Konkurranse med forhandling (FOA DEL III)

Transkript

1 // KVALIFIKASJONSGRUNNLAG NAV IKT Konkurranse med forhandling (FOA DEL III) Anskaffelse av vedlikehold, tjenester og Atlassian programvarelisenser eller tilsvarende Saksnr

2 2 av 12 INNHOLD 1 Informasjon om anskaffelsen Innledning Presentasjon av oppdragsgiver Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsens mål/formål... 3 Formålet med anskaffelsen er å etablere en dekkende avtale for Atlassian programvarelisenser eller tilsvarende, vedlikehold og tilhørende tjenester Anskaffelsens innhold og omfang Innhold Anskaffelsens omfang Avtalens varighet Planlagt fremdrift Tilleggsopplysninger Kontaktperson hos Oppdragsgiver Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Krav til leverandøren Obligatoriske og ufravikelige krav Skatteattester HMS-egenerklæring Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Dokumentasjon for rådighet over ressurser fra tredjepart ifm kvalifikasjonskrav Eventuell tilleggsfrist Krav til forespørsel om deltakelse Utforming og levering av forespørsel om deltakelse Frist for mottak av forespørsel Innleveringssted Komplett forespørsel Oppdragsgivers behandling av forespørsler Registrering av forespørsler Avvising av leverandører Utvelgelse av leverandører Avviste og forkastede forespørsler Avlysing av konkurransen Opplysningsplikt Øvrige bestemmelser Offentlighet Taushetsplikt Forbud mot at Oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen Habilitet Kostnader Side 2 av 12

3 3 av 12 1 Informasjon om anskaffelsen 1.1 Innledning Arbeids- og velferdsetaten ved NAV IKT, heretter kalt Oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling i forbindelse med anskaffelse av løsning for dokumentproduksjon. Kvalifikasjonsgrunnlaget gir Leverandørene nødvendig informasjon og rettledning i kvalifiseringsfasen. Alle henvisninger i dette dokumentet til Oppdragsgiver skal heretter forstås som henvisning til NAV. Alle henvisninger til Leverandøren forstås som henvisning til aktuelle tilbydere. Vedlegg 1 Mal for HMS-erklæring (undertegnes) Vedlegg 2 Mal for beskrivelse av gjennomføringsevne, jf. punkt 3.4 Vedlegg 3 Mal for beskrivelse av relevant erfaring fra lignende oppdrag, jf. punkt Presentasjon av oppdragsgiver Arbeids- og velferdsforvaltningen (NAV) består av Arbeids- og velferdsetaten og de delene av kommunens sosialtjenester som inngår i de felles lokale kontorene. NAV skal bidra til sosial og økonomisk trygghet og fremme overgang til arbeid og aktiv virksomhet, og skal: få flere i arbeid og aktivitet og færre på stønad gjøre det enklere for brukerne, og tilpasse forvaltningen til brukernes behov få en helhetlig og effektiv arbeids- og velferdsforvaltning NAV IKT er en enhet i Arbeids- og velferdsetaten, som har ca ansatte over hele landet og ca 2,8 millioner av befolkningen som brukere. Etaten forvalter en tredjedel av statsbudsjettet gjennom ordninger som arbeidsledighetstrygd, attføring, pensjon, barnetrygd, kontantstøtte med mer. For mer informasjon om NAV, se Regler og prosedyre for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og III. Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandling. Oppdragsgiver velger ut hvilke leverandører som skal inviteres til å levere inn tilbud blant de som tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Det er tillatt med forhandlinger i denne anskaffelsesprosedyren. 1.4 Anskaffelsens mål/formål Formålet med anskaffelsen er å etablere en dekkende avtale for Atlassian programvarelisenser eller tilsvarende, vedlikehold og tilhørende tjenester. 1.5 Anskaffelsens innhold og omfang Side 3 av 12

4 4 av Innhold Hovedproduktene NAV IKT bruker i dag er JIRA og Confluence med tilhørende plugins (programvarekomponenter), tilleggsprodukter som Stash, FishEye og Crucible samt 3. parts utviklede programvarekomponenter og funksjonalitet. Prinsippskissen viser hvilke produkter som er integrert med våre interne løsninger. JIRA og Confluence er integrert slik at det i Confluence kan opprettes nye sider (space) automatisk fra opprettet sak i JIRA. Videre er JIRA integrert med kundens PILAR løsning (Remedy-saksbehandlingssystem), samt mot kundens testmiljø (Conflunce) Anskaffelsens omfang Anskaffelsens omfang vil være kjøp av tjenester, vedlikehold og lisenser på Atlassian programvareportefølje eller tilsvarende, samt kjøp av plugins, herunder også 3.parts. Eventuelle alternative løsninger må sømløst kunne integreres i NAVs eksisterende løsninger Omfanget i avtaleperioden (inkludert opsjoner) antas etter NAVs beste skjønn være i størrelsesorden; tjenester; ca millioner kroner, vedlikehold: ca 1,5 2 millioner kroner og lisenser ca 2 3 millioner kroner. Avtalens totale omfang antas etter NAVs beste skjønn være ca 15,5 20 millioner kroner inklusive merverdiavgift. Det knytter seg usikkerhet til omfanget bl.a. på grunn av usikkerhet om bevilgninger og planlagte prosjekter.. Produktet er en del av etatens valgte og strategiske prosesstøtteverktøy for systemutvikling. Løsningen er integrert med PILAR og testmiljøet. Det er lagt ned mye arbeid i å få integrert Side 4 av 12

5 5 av 12 og utviklet løsningen til å fungere sammen med resten av systemene og løsninger i henhold til funksjonelle og sikkerhetsmessige krav som er satt av NAV. Tjenestene i avtalen vil være basert på integrasjon, tilpasninger, utviklingsoppgaver, vedlikeholdstjenester, teknisk assistanse og generell bistand på både produktene og integrerte systemer. Oppdragsgiver har planlagt å stille krav i konkurransegrunnlaget til arbeidsspråk og arbeidssted. Oppdragsgiver mener det er relevant å gi føringer på dette området allerede i forbindelse med kvalifikasjonsgrunnlaget. Utgangspunktet for disse føringene er å ha et tett samarbeid mellom Oppdragsgiver og Leverandør. - Overfor Oppdragsgiver skal det brukes norsk språk. Dette gjelder både rapporter, møter, dokumentasjon, brukerstøtte og tilleggstjenester som skal leveres til Oppdragsgiver. - Systemdokumentasjon skal i utgangspunktet utarbeides på norsk, men kan unntaksvis og etter nærmere avtale utarbeides på engelsk. - Tjenestene leveres i kundens lokaler. Gjennom Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter, FOR nr 112, er Oppdragsgiver forpliktet til å stille kontraktskrav vedrørende lønns- og arbeidsvilkår i forbindelse med tjenestekontrakter. NAV stiller således krav vedrørende lønns- og arbeidsvilkår i sine tjenestekontrakter. Disse vil fremkomme av konkurransegrunnlaget som sendes til de leverandører som inviteres til å gi tilbud. 1.6 Avtalens varighet Avtalen skal ha en varighet på 4 år fra signering. Oppdragsgiver (Kunden) har opsjon på forlengelse av avtalen to ganger med inntil ett år av gangen. 1.7 Planlagt fremdrift Det er lagt opp til følgende tidsplan for gjennomføring av konkurransen frem til kontrakt inngås. Bortsett fra Frist for mottak av forespørsel om å delta er datoene nedenfor foreløpige. Planlagte milepæler Frister Frist for mottak av forespørsel om å delta i konkurransen kl. 12:00 Prekvalifiseringen er gjennomført og Oppdragsgiver sender ut melding om utfall til alle som har levert forespørsel om å delta, samt konkurransegrunnlag til kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Tilbudsfrist kl. 12:00 Kontrakt inngås Tilleggsopplysninger Leverandøren kan skriftlig be om tilleggsopplysninger fra Oppdragsgiver. Forespørsel om tilleggsopplysninger som er fremsatt i tilstrekkelig tid før utløp av fristen for forespørsel om å Side 5 av 12

6 6 av 12 delta, vil bli besvart av Oppdragsgiver senest 6 dager før fristens utløp. Spørsmålene og svarene meddeles alle gjennom Doffin.no (automatisk utsendelse pr e-post). Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes «Anskaffelse av vedlikehold, tjenester og. Sak nr.:». 1.9 Kontaktperson hos Oppdragsgiver Kontaktperson: Gunnar Helge Wiik E-post: Gunnar.Helge.Wiik@nav.no 1.10 Endring i kvalifikasjonsgrunnlaget Innen fristen for å sende forespørsel om deltakelse utløper kan Oppdragsgiver foreta mindre endringer i kvalifikasjonsgrunnlaget, jf. FOA Endringer meddeles alle gjennom Doffin.no (automatisk utsendelse pr e-post). Oppdragsgiver kan gi en forlengelse av fristen dersom endringer kommer så sent at det blir vanskelig for leverandørene å ta hensyn til det i sin forespørsel. 2 Krav til leverandøren 2.1 Obligatoriske og ufravikelige krav Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftattest HMS-egenerklæring Skatteattester Norske leverandører skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt fra skattemyndighetene. Attestene skal foreligge innen utløp av fristen for forespørsel om deltakelse, og de skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra utløp av fristen for forespørsel om deltakelse. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette HMS-egenerklæring Leverandører som skal utføre arbeid i Norge, skal framlegge en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuelt tildeling av kontrakt vil oppfylle, lovbestemte krav i Norge når det gjelder helse, miljø og sikkerhet. Egenerklæringen skal foreligge innen utløp av fristen for forespørsel om deltakelse. Skjema for HMS-egenerklæring følger som vedlegg 1. Side 6 av 12

7 7 av Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Det kreves at leverandøren er et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske leverandører: Firmaattest fra Brønnøysundregistret Utenlandske leverandører: Attest for registrering i foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor leverandøren er etablert. 2.3 Leverandørens finansielle og økonomiske stilling Krav Dokumentasjonskrav Det kreves at leverandøren har god økonomisk soliditet. Kravet er oppfylt med en kredittrating på God kredittverdighet eller bedre. Oppdragsgiver innhenter selv kredittvurdering gjennomført av Experian, se Dersom leverandøren mener kredittvurderingen ikke vil gi et riktig bilde, bes utfyllende opplysninger sendt med kvalifiseringssøknaden. 2.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Det kreves meget god gjennomføringsevne Beskrivelse av Leverandørens gjennomføringsevne som omfatter - En beskrivelse av relevante enheter hos Leverandøren - Antall relevante ressurser i henhold til innhold og omfang for anskaffelsen innenfor vedlikehold/support og produktspesialister. Jf. pkt Mal i vedlegg 2 skal anvendes. Det kreves relevant erfaring fra lignende oppdrag. Det skal ikke angis hvilke personer som vil tilbys og det skal ikke leveres inn CV er. Beskrivelse av leverandørens tre til fem viktigste relevante leveranser de siste tre årene, inkludert deres løsning/produkter, teknologi, verdi, rolle/ansvarsområde, tidspunkt og mottaker. Hvis verdi ikke kan oppgis av hensyn til konfidensialitet, ber vi Leverandøren oppgi antall timeverk/årsverk for Leverandørens innsats. Mal i vedlegg 3 skal anvendes. Side 7 av 12

8 8 av 12 Kvalifikasjonskrav Det kreves at Leverandøren har gode og egnede metoder for kvalitetssikring. Dokumentasjonskrav Navn og kontaktinformasjon til kontaktperson hos referansekunden som kan bekrefte opplysningene må kunne oppgis på forespørsel. Redegjørelse vedrørende foretakets kvalitetssikringssystem samt eventuelle attester utstedt av uavhengige organer. En kortfattet beskrivelse av Leverandørens sentrale metodikk/prosesser som er relevante for å sikre kvaliteten på ytelsen. Beskrivelsen må omfatte beskrivelse av metodikk / prosesser for Vedlikeholdstjenester Support og ekspertbistand. Jf. pkt. 1.5 Det skal ikke være salgstekst, produktbeskrivelser eller erfaringsbeskrivelser 2.5 Dokumentasjon for rådighet over ressurser fra tredjepart ifm kvalifikasjonskrav Dersom en leverandør har til hensikt å støtte seg på andre foretaks kapasitet vedrørende finansiell/økonomisk styrke (punkt 2.3) og/eller tekniske/faglige kvalifikasjoner (punkt 2.4), skal det fremlegges dokumentasjon på at leverandøren vil ha rådighet over nødvendige ressurser hos det aktuelle foretaket/underleverandøren, f. eks. ved en skriftlig forpliktelseserklæring eller skriftlig samarbeidsavtale om dette mellom leverandør og det aktuelle foretaket/underleverandøren. 2.6 Eventuell tilleggsfrist Dersom én eller flere leverandører ikke har levert skatteattester eller HMS-egenerklæring innen utløp av fristen for forespørsel om deltakelse, kan Oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersendelse. Det samme gjelder dersom leverandøren har sendt inn skatteattester som er eldre enn 6 måneder regnet fra fristens utløp. Leverandøren har ikke krav på at Oppdragsgiver benytter seg av denne retten. Tilleggsfristen gjelder for alle deltagerne i konkurransen og Oppdragsgiver skal ikke begynne å vurdere de innkomne forespørsler før tilleggsfristen er utløpt. Side 8 av 12

9 9 av 12 3 Krav til forespørsel om deltakelse 3.1 Utforming og levering av forespørsel om deltakelse 1. Forespørselen skal være skriftlig og inneholde et brev som skal være: - Datert - Undertegnet av person med fullmakt til å binde leverandøren - Påført foretakets navn Brevet skal inneholde: - Opplysninger om kontaktperson og kontaktpersonens telefonnummer og e- postadresse. 2. Forespørselen skal oversendes i lukket forsendelse (konvolutt, eske e.l.) og forsendelsen skal på utsiden være merket med Kvalifiseringsforespørsel Anskaffelse av vedlikehold, tjenester og Atlassian programvarelisenser eller tilsvarende. saksnummer åpnes kun av Gunnar Helge Wiik. 3. Forespørselen kan ikke avgis elektronisk. 4. Forespørselen skal leveres på norsk, hvis ikke noe annet er anført. 5. Forespørselen kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. punkt Forespørselen skal leveres i følgende antall eksemplarer: - 1 originalt eksemplar - 4 kopieksemplarer, hvorav 1 skal være kopieringsvennlig uten skilleark - 1 elektronisk versjon av forespørselen på minnepinne i USB2-format. - 1 elektronisk versjon av forespørselen på minnepinne i USB2-format der opplysninger leverandøren mener er unntatt offentlighet merkes, jf. punkt 5.1 nedenfor. 7. Forespørselen skal være innbundet i to- eller firehulls permer med skilleark for hver del og hvert vedlegg, og leveres uten plastlommer, stifter, binders eller lignende. 8. Hver perm skal være merket på utsiden med leverandørens navn på frontside og rygg 9. Brosjyrer og annet reklamemateriell skal ikke inngå i noen deler av tilbudet Nærmere krav til forespørselens disposisjon følger av punkt Frist for mottak av forespørsel Siste frist for innlevering av forespørsel om deltakelse i konkurransen fremkommer av punkt 1.7. Forespørselen skal være mottatt av Oppdragsgiver på innleveringsstedet, jf. punkt 3.3, før utløpet av fristen. Oppdragsgiver får levert posten til sin kontoradresse mellom kl. 08:00 og 08:20 hver dag. Forespørsler som ikke senest blir levert med postleveringen på fristdagen, er ikke levert i tide, selv om forespørselen skulle være kommet frem til postboksen. Oppdragsgiver tar ikke ansvar for forsinkelser i postgangen. For sent innkomne forespørsler vil bli avvist. Side 9 av 12

10 10 av Innleveringssted Forespørsel om deltakelse bes sendt/innlevert til: Postadresse: Arbeids- og velferdsdirektoratet Økonomiavdelingen Anskaffelsesseksjonen Postboks 5 St. Olavs plass 0130 Oslo Gateadresse: Arbeids og velferdsdirektoratet Økonomiavdelingen Anskaffelsesseksjonen Sannergata 2 (I resepsjonen inngang Thorvald Meyersgt.) 3.4 Komplett forespørsel Komplett forespørsel om deltakelse skal ha følgende disposisjon og bestå av følgende punkter: 1. Brev som bekrefter leverandørens forespørsel om deltakelse i konkurransen 2. Dokumentasjon på leverandørens kvalifikasjoner 2.1 Skatteattester 2.2 HMS-egenerklæring (undertegnet) 2.3 Organisatoriske og juridiske stilling 2.4 Finansielle og økonomiske stilling 2.5 Tekniske og faglige kvalifikasjoner (herunder utfylte vedlegg 2 og 3) 2.6 Dokumentasjon for rådighet over ressurser fra tredjepart ifm kvalifikasjonskrav Alle svar skal gis under de respektive punktene og ikke i form av kryssreferanser eller henvisning til nettsider mv. 4 Oppdragsgivers behandling av forespørsler 4.1 Registrering av forespørsler Forespørsler skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal Oppdragsgiver skriftlig bekrefte når en forespørsel er mottatt. 4.2 Avvising av leverandører Oppdragsgiver skal i henhold til FOA (1) avvise leverandører som: ikke oppfyller krav som er satt til leverandørenes deltakelse i konkurransen, med forbehold av FOA 21-3, se punkt 2, har unnlatt å levere skatteattest i samsvar med FOA 17-14, med forbehold av FOA 21-3, se punkt 2.1, har unnlatt å levere HMS-egenerklæring i samsvar med FOA 17-15, med forbehold av 21-3, se punkt 2.1, har unnlatt å levere forespørsel om deltakelse i samsvar med FOA kapittel 16, eller ikke har levert slik forespørsel innen fristen, se punkt 3.2, Oppdragsgiver kjenner til er rettskraftig dømt for deltakelse i en kriminell organisasjon eller for korrupsjon, bedrageri eller hvitvasking av penger, og hvor ikke allmenne hensyn gjør det nødvendig å inngå kontrakt med leverandøren, eller Side 10 av 12

11 11 av 12 har blitt benyttet under utarbeidelsen av spesifikasjoner i strid med FOA 3-8. Oppdragsgiver kan også avvise leverandører dersom noen av vilkårene i FOA (2) er tilstede. 4.3 Utvelgelse av leverandører Oppdragsgiver vil invitere minst 3 og maksimalt 6 av de kvalifiserte leverandørene til å inngi tilbud, forutsatt at et tilstrekkelig antall leverandører blir kvalifisert. Utvelgelsen av leverandørene vil baseres på graden av oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i punkt 2.4. Følgende vekttall gjøres gjeldende ved vurderingen: Kvalifikasjonskrav Vekt Gjennomføringsevne 35 % Erfaring 50 % Kvalitetssikring 15 % Vurderingen av leverandørene vil foregå på følgende måte: Leverandørene gis en karakter for hvert kvalifikasjonskrav på en poengskala fra 0 til 10 der 10 er best. Hver av disse karakterene blir multiplisert med gjeldende vekttall. 4.4 Avviste og forkastede forespørsler Avviste og forkastede forespørsler vil ikke bli returnert. 4.5 Avlysing av konkurransen Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA 22-1 (1). 4.6 Opplysningsplikt Oppdragsgiver skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen avvises eller forkastes, jf. punkt 4.2 og 4.3, Oppdragsgiver beslutter å avlyse konkurransen, jf. punkt Øvrige bestemmelser 5.1 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova (lov av 19. mai 2006 nr. 16) 23. Ved en eventuell anmodning om innsyn i forespørselen om deltakelse, vil i utgangspunktet kun taushetsbelagte opplysninger (forretningshemmeligheter) kunne unntas offentlighet. Leverandør bes derfor levere en elektronisk versjon av forespørselen på minnebrikke i USB2- format der de opplysninger leverandøren mener må anses som taushetsbelagte merkes på en slik måte at opplysningene fortsatt er lesbare (f. eks. understreking eller fargemerking av teksten), jf. punkt 3.1, underpunkt 6. Det gjøres oppmerksom på at de opplysninger Side 11 av 12

12 12 av 12 leverandør markerer som taushetsbelagte kun vil være veiledende for Oppdragsgiver, da Oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av hvilke opplysninger som kan utgis. 5.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og hans ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, av hensyn til den opplysningen angår. 5.3 Forbud mot at Oppdragsgiverens ansatte deltar i konkurransen En ansatt hos Oppdragsgiveren kan ikke delta i konkurranse eller inngå kontrakt med den administrasjonen hvor han gjør tjeneste. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av Oppdragsgiverens ansatte. 5.4 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne anskaffelsen. 5.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg ved å delta er Oppdragsgiver uvedkommende. Side 12 av 12