KRAVSPESIFIKASJON. Logistikkhåndtering av og informasjon om bøker som inngår i Norsk kulturråds innkjøpsordninger for litteratur

Transkript

1 KRAVSPESIFIKASJON Logistikkhåndtering av og informasjon om bøker som inngår i Norsk kulturråds innkjøpsordninger for litteratur Sak 15/6799 Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 1 av 16 / parafering: /

2 Logistikkhåndtering av og informasjon om bøker som inngår i Norsk kulturråds innkjøpsordninger for litteratur 1. Bakgrunn Norsk kulturråd (NKR) administrerer fem innkjøpsordninger, der staten kjøper inn bøker fra forlag med formål om å legge til rette for bredde, mangfold og kvalitet i norsk litteratur og god tilgjengelighet for alle. De innkjøpte boktitlene, omtalt nedenfor som kulturfondbøker, blir formidlet til folkebibliotek over hele Norge. Disse bøkene kommer i tillegg til de titlene som bibliotekene selv kjøper inn over egne budsjett. NKR har en avtale med Biblioteksentralen SA om mottak og videreformidling av kulturfondbøkene. Denne avtalen innebærer at folkebibliotek som er mottakere av bøker fra NKRs innkjøpsordninger for litteratur, får løpende leveranser av papir- og e-bøker. NKRs inneværende avtaleperiode med Biblioteksentralen løper til siste utsendelse av bøkene, dvs. våren Vi ber derfor om tilbud på håndtering av bøkene som inngår i innkjøpsordningene for norsk skjønnlitteratur, norsk sakprosa, norske tegneserier og oversatt skjønnlitteratur, som inkluderer prøveordningen for oversatt sakprosa. 2. Om innkjøpsordningene for litteratur Forlagene melder på en boktittel til en av innkjøpsordningene for litteratur for å få den vurdert for innkjøp av NKR. En innkjøpt boktittel skal under alle ordningene bli levert til bibliotekene i papirformat. Under innkjøpsordningene for skjønnlitteratur og for sakprosa for voksne skal forlagene i tillegg levere tittelen til tjenesteleverandøren som e-bokfil, dersom den gis ut som e- bok innenfor samme kalenderår, mao. en parallellutgivelse av papir- og e-bok. Med e-bok forstås Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 2 av 16 / parafering: /

3 her tekster digitalisert for lesing på en elektronisk plattform og som uten større endringer kunne vært trykket på papir. De ulike innkjøpsordningene for litteratur er nærmere beskrevet nedenfor. De er regulert av retningslinjer som publiseres og oppdateres på NKRs nettsider. Nevnte retningslinjer slik de fremgår til enhver tid, vil inngå som en integrert del av avtalen med den tjenesteleverandør som NKR velger for videre håndtering av kulturfondbøkene. Mulige endringer i retningslinjene kan for eksempel være om e-bøker inkluderes i flere ordninger, fordelingen mellom papir- og e-bøker og antall eksemplarer pr. innkjøpsordning Innkjøpsordningene for ny norsk skjønnlitteratur NKRs innkjøpsordning for ny norsk skjønnlitteratur omfatter utgivelser innenfor sjangrene roman, novelle, kortprosa, lyrikk, dramatikk og bildebok. Ordningen gjelder bøker til voksne og til barn og unge. Forlagene har påmeldingsfrist tre ganger i året: 1. februar, 1. mai og 1. september. En boktittel kan være påmeldt denne innkjøpsordningen enten som papirbok eller som parallelutgivelse papir-/e-bok. Når et forlag søker NKR om å få en tittel innkjøpt, velger det selv søker-kategori. Kategori 1 betyr at forlaget skal levere bøker på utgivelsesdato til NKRs tjenesteleverandør, som sørger for videreforsendelse av papirbøkene til folkebibliotekene og e-bøkene til deres leverandører av e- utlånssystemer. NKRs ulike vurderingsutvalg for skjønnlitteratur vil hovedsakelig vurdere disse bøkene etter at forlaget har levert bøkene til tjenesteleverandør. Kategori 2 betyr at forlaget venter med å levere bøkene til tjenesteleverandøren til etter at forlaget har fått svar på om NKRs vurderingsutvalg har godkjent tittelen for innkjøp som kulturfondbok. NKRs tjenesteleverandør sender papirbøker av ny norsk skjønnlitteratur for voksne til folkebibliotekene i bokpuljen «Voksenlitteratur», kategorisert som Prosa, Lyrikk og Dramatikk. Ny norsk sakprosa og tegneserier til voksne sendes også i disse bokpuljene, i de samme bokeskene. Papirbøker av ny norsk skjønnlitteratur for barn og unge sendes til bibliotekene i bokpuljen «Barne- og ungdomslitteratur», kategorisert som Prosa, Lyrikk, Dramatikk og Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 3 av 16 / parafering: /

4 Bildebøker. Ny norsk sakprosa og tegneserier for barn og unge sendes også i disse bokpuljene, i de samme bokeskene. Tjenesteleverandøren mottar e-bokfilene fra forlagene, og stiller dem fortløpende tilgjengelig for folkebilbliotekenes leverandører av e-utlånssystemer, som har ansvar for å stille e-bøkene tilgjengelig overfor bibliotekenes lånere. E-bokfilene skal aldri gjøres tilgjengelige direkte overfor bibliotekene. E-bøker fra forlagskategori 1 kan bli tilgjengelige for e-utlånssystemene før NKRs vurderingsutvalg har fattet vedtak om innkjøp av tittelen. E-bøker fra forlagskategori 2, vil derimot ikke bli tilgjengelig for bibliotekenes systemleverandører før NKRs vurderingsutvalg har besluttet at tittelen skal kjøpes inn. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Innkjøpsordningen for ny norsk sakprosa for voksne NKRs innkjøpsordning for ny norsk sakprosa for voksne omfatter ulike sakprosautgivelser. Forlagene har påmeldingsfrist seks ganger i året: 1. februar, 1. april, 15. juni, 1. september, 15. oktober og 1. desember. NKRs vurderingsutvalg for ny norsk sakprosa vurderer innsendte manus seks ganger i året. Denne innkjøpsordningen er selektiv, mao. vil innkjøp bli gjort på bakgrunn av en kvalitativ vurdering av den enkelte boktittel og innenfor budsjettrammen for denne innkjøpsordningen. Vedtak om innkjøp formidles til NKRs tjenesteleverandør i etterkant av møtene i vurderingsutvalgene. De innkjøpte bøkene skal så fort som mulig, og senest innen seks uker fra vedtaksdato, oversendes fra forlaget til tjenesteleverandøren. En boktittel kan være påmeldt innkjøpsordningen for ny norsk sakprosa enten som papirbok eller som parallelutgivelse papir-/e-bok. Tjenesteleverandøren sender papirbøkene til folkebibliotekene i bokpuljen «Voksenlitteratur», kategorisert som Sakprosa. Ny norsk skjønnlitteratur og tegneserier til voksne sendes også i disse bokpuljene, i de samme bokeskene. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 4 av 16 / parafering: /

5 Tjenesteleverandøren mottar e-bøkene som e-bokfiler fra forlagene, og stiller dem fortløpende tilgjengelig for folkebilbliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Innkjøpsordningen for norsk sakprosa for barn og unge NKRs innkjøpsordning for ny norsk sakprosa for barn og unge gjelder originalskrevne norske bøker som formidler kunnskap om et emne, begrep eller fenomen til barn og ungdom, og som er godt tilpasset disse leserne. Forlagene har påmeldingsfrist to ganger i året: 1. mars og 1. september. Bøkene vurderes av NKRs vurderingsutvalg for ny norsk sakprosa for barn og unge to ganger i året. Ordningen er selektiv, mao. blir innkjøp avgjort på bakgrunn av en kvalitativ vurdering av den enkelte boktittel og innenfor budsjettrammen for denne innkjøpsordningen. Vedtak om innkjøp formidles til NKRs tjenesteleverandør i etterkant av møtene i vurderingsutvalget. De innkjøpte bøkene skal så fort som mulig, og senest innen seks uker fra vedtaksdato, sendes fra forlaget til tjenesteleverandøren. Sakprosa for barn og unge sendes til folkebibliotekene kun som papirbøker, i bokpuljen «Barne- og ungdomslitteratur», kategorisert som Sakprosa. Ny norsk skjønnlitteratur for barn og unge og tegneserier for barn og unge sendes også i disse bokpuljene, i de samme bokeskene. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Innkjøpsordningen for nye norske tegneserier NKRs innkjøpsordning for nye norske tegneserier gjelder for tegneseriebøker til voksne og til barn og unge. Forlagene har påmeldingsfrist to ganger i året: 1. mars 1 ) og 1. september. 1 Unntak for 2015: 1. mai. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 5 av 16 / parafering: /

6 Bøkene vurderes av NKRs vurderingsutvalg for tegneserier to ganger i året. Bøkene som søkes innkjøpt til fristen i mars vurderes som regel i august, og de som søker i september vurderes i januar/februar påfølgende år. Innkjøpsordningen for tegneserier er selektiv, mao. vil innkjøp bli avgjort på bakgrunn av en kvalitativ vurdering av den enkelte boktittel og innenfor budsjettrammen for denne ordningen. Vedtak om innkjøp formidles til tjenesteleverandøren i etterkant av møtene i vurderingsutvalget. Forlagene skal levere bøkene til tjenesteleverandøren så raskt som mulig i etterkant av at utgiver har mottatt beskjed om at en bok er innkjøpt. Tegneserier leveres kun som papirbøker. Tegneserier for voksne sendes til folkebibliotekene i bokpuljen «Voksenlitteratur», i kategorien Tegneserie, dvs. i de samme bokeskene som prosa, lyrikk, dramatikk og sakprosa for voksne. Tegneserier for barn og ungdom leveres i de samme eskene som prosa, lyrikk, dramatikk, bildebøker og sakprosa for barn og unge og sendes til folkebibliotekene med bokpuljen «Barne- og ungdomslitteratur», kategorisert som Tegneserie. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Innkjøpsordningen for oversatt skjønnlitteratur NKRs innkjøpsordning for oversatt skjønnlitteratur for barn, unge og voksne omfatter primæroversettelser til bokmål og nynorsk av romaner (inkludert tegneserieromaner), noveller, skuespill og annen kunstnerisk verdifull prosa, eller nyoversettelser av klassiske verk. Forlagene må søke før ferdig bok foreligger, og har påmeldingsfrist to ganger i året: 1. mai og 1. november. NKRs vurderingsutvalg for oversatt litteratur vurderer innsendte søknader to ganger i året. Innkjøpsordningen for oversatt skjønnlitteratur er selektiv, mao. vil innkjøp bli avgjort på bakgrunn av en kvalitativ vurdering av den enkelte boktittel og innenfor budsjettrammen for denne ordningen. Vedtak om innkjøp formidles til NKRs tjenesteleverandør i etterkant av møtene. De innkjøpte bøkene gis normalt ut påfølgende halvår, men senest innen to år fra vedtaksdato. Bøkene leveres NKRs tjenesteleverandør så snart de er trykket. Oversatt skjønnlitteratur leveres kun som papirbøker. De sendes til folkebibliotekene i bokpuljen Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 6 av 16 / parafering: /

7 «Oversatt litteratur», kategorisert som Voksne, Barn og unge og Mosaikk. I denne bokpuljen, i de samme bokeskene, sendes også oversatt sakprosa. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Prøveordningen for oversatt sakprosa NKRs prøveordning for oversatt sakprosa omfatter primæroversatte sakprosautgivelser til bokmål eller nynorsk, utgitt på originalspråket etter år Forlagene har påmeldingsfrist to ganger i året: 1. mai og 1. november. Bøkene vurderes av NKRs vurderingsutvalg for oversatt litteratur to ganger i året. Ordningen er selektiv, mao. blir NKRs innkjøp av en tittel avgjort på bakgrunn av en kvalitativ vurdering og innenfor budsjettrammen for denne ordningen. Vedtak om innkjøp formidles til NKRs tjenesteleverandør i etterkant av møtene i vurderingsutvalget. De innkjøpte bøkene skal så fort som mulig, og senest innen seks uker fra vedtaksdato, sendes fra forlaget til tjenesteleverandøren. Oversatt sakprosa leveres kun som papirbøker. Bøkene sendes til folkebibliotekene i bokpuljen «Oversatt litteratur», dvs. i den samme bokpuljen og i de samme bokeskene som oversatt skjønnlitteratur for voksne, barn og unge og mosaikk. For mer informasjon, se NKRs nettsider: Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 7 av 16 / parafering: /

8 3. Omfanget av kulturfondbøkene De enkelte innkjøpsordningene for litteratur inneholder et varierende antall titler og antall eksemplarer av kulturfondbøker: Innkjøpsordning Antall titler (ca.) Antall Totalt (ca.) eksemplarer 1 norsk skjønnlitteratur - voksne - barn og unge norsk sakprosa for voksne norsk sakprosa for barn og unge tegneserier - voksne - barn oversatt litteratur oversatt sakprosa Totalt: eksemplarer, hvorav er e-bokeksemplarer. Under innkjøpsordningene merket 1 og 2 i tabellen ovenfor, kjøper NKR inn titler som både papirbøker og e-bøker, med 703 papirbøker og 70 e-bøker av skjønnlitteratur for voksne (ordning 1) og av sakprosa (ordning 2), og 1480 papirbøker og 70 e-bøker av skjønnlitteratur for barn og unge (ordning 1). Titler som ikke leveres som e-bøker under ordningene 1 og 2, kjøpes kun inn som papir-eksemplarer, men kolonnene «Antall eksemplarer» og «Totalt» har beregnet at samtlige titler kjøpes inn i begge formater. I alt utgjør dette ca. 650 nye boktitler årlig, som innebærer en håndtering av totalt ca papireksemplarer på årsbasis samt e-bokfiler, med flest bøker levert fra forlagene på høsten. I tillegg vil anslagsvis 700 e-boktitler innkjøpt av NKR i perioden , bli overført til Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 8 av 16 / parafering: /

9 tjenesteleverandør. I gjeldende avtale har NKR fått utarbeidet annoteringer på barne- og ungdomsbøker, som er sendt ved som skriftlige bilag i bokpakkene til bibliotekene. NKR vurderer nå å utvide dette til å gjelde samtlige bøker som kjøpes inn under innkjøpsordningene for litteratur. Det er også ønskelig at denne informasjonen tilgjengeliggjøres digitalt og markedsføres overfor bibliotekene. Håndteringen av kulturfondbøkene har hatt en kostnadsramme på opp mot kr 5 mill. eks. mva. pr. år de siste årene, eksklusive e-bøkene. Antallet papireksemplarer er blitt redusert siden forrige avtale ble inngått. Det gjøres oppmerksom på at tilbudet må ta høyde for at innkjøpsordningene kan være gjenstand for endringer, som for eksempel at flere av innkjøpsordningene vil kunne omfatte e-bøker. NKR står fritt i sitt uttak av tjenester etter avtalen. 4. Mottak av kulturfondbøkene Tjenesteleverandør skal på sine nettsider gi forlagene tydelig informasjon om leveringsadresse for papirbøker og beskrive prosedyre for overføring av e-bokfiler. 4.1 Mottak av papirbøker Tjenesteleverandøren skal motta papirbøkene fra forlagene i henhold til retningslinjene som gjelder for den respektive innkjøpsordningen for litteratur. Bøkene skal leveres kostnadsfritt fra forlagene til tjenesteleverandøren. 4.2 Mottak av e-bøker Tjenesteleverandøren skal motta e-bøkene fra forlagene i henhold til retningslinjene som gjelder for den respektive innkjøpsordningen for litteratur. Filene skal overføres kostnadsfritt fra forlagene til tjenesteleverandøren i henhold til en instruks som denne utarbeider, og med en kryptert overføringsmetode. Filene skal leveres i det til en hver tid gjeldende format for e- bokfiler i innkjøpsordningene. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 9 av 16 / parafering: /

10 Tjenesteleverandøren skal sjekke at de mottatte e-bokfilene er levert i henhold til avtale. Ved eventuelle avvik, skal tjenesteleverandøren kontakte forlaget og be om å få oversendt en ny e- bokfil av boktittelen. 5. Klargjøring av kulturfondbøkene Tjenesteleverandøren kontrollerer de mottatte kulturfondbøkene med hensyn til ISBN, tittel og annen informasjon som har betydning for beskrivelse av en boktittel. 5.1 Klargjøring av papirbøker Under gjeldende avtale velger folkebibliotekene selv hvordan de ønsker papirbøkene utstyrt fra tjenesteleverandøren, med tanke på bokutstyr og plasting av bøkene. Bibliotekene betaler selv for disse tjenestene, basert på direktekontakt mellom tjenesteleverandøren og bibliotekene og direkte fakturering. Vi gjør oppmerksom på at bokutstyr og plasting ligger utenfor selve avtalen mellom NKR og tjenesteleverandøren og vil ikke bli tillagt betydning ved valg av leverandør. 5.2 Klargjøring av e-bøker Tjenesteleverandør skal klargjøre de mottatte bøkene for videreformidling, så fremt det ikke er mottatt melding fra NKR om at videreformidling av boktittelen skal stoppes. 6. Videreformidling av kulturfondbøkene NKR har utarbeidet en fordelingsnøkkel for videreformidlingen av kulturfondbøkene. De skal stilles tilgjengelig for utlån fra norske folke- og skolebibliotek og noen utvalgte mottakere i utlandet. 6.1 Distribusjon av papirbøker Etter hvert som tjenesteleverandør mottar papirbøkene fra forlagene, skal bøkene pakkes i bærbare esker, som snarest mulig sendes ut til bibliotekene etter nærmere oppsatte distribusjonsplaner. Tidsaspektet er av stor betydning. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 10 av 16 / parafering: /

11 Hver enkelt innkjøpsordning har i dag ulik utsendelsesfrekvens for papirbøkene. De sendes puljevis til folkebibliotekene som «Voksenlitteratur», «Barne- og ungdomslitteratur» og «Oversatt litteratur». Fordelingen mellom de ulike puljene er pr. i dag: Bokpulje Bokpuljen inneholder Ca. antall puljeutsendelser/år Voksenlitteratur norsk skjønnlitteratur for voksne 20 sakprosa for voksne tegneserier for voksne Barne- og norsk skjønnlitteratur for barn og unge 10 ungdomslitteratur norsk sakprosa for barn og unge norske tegneserier for barn og unge Oversatt litteratur oversatt skjønnlitteratur for voksne 10 oversatt skjønnlitteratur for barn og unge oversatt sakprosa Tjenesteleverandør skal distribuere papirbøkene etter adresselister som utarbeides av denne i samarbeid med Nasjonalbiblioteket. Gjeldende adresselister over mottakere av papirbøkene er utarbeidet av dagens tjenesteleverandør, og vil bli overført til eventuell ny tjenesteleverandør. Tydelig informasjon om utsendelser er en viktig del av informasjonsarbeidet (jf. pkt. 7). 6.2 Tilgjengeliggjøring av e-bøker Når tjenesteleverandøren har mottatt e-bøkene fra forlagene, skal bøkene fortløpende stilles tilgjengelig for bibliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. Tjenesteleverandøren skal gi melding, uten unødig opphold etter mottak av en e-bokfil, til en nærmere angitt kontakt hos den enkelte leverandør av bibliotekenes e-utlånssystemer. Systemleverandørene har ansvar for å hente e-bokfilene fra server hos tjenesteleverandøren og overføre dem til egne systemer med en kryptert overføringsmetode. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 11 av 16 / parafering: /

12 Bibliotekenes leverandør(er) av e-utlånssystem(er) gis tilgang til e-bøkene via nærmere spesifisert tilgang til tjenesteleverandørs server. Bibliotekene kan med rimelig forutgående varsel til NKR og med NKRs forutgående skriftlige samtykke, endre leverandør av e-utlånssystem. En oppdatert oversikt over bibliotekenes e-utlånssystemer vil bli vedlagt avtalen ved avtaleinngåelsen. Hverken bibliotekene eller deres lånere skal kunne motta e-bøker direkte fra NKRs tjenesteleverandør. 7. Informasjon om kulturfondbøkene Tjenesteleverandør skal etablere og drifte et elektronisk system for informasjon om kulturfondbøkene. Dette skal være en felles informasjonsplattform som ivaretar NKR, forlagene, bibliotekene og deres leverandører av e-utlånssystemer. NKR har behov for mer arbeidsbesparende grensesnitt enn det som praktiseres pr. i dag, og det er ønskelig at tilbyder foreslår en effektiv informasjonsmodell som kan være operativ når avtalen trer i kraft. Ønsket er at mest mulig kan samles i samme grensesnitt Informasjonsutveksling mellom NKR og tjenesteleverandøren NKR gir melding til tjenesteleverandøren om titler som forlagene har meldt på til innkjøpsordningene for litteratur. NKR gir også melding om hvilke titler som er innkjøpt av NKR, inkludert hvilke formater bøkene leveres i og eventuelle andre tilleggsopplysninger om den enkelte boktittel. Tjenesteleverandøren rapporterer løpende til NKR om hvilke bøker som mottas fra forlagene. Tjenesteleverandøren rapporterer løpende til NKR om eventuelle endringer av ISBN, tittel og annen informasjon som kan ha betydning for beskrivelse av en boktittel. NKR gir beskjed til tjenesteleverandøren om de titlene som ikke skal videreformidles grunnet underkjenning av NKRs vurderingsutvalg. Dette skal skje snarest mulig etter at et endelig vedtak er fattet i NKR om at tittelen ikke skal kjøpes inn som kulturfondbok. NKR skal også oppdatere Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 12 av 16 / parafering: /

13 tjenesteleverandøren om titler som av andre årsaker ikke skal videreformidles. Tjenesteleverandøren har ansvar for, fortløpende og uten unødig opphold, å videreformidle informasjonen fra NKR om sletting av e-bokfiler. Informasjonen skal gis til alle leverandørene av folkebibliotekenes e-utlånssystemer, omgående og samtidig, slik at de aktuelle e-bokfilene blir slettet i systemleverandørenes databaser og i bibliotekenes utlånssystemer. Tilbyder må i tilbudet komme med forslag til hvordan det kan rapporteres tilbake til NKR om hvilke bøker som er mottatt fra forlagene, hvilke papirbøker som er distribuert til bibliotekene og hvilke e-bøker som er stilt tilgjengelig for bibliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. Vi ønsker at tilbyder foreslår en elektronisk prosedyre for dette som sørger for mest mulig effektivitet, og gjerne med mulighet for NKR til selv å sjekke om en bok er levert eller ikke, uten at man trenger å ha kontakt direkte Informasjonsutveksling mellom tjenesteleverandør og forlagene Tjenesteleverandøren skal på sine nettsider gi forlagene tydelig informasjon om leveringsadresse for papirbøker og beskrive prosedyre for overføring av e-bøker. Forlagene skal kontakte tjenesteleverandør i forkant av første overføring av e-bokfiler til tjenesteleverandøren, for å få opprettet en dedikert brukerkonto for kryptert overføring av e- bokfiler. Tjenesteleverandøren purrer forlagene for titler som ikke er blitt levert automatisk fra forlagene, og melder fra til forlagene dersom papirbøker eller e-bokfiler ikke er blitt mottatt i henhold til avtale. 7.3 Informasjon til folkebibliotekene og deres leverandører av e-utlånssystemer Tjenesteleverandør må kunne levere katalogdata på alle boktitler, dvs. metadata som enkelt kan importeres i alle biblioteksystemer. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 13 av 16 / parafering: /

14 I gjeldende avtale har NKR i tillegg fått utarbeidet annoteringer på barne- og ungdomsbøker, som er sendt ved som skriftlige bilag i bokpakkene til bibliotekene. NKR ønsker fortsatt slike annoteringer, men vil samtidig vurdere om dette skal utvides til å gjelde samtlige titler som kjøpes inn under innkjøpsordningene for litteratur. Slike annoteringer bør primært gjøres digitalt tilgjengelig. Tjenesteleverandøren skal gi informasjon om det til enhver tid gjeldende grensesnitt for tilgjengeliggjøring av e-bøker til folkebibliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. Tjenesteleverandøren skal fortløpende formidle relevante oppdateringer til disse systemleverandørene, som for eksempel tilbaketrekking av titler fra e-utlånssystemene. Informasjon om mottak og levering av kulturfondbøkene skal gjøres elektronisk tilgjengelig. I tilknytning til dette ber NKR om at tjenesteleverandøren skal informere mottakerne, for eksempel gjennom postlisten Bibliotek-Norge, om hvilke bøker som kommer til hvilken tid. Når det gjelder papirbøker, skal tjenesteleverandør utarbeide nøyaktige tittellister, basert på påmeldingslistene fra NKR, over de enkelte puljene med papirbøker som skal sendes ut til bibliotekene. Disse puljelistene skal kontrolleres av NKR før de mangfoldiggjøres. Vi ber også om forslag til hvordan en lignende prosedyre kan tenkes å se ut med tanke på e-bøker. 8. Kompetansekrav I oppdraget ligger krav til at kulturfondbøkene blir mottatt, satt i stand og gjort tilgjengelig på en effektiv måte og med høy kvalitet i alle ledd. I tillegg må tilbyder ha både bibliotek- og litteraturfaglig kompetanse på katalogisering og klassifisering av bøker og utarbeiding av annoteringene og annen informasjon. Videre må den som får oppdraget, ha solid IT-kompetanse til datateknisk og sikkerhetsmessig å kunne håndtere kulturfondbøkene i særlig grad e-bokfilene - og tilrettelegge elektronisk informasjon om disse. Det er ønskelig og formålstjenlig at arbeidsspråket og formidlingsspråket er norsk, i og med at Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 14 av 16 / parafering: /

15 det utelukkende er norskspråklig litteratur som inngår i innkjøpsordningen (jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 17-4, annet ledd). 9. Sikkerhet De innkjøpte kulturfondbøkene, som er levert til tjenesteleverandøren, er NKRs eie. Kulturfondbøker som er blitt levert til tjenesteleverandør, men som ikke er blitt kjøpt inn av NKR, behandles som kulturfondbøker innenfor NKRs avtale med tjenesteleverandøren. Bøkene må likevel betraktes som respektive forlags eiendom, inntil det foreligger en nærmere avklaring om eieforholdet. Tjenesteleverandøren har ansvar for at kulturfondbøkene håndteres på en forsvarlig måte, uavhengig av om de faktisk er innkjøpt og uavhengig av format, så lenge bøkene befinner seg innenfor rammene for avtalen mellom NKR og tjenesteleverandøren. 9.1 Sikkerhet for papirbøkene Tjenesteleverandøren er ansvarlig for kulturfondbøkene under mottak, pakking, lagring og transport regulert i avtale mellom NKR og tjenesteleverandør. Dette inkluderer skade som følge av brann, vann, tyveri og hærverk. Etter nærmere avtale med NKR, har tjenesteleverandøren ansvar for at restopplag behandles eller makuleres på en forsvarlig måte. 9.2 Sikkerhet for e-bøkene Tjenesteleverandøren skal sørge for å ha effektive systemer, blant annet gjennom valg av rutiner, datasystemer og programvare for håndteringen av e-bokfilene. Systemene skal hindre uautorisert tilgjengeliggjøring og/eller eksemplarfremstilling av NKRs e-bøker som er i tjenesteleverandørens besittelse. Tjenesteleverandøren skal til enhver tid iverksette nødvendige tiltak som ivaretar en helhetlig sikkerhet for e-bokfilene. Hvert enkelt steg i prosessen med å håndtere filene, må være omfattet av forpliktende og systematiske sikkerhetstiltak. E-bokfilene skal bare lagres i systemer med effektiv og betryggende tilgangskontroll, hvor tilgang til den enkelte e-bokfil loggføres automatisk, og hvor slike logger ikke lar seg Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 15 av 16 / parafering: /

16 manipulere. Tjenesteleverandøren skal på forespørsel fra NKR redegjøre for hvilke rutiner og systemer som benyttes. Dette gjelder hvilke tiltak og rutiner som er iverksatt for internkontroll, adgangskontroll og øvrig sikkerhet. Sikring av systemer for lagring, overføring, sikkerhetskopier med videre må kunne dokumenteres. Tjenesteleverandøren skal overholde saklige sikkerhets- og kontrollregler som NKR til enhver tid måtte meddele. Tjenesteleverandøren skal sørge for at relevante regler gjøres kjent for relevante tredjeparter, herunder forlagene og bibliotekenes leverandører av e-utlånssystemer. NKR kan kreve at tjenesteleverandøren i rimelig grad dokumenterer sin overholdelse av slike sikkerhets- og kontrollregler. Kravet til datasikkerhet gjelder enhver e-bokfil tjenesteleverandøren mottar på vegne av NKR, også e-boktitler som forlag har meldt på NKRs innkjøpsordninger for litteratur, men der tittelen ikke er innkjøpt av NKR. Tjenesteleverandøren kan ikke overdra rettigheter eller plikter til tredjepart, eller benytte seg av underleverandør(er) til hel eller delvis oppfyllelse av oppdraget, uten at det foreligger skriftlig avtale om dette med NKR. Tjenesteleverandøren skal selv bære kostnadene ved utstyr, programvare og kommunikasjonslinjer som er nødvendig for å oppfylle kravene i oppdraget. Bibliotekene overtar ansvaret, herunder sikkerheten, for de digitale eksemplarene av e-bøkene som dets leverandør(er) av e-utlånssystem(er) henter ut fra tjenesteleverandørs server og de digitale eksemplarer som deretter lagres og formidles som ledd i utlånsordningen. Tjenesteleverandør skal, med mindre NKR har informert om noe annet, lagre alle e-bokfiler til avtalen har opphørt. Ved avtalens opphør, skal alle e-bokfilene overføres til ny tjenenesteleverandør / nytt lagringssted i henhold til nærmere avtale med NKR. Kravspesifikasjon / sak 15/6799 / side 16 av 16 / parafering: /