Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 2 av 12

Transkript

1 Årsberetning 2011

2 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 2 av 12 Styrets sammensetning Leder: Bjørn Bærheim Nestleder: Lise Johannesen Styremedlemmer: Nils Ludvig Dahl, Kjersti Finsland, Knut Seglem-Larsen, Leif Arild Sæbø og Gro Trondsen Valgkomité: Ole Jakob Johannesen, Jan Møll og John Waage Revisorer: Louise Andersen og Trond Finsland Styrets arbeid Styremøter Det er avholdt 8 styremøter hvor 38 saker er behandlet. Spesielle oppgaver Styret har vært spesielt opptatt av høy medlemsandel på barneskolen (73% av elevene ved Vassøy skole er medlem i Vassøy idrettslag). Alle aktive lag har fått utstyr som de har bedt om. Vi har arbeidet mye med å få på plass en fotballskole i skoleferiens første uke. Vi har også brukt mye tid på vedlikehold av idrettslagets lokaler og fornying av materiell. Stryet har vedtatt innkjøp av nye stoler og bord. Lagets aktiviteter Fotball: Vassøy IL har hatt 7 lag påmeldt i serien i sesongen guttelag og 2 jentelag. Vassøy har deltatt på Benditcup på Hundvåg, Havørns innendørs turnering, Randaberg Cup, Eon cup og DanaCup. Det ble arrangert fotballskole i første uken av sommerferien der 48 spillere deltok. Fotballskolen hadde eksterne ledere/instruktører. Gutter 7 Vassøy Gutter 7 har i fjor hatt 5 faste spillere på laget. Noen fra G8 hjalp til hvis det trengtes imellom. De har vunnet alle kamper, både i serien og cuper de har deltatt på. Var med på sola og Randaberg Cupen Ellers avsluttet vi sesongen på Viking Stadion, sammen med Viking spillere. Dette var et veldig bra opplegg, med pizza,brus og omvisning på stadion. Pokaler og diplom ble delt ut av en Viking spiller, noe som var veldig stas. Har solgt mye i buen denne sesongen, så vi brukte noen av pengene til å kjøpe hver sin viking hettegenser til de søte små..:-) Trener for sesongen var Kjersti Trondsen og Kirsti Birkevoll hadde ansvar for å sette opp kamper. Gutter 8 Vassøy gutter 8 har deltatt i serien med 8 spillere, sesongen I tillegg til disse har vi hatt med to(tre en periode) spillere fra Gutter 7 på treningene. Disse vekslet på å være med på kampene.

3 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 3 av 12 Laget spilte i Benditcup på Hundvåg i september, og i Havørns innendørsturnering i november. Sesongavslutningen ble avholdt i november i regi av foreldrene(gro Trondsen og Nina Prytz). Her ble det servert pizza og avholdt spennende air-hockey turnering og selvsagt delt ut diplomer og pokaler. Trenere for sesongen har vært Sveinung Høie, Runar Vathne og Fredrik Johnsen. Denne sesongen fungerte Runar i tillegg som oppmann. Jenter 8 I fjorårets sesong ble jenter født i 2004, med på laget for jenter født i -03. Dette gjorde at vi var 11 jenter i alderen 7-9 år. Dette var i grunnen i meste laget for 5`er fotball, så når motstanderne også hadde mange spillere, ble det som regel alltid spilt med flere spillere på banen. Laget har gjort veldig framskritt i forhold til året før, så i 2011 sesongen spilte vi ganske jevnt med de fleste lagene. Laget var også med på Blueback Nyttårscup og Bendit Cup på Hundvåg. På Bendit cupen meldte vi på to lag, siden vi var så mange spillere. Sesongen ble avsluttet i idrettslaglokalet med pizza og premieutdeling, samt avslutningskamp i gymsalen mot mødrene fra laget, dette ble arrangert av Liv, Lise og Wenche. Trener har vært/er Johnny Gutter 10 Gutter 10 år har den inneværende sesongen bestått av 10 spillere. Laget har deltatt i tre turneringer, nyttårscup på Sola, Eon cup på Randaberg og Bendit cup på Hundvåg. Guttene deltok i seriespill som gikk meget bra, vi spilte 14 kamper hvor av 8 seire 1 uavgjort og 5 tap. Fire av guttene har hospitert hos gutter 11 år. To spillere pr kamp, noe som har gitt guttene en utfordring som de taklet bra. Sesongavslutningen ble avhold på Viking Stadion hvor guttene fikk treffe fire Viking spiller samt omvisning. Tilslutt så fikk de pizza og Tommy Knarvik delte ut pokaler og diplom. Trenere for sesongen var Eivind Solvang og Leif Arild Sæbø Gutter 11 Vassøy G11 har hatt 5 faste spillere. De spiller 7er fotball og har derfor lånt spillere fra G10 og G12 hver kamp. G11 har deltatt i serien uten å tape en eneste kamp i sesongen G11 deltok på Bendit Cup på Hundvåg og nyttårscup på Sola, men sesongens absolutte høydepunkt var deltagelsen i DanaCup. Der fikk vi spille fotball mot lag fra Mexico, Færøyene, Makedonia og Danmark. Lagets innsats førte oss til 1/8 finale i B-sluttspillet der vi spilte uavgjort. Påfølgende straffesparkkonkurranse kommer spillere og ikke minst foreldrene til å huske resten av livet. Vassøy G11 tapte med ett mål. Sesongen ble avsluttet på Viking Stadion, der pokaler og diplomer ble delt ut. Spillerne fikk shoppe av overskuddet i kakebua og treffe Vikingspillere. Laget har vært ledet av Leif Arild Sæbø, Per Johannessen og Morten Jakobsen Gutter 12

4 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 4 av 12 Da har våre gutter i 12 års klassen gjennomført nok en sesong med stil. 14 kamper gjennomført mot bydelsklubber i Stavanger og med jevnt over gode resultater må vi si oss fornøyd. I tillegg har vi deltatt i Bendit cup på Hundvåg. 8 gutter på laget, og med god hjelp fra 11 åringer(og 10 åringer) både i kamp og på trening har vi hatt en stabil og god gjeng. Vil også rette en stor takk til foreldrene som er utrolig trofaste med oppmøte både på hjemme og bortekamper. Selv på bortekamper er det vel faktisk vi som har flest foreldre/besteforeldre på sidelinjen. Kjekt for oss trenere og ikke minst topp for ungene. Til slutt en stor takk til Sverre og John Henrik som i år har hatt treneransvaret og gjennomført med stil. Oppmann er Knut Selglem-Larsen. Fotballskolen: 48 barn var med på fotballskole fra juni Erik Henriksen ledet fotballskolen med seg hadde han 4 faste instruktører, Christian Landu Landu og en kokk. Det var faste øvelser morgen og ettermiddag samt leker innimellom. Fredag var turneringer og grilling. Fotballskolen gikk i balanse. Læring er dokumentert i egen rapport. Volleyball: Herrelaget endte 2010/11 sesongen på 3. plass. Det ble dessverre ikke noe seriespill sesongen 2011/12. Vi trener likevel hver mandag fra 19:30 21:30. Det er en kjerne på 6-8 voksne som spiller miks. Vi har prøvd å holde liv i et treningstilbud for ungdom torsdag 18:30, men det blir som regel avlyst på grunn av for lite frammøte. Trim: Vassøy idrettslag har følgende trimgrupper: barnetrim, dametrim, innebandy, oldboys fotball og sandvolley. Barnetrim: Det ble ikke startet barnetrim høsten Dette bør vi prøve å få på plass for Dametrim (Kånetrimmen): Vi har hatt trening for kvinner i alle aldersgrupper hver tirsdag fra kl i skolens gymsal. Treningstimen har bestått av følgende øvelser: aerobic (ca 20 min), kondisjonstrening (ca 10 min), styrketrening (ca 25 min) og uttøyning (ca 5 min). Kånetrimmen har bestått av ca 15 damer, hvor det gjennomsnittlig har vært ca 8-12 deltakere på hver trening. Helene J. Olsen og Louise Andersen har vært faste instruktører, men med flere aktive deltakere som har stilt opp ved behov/fravær. Innbandy:

5 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 5 av 12 Vi har hatt trening for menn i alle aldersgrupper hver tirsdag fra kl i skolen gymsal. Totalt medlemmer, en kjerne på ca 10. Normalt frammøte er 6-10 personer. Det spilles innebandy med lokale regler. Old-boys fotball: Vi har trening ute hver mandag fra 19:15 til 21:15. Det er en kjerne på 8-10 medlemmer, men på meste kan vi være stykker (når ungdommen stikker innom). Strandvolley: Det spilles volleyball ute i peiseren om sommeren. Hvis det er fint vær spiller vi nesten hver dag. Vi begynner mellom og holder på til vi ikke orker mer. Det er en kjerne på 4-6 stykker men vi kan være opptil 12. Alle får være med.

6 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 6 av 12 Klubblokalet Klubblokalet er ryddet og noe utstyr er skiftet ut inkludert kjøle-/fryseskap, stoler og bord. Maling og belysning er planlagt i Vi leide ut klubblokalet 7 ganger i Vi leide også ut bord og stoler for første gang. Vi forsette dette utleie, men bare av gamle bord og stoler. Vurdering av aktivitet i forhold til mål Aktiviteten har vært bra, men innkreving av kontingenter og inntektsbringende arrangementer har ikke vært gjennomført som planlagt. Administrasjon av klubblokalet og dugnadsinnsats har vært bra, men utleieaktiviteten har sviktet. Økonomi Selv om inntekten ligger under budsjett har vi klart å redusere kostnadene ytterligere slik at vi avslutter 2011 med et solid overskudd. Det er viktig for oss å bruke 2012 til å standardisere medlemskapet slik at alle grupper følger kalenderåret.

7 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 7 av 12 Medlemstall for 2011 Fotballgruppa: 0-5 år 6-12 år år år 26 år + Totalt Kvinner Menn Totalt Innebandy: Dametrim: 0-25 år 26 år + Totalt 0-25 år 26 år + Totalt Kvinner Kvinner Menn Menn Totalt Totalt Volleyball: Støttemedlemmer (passive): 0-25 år 26 år + Totalt 0-25 år 26 år + Totalt Kvinner Kvinner Menn Menn Totalt Totalt Totalt (aktive/støttemedlemmer): 0-5 år 6-12 år år år 26 år og eldre Totalt Kvinner ( 8/ 7) 36 (29/ 7) Menn (16/29) 86 (57/29) Totalt (24/36) 122 (86/36) Medlemsutvikling (aktive/støttemedlemmer): Kvinner 36 (29/ 7) 66 (44/12) 13 Menn 86 (57/29) 121 (78/43) 53 Totalt 122 (86/36) 187 (132/55) 66

8 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 8 av 12 Økonomi (resultatregnskap med balanse)

9 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 9 av 12

10 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 10 av 12 Revisors beretning Revisjon av Vassøy Idrettslags regnskap 2011 er utført i to omganger av revisorene Trond Finsland og Louise Andersen. Første revisjon/gjennomgang utført av Trond Finsland 8. januar Kommentarer angående bilag: # 1 fiktivt, kun én kr ut/inn kun for info # feil nummerert bør korrigeres # 120 "Dommerutdanningsavgift - redusert" - hva er dette? # for fotballskolen - er det noen arbeidsgiveravgift e.l.? o Bilagene er noe forenklet, men akseptable. Neste gang bør disse ha bedre dokumentasjon. # 131 Signatur mangler # 146, 157 mangler bilag, men har bankutskrift # 178 kvitteringer à 4.000, men uttak av # 196, 197, bilag for medlemsgebyr, 2 x 100 Kommentarer hovedbok: Sponsorinntekt - ta med # 137, kr fra Multiconsult? Spørsmål hovedbok: Hvorfor er Tilskudd definert som Kredit (negativt)? I Posteringsjournal er hvert punkt definert som Debet=Kredit --> 0 Når betales avgiften? Har vi mange utestående? Anbefalinger hovedbok: Foreslo å synliggjøre kostnader og inntekter for gjennomføring av fotballskolen, dette har Knut nå gjort. Egen konto for fond i idrettslagets navn bør opprettes Gi oppsummering av antall aktive og passive, voksne og barnemedlemmer, pris på samme, for å bedre synliggjøre lagets størrelse og aktivitet Regnskapet er gjennomgått og revidert etter beste evne, uten at noen kritikkverdige forhold er funnet. Vassøy Idrettslag har god økonomi. Laget fikk et overskudd på godt og vel kr i 2011, og har nå nær kr i bankinnskudd. Mitt inntrykk er at dette er et ryddig og oversiktlig regnskap, med svært få ting å utsette noe på. Knut har (igjen) gjort en flott jobb!. Trond Finsland (el.sign)

11 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 11 av 12 Andre revisjon/gjennomgang utført av Louise Andersen 25. Januar 2012 Det er første gang jeg er med som revisor for Vassøy IL og jeg har derfor en del spørsmål. Så vidt mulig skal jeg ikke gjenta punkter som Trond allerede har lagt frem i første revisjon/gjennomgang. Spørsmål: - Er det utarbeidet resultatregnskap, balanse og noter med sammenligningstall for fjoråret? Dersom vi er medlem av Idrettsforbundet så er dette i utgangspunktet et lovkrav, se utdrag under fra Regnskaps- og revisjonsbestemmelser for små organisasjonsledd tilsluttet Norges Idrettsforbund og Olympiske Komité 3-3. Årsregnskap: Årsregnskapet skal omfatte hele virksomheten til organisasjonsleddet, og skal avgis innen seks måneder etter utløpet av regnskapsåret. Årsregnskapet skal bestå av resultatregnskap, balanse og noter. Årsregnskapet (balansen) skal signeres av styrets medlemmer. Resultatregnskapet og balansen skal sette opp med sammenligningstall for fjoråret. Dersom organisasjonsleddet er inndelt i flere grupper/avdelinger, skal årsregnskapet vise både de enkelte gruppers og hele organisasjonsleddets regnskapsforhold. Kommentarer: - Foreslåtte re-klassifiseringer har blitt korrigert i endelig regnskap. - Det er under revisjonen avdekket en del mangler ved dokumentasjonen vedr. driften av fotballskolen. Jeg anbefaler at det fremover blir satt strengere krav til gyldig dokumentasjon av refunderbare utlegg samt formalisering av innleiekontrakter av instruktører. Utlegg bør kun refunderes ved fremvisning av gyldig kvittering for innkjøpte varer og tjenester. Innleie av instruktører bør formaliseres gjennom innleiekontrakter gjerne signert av 2 representanter fra styret samt instruktør. Forslag: - For at forenkle problematikken rundt medlemskontingent og gjøre det enklere å avstemme/sammenlikne år for år foreslå jeg følgende tiltak: 1) Alle grupper betaler for samme periode i stedet for at noen betaler pr år og andre pr skoleår. 2) Det føres en protokoll for hver type trimgruppe (Minifotball, støttemedlem, landhockey, jenter 8 år etc.) da er det også lettere at følge utviklingen fra år til år samtidig med at vi lettere kan se inntektsfordelingen. 3) Bedre distribusjonene av eller synliggjøring av innbetalingsgiro, da vil flere sikkert melde seg inn i Vassøy IL. Kan evt. henge de opp i gymsalen eller gjøre en person i hver trimgruppe ansvarlig for at distribuere giroene til alle deltakere. Regnskapet er gjennomgått og revidert etter beste evne, uten at noen vesentlige forhold er avdekket. Overskudd fra aktiviteter i 2011: ,95 Bank per : ,95

12 Årsberetning Vassøy idrettslag 2011 side 12 av 12 Som Trond Finsland er jeg også av den oppfatting av Idrettslaget har sunn økonomi og dermed en god basis for at videreføre sine aktiviteter i Videre mener jeg at dette er et ryddig og oversiktlig regnskap, med lite risiko for feil og misligheter. Bra jobbet Knut! Louise Andersen (el.sign)