Bømlo kommune Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning

Transkript

1 Bømlo kommune Selskapskontroll Eigarskapsforvaltning Audit & Advisory Oktober 2009

2 Innhald 1. Innleiing Selskapskontroll Kontrollkriteria Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer Lovkrav Metode Dokumentanalyse Spørjeundersøking Intervju Datadel Oversyn over eigarskapa Oversikt over selskap innanfor Oversikt over selskap utanfor Eigarskapsmelding og eigarstrategi Eigarskapmelding Føremålet med eigarskapa/eigarstrategi Utøving av eigarskap Val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar Kompetanse og opplæring Retningslinjer og rutinar Kommunen si eigarstyring Etikk Habilitet Handtering av vanskelege saker Oppfølging av eigarskap Registrering av styreverv Vurderingar Eigarskapsmelding og eigarstrategi Val av eigarrepresentantar, kompetanse og opplæring Rutinar og retningslinjer

3 6.4 Oppfølging av eigarskapa Etikk Forslag til tiltak Vedlegg 1 Utdrag frå KS si anbefaling Vedlegg 2 Oversyn over eigarskapa Vedlegg 3 Rådmannen sine kommentarar

4 1. Innleiing Deloitte har med utgangspunkt i bestilling frå kontrollutvalet, sak 06/09 gjennomført ein selskapskontroll som tar for seg eigarskapsforvaltning i Bømlo kommune. 2. Selskapskontroll 2009 Føremålet med selskapskontrollen er å undersøke og vurdere korleis Bømlo kommune forvaltar sitt eigarskap. Følgjande problemstillingar er undersøkt: 1. I kva grad har kommunen tilstrekkeleg med oversyn over eigarskapa sine? 2. I kva grad har kommunen ein eigarstrategi eller definerte føremål for selskapa dei har eigarinteresser i? 3. I kva grad har kommunen system og rutinar til å forvalte eigarskapa på ein forsvarleg måte? 4. I kva grad har eigarrepresentantar tilstrekkeleg kompetanse til å forvalta eigarstyringa på ein forsvarleg måte? 3. Kontrollkriteria 3.1 Kommunens Sentralforbund sine retningslinjer Kommunens Sentralforbund (KS) sitt eigarforum har utarbeidd eit sett med anbefalingar 1 for korleis eigarskap bør forvaltas og kva system og rutinar kommunen bør etablere. I nyhendemeldinga knytt til anbefalinga er bodskapen gjer som anbefalinga seier eller grunngjev kvifor ein i enkelte tilfelle ikkje følgjer anbefalinga. I den sist oppdaterte versjonen (januar 2009) omtalar KS nitten tema med tilhøyrande anbefalingar: 1. Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte 2. Utarbeidelse av eierskapsmeldinger 3. Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter 4. Vurdering og valg av selskapsform 5. Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet 6. Eierdokumenter som grunnlag for selskaps- og forvaltningskontroll 7. Sammensetning og funksjon av eierorgan 8. Eiers krav til profosjonelle styrer i kommunal sektor 9. Gjennomføring av eiermøter 10. Valgkomite for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskap 11. Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene 12. Styresammensetning i konsernmodell 1 Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak (januar, 2009) 4

5 13. Oppnevnelse av vararepresentanter 14. Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene 15. Kjønnsrepresentasjon i styrene 16. Godtgjøring til styrerepresentantar 17. Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettsujekter 18. Utarbeidelse av etninske retningslinjer 19. Åpenhet og klarhet om administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Utdrag frå anbefalinga ligg i vedlegg nr. 1. KS har også kome med anbefalingar til kva kompetanse styremedlemmar bør ha: Kunnskap om aksjeloven, IKS-loven, kommuneloven, andre relevante lover, forskrifter og avtaler som har betydning for selskapets drift. Kunnskap om selskapets formål, vedtekter, organisasjon og historie. Kompetanse om private og kommunale regnskapsprinsipper, evne til å lese økonomiske utviklingstrekk og foreta nødvendige grep når nødvendig Kompetanse på offentlig forvaltning og de politiske og samfunnsmessige utfordringene til enhver tid. Spesialistkompetanse og erfaring på et eller flere områder som for eks. juss, økonomi, markedsføring, forvaltning, kommunalkunnskap, teknikk, HMS, ledelse, organisasjon. Ha kunnskap om trender og utviklingstrekk innenfor bransjen. Ha kunnskap om konkurrerende virksomheter. 3.2 Lovkrav I følgje aksjelova utøvar aksjeeigarane den øvste mynde i selskapet gjennom generalforsamlinga. Kvar aksje gjev ei stemme dersom ikkje anna følgjer av lov eller vedtekter ( 5-3). Forvaltninga av selskapet høyrar til under styret og medlemmane vert valt av generalforsamlinga ( 6-3). Styret skal syta for forsvarleg organisering av verksemda ( 6-12) og styret skal føre tilsyn med den daglege leiinga av selskapet og selskapet sine andre verksemder ( 6-13). Styremedlemmar tenestegjer i to år. I vedtektene kan tenestetida settast kortare eller lengre, men ikkje meir enn fire år ( 6-6). I følgje lov om interkommunalt samarbeid 3 6 skal selskapet ha eit representantskap kor alle deltakarar er representert med minst ein representant. Kommunen utnemnar sjølv sine representantar. Deltakarane vil, i følgje 7, utøve sin myndigheit i selskapa gjennom representantskapet som er selskapet sin øvste myndigheit. Kvar representant har ein stemme med mindre anna er fastsett i selskapsavtalen ( 9). Representantskapet veljar styremedlemmar, og dei vert valt for to år med mindre anna er avtalt. 2 Lov om aksjeselskap LOV Lov om interkommunale selskaper LOV nr 06 5

6 Valperioden kan ikkje settast lengre enn fire år ( 10). Forvaltninga av selskapet høyrer under styret, som har ansvar for ein tilfredstillande organisering av selskapet ( 11). 4. Metode I selskapskontrollen om eigarskapsforvaltning i Bømlo kommune har vi nytta dokumentanalyse, elektronisk spørjeundersøkning og intervju. 4.1 Dokumentanalyse Dokumentanalysen omfattar oversikt over selskap kommunen har eigarskap i, samt gjennomgang av relevante lovar. 4.2 Spørjeundersøking Revisjonen har gjennomført ei elektronisk spørjeundersøking der kommunen sine representantar i generalforsamlingar, representantskap og styre vart invitert til å delta. Spørjeundersøkinga vart sendt ut til 41 representantar kor 31 stk (75,6 %) svara på undersøkinga. I spørjeundersøkinga er det ikkje skilt mellom svara frå representantar for generalforsamling og representantar for representantskapet. Ved omtale av svara har vi nytta nemninga generalforsamlingsrepresentantar for begge gruppene. 4.3 Intervju Det er gjennomført intervju med rådmannen som har hovudansvaret for oppfølging av eigarskapa i Bømlo kommune. 5. Datadel 5.1 Oversyn over eigarskapa 4 I oversikten under er selskapa delt inn i ei gruppe som synar dei selskap som fell inn under kommuneloven 5 80 Selskapskontroll og ei gruppe for andre selskap som kommunen har eigarskap i. Selskap som fell inn under kommuneloven 80 er selskap kor kommunen aleine eller saman med andre kommunar og/eller fylkeskommunar har 100 % eigarskap. Kontrollutvalet i kommunen og revisor har rett til å krevja alle opplysningar dei treng for å kunne utøva sin kontrollfunksjon, både frå dagleg leiar, styret og den valte revisor for selskapet. Dersom dei finn det naudsynt, kan kontrollutvalet og kommunens revisor sjølv gjennomføra undersøkingar i selskapet. 4 Oversikten over selskap er basert på opplysningar frå Bømlo kommune. 5 Lov om kommuner og fylkeskommuner LOV

7 5.1.1 Oversikt over selskap innanfor 80 Selskap Eigardel Bømlo kommunale eigedomsselskap AS 100% Bømlo Vatn og Avløpsselskap (BVA) AS 100% Sunnhordland Interkommunale Miljøverk (SIM) IKS 19, 55% Samarbeidsrådet for Sunnhordland IKS 12,50 % Internkommunalt arkiv Hordaland IKS (IKAH) Moster Amfi Kyrkjehistoriske Senter AS 50 % Karmsund Interkommunale Havnevesen IKS 7,69% Oversikt over selskap utanfor 80 Selskap Eigardel Sentralidrettsanlegget AS 51% Finnås Kraftlag PL 23,74% Bømlo Vegselskap AS Bømlo Industriar AS 73,33 % Sunnhordland Industri AS 19,26% 7

8 Sunnhordland Bru- og Tunnelselskap AS 4,87 % Haukelivegen AS Tysnesbrua AS S Lab AS Biblioteksentralen AL Norsk Bane AS LL Stad Skipstunnel Stiftelsen Kystsogevekene Sjølveigande Friluftsrådet Vest Stiftelsen Maritimt forum for haugalandet og sunnhordaland Sjølveigande Viking Innovation Partner AS Bømlo Frivilligsentral BA Utfyllande informasjon om dei ulike selskapa følgjer av vedlegg nr. 2 kor også føremålet til selskapa er presentert. I samband med revisjonen var det vanskeleg for Bømlo kommune å framskaffa informasjon om føremålet med enkelte selskap og Bømlo kommune sin eigardel. Informasjon om enkelte selskap er difor ikkje fullstendig. Rådmannen opplyste at sekretariatet har ansvar for å halda oversyn over selskapa, men at kommunen ikkje har utarbeidd rutinar som sikrar tilstrekkeleg oversyn, samt oppdatering av selskapsoversikt. Kommunen har heller ikkje sett konkrete krav til kva type informasjon dei ønskjer frå selskapa. 8

9 5.2 Eigarskapsmelding og eigarstrategi Eigarskapmelding Bømlo kommune arbeider med å utforme ei eigarskapsmelding. Det vart opplyst at eigarskapmeldinga er planlagt handsama siste halvår Kommunen har ikkje strategiar knytt til selskapsetableringar og kjøp av aksjar. Det vert opplyst at vurderingar av selskapsform og grunngjeving for kjøp av aksjar og andelar inngår i saksframstillingar til kommunestyret Føremålet med eigarskapa/eigarstrategi Det er ikkje formelt vedteke nokon eigarstrategi. Det vert opplyst frå Bømlo kommune at eigarstrategi vil inngå i eigarskapsmeldinga som er under utarbeiding. Føremålet for selskapa går fram av vedtektene for dei einskilde selskap. Bømlo kommune har ikkje etablert rutinar for periodisk gjennomgang av vedtektene for selskapa. Det vert opplyst at eigarrepresentantane i nokre tilfelle vurderer behov for endring av vedtektene. Forslag til endring av vedtektene vert lagt fram for politisk nivå i kommunen, som regel i formannskapet. For enkelte selskap er det gjennom vedtektene fastsett mål i høve til profitt/ikkje profitt og utbyttepolitikk. Dette gjeld hovudsakleg Bømlo kommunale eigedomsselskap AS, Bømlo vatn og avløpsselskap AS og interkommunale selskap. Utover dette er det ikkje fastsett konkrete mål med eigarskapa. 5.3 Utøving av eigarskap Val av styre- og generalforsamlingsrepresentantar Spørjeundersøkinga viser at 22 av styrerepresentantar har eitt verv, og tre har to eller fleire verv. Tilsvarande har 8 av generalforsamlingsrepresentantar verv for eitt selskap og fire for to eller fleire selskap. Bømlo kommune nyttar valkomité som gjev innstilling til kommunestyret ved val av medlemmar til styret, representantskap og generalforsamling. Det er ikkje fastsett kriterium for val av styrerepresentantar, men valkomiteen vurderer fordeling av styreverv i høve til dei ulike partia sine styrkeforhold i kommunestyret og at kjønnsfordelinga er i samsvar med lovkrav. I spørjeundersøkinga går det fram at 64 % av styremedlemmene er politikarar, 4 % kjem frå administrasjonen og 32 % har ei annan bakgrunn. Annan bakgrunn omfattar mellom anna rådmenn og ordførarar i kommunane i Sunnhordland som automatisk vert rådsmedlem i Samarbeidsrådet for Sunnhordland og representantar for næringslivet. 9

10 Spørjeundersøkinga viser også at politiske verv og partitilhøyring vert mest lagt vekt på ved val av styrerepresentantar. Kompetanse, kjønn og erfaring vert i mindre grad vektlagt, mens kapasitet vert minst vektlagt. Av respondentane meiner 64,5 % at styrerepresentantane i nokon grad er kvalifisert til å utøve sine styreverv på ein forsvarleg måte, medan 19,4 % meiner i liten grad. Tilsvarande tal for generalforsamlingsrepresentantane er 78,6 % og 7,1 %. Manglande erfaring og økonomikompetanse, samt innsikt i lover og reglar vert trekt fram som grunngjeving for svara. Når styrerepresentantane vurderer sine eigne kvalifikasjonar, meiner 40 % at dei i stor grad er kvalifisert til å utøve sine styreverv. 52 % svarer i nokon grad og 8 % svarar i liten grad. Respondentar som svarar at dei i nokon eller liten grad er kvalifisert trekk fram at dei ikkje har tidligare erfaring frå styreverv og naudsynt kompetanse. Tilsvarande seier 41,7 % av generalforsamlingsrepresentantane at dei i stor grad er kvalifisert til å utøve vervet, medan 33,3 % svarar i nokon grad og 25 % svarar i liten grad Kompetanse og opplæring Det går fram av spørjeundersøkinga at 44 % av respondentane meinar at dei i stor grad har tilstrekkeleg kompetanse til å utøve styrevervet. Nesten halvparten (48 %) meinar i nokon grad og 8 % seier i liten grad. I høve til kva kompetanse dei manglar vert det påpeika manglande økonomisk og juridisk kompetanse. Tilsvarande svarar 25 % av generalforsamlingsrepresentantane at dei i stor grad har tilstrekkeleg kompetanse, 66,7 % svara i nokon grad og 8,3 % i liten grad. Det kjem fram at uvissa knyter seg til kva fullmakt ein har på generalforsamlinga og at ein treng meir kunnskap og informasjon om generalforsamlinga sine oppgåver og ansvar. Styre- og generalforsamlingsrepresentantar har fått tilbod om å delta på kurs. Tilbodet vart sendt til alle i kommunestyret og kommunen har ein oversikt over dei som deltok på kurset. Siste styreseminar vart halde hausten Seminaret vart gjennomført av ein ekstern aktør, og tema for seminaret var blant anna lovverk og etikk. Nokre av selskapa arrangerer også styreseminar når nye styrerepresentantar vert valt. Rådmannen meinar at dagens opplæringsprogram av styre- og generalforsamlingsrepresentantane ikkje sikrar tilfredstillande kompetanse. Han meinar at innhaldet i opplæringa og rutinar for tilbakemelding frå eigarrepresentantane med meir må byggja på eigarskapsmeldinga. Rådmannen ser samstundes at enkelte styrerepresentantar har god kompetanse som følgje av erfaring frå tidligare verv, gjerne frå andre verksemder. Dette er kompetanse som dei har tilegna seg uavhengig av kommunen sitt opplæringsprogram. I spørjeundersøking kjem det fram at opplæringa burde omfatta tema som økonomi/ regnskap, lover og reglar, strategiarbeid, kommunal sakshandsamning, styret sitt HMS ansvar, i tillegg til generell informasjon om styrearbeid. 10

11 På spørsmål om dei har fått noko opplæring i samband med styrevervet svara 52 % av respondentane ja og 48 % nei. Av dei som svara ja vert det nemnt at opplæringa har vore to dagars kurs i styrearbeid. I tillegg har det vore styreseminar. I høve til om opplæringa har vore tilstrekkeleg for å utøve styrevervet svarar 61,5 % ja, 15,4 % nei og 23,1 % veit ikkje. Enkelte respondentar etterlyser fleire kurs og at kursa vert obligatoriske for alle styrerepresentantane. Det vert også nemnt at styremedlemmar som ikkje er oppnemnt av kommunen kan ha nytte av å delta på kurs for å få betre kjennskap til korleis det politiske systemet fungerer. Rådmannen meinar at styrerepresentantane bør kjenne til lovverk, aksjelov, kommuneloven mm. Vidare vert det understreka at det er viktig med ei grunnleggande forståing av økonomi, evne til å oppdage faresignal og ein forståing av selskapet sin funksjon for kommunen. Av respondentane er det 83,3 % som meinar dei ikkje har fått noko opplæring knytt til vervet som generalforsamlingsrepresentant. Resterande 16,7 % har fått opplæring og det vart i denne samanheng nemnt styrekurs i regi av KS. Alle som har fått opplæring knytt til vervet som generalforsamlingsrepresentant meinar at opplæringa er tilstrekkeleg for å utøve vervet. Respondentane gjev likevel uttrykk for at dei kunne ønskje seg meir opplæring i kva ansvar og pliktar som følgjer med vervet Retningslinjer og rutinar Kommunen har ikkje fastsett retningslinjer for korleis styre- og generalforsamlingsverv skal utøvast. Spørjeundersøkinga synar at dei som representerer kommunen i styre- og generalforsamling meiner at kommunen ikkje i tilstrekkeleg grad har avklart ansvar og mynde for desse rollene. Det at retningslinjer og prosedyrar for korleis ein skal utøve verva er mangelfulle vert i nokon grad opplevd som eit problem. Respondentane meinar at ein tydeleg strategi og rolleavklaring er viktige element i slike retningslinjer Kommunen si eigarstyring Styrerepresentant I spørjeundersøkinga svarer 36 % av styrerepresentantane at dei i stor grad er ansvarleg for å opptre i tråd med kommunen sine eigarinteresser i selskapet, medan 56 % svarar at dei i nokon eller i liten grad er ansvarleg for å opptre i tråd med kommunen sine eigarinteresser i selskapet. Dei som meinar dei ikkje er ansvarleg for å opptre i tråd med kommunen sine eigarinteresser svarer at det kan oppstå rollekonfliktar sidan ein også er ansvarleg for å ta avgjerer til beste for selskapet. Av styrerepresentantane opplever 60 % at kommunen har ein tydeleg strategi eller føremål med eigarskapet i selskapet. 66,7 % av desse meiner at strategien/føremåla i stor grad er styrande for deira arbeid i styret, mens 26,7 % meinar at den i nokon grad er styrande. 11

12 På spørsmål om respondenten opplever at kommunen har tydlege eigarkrav for styringa av selskapet dei er styremedlem i, svara 56 % ja, 40 % nei og 4 % veit ikkje. Av dei som svara ja, svara 78,6 % at eigarkrava i stor eller nokon grad vert kontrollert og følgt opp av kommunen. På spørsmål om korleis eigarkrava vert kontrollert og følgt opp av kommunen, svarar nokre av respondentane at dei kommuniserer med rådmann og ordførar, samt at det vert sendt rekneskap og styremøtereferat. I tillegg vert eigarkravet følgt opp gjennom vedtektene og i generalforsamling. Figur 1: I kva grad opplever du at du får tilstrekkelig med styringssignal til at du kan utøve styrevervet i tråd med kommunen sine eigarinteresser? Som det går fram av figuren meinar 8 % at dei i stor grad får tilstrekkeleg med styringssignal til å utøve styrevervet i tråd med kommunen sine eigarinteresser. Spørjeundersøkinga viser også at styringssignala vert formidla gjennom 6 skiftlege kommunale vedtak (68,4 %), skriftleg i kommunale styrande dokument (31,6 %), munnleg i formelle fora (15,8 %) og munnleg i uformelle fora (31,6 %). Respondentane meinar at manglande styringssignal frå kommunen kan medføra at selskapet gjer vedtak på tvers av kommunen sine interesser. Generalforsamlingsrepresentant Av respondentane meiner 41,7 % at det i liten grad er tydeleg korleis ein skal utøve rolla som generalforsamlingsrepresentant, 33,3 % meinar i stor grad og 25 % meinar i nokon grad. Respondentane opplevar å få lite informasjon og orientering om vervet. 6 Respondentane kunne velje mellom fleire forslag i høve til korleis styringssignala vert formidla. 12

13 Figur 2: I kva grad opplever du at du får tilstrekkelig med styringssignal til at du kan utøve generalforsamlingsvervet i tråd med kommunen sine eigarinteresser? 50 % av respondentane meinar at dei i stor eller i nokon grad får tilstrekkeleg med styringssignal til å utøve generalforsamlingsvervet i tråd med kommunen sine eigarinteresser. På spørsmål om korleis styringssignala vert formidla svara respondentane at hovudvekta vert formidla skriftleg gjennom kommunale vedtak (50 %), 33,3 % skriftleg i kommunale styrande dokument, 16,7 % munnleg i formelle fora 33,3 % munnleg i uformelle fora. Manglande styringssignal frå kommunen vil kunne gje kommunen mindre mogligheit å påverke utviklinga i selskapet. I høve til kommunen si eigarstyring seier respondentane at kommunen må leggje vekt på kompetanse og betre evaluering etter generalforsamling. Vidare bør rekneskap og årsmelding for kommunalt eide selskap få større politisk merksemd i kommunestyret Etikk I følgje rådmannen har Bømlo kommune etiske retningslinjer, men han meiner at det er tid for å ta dei opp til ny vurdering. I spørjeundersøkinga kjem det fram at 39 % av dei spurde ikkje kjende til at kommunen har etiske retningslinjer. Vel 50 % av dei spurde svarar at dei har opplevd etiske utfordringar ved utøving av styreverv. Som døme på etiske utfordringar vart det nemnt mellom anna oppseiingar, avvikling av kontraktstilhøve og leigeavtalar. Andre opplever at det i enkelte samanhengar ikkje er samsvar mellom mål for verksemda og økonomi eller kommunale løyvingar. 83,4 % av dei spurde har i liten grad eller ikkje i det heile opplevd etiske utfordringar ved utøving av vervet som generalforsamlingsrepresentant. 13

14 5.3.6 Habilitet Rådmannen meinar at kommunen handterer habilitetsproblematikken på ein forsvarleg måte. Spørsmål om habilitet kan vera aktuelt for representantar som sit i kommunestyret eller andre politiske utval som skal behandla saker som kan få verknad for selskap dei har verv i. Då vil enten administrasjonen, ordførar eller representanten sjølv ta opp forhold omkring habilitet i forkant av behandlinga slik at vararepresentant vert innkalla ved behandling av saka. Vidare meiner rådmannen at valkomiteen gjer vurderingar av habilitetsproblematikk i samband med innstilling av eigarrepresentantar. Habilitetsproblematikken vert kommentert av respondentane i spørjeundersøkinga. Det vart trekt fram at representantar kan vera inhabil i mange saker og at politiske verv kan medføra at ein møter seg sjølv i døra til dømes at ein i eit politisk utval handsamar saker som selskapet skal forvalta. Rådmannen meinar at habilitetsproblematikken først kjem inn der kommunen er medeigar i selskap som også er eigd av private aktørar. I heileigde kommunale AS er valde politikarar ikkje inhabile Handtering av vanskelege saker På spørsmål om respondentane er usikker på korleis dei skal handtere saker som kjem opp i styret seier 48 % at dei er det nokre gonger, mens 52 % seier at dei sjeldan er usikker. I den grad ein er usikker seier respondentane at dei som oftast diskuterer dette i styret, i nokre tilfeller også med dagleg leiar, eller innhentar meir informasjon som grunnlag for vurderingane. Det vert også nemnt at ein eventuelt tar det opp med rådmann eller ordførar. På spørsmål om det er utarbeidd kommunale rutinar for korleis styrerepresentantar skal handtere saker der ein kan vere usikker svarar 4 % at det er utarbeidd, 64 % svarar nei og 32 % veit ikkje om slike rutinar er utarbeidd. Om lag halvparten av dei som svarar nei meinar at det i stor eller nokon grad burde ha vore retningslinjer for handtering av styresaker som ein er usikker på. 33,4 % av generalforsamlingsrepresentantane seier at dei ofte eller nokre gongar er usikker på korleis dei skal handtera saker som kjem opp i generalforsamlinga. I saker kor ein er usikker på handteringa vert det sagt at ein konfererer med dei andre deltakarane frå kommunen eller kontaktar ordførar eller rådmann. Fleirtalet av generalforsamlingsrepresentantane meinar at det burde vore retningslinjer for handtering av sakar ein er usikker på. 14

15 5.4 Oppfølging av eigarskap Informasjon om selskap/styrearbeid og opplysningar frå generalforsamling vert formidla frå eigarrepresentantane til kommunen ved at årsmelding, rekneskap og protokollar for selskapa vert lagt ved møtebok til kommunestyret. Leiar for fellessekretariatet skal sjå til at dette vert gjort, men ansvaret ligg hos rådmannen. Det er ikkje noko konsekvent administrativ oppfølging av den informasjonen som kjem frå selskapa. Når det kjem saker som gjeld selskap kommunen har eigarskap i vert det laga saker til politisk handsaming der dette er naudsynt. I dag prøver rådmannen å informere politisk nivå om selskapsrelaterte saker, men han har ikkje eit systematisk opplegg for dette. Spørjeundersøkinga syner at 54,8 % av respondentane meinar kommunen si oppfølging av eigarskapa i nokon grad er tilstrekkeleg. 3,2 % seier i stor grad mens 25,8 % og 9,7 % seier at oppfølginga av eigarskapa i liten eller ingen grad er tilstrekkleg. Informasjonen vert systematisert og arkivert i samsvar med kommunen sine arkiveringsrutinar. Det er oppretta journalnummer for det enkelte selskap. Spørsmål frå formannskapet og kommunestyret, samt svar på desse blir protokollført. All informasjon om selskapet skal liggja på journalnummeret. Arkivet inneheld ei samla oversikt over historikken til selskapet, samla dokumentasjon/informasjon frå oppstart/kjøp av aksjar og fram til i dag. Det føreligg ikkje retningslinjer som seier noko om kva styremedlemmane skal informera kommunestyret om. Spørjeundersøkinga syner at 36 % av styrerepresentantane rapporterer til kommunen om styret sitt arbeid, mens 64 % rapporterer ikkje. Dei som rapporterer seier blant anna at dei gir tilbakemelding til formannskap og kommunestyret etter styremøte og ved årleg framlegging av rekneskap. Det er ulik oppfatning blant respondentane om styret sitt arbeid vert følgt opp av kommunen. I høve til gjennomføring av evaluering av styret sitt arbeid seier 20,8 % av respondentane at dette vart utført. 12 % seier at det vert gjennomført ei evaluering av styrerepresentantar sitt arbeid. Rådmannen opplyser at kommunen ikkje har gjennomført noko evaluering av styra eller styrerepresentantane sitt arbeid. Av generalforsamlingsrepresentantane rapporterar 36,4 % til kommunen om saker frå generalforsamlinga, mens 63,6 % ikkje rapporterar. Respondentane seier at det ofte vert rapportert munnleg til ordførar, og i nokre tilfelle til formannskapet. 5.5 Registrering av styreverv Bømlo kommune oppfordrar styrerepresentantar om å registrera seg i styrevervregisteret. Kommunen har ikkje oversyn på kor mange som har registrert seg, men kundetorget i kommunen har sendt ut påminning til styrerepresentantane om å registrere seg. 15

16 6. Vurderingar 6.1 Eigarskapsmelding og eigarstrategi Eigarskapsmeldinga som kommunen har under utarbeiding vil etter revisjonen si vurdering vera eit sentralt dokument i kommunen si eigarskapsforvaltning. Den skal blant anna bidra til at eigarskapsforvaltninga er føremålstenleg og i samsvar med dei føresetnader som er satt for eigarskapa. Bømlo kommune bør difor sikre at arbeidet med eigarskapsmeldinga får tilstekkeleg prioritet. Eigarstrategi for dei ulike selskapa skal bidra til at kommunen klargjer sine forventningar til eigarskapa. Manglande eigarstrategi kan etter vår vurdering auke risikoen for at kommunen ikkje oppnår målsettinga med eigarskapa. Spørjeundersøkinga syner at styringssignal som vert gjeve ikkje vert oppfatta som klare nok for eigarrepresentantane. Etter revisjonen si vurdering bør styringssignala vere klare nok til at selskapa og eigarrepresentantane veit kva kommunen ønskjer å oppnå med eigarskapet og korleis styringa skal utøvast. 6.2 Val av eigarrepresentantar, kompetanse og opplæring Manglande kriterium for val av eigarrepresentantar kan etter revisjonen si vurdering føra til at ein ikkje får identifisert alle aktuelle kandidatar til verv i det einskilde selskap. Eigarrepresentantane gjev i spørjeundersøkinga uttrykk for at dei er usikker på eigne kvalifikasjonar i verva som styre- og generalforsamlingsrepresentant. Dette kan representere ein risiko for at verva ikkje vert utøvd på ein tilfredsstillande måte. Revisjonen konstaterer at det ikkje er etablert eit obligatorisk opplæringsprogram for nye eigarrepresentantar. Etter revisjonen si vurdering bør Bømlo kommune i større grad sikre at alle gjennomfører opplæringsprogrammet og at ein aktivt bidrar til erfaringsutveksling. Innføring i rutinar og retningslinjer kommunen har sett for eigarskapsforvaltninga vil vera ei naturleg del av denne opplæringa. 6.3 Rutinar og retningslinjer Gjennomgangen synar at det ikkje er etablert rutinar og retningslinjer for utøving av verva som styre- og generalforsamlingsrepresentant. Dette kan auke risikoen for at det vert praktisert ei ueinsarta eigarskapsforvaltning. Etter vår vurdering bør slike retningslinjer også omtale rolle og ansvarsforhold knytt til verva, samt korleis eigarrepresentantane skal handtera vanskelege saker og habilitetsproblematikk. 16

17 6.4 Oppfølging av eigarskapa Etter vår vurdering syner gjennomgangen at kommunen ikkje har ei tilstrekkeleg formalisert og systematisert oppfølging av eigarskapa. Dette kan auke risikoen for at viktige forhold ikkje vert rapportert og at slik informasjon ikkje vert tilstrekkeleg administrativt og politisk handsama. 6.5 Etikk Bømlo kommunen har etiske retningslinjer. Revisjonen konstaterar at eigarrepresentantane gjev uttrykk for at dei i varierande grad kjenner innhaldet i retningslinjene. Samstundes seier mange at dei har opplevd etiske utfordringar knytt til utøving av styreverva. Etter vår vurdering bør kommunen i større grad sikre at eigarrepresentantane gjer seg kjent med dei etiske retningslinjene. 7. Forslag til tiltak Bømlo kommune bør ved ferdigstilling av eigarskapsmelding sikre at den får naudsynt forankring både på politisk og administrativt nivå. Fastsette tydlegare eigarmål og forventningar til selskapa gjennom eigarstrategi. Bømlo kommune bør vurdere å sette konkrete kriterium for val av styre og generalforsamlingsrepresentantar. Bømlo kommune bør etablere obligatorisk opplæringsprogram for styre- og generalforsamlingsrepresentantar. Bømlo kommune bør utarbeide rutinar og retningslinjer knytt til utøving av styre- og generalforsamlingsverv. Bømlo kommune bør sikre at dei etiske retningslinjene til kommunen vert gjort kjent for styre- og generalforsamlingsrepresentantane. Bømlo kommune bør etablere rutinar som sikrar at kommunen har ei oppdatert oversikt over eigarskapa 17

18 Vedlegg 1 Utdrag frå KS si anbefaling Nr. 1 Obligatorisk opplæring av og informasjon til folkevalgte Kommuner bør som en del av folkevalgtopplæringen gjennomføre obligatoriske kurs og/eller eierskapsseminarer for samtlige folkevalgte i de ulike aspektene knyttet til eierstyring av utskilt virksomhet i løpet av de første 6 månedene av valgperioden og senere med oppfølging etter 2 år. Det anbefales at kommunestyret etter gjennomføring av generalforsamling, får forelagt en oversikt over status for selskapene. Nr. 2 Utarbeidelse av eierskapsmeldinger Kommuner skal foreta en politisk gjennomgang av virksomhet som er organisert som selvstendige rettssubjekter eller interkommunale organer gjennom utarbeidelse av en eierskapsmelding. Eierskapsmeldingen bør gjennomgås og eventuelt revideres hvert år i kommunestyret. Eierskapsmeldingen skal følges av strategier og formål/selskapsavtale for det enkelte selskap. All eierskap i selvstendige rettssubjekter skal fremgå på en klar og instruktiv måte i kommunens årsberetning. Nr 3 Utarbeidelse og revidering av selskapsstrategi og selskapsavtale/vedtekter Selskapets virksomhet skal tydeliggjøres i vedtektene/selskapsavtalen. Innenfor rammen av vedtektene/selskapsavtalen bør selskapet ha klare mål og strategier for sin virksomhet. Eierne skal ha et bevisst forhold til en eventuell forventet avkastning. For selskaper som opererer innenfor et marked skal prinsippene for en eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet gjennom selskapsavtalen/vedtektene. Langsiktighet og samfunnsansvar bør legges til grunn for det kommunale/fylkeskommunale eierskap. Formålsangivelsen i selskapsavtale/vedtekter bør vurderes med jevne mellomrom for å se om det er behov for endringer. Nr 4 Vurderinger og valg av selskapsform Det er eiers ansvar å sikre en selskapsform som er tilpasset virksomhetens formål, eierstyringsbehov, markedsmessige forhold og konkurranseregelverket. Skal selskapet ta risiko og operere i et marked bør det etableres et selskap med begrenset ansvar. Der selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi kan både interkommunale selskap og foretak være hensiktsmessige former. Stiftelser er ikke anbefalt for virksomhet som krever eierstyring. Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og kryssubsidiering. Organiseringen av konkurranseutsatt virksomhet bør så langt mulig være ledelsesmessig, personalmessig og fysisk atskilt fra monopolvirksomheten. Nr 6 Eierdokumenter som grunnlag for selskaps- og forvaltningskontroll Det anbefales at kommunestyret fastsetter regler for hvilke eierstyringsdokumenter som skal sendes kontrollutvalget som grunnlag for forvaltnings- og selskapskontrollen og at kontrollutvalget er tilstede ved selskapets generalforsamling/representantskapsmøte. Nr 7 Sammensetning og funksjon til eierorgan For aksjeselskap og interkommunale selskaper anbefales det at kommunestyret oppnevner politisk ledelse som selskapets eierrepresentanter i eierorganet. Eierutøvelsen skal speile kommunestyrets samlede/flertallsbeslutning. Det er sentralt at det opprettes en forutsigbar og klar kommunikasjon mellom eierorgan og kommunestyre i forkant av generalforsamling/representantskapsmøte. 18

19 Nr 8 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styret sammensettes og gis de nødvendige styringsrammene for å utøve sitt virke som et profesjonelt organ. Et profesjonelt styre som kollegium består av personer med egnede personlige egenskaper som utfyller hverandre kompetansemessig Nr 9 Gjennomføring av eiermøter Styret bør tilrettelegge for at flest mulig av eierorganets medlemmer kan delta i generalforsamling/representantskapet og at dette blir en effektiv møteplass for aksjeeierne og styret. Dette gjøres ved å følge lovens regler om innkalling, at saksdokumentene er utførlige nok til å ta stilling til sakene, at eierne som ikke kan møte skal kunne stemme ved bruk av fullmakt, at styret, revisjon og valgkomité er tilstede samt rutiner for at eierorganet velger møteledelse. Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse i aksjeselskap og interkommunale selskaper Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité hvor formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapets/generalforsamlingens leder velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes for å speile eierandel. Flertallet av valgkomiteen bør være uavhengige av styret og ansatte. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Valgperioden kan vedtektsfestes men allikevel være fleksibel i forhold til eiers behov for kompetanse. Nr 11 Rutiner for kompetansevurdering av selskapsstyrene For å sikre utvikling av nødvendig kompetanse i styret, jmf punkt 8, anbefales det at følgende rutiner etableres som en del av styrets rammer. Styret skal: Fastsette instrukser for styret og den daglige ledelsen med særlig vekt på klar intern ansvarsog oppgavefordeling Foreta en egenevaluering hvert år både når det gjelder kompetanse og arbeid. Gis jevnlig mulighet til ekstern styreopplæring. Nye styremedlemmer skal gis opplæring om ansvar, oppgaver og rollefordeling. Gjennomføre egne styreseminarer hvor fokus går på roller, ansvar og oppgaver. Fastsette en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring. Gi en samlet redegjørelse for selskapets styring og ledelse i en årsrapport. Dersom dette ikke er gjort skal det forklares. Nr 12 Styresammensetning i konsernmodell Styret i morselskap bør ikke sitte i styret til datterselskap. Konserndirektøren kan være representert i datterselskapenes styrer. Dersom datterselskap yter tjenester til morselskap i konkurranse med andre bør det være ledelsesmessig og funksjonelt skille mellom selskapene for å unngå inhabilitet og rolleblanding i anbudsprosesser. Dersom det i konsernet er et datterselskap som yter monopoltjenester til sine eiere eller innbyggerne i eiers kommuner bør eksterne kandidater ha flertall i datterstyret. Nr 13 Oppnevnelse av vararepresentanter Der det utpekes vara til styre bør ordningen med numerisk vara benyttes for å sikre kontinuitet og kompetanse i styret. Nr 14 Habilitetsvurderinger og politisk representasjon i styrene Det er opp til hvert enkelt eierorgan (kommunestyre, representantskap/generalforsamling) å avgjøre hvilken type kompetanse et styre skal ha. I utgangspunktet anbefales det å unngå situasjoner der 19

20 styrets medlemmer jevnlig blir vurdert i forhold til forvaltningslovens regler om habilitet og derfor kritisk vurderer bruken av ledende politikere i selskapsstyrene. Kommuner med parlamentarisme anbefales det at kommune- og fylkesråd samt administrasjonssjef/stedfortreder ikke sitter i foretaksstyrene. Det anbefales at styrene etablerer faste rutiner for å håndtere mulige habilitetskonflikter. Nr 15 Kjønnsrepresentasjon i styrene Det bør tilstrebes lik kjønnsrepresentasjon i styrene uavhengig av organisasjonsform. Egne rekrutteringsseminar bør iverksettes der det er vanskelig å oppnå lik kjønnsrepresentasjon. Nr 16 Godtgjøring til styremedlemmer Kommunen bør i forbindelse med utarbeidelse og eventuell revidering av eiermelding gjennomføre en prinsipiell diskusjon om honorar som grunnlag for eierorganets fastsetting av styrehonorar, uavhengig av organisasjonsform. Godtgjørelsen bør reflektere styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Dette innebærer at selskaper som opererer i et marked og hvor det er betydelig risiko, bør reflektere ansvaret. Styreverv i aksjeselskap og IKSer kan i motsetning til i kommunale foretak vurderes i forhold til strafferettslig og/eller økonomisk ansvar og bør godtgjøres særskilt. Generelt bør styreleder godtgjøres særskilt i forhold til styremedlemmene. Det anbefales at selskapene særskilt tegner styreforsikring for alle styremedlemmene i selskaper med begrenset ansvar. Forsikringen gjelder det økonomisk ansvaret, ikke det strafferettslige. Styremedlemmer generelt bør ikke påta seg særskilte oppgaver for det aktuelle selskapet i tillegg til styrevervet. Alle som påtar seg styreverv for kommunale selskaper bør registrere vervene på Nr. 17 Arbeidsgivertilhørighet i selvstendige rettssubjekter Det anbefales at selskapene ved utskilling av virksomhet til selvstendige rettssubjekter søker medlemskap i en arbeidsgiverorganisasjon Nr. 18 Utarbeidelse av etiske retningslinjer Det anbefales at eier påser at selskapsstyrene utarbeider og jevnlig reviderer etiske retningslinjer for selskapsdriften. Nr. 19 Åpenhet og klarhet om administrasjonssjefens rolle i kommunale og fylkeskommunale foretak. Administrasjonssjefens rolle som budsjettansvarlig for kommunens samlede økonomiske virksomhet herunder foretakene kombinert med manglende instruksjonsmyndighet overfor daglig leders disponeringer bør være gjenstand for en samhandlingsdiskusjon ved opprettelse av foretak. Administrasjonssjefen, stedfortreder eller andre i ledende administrative posisjoner samt medlem av fylkes- og kommunalråd bør ikke sitte i styret. Ved annen folkevalgt deltakelse i styret bør det gjøres en habilitetsvurdering i forkant. 20