Registrering av aktivitetsdata i psykisk helsevern

Transkript

1 Registrering av aktivitetsdata i psykisk helsevern Medisinsk kontorfaglig helsepersonell 5. mars 2009 May Iren Kvello Bukten / Inger Nybrodahl Helsedirektoratet Norsk pasientregister Norsk pasientregister 1

2 NPR sitt formål Innhente, kvalitetssikre og arkivere virksomhetsdata fra norsk spesialisthelsetjeneste Legge datagrunnlagene til rette for forvaltning, forskning og offentlig styring i tråd med retningslinjer gitt av Datatilsynet og registereier Samordne og sammenstille ventelistedata med virksomhetsdata Norsk pasientregister 2

3 Systemfeil? Pasient eldre enn 110 år? Aktivitetsnivå som forventet? Mangler diagnose? Kontroll i NPR Riktig rapporteringsperiode? Ugyldig kommunenr? Mangler konsultasjonsdato? Perioder uten aktivitet? Alle omsorgsnivå rapportert? Mangler kjønn? Riktig versjon av NPRmeldingen? Tilbakemelding Registerdata

4 Kvalitetsutvikling Tilbakemelding og korrespondanse med Helseforetakene / institusjonene Mangler, feil og mistanke om feil ved logiske tester Egne aktivitetstall i rapporteringsperioden verifiseres etter hvert mottak Feil skal korrigeres før neste innrapportering

5 Personidentifiserbart NPR Anvendelser: Følge den enkelte pasient gjennom behandlingsforløp over flere år Beregne overlevelsesprosent Analysere regionale forskjeller Kobling mot andre helseregistre Datagrunnlag for etablering av sykdoms- og kvalitetsregistre Norsk pasientregister 5

6 Personidentifiserbart NPR Personnummer og pasient-id er kryptert og kun enkelte klarerte personer har tilgang til dekryptering Kun anonymisert pasient-id blir brukt av NPR ved kontroller med mer. I dag kan en pasient-id være den samme på ulike behandlingssted. Norsk pasientregister 6

7 Registreringsveileder Hovedformål Gi tydelige retningslinjer og definisjoner som skal bidra til mer ensartet praksis ved registrering av virksomhetsdata og muliggjøre sammenstilling av data fra de ulike sektorene i spesialisthelsetjenesten. Målgruppe Personell med ansvar for å veilede i registreringen av pasientopplysninger - superbrukere blant klinikere og kontorpersonale. Norsk pasientregister 7

8 Kap. 2 Begrepsdefinisjoner Omsorgsnivå Rapporteringsenhet og behandlingssted Henvisningsperiode Episode = Kontakt/tiltak/konsultasjon Ventetid sluttdato Norsk pasientregister 8

9 Registreringsveileder - omsorgsnivå Kategorisering av kontakter etter tidsforbruk og grad av ressursinnsats: Døgnopphold, Dagbehandling og Poliklinisk behandling Dagbehandling Tjenestetilbudene kan også gis ved poliklinikker Kan grovt inndeles i følgende aktiviteter: Opphold - hvor det ikke er spesielle planlagte aktiviteter. Skal ikke avgrenses til oppmøte over 4 timer (jfr. SSBs tidligere 4- timersregel). Ulike ADL-opplegg (Trening i daglige gjøremål), terapiaktivitet (ikke i form av konsultasjoner), mv. Refusjonsberettiget konsultasjon på dagenhet er å betrakte som en ordinær poliklinisk konsultasjon (se kap ) Norsk pasientregister 9

10 Registreringsveileder - omsorgsnivå Poliklinisk behandling Behandling utført i tilknytning til poliklinikk som er faglig godkjent av Fylkesmannen, jfr. Spesialisthelsetjenesteloven 4-1 annet ledd. En del dag- og døgnenheter har poliklinisk aktivitet skilt ut i egen underenhet. Når deler av underenheten er godkjent som poliklinikk, og aktuell behandler er ansatt i poliklinisk stilling, kan aktivitet utløse polikliniske takster, jfr. takstforskriften. Den polikliniske episoden kan finne sted utenfor poliklinikkens lokaler, f. eks hjemme hos pasienten Ambulant behandling er i NPR-melding definert som poliklinisk behandling og følger reglene i takstforskriften Norsk pasientregister 10

11 Registreringsveileder - Henvisningsperiode Tidsperiode fra mottak av henvisning for en og samme lidelse til utredning, behandling, rehabilitering og oppfølgning er gjennomført, og ingen nye kontakter er avtalt. En pasient kan ha flere enn en henvisningsperiode samtidig innen en helseinstitusjon dersom det er flere enn en lidelse. Norsk pasientregister 11

12 Registreringsveileder - Henvisningsperiode NPR er kjent med at det er ulike rutiner for registrering av henvisningsperioder. Mange oppretter nye henvisningsperioder ved overføring/utskriving til annet behandlingssted hvis de er geografisk atskilt. Dette oppleves mer ryddig og oversiktlig i forhold til ventelister, pasientflyt og aktivitet på hvert behandlingssted. Det viktige er at intensjonen i den nasjonale ventelisteføringa blir ivaretatt og at ansiennitetsdato og avviklingskode (PHBU : igangdato) blir riktig registrert. I ventelistestatistikken fokuserer vi på pasientens ventetid fra ekstern henvisning blir mottatt til pasienten får påbegynt den behandling vedkommende er vurdert å ha behov for. Norsk pasientregister 12

13 Registreringsveileder - Henvisningsperiode Ny henvisningsperiode skal åpnes: Ved henvisning fra: kommunale tjenester (eksempelvis fastlege eller barnevernet), annen del av spesialisthelsetjenesten (eksempelvis en ekstern poliklinikk eller en rusinstitusjon). unntaksvis kan pasientens henvende seg direkte. jfr. 2 i Forskrift om øyeblikkelig hjelp i det psykiske helsevesenet. Henvisningsperioden skal lukkes: når ingen nye kontakter er avtalt eller planlagt og epikrise sendes til henvisende instans. ved endring av spesialistvedtak fra frivillig til tvungent psykisk helsevern ved samme behandlingssted (unntak: ved fare for eget eller andres liv kan samme henvisningsperiode benyttes). Norsk pasientregister 13

14 Registreringsveileder - Episode Episode = kontakt / tiltak / konsultasjon (Episodebegrepet i BUPdata = behandlingsserie i poliklinisk sammenheng) Tidsperiode hvor en pasient får helsehjelp ved et og samme behandlingssted for et og samme helseproblem. Kan være et døgnopphold, et dagopphold eller en direkte / indirekte kontakt. Norsk pasientregister 14

15 Registreringsveileder - Episode Kontakttyper Direkte pasientkontakt Utredning, behandling og kontroll under dag- eller poliklinisk behandling der pasienten og/eller foreldre/foresatte deltar Indirekte pasientkontakt Behandling/behandlingstiltak der verken pasient/foreldre/foresatte/verge/hjelpeverge deltar. Et møte mellom flere instanser der planlegging av behandlingsforløp for en pasient er tema. En behandler som har kontakt med skolen i samband med tilrettelegging for et barn som er pasient hos vedkommende. Norsk pasientregister 15

16 Registreringsveileder - Episode Ny episode opprettes: ved skifte av tjenesteenhet eller omsorgsnivå innen samme behandlingssted ved manglende oppmøte til avtalt konsultasjon Ved behandling på dagenhet, med både aktivitet (f. eks rehabiliteringsopplæring) og poliklinisk konsultasjon (f.eks terapisamtale) i løpet av dagen registreres to episoder, en på omsorgsnivå dag og en på poliklinisk omsorgsnivå. Norsk pasientregister 16

17 Registreringsveileder - Episode Registrering av episoder ved dagbehandling: Er pasienten registrert som dagpasient, skal kontakter registreres med omsorgsnivå Dag. Unntak: Refusjonsberettigede polikliniske kontakter registreres med omsorgsnivå Poliklinisk omsorg ved enheter som er godkjent som poliklinikk 1 (helt eller for deler av virksomheten). Ulike dagbehandlingsaktiviteter (ikke polikliniske kontakter) registreres samlet som en kontakt uten refusjon, med dato og medgått tid. 1) Godkjent av Fylkesmannen, jfr. Spesialisthelsetjenesteloven 4-1 annet ledd. Norsk pasientregister 17

18 Registreringsveileder - Episode Dato for Ventetid slutt behandlingsstart Skal settes ut fra medisinske/faglige kriterier og ikke ut fra administrative forhold som f.eks forutgående aktivitet, jfr. HOD-rundskriv I-16/2005 Ventelisterapportering til NPR. Den enkelte behandler bestemmer når ventetiden er slutt og behandlingen er igangsatt. I enkelte tilfeller vil behandling være igangsatt ved første gangs konsultasjon (samtale) etter at vurdering av rett til nødvendig helsehjelp er gjort, uavhengig av om konsultasjonen har et utredende eller behandlende formål. Forutsetning: Ingen unødig stans i behandlingen som følge av manglende kapasitet! Blir pasienten satt på venteliste på grunn av kapasitetsmessige årsaker etter at utredning er foretatt, vil ventetidsluttdato bli første ordinære konsultasjon i en rekke av konsultasjoner Forutsetning: Ingen brudd i behandlingsserien med årsak i kapasitet! Pasienter som blir gitt et annet tilbud enn det som er ønskelig i forhold til vurdering av behov for behandling, må stå på venteliste ved det tilbudet som er ønskelig, når ventetiden skyldes manglende kapasitet. Norsk pasientregister 18

19 Kap. 3 Utdyping av enkelte tema Tvungent psykisk helsevern Familiebehandling Tilstander Permisjoner Norsk pasientregister 19

20 Registreringsveileder - Utdyping Tvungent psykisk helsevern Alle opphold (døgn, dag og poliklinikk) i det psykiske helsevernet skal registreres både med henvisningsformalitet (kalt hjemmel i BUPdata) og spesialistvedtak/lovgrunnlag. I tilfelle frivillig poliklinisk behandling eller innleggelse skal spesialistvedtak/lovgrunnlag (frivillig) registreres når den polikliniske serien starter og ved innleggelse på døgnenhet. Den generelle regelen er at endring av formalia alltid skal kodes med et nytt spesialistvedtak. Endring av formalitet som innebærer overgang fra frivillig til tvang skal normalt rapporteres som en ny Henvisningsperiode. Unntak: ved overføring fra frivillig til tvungent vern når pasienten utgjør en nærliggende og alvorlig fare for eget eller andres liv eller helse, jfr. Lov om psykisk helsevern. Norsk pasientregister 20

21 Registreringsveileder - Utdyping Familieenhet Ulik registreringspraksis ved familieenhetene påvirker rapporterte data til NPR når det gjelder antall pasienter og omfanget av aktivitet. Det er kun det henviste barnet som skal registreres som pasient, selv om mye dreier seg om familien. Det registreres henvisningsperiode kun for primærpasienten. Søsken skal ikke registreres som pasienter dersom de selv ikke er henvist. Det registreres kontakter på primærpasienten enten deltakeren er kun pasient, pasient og foresatte eller bare foresatte. Familiemedlemmer skal registreres som deltakere i kontakten/episoden i den grad de deltar. Norsk pasientregister 21

22 Registreringsveileder - Utdyping Tilstander (diagnose) Det kan registreres flere diagnoser på samme pasient og det skal registreres hva som er hoved- og bidiagnose. For PHV skal hovedtilstand, så vel som evt andre tilstander, føres opp for hver enkelt konsultasjon eller behandling (jfr. Journalforskriften) For PHBU skal hovedtilstand kodes på alle akser. Etter maks seks kontakter eller senest ved avslutning skal tilstandskodene være registrert. Jfr. NB: Det er viktig at diagnosen blir registrert på henvisningen ved utskrivning til annet behandlingssted og enheter med forskjellige pasientdatabaser slik at man ikke mister informasjon underveis. Norsk pasientregister 22

23 Kap. 4 Registreringsforløp Henvisningsperiodens startopplysninger og ventetidsopplysninger Registrering av aktivitet Utskriving/overføring/avslutning Norsk pasientregister 23

24 HUSK! Individuell plan - Status og dato endres fortløpende ved endring av individuell plan Registrer utsatt mottak hvis oppstart av behandlingen ikke går som planlagt. (Skal ikke brukes ved brudd på ventetidsgaranti.) Henvisningsformalitet / hjemmel skal fylles ut selv om er Frivillig Viktig at alle felt registreres. Vanskelig å lage gode nasjonale statistikker, publisere og forske på data som har mange blanke felter. Hvis det er tomme felt vet vi ikke om det er glemt eller en bevisst handling. Norsk pasientregister 24

25 København Norsk pasientregister 25