GENESYS MEETING CENTER 4.0. Brukerhåndbok

Transkript

1 GENESYS MEETING CENTER 4.0 Brukerhåndbok

2 VELKOMMEN TIL GENESYS MEETING CENTER Genesys Meeting Center er det perfekte kommunikasjonsverktøyet. Vår prisvinnende teknologi integrerer telefonmøter med brukervennlige Internett-møter. Du kan vise PowerPoint - presentasjoner, dele filer og programmer, teste og stille spørsmål til møtedeltakerne eller ta dem med rundt på Internett. Du kan til og med koble opp via VolP - alt med samme resultat som ved personlige møter. Genesys Meeting Center gjør møtet mer produktivt, og dere kan møtes oftere siden dere sparer tiden og kostnadene forbundet med å måtte reise. Bruk Genesys Meeting Center til: Salgspresentasjoner Opplæring samt "e-learning" Seminarer Produktlanseringer Avdelingsmøter Foretakspresentasjoner Samarbeid og prosjektledelse Tips for vellykkede møter Under finner du tips til hvordan du avholder et godt Genesys Meeting Center møte. Unngå forsinkelser ved å forberede og laste opp ressursene du trenger i god tid før møtet. F.eks. presentasjoner, undersøkelser og prøver. Start møtet i forveien, slik at deltagerne kommer inn i møtet til oppsatt tid. Påse også at alle komponenter er installert. Husk å snakke rett inn i telefonen eller "headsettet" for å få god lydkvalitet på møtet. Slå av lyden fra deltagerne dine når de ikke skal snakke for å unngå forstyrrende bakgrunnslyd. Ta høyde for deltagernes oppkoblingshastighet og forviss deg om at alle følger med på presentasjonen. Ha så få programmer som mulig åpne for å få best mulig yteevne ved dokumentdeling. Bruk kommentarverktøyene, avstemninger og prøver for å få større interaktivitet i møtet. Før møtet begynner, bør alle deltagerne foreta en nettlesertest (vedlagt i møteinvitasjonen) for å sikre at nettleserne og operativsystemene er kompatible og at det ikke oppstår brannmurproblemer. Påse at deltagerne laster ned Meeting Center-applikasjonen før møtet begynner hvis de ønsker å presentere ting under møtet, anvende VoIP eller "Meeting Launcher". Merk: Det er ikke nødvendig å laste ned applikasjonen for å delta på møtet.

3 INTERNETTMØTE Bruk denne veiledningen når du skal ha telefon- og internettmøter STARTE ET MØTE Installer Meeting Center 4.0 For å sette opp og starte internettmøter, installer Meeting Center 4.0: 1- Gå til og klikk på "Get it Now". 2- Følg nedlastningsveiviseren og få alt du trenger for å sette opp og gjennomføre effektive internettmøter. Merk: Hvis du ikke har Outlook-integrasjonen, klikk ikonet "Meeting Launcher" på oppgavelinjen og velg "Schedule a Meeting". Online klikker du "Schedule a Meeting" og følger veiviseren steg for steg for å sette opp et møte og invitere deltagere. Starte et oppsatt møte Ordstyrer: 1- Klikk ikonet "Meeting Launcher" på oppgavelinjen og velg "Start a Meeting". 2- Klikk på lenken til det spesifikke møtet. 3a- Velg "Yes" hvis du vil invitere andre deltagere til møtet via MSN Instant Messenger eller e-post. Dobbeltklikk på deltagerne og klikk "Send". 3b- Velg "No" hvis du ikke vil invitere andre deltagere til møtet. 4- Velg hvordan du vil koble opp til lyddelen av møtet på den første hurtigmenyen og klikk "Continue". 5- Velg det første som skal skje når møtet begynner (for eksempel "Show Presentation" eller "Share Application") på den andre hurtigmenyen og klikk "OK". Merk: Du kan også starte møtet fra kalenderen i Outlook. Bare åpne møtet fra kalenderen og klikk på lenken "start the web". Sette opp et møte Gjennom Microsoft Outlook : 1- Klikk "Schedule Meeting" på Meeting Center Outlook verktøylinje som du finner rett under verktøylinjen i Outlook. 2- Velg "Appointment"-fanen, og velg tidspunkt for møtet og møtedeltagere fra adresseboken i Outlook. 3- Klikk "Send", så får deltagerne en møteinvitasjon via Outlook med informasjon om hvordan de deltar på møtet.

4 Starte et Ad hoc møte: 1- Klikk "Meeting Launcher" på oppgavelinjen og velg "Start a Meeting". 2- Klikk "Ad Hoc Meeting". 3a- Velg "Yes" hvis du vil invitere andre deltagere til møtet via MSN Instant Messenger eller e-post. Dobbelklikk på deltagerne og klikk "Send". 3b- Velg "No" hvis du ikke vil invitere andre deltagere til møtet. 4- Velg hvordan du vil koble opp til lyddelen av møtet på den første hurtigmenyen og klikk "Continue". 5- Velg det første som skal skje når møtet begynner (for eksempel "Show Presentation" eller "Share Application") på den andre hurtigmenyen og klikk "OK". Deltagertilgang: 1- Hvis møtet var oppsatt på forhånd, klikker deltagerne på lenken i invitasjonen som kom på e-post for å delta. 2- Hvis det er et Ad Hoc-møte, går deltagerne til og klikker "Participant". Deltagerne blir bedt om å fylle inn møtenummer og navn. Merk: Ordstyreren kan også invitere deltagere via MSN Messenger eller e-post gjennom "Meeting Launcher" eller direkte fra møtet. Deltagerne får en link som de klikker for å delta. 3- Deltagerne blir bedt om å velge hvordan de vil knytte seg til lyddelen av møtet. Hvis de velger "Already Dialed In" eller "Dial In Now", blir de bedt om å identifisere seg. Merk: Døren til møterommet forblir stengt, og deltagerne sendes til venterommet inntil ordstyreren starter lyd- eller internettdelen av møtet. Merk: Hvis du ikke har noen oppsatte møter de neste tre timene, forsvinner steg 2 over. Hvis du har installert Outlook-integrasjonen, kan du også klikke "Ad Hoc Meeting" på Meeting Center Outlook verktøylinje for å starte et møte med en gang. Desktop Meeting Launcher Genesys Desktop Meeting Launcher havner automatisk på oppgavelinjen på maskinen når du installerer Meeting Center. Dette brukervennlige verktøyet kan brukes til å: Starte et oppsatt møte eller et Ad Hoc møte med ett klikk. Sette opp møter. Delta på møter. Sende invitasjoner via e-post eller MSN Messenger. Få tilgang til "Conference Manager" (din online Genesys Meeting Center konto).

5 Ringe opp deltagere 1- Klikk "Switch to Advanced" i "Show"- panelet. 2- Klikk "Dial Out". 3- Skriv inn navn og nummer til personen du vil ringe, eller klikk "Address Book" og velg deltageren derfra. 4- Klikk "Dial". Sikkerhet MØTEHÅNDTERING Ordstyrer kan se deltagere i venterommet og deretter slippe dem inn på møtet én etter én. Fra panelet "Participants" merker du av for "Close meeting room door" for å stenge møtet for deltagerne. Klikk samme rute for å åpne for dem igjen. Merk: Standardinnstillingen er at døren til møtet er stengt. Oppkoblingssatus Ordstyreren kan se hvordan deltagerne et koblet opp til møtet i panelet "Participants". Mulige oppkoblingsalternativer: Telefon Internett Telefon/Internett VoIP/Internett Streaming/Internett Merk: Du kan sortere deltagere etter navn, status eller uttrykksikon i panelet "Participants" ved å klikke det gjeldende kolonnehodet. Statusikoner for lyd Ordstyreren kan hele tiden se lydstatusen til deltagerne i "Participants"-panelet. Statusikoner: Standard høyttalerikon. Deltageren (eller ordstyreren) befinner seg i hovedmøterommet. Ikon for aktiv taler. Deltageren (eller ordstyreren) snakker. Ikonet kan også indikere at det kommer bakgrunnsstøy fra telefonlinjen. Ikon for stum linje. Deltageren kan ikke høres når telefonlinjen er stum. Desktop VoIP (IP-telefoni) Genesys Desktop VoIP er en sikker, brannmurvennlig løsning for smal båndbredde som benytter Voic over Internet Protocol for å koble ordstyrere og deltagere til lyddelen av internettmøtet. Alt du trenger er Internett og et headset med mikrofon. For å starte eller delta på et møte via VolP velger du "Connect via Desktop VoIP" på den første hurtigmenyen. For å koble opp via VolP under et pågående møte, klikker du panelet "Voice Connection" og velger "Connect Desktop VoIP to Meeting". Du kan enkelt bytte mellom VolP og telefonlinje under møtet fra panelet "Voice Connection". Merk: For optimal lydkvalitet, se til at et headset med mikrofon er koblet til datamaskinen. Deltagerne må installere Meeting Center Application for å kunne bruke Desktop VolP.

6 Avbryte/Gi deltagerne ordet 1- Klikk høyttalerikonet ved siden av deltagerens navn for å slå lyden fra deltageren av eller på. 2- Du kan også slå av eller på lyden fra alle deltagerne på en gang ved å klikke "Switch to Advanced" i "Show"-panelet og velge "Unmute all" eller "Mute all" på hurtigmenyen. Spørsmål & svar Ordstyreren kan starte en spørrerunde der deltagere ber om ordet ved hjelp av telefonen. 1- Klikk "Switch to Advanced" i "Show"- panelet. 2- Klikk "Q&A"-ikonet i rullegardinmenyen under "Unmute All". Deltagerne får beskjed om at linjene deres har blitt avbrutt. 3- Be deltagerne om å trykke b når de vil stille et spørsmål. 4- Klikk på den hevede hånden for å gi ordet til deltageren. Merk: Den som står først i talekøen-, har et markert håndikon. Kontakte brukerstøtte Klikk på "Help"-menyen og velg "Dial Customer Support". DELE DOKUMENTER & ANDRE FUNKSJONER Vise en presentasjon Ordstyreren kan enkelt vise en PowerPoint TM - presentasjon for deltagerne. Før møtet 1- Fra "Conference Manager" velger du "Resources" og deretter "Presentations". 2- Klikk på "Upload a Presentation". 3- Navngi presentasjonen, klikk deretter på "Browse" for å velge presentasjonen du vil laste. Merk: Du kan også laste opp en presentasjon under et pågående møte. I "Show"-panelet velger du "Presentation" og klikker "Upload". Under møtets gang I "Show"-panelet, velger du "Presentation" og deretter en presentasjon fra rullegardinmenyen. Den vil bli lastet automatisk. 1- Klikk direkte i forhåndsvisningen eller bruk "forward" og "back"-tastene for å navigere i presentasjonen. 2- Klikk på bildet som vises for å gå til neste bilde. Dele dokumenter 1- I "Show"-panelet velger du "File" eller "Application", og velger deretter de filene/programmene du vil vise for deltagerne. Merk filen/programmet for å starte delingen. 2- Alternativt kan du klikke "Entire Desktop" for å dele alle filene/programmene du har åpne. Merk: Du kan klikke på filene/programmene som deles for å skjule ortdstyrerens verktøyfelt. For å få det fram igjen er det bare å klikke fanen "Meeting Center" på høyre side av skjermen.

7 Undersøkelser-Prøver-Avstemninger (Surveys-Quizzes-Polls) 1- Du finner "Surveys", "Quizzes" og "Polls" under "Resources" i "Conference Manager". 2- Klikk på "Create New Survey [Quiz/Poll]" og foreta dine valg. 3- Under møtet klikker du "Switched to Advanced" og deretter på "Meeting"- menyen øverst i møtets skjermbilde. Velg "Meeting Options", merk av "Display Survey-Quiz-Poll" og klikk "OK". 4- Etter møtet ser du resultatet fra undersøkelsen [prøven/avstemningen] under "Reports". Kringkast levende bilder av deg selv eller andre deltagere. Merk av for "Video" under "Ad hoc Meeting" i din "Conference Manager", eller under steg 5 av veiviseren for å sette opp møter (under "Resources"-fanen). Arkivering Klikk på "Meeting"-menyen og klikk "Record Archive". 1- Gi opptaket et arkivnavn, velg "Voice" og/eller "Web" og klikk "Record" (det kan ta inntil 30 sekunder å starte opptaket). "Archive"-panelet vil så vises på møtets skjermbilde. 2- Du stopper opptaket ved å klikke "Stop" i "Archive"-panelet. 3- Etter møtet vil du finne opptaket ditt i "Conference Manager" under "Conferencing/Archives". Merk: Det påløper ekstra utgifter når du bruker denne funksjonen. Rapporter Last opp et foto eller et annet bilde og vis det under møtet ditt. 1- Fra "Conference Manager" velger du "Resources", og deretter "Images". 2- Klikk på "Upload Image" og følg opplastingsveiviseren. 3- For å vise bildet når møtet er i gang, klikker du "Switched to Advanced" og deretter på "Meeting"-menyen øverst i møtets skjermbilde. Velg "Meeting Options", merk av ved "Display Image", velg bilde fra rullegardinmenyen og klikk "OK". Bildet blir vist øverst til høyre i møtets skjermbilde. Genesys Meeting Center lagrer detaljerte rapporter fra planlagte møter og Ad hoc-møter, med informasjon om møtets lengde, antall deltagere, deltagernes navn og/eller telefonnummer, deltagernes tilkoblingstype (telefon, Internett, streaming), hvem som takket henholdsvis ja og nei til invitasjonen samt resultater fra undersøkelser og tester. Rapportene er tilgjengelige under fanen "Reports" i "Conference Manager".

8 VIA TELEFON Bruk denne som veiledning når du skal ha telefonmøte Starte møtet Ordstyrer: 1- Ring møtenummeret ditt. LocalConnect: 1- Ring det lokale nummeret for byen eller landet du befinner deg i. Tast deretter møtenummeret ditt med stjerne b før og etter. 2- Angi din firesifrede ordstyrerkode med stjerne b før og etter. Merk: Ordstyrere med 'Account Codes' vil bli bedt om å angi en kode på 1-16 tall, med b før og etter, som tilsvarer en fakturerings-eller prosjektkode. Kontakt kundeservice hvis du vil aktivere dette alternativet. Deltager: Møtedeltagerne ringer møtenummeret for å delta på møtet. LocalConnect: Møtedeltagerne ringer et lokalt nummer for å delta på møtet ditt, uansett hvor de befinner seg i verden. Deretter taster de møtenummeret med stjerne b før og etter. Ringe opp deltakere Innenlands: b Ev. retningsnummer + telefonnummer b Utenlands: b 00 + landsnummer + retningsnummer + telefonnummer b Koble ut siste tilkoblede deltager: b 2 b Ringe opp siste oppringte nummer: b 3 b Sikkerhet/Lukke døren til møtet Ordstyreren kan lukke døren til møtet når som helst-, for å hindre tilgang til møterommet. Åpne møtet men hold døren lukket: b ordstyrerkode + 7 b Åpne/lukke døren til møterommet: b 7 b Slippe inn deltagerne fra venterommet, én av gangen: b 1 b Ordstyrer hører tre tonestøt hvis noen venter i venterommet. Sikkerhetskode: En sikkerhetskode innebærer at møtet er ekstra sikret. Ordstyrer velger en 4-sifret sikkerhetskode: Tast b 4xxxx b, hvor xxxx er sikkerhetskoden. Ordstyrer bruker b 70 b for å aktivere eller deaktivere funksjonen. Når sikkerhetskoden er aktivert av ordstyrer, vil møtedeltagerne bli bedt om å taste inn den 4-sifrede koden (med b før og etter) for å få tilgang til den hørbare delen av konferansen. Møtedeltagere taster inn: b xxxx b Opprop / registrering av deltagernavn Aktivere/deaktivere funksjonen Opprop / registrering av deltagernavn: b 74 b Spill av oppropet og antall deltagere på møtet: b 007 b Innstillinger for kunngjøringer om på-/avlogging til møtet: b 73 b for å bla gjennom alle alternativene for på-/avlogging. Spill inn navn på allerede pålogget: b 78 b (ber alle deltagere som logget seg på rommet før b 74 b ble aktivert, om å spille inn navn). Andre nyttige funksjoner Avbryte/Gi deltagerne ordet: b 51 b Deltagerne avbryter seg selv. Foreslå at deltagerne bruker denne funksjonen hvis de befinner seg i et støyende miljø. Avbryte seg selv/snakke: b 6 b Deaktiver/aktiver på- og avloggingstoner: b 73 b Opptak og avspilling Ordstyrer kan når som helst starte et opptak av møtet. Aktivere/stanse opptak: b 17 b En sekssifret opptakskode leses opp og opptaket kan begynne. Starte opptaket: trykk 0 Du kan få tilgang til opptaket når som helst ved å ringe Angi den sekssifrede koden når du blir bedt om det. Avslutte møtet Avslutte møtet og koble fra alle deltagere: b 9 b Kontakte brukerstøtte Kontakte brukerstøtte under møtet (kun ordstyrer): b 10 b Kontakte brukerstøtte før eller etter møtet: Norge

9 GENESYS MEETING CENTER Brukerstøtte Før og etter møtet Under møtet Ordstyrer taster: b 10 b EUTechnicalSupport@Genesys.com Opplæring Registrer deg for gratis opplæring på Internett: Brukerhåndbok på Internett: Genesys Conferencing Postboks 611, Sentrum 0106 Oslo Tel: