2 Orientering om prosjektet

Transkript

1 2 Orientering om prosjektet 2.1 Tilbudets art og omfang Undervisningsbygg Oslo KF er et kommunalt foretak i Oslo kommune, som har til oppgave å utvikle, bygge, drifte og forvalte skolebyggene i Oslo. Foretaket er Oslos største eiendomsforvalter med ca. 1,3 millioner m2 fordelt på 177 skoler og 750 bygninger. Cirka elever og ansatte bruker daglig Undervisningsbyggs lokaler. Les mer om Undervisningsbygg på våre hjemmesider: Undervisningsbygg skal gjennomføre flytting av flere skoler i Omfanget er forholdsvis stort og det er stramme tidsfrister på flere av flyttingene. Flytteoppdragene gjelder både grunnskoler og videregående skoler. Noen skoler vil flytte inn i nybygde eller nyoppussede lokaler, hvor det er nytt inventar. Andre skoler skal flyttes til erstatningslokaler fordi skolen skal rehabiliteres. Det vil også være noen oppdrag hvor det kun skal flyttes internt på skolen. Oppdragets hoveddel er generell flytting, men i tillegg til flytting av læremidler og inventar, skal leverandøren også stå for nedpakking på eksisterende lokaler og utpakking i nye lokaler. Det er også behov for at leverandøren står for en del demontering og montering av fast inventar. Dette gjelder eksempelvis fastmonterte skap, garderobeløsninger, tavler og liknende. Eksemplene er ikke uttømmende. Mellomlagring i påvente av klart bygg, vil også være en del av oppdraget. På grunn av stort omfang og korte frister er entreprisen delt i 3 ulike deler. Det er mulig å gi pris på en eller flere deler: Del I - Intern flytting Huseby skole Nordvoll skole Voksen skole Berg skole Del II - Ordinær flytting Gran skole Haugen skole Eikelund vgs Nordpolen (Ila-elever) Hasle skole (spesialavdeling) Veitvet skole Ullern vgs Del III - Flytting med avhengigheter Edvard Munch vgs o Manglerud vgs inn o Holtet vgs (design og håndverk) inn o Kuben (design-håndverk-tekstil) inn o Elvebakken vgs (gullsmed) inn Konkurransegrunnlag Side 1 av 5

2 2.2 Beskrivelse av skolene Huseby skole Det vil være aktuelt med flytting av læremidler og arbeidsplasser til lærerne. 210 elever og ca. 20 elever vil bli berørt av flyttingen. Disse skal til FO-bygget fram til en superkube blir plassert på skolens eiendom (starten av 2016). Da skal de berørte flyttes fra FO-bygget til superkube. Det vil også bli noe intern flytting i skolebygget Nordvoll skole Skole skal flytte fra paviljong til Superkube på samme lokasjon. Oppdraget omfatter flytting av læremidler og lærerplasser. 15 elever og 8 lærere blir berørt av flyttingen. På Nordvoll er det viktig at elever får delta i flyttingen (spesialelever). Foregående år hjalp elevene selv til med flyttingen og oppdragsgiver ønsker å vireføre denne suksessen til Her blir det i tillegg tømming av paviljong, samt noe tømming fra hovedbygg Voksen skole Voksen skole skal flytte fra paviljong til ny Superkube på samme lokasjon. Oppdraget omfatter flytting av læremidler samt lærerplasser. Skolen har 6 autister, 6 multifunksjonshemmede og 13 PUH, 13 pedagoger og 15 assistenter. I tillegg flytter 4 ordinære klasser, ca. 120 elever inn i samme Superkube. Her blir det i tillegg tømming av paviljong, og noe tømming fra hovedbygg. Det vil i tillegg trolig være et flytteprosjekt i jan/feb 2016 hvor det vil bli endringer av klasserom i hovedbygg. Dette som et resultat av at paviljonger rives Berg skole Berg skole planlegger en omstrukturering fra dagens videregående skole til en barneskole med tre paralleller, totalt 588 elever. Skolen åpnet for inntak av ett trinn fra 2013 og et trinn i Skolen har 106 elever pt. Prosjektet er planlagt ferdigstilt til 2015, foruten gymsal og musikk, som skal stå klar til Skolen er etablert i midlertidige lokaler i bygg 02 på Berg skole og skal flyttes til bygg 03. Møblene skolen har i dag er bare 2 år gamle og skal gjenbrukes. Pr i dag, er det lagret en del møbler i den gamle kantinen. Noen av møblene de har i dag vil bli kastet Gran og Haugen skole Ungdomstrinnet ved Gran og Haugen skoler flytter inn i nye Granstangen skole (OPS prosjekt, Utbygger og eier er Backe). Det skal flyttes over læremidler samt lærerplasser. Dette gjelder begge skoler. På Gran vil rundt 102 elever og ca. 12 lærere bli berørt. På Haugen vil ca. 116elever og 14 lærere bli berørt. Samtidig skal det på Haugen skole bygges et tilbygg. Her vil det bli flytting av læremidler og arbeidsplasser til lærerne fra eksisterende bygg til nybygget. Byggene er koblet sammen slik at flytting vil kunne skje innendørs Eikelund vgs Skolen skal flyttes i sin helhet fra Eikelund VGS (Gaustad, sykehusskole). Hvor skolen skal flytte er usikkert. Inventar skal fjernes (kastes eller gis bort til andre skoler) Nordpolen (Ila-elever) Ungdomsskoleelever og lærere på Ila skole holder til i erstatningslokaler på Nordpolen skole og skal flytte til nyetablert Ungdomsskole på gamle Fagerborg vgs. Antall elever: 300. Antall lærere: 30. Læremidler og lærerplasser skal flyttes fra Nordpolen til Fagerborg Hasle skole Hasle skoles M-gruppe (8 årsverk) skal flytte fra Hasle skole til Teglverket skole. Oppdraget omfatter noen esker pr. ansatt og mye personlig brukerutstyr og tilpasset utstyr for 8 multihandikappede elever. Det vil samtidig bli noe kasting av stoler og bord på Hasle skole. Det er en stor paviljong som skal tømmes. Inventaret i paviljongen skal fordeles på 6 klasserom i skolebygget. Inventaret som står i disse 6 klasserommene skal kastes Konkurransegrunnlag Side 2 av 5

3 2.2.9 Veitvet skole Veitvet skole 1-10, 840 elever skal flytte fra eksisterende lokaler på Veitvet til ny OPS-skole. Utbygger og eier er Skanska. Begge skoler ligger på nesten samme område. Den gamle skolen skal avvikles. Flytteprosjektet skal i tillegg til ordinær flytting tømme hele skolen. Det vil kun være flytting av læremidler og lærerplasser Ullern vgs I perioden bygges ny skole på Ullern i samarbeid med næringslivet. Ullern vgs er del av en fremtidsrettet skolefaglig avtale med Oslo Cancer Cluster (OCC), som sikrer samarbeid med bedrifter og forskningsmiljøer. Skolen har om lag m2 av bygget, som totalt har m2. Flyttingen vil berøre ca. 600 elever og 60 lærere. Skolen skal flyttes fra Ullern vgs til Cort Adlers gate 30, Oslo Edvard Munch vgs Manglerud VGS flyttes inn i Edvard Munch vgs i sin helhet. Det er rundt 200 elever og 70 lærere. Det vil blant annet være flytting av store og kostbare instrumenter. Samtidig skal tre studielinjer fra tre ulike skoler også inn. Skolen skal avvikles og tømmes grunnet rehabilitering. Det er sannsynligvis enkelte spesialrom som skal bestå med inventar. Det meste av inventar skal kastes men det vil bli noe gjenbruk. Holtet vgs med Design og Håndverk, de er 50 elever og 5 lærere. Kuben med Design-håndverk-tekstil, de er 30 elever og 3 lærere. Elvebakken VGS med Gullsmedlinje, de er 20 elever og 4 lærere. Lambertseter vgs bruker skolen hele vårsemesteret og må ut av lokalene i god tid før disse fire kan flyttes inn. Utflyttingen av Lambertseter vgs inngår ikke i dette oppdraget. 2.3 Generell beskrivelse Eksempel på type utstyr/inventar som skal flyttes Det som blant annet skal flyttes er esker, møbler og inventar, bøker fra bibliotek, læremidler (lærebøker, håndverktøy og lettere maskiner), arkivskap, utstyr i kjemi og labrom, utstoppede dyr, printere og kopimaskiner, BIM lab (datalab), stasjonære og bærbare pc er etc Rengjøring Leverandørene er ansvarlig for rengjøring, rydding, orden, avfallssortering og fjerning av alt avfall etter ferdigstillelse av de arbeider som inngår i kontrakten Sikkerhet Leverandørene er ansvarlig for sikkerheten og sikring av materiell mot tyveri og skader i forbindelse med flyttingen. Om nødvendig må leverandørene leie sikkerhetsvakter for å sikre seg mot at uvedkommende tar seg inn i bygg når flytting pågår. Gjelder spesielt nye bygg eller nyrehabiliterte bygg Byggeplassens beliggenhet, tilgjengelighet og atkomstmuligheter til skoler Leverandørene har ansvaret for å sette seg inn i adkomstmuligheter til skolene Montering demontering Leverandørene må kunne stille med kompetent personell og utstyr til montering og demontering. Dette gjelder da for eksempel nedmontering av tavler, skap, garderober og liknende. Samt montering av disse på ny lokasjon. Eksemplene er ikke uttømmende Retningslinjer leveranser Tildekking og utstyr: Konkurransegrunnlag Side 3 av 5

4 Leverandøren skal iverksette nødvendige tiltak for å dekke til gulv, terskler, karmer, dører, heis etc., slik at innredninger eller bygningsdeler ikke skades i flyttingen. Eventuell skade på bygningsdeler/inventar/utstyr skal omgående meldes til oppdragsgiver og utbedres gjennom oppdraget, for leverandørenes regning. Leverandørene må selv ha med nødvendig utstyr og verktøy for inntransport, dvs. jekketralle, trådtraller, etc. Det er viktig at traller, etc. har gummihjul som ikke skader gulvene i bygget. Dersom trallene benyttes ute, må bakken dekkes til slik at ikke grus og småstein trekkes inn i bygget. Inventar må ikke under noen omstendigheter benyttes som stige, arbeidsbenk eller lignende Arbeidstid Størsteparten av arbeider gjennomføres innenfor ordinær arbeidstid. All bruk av overtid (se prisskjemaet) skal på forhånd avtales med oppdragsgiver Synlig arbeidsgiver Det stilles krav til synlig ID-kort/navneskilt (med tydelig markert arbeidsgiver) på alle som deltar på flyttingen. Dette gjelder personell som arbeider på vegne av leverandøren (ansatt og innleid). 2.4 Framdrift og oppfølgingskrav Intern flytting Skole Dato Huseby skole Nordvoll skole Voksen skole Berg skole Ordinær flytting Skole Dato Gran skole Juni/juli Haugen skole Juni/juli Nordpolen (ila-elever) eller (overlevering 01.08) Hasle skole Veitvet skole Ullern vgs Eikelund vgs Etter 20. juni og være ferdig tømt innen 1. aug Flytting med avhengigheter Skole Manglerud vgs (hele skolen) Holtet vgs (design og håndverk) Kuben (design-håndverk-tekstil) Elvebakken vgs (gullsmed) Dato 19. juni -30. juni Personell prosjektleder og arbeidsleder/flytteleder Leverandørene skal utnevne en egen prosjektleder som får overordnet ansvar for prosjektet, og skal følge opp skolene og Undervisningsbyggs kontaktperson i hele flytteprosessen. Den dedikerte personen skal følge opp kontraktsforpliktelsene i henhold til kontrakt, følge opp fremdrift og skaffe til veie rapporter om oppdragsgiver ønsker det. Konkurransegrunnlag Side 4 av 5

5 Leverandørene skal også utnevne en egen arbeidsleder/flytteleder som får overordnet ansvar for den enkelte flytteprosessen. Her inngår bl.a. veiledning til skolene i forbindelse med merkesystem, klargjøring og pakking av det som skal flyttes. Vedkommende må kunne beherske norsk eller engelsk muntlig og skriftlig Rapportering Leverandør skal levere en skriftlig ukentlig rapport til UBF og UDE, denne rapporten skal inneholde et kort sammendrag fra hver skole. Rapporten skal foreligge elektronisk innen kl mandag hver uke Overlevering Når flyttingen på den enkelte skolen er ferdig, plikter leverandør å gjennomføre en ferdigbefaring på de aktuelle lokasjonene og kontrollere at arbeidet er gjennomført i henhold til avtale. 2.5 Budsjett/prisoverslag Oppdrag utføres etter medgåtte mengder og timer hvor det på forhånd avtales et budsjett for oppdraget så langt det er mulig, basert på enhetspriser og antatte mengder. Til beskrivelsen av det enkelte oppdrag utarbeider leverandørene derfor et tilhørende budsjett. Budsjettet skal utformes slik at det tar høyde for og omfatter de ytelser som er angitt i oppdragsgivers beskrivelse for hvert oppdrag. Ytelser som ikke er nevnt spesielt i prosjektbeskrivelsen, men som naturlig hører til en komplett løsning av oppdraget, skal også medregnes i budsjettet. Oppdragsgiver understreker at budsjettet ansees som en økonomisk ramme for gjennomføringen av oppdraget. Eventuelle endringer avtales særskilt, og ett justert budsjett skal utarbeides. Oppdragsgiver kan kreve at tilleggsarbeider faktureres separat, for å kunne oppnå bedre kostnadskontroll. Endringer med priskonsekvenser ved utsettelser, forsinkelser eller andre endringer som kan tilbakeføres til forhold ved Undervisningsbygg, skal avtales særskilt i hvert enkelt tilfelle. Slike avtaler skal behandles i henhold til kontraktsbestemmelsene. 2.6 Skole i drift Det må påregnes at skolen skal være i drift i noen oppdrag. Leverandørene må derfor ta tilbørlig hensyn til skolens elever og ansatte, og ivareta de hensyn som framgår av Undervisningsbyggs SHA-plan mht. låserutiner, samordnet bruk av fellesområder, trafikk og parkering mm. Det er ikke ønskelig med kjøring i skolegården når det oppholder seg elever der. Ellers kan kjøring avtales med skolen, men da med følgemann. Utover normal SHA må det påregnes ekstra tiltak og sikring ved alle former for arbeider på skolens område. Det forutsettes at leverandøren tilpasser sine arbeider med de øvrige aktivitetene på arbeidsstedet. Spesielt støyende aktiviteter må legges til tidspunkter det ikke foregår undervisning. 2.7 Krav til leverandør knyttet til faktureringsrutiner Leverandørene må forholde seg til Undervisningsbygg elektroniske ordrehåndtering og krav til fakturautforming med løpenummer og referanse til bestiller. Oslo kommune har elektronisk fakturering, og det kreves elektronisk faktura for alle oppdrag. Leverandøren må altså ha et system for å fremsette elektroniske fakturaer med vedlegg. Les mer om inngående e-faktura her: oslo.kommune.no/fakturasentral/elektronisk_faktura/ 2.8 Revisjon og kontroll Leverandørene plikter å medvirke i nødvendig grad, når Undervisningsbygg gjennomfører revisjoner, for eksempel ved kontroll av lønns- og arbeidsvilkår og ved stikkprøvekontroll for hvorvidt kontraktens øvrige vilkår overholdes. Leverandørene plikter å levere dokumentasjon på forespørsel og plikter å bidra med nødvendig informasjon og innsyn slik at revisjon kan gjennomføres. Oppdragsgiver vil varsle revisjon skriftlig og gi frist for innlevering av dokumentasjon. Brudd på denne plikten sanksjoneres med en dagmulkt på kr 300,- pr hverdag etter skriftlig varsel. Oppdragsgiver kan velge å engasjere en fullmektig til å gjennomføre et eventuelt innsyn og stedlig kontroll. Konkurransegrunnlag Side 5 av 5