Miljøtorgrapport Seljord

Transkript

1 Miljøtorgrapport 2004 Seljord

2 Forord Telemark 4H fikk ansvaret for å arrangere landsleir og plassen blei naturlig Seljord og dyrskuplassen. Her fikk vi tildelt en hall som var godt egna til miljøtorg. Med planleggingen av miljøtorget startet vi 2 år før leiren og satte ned en hovedkomte. Hvert av medlemmene i HK knytte til seg alumner i sin komité. I ettertid kan vi si at disse ble for lite involverte i forkant av leiren. Hadde vært gunstig om de hadde blitt involvert ca 6 mnd før leiren i stedet for 2 uker. Kiosken fungerte bra. Løsning med å gå inn på sidene, og ut igjen på midten var effektivt når det var kassa ekspedisjonen fungerte, her er det viktig å ha opplærte folk. Det kom flere deltakere enn antatt på landsleiren i 2004, (og 4Her er sultne). Og dette førte til større omsetning enn budsjettert. Dette førte videre til en større arbeidsmengde både i innkjøp og planlegging. Men med ei svært god avtale og utmerket service fra Meny i Seljord, ble dette løst under leiren. Overskuddet ble større enn budsjettert, dette skyldes i hovedsak større omsetning og en veldig bra tilbakeleverings avtale. Til slutt vil vi i HK i miljøtorget takke Landsleirkomiteen herunder en spesiell takk til matkomiteen, velvillige alumner på landsleiren og alle deltakere som gjorde det trivelig i miljøtorget. For Hovedkomiteen i miljøtorget Signe Greivstad

3 Rapport fra pynte / aktivitets komitee. Om komiteen Kjerstine Aasan hadde ansvaret for denne komiteen, og hadde med seg: Karl Kristian Grythe Anja Byggstøyl Marit Gunnerød Komiteens oppgave Pynte tema Seljords ormen Selma. Lage kline krok Få tak i gitarer Få tak i ulike spill Før leiren. Vi hadde fått tildelt en veldig fin hall til å ha miljøtorget i. Her var det lyse panelte vegger, og betong gulv. Pyntinga i miljøtorget ble derfor gjort enkel. - Vi lagde gule finer plakater med grønne og svarte motiv. Motivet var logoen for leiren og firkløveren. (projektor på bakgrunnen med motiv tegna etter denne) - Kiosken ble malt grønn, og hvit voksduk ble lagt opp på disken. - Scenen fikk grønn bakgrunn, og grønt gress teppe på golvet. - Klinekroken. Forheng i et hjørne med ei madrass og puter inni. - 2 gitarer ble lånt. - Kortstokker ble kjøpt inn. Under leiren. - Voksduken på kiosken var lett å holde ren, dette var et billig og godt alternativ. - Scenen ble ikke brukt så mye som ønskelig. Her tror vi det hadde vært en ide å hatt litt planlagt spontanitet fra andre alumnklubber, slik at det hadde kommet i gang på kveldene. Arrangør klubben har ikke tid eller overskudd til å ta seg av dette. - Gitarene som ble lånt inn ble lite brukt, de som kunne spille hadde med egne. Men med enda mer markedsføring kunne det kanskje blitt mer brukt. - Klinekroken var en ubetinget suksess. - Kortstokkene ble mye brukt. Disse ble lånt ut fra kiosken hver kveld, men det var sjelden noen leverte dem inn igjen. Dette ble en rydde jobb.

4 Etter leiren. På bemanningssiden gikk Anja ut pga at hun ble leder i telemark leiren. Men Marit steppa inn og var en kjempe ressurs. Vi bidro med opprydding etter leiren. Se vedlagt budsjett og regnskap for den økonomiske delen.

5 Rapport teknisk komite. Om komiteen Olav Haugene var sjef i denne komiteen, og han hadde med seg: Bård L Isene Knut Auvor Grythe Torbjørn Strånd Erik Riis Johannsen Komiteens oppgave Bygge opp kioskdisken Scenen Bord og benker Kjøledisker og frysere Opprigging av lysbildeframvisning utstyr Lydanlegg (mikrofoner og musikk) Søppel stativer i miljøtorget. Før leiren. Leiren ble avholdt på dyrskuplassen, her fikk vi tildelt en hall som var ca 600 m2. Den hadde betong gulv og panelte vegger, og et oppbevarings rom bak hallen I forkant av leiren ble det etterspurt priser, og det ble bestemt at vi brukte Seljord elektriske der vi kunne få alt til oppbygging av miljøtorget (materiell maling ), og det var lett tilgjengelig. Vi fikk hente det vi hadde behov for etter hvert, og levere tilbake det vi ikke brukte. Oppbygging av kiosk disken Den ble bygd av 2 /4 materiale med osp finer på toppen. H = 1,2 m og B = 0,6 m. God lagringsplass under, og nedfelte kasser. Ved kassene ble det bygd opp et platå slik det var greit å stå ved kassene. Scenen. Vi fikk hjelp til å få tak i bygnings stillas til å bygge opp scenen av. Str. = 3 x 2,6 m Må ikke være større. Bord og benker Dyrskuplassen hadde benker og bord som vi kunne benytte i miljøtorget. Så her var det bare å hente og sette på plass.

6 Kjøledisker og fryser Dyrskuplassen hadde kjøledisker og frysere som vi kunne benytte i miljøtorget. Så her var det bare å hente og sette på plass. Opprigging av lysbildeframvisning utstyr Projektor fikk vi låne av Vest telemark videregående skule, og så kjøpet vi et laken som vi kunne bruke som lerret. Projektoren ble hengt opp under taket, og lakenet hengt opp i midten av takstolen. Lydanlegg (mikrofoner og musikk) Lydanlegg og mikrofoner fikk vi låne av Fyresdal kommune. Musikk la vi inn på en pc, og kobla inn på lydanlegget. Under leiren - Projektoren ble litt i svakeste laget. Denne kunne med fordel ha vært litt skarpere. Innputt av nye bilder ble gjort av samme person hele tiden. Dette fungerte bra. - Vi skulle ha hatt en backup på musikken liggende på cd. Dette ble det ikke behov for, men vi ser i etterkant at du kunne ha blitt et behov. - Lydanlegget fungerte ikke helt, spesielt ikke i starten. Dette skulle ha blitt prøve kjørt litt mer før vi åpna. - Søppel stativene ble plassert på enden av hvert bord. Folk var flinke til å bruke de, og det var lett for de som rydda å sope restene ned bra plassert. Etter leiren Nedrigging - Kiosk disken ble delt opp med motorsag og tatt ut. - Scenen ble demontert og lagt på henger. - Bord, benker, kjøler og frysere ble rydda på plass. Siden alt utenom scenen tilhørte dyrskuplassen var dette en forholdsvis enkel jobb. Alle var med og innsatsen var stor, så dette gikk svært bra! Se vedlagt budsjett og regnskap for den økonomiske delen.

7 Kiosk komite Mari Lahus var sjef i denne komiteen, og hadde med seg: Erlend R Aasland Kjersti Fles Heidi Aasen Komiteens oppgaver: Få tak i diverse smøreutstyr og røreutstyr Få tak i pizzaovner Sette opp meny Bestille/handle mat og ingredienser Få drifta i kiosken til å gå. Før leiren - Menyen for leiren ble utarbeid. Den bestod av: 1. Bagetter 2. Pølse i brød 3. Pizza 4. Tost 5. Is 6. Brus 7. Kaffe/Te/Kakkao 8. Sveler - Det ble utarbeida ei avtale med Meny i Seljord. I denne avtala låg det fleksibilitet når det gjaldt hente/leverings tidspunkt og mengde. Og til slutt men ikke minst full retur av varer som ikke var skadet. - De tekniske tinga kunne ha vert ordna litt tidligere. - Godteri automater ble bestilt. Under leiren - Utstyret fra N4HA ankom miljøtorget like før åpning, dette førte til hektisk aktivitet rundt svelerøre lagingen første dagen. - Bagetter ble smurt hver dag. Men dette var en vanskelig jobb i varmen. Bagettene ble fort tørre. I tillegg var det vanskelig å få med alumner fra andre klubber på denne jobben. Dette var noe vi hadde basert oss på, og førte til frustrasjon. I slutten av leiren ble det kjøp inn en mikrobølge ovn. Skal man ha bagetter, er det behov for mikrobølge ovn for senere. - Tostene kjøpte vi ferdig smurte, dette var en bra innvisitering! - Menyen fungerte bra, vi fikk klage på prisen på pizza stykkene. Men ser vi på menyen i sin helhet og prisene på denne, vil det bli en utjamning. - Vi hadde en svært god kommunikasjon med mat komiteen til HK. Vi fikk låne varer til neste dag, benytte litt av kjøla deres og bruke ovnene til å steke pizza i.

8 - Sveler var et godt alternativ til kaffen. Vi fikk en god hjelp fra Førde tvillingene til å steke disse kjempe bra. - Kule is med nonstopp og peanøtter var et populært innslag, men her var det å ha fokus på hygienen. Etter leiren - Godteri automat var en bra ide, men de var lite driftssikre. - I ettertid ser vi at kjølekapasiteten aldri kan bli stor nok. Dette er det viktig å ha fokus på for neste miljøtorg. - En spesiell god avtale hadde vi med meny i Seljord. Ved å knytte oss til en leverandør i nærheten kunne vi få varer, og mer vare på kort varsel. - Det som var igjen fikk vi levert tilbake dette var en svært bra ordning. Budsjettet stemte ikke helt. Vi hadde budsjettert med ca 1000 deltakere. Leiren i Seljord var populær blant 4H erene og deltaker mengden steg. Dette førte til at i fikk en mye større omsetning enn planlagt. Og 4H ere på leir er sultne. Se vedlagt budsjett og regnskap for den økonomiske delen.

9 Økonomi Marita Byggstøyl var alene om denne oppgaven Komiteens oppgaver: - Holde orden på økonomien som gjaldt miljøtorget, både før, under og etter leiren. - Lage budsjett - Føre regnskap Før leiren - Åpne konto i Seljord sparebank med telebank - Kjøpe inn perm, regnskapsbok og div rekvesita. - Lage diverse skjema. o Utleggsskjema o Reiseregningsskjema o Oppgjørsskjema kiosk o Logg skjema på konvolutter lagt i nattsafe. Under leiren. - Økonomiansvarlig eller miljøtorgleder i tillegg til en person fra N4HA var med på opptellingen av penger hver kveld/natt. - Føre innskudd og utgifter fortløpende. - Legge pengene i nattsafe. - Ansvar for kassene. Etter leiren - Bilagføre alle innskudd og utgifter. - Betale tilbake miljøtorg arbeidere som har lagt ut penger på div utstyr. - Ferdig føre regnskapet. - Gjøre opp konto.