Antikorrupsjonshåndbok for Saferoad Group

Transkript

1 Antikorrupsjonshåndbok for Saferoad Group

2

3 Innholdsfortegnelse 1. Introduksjon til antikorrupsjon 5 2. Sammendrag 7 3. Grunnleggende krav 8 4. Forventet adferd Viktige prinsipper Definisjon av utilbørlig fordel (eller bestikkelse) Offentlig kontra privat sektor Representasjon Gaver Bedriftsarrangementer Veldedige donasjoner Straffer Forretningspartnere Huskeregler Rapportering Opplæring Internkontroll Kontaktinformasjon for ansvarshavende 21

4 1. Introduksjon til antikorrupsjon Korrupsjon er et vidt begrep, og det finnes mange forskjellige definisjoner. Vanligvis er begrepet forbundet med å tilby og motta bestikkelser. Antikorrupsjonslover motarbeider korrupsjon ved å kriminalisere bestikkelser og utilbørlig påvirkning som rettes mot personer som handler på vegne av andre det være seg på vegne av enkeltpersoner, foretak, organisasjoner, juridiske eller styrende organer, etater eller kommuner, eller samfunnet forøvrig. 4

5 I tillegg til å bidra til å unngå straff for brudd på antikorrupsjonslovgivning, har prosessen med å gjennomføre et program for antikorrupsjon flere fordeler for Saferoad. For eksempel fører gjennomføringen av risikovurderinger i forbindelse med antikorrupsjon til en bedre forståelse av Saferoads virksomhet. Bedrifter med velfungerende antikorrupsjonsprogrammer får større anseelse når de byr på offentlige kontrakter, og bedrifter i privat sektor vektlegger etterlevelse av antikorrupsjon i stadig større grad når de velger hvem de vil samarbeide med. Denne håndboken gjelder alle i Saferoad Group («Saferoad») alle ansatte, ledere, toppledelsen og medlemmer av styret («ansatte»). Med hensyn til forretningspartnere, gjelder denne håndboken de som representerer Saferoad eller handler på Saferoads vegne, for eksempel konsulenter, representanter og enkelte tjenesteleverandører og leverandører. Denne håndboken gjelder ikke forretningspartnere som handler uavhengig av Saferoad. 5

6 6

7 2. Sammendrag Det er strengt forbudt å direkte eller indirekte foreslå, motta, tilby, love, bevilge eller godkjenne å gi penger eller noe av verdi til noen for å utilbørlig påvirke gjennomføringen av mottakerens (eller noen andres) arbeidsoppgaver eller for å oppnå eller beholde en utilbørlig fordel. Ekstra forsiktighet må utvises under samhandling med representanter for offentlig sektor og i forhold til offentlige anskaffelser og statlige beslutningsprosesser. Fordeler skal aldri tilbys representanter for offentlig sektor, deres kolleger eller noen annen part med den hensikt å påvirke tildelingen av et anbud eller annen avgjørelse. Tilstrekkelige risikovurderingsrutiner for tredjeparter og kontraktsfestede garantier kreves for å redusere eller eliminere korrupsjonsrisiko. Brudd på antikorrupsjonslovgivningen kan føre til store bøter, fengsel og alvorlig skade på Saferoads omdømme. Konserndirektøren ansvarlig for risikostyring bør kontaktes hvis man er i tvil om en spesifikk fordel som representasjon, en gave, et arrangement eller lignende er tillatt. 7

8 3. Grunnleggende krav Saferoads forretningsvirksomhet skal utføres i samsvar med alle gjeldende lover og forskrifter og på en slik måte at en høy etisk standard opprettholdes. Saferoad søker eller godtar ikke fordeler basert på ulovlig, upassende eller uetisk adferd. Ansatte som har spørsmål vedrørende hvilke lover, forskrifter eller retningslinjer som gjelder for utførelsen av sine oppgaver, bør kontakte konserndirektøren ansvarlig for risikostyring. Ingen ansatte vil bli utsatt for degradering eller andre negative konsekvenser for å nekte å betale bestikkelser eller for å etterkomme denne håndboken, selv om det kan føre til tap av virksomhet for Saferoad. 4. Forventet adferd 4.1 Viktige prinsipper Det er strengt forbudt å direkte eller indirekte foreslå, motta, tilby, love, bevilge eller godkjenne å gi penger eller noe av verdi til noen for å utilbørlig påvirke gjennomføringen av mottakerens (eller noen andres) arbeidsoppgaver eller for å oppnå eller beholde en utilbørlig fordel. Det er uten betydning om mottakeren av den utilbørlige fordelen opptrer i offentlig eller privat sektor utilbørlige fordeler er alltid forbudt. Dette samme gjelder for å motta fordeler eller tilbud om fordeler. Det er forbudt for enhver som opptrer på vegne av Saferoad å motta, godta et løfte om eller kreve en utilbørlig fordel for utførelsen av arbeidsoppgaver. I forhold til offentlige anskaffelser og statlige beslutningsprosesser skal fordeler aldri tilbys representanter for offentlig sektor, deres kolleger eller noen annen part med den hensikt å påvirke tildelingen av et anbud eller annen avgjørelse. 8

9 4.2 Definisjon av utilbørlig fordel (eller bestikkelse) Det er større sannsynlighet for at fordeler som gis personer som jobber i offentlig sektor betraktes som utilbørlige og ulovlige, enn fordeler som gis personer som jobber i privat sektor. Av denne årsak må man være ekstra varsom når man samhandler med representanter for offentlig sektor. Slik det er brukt i denne håndboken, omfatter begrepet «offentlig sektor» ikke bare ansatte og representanter for statlige etater, rettsvesenet og andre offentlige myndigheter, men også statseide eller kommunale selskaper og private selskaper som utfører oppgavene til en offentlig myndighet eller som ellers er hovedsakelig finansiert med statlige midler. Begrepet «offentlig sektor» inkluderer også personer med politisk eksponering. 4.3 Offentlig kontra privat sektor Det er større sannsynlighet for at fordeler som gis personer som jobber i offentlig sektor betraktes som utilbørlige og ulovlige, enn fordeler som gis personer som jobber i privat sektor. Av denne årsak må man være ekstra varsom når man samhandler med representanter for offentlig sektor. Slik det er brukt i denne håndboken, omfatter begrepet «offentlig sektor» ikke bare ansatte og representanter for statlige etater, rettsvesenet og andre offentlige myndigheter, men også statseide eller kommunale selskaper og private selskaper som utfører oppgavene til en offentlig myndighet eller som ellers er hovedsakelig finansiert med statlige midler. Begrepet «offentlig sektor» inkluderer også personer med politisk eksponering. For at et selskap skal betraktes som en del av privat sektor kreves det derfor at det er ingen betydelige innslag av offentlig eierskap eller annen offentlig interesse i selskapets drift. 9

10 10

11 4.4 Representasjon Representasjon i offentlig sektor. Representasjon i form av lunch eller middag er tillatt, forutsatt at kostnaden er rimelig og at representasjonen ikke sammenfaller med en pågående sak slik som en offentlig anskaffelse eller andre statlige beslutningsprosesser, kommersielle forhandlinger eller rettsaker. Luksusrestauranter er ikke tillatt. Vin og øl tillates til maten, men i moderasjon. Sprit bør ikke tillates. Representasjon i privat sektor. Representasjon i form av lunch eller middag er tillatt forutsatt at kostnaden er rimelig. Vin, øl og sprit og tillates til maten, men i moderasjon. Motta representasjon. De samme standardene gjelder som ved å tilby representasjon, 4.5 Gaver Tilbud om gaver til offentlig sektor. Gaver, inkludert bedriftsmarkedsføring, er aldri tillatt i forbindelse med offentlig sektor med mindre det er klart at å gi gaver er en veletablert og lovlig lokal praksis i det gjeldende området, og at forutgående skriftlig samtykke er innhentet fra konserndirektøren for risikostyring grunnet spesielle omstendigheter. Tilbud om gaver til privat sektor. Rimelige utgifter i tilknytning til bedriftsmarkedsføring er tillatt. For eksempel kan markedsføringsprodukter godtas hvis de tilbys i forbindelse med et bedriftsarrangement eller et bedriftsbesøk. Gaver er tillatt kun med konserndirektøren for risikostyrings forutgående skriftlige samtykke. Motta gaver. Ansatte kan motta markedsføringsgaver, prøver og vanlige gaver som blomster, sjokolade og lignende i moderasjon. Alle gaver med en verdi på mer enn 50 euro kan kun mottas med samtykke fra konserndirektøren for risikostyring 11

12 Have a safe journey 12

13 4.6 Bedriftsarrangementer Bedriftsarrangementer som seminarer eller kurs eller som organiseres eller har deltakelse av personer som handler på vegne av Saferoad, må ha et legitimt forretningsmessig formål. En invitasjon til et arrangement i regi av Saferoad eller dens representanter må stiles på en slik måte at det relevante forretningsmessige formålet kommer tydelig frem. Det bør også komme klart frem av invitasjonen at ved å akseptere invitasjonen, bekrefter deltakere at deltakelse er i samsvar med deres bedrifts gjeldende retningslinjer og er godkjent av deres overordnede. «Pluss éninvitasjoner», det vil si invitasjoner der deltakeren kan ha med ektefellen eller en ekstra gjest, kan ikke godtas. Bedriftsarrangementer som involverer privat sektor. Den delen av arrangementet som er av forretningsmessig relevans for alle deltakere må være mer fremtredende enn underholdningsdelen. Bedriftsarrangementer som involverer offentlig sektor. Underholdningsdelen må holdes på et minimum. Arrangementet skal ha forretningsmessig relevans for alle deltakere. En invitasjon til et arrangement må aldri sammenfalle med en pågående sak som en offentlig anskaffelse eller andre statlige beslutningsprosesser, kommersielle forhandlinger eller rettsaker. Deltakelse i bedriftsarrangementer. For at en ansatt skal delta, må den delen av arrangementet som er av forretningsmessig relevans for alle deltakere være mer fremtredende enn underholdningsdelen. Skriftlig godkjenning til å vike fra reglene for bedriftsarrangementer må innhentes fra konserndirektøren for risikostyring før arrangementet. 13

14 14

15 4.7 Veldedige donasjoner Enhver veldedig donasjon eller sponsorat som tilbys av Saferoad må ha forutgående skriftlig godkjenning fra konserndirektøren ansvarlig for risikostyring og må offentliggjøres på Saferoads nettsted. 5. Straffer Straffer for brudd på antikorrupsjonslovgivning kan inkludere bøter og fengsel, og forlik med myndighetene kan komme opp i flere hundre millioner euro eller dollar. Ansatte som bryter antikorrupsjonslover eller forbudene i denne håndboken kan bli gjenstand for disiplinære tiltak, opptil og inkludert avskjed. Ansatte som etter diskusjon med rette vedkommende hos Saferoad avslår å gjennomføre en transaksjon på grunn av bekymring vedrørende antikorrupsjonslovgivning, vil ikke oppleve noen negative konsekvenser. 15

16 16

17 6. Forretningspartnere Antikorrupsjonslovgivning forbyr utilbørlige fordeler, enten de gis direkte eller indirekte. Følgelig er det nødvendig at alle ansatte og andre som handler på vegne av Saferoad utøver stor forsiktighet under samhandling med tredjeparter. De hos Saferoad som er ansvarlige for å utnevne og ansette tredjeparter som handler på vegne av Saferoad, for eksempel konsulenter og agenter, må gjennomføre undersøkelser for å vurdere omdømmet og statusen til tredjeparten i forhold til etterlevelse av antikorrupsjon. Slike undersøkelser kreves ikke for tredjeparter som handler uavhengig av Saferoad, for eksempel leverandører. Undersøkelser i samsvar med prosedyren vedtatt av Saferoad skal gjennomføres før man inngår et kundeforhold, og alle relevante tredjeparter bør inngå avtale om å etterleve gjeldende anitkorrupsjonslover og denne håndboken. 17

18 7. Huskeregler GJØR: Ta kontakt med konserndirektøren ansvarlig for risikostyring ved den minste tvil om en bestemt fordel er tillatt, for eksempel representasjon, en gave, et arrangement eller lignende. Innhent skriftlig tillatelse fra konserndirektøren ansvarlig for risikostyring før et veldedig bidrag gis eller et sponsorat inngås. Være spesielt oppmerksom på offentlig sektor, inkludert både offentlig ansatte og personer med politisk eksponering, og husk på de begrensningene som gjelder. Husk at denne håndboken gjelder alle som handler på vegne av Saferoad, inkludert styret, ansatte og forretningspartnere. Gjennomfør risikovurderinger av tredjeparter. Stol på magefølelsen. Hvis du føler at noe ikke virker riktig, ta kontakt med nærmeste leder eller konserndirektøren ansvarlig for risikostyring 18

19 GJØR IKKE: Tilby, love eller godkjenne å gi penger eller noe av verdi til noen med den hensikt å utilbørlig påvirke gjennomføringen av mottakerens (eller noen andres) arbeidsoppgaver eller for å beholde eller oppnå en utilbørlig fordel. Godta, godta en lovnad om eller be om penger eller noe av verdi fra andre enn Saferoad for å utføre arbeidsoppgaver som ansatt eller representant for Saferoad. Tilby gaver av noe slag til noen person i offentlig sektor, med mindre det er klart at å gi gaver er en veletablert og lovlig lokal praksis i det gjeldende området, og at forutgående skriftlig samtykke er innhentet fra konserndirektøren for risikostyring grunnet spesielle omstendigheter. Tilby, love eller godkjenne eller godta, godta en lovnad om eller be om skjulte rabatter, provisjoner, bonuser eller returprovisjoner. Gjennomføre «tilretteleggingsbetaling». Begrepet tilretteleggingsbetaling (eller «smøring») henviser til små beløp for å sikre eller fremskynde utførelsen av en rutinemessig, ikke-skjønnsmessig handling som en ansatt i offentlig sektor er pålagt å utføre. Under begrensede spesielle omstendigheter i enkelte områder er tilretteleggingsbetaling unntatt fra utenlandske antikorrupsjonslover. Saferoad anvender imidlertid ikke noen slike unntak. Tilretteleggingsbetaling 19

20 20

21 8. Rapportering Ansatte som mistenker brudd på antikorrupsjonslovgivning hos Saferoad må følge standard rapporteringsrutine eller rapporteringsrutinen som er beskrevet i Policy for varsling. 9. Opplæring Saferoad gir passende opplæring til alle ansatte som er i samsvar med Saferoads risikoprofil og i tråd med den ansattes ansvarsområde. 10. Internkontroll Lederen for internrevisjon er ansvarlig for å gjennomføre objektive, grundige revisjoner av konsernprogrammet for etterlevelse, inkludert antikorrupsjon, med jevne mellomrom i lys av Saferoads spesifikke virksomhetsområder, geografiske plasseringer og juridiske forpliktelser. 11. Kontaktinformasjon for ansvarshavende Konsernsjefen er ansvarlig for den overordnede oversikten over og implementeringen av konsernprogrammet for etterlevelse. Konserndirektøren ansvarlig for risikostyring er ansvarlig for Saferoads daglige etterlevelse av denne håndboken og antikorrupsjonslovgivning. Hvis du har spørsmål eller trenger mer hjelp, ta kontakt på [email protected] Tilknyttede dokumenter Denne håndboken bør leses i sammenheng med følgende dokumenter. Beskrivelse av konsernprogrammet for etterlevelse Etiske retningslinjer Policy for varsling 21

22 2016 Alle rettigheter forbeholdes Saferoad AS Enebakkveien Oslo Norge T [email protected] saferoad.com