Digital offentlighet demokratisering eller nye stengsler? Fagsjef for moderne arkiv, Bergen kommune. Karin Gjelsten

Transkript

1 Digital offentlighet demokratisering eller nye stengsler? Fagsjef for moderne arkiv, Bergen kommune Karin Gjelsten

2 Bakgrunn: Avdelingsleder ved Bergen byarkiv - avdeling for moderne arkiv Bergen byarkiv mange funksjoner: totalarkivet Fra start til avslutning byarkivet har ansvar for alle deler av prosessen Fra Sentralarkivet til depot og digitaliseringsenheten Digital offentlighet 2

3 Bygger på egne erfaringer Mål med foredraget: Belyse problemer knyttet til digital offentlighet Se på krav som stilles til brukerne Bevisstgjøre arkivmedarbeidere og andre ved å stille noen spørsmål Og: kanskje vi sammen her kan finne noen gode svar Digital offentlighet 3

4 Hva er digital offentlighet? Offentlig informasjon som er digitalt tilgjengelig via internett: Offentlig journal Møtebøker Søknadsskjemaer Annen offentlig informasjon Muligheten til å kommunisere med det offentlige via internett/portalløsninger. Digital offentlighet 4

5 Utfordring: Digital offentlighet 5

6 I det indre av Borneo skal der etter sigende finnes et jungelkratt som er så tett at selv ikke en fullvoksen gorilla er i stand til å trenge igjennom det. Et slikt kratt finnes ikke hos oss. Til gjengjeld har vi magistrene. Darwin P. Erlandsen Hos oss har vi byråkratene Digital offentlighet 6

7 I tillegg har vi: Teknologene Databasene Arkivsystemene Designerne Internett (= en jungel av informasjon ) Digital offentlighet 7

8 Tilgjengelighet: Hvor tilgjengelig er informasjonen? Hvor lett er det å skjønne den informasjonen som det offentlige legger ut på internett? Hvor lett er det å vite at man nå må søke elektronisk for å få barnehageplass i Bergen kommune? Er dette ideelt for et demokrati? Digital offentlighet 8

9 Stikkord: Tilgang og tilgangskompetanse Digital offentlighet 9

10 Mye mer enn klasseskille i tradisjonell forstand, utvikler det seg nå klassifikasjonsskiller mellom mennesker: Mennesker grupperer seg etter hva de er i stand til å gjøre og hvor de får inngang. Her spiller [ ] intellektuell kapital - eller også informasjonskapital [ ] en avgjørende rolle for reproduksjonen av maktstrukturer og for formingen av kontroll med kompetanseflyten. Digital offentlighet 10

11 Vi trenger helt nye analyser av det jeg vil kalle "tilgangskompetanse" - evnen til å kunne være med der det skjer, sier professor Bjørn Kvalsvik Nicolaysen. Kilde: Intervju ved Egil Rugland, juni 2004 Digital offentlighet 11

12 Nytt skille mellom folk? De kompetente: Språkets makt Kunnskapens makt Informasjonens makt Tilgangens makt De andre de med mindre tilgangskompetanse = de ekskluderte (eldre, div grupper) Digital offentlighet 12

13 Forutsetninger: Kunnskap om at informasjonen er tilgjengelig Kunnskap om hvor informasjonen er tilgjengelig Tekniske forutsetninger (tilgang til pc, nett) Forståelse av språk og koder Digital offentlighet 13

14 Nødvendig for å få tilgang til digitalisert offentlighet: Kunne orientere seg på internett Kunne finne frem til den aktuelle informasjonen, de rette nettsidene og de rette portalene Kunne forstå den informasjonen som finnes Digital offentlighet 14

15 Postjournalen til Bergen kommune: Skjønner vi hva som er registrert her? Digital offentlighet 15

16 Digital offentlighet 16

17 Er postjournalen selvforklarende? Skjønner alle at: I=inngående dokument U=utgående dokument Skjønner alle at det er navnet til avsender og saksbehandler som står der? Vet alle at de vil få navnet sitt lagt på interett ved henvendelse til et offentlig kontor? Digital offentlighet 17

18 3 eksempler fra virkeligheten En frustrert innbygger som ikke vil ha navnet sitt på internett 2. Brev med spesielle formuleringer. Skal dette registreres i offentlig journal? 3. Ett eksempel fra pressa Digital offentlighet 18

19 Fra: T L [mailto:theim@yahoo.no] Sendt: 29. mars :27 Til: Informasjonsavdelingen Emne: Offentlig journal sult.asp?fradato= &tildato= &enh et=tuveg Hei. Ber om at dere fjerner mitt navn fra deres nettsider. Jeg har kontaktet dere for å få utført en tjeneste, ikke for å få publisert navnet mitt på internett. Mvh T L Digital offentlighet 19

20 Svarbrev fra kommunen (1): Det er nedfelt som et prinsipp i norsk lovgivning at alle henvendelser til og fra det offentlige i utgangspunktet skal være tilgjengelig for allmennheten (jf.offentlighetsloven og arkivloven). Unntakene er nevnt spesielt i offentlighetsloven, og gjelder blant annet opplysninger av personsensitiv karakter, opplysninger som kan være til skade for rikets sikkerhet og enkelte saker som har med konkurranseforhold å gjøre. Digital offentlighet 20

21 Svarbrev fra kommunen (2): Dette betyr blant annet at kommunen er pålagt å registrere de henvendelsene som kommer inn til kommunen eller går ut fra kommunen. I den offentlige journalen skal det stå hvem som er avsender eller mottaker, og hva saken i korthet gjelder. Vi kan ikke se at din henvendelse til kommunen inneholder opplysninger som kan unntas med hjemmel i offentlighetsloven. Med bakgrunn i dette, kan vi ikke fjerne navnet ditt fra den offentlige journalen... Digital offentlighet 21

22 Reaksjon - som forventet (?) Hei Takker for svar. Jeg må si at jeg nok en gang er forundret over alle lover og regler folket i dette landet klarer å finne på. Det er forøvrig siste gangen jeg vil kontakte det offentlige på denne måten. Neste gang blir det et anonymt brev. Ha en fortsatt fin dag! Digital offentlighet 22

23 Hva synes vi? Dette eksempelet gjaldt en henvendelse om feiing. Er det kanskje like greit at slik kommunikasjon skjer anonymt? Skal som prinsipp alle henvendelser registreres? Digital offentlighet 23

24 Annet brev til kommunen: Hva med dette eksempelet? Digital offentlighet 24

25 Digital offentlighet 25

26 Hva gjør postmottaket med dette brevet? Ingen ting i lovverket som sier at dette dokumentet skal unntas fra offentlighet Skal brevet registreres og skannes til tross for innhold og med avsenders navn offentlig tilgjengelig? Digital offentlighet 26

27 3. eksempel: Pressa todelt rolle 1. Sier i fra når det offentlige vil unnta for mye fra allmennheten 2. Sier også fra når det offentlige trår feil, og ikke unntar sensitive personopplysninger Digital offentlighet 27

28 Sunnmørsposten : Personvernbrudd i postjournalene - igjen Vitnemål og andre sensitive dokumenter er den siste tida offentliggjort i Ålesund kommunes postlister. Smp har gjennom kommunens off. postlister fått tilgang til dokumenter der svært sensitiv informasjon er vedlagt, bl.a. en persons vitnemål fra vg. skole. Det bør ikke skje, og Ålesund kommune har jo tidligere vært i søkelyset for å ha offentliggjort private opplysninger. En skulle tro de hadde lært, sier informasjonsdirektør Ove Skåra i Datatilsynet. Digital offentlighet 28

29 Vanskelig balansegang: Den enkeltes interesse og ønske om anonymitet Allmennhetens interesse og behovet for offentlighet (Det udiskutable: beskytte sensitive personopplysninger, konkurranseforhold m.m.) Digital offentlighet 29

30 Hvem avgjør innsyn i dokumenter: All makt til arkivpersonalet? Nei, ikke nødvendigvis arkivpersonalet som avgjør innsyn i et dagligarkiv For de vanskelige sakene skjer det alltid i samarbeid med fagavdeling I Bergen kommune: samarbeid med Informasjonsavdelingen Digital offentlighet 30

31 Hvordan er det hos dere: Er det arkivpersonalet som avgjør innsyn i de offentlige dokumentene? Er det lagt opp til direkte innsyn i dokumenter via offentlig journal? Er direkte innsyn i dokumenter problematisk? Digital offentlighet 31

32 Tilgjengelighet: Tilgjengelighet - enklere nå enn før? Enklere for enkelte grupper: journalister og andre som kan språket, dvs de som har tilgangskompetanse Digital offentlighet 32

33 Makt 1: Har arkivpersonalet mer makt enn tidligere? Både nei og ja Arkivpersonalet er i utgangspunktet en lojal del av forvaltningen Digital offentlighet 33

34 Eksempel fra virkeligheten (der arkivaren ikke har makt): Hva skjer dersom forvaltningen ikke liker ordlyden i emnefeltet i postjournalen? Arkivpersonalet får beskjed om å kamuflere innholdet og lage ny tittel. Digital offentlighet 34

35 Eksempel fra virkeligheten (der arkivaren har makt): Hva skjer dersom forvaltningen ikke liker en offentliggjøring (av eksempelvis lønn)? Arkivpersonalet kan vise til lovverket og hindre at opplysningene unntas offentlighet Digital offentlighet 35

36 Hva kan skje? Fare for at systemene ikke blir brukt: E-post Word-dokumenter SMS Hva skjer med åpenheten og mulighetene for innsyn da? Digital offentlighet 36

37 Makt 2: Arkivpersonalet kan ha en farligere makt enn tidligere (de kan få vite absolutt alt!) Dersom arkivpersonalet ikke er en lojal del av forvaltningen: Faren for å manipulere data Faren for å spre rykter m.m. Strenge krav til etikk i arkivet Digital offentlighet 37

38 Yrkesetikk: Behovet for rett personale med rett kompetanse og rett innstilling Arkivarene må vite å forvalte kunnskapen sin på riktig måte Fare for ryktespredning, misnøye, misunnelse Feile personer kan skape store problemer for virksomheten!!! Digital offentlighet 38

39 Utfordringer - etikk: Hva skjer når noen tilegner seg for mye informasjon? Hva skjer når noen misbruker den informasjonen de får? Digital offentlighet 39

40 Makt 3: Elektroniske arkiv forhindrer at mapper, saker eller dokument blir borte (jf tidligere saker der dokumentasjon har blitt borte!) Ledere og saksbehandlere vil ikke kunne fjerne noe fra arkivene Ledere - ingen direkte innflytelse over (sentralisert) arkivpersonale Fordel med en sentralisert arkivtjeneste: makt over arkivet! Digital offentlighet 40

41 Utfordringer - teknikk: Mailer SMS Dokumentasjon som forsvinner til tross for rutiner: Trussel for demokratiet og rettssikkerheten! Digital offentlighet 41

42 Makt 4: Teknologi = makt Systemene må tilfredsstille arkivfaglige krav! Arkivpersonalet må være synlig, og sørge for å bli tatt med i viktige beslutningsprosesser (valg av plattform, sikring av metadata m.m.) Digital offentlighet 42

43 Moderne arkiv og teknologi Arkivarene må kvalitetssikre systemer at de er gode nok som arkivsystem Gode teknologiske løsninger er en forutsetning for demokrati, rettssikkerhet og innsyn Dårlige teknologiske løsninger gir ingen bevaring og ingen dokumentasjon (intet demokrati!) Digital offentlighet 43

44 De nye arkivarene : Arkivfaglig ekspertise Mulighet til innsikt i all informasjon (som er riktig produsert) Vet om alt som skjer fra lønnsfastsettelser til utbyggingsprosjekter Ny maktelite? Digital offentlighet 44

45 Svar på spørsmålet: Digital offentlighet demokratisering eller nye stengsler? Ja/nei Demokratisering for de som behersker mediet (de med tilgangskompetanse) Noen vil betenke seg dersom de vet for eksempel at navnet blir lagt på internett Digital offentlighet 45

46 Lillesøster ser deg Den store forskjellen er at vi nå vet at alle med rett kompetanse kan få vite det meste Utfordringen blir å tilpasse seg den nye virkeligheten og informasjonssamfunnet Ikke prøv å selge det offentliges utstyr på nettet (stor fare for å bli avslørt av kollegene)! Digital offentlighet 46

47 Digital offentlighet medfører: 1. Krav til nødvendig tilgangskompetanse for å skjønne den digitaliserte offentligheten 2. Arkivpersonalet får enklere kontroll og tilgang til (nesten) all informasjon 3: Elektroniske arkiv: hindrer at informasjon forsvinner 4: Valg av teknologiske løsninger = avgjørende både for brukerne og for bevaring Digital offentlighet 47

48 Konklusjon: Nye klassifikasjonsskiller Nye grupper med ny type makt Mer demokrati for grupper av befolkningen (får mye informasjon!) Men: Større og annerledes ulikheter enn tidligere Digital offentlighet 48

49 Arkivarens nye rolle: Ved å bli frigjort fra avdelingsledelsen blir man også frigjort fra ledelsens bestemmelser om hva som kan eller skal offentliggjøres/registreres eller arkiveres. Arkivarens nye rolle vil da nøytralt forholde seg til: forankring i lovverket ikke i en omskiftelig ledelse med egne interesser Digital offentlighet 49

50 Demokratiets voktere: Nøytral og upartisk: føring registrering arkivering av informasjon framfinning og tilgjengeliggjøring Digital offentlighet 50

51 Grip utfordringene: Etikk Teknikk Tilgjengelighet for alle! Digital offentlighet 51

52 Vegen videre for Bergen byarkiv: Digitalisering av de eldre papirbaserte arkivene, slik at også disse blir tilgjengelig for allmennheten/ eller slik at de blir tilgjengelig via Min side til de som har rett på opplysningene Digital offentlighet 52

53 Mer om temaet: ARKIV, DEMOKRATI OG RETTFERD ABM-skrift # 28 Digital offentlighet 53

54 Hvordan øke den etiske bevisstheten hos arkivmedarbeidere? Digital offentlighet 54

55 Arrangere seminarer og deltagelse i diskusjoner Med dette som tema på seminar: arkivfolk i Nordland er på god veg... Digital offentlighet 55

56 Siste spørsmål til gjennomtenking? Mange yrkesgrupper har egne yrkesetiske retningslinjer Trengs det egne etiske retningslinjer for arkivmedarbeidere? Digital offentlighet 56

57 TAKK FOR MEG!! Digital offentlighet 57