Rammeavtale vaktmestertjenester

Transkript

1

2 Table of contents 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov 1.3 Deltilbud 1.4 Viktige datoer 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Gjennomføring av anbudskonkurransen Valg av leverandør 2.2 Tilbudsåpning og innstilling 2.3 Krav til lønns- og arbeidsvilkår 2.4 Offentlighet og taushetsplikt 2.5 Vedståelsesfrist 2.6 Oppsigelse og mislighold 2.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget 2.8 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon 3 KVALIFIKASJONSKRAV 4 KRAVSPESIFIKASJON 4.1 Krav til kompetanse 4.2 Krav til maskiner og utstyr 4.3 Krav til bestilling og respons 4.4 Krav til levering 4.5 Krav Service 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Pris Timepris Tilkjøring og henting av maskiner og utstyr Leie av maskiner og utstyr 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING 6.1 Innlevering av tilbud 6.2 Tilbudets utforming ved levering 7 VEDLEGG

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Om oppdragsgiver Strand er den største kommunen i Ryfylke med ca innbyggere. Jørpeland er kommuneog regionssenter. Strand kommune er i gang med mange spennende investeringsprosjekter innenfor bygg, veganlegg og annen infrastruktur. Ved årsskiftet fikk kommunen fastlandsforbindelse til Stavanger gjennom tunnelprosjektet Ryfast. 1.2 Beskrivelse av oppdragsgivers behov Strand kommune ønsker gjennom denne konkurransen å inngå rammeavtale med en leverandør for 2 år med opsjon på ytterligere 1+1 år. Formålet med anskaffelsen er vaktmestertjenester og leie av maskiner og utstyr. Vaktmestertjenester er tjenesteoppdrag i forbindelse med Strand kommunes bygg, eiendommer, og andre områder som kommunen har drifts- og/eller vedlikeholdsinteresser i. Rammeavtalen skal også omfatte lukking av avvik på lekeplassutstyr iht. NS-EN 1176 og NS-EN 1177, samt utføring av funksjonsettersyn på lekeplassutstyr. Tjenesten gjelder ikke hovedettersyn eller kjøp av nytt lekeplassutstyr da det omfattes av eget anbud. Timepris som tilbys skal inkludere nødvendig kurs/opplæring i NS 1176 og NS Delen for leie av maskiner og utstyr skal være tilgjengelig for alle kommunens virksomheter, men vil i all hovedsak bli benyttet av bygg og eiendomsavdelingen. Oppdragsgiver har igjennom rammeavtale for grave- og veiarbeid avtale for leie av minigraver, gravemaskin og hjullaster. Oppdragsgiver har egne ansatte i vaktmestertjenesten som hovedsaklig har ansvar for denne type tjenester. Det oppstår imidlertid behov for ekstrahjelp fra tid til annen. Anskaffelsens verdi estimeres til kr ,- for perioden. Estimatene er i all hovedsak basert på historiske tall, og medfører ikke noen forpliktelser for Oppdragsgiver eller rettigheter for leverandøren. Det tas forbehold om endringer som følge av endrede økonomiske rammevilkår, organisatoriske endringer, kommunal aktivitet og politiske vedtak. For anskaffelser som oppdragsgiver definerer som egne prosjekter, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjennomføre egne konkurranser, samt konkurranseutsette oppdrag over kr ,- 1.3 Deltilbud Kommunen skal inngå en avtale for hele leveransen med en leverandør. Deltilbud er ikke tillatt. 1.4 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt

4 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 9/10/ :00 PM Frist for å levere tilbud 9/17/ :00 PM Tilbudsåpning 9/17/ :00 PM Evaluering Uke 39 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører Uke 39 Kontraktsinngåelse Uke 39 Tilbudets vedståelsesfrist 3 måneder Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er foreløpige. En eventuell forlengelse av vedståelsesfrist kan kun skje med leverandørens samtykke. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR del I og del II. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren åpen tilbudskonkurranse jfr. FOA 8-3. Oppdragsgiver planlegger å tildele kontrakt uten å ha dialog med leverandørene utover å foreta eventuelle avklaringer/korrigeringer. Dialog gjennom forhandlinger kan likevel bli gjennomført dersom oppdragsgiver, etter at tilbudene er mottatt, vurdere det som hensiktsmessig. Utvelgelsen vil i så fall bli gjort etter en vurdering av tildelingskriteriene. Det presiseres at ingen leverandører kan forvente dialog om sitt tilbud og derfor må levere sitt beste tilbud. Denne anskaffelsen følger prosedyren om åpen nasjonal anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger.

5 Tilbud som inneholder forbehold, feil eller er uklare eller ufullstendige og som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenlignet med de andre tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser. Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de vilkår og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg Gjennomføring av anbudskonkurransen Etter gjennomgang av innkomne tilbudsdokumenter, kan det bli nødvendig med avklaringer. Dette for å sikre at begge parter har den samme forståelsen av konkurransegrunnlaget og det innleverte tilbud, samt for å få oppklart eventuelle misforståelser eller uklarheter. Eventuelle avklaringer vil skje ihht Forskriftens paragraf 21-1 punkt 2 a. Vi forbeholder oss retten til å kunne forkaste tilbud som ikke er utfylt i samsvar med retningslinjene Valg av leverandør På bakgrunn av evaluering av innleverte tilbud, blir det tildelt kontrakt. Samtlige tilbydere vil bli orientert skriftlig i forkant av kontraktinngåelse, jfr. Forskriftens paragraf Her vil det framgå begrunnelsen for valget, samt frist for klage over beslutningen. Dersom leverandørenes tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av oppdragsgivers krav må dette presiseres i et eget vedlegg. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere avvik uten kontakt med leverandør. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik fra minstekrav. Leverandør har et selvstendig ansvar for å oppfylle kvalitetskravene som fremkommer i dette konkurransegrunnlag. 2.2 Tilbudsåpning og innstilling Leverandørene har ikke rett til å være tilstede ved åpning av tilbudene. Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt vil bli skriftlig meddelt samtidig til leverandørene senest 10 dager før kontrakt inngås. Kontrakt inngås på det tidspunkt da kontrakt er signert av begge parter. Meddelelsen vil inneholde begrunnelse for valget og angi en karensfrist på 10 dager. 2.3 Krav til lønns- og arbeidsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr Offentlighet og taushetsplikt For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-3 og 7-4 og, jf. forvaltningsloven Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i avsnittet "Viktige datoer" 2.6 Oppsigelse og mislighold Avtalen har en gjensidig oppsigelsestid på 6 måneder. Oppsigelsen skal gjøres skriftlig og inneholde begrunnelse.

6 Ved mislighold av avtalen kan avtalen sies opp av begge parter med øyeblikkelig virkning. 2.7 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer vil bli sendt til alle som har meldt sin interesse i Mercell. Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel av en Tilbyder, vil umiddelbart bli sendt til alle de øvrige i anonymisert form. Opplysninger om rettelser, suppleringer og endringer kunngjøres elektronisk via Mercell portalen. Ved en revisjon av konkurransen, vil dette vises som en ny versjon av konkurransen. Når det gjelder tilleggsopplysninger vil dette fremkomme i fanebladet Tilleggsinformasjon i Mercell portalen. Leverandører som allerede har meldt sin interesse vil også få en melding via sin e-post, om at det er gitt tilleggsinformasjon på konkurransen, eller det er gjort en revisjon av konkurransen. Følg da denne linken i denne meldingen slik at du kommer inn på den aktuelle konkurransen. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles til oppdragsgiver via kommunikasjonsmodulen i Mercell portalen. 2.8 Kommunikasjons og tilleggsinformasjon All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell-portalen. Dette for at all kommunikasjon skal loggføres. Når du er inne på konkurransen skal du velge fanebladet Kommunikasjon. Klikk deretter på ikonet "Ny melding" i menylinjen. Skriv inn informasjon til oppdragsgiver og trykk deretter på "Send". Oppdragsgiver mottar så meldingen din. Hvis spørsmålet angår alle tilbydere vil oppdragsgiver besvare dette anonymisert ved å gi svaret som en tilleggsinformasjon. Tilleggsinformasjon er tilgjengelig under fanebladet Kommunikasjon og deretter underfanebladet Tilleggsinformasjon. Du vil også få en e-post med en link til tilleggsinformasjonen. All kommunikasjon både i anbudsprosessen og kontraktsperioden skal foregå på norsk. Dette gjelder også kommunikasjon med utførende personell fra leverandøren. 3 KVALIFIKASJONSKRAV For å kunne få sitt tilbud evaluert må leverandøren levere egenerklæring om at han oppfyller samtlige av de kvalifikasjonskravene som er oppgitt nedenfor. Den eller de leverandørene som blir innstilt til kontraktsinngåelse må før kontrakt inngås dokumentere oppfyllelse av kvalifikasjonskravene i henhold til de opplyste dokumentasjonskrav. Documentation demands to suppliers organisation and legal position Company registration certificate

7 Company registration certificate Krav om å fremlegge skatteattest for merverdiavgift og skatt Faglige kvalifikasjoner Erfaring: Det kreves erfaring fra minst to tilsvarende oppdrag. For å dokumentere dette skal det vedlegges en liste over de viktigste tilsvarende leveranser eller utførte tjenester, og denne skal inneholde følgende opplysninger: - Navn på kundene - Kontaktperson(er), telefonnummer og e- postadresse - Kort beskrivelse av oppdraget/omfanget - Tidspunkt/kontraktsperiode. Relevante kunder fra listen vil kunne bli kontaktet. 4 KRAVSPESIFIKASJON Kravspesifikasjonen er de nærmere definerte krav som Oppdragsgiver stiller til de varer/tjenester som skal anskaffes. Dersom leverandørens tilbudte tjeneste ikke tilfredsstiller enkelte av Oppdragsgivers krav må dette presiseres i et eget vedlegg. Avvikene skal være presise og entydige, og skal være beskrevet slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med leverandør. Oppdragsgiver forbeholder retten til å avvise tilbud som inneholder vesentlige forbehold eller avvik fra minstekrav. Leverandøren har et selvstendig ansvar for å oppfylle kvalitetskravene som fremkommer i dette konkurransegrunnlag. 4.1 Krav til kompetanse Det kreves at tilbyder oppgir minimum en nøkkelperson som skal utføre oppdragene med vaktmesterkompetanse eller annen tilsvarende kompetanse med CV. Dette oppgis som eget vedlegg. Nøkkelperson skal ha gjennomført fallsikringskurs. 4.2 Krav til maskiner og utstyr Maskiner og utstyr skal være vedlikeholdt og sertifisert i henhold til gjeldende regler. Leverandøren skal kun få levert maskiner/ utstyr som tilfredsstiller helse, miljø- ogsikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko forskade på brukere eller miljøet. I kontraktsperioden kan det være endring i utstyrsbehovet. Oppdragsgiver ønsker i samarbeid med leverandøren å utvikle mer miljøvennlige løsninger. 4.3 Krav til bestilling og respons Leverandør skal være tilgjengelig for bestillinger på hverdager mellom kl og Krav til levering Leieobjekt skal kunne leveres til angitt sted i Strand kommune Med leveringstid menes tid fra leverandøren har bekreftet bestilling til maskin/utstyr er tilgjengelig for oppdragsgiver. Bestilte maskiner/utstyr skal kunne leveres innen kl 8 dagen etter, dersom den er bestilt innen kl 12. Dersom leverandøren bekrefter ved bestilling at de ikke kan levere bestilt maskin/utstyr i ønsket i d k d i b d l d

8 periode, kan oppdragsgiver benytte seg av andre leverandører. 4.5 Krav Service Leverandøren skal gi nødvendig opplæring i bruk av de leide maskiner og utstyr til oppdragsgivers brukere. Kostnaden i forbindelse med opplæring inkluderes i leieprisen. Ved feil/brekkasje, skal nytt utstyr erstattes/repareres kostnadsfritt og være tilgjengelig på arbeidssted innen et døgn. Overholdes ikke dette, er det ansett som et avvik. Leverandøren må dekke dokumenterte merutgifter påført leietaker utover et døgn. 5 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen vil skje på bakgrunn av hvem som inngir den beste totalprisen. 5.1 Pris Totalpris oppgitt i prisskjema blir lagt til grunn for evaluering. Tilbyder med lavest pris vil få 10 poeng, mens de andre tilbyderne vil få poengsum etter forholdsmessig metode. Timepris inklusive oppmøte skal legges inn i prisskjema pkt 1.1 Priser for tilkjøring og henting av utstyr legges inn i prisskjema pkt 1.2 Priser for leie av maskiner og utstyr legges inn i prisskjema pkt 1.3. Fakturering etterskuddsvis med forfall pr. 30 dager. Fakturagebyr vil ikke bli dekket. Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. Estimater som er oppgitt i prisskjema er ikke bindende. De skal ikke medføre noen forpliktelser for oppdragsgiver eller rettigheter for tilbyder. Prisskjema gjenspeiler sum over fire år. Antallene som er oppgitt er i all hovedsak estimater for å gjennomføre konkurransen. Oppdragsgiver garanterer ikke for estimatene i gjennomføringen. Alle gule felter i prisskjema skal fylles ut. Dette for at prisene skal kunne sammenlignes. Dersom det mangler pris i et felt, vil høyeste pris fra de andre tilbudene + 10% bli brukt i evalueringen. Dersom det ikke er mulig for oppdragsgiver å prise manglende felter, vil dette føre til avvisning av tilbudet. Prisene kan reguleres i henhold til konsumprisindeksen den 1.1 hvert år, med basis i indeksen oktober forut for hvert reguleringstidspunkt. Første regulering er 1. januar Prisregulering må varsles innen Timepris For arbeid som utføres på Strand kommunes anlegg, starter medgått tid ved oppmøte der arbeidet skal utføres(fremmøtested), og slutter når man forlater fremmøtestedet. Prisene som oppgis skal inkludere tilkomst, reisetid, ferje, bompenger og andre reisekostnader. Tjenesteyter skal ved oppmøte på fremmøtested stille iført nødvendig arbeidstøy og arbeidsutstyr som oppdraget behøver i henhold til å ivareta nødvendig HMS. Prisene som oppgis/medgått tid inkluderer: Reisetid til og fra avtalte fremmøtested Forberedelser som er nødvendige for å gjennomføre arbeidet, herunder omkledning og vask av påbudt arbeidstøy Pauser, herunder lunsj og annet

9 Møter med Strand kommune for avklaringer og planlegging av oppdraget, herunder befaringer som er nødvendig for å gjennomføre oppdraget eller å gi prisestimat/tilbud på avrop, samt kvartalsvise samarbeidsmøter med Strand kommune for gjennomgang av arbeider, rutiner mv. Grunnopplæring i HMS Tjenesteyters bruk av tid til egen administrasjon Tjenesteyters kostnader knyttet til overnevnte ikke-fakturerbare tid og andre utgifter i forbindelse med oppdraget, godtgjøres ikke, med mindre det er særskilt avtalt på forhånd. Dette gjelder også fakturagebyr Tilkjøring og henting av maskiner og utstyr Tilkjøring og henting er oppdelt i geografiske områder. Antallet som er oppgitt er basert på at levering er èn tjeneste, og henting er èn tjeneste. For levering og henting av utstyr er dette ansett som to tjenester. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kunne hente og levere maskiner og utstyr selv. Priser for tilkjøring og henting av maskiner og utstyr fylles ut i prisskjema punkt 1.2, og skal inkludere alle kostnader tilbyder har ved kjøringen, herunder lønnskostnader, drivstoffutgifter, ferjeutgifter, bomutgifter, reisekostnader og annet Leie av maskiner og utstyr For maskiner og utstyr som skal leies av Strand kommune skal pris oppgis for leie per døgn. Dette skal oppgis i prisskjema pkt 1.3. Døgnprisen skal inkludere forsikring og vasking/klargjøring, samt andre kostnader som naturlig hører til. Strand kommune har egen avtale for leie av minigraver, gravemaskin og hjullaster i Rammeavtale Grave- og veiarbeid. Oppdragsgiver dekker benyttet drivstoff. Ved fakturering av drivstoff skal påslaget ikke overstige 10%. Rabatt for øvrig utstyr gjelder for alle maskiner og alt utstyr som tilbyder har tilgjengelig. Det gjelder også for maskiner og utstyr som gjøres tilgjengelig i perioden. Prisliste skal legges ved som vedlegg. 6 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Bekreft ønske om å levere tilbud elektronisk i Mercell ved å gå til fanebladet Gi tilbud, og deretter trykke på knappen Jeg ønsker å tilby." Dette er kun ment som en indikator på hvorvidt innkjøper kan forvente tilbud eller ikke. Du binder deg ikke som leverandør ved å bekrefte at du ønsker å tilby. Det er ønskelig at tilbyder bekrefter om de ønsker å tilby så raskt som mulig. 6.1 Innlevering av tilbud

10 Alle tilbud skal leveres elektronisk via Mercell portalen, innen tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. (Systemet tillater heller ikke å sende inn tilbud elektronisk via Mercell etter tilbudsfristens utløp.) Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e-post til: support@mercell.com. Det anbefales at tilbudet leveres i god tid før fristens utløp, f.eks. minimum 1 time før tilbudsfristens utløp. Skulle det komme tilleggsinformasjon fra oppdragsgiver som fører til at du ønsker å endre tilbudet ditt før tilbudsfristen utgår, kan du gå inn og åpne tilbudet, gjøre eventuelle endringer og levere på nytt helt inntil tilbudsfristen utgår. Det sist leverte tilbudet regnes som det endelige tilbudet. 6.2 Tilbudets utforming ved levering Følgende dokumenter skal legges ved under fanebladet Dokumenter i Mercell-portalen: Dok 01 - Tilbudsbrev Dok 02 - Utfylt Prisskjema Dok 03 - Utfylt Referanseskjema Dok 04 - CV på nøkkelperson Dok 05 - HMS erklæring Dok 06 - Prisliste øvrige maskiner og utstyr leverandøren kan tilby 7 VEDLEGG Vedlegg 1 - Prisskjema Vedlegg 2 - HMS erklæring Vedlegg 3 - Referanseskjema Vedlegg 4 - Standard kontraktsvilkår for Strand kommune Name Description Version Change date Vedlegg 1 - Prisskjema.xlsx 1 8/20/2020 7:56 AM Vedlegg 2 - HMS erklæring.docx 1 8/17/2020 7:53 AM Vedlegg 3 - Referanseskjema.xlsx 1 8/17/2020 7:53 AM Vedlegg 4 - Standard kontraktsvilkår for Strand kommune.pdf 1 8/17/2020 7:53 AM (1) Name Change date Description 8/20/2020 8:27 AM