NVF - STRATEGISK PLANLEGGING TESTAMENTE APRIL 2016 NVF STRATEGISK PLANLEGGING TESTAMENTE

Transkript

1 TESTAMENTE APRIL 2016 NVF STRATEGISK PLANLEGGING TESTAMENTE

2 2 TESTAMENTE INNHOLD 1 Innledning 3 2 Møter Seminarer Nordiske utvalgsmøter Nasjonale utvalgsmøter Formanns-/sekretærmøter og seminar- /arbeidsgruppemøter Via Nordica Kommunikasjon Hjemmesiden 10 4 Anbefalinger til utvalget i perioden

3 TESTAMENTE Innledning NVF sitt utvalg for strategisk planlegging for perioden har hatt fokus på følgende hovedtema: A Ett nytt tänkesätt i transportsystemet / innovation och förnyelse B Bärkraftig mobilitet/ säkra och miljövänliga transportsystem C Godstransporter och samhällsekonomi i brett perspektiv/ kvalitets- och resursoptimala transportsystem D Fritidsresande och turisttrafik / säkra och miljövänliga - kvalitets- och resursoptimala transportsystem I løpet av disse fire årene har vi arrangert en rekke konferanser for å belyse disse temaene. I dette notatet gir vi en kort oppsummering og evaluering av arbeidet i perioden. Evaluering ble gjennomført på utvalgets avslutningsseminar i København april Vi gir også noen anbefalinger til videre arbeid i NVF-utvalg. Det foreligger også en virksomhetsplan for utvalget, inkludert årlige rapporter for årene Sluttrapporten skal ferdigstilles innen 1. juli 2016.

4 4 TESTAMENTE Sammensetning av utvalget Utvalget er bredt sammensatt av personer innenfor både offentlig og privat virksomhet. De fleste kommer imidlertid fra statlige vegmyndigheter. I tabellen nedenfor framgår antall utvalgsmedlemmer de enkelte landene: Land Antall utvalgsmedlemmer Danmark 8 Finland 13, nå 12 (3 utskiftinger) Norge 16 Sverige 12, noen utskiftinger Island 1

5 TESTAMENTE Møter 2.1 Seminarer Utvalget har i perioden avholdt i alt 7 seminarer, herav 4 åpne, ett seminar i samarbeid med utvalg for transport i by og miljøutvalget, samt to kun for utvalgets medlemmer. Dato Tema Sted april 2013 (internt) Oppstartsseminar. Hva er de største utfordringene i hvert land. OL-94 på Lillehammer og hva så? oktober 2013 (åpent) Et nytt tenkesett i transportplanleggingen (del 1) Lillehammer, Norge Helsinki, Finland april 2014 (internt for 3 utvalg) Evne og vilje til å forandre en by København, Danmark 23. september 2014 (åpent) Det brede samfunnsøkonomiske tenkesettet november 2014 (åpent) Godstransport og samfunnsøkonomi i et bredt perspektiv mai 2015 (åpent) Ett nytt tenkesett i transportsystemet (del 2) april 2016 (internt) Avslutningsseminar for utvalget (Internt seminar) Stockholm, Sverige Kirkenes, Norge Bergen, Norge København, Danmark Planlagt seminar i Finland høsten 2015 utgikk pga. manglende kapasitet i utvalget til å forberede seminaret Evaluering av avholdte seminarer Antall seminarer har vært 1-2 i året og vurderingen er at dette er et greit nivå. Det faglige innholdet og nivået på seminarene har vært svært god. Lokale tema og problemstillinger har vært en del av programmet. På noen av seminarene kunne det vært en bedre tydeliggjøring av sammenhengen mellom nasjonale og lokale problemstillinger. Målgruppen for seminarene har vært bredden i utvalgets medlemmer og litt utover dette. Deltakelsen på seminarene har variert. Det er særlig den eksterne deltakelsen som har variert. Lav deltakelse på noen av arrangementene kan skyldes manglende markedsføring, kostnader knyttet til deltakelse, tema som ikke fanget hele utvalget. Seminaret i Helsinki hadde stor deltakelse av studenter og det kan være en målgruppe som det kan være aktuelt å invitere for framtidige seminar.

6 6 TESTAMENTE Det har vært gruppearbeid i forbindelse med de fleste av seminarene. Erfaringene med dette har vært ulike og kan blant annet relateres til språk og opplegg Forslag til forbedringer Vi hadde et oppstartseminar på Lillehammer hvor vi fastsatte seminartema, sted og ansvarlige for hele utvalgsperioden. Vi vil anbefale at en ikke lager en så rigid plan for utvalgets arbeid, men er åpen for endringer underveis. Det er en klar anbefaling at det landet hvor seminaret skal avholdes må ta det fulle ansvar for den praktiske gjennomføringen og samtidig ha et hovedansvar for det faglige. Da seminaret i Bergen ble arrangert, så savnet de ansvarlige et form for arrangementskontor for den praktiske gjennomføring, slik som påmelding, betaling etc. Dette er en ordning som bl.a. Danmark har. Seminarene bør holdes på steder som ikke medfører for lang reise, ev så må programmet utvides slik at en kan forsvare 2-3 dages seminar. For at NVF skal være et nordisk samarbeid så anbefaler vi at en i neste utvalgsperiode har engelsk som språk. På de åpne seminarene bør en vurdere å invitere med studenter. 2.2 Nordiske utvalgsmøter Vi har gjennomført nordiske utvalgsmøter i forbindelse med seminarene. Møtene har vært brukt til å planlegge framtidige seminarer, samt at landene har orientert om aktuelle tema innenfor vårt fagfelt. Seminarene har blitt avholdt i alle landene i og utenfor hovedstedene med varighet lunsj lunsj og 1 overnatting. Dette har i gitt en akseptabel reisetid for de fleste Evaluering av nordiske utvalgsmøter I tilknytning til seminarene har det vært avholdt utvalgsmøter. Det faglige utbytte av disse har vært godt og gruppearbeid har fungert godt Forslag til forbedringer Vi har i for liten grad hatt aktivitet mellom seminarene. Vi burde satt av mer tid til arbeid i selve utvalget og mellom møtene. En mulig forbedring av dette kunne vært en prosjektportal for utvalget eller lignende. Dette kunne vært benyttet som et felles forum hvor aktuelt stopp ble lagt ut. Vi hadde et seminar i Kirkenes som innebar

7 TESTAMENTE lang reisetid for de fleste. Vurdert i ettertid, så burde opplegget for seminaret og utvalgsmøte vært utvidet. 2.3 Nasjonale utvalgsmøter Antallet av møder i de nasjonale utvalg fremgår av nedenstående tabell. Land Danmark Finland Norge Sverige Antall nasjonale utvalgsmøter 1-2 i året, formøter for nordiske møter 2 møter året 1 seminar og utvalgsmøte i året 1 utvalgsmøte i året, færre de to siste årene Evaluering av nasjonale utvalgsmøter De nasjonale møtene er viktige for å få det nordiske samarbeidet til å fungere. Det varierer hvordan landene har organisert dette. For at de nordiske samarbeidet skal fungere godt er det viktig at de nasjonale deltakerne har kjennskap til hverandre. Vi vil derfor anbefale at en raskt tar et videomøter eller lignende for å komme i gang. I Norge har det fungert svært godt med et fellesseminar (lunsj til lunsj) og møte en gang i året. Det har vært god deltakelse og godt program på samlingene. Det har vært både interne og eksterne foredragsholdere. I Danmark har en praktisert formøter med varighet 1-2 timer før nordiske møter og dette har fungert godt. Deltakelsen har vært 6-7 (totalt 10 medlemmer) og medlemmene har oppdatert hverandre faglig. I Sverige hadde en flere møter pr året i starten og færre etter hvert. I de to siste årene har møtene blitt lagt i tilknytning til de nordiske møtene. Finland har hatt to møter i året og det er brukt tid på å drøfte rekruttering til utvalget og behovet for revitalisering. 2.4 Formanns-/sekretærmøter og seminar- /arbeidsgruppemøter Det har vært gjennomført ett møte i formanns-/sekretærgruppa. Det skjedde høsten 2012 i Helsinki. For øvrig har utvekslingen skjedd på e-post. Høsten 2013 ble det etablert 4 seminargrupper. Gruppene hadde følgende sammensetning, ledelse og ansvar:

8 8 TESTAMENTE A: Ett nytt tenkesett Sören Brönchenburg (leder) - Ole Svendsen (backup) - Ole Kirk - Stefan Jonsson - Hildegunn Hausken - Erling Kristiansen - Eeva Linkama - Anders Jansson - Tuuli Rantala - Marit Sørstrøm - Erika Helin - Per Lindroth B: Evne og vilje til at forandre en by / Framtidas utfordringer Vibeke Forsting (leder) - Anne Madslien - Anne Ogner - Solveig Hovda - Anton Iversen - Kjetil Strand - Emma Gretzer - Ylva Löf - Anders Kaas - Maija Stenvall - Rikke Rysgaard - Tuuli Rantala - Sverrir O. Sverrisson - Erika Helin C: Det breda samhällsekonomiska tänket /Godstransporter och samhällsekonomi i brett perspektiv Anders Ljungberg (leder) - Bjørg-Anita Joki - Signe Eikenes - Ulla Alapeteri - Ulf Haraldsen - Hanne Junnilainen - Timo Mäkikyrö - Mauri Mäkiaho - Jukka Räsänen - Arild Hamrum - Norheim - Turid Stubø Johnsen - Helena Braun Thörn - Gunnel Bångman

9 TESTAMENTE D: Nordisk turisme og besøksindustri Catherine Kotake (leder) - Gunnar Bratheim - Line Lillebø Osfoss - Hilde Bye - Ulla Alapeteri - Hanne Junnilainen Evaluering av formanns-/sekretærmøder og seminar- /arbeidsgruppemøter Det kan vært lite arbeid i formanns-/sekretærgruppa. Det har trolig sammenheng med to forhold: - Rammene for perioden ble lagt i første samling i utvalget i april Det var derfor lite behov for møter mellom formanns-/sekretærgruppa for å avklare «større» spørsmål. - E-post har vært brukt utover samlingen i Finland I samtaler i forbindelse med nordiske møter for øvrig. Generelt har det vært lederne i de nasjonale utvalgene vært travle. Det har derfor vært behov for å løse lederoppgaven mest mulig effektivt. Seminar-/arbeidsgrupper viste seg å fungere relativt dårlig. Erfaringen har vært at det er det arrangerende landet som må ta hovedoppgaven med å arrangere seminarer (praktisk arbeid). I tillegg bør de andre landene bidra med faglige innspill og å skaffe innledere. Arrangørgruppe bør avklares i god tid, men vi erfarte at det ikke fungerte å oppnevne alle gruppene ved oppstart av perioden Forslag til forbedringer Vi vil ikke anbefale å videreføre ordningen med seminargrupper. 2.5 Via Nordica 2016 Rammeverket for kongressen har endret seg underveis. Vi har nå ikke ha noe eget opplegg, men har gitt innspill til vinkling og foredragsholdere Forslag til forberedelser Vår anbefaling er at rammeverket for kongressen legges tidlig i perioden, men samtidig ikke for tidlig. Når rammene er lagt så må de ligge fast. Videre bør rollen til utvalgene være tydeligere, vi opplevde endringer underveis og la nok en del arbeid i forberedelsene som i etterkant viste seg å være unødvendige.

10 10 TESTAMENTE Kommunikasjon 3.1 Hjemmesiden Utvalgets hjemmeside har vært brukt til kommunikasjon. I tillegg har vi benyttet e- post internt i utvalget. Følgende er lagt på hjemmesiden: Referater: nordiske og nasjonale utvalgsmøter samt formanns-/sekretærmøder. For de nasjonale utvalgsmøtene så mangler det noen referater. Innbydelser og program for seminarer (eksterne seminarer også i kalenderen og på NVFs forside) Presentasjoner og artikler fra seminarer, to artikler i Vej og form (Danmark) og en artikkel i Trafik (Sverige) Evaluering av utvalgets kommunikasjon Vi kunne vært mer aktive innen kommunikasjon Forslag til forbedringer Det har vært publisert to artikler i Danmark, Vej og form og en artikkel i Sverige. Det oppleves krevende å produsere artikler og annet i en travel hverdag. Det er derfor viktig å avklare ambisjonsnivået internt i utvalget og så er det samtidig veldig flott dersom enkeltmedlemmer får publisert artikler. Ved oppstart av arbeidet i utvalget bør en drøfte hvordan informasjon skal deles og ansvaret for dette. En felles prosjektportal kan være nyttig for å få delt informasjon. Det å dele informasjon og kunnskap på tvers av landene er mer nyttig enn å produsere artikler o.l. Dette kunne vært en oppgave for sekretærene i utvalget og et fast punkt på utvalgsmøtene.

11 TESTAMENTE Anbefalinger til utvalget i perioden Strategisk planlegging som eget utvalg opphører med denne perioden og utvalget har derfor ingen særskilte anbefalinger for neste periode.