Innlegg. Contract Governance. ERFA 2014, Sandefjord Norwegian Maritime Exporters,

Transkript

1 Innlegg Contract Governance Norwegian Maritime Exporters, ERFA 2014, Sandefjord Advokat Tor Wilhelm Seim tlf. (+47)

2 CONTRACT GOVERNANCE Forebyggende kontraktsoppfølgning Formålet med dette innlegget: Etablere forståelse for behovet for og praktisk bruk av "kontrakts-verktøykassen" Kontraktsbevissthet og systematisk oppfølgning Når skal det betales? => "ABCDEF" regelen Likviditetsgrunnregelen: "At Besitte Contanter, Det Er Finessen"!

3 HVOR ER VI?

4 ORIENTERING følgesvenn (Kvelds-/sydhimmelen høst og vinter i Norge)

5 PRECAUTIONS ALLWAYS! På landejorden, og ellers: For eksempel ved kjøp av virksomhet hvor selger pålegges følgende begrensning: "For a period of two (2) years from Closing Date the Seller is not permitted to enter into any form of competion whether directly or indirectly with the Buyer Group of Companies anywhere in the world, or elsewhere." "Never take a stranger's advice, never let a friend fool you twice"

6 DEN GODE HJELPER? Fjorårets julekort. Kan (forhåpentlig) gjenbrukes:

7 ALBARAN ADVOKAT CONTRACT GOVERNANCE TEAM Leveransekontrakter Kjøp, salg, organisering av virksomheter

8 FORBEREDELSE

9 FORBEREDEL E

10 FORBEREDEL E De grunnleggende spørsmål i forhold til kontrakt: Hvem er kunden? Hva er arten og omfanget at det som skal leveres? Hvor skal det leveres? Klarer vi det? Når skal det leveres? Kan vi levere; og i tide? Hva koster det å produsere + levere? Hva skal vi ha betalt? Og når?

11 JOH. 3, 16 "For så høyt har Gud elsket verden, at han ga sin Sønn, den enbårne, for at hver den som tror på ham, ikke skal gå fortapt, men ha evig liv." Poenget: Samme formulering på ulike språk; bemerk skriftbildet, jfr. kultur og kulturforskjeller er alltid en faktor å ta hensyn til.

12 FORBEREDELSE OG GJENNOMFØRING (FOTODOKUMENTAR: NORSK FORSVARSMINISTER PÅ NATO TOPP MØTE)

13 RØDE FLAGG! De vanligste feil som gjøres i kontraktsarbeid: Manglende forberedelser og planlegging, inkl. manglende oversikt over rammebetingelser Tidspress og (for) mange aktiviteter i parallell Overfladisk behandling av kontraktsbestemmelser Mangelfull håndtering av endringer Ikke overholdelse av formelle frister og varsler Unnlate å håndtere tvister i tide For liten vekt på forebyggende arbeid og kompetansebygging Unnlate å søke hjelp i tide Manglende bruk av nettverk => Spør andre v/behov internt, ERFA-venner, m.fl.

14 1) RØDE FLAGG! 2) FOREBYGGENDE TILTAK De vanligste feil som gjøres i kontraktsarbeid: Manglende forberedelser og planlegging, inkl. manglende oversikt over rammebetingelser Tidspress og (for) mange aktiviteter i parallell Overfladisk behandling av kontraktsbestemmelser Mangelfull håndtering av endringer Ikke overholdelse av formelle frister og varsler Unnlate å håndtere tvister i tide For liten vekt på forebyggende arbeid og kompetansebygging Unnlate å søke hjelp i tide Manglende bruk av nettverk => Spør andre v/behov internt, ERFA-venner, m.fl. ; så som følgesvennen

15 CONTRACT 1) POLICY 2) STRATEGY Kontraktsvilkår og eksponering! -> Hvilken Policy har egentlig bedriften?; ref. bl.a.: Ansvarsbegren ninger Betalingsbetingelser Konkret kontraktstrategi: Analyse av hva man gir seg i kast med og en klar plan for gjennomføring - er normalt ingen ulempe

16 8. JU ENS KILDEKODE DEL 1 Det grunnleggende: Hvem har skrevet det/uttalt/gjort/disponert/handlet/foretatt? Hva står? / Hva står ikke? skrevet eller er uttalt? Hvor fremgår dette? Hjemmels- / kontraktsgrunnlaget? Hvorfor? ref. formål og begrunnelse? Når? jfr. begivenheter/milepæler som inntrer langs tidsaksen x x x

17 9. JU ENS KILDEKODE DEL II Hvis noe er skrevet eller uttalt: Hvem har skrevet eller sagt noe? (Avsender) Hvor står det? hierarki-analyse Når er det skrevet eller uttalt? tidsakse-analyse I ju ens verden skjer alt langs en tidsakse hvor flere regelsett (lov, kontrakt, mv/"annet") kan gjelde/ha betydning i parallell eller hvor noen regelsett kan gjelde en kortere periode, mens andre får betydning over tid; m.a.o. gjelder når og hva gjelder egentlig? "Change Order Ping Pong" frem og tilbake; "siste ord gjelder"!?! "Faktorenes orden" er i ju ens verden ofte(st) IKKE likegyldig!

18 HVA SKAL TIL FOR Å HA ET KRAV? JU ENS KILDEKODE - DEL III Både de materielle (jfr. pkt. A) og formelle (jfr. pkt. B) vilkår som må være oppfylt for å ha et krav: (A) Den materielle side av et krav: (i) Det må foreligge et ansvars-/kontraktsgrunnlag hjemmel for eksempel: forsinkelse, mangel, endringsordre (ii) Det må være lidt et økonomisk tap, d.v.s. penger og / eller forsinkelse (iii) Det må være nødvendig og påregnelig årsakssammenheng mellom det grunnlag som gjøres gjeldende, og det tapet som er lidt; m.a.o. nær nok sammenheng mellom (i) og (ii). (B) Den formelle side - Er kontraktens formkrav og varslingsfrister overholdt? i) er kontraktens øvrige prosedyrer/formkrav overholdt? ii) er relevante frister overholdt a. relative frister, f eks. uten ugrunnet opphold = without undue delay b. absolutte frister, f eks antall dager, innen gitt dato c. foreldelse ( i norsk rett, utg.pkt.: 3 år) (internasjonalt: stor variasjon: andre eller ingen slik frist)

19 AVTALEINNGÅELSE HØVDING RØDØYE OG SNUBLEFOT

20 AVTALEMEKANISMEN HVORLEDES EN AVTALE BLIR TIL; PRINSIPPSKISSE

21 AVTALEINNGÅELSE AVVIKENDE AKSEPT Tilbud + Aksept Aksept

22 AVTALEMEKANISMEN Avtaleinngåelse avtalemekanismen Tilbud og aksept Momenter for å fastslå når bindende avtale foreligger (eller endringsordre, men jf. her også kontraktens prosedyreregler) Et analyseverktøy: tilbud og aksept + tidslinjeanalyse Gjelder både Når avtalen inngås første gang, men også løpende i kontraktsforholdet, f.eks. i forhold endringsrordre og omtvistede endringsordre; og ved forhandling om sluttoppgjør

23 AVTALEINNGÅELSE NÅR ER BINDENDE AVTALE INNGÅTT? Avtaler gjøres fortløpende, hele tiden Den første avtalen. Mye arbeid legges i denne!? eller, og hva skjer så? Settes avtalen i bokhyllen? Endringer/tillegg som avtales etter hvert oppfølgningen? endringsordre/omtvistet endringsordre Sluttoppgjør ved avslutning av kontraktsforholdet, evt. garantikrav Poenget: Avtalemekanismen er hele tiden den samme uansett når i avtaleforholdets levetid og uansett medium for inngåelse av avtalen, utveksling av kontrakt på papir, brev, møtereferat, e-post, telefon etc. Obs!: Veldig ofte er det på det elementære knyttet til avtalemekanismen at posisjoner vinnes og tapes i kontraktsforhold. En god kontrakt kan bli dårlig og vice versa pga. kontraktsoppfølgningen, eller mangel på oppfølgning.

24 EN AVTALE ET BILDE

25 Andre rammebetingelser Forskrifter Internasjonale konvensjoner EU-/EØS-rett Avtaleloven kjøpsloven Lov om off. anskaffelser konkurranseloven Andre lover Rettspraksis Sedvanerett Forarbeider Juridisk teori Reelle hensyn Lover intensjoner Spesifikasjoner og andre avtaledokumenter Juridiske rammebetingelser oppfølgning bakgrunn Frister og varsler Forhold før avtalen AVTALE Etterfølgende forhold Avtale endringer behov tilbud hendelser ansvar Tidligere avtaler forarbeider Økonomi Ressurser til disp. marked risiko geografi demografi Politiske føringer Kultur og religion Aktørene/ menneskene

26 AVTALERETT - BAKGRUNNSRETTEN Utgangspunkt: full avtalefrihet i forretningsverden Om hva man vil Med hvem man vil Hvordan man vil I norsk rett gjelder løfteprinsippet i motsetning til kontraktsprinsippet f.eks. i anglo-/ amerikansk rett. Tommelfingerregel: sats uansett på skriftlig avtale! Unntak: Formål: noen unntak i forhold til avtalefrihet noen unntak fra løfteprinsippet - regulere partenes respektive/gjensidige ytelser - balansere risikofordelingen mellom partene - gi partene forutberegnelighet

27 Ugyldighet og avtalesensur Forskjellige former for ugyldighet: Hvem: habilitet, umyndighet Hvorfor; Pro forma/skrømt Hvordan - Tilblivelsesmangler; Grov tvang, svik, falsk, Utnyttelse av nødstilstand og lettsinn Hva - Innholdsmangler; De praktiske ugyldighetsgrunner hvor en avtale kan settes til side som følge av at avtalen er slik at: Avtalelovens 33: I strid med redelighet og god tro Avtalelovens 36;.det ville virke urimelig. (se sitat av neste lysark) Hel eller delvis ugyldighet Praksis i andre land på dette området? Mindre rom for rimelighetsbetraktninger som grunnlag for avtalesensur

28 AVTALELOVENS 33 Selv om en viljeserklæring ellers måtte ansees for gyldig, binder den ikke den, som har avgit den, hvis det paa grund av omstændigheter, som forelaa, da den anden part fik kundskap om erklæringen, og som det maa antages, at han kjente til, vilde stride mot redelighet eller god tro, om han gjorde erklæringen gjældende.

29 Avtalelovens 36 En avtale kan helt eller delvis settes til side eller endres for så vidt det ville virke urimelig eller være i strid med god forretningsskikk å gjøre den gjeldende. Det samme gjelder ensidig bindende disposisjoner. Ved avgjørelsen tas hensyn ikke bare til avtalens innhold, partenes stilling og forholdene ved avtalens inngåelse, men også til senere inntrådte forhold og omstendighetene for øvrig. Reglene i første og annet ledd gjelder tilsvarende når det ville virke urimelig å gjøre gjeldende handelsbruk eller annen kontraktrettslig sedvane.

30 KORT OG BRUTALT HVA GJELDER? Avtalesensur når avtale er inngått? Den norske avtalelovens 36 norsk og "spesiell" hjemmel skal meget til for at den kommer til anvendelse; særlig i forretningsforhold Generelt gjelder: Det er lite rom for rimelighetsbetraktninger; særlig internasjonalt. Glem de "gode intensjoner" som uttalt i forhandlingsmøte M.a.o.: Det skrevne ord gjelder. Generelt kan man legge til grunn at: "Den som ikke lukker opp øya, må lukke opp lommeboka!"

31 Ord og uttrykk obs! obs! Ord og uttrykk kan ha spesifikk juridisk betydning; og betydningen kan variere avhengig av lovvalg (m.a.o. hvilket lands rett som skal gjelde). Eksempler (fallgruver): Om utførelse: endeavour to / => arbeide for; gjøre så godt man reasonable endeavours kan best endeavours => som en garanti for oppfyllelse etter engelsk rett! Om fremdrift og tidsfrister: time is of the essence = > enhver forsinkelse er vesentlig = m.a.o. rett for kontraktspart til å heve kontrakten uansett hvor kort forsinkelse, hvis først forsinkelse!

32 SCOPE OF WORK

33 SCOPE OF WORK ET EKSEMPEL Scope of Work The Seller shall be responsible for the design, manufacture and completion of the Goods so as to meet the requirements set out in the Buyer s Technical Data and also ensure that the Goods will meet the Buyer's intended purpose with the Purchase Order. If any contradiction between the Buyer s Technical Data and the Seller s Technical Data, the Seller shall discuss with the Buyer to revise or rectify the one(s) involving such contradiction. Furthermore, upon the Buyer s request, the Seller shall at his own expense forthwith rectify any deficiency and/or errors to the Buyer s satisfaction. Synspunkter på denne bestemmelsen?

34 SOW Scope of Work The Seller shall be responsible for the design, manufacture and completion of the Goods so as to meet the requirements set out in the Buyer s Technical Data and also ensure that the Goods will meet the Buyer's intended purpose with the Purchase Order. If any contradiction between the Buyer s Technical Data and the Seller s Technical Data, the Seller shall discuss with the Buyer to revise or rectify the one(s) involving such contradiction. Furthermore, upon the Buyer s request, the Seller shall at his own expense forthwith rectify any inconsistency, deficiency and/or errors to the Buyer s satisfaction. Synspunkter på denne bestemmelsen nå? =>

35 KONTRAKTSOPPFØLGNING ORDNING & REDA I PRODUKSJONSHALLENE?

36 ENDRINGER - CHANGES The Buyer shall have the right, from time to time, to instruct the Seller to make Changes upon written notice. If any Changes to the Goods initiated by the Buyer affects the Contract Price or the Delivery Date, the Seller shall within fifteen (15) days after receipt of the Buyer s instruction for the Changes, submit to the Buyer a specified proposal for the Change which shall include a detailed description of the change(s), schedule impact, effect on the Contract Price and all other consequences related thereto. If the Seller fails to submit its proposal for the Changes to the Goods within (15) days or a longer period agreed by the Buyer from the date of the Buyer s notice, the Seller loses the right to claim Changes under this Clause [ ]. Upon receipt of the Change Order the Seller shall implement it without undue delay, even if the effect of the Change Order on the Contract price, Delivery Date(s) and other provisions of the Contract has not yet been agreed. Under no circumstances shall the delivery of the Goods be delayed by the Seller due to pending agreement or determination on the cost or time impact of the Changes.

37 CHANGES CONTD. The Buyer shall have the right, from time to time, to instruct the Seller to make Changes upon written notice. If any Changes to the Goods initiated by the Buyer affects the Contract Price or the Delivery Date, the Seller shall within fifteen (15) days after receipt of the Buyer s instruction for the Changes, submit to the Buyer a specified proposal for the Change which shall include a detailed description of the change(s), schedule impact, effect on the Contract Price and all other consequences related thereto. If the Seller fails to submit its proposal for the Changes to the Goods within (15) days or a longer period agreed by the Buyer from the date of the Buyer s notice, the Seller loses the right to claim Changes under this Clause [ x ]. Upon receipt of the Change Order the Seller shall implement it without undue delay, even if the effect of the Change Order on the Contract price, Delivery Date(s) and other provisions of the Contract has not yet been agreed.under no circumstances shall the delivery of the Goods be delayed by the Seller due to pending agreement or determination on the cost or time impact of the Changes. Kommentar: - et omfattende ansvar; jfr. - Ikke begrensning på endringsadgangen, jfr. 1. avsnitt. - Formalia. Preklusive frister, jfr. 2. avsnitt. - "Hoppeplikt" for Selger; m.a.o. må produsere selv om konsekvens av endring ikke er klarlagt i forhold til Kunden. Produserer m.a.o. for egen regning og risiko frem til avklaring. Se 3. avsnitt.

38 KONTRAKTENS INNHOLD 1. Formalia 2. Ytelsen 3. Betaling 4. Sikkerhet 5. Varighet 6. Endringer 7. Ansvar og ansvarsbegrensninger. Forsikringer 8. Rettigheter, lovgivning og prosess ved evt. tvist 9. Annet: garantier fra tredjepart? (bank, morselskap, solidar - erklæringer)

39 KONTRAKTENS INNHOLD - STIKKORD, EKSEMPLER: 1 Formalia (stikkord; eksempler)

40 KONTRAKTER, INNHOLD FORTS. 2 Ytelsen eller Incoterms 2010!

41 INCOTERMS Det internasjonale handelskammer (International Chamber of Commerce ICC) har utarbeidet en ny versjon av leveringsbetingelsene Incoterms som skal gjelde fra 1. januar Disse nye leveringsbetingelsene er videreutviklet fra tidligere versjoner av termene, senest januar Incoterms er forkortelse for International Commercial Terms.

42 INCOTERMS - GENERELT Incotermene er et sett standardiserte regler om leveringsbetingelser som benyttes i forbindelse med nasjonale og internasjonale handelstransaksjoner. Incotermene beskriver hvem som har kostnader, ansvar og risiko i forbindelse med en transaksjon, og i hvilket tidsrom, dvs. når ansvaret går over fra selger til kjøper. I denne forbindelsen er det at leveringsbetingelsene skal tilkjennegis ved bruk av kodene som er utarbeidet av ICC. Incotermene er et sett med privatrettslige regler som ikke må blandes sammen med de bestemmelsene som gjelder i forbindelse med fastsettelsen av en vares tollverdi etter tolloven kap. 7. I vurderingen av hvilke kostnader som skal være med i en vares transaksjonsverdi, er det vilkårene i tolloven 7-10 til og med 7-20 som gjelder. Vilkårene i 7-17 inneholder bestemmelsene om at transport- og forsikringskostnadene skal være med i beregningsgrunnlaget for toll og avgifter. Incotermene om leveringsbetingelser knytter seg altså kun til avtaleforholdet mellom selger og kjøper i forbindelse med forsendelsen av en vare internasjonalt og er ikke del av en internasjonal tollkonvensjon/-avtale som Norge har sluttet seg til. Selv om incotermene dermed ikke er direkte styrende for tollvesenet, vil termene som benyttes ha betydning for tollvesenet ved fortollingen angående hvilke kostnader som selger eller kjøper dekker i forbindelse med transporten, og som dermed skal være med i beregningsgrunnlaget for beregningen av toll og avgifter. Tollvesenet må uansett på fritt grunnlag kunne vurdere om den benyttede koden er i overensstemmelse med andre opplysninger angitt på salgs- og fraktdokumentene.

43 INCOTERMS 2010 VS INCOTERMS Incoterms 2010, består av 11 ulike koder: 2. Koder som kan benyttes ved alle typer transporter (any mode of transport): 3. EXW Ex Works FCA Free Carrier CPT Carriage Paid To CIP Carriage and Insurance Paid to DAT Delivered At Terminal (selger bærer kostnadene fram til varene er losset av transportmiddelet på en avtalt bestemt plass ved bestemmelsesstedet) DAP Delivered At Place (selger bærer kostnadene fram til bestemmelsessted før lossingen har funnet sted) DDP Delivered Duty Paid 4. Koder som bare brukes ved transport på indre vannveier og sjøtransport: 5. FAS Free Alongside Ship FOB Free On Board CFR Cost And Freight CIF Cost, Insurance, Freight 6. Fire koder blir ikke videreført i de nye Incoterms To nye koder blir introdusert. Disse to er DAT og DAP. I praksis erstatter DAT koden DEQ, mens DAP erstatter kodene DAF, DES og DDU. Det bemerkes at de utgåtte kodene fortsatt kan benyttes i en fremtidig transaksjon, men den næringsdrivende må da vise til at vedkommende benytter en kode som tilhører Incoterms Dette betyr at både de utgåtte, de videreførte og de nye kodene, vil kunne brukes som leveringsbetingelser i TVINN-systemet fra 1. januar 2011.

44 KONTRAKTER, INNHOLD FORTS. 3 Betaling

45 4 Sikkerhet 5 Varighet 6 Endringer

46 7 Ansvar 8 Rettigheter, lovgivning og prosess ved tvist

47 Former for ansvar Sondringer etter grunnlag Ansvar i kontrakt Ansvar utenfor kontrakt Sondringer etter skade Ansvar for skade på person Ansvar for skade på ting Ansvar for skade påført tredjemann Ansvar for rettigheter til teknologi, patenter, lisenser osv. Produktansvar Sondring etter tap Ansvar for direkte tap Ansvar for indirekte tap, konsekvensansvar

48 HVA HVIS MAN IKKE HAR ANSVARSBEGRENSNINGER I KONTRAKTEN??

49 GRILLPARTY?

50 Utgangspunkt for ansvarets omfang Ubegrenset ansvar hvis kontrakten ikke inneholder noe om ansvarsbegrensninger, og man har i tilfelle ikke begrenset ansvar annet enn i den grad det er uttrykkelig fastsatt Viktig poeng: Ansvarsbegrensninger gjelder ikke hvis skadetilfellet skyldes grov uaktsomhet eller forsett eksempler Eksempler på ansvarsbegrensninger: Forsinkelsesansvar, dagmulkt og sole remedy clause Mangelsansvar og sole remedy clause Begrensning av totalansvar Konsekvensansvarsfraskrivelser Gjensidig skadesløsholdelse ved skade på person og ting, (indemnification) Andre eksempler, ( produktansvar, IP..)

51 LEVERING - DELIVERY Delivery levering "to deliver or not deliver, that is the question" Betydningen av levering? Skjæringspunkt, tidspunkt for risikoens overgang fra selger til kjøper Ansvarsbegrensninger inntrer (i de fleste tilfelle ved levering hvis begrensning avtalt i forhold til forsinkelsesansvar og mangelsansvar

52 OM KONTRAKTSVEDLEGG SPEC, CONTRACT PRICE, SCHEDULE, ADM REQ. Nærmere om andre deler av kontrakten enn selve kontraktsvilkårene - vedleggene 1 Spesifikasjonen Funksjonalitet, kapasitet, kvalitet, mengde, responstid etc. Garanterte ytelser? - se også hva som står i Definitions i the Contract Articles Det er spesifikasjonen og endringer under veis at det meste av grunnlaget for diskusjon og evt. tvist ligger Tekniske bøter, sanksjoner? (Ref. f.eks. skipsbygging) 2 Fremdriftsplanen Er sluttdato, og evt. mellomliggende milepæler definert? Er de sanksjonert?

53 KONTRAKTSVEDLEGG FORTS 3 Prisformatet Beløp Valuta Betalingsprofil, fremtung, baktung, cash neutral Fast pris og/eller rater? Produktivitetsfaktorer? Indekser? Bonusprogram? Annet? 4 Andre dokumenter Administrative bestemmelser Garantier (jf. nedenfor) Forsikringer

54 OM STANDARDKONTRAKTER Generelt om standardkontrakter 1 Om hhv standard kontrakter og firmainterne kontrakter Internasjonale standarder Bransjestandarder, (nasjonale standarder) Agreed Documents firmainterne kontrakter 2 Agreed documents ofte ok; mens firmastandarder ofte(st) er ganske så ensidige 3 Noen advarsler mht hhv bruk av og flikking på standardkontrakter må gjennomgås nøye ukritisk flikking kan føre feil av sted

55 STANDARDKONTRAKTER Eksempler på standardkontrakter Leveransekontrakter NL-serien: Nordiske leveringsbetingelser, NL 09, NLM 10 m.fl. ORGALIME-serien FIDIC Skipsbyggings- og leveransekontrakter innen skipsbygging og shipping Merk: INCOTERMS 2010 er ikke kontraktsbetingelser, men leveringsvilkår vedr. risikoens overgang fra selger til kjøper INCOTERMS er supplement til kontrakt. Hvis henvisning til INCOTERMS 2010, (eller 2000); vær nøye med stringent bruk

56 Kontraktsoppfølgning i forhold til Kunden 1) Man skal ikke by på/ta enhver kontrakt. 2) Når kontrakt: a) Kontraktens innhold/forespørselen fra kunden. Analyse! b) Kontrakt: hvilken kontrakt/betingelser gjelder? Eksponering? c) Løpende kontakt med kunden. Dokumentér løpende og skriftlig d) Arkiv for kontrakt, korrespondanse, møtereferat, e-post mv. e) Fokus på det oppnåelige. Hva er viktigst? f) Så fortung betaling som mulig. Valutaeksponering, håndtering? g) Hvorledes sikre fundamentale forutsetninger? Skriv og sørg for at viktige forbehold/forutsetninger blir en del av kontrakten og høyt nok opp i kontraktshierarkiet til å bli gjeldende! Ikke la ting ligge. Løs issues fortløpende. h) Selskapsmessig organisering; bruk av datterselskap for risikoeksponerte prosjekt?

57 SLUTTORD