Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Frøya kommune Arkivsak: Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Kommunestyresalen, herredshuset Møtedeltakere: Johan G. Foss, leder Jarl Arthur Dyrvik, nestleder Lars Ø. Nordgård Johan Eldar Wingan Kirsten Dragsnes Forfall: - Andre møtende: Svanhild Mosebakken, Frøya kommune Kjell Næssvold, Revisjon Midt-Norge IKS Torbjørn Berglann, Konsek Kopi: Ordfører, rådmann, Frøya kommune, Revisjon Midt-Norge IKS Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/torbjørn Berglann på telefon , eller Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Johan G. Foss (sign.) Leder av kontrollutvalget Torbjørn Berglann Rådgiver, Konsek

2 Sakliste 019/14 020/14 021/14 022/14 023/14 024/14 025/14 026/14 027/14 Godkjenning av protokoll Aksjesalg Suma Næringsutvikling Orientering fra rådmannen Referatsaker Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer Forvaltningsrevisjon - Eiendomsforvaltning i Frøya kommune Vesentlighets- og risikovurdering - forarbeid til plan for selskapskontroll Forslag til økonompilan og budsjett for 2015 for kontrollutvalget Eventuelt

3 Godkjenning av protokoll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Torbjørn Berglann 033, &17 14/110-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll fra utvalgets møte 26. mai. Protokollen er tidligere distribuert til utvalget. Saksnr 019/14

4 Aksjesalg Suma Næringsutvikling Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 020/14 Torbjørn Berglann /52-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Frøya kommunes salg av aksjer i Suma næringsutvikling kan ha medført tap av inntekter og omdømme og er et brudd på god forvaltningsskikk. Saken demonstrerer behovet for grundig, kvalitetssikret administrativ saksbehandling når kommunen selger eiendeler. Kontrollutvalget ber rådmannen iverksette tiltak for unngå lignende saker i framtiden og legge tiltakene fram for kommunestyret i egen sak i løpet av høsten Saksutredning Kommunestyret i Frøya kommune vedtok å i møte 19. januar 2014 å selge sine aksjer i Suma næringsutvikling. Kontrollutvalgets sekretariat har i e-post fra en innbygger fått spørsmål som dreier seg om: 1. Mulige brudd på habilitetsbestemmelsene i forbindelse med kommunestyrets behandling 2. Uenigheter i selskapets styre om kommunens salg av aksjer, som ikke er kjent for rådmannen. Det antydes i e-posten at disse er relevante for saken og at saken derfor ikke er tilstrekkelig opplyst fra rådmannens side. 3. Kommunens forvaltning av fellesskapets verdier Saken om Suma næringsutvikling var oppe som en orienteringssak i formannskapet i desember Formannskapet ble da orientert om at Sigbjørn Larsen tilbød seg å kjøpe kommunens aksjer i Suma næringsutvikling, alternativt å selge sin egen aksjepost i selskapet til kommunen. Larsen trakk senere tilbudet om å selge sine egne aksjer til kommunen, men opprettholdt tilbudet om å kjøpe kommunens aksjer. Dette tilbudet ble behandlet i formannskapet 16. januar. Rådmannen innstilte på at kommunen skulle benytte seg av tilbudet ut fra følgende vurdering: I perioden har det vært liten aktivitet i selskapet med et akkumulert negativt resultat på Etter samtale med selskapets fungerende styreformann er det pr. dato et dårlig grunnlag for realisering av selskapets hovedformål, veiforbindelse mellom Mausund og Sula.

5 Det har i tillegg de senere år vært dissens blant selskapets eiere vedrørende eierforhold og drift, og ut fra dagens eiersits anses det som vanskelig å tilrettelegge en fornuftig drift. Ut fra dagens status vil selskapets kapital løpende tappes, og det anses som liten nytte for Frøya kommune. Da revidert tilbud kun gjelder salg av Frøya kommunes aksjer anbefales dette. Frigjort kapital kan eventuelt benyttes på andre måter/formål tilknyttet «Øyrekka». Formannskapet sendte saken til kommunestyret med rådmannens innstilling. Kommunestyret vedtok å selge aksjene i Suma næringsutvikling med 13 mot 9 stemmer. Styreleder i Suma næringsutvikling sitter i formannskapet og i kommunestyret. Han ble erklært inhabil i begge organ og fratrådte saksbehandlingen. I saken som ble lagt fram til politisk behandling er verdien av selskapet vurdert ut fra kontantbeholdningen , kr , og kostprisen på selskapets to eiendommer i øyrekka, kr , totalt kr Rådmannen vil være til stede under kontrollutvalgets behandling og svare på spørsmål. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 1. Vi mener at habilitetsbestemmelsene ikke er brutt. Styreleder har fratrådt den politiske behandlingen i både formannskapet og i kommunestyret. Sekretariatet er ikke kjent med andre mulige habilitetskonflikter i saken. Vi mener derfor at den politiske saksbehandlingen har skjedd i tråd med habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven. 2. I e-posten hevdes det at styret er delt i synet på kommunens aksjesalg og at denne uenigheten ikke er kjent for rådmannen. Sekretariatet har ikke forsøkt å få verifisert denne påstanden fra annet hold, men vil påpeke at det ikke er uvanlig med uenighet i et styre. I denne saken er spørsmålet om den påståtte uenigheten om kommunens aksjesalg var relevant for saken og for rådmannens vurdering. Hvis uenigheten var relevant for saken burde den i så fall vært omtalt i saksframlegget til formannskapet. Styrets formann har opplyst til rådmannen at det har vært liten aktivitet i selskapet de siste årene og at det er dårlig grunnlag for realisering av selskapets hovedformål. Sekretariatet mener at dette sannsynliggjør at selskapets hovedformål fortsatt ikke ville blitt realisert hvis kommunen opprettholdt eierskapet i selskapet. Sekretariatet kan ikke se at de påståtte uenighetene i styret har særlig relevans for salget. 3. Aksjene er solgt etter vedtak i kommunestyret, med en pris tilsvarende kostpris, direkte til tilbyder uten forutgående utlysing av salget. Rådmannens argument for å selge til kostpris er at selskapet ikke skal drive næringsvirksomhet og ikke skaffe utbytte til eierne, slik at kostpris dermed er et reelt verdigrunnlag. Selskapets vedtekter kan endres med 2/3 flertall, og dermed også selskapets formål, og dette vil være utenfor kommunens kontroll når kommunen ikke lenger er eier. Det er derfor ingen hindere mot at SUMA næringsutvikling kan omdannes til et selskap som både kan drive næringsvirksomhet og betale utbytte til sine eiere. Selskapets verdi må som et minimum tilsvare den reelle verdien til

6 selskapets eiendeler. Disse eiendelene vil også tilfalle eierne dersom selskapet skulle avvikles. Det er ikke en nødvendig sammenheng mellom anskaffelseskostnad og rell verdi, og rådmannen burde i det minste gjort en vurdering av dette. Aksjene er solgt direkte til tilbyder uten at kommunen har forsikret seg om at de er solgt til markedspris. Dette kan være å favorisere én aktør, noe som er brudd med prinsippet om likebehandling i offentlig forvaltning. Direktesalget av aksjene kan ha vært til hinder for at andre mulige kjøpere kunne legge inn bud. Budrunder mellom flere aktører kunne gitt kommunen større inntekter av salget. På denne bakgrunnen konkluderer kontrollutvalgets sekretariat med at rådmannens utredning i forkant av aksjesalget var utilstrekkelig som beslutningsgrunnlag. I tillegg kan utredningen ha medført tap av inntekter. Direktesalget er dessuten brudd på god forvaltningsskikk.

7 Orientering fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 021/14 Torbjørn Berglann /33-16 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget ønsker tilbakemelding på kommunens oppfølging av et tilsyn fra Fylkesmannen i oppvekstsektoren, og et tilsyn utført av Direktoratet for sikkerhet og beredskap, DSB, med det brannforebyggende arbeidet. Frøya kommune som barnehagemyndighet Fylkesmannen gjennomførte i 2013 tilsyn med Frøya kommune som barnehagemyndighet med følgende resultat: 1. Frøya kommune gjennomfører ikke godkjenning av barnehagene etter barnehagelovgivningen. 2. Frøya kommune gjennomfører ikke tilsyn med barnehagene i kommunen. 3. Frøya kommune har ikke rutiner som sikrer at midlertidige dispensasjonerfra utdanningskravet for styrer og pedagogisk leder blir omsøkt og saksbehandlet forsvarlig. Frøya kommune fikk frist til med å lage en plan med tiltak for å korrigere avvikene i rapporten. I sitt svar til Fylkesmannen la kommunen opp til å utarbeide planer, retningslinjer og prosedyrer innen Kontrollutvalget ønsker nå en orientering om hvordan kommunen har fulgt opp disse. Tilsyn med brannvesenets forebyggende arbeid DSB undersøkte i 2013 hvordan Frøya kommunes brannvesen ivaretok det brannforebyggende arbeidet. Tilsynet avdekket at kommunen knapt har gjennomført tilsyn i såkalte særskilte brannobjekter.dette er bygg som er av viktig kulturhistorisk verdi, eller hvor brannfaren eller konsekvensene av en brann er stor. Kommunen har heller ingen oppdatert liste over disse bygnigene. Tilsynet konkluderte med at: Kommunens internkontrollsystem, som skal sikre at krav til brannforebyggendeoppgaver fastsatt i eller i medhold av brann- og eksplosjonsloven overholdes, er ikke tilfredsstillende Kontrollutvalget behandlet tilsynet i sak 4/14 og fattet følgende vedtak:

8 1. Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging i forhold til å lukke avviket som ble påpekt i tilsynsrapporten. 2. Kontrollutvalget ber om å få skriftlig bekreftelse fra rådmannen når internkontrollsystemet, som skal sikre at krav til brannforebyggende oppgaver overholdes, er på plass. Rådmannen er bedt om å oversende den skriftlige bekreftelsen. Den vil bli lagt fram i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler utvalget å ta rådmannens redegjørelser til orientering.

9 Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 022/14 Torbjørn Berglann 033, &17 14/110-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Vedlegg Invitasjon Br Tilbakemeldingsbrev etter revisjon av årsregnskap for 2013.pdf Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Tilbakemelding til Frøya kommune etter årsoppgjøret 2. Invitasjon til samling for kontrollutvalgene 3. Selskapskontroll av Trønderenergi merforbruk av revisjonstimer i forbindelse med selskapskontrollen.

10 inviterer til. SAMLING FOR KONTROLLUTVALGENE 15. oktober 2014 Quality Hotel Panorama, Tiller

11 Program 09:30 Registrering og kaffe 10:00 VELKOMMEN FYLKESMANNEN OG KONTROLLUTVALGET Seniorrådgiver Stule Lund, enhet for kommunal samordning hos fylkesmannen 10:35 Beinstrekk 10:45 KAN KONTROLLUTVALGENE FOREBYGGE KORRUPSJON? Innledning ved Anders Berg-Olsen, Handelshøyskolen i Trondheim 11:30 Spørsmål og diskusjon 12:00 Lunsj 13:00 TEMA FRA KONTROLLUTVALGSARBEIDET Ola Huke, KU-leder Melhus: Kontrollutvalgsmedlem og politiker? Johan G. Foss, KU-leder Frøya: Ny i kontrollutvalget hva bør/må prioriteres? Refleksjoner ut fra egne erfaringer. 13:30 Gruppediskusjon (inkl. beinstrekk) 14:00 HØRING OM BIOGASS I MALVIK Erfaringer med høring som metode. Hva har vi lært? Per-Arild Lyng, nestleder kontrollutvalget Terje Granmo, ordfører 14:30 Spørsmål og diskusjon 14:50 HVA SKJER? INFORMASJON OG DISKUSJON OM NYTT OG NYTTIG 15:00 AVSLUTNING OG VEL HJEM! Vi setter av god tid til spørsmål og diskusjoner, og legger vekt på at dagen skal bli nyttig og interessant for deltakerne. Har du aktuelle problemstillinger eller synspunkter innen de ulike temaene, så ta dem gjerne med eller tips oss på forhånd! Praktiske opplysninger Påmelding: Bindende påmelding til følgende e-post adresse: eva.bekkavik@konsek.no, eller pr telefon: Innen: 22. september 2014 Konferanseavgift: Kr. 0,- for kontrollutvalgsmedlemmer innenfor KonSek samarbeidet. Kr. 800,- for deltakere utenfor KonSek samarbeidet. Faktura: Sendes direkte fra KonSek til kommunen etter avholdt konferanse. Mer informasjon? Kontakt eva.bekkavik@konsek.no på e-post eller tlf

12

13

14

15

16 Nytt fra utvalgene - orienteringer fra KU-medlemmer Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 023/14 Torbjørn Berglann /93-11 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har fordelt ansvaret for å holde seg orientert om saksdokumentene for de øvrige politiske utvalgene i Frøya kommune. Fordelingen er som følger: Kommunestyret: Formannskap: Driftsutvalg: Forvaltningsutvalg: Jarl Arthur Dyrvik og Lars Nordgård Johan G. Foss Kirsten Dragsnes Johan E. Wingan Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets medlemmer orienterer. Utvalget vurderer om det er behov for videre oppfølging av enkeltsaker.

17 Forvaltningsrevisjon - Eiendomsforvaltning i Frøya kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 024/14 Torbjørn Berglann 216, &58 14/49-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Frøya kommunes eiendomsforvaltning. Prosjektet utføres innenfor en ramme på 300 timer, hvorav 146 timer tas fra de disponible timene i Kontrollutvalgets sekretariat gis fullmakt til å avtale leveringstidspunkt med revisjonen. Saksutredning I plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune, vedtatt i kommunestyret i sak 184/12, er prosjektet evaluering av tonivåmodellen nummer to på lista over prioriterte prosjekt. Kommunen har nylig gjennomført en evaluering av modellen og sluttrapporten ble lagt fram for kommunestyret , sak 52/14. Kommunestyret fattet vedtak om å sette i gang et omfattende utviklingsarbeid. En forvaltningsrevisjon av tonivåmodellen på det nåværende tidspunkt vil derfor gi begrenset informasjon og ha tilsvarende liten nytte. Kontrollutvalgtets sekretariat anbefaler derfor at forvaltningsrevisjon av tonivåmodellen utsettes inntil videre. Det neste prioriterte prosjektet i plan for forvaltningsrevisjon skal belyse kommunens arbeid med næringsutvikling. I plan for forvaltningsrevisjon står blant annet dette om prosjektet: ( ) Kommunen legger nå vekt på utarbeidelse av strategisk næringsplan. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan en vurdere i hvor stor grad kommunen oppnår de målsettinger man har satt seg, og hvorvidt det er tilstrekkelig planmessighet, oppfølging og evaluering av de tiltak som gjennomføres. Frøya kommune har ikke hatt strategisk næringsplan siden 2002, da den forrige gikk ut. Kommunen er i ferd med å lage en ny plan, som skal legges fram for politisk behandling høsten I plan for forvaltningsrevisjon er det forutsatt at næringsplanen skal ligge til grunn for revisjonens vurderinger. I og med at den nye næringsplanen ikke trer i kraft før høsten 2014 vil et prosjekt på området ha begrenset nytteverdi. Derfor foreslår vi å utsette også dette prosjektet, og heller velge blant de uprioriterte prosjektene. Ett av de uprioriterte prosjektene er eiendomsforvaltning, og sekretariatet mener at dette kan være aktuelt. Eiendomsforvaltningen er generelt et problem i kommunene. Det er dokumentert fra flere hold at vedlikeholdet av den kommunale bygningsmassen er utilstrekkelig. KS la i 2013 fram en oversikt over den kommunale eiendomsforvaltningen, som viser at vedlikeholdsutgiftene i kommunene er betydelig lavere enn anbefalt nivå for et verdibevarende

18 vedlikehold. Oversikten viser at bare 25 prosent av kommunene har vedtatt en strategi for forvaltning av sine bygg, mens 60 prosent likevel har utarbeidet en vedlikeholdsplan og rapporterer regelmessig til politisk nivå om status på byggene. I plan for forvaltningsrevisjon står følgende forslag til prosjektet om eiendomsforvaltning: Prosjektet må gi en oversikt over eiendomsmassen Frøya kommune eier og hvordan denne forvaltes. Aktuelle spørsmål kan være om kommunen har den riktige eiendomsmasse og om blir den utnyttet på riktig måte. Finnes det muligheter for alternativt bruk, sett i forhold til kommunens ansvarsområder, muligheter for inntjening og utnyttelsesgrad? Videre kan det være aktuelt å kartlegge/gi en oversikt over vedlikeholdsbehov og vurdere om man klarer å opprettholde standarden på kommunale bygninger. Andre problemstillinger kan også være aktuelle. Frøya kommune har 154 timer til gode til forvaltningsrevisjon i Det er sannsynligvis ikke tilstrekkelig for å gjennomføre prosjektet, slik at det blir nødvendig å la prosjektet gå inn i Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at utvalget bestiller forvaltningsrevisjon av Frøya kommunes eiendomsforvaltning.

19 Vesentlighets- og risikovurdering - forarbeid til plan for selskapskontroll Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 025/14 Torbjørn Berglann 216, &58 11/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar risiko- og vesentlighetsanalyse for selskapskontroll til orientering. Sekretariatet bes om å fremme forslag til plan for selskapskontroll til neste møte. Vedlegg Faktaark for selskaper med risiko- og vesentlighetsanalyse (Unntatt offentlighet, off.l. 23[4]) Oversikt over eierskap med risiko- og vesentlighetsanalyse (Unntatt offentlighet, off.l. 23[4]) Saksutredning Ifølge kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner skal kontrollutvalget sørge for at det gjennomføres selskapskontroll i selskap der kommunen har eierinteresser. Selskapskontroll er definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3 (Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14). Kontrollutvalget skal fremme forslag om plan for selskapskontroll til kommunestyret, som så vedtar denne. Plan for selskapskontroll skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene (Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 13). Risiko- og vesentlighetsanalyse Kontrollutvalget har som et ledd i arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon fått seg forelagt en overordnet analyse av Frøya kommunes eierinteresser. Analysen er oppdatert i forbindelse med plan for selskapskontroll Sekretariatet legger fram et foreløpig utkast til risiko- og vesentlighetsanalyse med prioriteringer for selskapskontroll.

20 Vesentlighet Det vil verken være mulig eller hensiktsmessig å utøve like omfattende kontroll av alle selskap som kommunen har en eierandel i. Selskapene som prioriteres for selskapskontroll er derfor de som kommunen har en større eierandel i, eller som er av stor samfunnsmessig betydning. Kommunens formål med eierskapet slår også ulikt ut i vurderingene av vesentlighet. Et selskap av liten økonomisk betydning kan være viktig for Frøya kommune, for eksempel dersom det yter viktige tjenester som er en naturlig del av kommunens virksomhet. Et selskap som representerer en stor økonomisk investering, eller som gir kommunen inntekter kan også være vesentlig uten at tjenestene det yter er politisk viktige for kommunen. Vurderingene er også gjort med henblikk på det totale eierskapet til kommunene som samarbeider gjennom KonSek, og utgjør en felles analyse. Det kan derfor være at selskaper har blitt vurdert som vesentlige, selv om ingen enkeltkommuner har en stor eierandel i selskapet. Vesentligheten er delt inn i tre kategorier: Høy, middels og lav vesentlighet. Selskaper med høy vesentlighet er blant de aller viktigste selskapene. Disse er aktuelle for selskapskontroll selv om det antas å være liten risiko knyttet til selskapet. Selskaper med middels vesentlighet vil måtte bli vurdert enkeltvis på bakgrunn av risiko, mens selskaper med lav vesentlighet ikke er aktuelle for selskapskontroll, selv om det måtte være knyttet vesentlig risiko til driften. Risiko I tillegg til vurderingen av vesentlighet er det gjort en vurdering av risiko knyttet til det enkelte selskap. Risikovurderingene er basert på sannsynligheten for at selskapet ikke vil oppfylle målsetningene med eierskapet. I denne sammenhengen vil økonomisk risiko alltid være en faktor, da et selskap uten tilstrekkelige ressurser vanskelig kan ivareta andre målsetninger. Ut over økonomisk risiko er det for selskaper med et politisk formål også nødvendig å se på andre forhold som kan føre til lav måloppnåelse, for eksempel faren for at selskapet ikke er i stand til å levere en viktig tjeneste til kommunen. For selskap som har blitt vurdert til å ha lav vesentlighet har vi ikke lagt ressurser i å gjøre en egen risikovurdering. Sekretariatet har valgt å unnta risikovurderingene fra offentligheten, med hjemmel i offentleglova 23 (4). Dette av hensyn til at offentliggjøring av vurderinger av risiko kan ha vesentlige konsekvenser for selskapene som vurderes, og derfor i ytterste konsekvens kan komme til skade for kommunens næringsinteresser. Risiko har blitt vurdert på bakgrunn av den informasjonen vi har tilgjengelig. Prioritering Prioriteringen av selskap er gjort på bakgrunn av en samlet vurdering av risiko og vesentlighet. Selskap som både vurderes til å ha høy vesentlighet og høy risiko vil naturlig være de selskapene der det er mest aktuelt å gjennomføre selskapskontroller. Videre kan selskap med middels vesentlighet men høy risiko også være aktuelle. Dersom enten risiko eller vesentlighet vurderes som lav vil det være aktuelt med selskapskontroll i spesielle tilfeller. Gjennomgangen viser at ett av selskapene der Frøya kommune har eierinteresser kommer ut med høy prioritet: Hamos forvaltning IKS. Trøndersk

21 kystkompetanse AS kommer ut med middels prioritet, de øvrige kommer ut med lav prioritet. Videre prosess Kontrollutvalgets sekretariat har lagt opp til felles analyser for alle kommunene i Konsek-samarbeidet. Det gir rom for koordingering av selskapskontrollen og dermed god ressursutnyttelse. Det er likevel opp til det enkelte kommunestyre og til fylkestinget å vedta egne prioriteringer. I tråd med tidligere prosess foreslår sekretariatet at det etter en innledende gjennomgang i dette møtet blir fremmet sak til neste møte med forslag til plan for selskapskontroll, som dermed kan fremmes til behandling av kommunestyret i løpet av høsten Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av den fremlagte analysen bes kontrollutvalget om å gi innspill til prioriteringer i plan for selskapskontroll. Utvalget vil komme tilbake med en endelig innstilling i neste møte.

22 Forslag til økonomplan og budsjett for 2015 for kontrollutvalget Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2015 vedtas. Netto ramme er på kr og omfatter driftsutgifter til utvalget, kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. Kontrollutvalget skal utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen (forskrift om kontrollutvalg 18). Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2015 i Frøya kommune. Budsjettet for 2015 med økonomiplan Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til driften av utvalget samt utgiftene til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Se vedlegg: Budsjettforslag 2015: Ansvar 140, funksjon 1100 Frøya kommune samt Økonomiplan for perioden Kontrollutvalgets egen virksomhet Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og delta i erfaringsutveksling med andre kontrollutvalg. Kommunal- og regionaldepartementet peker da også på opplæring av kontrollutvalg som et viktig satsingsområde. I 2015 kommer et nytt nytt utvalg, noe som medfører økt behov for deltakelse på kurs og samlinger. Budsjettforslaget er derfor på samme nivå som i Det er lagt opp til 6 møter i Kjøp av sekretariatstjenester Frøya kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2015 i møte den Det ble lagt til grunn en økning på 3,5 % fra 2014 til 2015, noe som utgjør kroner. Den generelle økningen fra 2012 til 2013 var på 2 %, tilsvarende fra 2013 til 2014 var 3,5%. Kontrollutvalget i Frøya kommune fikk imidlertid økt antallet sekretariatstimer i 2014, noe som førte til en større økning i honoraret til KonSek. Justeringen i antall sekretariatstimer ble gjort som et resultat av at Frøya kommune over år hadde hatt et høyere timeforbruk enn hva honoraret tilsa.

23 Kjøp av revisjonstjenester Frøya kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS, også dette i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. På bakgrunn av at representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS ikke har behandlet budsjettet for 2015 enda, legges Revisjon Midt-Norge IKS sitt forslag til økonomiplan for til grunn for revisjonshonoraret. Endelig budsjettvedtak vil bli gjort av representantskapet i Revisjon MidtNorge IKS seinere i høst. I forslaget til økonomiplan for er utgiften til revisjon anslått til kroner for Dette innebærer en økning på kroner, eller 5 prosent. Revisjon Midt-Norge IKS vil i tråd med tidligere praksis oversende representantskapets behandling av budsjettet, direkte til Frøya kommune. Detaljert budsjett 2015 Konto Tekst 0802 Godtgjørelse leder 0803 Godtgjørelse folkevalgte (6 møter X kr 820 X 5 personer) 0804 Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste 0990 Arbeidsgiveravgift 1001 Abonnementer Opplæring Utlegg i forbindelse med kurs 1600 Skyss, kostgodtgjørelse folkevalgte 1707 Direkte utlegg i forbindelse med andre reiser 1950 Kontingenter Sum kontrollutvalgets egen virksomhet Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS Sum kjøp revisjon og sekretariatstjenester SUM KONTROLLUTVALG, SEKRETARIAT OG REVISJON Budsjett Budsjett Regnskap

24 Økonomiplan Vedtatt BudsjettAnslag for Anslag for budsjett 2014 forslag *) Kontrollutvalget Sekretariatstjenester Revisjon Sum driftsutgifter *) Budsjettallene for 2015 videreført i hele økonomiplanperioden. Anslag for 2017*) Anslag for 2018*) Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets forslag til budsjett for 2015 og og økonomiplan for Sekretariatet anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta forslag til budsjett 2015 og økonomiplan Budsjettet for 2015 har en netto ramme på kr Rammen omfatter utgifter til drift av kontrollutvalget, kjøp av revisjonstjenester og kjøp av sekretariatstjenester for utvalget. Dette er en økning på kr , eller 4 % i forhold til 2014.

25 Eventuelt Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Frøya kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Torbjørn Berglann 033, &17 14/110-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Møtedato Saksnr 027/14