Løst av Oddvar A. Kjelseth

Transkript

1 Superbrukere løser alt... Venner og kjente har fått høre at du har begynt på HiØ, og at du skal studere noe med data. De regner derfor med at du kan løse alle deres dataproblemer. Idrettslaget Spurt hvor du tilbrakte mye av din fritid før du begynte å studere, har tatt kontakt. De trenger hjelp til å få orden på sine administrative rutiner, og av godhet har du sagt ja til å hjelpe dem. Klubben har dårlig med penger, men har skrapt sammen til en bærbar maskin. 1. Hva slags maskin bør de kjøpe, type, prosessor, ram, pris osv. Svaret skal begrunnes. Jeg vil anbefale Spurt å kjøpe en "driftssikker pc" som kan vare minimum 5 år. HP EliteBook Folio 9470m 14" HD (11.916,- ekskl. mva.) (Komplett.no for mer spec.) Prosessor; Intel Core i7 (3. generasjon) 3687U / 2.1 GHz Chipset; Mobile Intel QM77 Express Plattformteknologi; Intel vpro Technology HP DDR3 SDRAM 8 GB ( 2 x 4 GB ), 1600 MHz 256 GB SSD 554 MB/s i lesehastighet og 519 MB/s skrivehastighet Grafikkprosessor; Intel HD Graphics 4000 Skjerm; 14" LED, oppløsning 1600 x 900 (16:9 format) Batteri; 4-cellers litiumion, 52Wh kapasitet med 9,5 timers kjøretid Vekt 1.61 kg Sikkerhet; Trusted Platform Module (TPM 1.2) Security Chip, fingeravtrykksleser, SmartCard-leser Nettverksgrensesnitt; Gigabit Ethernet Windows 7 Professional 64-bit er forhåndsinstallert på maskinen HP EliteBook Folio 9470m er en driftssikker pc beregnet for bedriftsmarkedet. Den er jevnt over en ganske god PC. Den yter godt, har bra batterikapasitet og i tillegg mulighet både for ekstra slice-batteri og dockingstasjon. Både tastaturet og pekeplata er også gode ( Jeg velger en "såpass" dyr pc fordi det er bedre å kjøpe kvalitet fremfor billigere alternativer som vi vil kunne få mye mer problemer med. Over tid vil vi anta at dette er mer lønnsomt (billigere) enn å kjøpe noen billigere alternativer. Det at Windows 7 64-bit er installert er også en medvirkende årsak til valg av pc. 2. Siden klubben har dårlig råd har du anbefalt dem å installere Open Office fordi det er gratis og fordi det bruker et åpent filformat. Klubben har bedt deg om hjelp til følgende: 3. Hva betyr det at filformatet er åpent. Hva slags filformat benytter Open Office? Forklar. I et åpent filformat er det ingen hemmelighet hvordan informasjon skal leses og skrives til en fil. Dvs. at format hvor spesifikasjonen er gjort fritt tilgjengelig slik at alle som ønsker det kan implementere den uten kostnad. Vanligvis vedlikeholdes slike formater av standardiseringsorganisasjoner som ISO, Ecma (OOXML) eller Oasis (ODF). Dette vil sikre dokumentenes lesbarhet for framtiden, så lenge dokumentasjonen av formatet tas vare på. Åpent filformat gjør det også mulig å kunne bruke, distribuere og modifisere programvare uansett hensikt kan også verdsettes. Open Office benytter OpenDocument Format (ODF) som filformat

2 4. Lag en template/mal med egne stiler som skal brukes til årsberetningen. Templaten/malen må ha minst 10 egne stiler. Du kan lage en ny mal som kan brukes som grunnlag for nye dokumenter. 1. Lag et dokument og legg til innholdet og formateringsstilene som ønskes. 2. Velg Fil Maler Lagre. 3. I "New Template box", skriver vi inn et navn for templaten. Det bør være et navn som relaterer til det templaten skal brukes til 4. Velg en template kategori i Categories listen. 5. Trykk på OK. For å lage et document some r basert på den nye template, velger vi (klikker på) File - New - Templates and Documents, velg den templaten du laget og klikk på Open. 5. En bruksanvisning på hvordan man produserer pdf-filer i Open Office. Når vi har oppe det dokumentet vi skal lagre som PDF-fil klikker vi på Fil på hovedmenyen og får opp en rullegardin. Deretter velger vi Lagre som PDF Eksporter "Skriv inn dokumentnavn" klikk på save (se bilde 1). Nedenfor skal vi gå igjennom dette. Bilde 1 Lagre som PDF i Open Office Da åpnes en dialogboks (se bilde 2) med fem skilleark. Først er det et skilleark som heter "Generell" der vi kan velge om vi vil lagre alle sidene i dokumentet eller bare noen sider av de som er i dokumentet. Deretter har vi valget om hvordan bildene i dokumentet skal lagres. I området Generell har vi flere valg som vi må se litt nøyere på når vi skal lagre et dokument i PDR-format. Som oftest går det greit med de innstillingene som allerede står avmerket.

3 Skilleark 2 er "Opprinnelig visning" der vi har innstillinger for "områdene" Ruter, forstørrelse og sideoppsett. Som oftest benytter vi de innstillingene som allerede er merket av på dette skillearket. I skilleark 3 om "Brukergrensesnitt" kan vi bestemme hvordan pdf-filen skal vises på skjermen når PDf-filen åpnes og en del andre innstillinger. Det anbefales å la de innstillingene for brukergrensesnitt stå slik de er forhåndsdefinert. Grunne til dette er at den som åpner PDFfilen har sitt eget brukergrensesnitt på sin maskin og det vil gi en bedre "opplevelse" å la disse gjelde for den enkelte bruker. I skilleark 4 kan vi bestemme noen innstillinger om eventuelle lenker vi har bruk i dokumentet og det er lurt at bare "Standardmodus" er merket av. I skilleark 5 om Sikkerhet (se bilde 2) kan vi sett på et passord for å kunne både åpne og redigere i dokumentet. For å kunne sette flere innstillinger i skillearket om Sikkerhet, må vi angi et passord. Med all den teknologien og programvare som finnes i dag, er det liten grunn til å angi passord for en PDF-fil. Bilde 2 Dialogboks for PDF-valg ved lagring som PDF-fil

4 Når vi har satt de innstillingene vi ønsker, klikker vi på Eksporter-knappen nederst i dialogboksen (se bilde 2). Da åpnes dialogboksen for å kunne skrive inn navnet på PDF-filen (se bilde 3). I denne dialogboksen vises også en oversikt over datamaskinen og eventuelt det nettverket vi er koblet til. Dermed kan vi velge hvor vi vi lagre PDF-filen. Når vi har bestemt filnavn og hvor vi skal lagre PDF-filen, klikker vi på Save-knappen nederst til høyre i dialogboksen "Eksporter". Bilde 3 Eksporter/lagre PDF-filen 6. En medlemsoversikt i et regneark som skal brukes til å flette dokumenter når de skal skrive ut fakturaer. En bruksanvisning på hvordan de kan flette og skrive ut fakturaer. a) Åpne dokumentet som skal sendes. b) Velg masseutsendelse. c) Trykk på Velg mottakere- bruk eksisterende liste d) Finn plasseringen av adresselista og trykk åpne. e) Det vil da komme opp ett vindu med adresseliste f) Ved flere valg trykk på den du skal ha. Deretter ok. g) Trykk så Sett inn flettefelt og velg de feltene du vil skal være med på det stedet du vil at det skal stå. h) Når du har gjort det så trykker du på Fullfør og slå sammen knappen.

5 7. Forslag til hvordan de kan bruke regnearket til å sette opp enkle budsjett og regnskap. Et resultat regnskap er en oversikt over de faktiske tallene for inntekter og kostnader i en bedrift eller organisasjon for en gitt periode. Et budsjett er en oversikt over hvordan bedriften eller organisasjonen har planlagt å bruke pengene i en periode. En periode er som oftest en måned, et kvartal eller et år. Regnskap inneholder også balanse (oversikt over eiendeler og gjeld på et gitt tidspunkt), men det vil se bort i fra her. Når idrettslaget Spurt skal lage sette opp et regnskap må de følge regnskapsloven. Det er derfor lurt å ha samme oppsett på resultatregnskaper og budsjetter. Budsjett og regnskap for idretslaget Spurt År 2013 Driftsinntekter Medlemskontigent kr Inntekter fra Spurt lekene kr Dugnadsinntekter kr Utleie av klubbhus kr Sponsormidler kr Sum driftsinntekter kr Driftutgifter Kontingent idrettsforbundet kr Utgifter til Spurt lekene kr Idrettsutstyr kr Vedlikehold av idretsbane kr Vedlikehold av klubbhus kr Kaffe og annen drikke kr Andre driftsutgifter kr Sum driftsutgifter kr Driftsresultat kr Vise hvordan klubben kan bruke diagrammer til å presentere regnskapet på årsmøtet. For å kunne bruke diagrammer må vi først markere det området som vi skal lage diagram for. I dette eksemplet merker vi cellene fra og med A3 og til og med B9 (A3:B9), slik vi har gjort det i bilde 4 (lyseblått). Deretter klikker vi på ikonet for diagram og følger diagramveiviseren (se bilde 5). Det første vi kan bestemme i diagramveiviseren er hvilke diagramtype (stolpe, kake, etc. se bilde 5).

6 Bilde 5 Lage diagrammer i Open Office regneark Når vi har valgtdiagramtype i diagramveiviseren kan vi velge dataområdet, om vi "glemte" å markere det området vi vil lage diagram for. Har vi markert området først, kontrollerer vi bare at det er riktig område. Bilde 4 Diagramveiviser steg 1

7 Dataserier er tredje steg i veiviseren. Her kan vi legge til flere dataserier om vi f.eks. vil sammenligne noe (da må vi passe på at det er samme verdier på både x-aksen og y-aksen). Bilde 6 Dataserier i diagramveiviseren Ser vi på "Område for navn" i diagramveiviseren (ringet rund med blått i bilde 4) kan vi bestemme at en spesiell celle i regnearket kan vise diagramtittelen. I vårt eksempel vil vi har bruke celle A4 i ark 1. Formelen er låst til akkurat denne cellen ved både å sette $ fremfor Ark1, kolonne A og rad 4. I Bilde 7 Diagramelementer i diagramveiviseren diagramelementer kan vi både skrive inn en tittel på diagrammet (om vi ikke har dette i regnearket) og vi kan sette betegnelser på både x-akse og y- akse (og z-akse ved 3d visning). Når vi er ferdige med å sette de innstillingene vi ønsker klikker vi på "Fullfør-knappen" nederst i dialogboksen. Da vil diagrammet vises i regnearket. Vi kan da klikke på arket, holde høyre musepeker inne og dra diagrammet dit vi ønsker. For å kunne vise dette frem kan vi sette det opp slik vi har gjort det i bilde 8.

8 Bilde 8 Et eksempel på 2 diagrammer for Spurt 9. Klubbens forman lurer veldig på hva som er forskjell på absolutte og relative referanser i regnearket? Forklar. Når vi lager formler i et regneark, vil vi måtte referere til andre celler enn den cellen vi skal lage en formel eller funksjon i. Disse cellereferansene er relative i utgangspunktet. Dvs. at de vil endre seg om vi kopierer referansen eller formelen til en annen celle. Cellereferansen vil da endre seg i forhold til hvor den blir kopiert. Eksempelvis kan vi si at vi lager den enkleste formelen med cellereferanse i celle A2, som kan være =A1. Da vil alt vi skriver i celle A1 også vises i celle A2. Kopierer vi da innholdet (cellereferansen i A2) til B2 vil cellereferansen endre seg til =B1. I mange tilfeller vil ønske å beholde referansen til en eksakt celle. Vi kan da låse referansen og gjøre referansen absolutt. Vi setter da inn $ foran både kolonnenavnet og rad navnet og får =$A$1 i celle A2. Denne formelen vil bestandig referere til celle A1. Vi kan også låse bare til kolonne eller rad. Da setter vi inn $ foran den vi vil låse og får da; =$A1 og =A$1 Det blir da et definisjonsspørsmål om cellereferansen er relativ eller absolutt. Jeg vil velge å kalle disse referansene for relative for de kan fortsatt endre referanse på rad eller kolonne.

9 Når vi jobber med regneark vil vi få bruk for alle disse mulighetene. 10. Siden du ikke er tilstede, har dere funnet det hensiktsmessig å oppette en wikiside hvor du kan legge alle forklaringer om hvordan du vil løse dette. 11. Du har blitt så fasinert av wiki at du har bestemt deg for å komme med bidrag til Wikipedia For at gruppen skal kunne rapportere denne oppgaven i samarbeid, skal dere bruke Google Docs/Google Drive til dette. Lag et dokument som alle i gruppen kan skrive på. For å dokumentere arbeidet kan dere bruke screen dumps (ctl + alt + PrintScreen for vindu, ctl + PrintScreen for hele skjermen).