Regler for god opptreden. Compass Group PLC. Februar 2011

Transkript

1 Regler for god opptreden Compass Group PLC Februar 2011

2

3 INNHOLD Introduksjon Melding fra Richard Cousins 3 Regler for god opptreden 4 Få hjelp og råd 5 Speak Up 6 Visjoner og verdier 7 Compass-metoden Matsikkerhet 8 Ansvarlig leveringskjede 9 Personlig integritet Interessekonflikter Innsidehandel 11 Gaver og gjestfrihet Kommersiell integritet Konkurranse og monopol Hvitvasking av penger 16 Bestikkelse og korrupsjon Nye territorier, nye sektorer, agenter og konsulenter 18 Rapportering og regnskap 19 Datavern 20 Ansettelse Helse og sikkerhet Rettferdig behandling og like muligheter 23 Jobbe uten trakassering/mobbing 24 Selskapets aktiva Merkevarebeskyttelse 25 Konfidensialitet 26 Realverdier 26 Informasjonssikkerhet 27 Ekstern aktivitet Kontakt med regjerings- og offentlig regulerende organer 28 Samfunns- og veldedighetsaktivitet 29 Politisk aktivitet 30 Ekstern kommunikasjon 31 Miljø 32 Referanse Policyer og mer informasjon 33 Kontakter 34

4 INTRODUKSJON Melding fra Richard Cousins Som verdensledende næringsmiddel og supporttjenestebedrift, har vi fremsett de aller høyeste standardene for kvaliteten på servicen vi gir og måten vi driver virksomheten vår på. Enten du jobber i Compass Group, for Eurest, ESS, Restaurant Associates, Medirest, Morrison, GRSA, Chartwells, Sofra Yemek eller noe annet medlem av Compass Group PLC, kan handlingene dine påvirke hvordan vi blir ansett. Vår suksess og fremtid er avhengig av at hver av oss handler profesjonelt, ansvarlig og i samsvar med standardene som fremgår av Reglene for god opptreden. Reglene for god opptreden viser vår forpliktelse til måten vi driver forretning på, og behandler alle kunder, kollegaer, investorer, leverandører og underleverandører, så vel som det bredere samfunnet med ærlighet, integritet og respekt. Hver enkeltperson i Compass Group deler ansvaret med å jobbe etter standardene som fremgår av Reglene for god opptreden og utføre virksomheten på en profesjonell, trygg, etisk og ansvarlig måte. Dette er uten unntak eller kompromiss. Reglene for god opptreden samler våre policyer om overholdelse og etiske spørsmål, og skal følges av alle ansatte i hele Gruppen. Vennligst vær sikker på at du gjør deg kjent med Reglene for god opptreden og policyene som omtales i den. Reglene for god opptreden er basert på våre overbevisninger og verdier og viser vår forpliktelse til å leve ut de verdiene på samme måte som vi driver forretning. Reglene for god opptreden henviser også til Compass Speak Up-programmet, som gir ansatte i bransjen mulighet til å snakke med noen uavhengig og i fortrolighet hvis de er usikre på hva de skal gjøre i bestemte omstendigheter eller er bekymret for at reglene for god opptreden ikke er overholdt. Vi har alle et ansvar for å si vår mening. Reglene for god opptreden støttes fullt ut av Compass Group PLCs styre og toppledelse. Richard Cousins Konsernets direktør Februar 2011 Spørsmål: Hvorfor trenger vi Regler for god opptreden? Svar: Reglene for god opptreden er en demonstrasjon av vår forpliktelse til å oppnå og opprettholde det høyeste nivået av etiske standarder der vi driver forretning. Reglene for god opptreden fremsetter det som Compass forventer av sine ansatte, forretningspartnere og leverandører og gir veiledning i hvordan ansatte i Compass skal praktisere Compass verdier i sitt hverdagsarbeid over alt i verden. Spørsmål: Hvordan gjelder Reglene for god opptreden i forskjellige land? Svar: Som global virksomhet som opererer i mange land over hele verden, innser Compass at lovene og forskriftene varierer fra land til land, til og med fylke til fylke. Hver av oss må ta ansvar for å sikre overholdelse med lovene i landet der vi jobber. Hvis det finnes konflikt mellom veiledningsprinsippene som fremgår av Reglene for god opptreden og lokale lover i landet der du jobber, skal du følge og anvende det som fremsetter høyest standard for atferd.

5 INTRODUKSJON Regler for god opptreden Reglene for god opptreden gjelder alle som jobber for Compass, uten unntak. Dette inkluderer midlertidige ansatte og kontraktpersonale og uavhengig av sted, rolle eller ansenitetsnivå. Hver av oss er ansvarlig for at vi kjenner til innholdet i Reglene for god opptreden. Hvis det er noe du er usikker på, bør du snakke med din linjesjef. Hver av oss skal forsikre oss om at vi forstår fullt ut hva som forventes av oss i våre roller, og hvordan policyene som står i Reglene for god opptreden gjelder oss. Vi bør ikke engasjere Compass-ansatte, entreprenør, agent, konsulent, leverandør, klient, forretningspartner eller noen annen tredjepart hvis forretningspraksis strider mot Reglene for god opptreden. Hvis du engasjerer en tredjepart til å handle på vegne av Compass, er det ditt ansvar å forsikre deg om at de gjøres oppmerksom på Reglene for god opptreden og at de samtykker i å handle i samsvar med dem. Når det er mulig, bør du inngå kontraktfestet avtale med dem om å overholde Reglene for god opptreden og du bør aktivt styre tredjeparten for å sikre at de fortsetter å handle i samsvar med dem. All mislighold hos tredjeparter av Reglene for god opptreden eller eksempler på atferd som er i strid med Compass' verdier (som fremgår senere) skal rapporteres til din linjesjef. Du bør fjerne all slik atferd og vurdere oppsigelse av forholdet når det er nødvendig. Vennligst husk også at utnevnelsen av profesjonelle rådgivere eller konsulenter må først godkjennes i samsvar med Konsernets godkjenningshåndbok. Ingen konsulenter eller profesjonelle rådgivere kan utnevnes uten denne forhåndsgodkjenning. I land der vi driver et prosjektsamarbeid, vil vi bestrebe oss på å anvende Reglene for god opptreden som om vi drev forretningen i sin helhet, og vil proaktivt jobbe for å få innflytelse over våre forretningspartnere for å innføre lignende prinsipper. Alle ansatte er pålagt å følge Reglene for god opptreden og policyene som står deri (inkludert nyansatte som blir med i Compass-konsernet gjennom oppkjøp eller kontraktfestede avtaler. Hvis ikke Reglene for god opptreden følges, kan det resultere i disiplinærtiltak opptil og inkludert oppsigelse. Hvis du er ansvarlig for å lede eller ha tilsyn med kollegaer i Compass, har du flere ansvarsområder for å sikre at: du er en god rollemodell for de som rapporterer direkte for deg og et godt eksempel, som utviser god etisk atferd; Alle de som rapporterer direkte til deg er klar over Reglene for god opptreden og har muligheten til å drøfte hvordan det virker i sin rolle og selvsagt alle bekymringer de kan ha du vil kanskje vurdere å gjøre dette til en del av den årlige evalueringen; og Reglene for god opptreden blir faktisk fulgt av de som rapporterer til deg tenk på dette når du legger frem målsettinger og arbeidsprosjekter og handle raskt hvis du blir oppmerksom på eventuelle brudd på Reglene for god opptreden, ved straks å eskalere saken til din egen linjesjef eller lokale juridiske avdeling.

6 INTRODUKSJON Få hjelp og råd Det kan kjennes enklere å være taus eller overse uetisk atferd, men vår forpliktelse til integritet betyr at ingen av oss bør overse et juridisk eller etisk problem som bør behandles. Hver av oss er ansvarlig for å rapportere potensielle eller reelle mislighold av Reglene for god opptreden eller all atferd som er i strid med Compass' verdier og forretningsprinsipper. Denne plikten gjelder uansett om det gjelder deg direkte eller om du gjøres oppmerksom på et problem med en kollega eller en tredjepart som er knyttet til Compass. Når det er mulig, bør du først vurdere å snakke med din linjesjef om et eventuelt juridisk eller forretningsrelatert problem. Hvis du synes det er ubekvemt å snakke med linjesjefen eller det ikke er passende under de aktuelle omstendighetene, kan du også få råd og veiledning fra: ditt lokale juridiske team; juridisk gruppe; personalavdelingen; Konsernets internrevisjon; eller din lokale toppledelse. Referanse-delen som står på side 33 i slutten av Reglene for god opptreden, inneholder nyttig kontaktinformasjon. Du kan også benytte deg av vår Speak Up-avdeling, som du finner mer informasjon om på side 6. Spørsmål: Inneholder Reglene for god opptreden alt jeg trenger å vite? Svar: Gjennom hele samlingen av Regler for god opptreden vil du finne eksempler på situasjoner som kan oppstå i løpet av ditt ansettelse, i tillegg til veiledning i hvordan Compass forventer at du skal handle i slike situasjoner. Det er imidlertid umulig å dekke ethvert mulig scenario som kan oppstå. Som ett av verdens ledende profesjonelle organisasjoner, forventer Compass at alle sine ansatte tar personlig ansvar for å handle i samsvar med prinsippene som står i Reglene for god opptreden. Avsnittet "Spørsmål og svar" skal både gi svar på spesifikke spørsmål som kan oppstå, og illustrere mer generelt hvordan vi forventer at du oppfører deg.

7 INTRODUKSJON Speak Up Speak Up er en konserndekkende funksjon i Compass som våre ansatte kan bruke til å fortrolig ta kontakt for å rapportere handlinger og atferd som de mener kan være uriktige, usikre, uetiske eller til og med ulovlige; saker som de ikke synes de kan ta opp med sin linjesjef eller via vanlige kanaler. Ansatte kan gjøre dette via en fortrolig telefon-supportlinje og nettside, som drives av en uavhengig spesialistleverandør og er tilgjengelig 7 dager i uken, 24 timer om dagen. Vårt omdømme er basert på standardene vi setter for kvaliteten på tjenestene vi tilbyr, våre driftskontroller og -praksis; og vår etikk og integritet. Hvis disse standardene blir kompromittert, underminerer vi vårt omdømme og utsetter forretningens sikkerhet og fremtidige suksess for risiko. Vi kan ikke tillate at dette skjer. Vi deler alle ansvaret for å gjennomføre virksomheten vår på en profesjonell, trygg, etisk og lovlig måte. For å oppnå dette, er det svært viktig med en kultur for åpen, ærlig kommunikasjon, der våre ansatte føler at de har muligheten til å ta opp med sine linjesjefer eller overordnede aktiviteter eller atferd som de føler bryter med disse standardene, og potensielt utsetter dem selv, deres kollegaer, våre klienter og kunder, vår forretning og vårt omdømme, for risiko. Selv om vi tror vi har en slik kultur, ønsker vi å forsikre oss om at hver og en av våre ansatte føler man kan "si fra" i forhold til disse sakene. Det er imidlertid ikke alltid like enkelt. Det er mange årsaker til at folk noen ganger synes at de ikke kan "si fra". Programmet Speak Up gir en fortrolig kanal for å ta opp problemer når man synes ens egen sikkerhet, sikkerheten til kollegaer eller våre klienter, kunder og forretningspartnere, våre standarder eller vårt omdømme utsettes for risiko. Alle saker behandles av uavhengige spesialister, som ikke er ansatt i Compass-konsernet. Kontakt med Speak Up er helt konfidensielt og det er ingen krav til at du skal gi opplysninger om deg selv, med mindre du synes det er greit å gjøre det. Det ville imidlertid være av større nytte i en fullstendig undersøkelse dersom du oppgir dine personlige opplysninger. en rapport videresendes til en spesielt opplært saksbehandler som gjennomfører en konfidensiell undersøkelse av den rapporterte saken. I mange land er supportlinjen Speak Up blitt satt opp på mer enn ett språk, f.eks. Kazakstan, der det finnes operatører som snakker kazak, russisk og engelsk. Hvis du ønsker tilbakemelding eller oppdatering, kan du kontakte Speak Up på nytt med et unikt ID-nummer ca. 14 dager etter at du registrerte saken. Compass vil ikke tolerere noen represalier for å rapportere et problem, ta opp en bekymring eller bistå i en undersøkelse. Alle som er involvert i represalier mot en person som har meldt en sak i god tro, vil være gjenstand for disiplinærtiltak. Sjefen min har bedt meg gjøre noe som jeg ikke synes er riktig. Jeg prøvde å ta det opp med ham, men han sa bare at jeg skulle sette i gang. Jeg er bekymret for at sjefen min vil gjøre det svært vanskelig for meg eller at jeg vil miste jobben hvis jeg tar kontakt med Speak Up om dette. En link til mer informasjon om programmet Speak Up står i Referanse-delen i Reglene for god opptreden på side 32. Svar: Vi ville alltid oppmuntre deg til å snakke med noen hvis du blir oppmerksom på et problem som uroer deg. Hvis du ikke kan snakke med linjesjefen din om dette eller med noen andre ledere, anbefaler vi deg å ta kontakt med Speak Up. Alle problemer du rapporterer eller reiser spørsmål om vil bli undersøkt, og vi vil ikke tolerere noen represalier mot deg for at du har rapportert saken.

8 VISJON OG VERDIER Våre visjoner og verdier setter ord på den ånd som preger Compass og det vi står for. De veileder våre folks beslutninger, handlinger og atferd; viser seg i våre kunders opplevelse av servicen vi yter hver dag over hele verden, og driver våre resultater og vekst. Vår visjon fremsetter det vi ønsker å være Vi vil være en leverandør i verdensklasse av kontraktmessig matservice, kjent for våre utmerkede representanter, vår enestående service og våre flotte resultater. Vår misjon fremsetter hvordan vi skal oppnå dette Alle i Compass er forpliktet til å levere konsekvent overlegen service på den mest effektive måten, til fordel for våre kunder, andelseiere og ansatte. Våre ledende prinsipper disse fremsetter hva det er som leder vår beslutningstaking Sikkerhet, helse og miljø først aldri å inngå kompromiss med våre kunders og ansattes helse og sikkerhet, og styre ansvarlig innvirkningen som vår forretning har på miljøet. Levere for klienter og kunder å gjøre oss fortjent våre kunders vedvarende lojalitet ved stadig å demonstrere hvorfor vi er førstevalget for kvalitet, service, verdi og innovasjon. Utvikle våre folk og verdsatte mangfold å verdsette våre ansattes mangfold og bidrag. Vi skaper et arbeidsmiljø som er utfordrende og gir muligheter og støtte for alle til å utvikle seg, lære og lykkes; Lønnsom vekst å gi andelseieren verdi gjennom disiplinert, bærekraftig vekst, støttet av sterk styring, som bidrar til og påvirker fordelene med vårt globale omfang; og Konstant fokus på resultat og effektivitet å levere den høyeste kvaliteten og ytelsen, mens vi aldri slutter å bestrebe oss på å være leverandøren som koster minst og som er mest effektiv. Våre verdier disse viser det vi samlet tror på og som styrer vår atferd. Åpenhet, tillit og integritet vi har alltid de høyeste etiske og profesjonelle standardene for det vi gjør. Vi ønsker at alle våre relasjoner skal være basert på ærlighet, respekt, rettferdighet og forpliktelse til åpen dialog og gjennomsiktighet; Lidenskap for kvalitet vi er lidenskapelige i forhold til å levere overlegen mat og service og er stolt av å oppnå dette. Vi bestreber oss på å kopiere suksess, lære fra våre feil og utvikle ideene, innovasjonen og praksisen som vil hjelpe oss å forbedre oss og lede an i markedet; Vinne gjennom lagånd vi oppmuntrer til individuelt eierskap, men jobber i team. Vi verdsetter ekspertisen, individualitet og deltakelsen hos alle kollegaer, og jobber for å støtte hverandre og villig dele god praksis i arbeidet for å nå felles mål; Ansvar vi tar ansvar for våre handlinger, individuelt og som konsern. Hver dag, og over alt, ønsker vi å gjøre et positivt bidrag til helse og velvære hos våre kunder, samfunnene vi jobber i og verden vi bor i; og Positiv innstilling Vi inntar en positiv og kommersielt bevisst tilnærming til mulighetene og utfordringene vi står overfor. Hvis du står overfor en situasjon der du er usikker på hva du skal gjøre, kan du synes det er nyttig å stille deg selv følgende spørsmål: 1. Er handlingen lovlig? 2. Er den i tråd med Compass' verdier? 3. Er den i strid med våre ledende prinsipper? 4. Hva ville andre synes om dette? og 5. Ville du synes det var greit om det ble rapportert i en avis? Hvis du fortsatt gjør deg tanker etter å ha vurdert disse spørsmålene, ta kontakt med din overordnede, din lokale personalavdeling eller din lokale juridiske avdeling.

9 VISJON OG VERDIER Compass er stolt av sin utsøkte mat og enestående service. Vi jobber med noen av verdens best kjente kokker og ansetter dem som vi mener er industriens beste. Menyene og rettene som våre kokker skaper, gir et utvalg av høy kvalitet, næringsrik og godt balansert mat. Det er vår innovasjon som gjør oss til en markedsleder. Vi jobber hardt for å levere den beste kvaliteten på den mest effektive måten. Matsikkerhet Først og fremst er vi opptatt av at maten vi serverer er tilberedt etter de aller høyeste standardene med kvalitetsprodukter og -ingredienser. Som et minimum vil vi overholde alle relevante matsikkerhetslover og godkjente regler for god praksis. For å sikre best praksis, har vi utviklet en felles minimumsstandard for drift og et sett med regler for atferd som må følges overalt der vi driver forretning. Disse er basert på sunn fornuft, lovbundne krav og best praksis i industrien. Vi måler regelmessig overholdelse av disse standardene og implementerer mål for ytelse for å gjøre våre klienter og kunder trygge på at vi leverer mat som er trygg å spise, samtidig som at vi oppfyller deres forventninger til kvalitet. Alle ansatte som jobber med mat, forventes å sørge for at: Maten alltid er tilberedt under hygieniske forhold så den ikke utsettes for risikoen for kontaminasjon De får den informasjonen, opplæringen og verktøy som er nødvendig for å gjøre jobben på en hygienisk måte og i tråd med standardene De overholder alle selskapets matsikkerhetspolicyer og prosedyrer. Ledelsen har tilsynsrollen for våre ansatte for å sikre overholdelse og samsvar med disse standardene. Spørsmål: Jeg har lagt merke til at det hender at en av kollegaene mine glemmer å vaske seg på hendene før vedkommende tilbereder mat. Svar: Hendene dine sprer lett bakterier rundt omkring i kjøkkenet og til mat. Derfor er det svært viktig at du alltid vasker deg godt på hendene før og etter tilberedning av mat, og når du har vært på toalettet eller berørt avfallsdunker/søppelbøtter. Vennligst minn din kollega om dette og, om nødvendig, ta opp saken med din overordnede. Du finner en link til vår Uttalelse om matsikkerhetspolicy i Referanse-delen i Reglene for god opptreden.

10 COMPASS-METODEN Ansvarlig leveringskjede Som konsern, kjøper Compass varer og tjenester fra mange forskjellige leverandører fra store internasjonale organisasjoner til lokale spesialistleverandører over hele verden. Når det er mulig, skaffer vi mat og ingredienser fra produsenter i nærheten av anleggene våre, kjøper fra organiske produsenter og deltar i fair trade-initiativer. Vi legger stor vekt på bærekraftig uthenting. Vi innser at det vil være leverandører i noen land som vil synes det er vanskeligere å oppfylle de strenge standardene som forventes av store, internasjonale konserner. I de tilfellene vil vi forvente at slike leverandører oppfyller Compass' krav til små og mellomstore bedrifter og utvise kontinuerlig forbedring. Vår anskaffelsesaktivitet vil i det minste overholde de relevante standardene for matsikkerhet og helse, regler for god opptreden, selskapets forskrifter, lover og standarder i land der vi driver virksomhet og vil avspeile vår vedvarende forpliktelse til bærekraftig anskaffelse av mat og konsernansvar ( CR ). Compass bestreber seg konstant på å finne den riktige balansen mellom å utvikle langsiktige relasjoner med leverandører, basert på kompatible verdier og atferd, så vel som kvalitet og pris. Leverandører velges og beholdes gjennom en ikke-diskriminerende anbuds- og budgivningsprosess. Vårt positive utvalg av leverandører inkluderer, der det er gjennomførbart, en gjennomgang av leverandørens policy og aktiviteter i forhold til god kredittpraksis. Vi forventer at våre større leverandører oppfyller et solid sett med kredittkriterier. Vi oppmuntrer til og bistår i innføringen av best praksis blant alle leverandører og forventer at alle våre leverandører følger loven og holder seg til våre etiske regler. Hvis din rolle medfører valg av eller arbeid med leverandører, bør du forsikre deg om at din relasjon gjennomføres i samsvar med ledende prinsipper med ansvar og etisk handel, helt fra søk- og utvelgelsesprosessen til levering og betaling. Vi vil som minimum handle innenfor grunnkoden for etisk handel, som er en internasjonalt anerkjent kode for arbeidspraksis. Hovedelementene er: Organisasjonsrett og retten til kollektive lønnsforhandlinger respekteres; Arbeidsforholdene er trygge og hygieniske; Barnearbeid skal ikke benyttes; Det blir betalt lønn til å leve av; Utilbørlig arbeidstid benyttes ikke; Ingen diskriminering blir praktisert; Fast ansettelse blir tilbudt; og Ingen hard eller umenneskelig behandling er tillatt. Du får mer informasjon om vårt arbeid med leverandører ved å lese vår Kjøps- og leveringspolicy. Du finner en link til dette i avsnittet Referanse i Regler for god opptreden. Spørsmål: En av leverandørene som tilbyr tjenestene sine til Compass har indikert at hvis vi forteller ham hvilken pris de andre potensielle leverandørene tilbyr, vil han garantere å tilby oss større besparelser. Dette kan være gode nyheter fra et økonomisk perspektiv for Compass, men jeg kjenner meg litt urolig for det. Hva bør jeg gjøre? Hvis du har gjort deg tanker om atferden blant våre leverandører eller noen relasjon mellom en Compass-ansatt og leverandører, ber vi deg snakke med din linjesjef eller din lokale innkjøpssjef. Svar: Du gjør rett i å være urolig for dette. Hvis det er noe som ikke kjennes riktig ut, er det sannsynligvis fordi det ikke er det. Samtidig som at det er viktig til enhver tid å ivareta Compass interesser, bør du aldri dele leverandørinformasjon med andre leverandører. Ikke bare vil det være brudd på konfidensialitet, men det vil kanskje også være ulovlig. Du bør forklare Leverandøren at det han har foreslått er uetisk og ikke tillatt av Compass. Du bør rapportere saken til din linjesjef, og du vil kanskje vurdere om det er denne leverandøren du ønsker å fortsette å gjøre forretninger med.

11 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter Ansatte må være nøye med å forsikre seg om at ingen interessekonflikt reell eller oppfattet oppstår mellom sin plikt som Compass-ansatt og interesser utenfor arbeidsplassen. Interessekonflikter kan oppstå på mange måter: Andre arbeidsinteresser og tilknytninger: arbeid for andre selskaper under ansettelsesforhold med Compass eller tilknytning til andre organisasjoner kan skape interessekonflikter. For eksempel: å ha en økonomisk interesse i et annet selskap eller en organisasjon; besitte posisjon som styremedlem eller konsulent; utføre tjenester utenfor din rolle i Compass; eller ha en jobb på si'. En interessekonflikt kan oppstå dersom noen av ovennevnte gjelder et selskap eller en organisasjon som kan anses for å være en konkurrent med Compass eller en klient, entreprenør eller leverandør til Compass. Noen ordninger av denne typen er aldri tillatt du kan ikke jobbe eller yte tjenester til noe selskap eller noen organisasjon som du forholder deg til gjennom din rolle ved Compass. Hvis du vurderer å påta deg tilleggsarbeid utenom Compass som kan resultere i en oppfattet eller reell interessekonflikt, bør du orientere din linjesjef om dette og be om skriftlig godkjenning for å fortsette med det du har planlagt. Arbeide med nære slektninger: Hvis du blir oppmerksom på at en nær slektning jobber for eller yter tjenester til en konkurrent, klient, entreprenør eller leverandør, skal du drøfte dette med din linjesjef. Som generell regel, skal ingen slektning ha noen forretningsavtaler med deg eller, der det er mulig, med noen i din avdeling eller noen som rapporterer til deg. Med henblikk på Reglene for god opptreden, regner vi at en "nær slektning" ville være en ektefelle, partner, forelder, steforelder, barn, stebarn, søsken, stesøsken, nevø, niese, tante, onkel, besteforelder, barnebarn eller svigerfamilie. Styre Vi innser at som profesjonell organisasjon, kan det hende våre ansatte vil bli bedt om eller invitert til å være styremedlem i en annen organisasjon. I noen situasjoner kan dette medføre interessekonflikt eller juridisk spørsmål. Før du aksepterer en posisjon som styremedlem for en organisasjon (inkludert nonprofit-selskap), bør du først få skriftlig godkjenning fra din nasjonale leder. Spørsmål: Vi ønsker å rekruttere ytterligere catering-personale i avdelingen der jeg jobber. Min datter er på jakt etter deltidsarbeid før hun begynner å studere ved universitetet igjen, og jeg lurer på om jeg kan legge inn navnet hennes for en rolle? Svar: Hvis du tror din datter er egnet for ledig stilling og har de riktige personlige egenskapene og erfaringen, vil vi oppmuntre deg til å snakke med din linjesjef og anbefale henne. Du må gjøre det klart at dere er i slekt, at du ikke bør være involvert i rekrutteringsprosessen, og at den ledige stillingen bør være for en du ikke har direkte tilsyn med eller jobber tett sammen med. Du kan få ytterligere rådgivning og støtte vedrørende interessekonflikter fra din linjesjef, ditt lokale juridiske team eller din lokale personaleavdeling.

12 PERSONLIG INTEGRITET Interessekonflikter (forts.) Investeringer Interessekonflikter kan oppstå hvis investeringer gjøres i konkurrenter, leverandører eller kunder. Alle "betydelige interesser" i en konkurrent, leverandør eller kunde forutsetter skriftlig forhåndsgodkjenning fra din nasjonale sjef. Med henblikk på Reglene for god opptreden, betyr en "betydelig interesse" enhver økonomisk interesse som kan være en reell eller oppfattet påvirkning av din bedømmelse. Investeringer i aksjeselskaper som er notert på en anerkjent aksjebørs (for eksempel CAC 40, NYSE eller London Stock Exchange), der du eier mindre enn 1 % av det selskapet, er akseptable. Mange reelle eller potensielle interessekonflikter kan løses på en måte som er akseptabel både for Compass og for individet. Det viktige er å fremheve den potensielle konflikten slik at man kan bli enige om et hensiktsmessig tiltak. Hvis du er bekymret for at du (eller en kollega) kan ha en interessekonflikt, må du underrette din linjesjef om dette. Hvis ikke du informerer om en interessekonflikt, kan det føre til et disiplinærtiltak. Innsidehandel Handel med "innsideinformasjon" er en forbrytelse i Storbritannia, USA og i mange andre land. Innsideinformasjon er vesentlige opplysninger om et selskap som er kjent for styremedlemmer og ansatte i selskapet, men som ikke er offentliggjort. Det kan også gjelde et annet børsnotert aksjeselskap. Det er forbudt å dele innsideinformasjon eller bruke den til å kjøpe eller selge aksjer. Du må ikke kjøpe eller selge Compass-andeler (eller andeler i et annet børsnotert selskap) hvis du har kjennskap til innsideinformasjon. Du må ikke be andre handle på dine vegne eller dele med andre innsideinformasjonen du har. Ingen innsideinformasjon skal gis videre til noen forretning uten skriftlig forhåndsgodkjenning enten fra konsernets administrerende direktør, konsernets avdeling for investorrelasjoner, konsernets mediarelasjoner eller selskapets foretningsfører som vil: sørge for at innsideinformasjonen er gjort tilgjengelig i samsvar med loven; frigi innsideinformasjonen via London Stock Exchange (eller annen lignende tillatt mekanisme); og Gjøre kunngjøringer tilgjengelige på Compass Group PLCs webside. Fullstendig kontaktinformasjon for disse avdelingene står i referansedelen av Reglene for god opptreden. Spørsmål: Vi har jobbet med å bli enige om en samarbeidsavtale med en ny forretningspartner som, hvis den lykkes, kan føre til at begge selskapenes virksomhet virkelig vokser. Jeg er klar over at min søster og svoger har noen andeler i det andre selskapet, som de vurderer å selge. Jeg vil gjerne forsikre meg om at de får best mulig pris for sin investering og be dem holde på andelene inntil forretningssamarbeidet er offisielt. Vil jeg få problemer med å gjøre dette? Svar: Ja. Informasjonen du har om det nye samarbeidsprosjektet er konfidensiell og må ikke gis videre. Det vil sannsynligvis regnes som materiell informasjon, da investorer (for eksempel din familie) sannsynligvis ville vurdere informasjonen når en beslutning skal tas i forhold til deres andeler. Du må ikke gi informasjonen videre. Materiell informasjon er informasjon som sannsynligvis vil påvirke selskapets andelspris når den gjøres kjent for allmennheten. Informasjon for eksempel om en omstrukturering av ledelsen, produktinformasjon, viktige nye kontakter, rettstvister eller fortjenesterapporter eller -prognoser. Du kan få ytterligere rådgivning og støtte vedrørende interessekonflikter og innsidehandel fra din linjesjef, ditt lokale juridiske team eller din lokale personaleavdeling.

13 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og gjestfrihet Vi anerkjenner at gaver som gis og mottas eller gjestfrihet kan bidra til å utvikle velvilje i forretningsrelasjoner, men det er passende bare under enkelte omstendigheter. Under ingen omstendigheter skal noen ansatt tilby, gi eller ta imot noen gave eller gjestfrihet, ansett verdi, som kan oppfattes slik at den påvirker en forretningsbeslutning. Vurder følgende når du står overfor en mulighet til å gi eller ta imot gaver eller gjestfrihet. Hva er din hensikt med å tilby en gave eller gjestfrihet eller hva tror du er hensikten til forretningspartneren når det samme blir tilbudt deg? Er hensikten å utvikle en forretningsrelasjon eller å påvirke en beslutningsavgjørelse som for eksempel tildeling av en kontrakt som er lagt ut på anbud? Er gaven eller gjestfriheten av beskjeden verdi eller kan det føre til at du (som mottaker) kjenner deg forpliktet til å gi noe tilbake? Har du sjekket for å se om gaven / gjestfriheten er lovlig både i mottakerens og i tilbyderens land? Vær spesielt forsiktig når du vurderer å gi gaver eller gjestfrihet til statlige embetspersoner, da dette er forbudt i enkelte land. Har du sjekket om mottakeren av gaven eller gjestfriheten har lov til å ta imot? Kjennes det greit for deg å gi eller ta imot gaven? Hvis ikke det kjennes greit, er det sannsynligvis ikke det. Spiller det noen rolle hvilken type gave eller gjestfrihet jeg tilbyr? Det finnes noen typer gaver eller gjestfrihet som aldri bør anses som akseptable. Du bør ikke gi, tilby, ta imot eller godkjenne noen: Gaver eller gjestfrihet som involverer tredjeparter som har deltatt i en anbudskonkurranse eller anbudsprosess som du er eller kan anses for å være involvert i; Gaver eller gjestfrihet som ville være ulovlig under lokal lovgivning, for eksempel å gi en gave til en statlig embetsperson som kan forstås som bestikkelse etter lokal lovgivning sørg for at du gjør deg kjent med dine lokale juridiske forpliktelser; Betaling av kontanter (eller likvide midler) eller betaling av andres personlige regninger eller omkostninger; Enhver gjestfrihet som kan være brudd på disse Reglene for god opptreden eller som kan anses for å være uanstendige eller upassende som ledd i et forretningsforhold eller som kan ha en negativ innvirkning på Compass omdømme; og Gaver eller gjestfrihet som du ikke er innstilt på å rapportere eller søke intern godkjenning for, uansett om du benytter personlig eller selskapets gjestfrihet. Spørsmål: Jeg har snakket i mange måneder med et lokalt regjeringsorgan uten å hente inn supporttjenester. Nå er jeg invitert i bryllupet til datteren av en lokal embetsmann. I min kultur forventer man at gjester gir kontanter i gave i bryllupet. Er dette akseptabelt? Svar: Vi forstår at kulturforskjeller kan stille oss i vanskelige situasjoner. Selv om vi ønsker å alltid være forståelsesfulle for dette, er det strengt forbudt å gi kontanter i gave, uansett omstendigheter. Det kan være passende å tilby en gave som ikke består av kontanter, men først må du snakke med din overordnede om dette og få hans/hennes godkjenning før du gir noen gave.

14 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og gjestefrihet (forts.) Du må alltid innhente forhåndsgodkjenning fra din overordnede før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet. For topp 10 land Du må alltid innhente godkjenning fra din administrerende direktør (eller annen representant utnevnt av administrerende direktør) før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet som ikke er ført i budsjettet* som kan overstige, for hver mottaker, følgende grenser i en gitt 12-måneders periode som starter 1. oktober hvert år. Gjestfrihet (inkludert måltider) som overstiger nedre grense på (a) GBP eller (b) den nedre lokale grensen satt av administrerende direktør i landet der du jobber; Gaver verdsatt til mer enn GBP 100 (eller lavere lokal grense); eller Reise eller losji gitt eller tilbudt i form av gjestfrihet. Tidligere godkjenning må også innhentes fra konsernets administrerende direktør for a) all gjestfrihet til en verdi på mer enn GBP (for opptil 5 personer); b) all gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP (for mellom 6-10 personer) eller c) gaver verdsatt til mer enn GBP 500. AIC-godkjenning må alltid innhentes for gaver verdsatt til mer enn GBP og gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP For alle land utenom de topp 10 Du må alltid innhente godkjenning fra din administrerende direktør (eller annen representant utnevnt av administrerende direktør) før du tilbyr eller tar imot noen gave eller gjestfrihet som ikke er ført i budsjettet* som kan overstige, for hver mottaker, følgende grenser i en gitt 12-måneders periode som starter 1. oktober hvert år. Gjestfrihet (inkludert måltider) som overstiger nedre grense på (a) GBP eller (b) den nedre lokale grensen satt av administrerende direktør i landet der du jobber; Gaver verdsatt til mer enn GBP 100 (eller lavere lokal grense); eller Reise eller losji gitt eller tilbudt i form av gjestfrihet. Tidligere godkjenning må også innhentes fra konsernets administrerende direktør for a) all gjestfrihet til en verdi på mer enn GBP (for opptil 5 personer); b) all gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP (for mellom 6-10 personer) eller c) gaver verdsatt til mer enn GBP 250. AIC-godkjenning må alltid innhentes for gaver verdsatt til mer enn GBP og gjestfrihet verdsatt til mer enn GBP Topp ti land: USA, Canada, Brasil, Tyskland, Spania, Frankrike, Storbritannia, Italia, Australia og Japan. * Gjestfrihet (enten den tilbys et sted som er drevet av konsernet eller kjøp fra en tredjepart) som allerede har vært inkludert i et kostnadsbudsjett, som er godkjent som en del av miljøet for det regnskapsårets budsjett av det aktuelle landets styre og som er underlagt periodiske gjennomganger i løpet av regnskapsåret, er ikke underlagt de økonomiske grensene som fremgår overfor og anses for allerede å ha mottatt et egnet nivå av gjennomgang og autorisasjon. Denne policyens krav i forhold til tidspunktet da gjestfriheten tilbys og så videre (f.eks. ikke under et anbud), gjelder.

15 PERSONLIG INTEGRITET Gaver og gjestefrihet (forts.) Vær oppmerksom på at disse verdiene er konsern-standarder som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger, som kan være underlagt endringer fra tid til annen. Den lokale policyen for gaver og gjestfrihet i landet der du jobber, kan fremsette strengere grenser som du må overholde. Det er ditt ansvar å gjøre deg kjent både med grenser som er aktuelle i landet der du bor, og grensene som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger. Ta imot gaver Vi forstår at det i noen land og kulturer kan oppfattes som en fornærmelse å takke nei til en gave som tilbys deg, men som ville være brudd på Reglene for god opptreden. I slike omstendigheter kan du ta imot gaven, men du må straks rapportere det til din overordnede som vil fortelle om du kan beholde gaven, om den bør returneres til giveren eller selges til inntekt for veldedighet. Du skal ikke under noen omstendigheter ta imot kontanter i gaver (eller likvide midler som en banksjekk, pengeanvisninger, investeringspapirer eller betaling av personlige regninger eller utgifter). Besøk av delegater fra regjering, samarbeidspartnere, delegater fra offentlige og statlig eid selskap På grunn av vår forretnings natur, hender det vi får besøk av delegater fra regjering, samarbeidspartnere eller statlig eide selskaper til våre kontorer eller anlegg der vi driver virksomhet over hele verden. Samtidig som at det er akseptabelt å fremme, demonstrere og forklare fordelene med tjenestene som Compass tilbyr, skal det ikke være noe forsøk på å påvirke noen beslutninger ved å tilby personlige fordeler. Dokumentasjon og godkjenning av gaver og gjestfrihet Alle gaver, gjestfrihet og forretningsmåltider som tilbys til eller av Compass-ansatte (enten de tas imot eller avlås), må godkjennes av din overordnede. Du bør oppbevare kopi av alle kvitteringer. Disse vil utgjøre en effektiv dokumentasjon av gaver eller gjestfrihet som du gir. Hvis du selv får tilbud om gaver eller gjestfrihet, må du også informere din overordnede slik at det kan registreres, uansett om du tar imot tilbudet eller ikke. Alle overordnede bør registrere alle gaver og gjestfrihet som tilbys dem eller de som rapporterer til dem. Et eksempel på en slik registrering fås fra konsernets juridiske avdeling. med Speak Up. Du må få forhåndsgodkjenning fra din overordnede før du samtykker i å betale for reise, losji eller utgifter for noen besøkende embetsmann eller regjeringsmedlem.

16 KOMMERSIELL INTEGRITET Konkurranse og monopol Compass tar sin overholdelse av konkurranserett noen ganger omtalt som monopolrett svært alvorlig. Brudd på konkurranserett vil ikke bli tolerert. Lovene om konkurranse kan variere fra land til land og noen lover kan til og med gjelde forretning som utføres utenfor opprinnelseslandet. Konsekvensene av brudd på konkurranserett kan være alvorlige både for selskaper og individer. I EU kan et selskap bøtelegges med opptil 10 % av sitt konserns årlige omsetning for å engasjere seg i konkurransehindrende atferd. I noen land, inkludert USA, Brasil og Storbritannia, kan individer som dømmes for konkurransehindrende praksis, få fengselstraff. En av faktorene som ofte vurderes av myndighetene ved gjennomgang om et selskap har handlet på en konkurransehindrende måte, er markedsandelen som selskapet har. Det er ulovlig i mange jurisdiksjoner å bruke konkurransehindrende midler til å skaffe eller opprettholde et monopol eller dominerende posisjon. Du bør rådføre deg med din juridiske avdeling hvis forretningsområdet der du driver virksomhet har en betydelig markedsandel. Hvis du tar forskjellige priser fra forskjellige kunder, kan det i noen land anses for å være konkurransehindrende. Hvis du er med og bestemmer prisen for varer eller tjenester i ditt forretningsområde, må du gjøre deg kjent med lokale gjeldende lover. Vennligst rådfør deg med din lokale juridiske avdeling. ALDRI: avtal (eller til og med bare snakke med konkurrenter om) prisen som Compass vil selge varer eller tjenester for; prøv å diktere for kunder hvilken pris de skal selge varene eller tjenestene videre for, som Compass har levert til dem; innfør automatisk leverandørens veil. utsalgspriser - ta din egen beslutning om pris og registrer den; avtal å dele opp et marked på kunstig måte f.eks. ved å avtale hvordan kunder/kontrakter med et annet selskap enn Compass skal deles eller ved å parsellere ut forskjellige eksklusive territorier til hverandre; fikse anbud eller ha kommunikasjon med konkurrenter i forhold til anbud (bortsett fra, f.eks., i forbindelse med et offisielt fellesbud eller felles samarbeidsprosjekt som behandles av din lokale juridiske avdeling); og avtal med noe annet selskap å begrense kunstig produksjonen av varene eller leveringen av tjenestene. IKKE GJØR NOE AV FØLGENDE UTEN FØRST Å RÅDFØRE DEG MED DIN JURIDISKE AVDELING: ta priser som er lavere enn totale kostnader i den hensikt å skyve en konkurrent ut av markedet; nekte å levere til en eksisterende kunde (bortsett fra hvor kunden for eksempel nekter å betale regninger); inngå eksklusive kontrakter som varer i mer enn 5 år; og inngå avtale som gir Compass forkjøpsrett for fremtidige mattjenester og supporttjenester på en gitt sted. Vær oppmerksom på at du bør rådføre deg med konsernets juridiske avdeling hvis du ikke har en lokal juridisk avdeling i landet der du driver virksomhet. Spørsmål: Vi har fått litt påtrykk fra klienter om å gå gjennom våre kontrakter etter den senere tidens økning i matkostnader, spesielt hvete. Det ville være virkelig nyttig å forstå hva våre hovedkonkurrenter gjør, da vi trenger å være konkurransedyktige samtidig som at vi sikrer at vi tilbyr klientene våre den best mulige prisen. Det er jo i våre klienters beste interesser om vi kan snakke om dette med våre konkurrenter og komme til en slags generell enighet? Konkurranserett regulerer handel med konkurrenter, kunder, distributører og andre tredjeparter rundt om i verden. De forbyr avtaler, ordninger og samlede forretningspraksis som forhindrer, begrenser eller forvansker konkurranse (eller har til hensikt å gjøre det). Svar: Det ville være ulovlig for å deg å snakke med våre konkurrenter om prisplaner eller muligheten for å fikse prisene, selv om du tror at dette ville være nyttig for våre klienter. Du ville utsette deg selv og selskapet for høy risiko for strafferettslig forfølgelse dersom du gjorde dette, i tillegg til at du ville skade Compass omdømme.

17 KOMMERSIELL INTEGRITET Konkurranse og monopol (forts.) Bransjeforeninger Ansatte i Compass må være spesielt forsiktige når de vurderer å delta i en bransjeforening, slik at de passer på så de ikke utsetter seg for risikoen av å engasjere seg i, eller bli oppfattet som å engasjere seg i, noen konkurransehemmende atferd. Du bør ikke bli med i noen bransjeforening uten godkjenning fra din nasjonale leder, som vil henvise saken til konsernets juridiske avdeling for bekreftelse. Ansatte rådes til å føre nøye dokumentasjon av alle møter med representanter for konkurrenter. Handelsforeninger skal ikke brukes som forum for å avtale en felles tilnærming til en handelssak som prisrabattering. Selv passiv deltakelse i møter når samtaler finner sted om f.eks. prisavtaler for markedet, kan utsette deg selv og Compass for høy risiko. Du bør gjøre det klart at du ikke føler deg komfortabel med samtalene og forlate møtet umiddelbart. Deretter bør du straks rapportere saken til din lokale juridiske avdeling. Du bør rådføre deg med din lokale juridiske avdeling hvis du er i tvil om du bør delta i møter i handelsforeninger. Hvitvasking av penger Det forventes av oss alle at vi overholder lover for å forhindre hvitvasking. Det er Compass policy å ikke ta imot betaling for varer eller tjenester utført under kontrakt fra våre klienter (i motsetning til sluttkunder) i kontanter, reisesjekker, tredjepartsbetalinger eller pengeanvisninger. Vi vil vanligvis forvente at betalinger fra klienter trekkes på bankkontoer i navnet på klienten som er fakturert. Enhver betaling som Compass utsteder til en leverandør eller en annen tredjepart, må også utstedes til en bankkonto med navnet på den innleide tredjeparten. Alle unntak fra dette må være godkjent skriftlig på forhånd enten av din lokale juridiske avdeling eller din økonomiansvarlige. Det er den lokale ledelsens ansvar å forsikre at Compass utfører sin virksomhet i samsvar med alle lokale juridiske krav, inkludert overholdelse av alle krav til valutarapportering. Spørsmål: En av våre mindre klienter har nylig kontaktet meg for å spørre om de kunne gjøre opp fakturaen vår fra en rekke forskjellige kontoer. Er dette i orden? Svar: Det er riktig av deg å sjekke om dette er akseptabelt. Vi må være svært forsiktige med en slik type forespørsel, da det kan tyde på hvitvasking. Rapporter denne saken til din linjesjef eller lokale juridiske avdeling før du svarer klienten, da det kan være en legitim grunn til klientens forespørsel. Pengevask er prosessen hvorved kriminelle prøver å skjule og forkle det virkelige opphavet og eierforholdet av penger som er tjent gjennom kriminelle aktiviteter og kan også gjelde finansiering av terrorhandlinger. Penger kan filtreres gjennom en rekke transaksjoner for å "rense" dem og la det se ut som om de har et legitimt opphav. Du kan få ytterligere råd og støtte i forhold til konkurransen, monopolsaker og hvitvasking fra din lokale juridiske avdeling eller ved å ta kontakt med konsernets juridiske avdeling. Fullstendig kontaktinformasjon står i referansedelen av Reglene for god opptreden.

18 KOMMERSIELL INTEGRITET Bestikkelse og korrupsjon Bestikkelse er å gi eller ta imot en gave, betaling eller annen fordel for å oppnå en kommersiell fordel. En bestikkelse trenger ikke nødvendigvis bli utbetalt det er nok at den tilbys eller etterspørres. En bestikkelse kan være et problem uansett om den involverer privat næring eller statlig virksomhet. Bestikkelse eller korrupsjon er uakseptable i alle former og vi er forpliktet til gjennomsiktighet i all vår virksomhet. De fleste land har lover som forbyr korrupsjon. Brudd på noen av disse lovene er en alvorlig forbrytelse, som kan medføre bøtelegging for Compass og fengselstraff for individer. Vi er forpliktet til å skape et arbeidsmiljø der alle vi jobber med følger de høyeste standardene for integritet og profesjonalisme. Dette er spesielt viktig når vi handler med representanter for statlige, nasjonale, offentlige og lokale myndigheter i et land. Du bør alltid overholde følgende grunnleggende regler, uansett om du handler med noen i privat næringsliv eller i staten: Aldri tilby eller gi uautoriserte betalinger; Aldri prøv å få noen til å gjøre noe ulovlig eller upassende; Alltid rapporter alle mistanker eller kjennskap til at feilaktige utbetalinger tilbys eller mottas; og Aldri tilby eller ta imot penger (eller noe av verdi), gaver eller provisjon for å oppnå kontrakter eller forretningsavtaler. Spørsmål: Jeg driver for tiden en anbudsprosess blant leverandører av poteter. En av de potensielle leverandørene har tilbudt meg billetter til en stor fotballkamp i helgen. Han kan ikke være der, men har sagt at jeg kan få to billetter og ta med meg noen. Kan jeg ta imot disse billettene? Svar: Du bør være svært varsom med å ta imot disse billettene. Da du står midt i en anbudsprosess, kan det oppfattes at du tar imot bestikkelse, og invitasjoner som dette bør du takke høflig nei til så lenge anbudsprosessen pågår. Du bør ikke tilby eller ta imot gaver eller gjestfrihet som kan anses for å påvirke en forretningsbeslutning. Se Policy for gaver og gjestfrihet (du finner en link til denne policyen i Referanse-delen i Reglene for god opptreden) for mer informasjon. Compass-konsernets policy ved svindel bekrefter konsernets null-toleranse for bedragersk, uærlig eller misvisende aktiviteter eller atferd og er tilgjengelig på Mercury for alle ansatte så de kan slå opp etter behov. Du finner også en link til den i Referanse-delen. De etiske reglene forsterker konsernets generelle tilnærming til å drive forretning på en etisk måte. De er også tilgjengelige for alle ansatte på Mercury, og en link til den finnes i Referanse-delen av Reglene for god opptreden.

19 KOMMERSIELL INTEGRITET Bestikkelse og korrupsjon (forts.<) Fasiliteringsbetalinger Fasiliteringsbetalinger er betaling av pengesummer til en offentlig embedsperson (eller annen person) for å sikre at vedkommende utfører sin plikt enten raskere, eller bare utfører den. Det kan f.eks. være for å sikre rask frigivelse av varer som står i tollen. Det er forbudt for ansatte i Compass å gi fasiliteringsbetalinger. Du bør ikke utføre slike betalinger, selv om de er for nominelle beløp eller er "normal" praksis i landet der du driver virksomhet. Nye territorier, nye sektorer, agenter og konsulenter Som en del av vår risikoevalueringsprosedyre, må etablering av en virksomhet i et nytt land eller territorium der Compass for tiden ikke har virksomhet, eller introduksjonen av en ny forretningssektor/linje i et eksisterende land, godkjennes av konsernets administrerende direktør og økonomisjef med prosedyren som fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger. I tillegg til dette, er prosessen endret for utnevnelsen av konsulenter og agenter til å handle på vegne av Compass (som også fremgår av konsernets håndbok for godkjenninger). Vennligst se i konsernhåndboken for godkjenninger for å forstå de nyeste økonomiske grensene for når godkjenning må innhentes. Disse har vært betydelig redusert siden 1. februar Spørsmål: Vi har mottatt et stadig økende antall besøk fra statlige representanter som er ansvarlige for å utstede våre helse- og sikkerhetslisenser. De forventer å bli tatt med ut på middag, og har bedt om sigaretter og av og til kontanter. Jeg er redd for at hvis jeg avslår, vil de ikke gi oss lisensene så vi kan drive forretningen vår. Hva bør jeg gjøre? Svar: Samtidig som at det er avgjørende at vi driver våre forretningsenheter med alle de riktige lisensene og godkjenningene, er det strengt forbudt å tilby gaver eller kontanter for å få utstedt lisenser. Du bør straks rapportere en slik sak til din linjesjef. Du kan finne ut mer om denne policyen om bestikkelse og korrupsjon ved å forsikre deg om at du er kjent med de etiske reglene (du finner en link til denne i Referanse-delen av disse Reglene for god opptreden) og ved å søke veiledning fra din lokale juridiske avdeling.

20 KOMMERSIELL INTEGRITET Rapportering og regnskap Det er avgjørende at Compass registrerer sin økonomiske og annen informasjon på en nøyaktig og objektiv måte. Regnskapsavleggelse Alle regnskaper, registre og kontoer må være i samsvar med Compass' håndbok for regnskapspraksis og prosedyrer. Håndboken er én enkelt referansekilde om samsvar med internasjonale standarder for økonomisk rapportering, rapportering for alle områder av virksomheten og gjør at alle Compass-avdelinger kan rapportere i henhold til ett enkelt, tydelig definert sett med policyer. Husk følgende grunnregler: Alle dokumenter må være nøyaktige og fullstendige og de skal gi mulighet for en nøyaktig visning av forretningen på ethvert tidspunkt; Støttende dokumentasjon skal innhentes på tidspunktet for en transaksjon; Regnskapsbilag og dokumentasjon skal oppbevares i samsvar med lokale juridiske og regnskapsmessige krav, men uansett for ikke mindre enn seks år; Årlige regnskapsrapporter og dokumenter vedrørende oppkjøp og andre viktige transaksjoner bør oppbevares permanent; og Samarbeid fullstendig med alle interne eller eksterne revisjoner, der du forsikrer deg om at du gir revisorene nøyaktig informasjon og gir dem ubegrenset tilgang til dokumenter og kollegaer (alltid underlagt juridiske begrensninger). Du må aldri: Forfalske noe dokument økonomisk eller annet, Avhende eller på annen måte overføre Compass-aktiva uten riktig dokumentasjon og autorisasjon i henhold til konsernets håndbok for godkjenninger, Lage falske eller villedende konteringer eller utgiftsposter, eller Ødelegge informasjon for å skjule dårlig praksis. Hvis du er redd for at riktige økonomiske prosesser ikke etterfølges eller at noen form for feil eller misvisende konteringer blir foretatt, skal du straks rapportere dette til din linjesjef. Hvis du føler deg ukomfortabel med å ta opp saken med linjesjefen din, kan du vurdere å snakke med din lokale økonomisjef, personalavdelingen eller Speak Up. Spørsmål: Vi har hatt et virkelig fremgangsrikt halvår der vi har overgått våre mål. Vi forventer ikke at det skal bli så enkelt de neste månedene, og jeg lurer på om jeg skal legge noe av inntekten på nye klienter inn i tallene for neste kvartal for å jevne ut de faktiske tallene. Jeg tror ikke dette vil få noen negativ innvirkning på klienten, og jeg vil ikke endre de reelle tallene. Er dette i orden? Svar: Nei. All aktivitet som tar sikte på å skifte salg eller fortjeneste mellom rapporteringsperioder kan resultere i en feilaktig fremstilling av vår økonomiske posisjon og er uakseptabelt. Vennligst sørg for at all rapporteringen er nøyaktig og ikke villedende. Du kan få flere råd og mer support om nøyaktig rapportering og regnskaper fra din linjesjef, lokale eller konsernets økonomiavdeling. Konsernets håndbok for regnskapspraksis og prosedyrer inneholder ytterligere informasjon og veiledning i dette temaet og kan fås tilgang til via Mercury eller via linkene som står i Referanse-delen av Reglene for god opptreden.