftsresultat: Renteinntekter og utbytte Mottatte avdrag på utlån Renteutgifter og låneomkostn Avdrag på lån Utlån, kjøp av aksje, andeler og lignende 22 Netto finansinntekter/- utgifter Avskrivninger Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Interne finansieringstransaksjoner Bruk av udisponert fra tidl. år 0 (overskudd) Bruk av disposisjonsfond Bruk av bundne fond Bruk av likviditetsreserve 30 Sum bruk av avsetninger Avsatt til dekning fra tidligere år (underskudd) Avsatt til disposisjonsfond Avsatt til bundne fond Avsatt til styrking av likviditetsreserven Overført til investerings regnskapet 36 Sum avsetninger REGNSKAPSMESSIG MINDRE FORBRUK (OVERSKUDD) 980 REGNSKAPSMESSIG MER- FORBRUK (UNDERSKUDD)

17 RINGSAKER KIRKELIGE FELLESRÅD REGNSKAP 2011 HOVEDOVERSIKT INVESTERINGSREGNSKAP Regnskapsskjema Budsjett Investeringsregnskapet Investeringer i anleggs midler Renteutgifter, låneomkostninger Avdrag på lån (ekstraord.) Utlån, kjøp av aksjer, andeler og lignende Dekning av tidligere års udekket Avsetninger 7 Årets finansieringsbehov Finansiert slik: Bruk av lånemidler Inntekter fra salg av drifts midler/ fast eiendom Refusjoner Tilskudd til investeringer Mottatte avdrag på utlån (ekstraord.) 13 Sum ekstern finansiering: Overført fra driftsregnskapet Bruk av avsetninger Bruk av tidligere års udisponert 17 Sum finansiering /980 Udekket/ Udisponert 0 0 0

18 RINGSAKER KIRKELIGE FELLESRÅD BALANSEREGNSKAP PR EIENDELER A Kap. 2.2 Anleggsmidler Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Inventar Utlån Aksjer og andeler B Kap. 2.1 Omløpsmidler Premiefond Kortsiktige fordringer Kasse, bankinnskudd C SUM EIENDELER: EGENKAPITAL OG GJELD: D Kap. 2.5 Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond Bundne inv.fond Regnskapsmessig merforbruk Regnskapsmessig mindreforbruk Kapitalkonto Gjeld E Kap. 2.4 Langsiktig gjeld 0 0 F Kap.2.3 Kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld G SUM GJELD OG EGENKAPITAL:

19 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellsråd org nr NOTE 1 Prinsipper Regnskapet til Ringsaker kirkelige fellesråd er ført og satt opp i henhold til Forskrift om økonomiforvaltning for kirkelige fellesråd i Den norske kirke. Regnskapet omfatter alle de økonomiske midler som er disponert gjennom året, og hvordan disse er anvendt. Bestemmelsene om årsregnskap innebærer at fellesrådet skal følge prinsipper som gjelder kommunale regnskap, samt bestemmelser for god kommunal regnskapsskikk. Det er i 2011 foretatt en endring i oppsettet vedr. klassifisering av anleggsmidler i balansen, samt fondsavsetningene i balansen.

20 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellsråd org nr Note 2 Pensjon Ringsaker kirkelige fellesråd dekker sine tariff-festede pensjonsforpliktelser gjennom Kommunal Landspensjonskasse. Alle krav blir kostnadsført direkte over drift. Tidligpensjon er dekket over driften.

21 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellsråd org nr Note 3 Aksjer og andeler Sekskap Andel Verdi KLP Ukjent Verdien på andelen baserer seg på egenkapitalinnskudd

22 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellsråd org nr Note 4 Fond - Oversikt Totale fond Fellesrådet Beløp Beholdning Bruk av fond i regnskapet Avsetninger til fond Beholdning Fordelt på følgende typer fond: Disposisjonsfond Beløp Beholdning pr Bruk av fond i regnskapet Avsetninger til fond 0 Beholdning Bundne driftsfond Beløp Beholdning Bruk av fond i regnskapet Avsetning til fond Beholdning Bundet investeringsfond Beløp Beholdning Bruk av fond i regnskapet 0 Avsetninger til fond 0 Beholdning

23 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellsråd org nr Note 5 Kapitalkonto TEKST: DEBET: KREDIT: IB Aktivering Avskrivning Utlån orgel Avskrivninger Avskrivninger Aksjer MVA-komp Salg AM Div. utstyr SUM FØRINGER UB :

24 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellesråd org nr Note 6 Endring av arbeidskapital Endring i balanse: Kapittel Saldo Saldo Endring Omløpsmidler Kortsiktig gjeld SUM ENDRING I BALANSEN Endring mem.konti ubrukte lånemidler - Sum endring for avstemming mot drifts- og investeringsreg ,00 FRA DRIFT OG INVESTERING: - Fra drift Fra investering + Sum inntekter Sum utgifter Avskrivninger Eksterne finansieringsinnt Eksterne finansieringsutg SUM DIFF. DRIFTS/INVESTERINGS ( ) DIFFERANSE (SKAL VÆRE 0,-) - Netto endring - -

25 Eiendommer/ Anlegg div Kirkeinventar div Utstyr/ Maskiner og transportmidler div Sum NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellesråd org nr Note 7 Anleggsmidler Konto Avskr.objekt Anskaff. år: Innkjøps. verdi Akkumulert Årets avskr: Innkjøp Restverdi

26 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellesråd org nr NOTE 8 STELL AV GRAVER Regnskap gravstell 2011 Inntekt Utgift Innbetaling til stell av gravsteder Stell av graver ,5 Adm.gebyr Avsluttede fond 2245,64 Renter Totalt , ,14 Bank IB ,37 Innbetaling gravstell Renter Uttak, overført , , ,14 Saldo ,23 Endring ,14 TOTAL ENDRING ,14

27 NOTER 2011 Ringsaker kirkelige fellesråd org nr NOTE 9 ÅRSVERK, YTELSER, GODTGJØRELSER Utvikling antall årsverk de siste 3 år ,4 årsverk fordelt på 31 stillinger ,7 årsverk fordelt på 32 stillinger ,7 årsverk fordelt på 33 stillinger Ytelser til ledelse All lederlønn fastsettes lokalt av fellesrådet. Total ytelse til ledelse i 2011 er kr ,- Total ytelse til fellesråd og adm.utvalg i 2011 er kr ,50 GODTGJØRELSE TIL REVISJON OG RÅDGIVNING Hedmark Revisjon IKS kr ,- ex. MVA

28 Hedmark Revisjon IKS Ringsaker kirkelige fellesråd REVISORS BERETNING FOR 2011 UTKAST Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Ringsaker kirkelige fellesråd som viser et positivt netto driftsresultat på kr og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Investeringsregnskapet er avsluttet i balanse. Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, driftsregnskap og investeringsregnskap for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Fellesrådet og daglig leders ansvar for årsregnskapet Fellesrådet og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide og fastsette årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intern kontroll som fellesrådet og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for fellesrådets utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av fellesrådets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Hedmark Revisjon IKS

29 Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Ringsaker kirkelige fellesråd per 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE)3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjon», mener vi at fellesrådet har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av fellesrådets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk i Norge Løten, den 14. mai 2012 Morten Alm Birkelid revisjonssjef Ole Jacob Kvissellien revisor Hedmark Revisjon IKS 2

30

31

32 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd Utvalg: Sak nr: Ringsaker kirkelige fellesråd 31/12 Kontorstruktur Møtedato: Saksdato: Saksbehandler: Vedlegg: Kirkeverge Knut Are Hole 1. Brev utsendt til menighetsrådene 2. Høringssvar fra Brumunddal/Veldre menighetsråd 3. Høringssvar fra Furnes menighetsråd 4. Høringssvar fra Nes menighetsråd 5. Høringssvar fra Åsmarka menighetsråd 6. Høringssvar fra Brøttum menighetsråd 7. Høringssvar fra Ringsaker menighetsråd 8. Brev fra kirkemusiker Kari Borud og sokneprest Siri Sunde 9. Brev fra trosopplæringsansatte i Ringsaker prosti 10. Faksimile fra Ringsaker Blad og Hamar Arbeiderblad Forslag om framtidig kontorstruktur - kontorstrukturgruppen Kontorstruktur Sak Fellesrådet vedtok i sitt augustmøte 2011 at det skulle settes i gang et arbeid for å se på kontorstrukturen i Ringsaker. Bakgrunnen for dette var blant annet at kirkekontoret i Brumunddal/Veldre skal inn i nye lokaliteter høsten I sitt møte 1. desember 2011 gjorde fellesrådet følgende vedtak: Sak 47/11 Arbeidsgruppe kontorstruktur Vedtak: a) Følgende personer oppnevnes til arbeidsgruppe for kontorstruktur: Steinar Afseth - ansatterepresentant (arbeidssted Brøttum) Torbjørn Granerud - representant for prestene (arbeidssted Nes) Trygve Vikerødegården - representant fra Furnes menighetsråd

33 Gerd Lodden Solberg - representant fra Brumunddal/Veldre menighetsråd Gerd Th. Christensen - prost (arbeidssted Ringsaker/Åsmarka) I tillegg deltar kirkevergen på møtene, utfører saksforberedelse og sørger for referat. b) Arbeidsgruppen for kontorstruktur har følgende mandat: Gruppen som skal se på prostiets kontorstruktur har som mandat å komme med forslag til hvordan strukturen skal se ut i framtiden. Spesielt skal en se på konsekvenser av samlokalisering. Følgende momenter skal tas med: kontorbehov/fasiliteter i årene framover kostnader ved kontordriften tilgjengelighet for menighetenes medlemmer- fysisk, pr telefon og elektronisk menighetenes drift ansattes arbeidsforhold og faglig utvikling Gruppen leverer sin rapport og innstilling til Ringsaker kirkelige fellesråd innen 1. april c) Menighetsrådene får rapporten og innstillingen på høring, med frist 1. mai 2012 til å uttale seg. Ringsaker kirkelige fellesråd behandler saken i sitt maimøte. Enstemmig. Gruppen har hatt fire møter i perioden. 12. januar, 14. februar, 8. mars og 28. mars Rapporten og innstillingen fra gruppen ble sendt ut til menighetsrådene og de ansatte 11. april, med frist til 17. mai for å komme med høringssvar. Gruppen konkluderte med en anbefaling om to-kontorløsning med lokalt kontor for sokneprest (se side 18 i gruppens forslag som er vedlagt). Lovhjemler 14 i Kirkeloven sier at fellesrådet har ansvar for å anskaffe og drifte menighets- og prestekontor. Det ligger i fellesrådets mandat å bestemmer hvor de ansatte skal ha kontor. Prestene er ikke ansatt i fellesrådet, men fellesrådet har ansvar for å legge til rette for kontor. Rundskriv F fra Kirkedepartementet uttaler at det er bispedømmerådet som har fullmakt til å bestemme hvor en kirkebokførende prest skal ha kontor. Dersom kirkelig fellesråd ønsker å endre prestens kontorsted må dette godkjennes av bispedømmerådet. Men det er fellesrådet som leder prosessen lokalt og fatter vedtak. Saken sendes fra fellesrådet til bispedømmerådet for godkjenning. Prosten, vedkommende prest og eventuelt også soknepresten gis anledning til å uttale seg før bispedømmerådet treffer vedtak i saken. Etter det kirkevergen har brakt på det rene har ikke bispedømmerådet i Hamar tidligere behandlet denne type saker, selv om det er flere fellesråd som har slått sammen kontorer. Dette kan bety at de er av den innstilling at det er fellesrådene som må ta disse avgjørelsene. Kirkevergen har sendt brev til bispedømmerådet 23. mai for å få en avklaring rundt disse forhold.

34 Kirkevergens saksframstilling bygger på rapporten fra kontorstrukturgruppen, høringssvar og møte med de ansatte. Anbefaling Det er viktig å tenke langsiktig. Hvordan vil våre rammebetingelser være om ti år? Hvordan vil kirkelandskapet se ut om åtte år? Hvordan skal vi best utnytte våre ressurser framover? Kirkevergen ønsker å gå lengre enn anbefalingen til kontorstrukturgruppen, og foreslår i forslag til vedtak en to-kontorløsning (uten lokalt kontor for sokneprest). (Alternativ 2 til kontorstrukturgruppen). Dette er begrunnet i faglig fellesskap og utvikling, ansattes arbeidsvilkår, tilgjengelighet for befolkningen og økonomi. Kirkevergen mener at en løsning hvor prestene blir sittende igjen alene, blir uhensiktsmessig både for presten og menigheten. Samtidig er det dette som gir den beste økonomiske uttellingen. Ved en to-kontorløsning kommer vi til å beholde kontorene på Nes, Furnes og Brøttum i oppsigelsestiden, men det er viktig å gjennomføre endringene med saksbehandlerne/sekretærene nå. Dette er begrunnet i at saksbehandlerne ved kirkekontorene på Nes og i Furnes går av med pensjon dette året. Da må vi forsøke å tilpasse stillingsstørrelsene for å få flere ansatte opp mot hele stillinger. Endringene berører mange personer, både ansatte, tillitsvalgte/folkevalgte og menighetsmedlemmer. Vi skal ha respekt for de følelsene mange har og den usikkerheten mange føler for at hverdagen skal bli annerledes. Likevel er det kirkevergens og fellesrådets ansvar å se ut over dette og gjøre det som er mest tjenlig for helheten i kirken i Ringsaker. Høring Alle menighetsrådene har fått tilsendt forslaget utarbeidet av kontorstrukturgruppen til uttalelse. Alle menighetsråd har svart og svarene ligger vedlagt. Kort oppsummert ønsker Furnes og Brøttum å ivareta fem kontorer som i dag, Nes, Ringsaker og Åsmarka støtter kontorstrukturgruppens forslag med en to-kontorløsning og lokalt prestekontor og Brumunddal/Veldre ønsker en ren to-kontorløsning. Alle ansatte og prestene har vært invitert til å komme med skriftlige tilbakemeldinger til fellesrådet. Dette har noen av de ansatte benyttet seg av. Dette ligger også vedlagt. Menighetens arbeidsvilkår Gudstjenestelivet Menighetens åndelige liv og vekst er knyttet til gudstjenesteutøvelsen, kirkelige handlinger og andre arrangementer i kirken. Det er først og fremst kirken som er samlingspunkt for menighetens arbeid og slik virkeliggjøres nærheten til folket. Slik vil

35 gudstjenestelivet ha lokal forankring og gå sin gang også om kirkekontoret blir flyttet ut av soknet. Menighetsrådets arbeid Mye av menighetsrådets og utvalgenes arbeid er i dag knyttet opp til kirkekontorene. Det er viktig at rådet og utvalgene fortsatt har et møtested i soknet. De fleste kirkene har sakristi som kan brukes til samtaler og møter, men det bør i tillegg finnes et møterom utenom disse. I Furnes kan en fortsatt legge til rette for møter på Karmel, og på Nes kan kirkestuen ved Stavsjø kirke benyttes. Når det gjelder Brøttum, har ikke kirken eller menigheten noe egnet eller tilrettelagt lokale. En kan her søke å få til et samarbeid med Brøtheim, men dette må en jobbe med fram mot Kirkevergen må videre ta ansvar for å finne praktiske løsninger på en del praktiske utfordringer. Dette gjelder blant annet områder som post og arkivering. Kirkekontorets funksjon overfor befolkningen Folk trenger å komme i kontakt med kirkekontorene i ulike situasjoner. Folk har ulike spørsmål. Mange skal ordne med ting knyttet til dåp, gudstjenester, vigsel, begravelse eller har noe å ordne i tilknytning til kirkebok eller kirkelig medlemsregister. Allerede i dag får kirkekontoret i Moelv telefoner fra hele prostiet vedrørende vigsler, konfirmasjon og så videre, men ofte må man henvise til andre kirkekontor med lite åpningstid. Det er vanskelig å forutsi hvordan en flytting av kirkekontor vil fungere for brukerne, men en samlokalisering vil for mange oppleves positivt, da de vil får bedre service og raskere svar enn det mange får i dag. Ansatte Det har vært reist en del spørsmål vedrørende sekretærfunksjonen på kontorene. Ingen prester har egne sekretærer. Dette tilhører en svunnen tid. Sekretærstillingene har de siste årene gått over til saksbehandlerstillinger for menighetene. De har en del oppgaver som prestene tidligere tok seg av, men har et større ansvar for menighetens saksbehandleroppgaver. Dette ansvaret blir ikke annerledes ved en endring av kontorstrukturen. I Ringsaker og Åsmarka har vi fra 1. mars 2012 endret stillingen fra saksbehandler/sekretær til daglig leder. Når det er flere menigheter som er samlet, er daglig leder en bedre og dekkende tittel. Daglig leder har det daglige lederansvaret for kontoret og de ansatte. I Ringsaker prosti har det vært vanlig at en sokneprest har vært leder for staben. Dette er ikke et ansvar som tilligger prestene, men det har vært en praktisk ordning. I en to-kontorløsning bør det bli daglig leder også i Brumunddal. Daglig leder leder stabsmøtene hvor en gjennomgår arbeidet for de kommende to ukene. Avklaringer kan skje i dette møtet. Planlegging mellom prest, kirkemusiker, kirketjener og andre ansatte vil foregå i etterkant og gjennom uken. Det er viktig å merke seg at menighetene i utgangspunktet ikke får mindre hjelp av saksbehandler/daglig leder enn tidligere. Det kan likevel være nødvendig å ha en gjennomgang av hvilke

36 oppgaver som skal løses av saksbehandler/daglig leder og hvilke som skal løses av menighetsrådet. Det er i dag soknepresten som har ansvaret for føring av kirkebok, men det er saksbehandleren som er delegert det daglige arbeidet. I løpet av dette året vil all føring gå over til å bli heldigital. Det er ikke meningen at soknepresten skal få oppgaver som i dag er ivaretatt av saksbehandler/daglig leder, dvs at de kontoradministrative oppgavene blir ikke større for presten enn de er i dag. For noen ansatte vil det oppleves som en ulempe at det blir større avstander mellom kontor og kirke. I enkelte tilfeller vil det bli mer kjøring enn før, men det går an å planlegge arbeidsdagene så det ikke blir så mye kjøring fram og tilbake. I de fleste kirker er det et sakristi som kan benyttes som hvilerom/arbeidsrom mellom avtaler dersom en ikke har fått kabalen til å gå helt opp. Det bør i så fall legges til rette for at det er internettmuligheter her. Faglig fellesskap og utvikling Da Hamar biskop hadde visitas i Ringsaker i september og oktober 2010, var hun opptatt av blant annet faglig fellesskap og tverrfaglig arbeid. I sin rapport fra besøkene kommer biskopen med en del utfordringer, blant annet følgende som kan være relevant for temaet vi behandler nå: Gjennomgå bemanningssituasjonen blant de ansatte i fellesrådsområdet. Utvikle møtepunkter for faglig fordypning og tverrfaglig arbeid. Utrede muligheter for økt samarbeid på tvers av menighetsgrensene. Fellesrådet har tidligere behandlet personalsituasjonen med tanke på at faggruppene kan jobbe mer sammen. Vi har høyt kompetente medarbeidere og kan lære av hverandre. Kirkemusikerne møtes regelmessig, og det samme gjør trosopplæringsmedarbeidere, saksbehandlere og kirketjenere. En ser at det er en gevinst i å treffes og diskutere faglige problemstillinger. Noe av tanken bak dette er også å standardisere de tilbudene vi har og måten å utføre arbeidet på. Et mål er å få en mer fleksibel organisasjon der medarbeidere kan steppe inn for hverandre. I forbindelse med gudstjenestereformen og trosopplæringsreformen er det også et økende behov for tverrfaglig samarbeid. Dette gjelder både lokalt og innen hele fellesrådsområdet. Selv om vi har faglig fellesskap i dag og ulike møtepunkter, mener kirkevergen at samarbeidet kan bli enda bedre med å ha felles kontorer. Da har alle en daglig kontakt og mulighet for å drøfte problemstillinger, noe som også gir en synergieffekt i form av faglig utvikling. Skal vi rekruttere godt kvalifiserte medarbeidere i framtiden, må vi tilby en arbeidsplass som er utviklende og stimulerende. Da er større enheter og fellesskap et ledd i dette.

37 Økonomi Det har vært stilt mange spørsmål rundt hvordan økonomien vil slå ut med en endring av kontorstrukturen. I kontorstrukturgruppens utredning ligger en oversikt over dagens kostnader, men den har vært noe mangelfull i forhold til hva en sammenslåing kan føre til av reduserte kostander. Det er to forhold som må ligge i bunn for forståelsen av den økonomiske siden av saken: 1. Brumunddal/Veldre menighet må ha nye kontorer fra 1. september d.å. Dette er uavhengig av kontorstruktur. 2. Moelv kirkesenter er for lite i dag. Selv om det ikke blir noen sammenslåing med Brøttum, vil Moelv likevel trenger flere kontorer. Brumunddal Kirkekontoret i Brumunddal skal flyttes fra 1. september d.å., og de skal inn i nye kontorer. Vi er nå i avslutningsfasen for å inngå avtale om nye kontorer. Brumunddal har behov for kvm kontorer. Kontorleieprisen i Brumunddal ligger opp mot kr pr kvm + felleskostnader. Vi har flere utleiere som tilbyr oss lokaliteter. For å ha noe å sammenligne med har vi et tilbud på 233 kvm til en pris på kr pr kvm noe som betyr kr pr år pluss fellesutgifter på ca kr Til sammen kr kvm vil tilfredsstille de behovene vi har ved en sammenslåing av Furnes og Nes til Brumunddal. Dersom vi skulle finne noe som passer akkurat for Brumunddal/Veldre (inkludert prostiprest og menighetspedagog) på 200 kvm med samme betingelser, vil prisen bli ca kr inkl felleskostander. Kirkevergen har derfor valgt å bruke kr i husleie som sammenligningsgrunnlag, og ikke kr som står i dokumentet fra kontorstrukturgruppen. Dette tallet baserte seg på opplysninger som viste seg å være for lavt estimert. Ved å legge ned kontorene på Nes og Furnes vil vi redusere kostnadene på husleie, bredbåndleie, telefonlinje og strøm. Dette utgjør ca kr , Nes (kr ) og Furnes (kr ). Netto besparelse ved å slå sammen kontorene blir da ca kr pr år. (Netto mellom kr og kr kr kr ). Noe høyere strømutgifter enn det kontoret i Brumunddal har i dag må vi regne med, for eksempel kr Da har vi en besparelse på kr pr år ved en sammenslåing av kontorene i Furnes, Nes og Brumunddal/Veldre. Moelv Ved kirkesenteret i Moelv må vi utvide. Allerede i dag har vi to kontorer for lite. Ved en sammenslåing med Brøttum vil vi ha behov for til sammen fire nye kontor. En utbygging i Moelv vil sannsynligvis koste minst kr Estimatet fra 2008 var kr Grunnen til at det blir høyere er blant annet at det vil være behov for å få inn et nytt ventilasjonsanlegg og byggekostnader som har blitt høyere. Dersom vi går ut ifra kr vil det øke «husleien» i Moelv med kr pr år. Husleien inkl telefon, bredbånd og strøm i Brøttum er kr Siden vi uansett må utvide i

38 Moelv og får denne kostnaden, vil vi spare ca kr på å samlokalisere kontorene. Til sammen vil vi ved en to-kontorløsning i Brumunddal og Moelv spare ca kr pr år. Det er ikke tatt hensyn til leie av møtelokaler for menighetsråd og utvalg i Furnes og Brøttum. Det vil genereres høyere kjøregodtgjørelse, samtidig som det er andre kostnader som reduseres ved stordrift. Prestenes kjøregodtgjørelse dekkes av staten, slik at det vil ikke få innvirkning på fellesrådets økonomi. Det vil ikke være lavere kostnader før alle husleiekontraktene er avsluttet i Forslag til vedtak 1. Ringsaker kirkelige fellesråd ser behovet for å samle kirkekontorene i to kontorer i byene Brumunddal og Moelv. Kirkekontorene i Brøttum, Furnes og Nes flyttes og de som har kontor på disse stedene i dag får kontorplass i henholdsvis Moelv eller Brumunddal. 2. Kontorlokalene i Brøttum, Furnes og Nes sies opp. Seneste avslutningsdato for leieforholdene er Saksbehandlerfunksjonene flyttes til Moelv og Brumunddal innen 1. oktober Kontor for prest og andre flyttes senest Kontorlokalene i Brumunddal og Moelv tilpasses ny situasjon i takt med gjennomføringen. 5. Det settes i gang utredning for å bygge ut for flere kontorplasser i Moelv kirkesenter. 6. Flyttingen av kontorsted for sokneprestene forutsetter godkjenning fra bispedømmerådet.

39 DEN NORSKE KIRKE Ringsaker kirkelige fellesråd Kirkevergen Til menighetsrådene i Ringsaker prosti Moelv, 12. april 2012 Framtidig kontorstruktur i Ringsaker prosti Vedlagt er forslag til framtidig kontorstruktur i Ringsaker prosti. Forslaget er utarbeidet av kontorstrukturgruppen nedsatt av fellesrådet i desember Vi ber menighetsrådene om tilbakemeldinger på forslaget og spesielt gruppens konkrete anbefaling i kapittel 8. På grunn av litt sen levering er frist for å melde tilbake utsatt fra 1. mai til 17. mai Forslaget vil bli videre behandlet i fellesrådets møte i slutten av mai. Vennlig hilsen Knut Are Hole Kirkeverge Storgt. 98 B Tlf: Bank: Org.nr.: Postboks 195 Fax: Moelv E-post: post@kirken-ringsaker.no Hjemmeside:

40 MENIGHETSRÅDET Brumunddal/Veldre menighet REFERAT FRA MØTE I MENIGHETSRÅDET Brumunddal/Veldre menighet Tid: 23. april 2012 etter årsmøtet Sted: Brumunddal kirkestue Tilstede: Eva Ormåsen, Håkon Antonsen, Jon Einar Kvarberg, Henrik Sanne Haugli, Gerd Lodden Solberg, Hege M. Øynes, Lars Erlend Kielland, Morten E. Bratengen Forfall: Eli Antonsen og Marthe Maurud SAK ANGÅENDE 29/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Vedtak: Innkalling og sakliste er godkjent. 30/12 Godkjenning av referat fra Vedtak: Referat fra er godkjent. 31/12 Ny kontorstruktur i prostiet Se eget vedlegg. Vedtak sak 31/12: MR går inn for alternativet to-kontorløsning. 32/12 Eventuelt Ingen innkomne saker. Saker til neste møte: - Hvem skal eie pianoet i kirkestua? Fellesrådet eller menighetsrådet Ref: Hege Øynes

41

42

43

44

45

46

47

48

49 Fra: Bjørg Til: "Knut Are Hole" Kopi: "Hansen, Beate"; "Roger Brevik"; "Gerd Th. Christensen" Emne: Kontorstruktur Dato: 2. mai :10:38 Framtidig kontorstruktur i Ringsaker prosti. På Åsmarka menighetsråd sitt møte i dag, 2. mai, ble framtidig kontorstruktur gjennomgått. Åsmarka menighet har aldri hatt eget prestekontor og vi har måtte forholde oss til Ringsaker/Moelv i alle år. Dette har ikke vært noe problem og menighetsrådet har heller ikke fått tilbakemeldinger på annet fra menigheten. Prestene drar gjerne ut i dåps - og sorgsamtaler og møter menigheten der de er, og når vi har satt oss i bilen så kjører vi like gjerne til Moelv som til noe annet sted. Vi ser også fordelen av at prestene og de andre ansatte kan få oppleve et større fellesskap i sin arbeidssituasjon. På bakgrunn av dette, og ut fra en veldokumentert konklusjon fra kontorstrukturgruppa, anbefaler Åsmarka menighetsråd at gruppas konklusjon, en to-kontorløsning med lokalt kontor for sokneprest velges. Vedtaket var enstemmig. For Åsmarka menighetsråd Bjørg Amdal Stenersen

50

51

52

53

54

55

56 Til Ringsaker kirkelige fellesråd Moelv, 23.mai 2012 Kontorstrukturen i Ringsaker prosti. Vi kateketer og menighetspedagoger ønsker med dette å delta i samtalen rundt kontorstrukturen i Ringsaker prosti. En arbeidsgruppe nedsatt av Fellesrådet har levert en utredelse som gir et bilde av dagens kontorsituasjon. Notatet skisserer 3 mulige modeller for en fremtidig kontorstruktur, og velger å gå inn for den ene modellen. Når det gjelder implementeringen av trosopplæringen i Ringsaker prosti erfarer vi at det er særlig tre faktorer som vil være avgjørende for å lykkes. Når Fellesrådet drøfter sakens mange sider, ber vi om at følgende innspill blir ivaretatt uavhengig av hvilken fremtidig kontorstruktur vi skal forholde oss til. 1) Trosopplæringens behov for jevnlige tverrfaglige møtepunkt for fellesrådsansatte og prester i alle de 6 menighetene. 2) Behovet for en effektiv administrasjon rundt trosopplæringen slik at tid blir frigjort til å gjennomføre utadrettede tiltak. 3) Behovet for gode og tilrettelagte romfasiliteter i alle menighetene for å kunne drive trosopplæring blant barn og ungdom. Ad 1) De ansatte i trosopplæringen har hele prostiet som sitt virksomhetsområde, og tilhører derfor flere staber. I særlig grad gjelder dette menighetspedagogene og til en viss grad kateketene. Dette er en ny situasjon som krever møtepunkt der ansatte møtes til tverrfaglig arbeid. Jevnlige møter vil sikre god informasjonsflyt når det gjelder grunnlagstenkning rundt planarbeidet og den praktiske gjennomføringen av konkrete tiltak. Vi erfarer at slik stabsarbeidet i menighetene er organisert i dag, ligger det mer eller mindre tilfeldig til rette for gjensidig tverrfaglig arbeid. Samtidig vil behovet for jevnlige tverrfaglige møter øke i takt med at de utadrettede tiltakene øker i mengde og omfang. Vi mener det er behov for en gjennomtenkning av hvordan det jobbes faglig i prostiet. Ad 2) Vi ser nødvendigheten av en oppgradering av dataverktøy og arbeidsrutiner på kirkekontorene. I trosopplæringen erfarer vi allerede nytten av gode dataverktøy som Labora medarbeideren, nettpåmelding for brukere via hjemmesiden, bruk av gode verktøy som bærbar pc med nettilgang på de fleste lokalene som tilhører fellesrådsområdet etc. For trosopplæringen vil behovet for kirkekontor med effektiv administrasjon og åpningstider 5 dager i uka være positivt. Ad 3) Gode romfasiliteter for å kunne arbeide godt blant barn og ungdom i ulik alder og med ulike behov er viktig for trosopplæringen. Dette gjelder alle de 6 menighetene, og må ivaretas ved en eventuell sammenslåing av kirkekontor. De fleste steder er dette lagt godt til rette med gode og velfungerende kirkerom, kirkestuer/saler, gode sakristi og mindre grupperom. Til spesielle tiltak kan det være snakk om å leie andre rom, men som et minimum mener vi at alle menighetene bør etablere et fast «allbruksrom» med plass til opp mot 10 personer. Dette rommet kan disponeres av

57 frivillige, menighetspedagoger, kateketer, organister og prester, og rommet bør dekke følgende funksjoner: menighetsrådsmøter, utvalgsmøter, gruppesamtaler, samtalerom m.m. Rommet bør ha nettilgang slik at det er mulig å gjøre enkle forberedelser og etterarbeid i forbindelse med aktivitetene. Vi ber Fellesrådet ta våre innspill relatert til trosopplæringen inn i samtalene rundt fremtidens kontorstruktur i Ringsaker prosti. Med vennlig hilsen Kateket og leder for trosopplæringen i Ringsaker prosti, Eldbjørg Leinebø Ekre, kateket Elisabeth Kofoed Kongelstad, menighetspedagog Kirsten Bjerkestrand Tschudi, menighetspedagog Lisabeth Kvalevaag-Holm.

58

59

60

61 Framtidig kontorstruktur i Ringsaker prosti Forslag utarbeidet av kontorstrukturgruppe januar - mars 2012

62 Innhold 1. Mandat for kontorstrukturgruppe Arbeidet i gruppen Nå-situasjon for kontorstruktur i Ringsaker Økonomisk oversikt over kontorkostnadene i dag To-kontorløsning a) Tjenester b) Plassering c) Økonomi d) Erfaring fra andre steder Fordeler og ulemper a) Økonomisk b) Personalmessig c) Virksomhetsmessig d) Rådsarbeidet e) Tilgjengelighet Nye løsninger og måter å arbeide på Anbefaling Kontorstrukturgruppe - januar - mars 2012 Side 2

63 1. Mandat for kontorstrukturgruppe Fellesrådet vedtok i sitt augustmøte at det skulle settes i gang et arbeid for å se på kontorstrukturen i Ringsaker. Bakgrunnen for dette var blant annet at kirkekontoret i Brumunddal/Veldre skal inn i nye lokaliteter høsten I sitt møte 1. desember 2011 gjorde fellesrådet følgende vedtak: Sak 47/11 Arbeidsgruppe kontorstruktur Vedtak: a) Følgende personer oppnevnes til arbeidsgruppe for kontorstruktur: Steinar Afseth - ansatterepresentant (arbeidssted Brøttum) Torbjørn Granerud - representant for prestene (arbeidssted Nes) Trygve Vikerødegården - representant fra Furnes menighetsråd Gerd Lodden Solberg - representant fra Brumunddal/Veldre menighetsråd Gerd Th. Christensen - prost (arbeidssted Ringsaker/Åsmarka) I tillegg deltar kirkevergen på møtene, utfører saksforberedelse og sørger for referat. b) Arbeidsgruppen for kontorstruktur har følgende mandat: Gruppen som skal se på prostiets kontorstruktur har som mandat å komme med forslag til hvordan strukturen skal se ut i framtiden. Spesielt skal en se på konsekvenser av samlokalisering. Følgende momenter skal tas med: kontorbehov/fasiliteter i årene framover kostnader ved kontordriften tilgjengelighet for menighetenes medlemmer- fysisk, pr telefon og elektronisk menighetenes drift ansattes arbeidsforhold og faglig utvikling Gruppen leverer sin rapport og innstilling til Ringsaker kirkelige fellesråd innen 1. april c) Menighetsrådene får rapporten og innstillingen på høring, med frist 1. mai 2012 til å uttale seg. Ringsaker kirkelige fellesråd behandler saken i sitt maimøte. Enstemmig. Kontorstrukturgruppe - januar - mars 2012 Side 3