KONKURRANSEGRUNNLAG. Åpen anbudskonkurranse. for anskaffelse av. Taksering av næringsbygg (butikker, kontorer etc.)

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Taksering av næringsbygg (butikker, kontorer etc.) og taksering av verk og bruk med produksjonsutstyr/maskiner Arkivsaksnr. 2016/792-3 Tilbudsfrist: , kl. 12:00 1

2 Innhold 1 Generell beskrivelse Kunden Anskaffelsens formål Deltilbud, alternative tilbud Konkurransegrunnlagets oppbygning Kunngjøring Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Viktige datoer Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud Anskaffelsesprosedyre Krav til arbeids- og lønnsvilkår Taushetsplikt Forbehold og avvik Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav Konsulentens organisatoriske og juridiske stilling Konsulentens økonomiske og finansielle stilling Konsulentens tekniske og faglige kvalifikasjoner Tildelingskriterier Vektingsmodell Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudets utforming Kundens behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avgjørelse av konkurransen Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling

3 1 Generell beskrivelse 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver er Bodø kommune, Teknisk avdeling, heretter kalt oppdragsgiver. Bodø kommunes kontaktperson er: Navn: Epost: Vesa Jäntti Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsens formål er å foreslå eiendomsskattetakster for Sakkyndig nemnd, i forbindelse med taksering av næringsbygg og taksering av verk og bruk. Med verk og bruk menes her produksjonsbedrifter unntatt høy- og lavspent nett og unntatt tele- og databedrifter. Anskaffelsen omfatter tjenester i forbindelse med taksering av næringsbygg og taksering av verk og bruk. Arbeidet utføres i perioden med innlevering av de siste takstforslagene innen Det avholdes avslutningsmøte den Fullstendig beskrivelse av oppdraget følger av bilag Deltilbud, alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget eller inngi alternative tilbud. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlag - dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 1 Avtaledokument med bestemmelser (Statens standardavtale - Oppdragsavtalen) Del 2 Bilag som angitt i tabellen nedenfor. Bilag 1: Oppdragsgivers beskrivelse av oppdraget Bilag 2: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 3: HMS-erklæring Bilag 4: Forpliktelseserklæring ved bruk av underleverandører Bilag 5: Eiendommer som skal takseres 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og i TED-basen Se Tilbudsbefaring/Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudsbefaring/tilbudskonferanse. 3

4 1.7 Viktige datoer Bodø kommune har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN/TED Tilbyders frist for tilleggsopplysninger , kl. 12:00 Oppdragsgivers frist for svar på evt. spørsmål og tilleggsopplysninger , kl. 12:00 Frist for å levere tilbud , kl. 12:00 Tilbudsåpning , kl. 08:00 Tilbudets vedståelsesfrist, 42 dager , kl. 12:00 Evaluering Uke 22 og 23 Meddelelse om valg av leverandør Klagefrist Kontraktsinngåelse Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen og krav til tilbud 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 14-1 (1). Bare de tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Avvik, feil eller uklarheter i tilbudene kan og i noen tilfeller skal medføre avvisning. Tilbyder oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til Kundens kontaktperson. 2.2 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Det forutsettes at Tilbyder overholder alle bestemmelser og forskrifter om lønns og arbeidsvilkår jf også kontraktsbestemmelser om dette og Bodø bystyres vedtak i PS 16/18 den hvor følgende antikontraktørklausuler inntas som spesielle kontraktbestemmelser i forbindelse med utlysning av offentlig anbud innenfor bygg- og anleggskontrakter og kontrakter innenfor kjøp av varer og tjenester: 1. Arbeidet skal utføres av tilbyderen og deres ansatte i tjenesteforhold, eventuelt ved underentreprenør og deres ansatte. Tilbyder skal til enhver tid kunne framlegge dokumentasjon på ansettelsesforholdet. Tilbyder skal dokumentere at majoriteten av de ansatte har fagbrev innfor sitt fagområde. 4

5 Ved utførelsen av kontrakts arbeid skal minimum 40 % av arbeidede timer utføres av personer med fagbrev, svennebrev eller dokumentert fagopplæring i henhold til nasjonal fagopplæringslovgivning eller likeverdig utenlandsk fagutdanning. Kravet kan også oppfylles ved at arbeidede timer er utført av personer som er under systematisk opplæringen og er oppmeldt etter kravene i Praksiskandidatordningen, jf. opplæringslova 3-5, eller etter tilsvarende ordning i annet EU/EØS-land. I enkeltpersonforetak uten ansatte gjelder ovenstående krav for eier. Leverandøren skal etter kontraktsinngåelsen redegjøre for hvordan kravet vil bli oppfylt, samt jevnlig oversende bemanningsplaner og rapporter som viser oppfyllelsesgraden. Byggherren kan stanse arbeidet dersom det er grunn til å tro at mislighold vil inntreffe, og forholdet ikke blir rettet innen en rimelig frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. 2. Avtale om underentreprise med enmannsforetak eller anvendelse av innleid arbeidskraft krever skriftlig begrunnelse fra entreprenøren. 3. Tilbyder plikter å sørge for at likelydende bestemmelser om bruk av egne ansatte, enmannsforetak, innleid arbeidskraft og krav om dokumentasjon av fagbrev inntas i kontrakter med underentreprenører. Arbeidskraften skal være innleid i samsvar med arbeidsmiljøloven 14-12a og Norsk er hovedspråk på kommunens byggeplasser, både skriftlig og muntlig. Det kreves at minst en person på hvert arbeidslag forstår og behersker å gjøre seg godt forstått på norsk. 5. Byggherren tillater ikke mer enn to ledd i kontraktskjeden. Byggherren kan godkjenne tre ledd når det foreligger en god begrunnelse. Det skal aldri være mer enn tre ledd i kontraktskjeden. 6. Tilbyder og underentreprenører som skal engasjeres i prosjektet må være tilknyttet en offentlig godkjent lærlingordning. Når prosjektets størrelse tilsier det, og det foreligger et klart definert behov for lærlingplasser i bransjen, skal oppdragsgiver kreve at det skal være lærlinger i prosjektet. Ved utførelsen av kontrakts arbeid skal minimum 7 % av arbeidede timer utføres av lærlinger, jf. opplæringslova 4-1. Kravene kan oppfylles ved at arbeidede timer er utført av personer som er under systematisk opplæringen og er oppmeldt etter kravene i Praksiskandidatordningen, jf. opplæringslova 3-5. Kravene kan også oppfylles ved å benytte lærlinger etter tilsvarende ordning i annet EU/EØS- land og personer som er under systematisk opplæringen og er oppmeldt etter tilsvarende ordning som kravene i Praksiskandidatordningen, jf. opplæringslova 3-5, i annet EU/EØS-land. Kravet kan oppfylles av leverandøren og en eller flere av hans underleverandører. Dersom arbeidene ikke er egnet ut fra arbeidets art og helse, miljø og sikkerhet kan byggherren tillate at prosentkravene ovenfor fravikes. Leverandøren skal ved oppstart, og på anmodning under gjennomføringen av kontrakts arbeid, sannsynliggjøre at kravene vil bli oppfylt. Ved kontrakts avslutning 5

6 skal det fremlegges oversikt over antall lærlingetimer. Timelister skal fremlegges på anmodning. 7. Etter ligningsloven 6-10, med tilhørende forskrifter, plikter næringsdrivende som har gitt noen oppdrag på byggeplass å gi melding til Sentralskattekontoret for utenlands saker om enhver utenlandsk oppdragstaker eller utenlandsk arbeidstaker som utfører oppdrag på byggeplassen. 8. Tilbyder er ansvarlig for å rapportere fortløpende om bruk av utenlandsk arbeidskraft i alle ledd i kontraktskjeden, herunder framskaffe og framlegge for byggherren kopi av innsendt melding for den enkelte utenlandske oppdragstaker eller utenlandske arbeidstaker. Regionale og lokale tillitsvalgte i berørte fagforeninger skal ha full innsynsrett i de samme forhold. 9. Lønn og annen godtgjørelse for samtlige arbeidstakere skal utbetales til konto i en norsk bank. 10. Tilbyder skal dokumentere at han har gyldig yrkesskadeforsikring for alle ansatte, og gir oppdragsgiver rett til å kontrollere opplysningene. 11. Byggherren kan kreve dagmulkt av tilbyderen dersom han selv eller noen av hans underentreprenører anvender ulovlig eller ikke kontraktsmessig arbeidskraft og forholdet ikke er blitt rettet innen en frist gitt ved skriftlig varsel fra byggherren. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør. Mulkten skal utgjøre en promille av kontraktssummen, men ikke mindre enn kr ,- pr. arbeidsdag. 12. Tilbyder skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underentreprenører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke, jfr 5 i forskrift om lønns og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter. Tilbyder skal på oppfordring legge fram dokumentasjon om lønns og arbeidsvilkårene til de ansatte. Alle avtaler tilbyder inngår og som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakten, skal inneholde tilsvarende dokumentasjon. Dersom tilbyder ikke etterlever disse pliktene og forholdet ikke er rettet innen en fastsatt frist, har oppdragsgiver rett til å kreve dagmulkt. Mulkten løper fra fristens utløp til forholdets opphør og størrelsen fastsettes samme måte som i punkt 11. Regionale og lokale tillitsvalgte i berørte fagforeninger skal ha full innsynsrett i de samme forhold. 13. Det skal bekreftes på vedlagte egenerklæring at ILO-konvensjon nr. 94 blir fulgt. 14. Ved konstatert brudd på ovennevnte bestemmelser, og entreprenøren ikke har rettet feilen innen fristens utløp, kan byggherren heve kontrakten. 15. Bedrifter som skal inngi tilbud i forbindelse med anbudskonkurranser for bygg- og anlegg, forsikring samt forvaltning og drift av eiendom til Bodø kommune skal være medlem i «Startbank». 6

7 16. ILO-konvensjon 137 som sikrer registrerte havnearbeideres fortrinnsrett til laste- og lossearbeid i europeiske havner, skal gjelde fro Bodø havn/ Bodø Havn KF. Det åpnes derfor ikke for «eksklusiv bruksrett» for eksterne firma til Bodø havn eller deler av denne. 2.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven Forbehold og avvik Dersom Tilbyder tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at kunden kan vurdere dem uten kontakt med Tilbyder, jfr. FOA Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr FOA 20-13(1). Tilbyders henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.5 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud i 42 dager kl. 12:00 etter anbudsfristens utløp, altså til kl Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle Tilbydere som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.7 Tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Bodø kommune ved kommunens kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: «Anbudskonkurranse for næringsbygg, verk og bruk, ref. saksnummer: 2016/792-3», og sendes til Oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. 7

8 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Tilbyder skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdi-innbetaling. Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: ( Utenlandske Tilbydere skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring, jf. bilag Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Krav - eksempler Tilbyder skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav eksempler Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor Tilbyder er etablert. 3.3 Tilbyders økonomiske og finansielle stilling Krav Tilbyder skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring for 2015 Dersom Tilbyder av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon kommuen har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som kommunen kan akseptere. 8

9 3.4 Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Tilbyder skal ha Beskrivelse av min. 12 næringseiendommer/-bygg og min. 3 gjennomført taksering av verk og bruk hvor maskiner er tatt med i taksten, av næringseiendommer, verk og Tilbyderens mest relevante oppdrag, dvs de 3 første relevante bruk de siste 12 månedene. oppdrag som er utført i Beskrivelsen må angi oppdragets verdi, tidspunkt og kunde (navn, telefon og e- post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er tilbyders ansvar å dokumentere relevans gjennom Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne og kapasitet beskrivelsen. Redegjørelse for Tilbyderens arbeidsstyrke med CV`er og referanser på de personer som skal utføre oppdraget og hvilken rolle vedkommende skal ha i dette oppdraget. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Erklæring ved bruk av underleverandør. Tilbyderen må gi garanti for at det personellet som inngår i oppdraget, virkelig er de som vil følge oppdraget. Spesielt er det viktig at prosjektleder følger oppdraget helt ut. Dette for å sikre framdrift og leveranse. Redegjørelse vedrørende tilbyders kvalitetssikringssystem/- styringssystem Ved bruk av underleverandører, skal signert skjema leveres sammen med tilbudet, jf. bilag 4. 4 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Samlet pris vurderes iht. prisskjema post 1.0, bilag 2. Kvalitet på tilbudt personell 20 % Det skal oppgis minimum tre relevante referanser på utførte oppdrag (tre første utførte oppdrag i 2015). Bodø kommune vil minimum kontakte to av de oppgitte referansene. Oppgaveforståelse 40 % Tilbyderen skal beskrive hvordan oppdraget skal gjennomføres og hvordan hver deloppgave skal løses. Momenter som skal være med er metodebeskrivelse ved taksering av 9

10 næringseiendom/-bygg og verk og bruk, særlig når avkastningsverdi kan benyttes kontra substansverdi for bygg, og beskrivelse i de tilfeller hvor maskiner skal medtas i taksten. 4.1 Vektingsmodell Følgende kriterier blir lagt til grunn ved valg av leverandør: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav Pris 40 % Utfylt prisskjema. Laveste beregnet pris angitt i prisskjemaet vil få 10 poeng på en skala fra 10 0 hvor 10 er best. De andre prisene vil bli vurdert opp mot beste pris etter følgende formel: poeng = 10xPb/Pe der pe er den prisen som evalueres og pb er laveste pris. Kvalitet på tilbudt personell 20 % Det skal oppgis minimum tre relevante referanser på utførte oppdrag (tre første utførte oppdrag i 2015). Bodø kommune vil minimum kontakte to av de oppgitte referansene. Oppgaveforståelse 40 % Tilbyderen med beste oppgaveforståelse vil få 10 poeng. De andre vil bli vurdert forholdsmessig opp mot beste oppgaveforståelse. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming Tilbudet skal leveres til: Navn: Bodø kommune Besøksadresse: Postgården, 8000 Bodø Servicetorget, 1. etg. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (budfirma, etc.). 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Tilbyderen er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Oversendes i lukket og nøytral forsendelse og være merket: «Tilbud, saksnr. 2016/792-3, Anbudskonkurranse for taksering av næringsbygg, verk og bruk, v/vesa Jäntti, Teknisk avdeling, Postboks 319, 8001 Bodø. Åpnes kun av adressat». 2. Være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev. 3. Med tilhørende dokumenter og kommunikasjon utformet på norsk. 4. Leveres direkte til leveringsadressen med: 10

11 To eksemplarer på papir av tilbudet. Ett av disse skal merkes original. samt en papirkopi av tilbudet i sladdet utgave. Kopi av tilbudet og sladdet utgave m/vedlegg leveres også på minnepinne. Tilbudsbrevet skal forøvrig inneholde: Referanse til saksnummer Tilbyders navn, adresse, telefon og foretaksnummer Tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-postadresse En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og forslag til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Forbehold skal klart fremkomme av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbehold(ene) fremkommer (med sidetall og punktnummer) Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte Tilbyder. Følgende skal vedlegges tilbudsbrevet: 1. Skatteattester, en attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor Tilbyderen har sitt hovedkontor. ( 2. HMS-egenerklæring. Se bilag 3 evt Firmaattest 4. Dokumentasjon på Tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling (etterspurt dokumentasjon) 5. Finansiell og økonomisk stilling (etterspurt dokumentasjon) 6. Tekniske og faglige kvalifikasjoner (etterspurt dokumentasjon) 7. Tekniske spesifikasjoner (besvarelse med etterspurt dokumentasjon) 8. Prisskjema, bilag 2 (utfylt, datert og signert) 9. Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår 10. Ved bruk av underleverandør: Forpliktelseserklæring for bruk av underleverandører, bilag 4 Tilbyderen er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter i konkurransegrunnlaget besvares/belyses. Dersom tilbudsdokumentene fra leverandør inneholder bestemmelser som strider mot hverandre, skal dokumentene gjelde i denne rekkefølge: tilbudsbrevet og deretter den rekkefølge som er nevnt fra bilag nr.1 til nr Oppdragsgivers behandling av tilbudene 6.1 Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning vil Bodø kommune skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 6.2 Tilbudsåpning 11

12 Tilbudsåpningen vil ikke være offentlig. 7 Avgjørelse av konkurransen 7.1 Informasjon og begrunnelse for kontraktstildeling Bodø kommunes beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, vil bli varslet skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med «kontrakt er inngått» menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Det gis en karenstid på 10 kalenderdager. Når karenstiden er utløpt, har Oppdragsgiver til hensikt å inngå kontrakt. 12