Forvaltningsrevisjon Hordaland kommune Vedtaksoppfølging

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Hordaland kommune Vedtaksoppfølging Audit & Advisory Januar 2013

2 Innhald 1. Innleiing Bakgrunn Føremål og problemstillingar Avgrensing og presiseringar Revisjonskriterium Innleiing Administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde Forvaltningslova om ugildhet Offentleglova KS om forholdet mellom politikk og administrasjon Fylkeskommunale styringsdokument Hordaland fylkeskommune sitt delegasjonsreglement Fylkeskommunale krav til sakshandsaming Metode Dokumentanalyse Intervju Stikkprøver Verifiseringsprosessar Data Organisering av Hordaland fylkeskommune Politisk organisering Administrativ organisering System for registrering, iverksetjing og oppfølging av politiske vedtak Registrering av og melding om politiske vedtak Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak Fristar og tidsplanar knytt til iverksetting og effektuering av politiske vedtak Rutinar/prinsipp for å avklare/tolke politiske vedtak Tilbakemelding til politisk nivå ved uventa forhold/forseinkingar Involvering av politiske organ i prosessen med oppfølging av politiske vedtak Registrering og handtering av oversendingsforslag og verbalforslag System og retningsliner for saksførebuing Handbok for sakshandsamarar (ikkje datert) Sakshandsamingsrutinar nummerert frå 1-6, gjeldande frå november Retningslinjer for utsending av saker til folkevalde organ i Hordaland fylkeskommune Etiske retningslinjer Etterleving av rutinar for sakshandsaming Økonomiske vurderingar i saksutgreiingane Vurdering av habilitet i sakshandsaminga Bruk av og tilgjenge til tidlegare vedtak Samarbeid på tvers av avdelingar

3 4.9.5 Kvalitetssikring og godkjenning i sakshandsamingsprosessen Tid nytta til saksutgreiing Nye opplysningar i sakene Oversending av saker til politiske organ Vurderingar System for registrering, iverksetting og oppfølging av politiske vedtak Rutinar for effektuering og oppfølging av politiske vedtak Registrering og handtering av oversendingsforslag/ verbalforslag System og retningsliner for forsvarleg saksførebuing Etterleving av vedtekne rutinar Forslag til tiltak Vedlegg 1: Fylkesrådmannen sine kommentarar Vedlegg 2: Oversikt over sentrale dokument og litteratur

4 Samandrag Deloitte har med utgangspunkt i vedtak i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune (sak 38/12) utarbeidd ein rapport om forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune. Føremålet med forvaltningsrevisjonen har vore å vurdere om Hordaland fylkeskommune har rutinar, system og prosedyrar som sikrar at saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir effektuert og følgt opp. Forvaltningsrevisjonen viser at Hordaland fylkeskommune har system som sikrar at politiske vedtak blir formidla til riktig instans for iverksetting. Fylkeskommunen har også dokumenterte sakshandsamingsrutinar for førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval, men har ikkje rutinar som gjeld effektuering eller iverksetting av vedtak. Mangel på skriftlege rutinar fører til at oppfølging av vedtak kan bli personavhengig og derfor sårbar. Sakshandsamingsrutinane i fylkeskommunen legg heller ikkje føringar for i kva grad fristar og eller tidsplanar bør inngå i saksutgreiingane. Slike klargjeringar i rutinane vil gjere det lettare å sikre oppfølging av vedtak og gje tilbakemelding i samsvar med forventningane til politiske organ. Fylkeskommunen manglar skriftlege rutinar for status- eller avviksrapportering til politisk nivå når det gjeld oppfølging av vedtak, men alle avdelingar har ein praksis som inneber at den administrative leiinga frå sak til sak vurderer korleis, og kva, det skal orienterast om. Fylkeskommunen opplyser at nytt sak/arkivsystem, som vil bli innført i april 2013, inneheld system for vedtaksoppfølging. Dette vil bidra til å sikre at alle vedtak blir følgt opp/sett i verk. Når det gjeld saksførebuing kjem det i undersøkinga fram at det førekjem at det blir fatta politiske vedtak med økonomiske konsekvensar, men utan budsjettdekning. Dette kan tyde på at kvalitetssikringa av sakshandsaminga ikkje i tilstrekkeleg grad sikrar at alle forhold blir vurderte Informasjon som regulerer sakshandsaminga er i dag ikkje tilgjengeleg samla, og sakshandsamarane må nytte fleire kjelder for å finna fram til kva som er gjeldande praksis. Fylkeskommunen bør ha som mål å samle alle rutinar, i til dømes ei handbok, i samband med at rutinar blir oppdaterte og utvikla ved innføring av nytt sak/arkivsystem. Fylkeskommunen har etablert ein praksis for handtering av oversendingsforslag, der fylkesrådmannen vurderer kva oversendingsforslag som skal svarast på, som revisjonen vurderer som tenleg. Fylkeskommunen bør vurdere om det for alle utval bør utarbeidast oversikter over oversendingsforslag og status med omsyn til svar, Slike oversikter blir per i dag utarbeidd for Samferdsleutvalet og Fylkesutvalet. 4

5 1. Innleiing 1.1 Bakgrunn Deloitte har med utgangspunkt i vedtak i kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune (sak 38/12) utarbeidd ein rapport om forvaltningsrevisjon av vedtaksoppfølging i Hordaland fylkeskommune. Oppdraget er utført i samsvar med gjeldande standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). 1.2 Føremål og problemstillingar Føremålet med forvaltningsrevisjonen har vore å vurdere om Hordaland fylkeskommune har rutinar, system og prosedyrar som sikrar at saker blir forsvarleg utgreia, og at politiske vedtak blir effektuert og følgt opp. På bakgrunn av føremålet med prosjektet blei det utarbeidd følgjande problemstillingar: 1. Er det etablert system for registrering, iverksetjing og oppfølging av politiske vedtak? 2. I kva grad er det etablert rutinar for effektuering og oppfølging av politiske vedtak? a. I kva grad er det sett fristar for effektuering av vedtak? b. I kva grad er det etablert rutinar/prinsipp for å avklare/tolke politiske vedtak? c. Er det rutinar for tilbakemelding til politisk nivå, mellom anna når det inntreff uventa forhold som verkar inn på effektueringa av vedtaka? d. I kva grad blir politiske organ involvert i prosessen med oppfølging av vedtak? 3. I kva grad blir oversendingsforslag/ verbalforslag, til dømes til budsjettet, registret og handtert? 4. I kva grad har fylkeskommunen system og retningsliner som sikrar ei forsvarleg saksførebuing? a. I kva grad bidrar funksjonar i sakshandsamingssystemet til å sikre at lovbestemte og interne krav til sakshandsaminga blir etterlevd? b. I kva grad er det etablert rutinar for å sikre ei objektiv sakshandsaming? c. Er det etablert malar/sjekklister som støtte/hjelpemiddel i sakshandsaminga? d. Er det etablert retningslinjer for kvalitetssikring- og godkjenning i sakshandsamingsprosessen? 5. I kva grad blir vedtekne rutinar for sakshandsaming og vedtaksoppfølging følgt? 1.3 Avgrensing og presiseringar Prosjektet er avgrensa til oppfølging av politiske vedtak og vedtaksunderlag for politiske saker. Administrative vedtak som er vedtatt etter delegasjonsreglementet er ikkje omfatta av dette prosjektet. 5

6 2. Revisjonskriterium 2.1 Innleiing Innsamla data er vurdert opp mot revisjonskriterium i form av lover og anna regelverk. Vidare er data vurdert opp mot fylkeskommunale styringsdokument som delegasjonsreglement og handbok for sakshandsaming. Kriteria er utleia frå autoritative kjelder i samsvar med krava i gjeldande standard for forvaltningsrevisjon Administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde Kommunelova 23 spesifiserer kva som er administrasjonssjefen sine oppgåver og mynde. 2. Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges frem for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 3. Administrasjonssjefen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede, i alle kommunale eller fylkeskommunale folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget. 2.3 Forvaltningslova om ugildhet Kapittel II i forvaltningslova gjeld ugildhet. 6 i kapittel II omhandlar kva tid ein offentleg tenestemann er ugild til å legge til rette grunnlaget for ei avgjerd. I 8 står det følgjande om korleis ein skal avgjerde om ein tenestemann er ugilde: «Tjenestemannen avgjør selv om han er ugild. Dersom en part krever det og det kan gjøres uten vesentlig tidsspille, eller tjenestemannen ellers selv finner grunn til det, skal han forelegge spørsmålet for sin nærmeste overordnede til avgjørelse.» 2.4 Offentleglova I 3 i Offentleglova står det at hovudregelen er at saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Unntak frå innsynsretten er omtala i kapittel tre i lova. 1 6

7 2.5 KS om forholdet mellom politikk og administrasjon Kommunenes sentralforbund har gitt ut boka «Folkevalgt i fylkeskommunen» 2. Her står følgjande om rolla til rådmannen når det gjeld å tolke bestillingar frå politikarane: «Når de folkevalgte har politisk kompliserte saker til behandling, kan det være lett å bli mindre presise i sine vedtak. Bestillingen kan bli utydelig. Rådmannens oppgave blir så å fortolke og omsette vedtaket til en faglig mulig oppgave» 3 Vidare står det: «En rådmann må ( ) søke intensjonen bak vedtaket hva de folkevalgte ønsker å oppnå med sitt vedtak. Det er denne intensjonen som må formidles i organisasjonen og som rådmann løpende må vurdere for å finne grensesnittet for hva som er administrasjon og hva som er politikk» 4 I boka blir det vidare peika på at hovudregelen er at styringssignal til administrasjonen skjer i formelle kanalar: «( ) politikk i dag er mer enn administrasjon. Vel så viktig er prosessen. Svært mye er allerede gjort når en sak kommer som skriftlig fremlegg til politisk behandling. Det kan derfor være hensiktsmessig at politikerne i enkelte saker og temaer kommer tidligere inn i prosessen, slik at de er med på utformingen av saken i samspillet med brukerne, administrasjonen ( ) Politiske styringssignaler gis til rådmannen i formelle folkevalgte organer. Videre kan arbeidsordre til administrasjonen bare gis av fylkestinget eller folkevalgte organer som fylkestinget har gitt slik fullmakt. ( ) Når den politiske meningsutvekslingen er over, bør lederen for utvalget/ordføreren oppsummere diskusjonen og trekke ut essensen. Da unngår man at dette overlates til rådmannen uten at det er klargjort hva flertallet mener om saken» Fylkeskommunale styringsdokument Hordaland fylkeskommune sitt delegasjonsreglement Hordaland fylkeskommune sitt delegasjonsreglement fastsett kva for mynde administrasjonen har fått vidaredelegert på dei ulike områda fylkeskommunen har ansvar for. I delegasjonsreglementet inngår reglement for sakshandsaming som gjeld for folkevalte organ i fylkeskommunen. I reglementet er fylkesrådmannen sitt ansvar for saksførebuing, iverksetting og oppfølging av vedtak omtala 6 : «Fylkesrådmannen skal syta for at sakene er forsvarleg utgreidde og at dei inneheld forslag til innstilling eller vedtak. Sak med forslag til enkeltvedtak må innehalda grunngjeving i samsvar med reglane i forvaltningslova. Fylkesrådmannen har møte- og talerett i alle folkevalde organ unnateke kontrollutvalet. Han kan la seg representera ved andre tilsette. 2 Kommuneforlaget Folkevalgt i fylkeskommunen, s 73 4 Ibid, s74 5 Ibid, s 74 6 Punkt 8 i reglement for sakshandsaming. 7

8 Fylkesrådmannen skal syta for at vedtak gjort av folkevalde organ vert gjort kjende og/eller sette i verk, og at dei vilkåra, påboda og reglane som organet fastset, vert følgde. Regionvegsjefen sitt ansvarsområde: Når fylkesutvalet som driftsutval handsamar saker som ligg under regionvegsjefen sitt ansvarsområde, har regionvegsjefen møte- og talerett i utvalet.» I delegasjonsreglementet for Hordaland fylkeskommune inngår også eit reglement for dei politiske utvala. Om utvala står det i dette reglementet at dei: «( ) innanfor kvart sitt ansvarsområde arbeide med overordna politikkutforming for fylkeskommunen som regionalpolitisk pådrivar og samordnar, og for fylkeskommunen si eiga verksemd og tenesteproduksjon. Utvala skal gjera endeleg vedtak i enkeltsaker etter nærare delegasjon fastsett i reglement og vedtak.» Av reglementet går det vidare fram kva saksområde utvala har avgjerdsmynde og gjev tilråding innanfor Fylkeskommunale krav til sakshandsaming Det er utarbeidd ei handbok for sakshandsamarar i fylkeskommunen. Av handboka går det fram at fylkeskommunen skal praktisere «Fullført sakshandsaming»: «Saker som skal leggjast fram til politisk handsaming skal utformast som fullført sakshandsaming. Det tyder at eit problem/ sak vert handsama, og ei løysing (forslag til vedtak) skal presenterast i så fullført form at det berre står att for dei politiske utvala å vedta, forkaste eller endre på forslaget frå fylkesrådmannen. Sakshandsamar skal difor avklare alle sider av ei sak, både fagleg og økonomisk før den vert levert fil fylkesrådmann (via avdelingsdirektør) for endeleg godkjenning og utsending Sjølve saksutgreiinga skal vere så omfattande og så presis at saka, når ho vert handsama i dei ulike politiske nivåa, ikkje treng å bli tilført nye opplysningar undervegs. Det tyder at alle dei ulike utvala (utval, fylkesutval, fykesting) får same sakframstilling og konklusjon.» 7 I retningsliner for utsending av saker til folkevalde organ i Hordaland fylkeskommune, blir fullført sakshandsaming nærare forklart på følgjande måte: «Alle sider ved saka skal vera vurderte av den som utgreier saka. Dette omfattar t.d. økonomiske konsekvensar, personellmessige forhold, juridiske problemstillingar m.v.» 8 7 Handbok for sakshandsamarar i Hordaland fylkeskommune, s.4. 8 Retningslinjer for utsending av saker til folkevalde organ i Hordaland fylkeskommune 8

9 3. Metode 3.1 Dokumentanalyse Revisjonen har gått igjennom relevant dokumentasjon frå fylkeskommunen, mellom anna delegasjonsreglement, handbok for sakshandsamarar, sakshandsamarrutinar og etiske retningsliner. 3.2 Intervju Revisjonen har gjennomført 12 intervju med utvalte personar innan politisk- og administrativ leiing. Det har blitt gjennomført intervju med leiarane for Klagenemnda, Kultur og ressursutvalet, Opplærings- og helseutvalet, Samferdselsutvalet, Administrasjonsutvalet/ fylkesvaraordførar og fylkesordførar. Det har vidare blitt gjennomført sju intervju i leiinga i fylkesadministrasjonen. Noko informasjon har blitt innhenta ved e-post korrespondanse med tilsette i fylkesadministrasjonen. 3.3 Stikkprøver Revisjonen har tatt 10 stikkprøver av saker for å vurdere saksførebuing av politiske vedtak. 3.4 Verifiseringsprosessar Referat frå intervju har blitt sendt til intervjuobjekta for verifisering/godkjenning og det er informasjon frå verifiserte intervjureferat som er nytta i rapporten. Tre intervjureferat blei ikkje verifisert innan fastsette fristar og er difor berre nytta som bakgrunnsinformasjon i prosjektet. Høyringsutkast til rapport er sendt til fylkesrådmannen for verifisering og uttale. Fylkesrådmannen har verifisert faktadelen i rapporten og blitt oppmoda om å kome med ei uttale til dei vurderingar og forslag til tiltak som følgjer av rapporten. Fylkesrådmannen sin uttale er vedlagt rapporten. 9

10 4. Data 4.1 Organisering av Hordaland fylkeskommune Politisk organisering Hordaland fylkeskommune har følgjande politiske styringsstruktur med fylkesting, fylkesutval og tre faste utval: Delegasjonsreglementet definerer ansvar og oppgåver for dei politiske einingane: Fylkestinget er det øvste fylkeskommunale organet og skal ta seg av alle oppgåvene som fylkeskommunen har ansvaret for, med mindre anna følgjer av lov, forskrift eller delegasjonsvedtak. Fylkestinget har ansvar for å fastsetje overordna mål og langsiktige retningslinjer for utviklinga i fylket. Organet har og ansvaret for den fylkeskommunale tenesteproduksjonen. Fylkesutvalet har det daglege samordningsansvaret for planlegging og økonomiforvaltning innan fylkeskommunen sitt ansvarsområde, og eit særskilt ansvar for områda likestilling, demokrati og samarbeid. Fylkesutvalet har ansvar for næringspolitiske saker og saker som gjeld regional utvikling og folkehelse. Fylkesutvalet har ansvar for enkeltsaker som gjeld fylkeskommunen si daglege drift så langt dei ikkje er lagt til anna organ. Kultur- og ressursutvalet har ansvar for kultur, areal og miljø, og skal arbeide med overordna politikkutforming og prioritere tenestetilbodet.utvalet gjev tilråding til fylkesutvalet i planleggings- og økonomisaker, som årsbudsjett og økonomiplan. Dei har vedtaksrett i saker som gjeld fordeling av budsjetterte tilskots- og stønadsmidlar innan saksfeltet, og i ei rekkje plansaker. Dette gjeld til dømes fullmakt til å fremja motsegn til forslag til kommuneplanen sin arealdel og reguleringsplanar. Utvalet kan gje sjølvstendige fråsegner innan sine saksfelt. Utvalet gjer endeleg vedtak i enkeltsaker etter nærare delegasjon fastsett i reglement og vedtak. 10

11 Opplærings- og helseutvalet har ansvarsområda opplæring og helse/ sosial, og utvalet skal innan sitt ansvarsområde arbeide med overordna politikkutforming for fylkeskommunen, utforme mål for fylkeskommunen si verksemd og prioritere tenestetilbodet. 9 Utvalet gjev tilråding til fylkesutvalet i planleggings- og økonomisaker, mellom anna årsbudsjett og økonomiplan. Opplærings- og helseutvalet har vedtaksrett i saker som gjeld fordeling av budsjetterte tilskots- og stønadsmidlar innan saksfeltet sitt. Utvalet kan gje sjølvstendige fråsegner innan sine saksfelt. Utvalet gjer endeleg vedtak i enkeltsaker etter nærare delegasjon fastsett i reglement og vedtak. Samferdselsutvalet arbeider med overordna politikkutforming innan samferdsel for fylkeskommunen som regionalpolitisk pådrivar og samordnar. Utvalet skal utforma mål for fylkeskommunen si verksemd og prioritere tenestetilbodet innan ansvarsområdet sitt. Utvalet gjev tilråding til fylkesutvalet i planleggings- og økonomisaker, mellom anna årsbudsjett og økonomiplan. Samferdselsutvalet har vedtaksrett i saker som gjeld fordeling av budsjetterte tilskots- og stønadsmidlar innan saksfeltet sitt. Utvalet kan gje sjølvstendige fråsegner innan sine saksfelt. Utvalet kan også gjere endeleg vedtak i enkeltsaker etter nærare delegasjon fastsett i reglement og vedtak. Fylkeskommunen har i tillegg til dei faste utvala eit administrasjonsutval som arbeider med tilsettings og arbeidsforhold for dei tilsette i fylkeskommunen, ei klagenemnd som er klageorgan for vedtak treft av fylkesvalde organ og eit kontrollutval som alle er politiske valde utval Administrativ organisering Administrasjonen i fylkeskommunen har ansvaret for drifta av fylkeskommunen, førebur saker for dei politiske organa og syt for at politiske vedtak blir sett i verk. Ifølgje nettsidene til Hordaland fylkeskommune, har hovudstrukturen i fylkesadministrasjonen to stabsavdelingar (organisasjonsavdelinga og økonomiavdelinga) og fem fagavdelingar (kultur- og idrettsavdelinga, opplæringsavdelinga, samferdselsavdelinga, regionalavdelinga, tannhelseavdelinga). I tillegg til desse einingane kjem prosjektorganisasjonen Bybanen utbygging, som er ei eining direkte under fylkesrådmannen. Kvar avdeling er inndelt i seksjonar i tråd med ansvarsområde og oppgåver. 9 Sjå nettsidane til Hordaland fylkeskommune: og-helseutvalet/#ophe 11

12 4.2 System for registrering, iverksetjing og oppfølging av politiske vedtak Registrering av og melding om politiske vedtak Hordaland fylkeskommune registrerer alle politiske vedtak i det elektroniske sak/arkivsystemet DocuLive. I dette systemet går det fram kva saker som har blitt handsama i ulike politiske organ. For kvar sak er det arkivert saksutgreiing, forslag til innstilling eller vedtak og protokoll (møtebok) der det går fram kva politikarane har vedteke. Av «Handbok for sakshandsamarar i Hordaland fylkeskommune» 10 går det fram korleis møtebøkene skal førast. Hordaland fylkeskommune har utarbeidd ein rutine for melding om vedtak 11. Føremålet med rutinen er å sikre at dei partane saka gjeld får melding om kva for vedtak som er gjort, når, av kven og med kva for heimel. Av rutinen går det fram at sak med vedlegg skal sendast i retur til avdeling/sakshandsamar etter handsaming. I rutine for melding om vedtak står det at sakshandsamar skal vurdere kva informasjon som skal sendast ut til dei partane saka gjeld. Denne rutinen inneheld også minimumskrav til kva orienteringsbrevet skal innehalde Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak Revisjonen får opplyst at prosedyren i fylkeskommunen er at informasjon om politiske vedtak blir sendt frå det politiske sekretariatet til aktuell avdeling og til den sakshandsamaren som har ansvar for å effektuere vedtaket. I rutine for melding om vedtak står det at Fylkesrådmann/direktør/sektorleiar tek stilling til kva sakshandsamar skal gjere i kvar enkelt sak. Av intervju går det fram at sakshandsamar 10 Hordaland fylkeskommune udatert 11 Sakshandsamarrutine 6d, gjeldande fra

13 som har vore ansvarleg for utgreiing av sakene som har vore til politisk handsaming, også følgjer opp sakene med omsyn til iverksetting eller effektuering av vedtaket. Iverksetting og oppfølging av politiske vedtak er ikkje omtala i handbok for sakshandsamarar eller i andre sakshandsamingsrutinar. Fylkeskommunen vil i april 2013 innføre nytt sak/arkivsystem og revisjonen har fått opplyst at fylkeskommunen er i ferd med å gje opplæring i dette systemet. Det nye systemet vil innebere at fleire delar av sakshandsamingsprosessen vil bli digitalisert samanlikna med tidlegare, og systemet vil også innehalde modul/funksjonalitet for vedtaksoppfølging. Revisjonen har fått opplyst at fylkeskommunen i samband med innføring av nytt fagsystem er i ferd med å utarbeide ei rekkje nye rutinar for sakshandsaming. Dei nye sakshandsamingsrutinane vil mellom anna innebere at vedtak i politiske organ vil bli sendt elektronisk til ansvarleg sakshandsamar frå utvalssekretær, med frist for oppfølging. Når sakshandsamar har følgt opp vedtaket (for eksempel ved å sende brev ut), blir det sett til status «Utført» i systemet. Sakshandsamar kan vidare søke fram vedtak for oppfølging, og leiar kan søke opp restansar (vedtak som ikkje er sett i verk) i si avdeling. Av intervju går det elles fram at fylkeskommunen per i dag ikkje har noko system som viser status i oppfølging /iverksetting av vedtak eller rutine for statusrapportering til politisk nivå om oppfølging av vedtak. Det er vanleg at politikarane justerer på forslaga til vedtak som administrasjonen har utarbeidd. Nokre gonger formulerer politikarane heilt nye punkt i vedtaka knytt til andre sider av saka enn dei administrasjonen har nemnt. Fleire av dei som er intervjua viser til at administrasjonen kan svikte med omsyn til oppfølging i slike tilfelle, særleg dersom politikarane har bedt om å få ekstra løypemeldingar eller orienteringar om saker. 4.3 Fristar og tidsplanar knytt til iverksetting og effektuering av politiske vedtak I eit intervju blir det peika på at politikarane ikkje får tilbakemelding når noko blir forseinka. Politikarar opplever berre å få tilbakemelding når dette blir etterlyst og tilbakemelding kan då vera at det ikkje var mogleg å gjennomføre vedtaket slik det var formulert. Det blir peika på at det hender at politikarane ber spesifikt om å få løypemelding innan ein gitt frist. I stikkprøvene fant revisjonen eit døme på dette. Frå administrasjonen får revisjonen opplyst at det varierer i kva grad det blir sett tidsramme og/ eller forslag til frist for iverksetting i saksutgreiingane. Vedtak som gjeld godkjenning av retningsliner, reglement og liknande trer normal i kraft i det vedtaket er gjort og oppgåva til administrasjonen er gjerne berre å distribuere retningsliner og reglement til partar som bør kjenne til vedtaket. Andre vedtak kan innebere at det skal utførast eit planarbeid, ei utgreiing eller at det må gjerast endringar i til dømes organisering. I stikkprøvene revisjonen har gjennomgått var det i sakstutgreiingane knytt til slike vedtak sett ei tidsramme for iverksetting. Nokre saker må på grunn av til dømes fristar i regelverk eller avtalar med eksterne partar vere utgreia innan ein fastsett dato, til dømes høyringsuttale, motsegn i plansaker ol. 13

14 I intervju blir det vidare peika på at ein del saker har ein naturleg syklus og at det difor ikkje er naturleg å sette frist for iverksetting. Desse sakene blir utgreia og sett i verk til same tid kvart år. Dette kan til dømes vere vedtak om utbetalingar av tilskot. Fylkeskommunen har utarbeidd ein rutine for korleis politiske saker skal skrivast 12. Føremålet med rutinen er å sikre at saksførehaving skjer i høve til dei retningsliner som til ei kvar tid finst i Hordaland fylkeskommune. Rutinen omhandlar ikkje om politiske saker bør innehalde forslag til tidsplan/framdriftsplan/fristar. «Handbok for sakshandsamarar i Hordaland fylkeskommune» omhandlar heller ikkje bruk av fristar eller framdriftsplanar i utgreiingar av politiske saker. 4.4 Rutinar/prinsipp for å avklare/tolke politiske vedtak I intervju gjev leiarane for dei politiske utvala uttrykk for at administrasjonen i fylkeskommunen gjer ein god jobb med omsyn til å formulere klare og tydelege innstillingar eller forslag til vedtak. I dei politiske møta er det likevel slik at det ofte kjem innspel til endringar, presiseringar eller tillegg til forslaga til vedtak eller innstillingar frå administrasjonen. Det kan difor oppstå situasjonar der administrasjonen treng å få avklart korleis eit vedtak skal tolkast. Fylkesdirektørane er til stades i fylkesutval og fylkesting. I dei faste utvala er fylkesdirektørar og seksjonsleiarar til stades og dette gjer at leiinga, gjennom det politiske ordskifte, får ei forståing av bakgrunnen for eventuelle endringar i vedtaka og dermed korleis vedtaka skal tolkast. Av intervju går det fram at uklarheit omkring forståing av vedtak stort sett blir forsøkt avklara i dei politiske møta. Dersom administrasjonen likevel opplever at vedtaka er uklare, blir dette i ettertid tatt opp med fylkesrådmannen, eventuelt også fylkesordførar, utvalsleiar eller vedkommande som fremja forslaget til vedtak. I intervju blir det også peika på at tidligare vedtak kan bli nytta som bakgrunnsinformasjon når administrasjonen skal tolke eit vedtak. Av intervju går det fram at det er sjeldan at politikarane har opplevd at administrasjonen ber om å få avklart politiske vedtak. 4.5 Tilbakemelding til politisk nivå ved uventa forhold/forseinkingar Revisjonen har fått opplyst at fylkeskommunen ikkje har faste rutinar for kva tid administrasjonen skal rapportere til politisk nivå, til dømes ved forseinkingar knytt til effektuering av vedtak. Det blir gjort konkrete vurderingar i kvar einskilde sak om politisk nivå skal informerast eller ikkje. Det blir då vurdert om informasjonen skal bli gitt i form av ei melding eller som munnleg orientering til politikarane. I intervju blir det vist til at det er sakshandsamar og seksjonsleiar som må vurdere om det er behov for å orientere politikarane om framdrifta knytt til iverksetting av saker. Det er ikkje omtala i handbok for sakshandsamarar eller andre overordna sakshandsamingsrutinar korleis politikarane bør informerast ved uventa hendingar eller forseinkingar knytt til iverksetting. 12 Sakshandsamarrutine 6a: Skrive politisk sak, gjeldande frå

15 I intervju blir det elles vist til at politikarane blir orientert om iverksetting av vedtak gjennom årsmeldingane i fylkeskommunen. 4.6 Involvering av politiske organ i prosessen med oppfølging av politiske vedtak Av intervju går det fram at politikarar og politiske organ vanlegvis ikkje er involverte i oppfølging av politiske vedtak. Når vedtak er fatta er det fylkesrådmannen som har oppfølgingsansvaret. Unntaksvis kan det til dømes bli gjort vedtak om at fylkesordførar skal engasjere seg i ei sak. Fylkesordfører har vore i fleire prosjektgrupper som er eit ledd i oppfølging av vedtak. Døme på dette er oppfølging av UNESCO-status for Odda, deltaking i styringsgrupper for planer som Regional transportplan og rolla som styrar for Bergensprogrammet. I intervju blir det vidare vist til at det kan vere hensiktsmessig at politiske organ blir involvert i prosessar med oppfølging av vedtak i store prinsipielle saker. Eit døme på dette er arbeidet med Skolebruksplanen i 2012 og Denne planen blei mykje meir omfattande enn forventa og omfanget av høyringssvar blei også svært omfattande. Opplærings- og helseutvalet var med å ta avgjerder om arbeidsprosessane i arbeidet med planen. Opplæringsdirektøren opplever at det var avgjerande at politikarane var involverte i prosessen for å få eit produkt som dei ville vere tilfredse med. I ei av stikkprøvene, som gjaldt sak om innfartsparkering i Bergensområdet 13 fann revisjonen døme på at administrasjonen ba om innspel frå politikarane for å avklare ambisjonsnivå og prioriteringar for vidare arbeid. 4.7 Registrering og handtering av oversendingsforslag og verbalforslag I intervju blir det peika på at det har vore behov for å få på plass avklaringar med omsyn til handtering av oversendingsforslag. Det blir peika på at det i fylkeskommunen har blitt sett fram mange oversendingsforslag og revisjonen får opplyst at det har vore tradisjon for å sende over alle oversendingsforslag til administrasjonen. Politikarar som set fram oversendingsforslag i utval og fylkesting forventar at dei blir svara på. I intervju blir det peika på at det fram til no ikkje har gått fram av protokollen kven som har satt fram oversendingsforslag. Dette har medført at det har vore vanskeleg å vite om oversendingsforslag kom frå ein person, ei gruppe, eller frå alle medlemmar i et utval. Hausten 2012 vedtok fylkestinget endringar i delegasjonsreglementet som også omfatta utdjuping av handteringa av oversendingsforslag. «Oversendingsforslag er forslag som det ikkje er ønskje om å realitetshandsama i møtet, men som ein likevel ønskjer å få vurdert av enten eit anna utval/nivå eller av administrasjonen. Det skal gå fram av forslaget kven som støttar det. Mottakar av forslaget avgjer korleis det skal følgjast opp. ( ) Oversendingsforslag til fylkesrådmannen: 13 (sak 33/11 Samferdselsutvalet, saka blei også handsama i Fylkesutvalet ) 15

16 Fylkesrådmannen vurderer forslaget og gir tilbakemelding i form av melding eller sak til organet som har oversendt forslaget» I intervju peikar fleire på at det kan vere ressurskrevjande å svare på oversendingsforslag, nokre gonger fordi oversendingsforslaga har vore uklare. Av intervju går det fram at oversendingsforslag til no som hovudregel har blitt svart på. I Fylkesutvalet (månadleg) og i Samferdselsutvalet (kvartalsvis) blir det lagt fram restanselister knytt til oversendingsforslag. Av listene 14 går det fram kva tid forslaget blei fremja, kva saka gjeld og kven som er mottakar. I lista frå Samferdselsutvalet er dei ei kolonne som viser om svar er sendt, medan lista frå fylkesutvalet viser kva tid forslaga er svara på eller kva tid forslag vil bli svara på. I dei andre faste politiske utvala blir det ikkje lagt fram slike lister. 4.8 System og retningsliner for saksførebuing Revisjonen får opplyst i intervju at sakarkivsystemet DocuLive ikkje har funksjonar som sikrar at lovbestemte og interne krav til sakshandsaming i samband med utgreiing av politiske saker blir etterlevd. I intervju blir det vist til at fylkeskommunen er i ferd med å lage sakshandsamingsrutinar som er tilpassa fleire funksjonar i det nye sak/arkivsystemet. Revisjonen kjenner til at det i enkelte avdelingar er utarbeidd lokale sjekklister som blir nytta i sakshandsaminga, men det er ikkje utarbeidd overordna sjekklister som støtte i sakshandsaminga i fylkeskommunen. Hordaland fylkeskommune har utarbeidd fleire dokument som er relevante for sakshandsaming i fylkeskommunen. Nedanfor presenterer vi kort innhaldet i dokumenta Handbok for sakshandsamarar (ikkje datert) Handboka for sakshandsamarar omhandlar oppbygging av saker til politisk handsaming. To eksempelsaker blir nytta til føremålet og det blir forklart korleis det skal skrivast samandrag og forslag til innstilling/avgjerd og vedtak i saksutgreiingane og at sakutgreiinga skal leggje fram ei sak i si fulle breidde. Handboka forklarar omgrepet «fullført sakshandsaming» og frist for levering av saksutgreiing til fylkesrådmannen. Vidare gjev dokumentet ei overordna oversikt over relevant lov og regelverk, forklarar ulike dokumenttypar i DocuLive sak/arkivsystem og korleis møtebøker skal førast. Som tidlegare nemnt omtalar handbok for sakshandsaming ikkje effektuering eller iverksetting av politiske saker. Det går ikkje fram av dokumentet om framdriftsplan eller tidsperspektiv for iverksetting skal vurderast i politiske saksutgreiingar. Handboka refererer til delegasjonsreglementet og fullmaktsreglementet for fylkeskommunen, men elles ikkje til andre relevante fylkeskommunale dokument for sakshandsaming som etiske retningsliner, delegasjonsreglement for økonomiske saker, sakshandsamingsrutinar 1-6 eller retningsliner for utsending av saker til folkevalte organ. 14 Melding 256/12, november 2012, Fylkesutvalet og melding 201/12, november 2012, Samferdselsutvalet 16

17 4.8.2 Sakshandsamingsrutinar nummerert frå 1-6, gjeldande frå november 2003 Rutine 6a omhandlar skriving av politisk sak og rutineflyt og ansvar knytt til dette. Denne rutinen omhandlar korleis sakshandsamar skal leggje saka fram for leiinga og kven som skal kvalitetssikre saksutgreiinga. Den omtalar likevel ikkje fristar for når ei sak skal sendast over til fylkesrådmann og politisk utval. Rutinen inneheldt heller ikkje sjekkliste for om alle sider ved ei sak er vurdert. Rutine 2 omtalar kva dokumenttype sakshandsamar skal nytta i samband med saksframlegg som skal handsamast i utval. Rutinane omhandlar elles kva ansvar sakshandsamarane har for inngåande og utgåande dokument. Vidare inngår rutinar for korleis ein skal skrive utgåande brev, oppretting av arkivsaker, om ulike dokumenttypar og rutineflyt og ansvar knytt til desse, og om rutineflyt og ansvar knytt til skriving av delegert sak. Ingen av desse sakshandsamingsrutinane viser til handbok for sakshandsaming Retningslinjer for utsending av saker til folkevalde organ i Hordaland fylkeskommune Retningslinjer for utsending av saker til folkevalde organ i Hordaland fylkeskommune blei sist revidert Dette dokumentet viser til delegeringsreglementet i Hordaland fylkeskommune. I dette reglementet går det fram kva oppgåver som er lagt til dei einskilde politiske organa, i kva saker dei har avgjerdsmynde og i kva saker dei innstiller. Retningslina omtalar mellom anna krav til kva som må vere vurdert i saksutgreiinga (økonomiske konsekvensar, personellmessige forhold, juridiske problemstillingar). Retningslinene viser til fylkesrådmannen sitt ansvar for å sjå til at sakene er forsvarleg utgreidde. Hordaland fylkeskommune har derfor nedfelt i retningslinene at saker må leverast til fylkesrådmannen to veker før møte i politisk organ skal haldast. Dokumentet angir også kva fristar som gjeld for levering av saker til fylkesrådmannen i Etiske retningslinjer Hordaland fylkeskommune har vedteke etiske retningsliner for folkevalde og tilsette. Retningslinene omhandlar mellom anna informasjon og offentlegheit, habilitet og teieplikt. Det blir ikkje vist til habilitetsreglane i forvaltningslova i retningslinene. Om fagleg sjølvstende, objektivitet og integritet står det følgjande: 15 «Tilsette skal sikre at arbeidet er tufta på fagleg sjølvstende, objektivitet og integritet. Dette vert gjort i samarbeid med kollegaer og leiarar og ved å leggje til grunn faglege kunnskapar og skjønn gjennom heile tenesteutøvinga.» 1515 Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette i Hordaland fylkeskommune, gjeldande frå , punkt 6 17

18 4.9 Etterleving av rutinar for sakshandsaming Fylkeskommunen praktiserer fullført sakshandsaming og fylkesrådmannen underteiknar saker som er ferdig utgreia og kvalitetssikra av andre leiarar. Det er leiarane som har ansvar for å syte for at sakshandsamar med rett og tilstrekkeleg kompetanse har ansvar for å utgreie sakene. Hovudinntrykket til utvalsleiarane er at saksutgreiingane knytt til dei politiske sakene er balanserte og dekkande. Det blir også vist til at administrasjonen sikrar omsynet til offentlegheit/ ikkje-offentlegheit på ein god måte, og det blir vidare trekt fram som positivt at det alltid blir nytta samandrag i framstillinga av dei politiske sakene. Med unnatak av reine politiske saker, som val av politisk representasjon til råd og utval, inneheld sakene alltid forslag til innstilling eller vedtak. Oppfatninga er at desse utkasta er godt formulerte. Leiarar for politiske utval nemner at nokre saker opplevast som uklare, vanskelege å forstå og at dei kunne ha vore grundigare gjennomgått. I nokre tilfelle har saker blitt utsett på grunn av at saksførebuinga ikkje har vore tilstrekkeleg. Leiinga i administrasjonen, og ved behov også sakshandsamarane, er til stades i utvala for å svare på spørsmål. Det blir peika på at dette gjer at politikarane i møte kan avklare med administrasjonen om noko skulle vere uklart i saksframstillingane. I stikkprøvene som revisjonen har gjennomført var det i alle sakene laga forslag til innstilling eller vedtak. Revisjonen fant eit døme der det blei peika på at ikkje alle sider ved saka var godt nok belyst eller utgreia. Dette gjaldt sak 18/12 i Opplærings- og helseutvalet: Prognoseinntaket for skoleåret 2012/13. Justering av tilbodsstruktur og elevtal. I Yrkesopplæringsnemnda si tilråding i denne saka står det følgjande: «Yrkesopplæringsnemnda vil igjen tilrå at ein i framtidige saker ikkje bere legg til grunn søkemønster til elevane, men også tek hensyn til bedriftenes behov og tilgjengelige læreplasser. I framtida bør ein utarbeide sakene med både «Prognose inntak» og «prognosebehov» som grunnlag for beslutning». Opplæringsutvalet slutta seg til denne tilrådinga frå Yrkesopplæringsnemnda Økonomiske vurderingar i saksutgreiingane Fleire intervjuobjekt synest at dei økonomiske sidene ved sakene ikkje alltid blir vurdert godt nok. Det blir peika på at politikarane nokre gonger vedtek bevilgningar utan at budsjettdekninga er i orden når vedtaket blir gjort. Politikarane blir nokre gonger involvert i etterkant dersom det blir fatta vedtak utan klar budsjettdekning, andre gonger ordnar administrasjonen dette i etterkant innanfor gjeldande rammer Vurdering av habilitet i sakshandsaminga Av intervju går det fram at fylkeskommunen ikkje har formelle rutinar for å vurdere habilitet i samband med utgreiing av saker. Fleire leiarar peikar på at det kunne ha vore meir fokus på og opplæring knytt til slike vurderingar. Det blir likevel hevda at habilitet blir vurdert og sikra i avdelingane. 18

19 4.9.3 Bruk av og tilgjenge til tidlegare vedtak Revisjonen har fått opplyst at mange saker byggjer på gamle vedtak og at administrasjonen ofte viser til tidlegare vedtak i saksutgreiingane. Det er ulike erfaringar med omsyn til kor lett det er å finne fram til tidlegare vedtak som er relevante. I ei avdeling blir det tatt kopi av enkelte saker som blir lagt i mapper som fungerer som huskelister. I ei anna avdeling blir det trekt fram at fylkeskommunen har for dårlege søkemotorar per i dag på DocuLive og intranett, noko som gjer det vanskeleg å finne fram tidlegare saker. Erfaringa i denne avdelinga har vore at søk på Google gir ofte betre svar enn søkemotorane i fylkeskommunen Samarbeid på tvers av avdelingar Fleire peiker på at fylkeskommunen kunne ha utnytta kompetansen til sakshandsamarane betre på tvers av saksområde og avdelingar. Det blir særleg peika på at økonomisk og juridisk kompetanse kunne ha vore utnytta betre. Det blir vist til at det er leiarane sitt ansvar å halde seg orientert om kva kompetanse som finst i fylkeskommunen, og vurdere om ein bør konsultere andre avdelingar. Det blir peika på at det kunne ha vore nyttig for sakshandsamarane i fylkeskommunen å ha betre oversikt over kva kompetanse dei ulike tilsette har. Fylkeskommunen har ikkje kompetanseoversikter/ oversikter over arbeidsområde til alle tilsette. I Regionalavdelinga er det etablert faste samhandlingsrutinar i samband med plansaker og saker etter energilova. Dei har mellom anna ei liste over kven sakene skal sendast til når spesielle spørsmål og problemstillingar skal utgreiast. Det er utarbeidd faste rutinar for når saker skal sendast over til Kulturog idrettsavdelinga, Samferdselsavdelinga og andre seksjonar i Regionalavdelinga Kvalitetssikring og godkjenning i sakshandsamingsprosessen Revisjonen har fått opplyst at alle avdelingane følgjer rutinane i fylkeskommunen for kvalitetssikring av at saker er forsvarleg utgreia. Dette inneber at sakene blir kvalitetssikra både av seksjonsleiar og fylkesdirektør før dei blir sendt over til fylkesrådmannen for endeleig godkjenning. Fleire opplyser likevel at det kan bli noko knapp tid til kvalitetssikring internt i avdelingane og at det kan vere utfordringar knytt til å få sakshandsamarane til å levere sakene til kvalitetssikring tidlegare. I Opplæringsavdelinga har leiinga utarbeidd ei liste med oversikt over alle saker som dei arbeider med og som blir gjennomgått i leiargruppa i avdelinga kvar veke. Av denne lista går det fram kva fristar som er sett for saker som skal til politisk handsaming, kven som har ansvar for sakene, og framdriftsplanar for meir omfattande saker. I lista inngår saker som skal handsamast politisk inkludert spørsmål og oversendingsforslag Tid nytta til saksutgreiing Fleire politikarar opplever at administrasjonen bruker lang tid på å utgreie saker. I administrasjonen opplever enkelte avdelingar å ha knappe fristar og avgrensa tilgang til sakshandsamingskompetanse Nye opplysningar i sakene Det blir opplyst i intervju at det er sjeldan at saker blir oppdatert med nye opplysningar etter at dei er handsama i utval og før handsaming i fylkestinget. Revisjonen har fått opplyst at nye opplysningar kan ha blitt innarbeidd i sakene på bakgrunn av til dømes spørsmål frå medlemmar i fylkesutvalet. Ved nye opplysningar vil det, avhengig av kva utvalet bestemmer, variere om saka går tilbake til fylkesutvalet 19

20 eller ikkje. Utvalet kan ta atterhald i vedtaket dersom dei veit at det vil kome nye opplysningar som kan påverke vurderinga og eventuelt vedtaket. I tilfelle der det kjem fram nye opplysningar, utarbeider fylkesrådmannen gjerne et tilleggsnotat, der fylkesrådmannen eventuelt også endrar innstillinga si Oversending av saker til politiske organ Medlemmane i dei politiske organa får saksdokumenta tilsendt elektronisk. Av intervju går det fram at det er ein del saker der politikarane ønskjer å gjere nærare undersøkingar før møta i dei politiske organa. Tida frå dei mottek saksdokument og til møte kan derfor vere for knapp og det blir gitt uttrykk for at utvalsmedlemmene i fylkeskommunen kunne trenge enno meir tid til å førebu seg til møta. Administrasjonen har etablert rutinar som skal sikre at politikarane får sendt over sakspapir i tide. Det blir opplyst at dette har ført til betring, men at det framleis skjer at saker frå administrasjonen blir sendt til politikarane etter fastsett frist. 20

21 5. Vurderingar 5.1 System for registrering, iverksetting og oppfølging av politiske vedtak Hordaland fylkeskommune har system som sikrar at politiske vedtak blir formidla til riktig instans for iverksetting, gjennomføring og oppfølging. Revisjonen vurderer det som positivt at det nye sak/arkivsystemet til fylkeskommunen inneheld system for vedtaksoppfølging, og at det vil vere mogleg for sakshandsamarar og leiarar å følgje opp restansar. Dette vil bidra til å sikre at alle vedtak blir sett i verk. Innføring av nytt sak/arkivsystem bør gjerast på ein slik måte at søkefunksjonen blir så god at avdelingane ikkje må etablere eigne lokale arkiv for å ha lett tilgang til tidlegare saker. 5.2 Rutinar for effektuering og oppfølging av politiske vedtak Fylkeskommunen har dokumenterte sakshandsamingsrutinar for førebuing av saker til fylkestinget og politiske utval, men har ikkje rutinar som gjeld effektuering eller iverksetting av vedtak. Mangel på skriftlege rutinar fører til at oppfølging av vedtak kan bli personavhengig og derfor sårbar. Det er etter revisjonen si vurdering viktig at fylkeskommunen i større grad også har fokus på å formalisere arbeidet med å effektuere dei vedtak som er fatta, for å sikre at dei blir gjennomført som føresett. Fylkeskommunen manglar rutinar for systematisk kontroll med at alle vedtak blir gjennomført som føresett. Fylkeskommunen har ikkje eit system som til dømes kan gje rapportar med oversyn over saker, purre og sende melding om status på vedtak som er under effektuering. Det blir heller ikkje utarbeidd manuelle lister med oversikt over status på vedtak som er under effektuering. Oppfølging av vedtak er avhengig av at administrasjonen har oversikt over alle vedtak som er fatta og som skal følgjast opp. Etter revisjonen si vurdering er det risiko for at enkelte vedtak ikkje blir følgt opp, når fylkeskommunen ikkje har ei oppdatert og samla oversikt over alle vedtak, og kva som er følgt opp. Sakshandsamingsrutinane i fylkeskommunen bør omfatte ein omtale av kva ansvar for iverksetting og oppfølging av vedtak inneber, og korleis det skal utøvast. Rutinane bør også omtale og leggje føringar for i kva grad fristar og/eller tidsplanar bør inngå i saksutgreiingane. Dette vil gjere det lettare å sikre oppfølging av vedtak og gje tilbakemelding i samsvar med forventningane til politiske organ. Hordaland fylkeskommune har etablert ein fast praksis for å avklare / tolke politiske vedtak. Det er fylkesrådmannen si oppgåve å tolke dei politiske vedtaka. Revisjonen vil likevel peike på at det er viktig at avklaringar som blir gjort i etterkant av politiske møte blir kommunisert tilbake til utvalet for å forankre administrasjonen si oppfatning/tolking i utvalet. Dialogen mellom administrasjonen og politisk nivå synest i hovudsak å vere god. Det går fram at alle avdelingar har ein praksis som inneber at den administrative leiinga vurderer frå sak til sak om det er 21

22 nødvendig å orientere politikarane om endringar eller forseinkingar knytt til iverksetting av politiske vedtak. Det finst ikkje skriftlege rutinar for status- eller avviksrapportering til politisk nivå. Dette fører til at det er risiko for at politisk nivå ikkje blir orientert i alle tilfelle der dette kan vere relevant og forventa. Mangel på skriftlege rutinar kan også føre til ulike oppfatningar innan administrasjonen og mellom administrativt og politisk nivå om kva som skal rapporterast. Administrasjonen i fylkeskommunen sett i verk og følgjer opp politiske vedtak, medan politikarane blir tatt med på råd for å sikre at iverksettinga er i tråd med politikarane sine prioriteringar. Når fylkesordføraren blir valt til å representere fylkeskommunen i ulike råd og utval, er han delegert denne oppgåva av fylkestinget. Fylkeskommunen balanserer på denne måten forholdet mellom politikk og administrasjon på ein god måte. 5.3 Registrering og handtering av oversendingsforslag/ verbalforslag Arbeidsordre til rådmann/ administrasjonen kan berre bli gitt gjennom vedtak i fylkesting eller folkevalde organ som fylkestinget har gitt slik fullmakt. Det er derfor revisjonen si vurdering at fylkesrådmannen står fritt til å vurdere kva oversendingsforslag som skal svarast på slik praksis er i dag. Revisjonen vurderer det som positivt at det for Samferdsleutvalet og Fylkesutvalet er utarbeidd lister som viser oversikt over oversendingsforslag og status med omsyn til svar. Dette bidrar til å sikre god kommunikasjon mellom administrasjon og politikarar. Nemnde oversiktslister bør også innehalde opplysningar om og når oversendingsforslaget vil bli svart på. 5.4 System og retningsliner for forsvarleg saksførebuing Hordaland fylkeskommune er i ferd med å utarbeide nye rutinar i samband med innføring av nytt sak/arkivsystem. Revisjonen vil peike på at det i denne samanhengen er viktig å samle alle rutinar som regulerer sakshandsaminga. Per i dag er ikkje rutinane samla, og det kan vere krevjande å finne fram til alle rutinar og retningsliner som sakshandsamar må forholde seg til. Sakshandsamarane må vere trygge på at dei har lett tilgang til all relevant informasjon. Eit samla sett av rutinar (til dømes i ei handbok) gjer det også lettare å oppdatere informasjonen ved eventuelle endringar. Sakshandsamarane skriv dei politiske sakene i sak/arkivsystemet. Det vil vere ein fordel om ei handbok for sakshandsamarar eller eit samla sett av sakshandsamarrutinar, er kopla til det nye sak/arkivsystemet, slik at informasjonen enkelt kan hentast fram. Eit samla sett av rutinar bør gje ein enkel oversikt over sakshandsamarane sitt ansvar og innhaldet i arbeidet med utgreiing av politiske saker. Det kan mellom anna lagast sjekklister for sakshandsamarane for å sikre kvalitet i saksutgreiingane. Ei slik liste kan innehalde følgjande punkt for vurdering: juridiske sider, økonomiske sider, personellmessige forhold, relevante aktørar sine synspunkt, tidsplan/frist, habilitet, skjerming etter offentleglova. Fylkeskommunen bør vurdere tiltak for i større grad å utnytte kompetanse på tvers av avdelingane, til dømes ved å etablere oversikter over dei tilsette sine kompetanseområder. Utarbeiding av enkle kompetanseoversikter eller medarbeidarpresentasjonar kan bidra til å gjere kontakt på tvers av einingar enklare. Medarbeidarane bør i tillegg bli oppmoda om å ta kontakt med kompetansepersonar i andre einingar dersom dette er nødvendig. 22