Kvalitetssikringssystem for Chr. Thams fagskole

Transkript

1 Kvalitetssikringssystem for Chr. Thams fagskole Godkjent av styret for Chr. Thams fagskole i møte Tidligere revisjoner/ vedtak Revidert av styret for Chr. Thams fagskole , med grunnlag i systemet som ble godkjent av NOKUT for ORME fagskole ORME fagskole skiftet navn til Christian Thams fagskole Innhold Fagskolens struktur og ansvarsforhold... 3 Organisasjonskart... 3 Ansvarsforhold... 3 Drift og vedlikehold av kvalitetssikringssystemet... 3 Vedlikehold av studieplaner... 3 Søknader til NOKUT... 4 Studenttillitsvalgtordninga... 4 Innhenting og behandling av tilbakemeldinger... 4 Kvantitativ informasjon om fagskolen... 4 Kvalitetssikringssystemets målsettinger og grunnlag... 4 Revisjon av styringskortet... 5 Styringskort med måleindikatorer... 5 Datateknisk styringssystem for kvalitetssystemet... 6 Datateknisk tilgang til indikatorer for styringskortet... 6 Årshjul skjematisk oversikt... 7 Prosedyre for innhenting av informasjon... 8 Studentundersøkelse... 8 Undervisningspersonellets vurdering... 8 Sensorenes vurdering... 8 Medarbeiderundersøkelse... 8 Undersøkelse med eksterne aktører... 8 Etterbehandling av informasjon... 8

2 Årsrapport... 9 Vedlegg Studentundersøkelse tilpasset styringskortet Sensorenes vurdering - prosedyre Undervisningspersonalets vurdering og medarbeiderundersøking Årsrapport Eksterne aktører eksempel på gjennomføring av undersøkelse Sensorar døme på tilbakemelding

3 Fagskolens struktur og ansvarsforhold Organisasjonskart Figur 1 Organisasjonskart Ansvarsforhold Drift og vedlikehold av kvalitetssikringssystemet Daglig leder er ansvarlig for drift og vedlikehold av kvalitetssikringssystemet og eventuelle søknader til NOKUT ved vesentlige endringer. Vedlikehold av studieplaner Daglig leder, i samarbeid med styret, er ansvarlig for at alle studieplanene til enhver tid er utformet og følger de overordnede kravene som NOKUT stiller, og at det blir gjennomført nødvendige revisjoner i tråd med vurderingene i skolens fagmiljø på grunnlag av innhentede tilbakemeldinger om kvaliteten og faglig relevans, fra studenter, undervisningspersonale, sensorer og aktører i yrkesfeltet. 3

4 Daglig leder vil normalt delegere det konkrete faglige arbeidet med vedlikehold av studieplanene til hovedlærer, som i samråd med daglig leder vurderer om revisjonene er innenfor ramma av mindre endringer, eller om det er nødvendig med søknad til NOKUT før endringene blir gjennomført. Søknader til NOKUT Daglig leder, i samarbeid med styret, er ansvarlig for søknader om nye utdanninger eller søknader om vesentlige endringer i eksisterende utdanninger. Søknadene blir utarbeidet i samarbeid med aktuelt fagmiljø. Studenttillitsvalgtordninga Daglig leder, eller den hun/han delegerer til, er ansvarlig for arbeidet med studenttillitsvalgtordninga. Innhenting og behandling av tilbakemeldinger Daglig leder, eller den hun/han delegerer til, er ansvarlig for at det blir hentet inn tilbakemeldinger fra studentene og sensorene Hovedlærer i aktuelt fagområde er ansvarlig for å initiere og hente inn tilbakemeldinger for sitt fagområde når det gjelder lærerpersonalet og andre aktører i yrkesfeltet, og melde tilbake til daglig leder. Daglig leder er ansvarlig for at tilbakemeldingene blir behandlet videre i ledelsen/ lærerkollegiet for å effektuere eventuelle tiltak, og for tilbakemelding til styret. Kvantitativ informasjon om fagskolen Daglig leder for Christian Thams fagskole som er ansvarlig for at det blir hentet inn pålitelig kvantitativ informasjon fra studentadministrativt system, personaladministrativt system og regnskapssystem i følge behov som følger av indikatorer i styringskortet. Kvalitetssikringssystemets målsettinger og grunnlag Kvalitetssikringssystemet er bygget opp rundt et styringskort som grunnlag for utforming av dokumenter og prosedyrer og for innhenting av dokumentasjon. Det er lang og god erfaring med å bruke tilsvarende styringskort for den videregående skolen i Sør Trøndelag, og styringskortet er tilpassa fagskolens behov og struktur. For tilpassing til fagskolens behov er det blant annet lagt vekt på indikatorer for samhandling med eksterne aktører, studentenes bakgrunn og aktivitet i studentråd. Indikatorene og grenseverdiene ble etablert gjennom et felles prosjekt for de fylkeskommunale fagskolene i Sør Trøndelag i 2010, og erfaringene har vist at dette har fungert godt som et styringsverktøy. Det har også vist seg å være nyttig at skolene har felles styringskort, for enklere å kunne sammenligne resultater og drift, og dermed gi fylkeskommunen bedre grunnlag for overordnede prioriteringer. Skolens årlige gjennomgang av drifta, inkludert tilbakemeldinger fra studenter, lærere, eksterne aktører og sensorer, vil bli vurdert opp mot styringskortet som et viktig styringsverktøy for skolen. 4

5 Revisjon av styringskortet Blir de rette tingene vurdert og målt, og med korrekte måleparametere? Fungerer styringskortet, slik det er, som et godt verktøy for skolens drift? Har endringer i studietilbud, finansiering, undervisningsmetoder etc, ført til nødvendige endringer i styringskortet? I den årlige gjennomgangen av skolens drift, målt opp mot styringskortet, vil skolens ledelse, i samarbeid med lærerstaben, vurdere om det er behov for en revisjon av styringskortet. Dersom det blir avdekket behov for revisjon, vil det bli vurdert om det er behov for umiddelbar endring, eller om man kan vente til neste felles revisjon på fylkesplan, i et samarbeid mellom alle de fylkeskommunale fagskolene i Sør Trøndelag. Det er uansett et ønske om mest mulig likt styringskort på tvers av skolene. Det er planlagt en felles gjennomgang av suksessfaktorer, indikatorer og grenseverdier i 2015 for alle fagskolene i Sør Trøndelag for felles revisjon av styringskortet. Endringer i styringskortet er gjenstand for vedtak i fagskolens styre. Styringskort med måleindikatorer Styringsperspektiv Kritisk suksessfaktor Måleindikator Resultat Mål Studenter Interne prosesser Økonomi Godt læringsmiljø Tilpasset opplæring Læringsutbytte Nedre grense Motivasjon 1-5 3,8 3,5 Trivsel 1-5 4,2 3,8 Mobbing Arbeidsro 1-5 3,6 3 Fysisk læringsmiljø 1-5 3,3 2,6 Avbrutt skolegang % 5% 10% Veiledning og vurdering 1-5 3,4 3,1 Opplæring tilpasset forkunnskaper ,5 Opplæring tilpasset fagskolens nivå? 1-5 4,5 4 Undervisning ,5 Totalkarakter ved avsluttet utdanning A-F B C Arbeidsmetoder ,6 Studentråd Aktivitet (antall møter?) 4 2 Gode tydelige og helhetlige Systemer 1-5 4,2 3,3 Klare ansvarsforhold og optimal delegering Lærer/ student relasjon Ansvar og deligering 1-5 4,2 3,3 Leder- og medarbeidersamtaler % Motivasjon 1-5 4,2 3,3 Mobbing Studentmedvirkning 1-5 3,6 3 Veiledning og vurdering 1-5 4,2 3,3 Samsvar mellom mål og ressurs Over/ underskudd Fagskole Kr 0 0 5

6 Kvantitative Eksterne Medarbeider Studentenes nivå ved oppstart Gjennomsnittlig poeng ved oppstart Poeng Søkere heltid Antall søkere/ oppfyllingsgrad Antall/% Søkere deltid/ nettbasert Antall søkere/ oppfyllingsgrad Antall/% Studentenes bakgrunn Gjennomstrømming Fagbrev innen fordypning antall % Andre relevante fagbrev Antall % Lang praksis Antall % Antall som fullfører på normert tid Antall % Klagesaker eksamen Antall klagesaker % ev eks (grad Arbeidsgivere av r) 4,5 4 Yrkesrelevans 1-5 (grad Tidligere studenter av r) 4, (grad Fagforeninger og/ eller org av r) 4,5 4 Sensorer Antall ja i Gjennomført opplæring % Godt og aktivt lederskap på alle nivåer Godt fysisk og mellommenneskelig arbeidsmiljø Samhandling, medvirkning og medbestemmelse Ansattes kompetanse Lederskapet 1-5 4,2 3,3 Tydelig ledelse 1-5 4,2 3,8 Sykefravær % 5,2 6 Psykososialt arbeidsmiljø 1-5 4,2 3,8 Fysisk arbeidsmiljø 1-5 4,2 3,8 HMS opplæring Antall % Medbestemmelse 1-5 4,2 3,3 Kollegialt samarbeid 1-5 4,2 3,8 Faglig utfordring 1-5 4,2 3,3 Læring og faglig utvikling 1-5 4,2 3,3 Digital kompetanse 1-5 4,2 3,8 Metodisk kompetanse (lærere) 1-5 4,2 3,8 Figur 2: Styringskort for Christian Thams fagskole Datateknisk styringssystem for kvalitetssystemet Fylkeskommunens kvalitetsstyringssystem er teknisk sett bygget opp rundt datasystemet ESK, med tilgang til reglement, forskrifter, skjema, prosedyrer, sjekklister m.m. tilgjengelig for alle tilsatte. Datateknisk tilgang til indikatorer for styringskortet Studentadministrativt system (Extens) o Karakterer, gjennomstrømming, fravær, avbrutt skolegang etc Personaladministrativt system (Agresso) o Kompetanse, sjukefråvær Figur 3: Kvalitetsstyringssystem 6

7 Regnskapssystem for fylkeskommunen (Agresso) o Økonomiske indikatorer Arkivsystem (Elark) o Søknadsdokumentasjon, klagesaker, styredokumenter etc. o Avviksrapporter, evalueringer, møtereferat etc.. Kvalitetssystem (ESK) o Rutiner og prosedyrer for innhenting av tall til styringskortet Årshjul skjematisk oversikt Kvalitetssystem Styringskort Lærerund. Mars Medarbeider und. Des Studentund. Feb Yrkesrelev. und. April Sensorund. Mai/ juni Kvantitative tall Tilstandsrapport m/forslag til forbedrende tiltak Nye/ endrede mål i styringskort Styret behandler tilstandsrapport Juni Er mål i styringskort nådd? Ja Nei OK Forbedrende tiltak til skolene. Igangsettes senest til skolestart Figur 4: Årshjul /skjematisk oversikt for kvalitetssystemet for Christian Thams fagskole 7

8 Prosedyre for innhenting av informasjon Studentundersøkelse Undersøkingene blir gjennomført anonymt ved hjelp av internettbasert hjelpemiddel, etter en tidsplan bestemt av årshjulet, med lokal tilpasning etter behov. Studentene skal få anledning til å vurdere utdanningstilbudene med hensyn til innhold, undervisning, arbeidsmetoder, utstyr, annen infrastruktur, trivsel og det totale læringstilbudet. Undervisningspersonellets vurdering Som en del av kvalitetssikringen av utdanningstilbudet skal faglærerne gi vurdering av sterke og svake sider ved undervisningstilbudet. Dette skal fortrinnsvis skje etter at studentundersøkinga er gjennomført (se årshjul). Funn i studentundersøkinga skal være ett av flere utgangspunkt for undervisningspersonellets vurdering av utdanningstilbudet. Undervisningspersonalets vurdering vil normalt skje gjennom refererte møter i kollegiet, samla og i faggrupper. Sensorenes vurdering Som en del av sensorenes oppgaver ved sensur av en eksamen inngår å skrive ei kort vurdering av oppgavens relevans og nivå i forhold til målsettinga for utdanninga og til læreplanmåla, og ei vurdering av eksamen totalt sett. Medarbeiderundersøkelse Undersøkelse på arbeidsmiljø og arbeidssituasjon for personalet blir gjennomført av Sør Trøndelag fylkeskommune som del av ei samla undersøking for personalet ved alle videregående skoler og fagskoler. Chr. Thams fagskole får aktuell informasjon fra denne undersøkelsen. Undersøkelse med eksterne aktører Undersøkelsen blir gjennomført blant arbeidsgivere som har arbeidstakere som nylig har studert ved skolen, eventuelle bransjeorganisasjoner og andre eksterne aktører. For å sikre størst mulig svarprosent på en slik undersøkelse bør den gjennomføres som et personlig intervju/undersøkelse. Da dette er en svært tidkrevende form for undersøkelse, vil det være umulig å få undersøkt hele årskull hvert år. Vi har derfor satt oss som mål at undersøkelsen skal gjennomføres slik at hver fordypning blir kontrollert minst for hvert tredje årskull. Etterbehandling av informasjon Daglig leder for Christian Thams fagskole er ansvarlig for at ledergruppa ved den enkelte avdeling av fagskolen vurderer positive og negative avvik fra styringskortet som følge av undersøkinger, og iverksetter tiltak/ fremmer forslag for å følge opp dette. Daglig leder for Christian Thams fagskole er totalt sett ansvarlig for at det blir innhentet og utviklet dokumentasjon for styringskortet og at slik dokumentasjon blir rapportert videre til fagskolestyret. 8

9 Fagskolestyret har det overordna ansvaret for å følge opp eventuelle avvik under nedre grense, og for å utvikle styringskortet og kvalitetsstyringssystemet videre. Årsrapport Daglig leder for Christian Thams fagskole har ansvaret for å utarbeide årsrapporter om kvaliteten, basert på årets undersøkinger og kvantitative og kvalitative indikatorer som følger av styringskortet, og legger den fram for styret. Ved avvik under nedre grense for indikatorer på styringskortet, skal det gis forklaring på avviket og forslag til tiltak for å lukke avviket. 9

10 Vedlegg Studentundersøkelse tilpasset styringskortet Motivasjon 1 Prioriterer du å bruke tid på skolearbeidet (skole/ hjemme) 2 Har du lærere som gir deg lyst til å jobbe med fagene? 3 Jeg gleder meg til å gå på skolen Helt uenig Litt uenig Verken eller Litt enig Helt enig 4 Hvor mange timer bruker du på skolearbeid utenom undervisningstiden? 0 under 10 timer pr uke eller mer pr uke Trivsel 5 Trives du godt sammen studentene i klassen din? svært godt godt litt ikke noe særlig ikke i det hele tatt 6 Trives du godt sammen lærerne dine 7 Ville du anbefalt skolen for andre? Ja Nei Vet ikke 8 Er lærerne hyggelige mot deg? Svært ofte eller alltid Ofte Av og til Sjelden Aldri Mobbing 9 Har du blitt mobbet på skolen de siste månedene? 10

11 10 Blir du mobbet av: studenter i gruppen/ klassen andre studenter på skolen en eller flere lærere 11 Har du vært med på å mobbe en eller flere studenter de siste månedene? 12 Har du blitt utsatt for urettferdig behandling/ diskriminering på skolen på grunn av: kjønn funksjonshemning nasjonalitet religion/ livssyn seksuell orientering 13 Er du blitt utsatt for urettferdig behandling/ diskriminering av studenter i egen klasse andre studenter på skolen en eller flere lærere andre personer på skolen Arbeidsro 14 Forstyrrer du andre studenter når de arbeider? 11

12 Svært ofte eller alltid Ofte Av og til Sjelden Aldri 15 Kommer studentene i din klasse/ gruppe for sent til timene? Svært ofte eller alltid Ofte Av og til Sjelden Aldri 16 Det er god arbeidsro i timene Svært ofte eller alltid Ofte Av og til Sjelden Aldri Fysisk læringsmiljø 17 Er du fornøyd med følgende forhold på skolen luften i klasserommene temperaturen i klasserommene klasserommene ellers lærebøker og utstyr Laboratorier/ simulatorer skolebibliotek toaletter skolebygget renhold/ vasking Veiledning og vurdering 18 Får du være med på bestemme hva det skal legges vekt på når arbeidet ditt skal vurderes? 19 Har læreren/ foreleseren snakket om hva som kreves for å oppnå de ulike karakterene? 20 Spør lærerne hvordan du selv vurderer ditt eget skolearbeid? 12

13 21 Forteller lærerne deg hva du bør gjøre for at du skal bli bedre i fagene? 22 Gjør tilbakemeldingene du får underveis i undervisningen/ opplæringen at du blir bedre i fagene? 23 Får du støtte og hjelp i fagene når du trenger det fra læreren? Opplæring tilpasset forkunnskaper 24 I hvilken grad synes du undervisningen har vært tilpasset dine forkunnskaper? Redskapsfag (for eksempel norsk, matematikk, fysikk osv) Fordypningsfag Opplæring tilpasset fagskolens nivå 25 I hvilken grad synes du undervisningen er tilpasset fagskolens nivå? (skal ligge over vgs) Redskapsfag (for eksempel norsk, matematikk, fysikk osv) Fordypningsfag Undervisning 26 Under er det satt opp ulike undervisningsformer. I hvilken grad mener du disse gir undervisningsutbytte for deg? Tavleundervisning Samtale/ diskusjon Studenten jobber alene To og to jobber sammen Gruppearbeid/ case 13

14 Prosjektarbeid Praktisk arbeid (lab/ simulator) Arbeidsmetoder 27 Hvor ofte bruker dere følgende arbeidsmetoder Tavleundervisning Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere Samtale/ diskusjon Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere Studentene jobber alene Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere To og to studenter jobber sammen Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere Gruppearbeid/ case Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere Prosjektarbeid Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere Praktisk arbeid (lab/ simulator) Flere ganger i uka1 gang i uka1-3 ganger i mnd2-4 ganger i halvåret Sjeldnere 28 Bruker du Fronter i arbeid med fagene? 29 Opplever du at Fronter hjelper deg til å arbeide bedre med skolearbeidet? Aldri Sjelden Noen ganger Ofte Alltid Følgende spørsmål skal ha åpne kommentarfelt: 30 Har du noen konkrete forslag til hva som kan/ vil øke kvaliteten på den fordypningen du går på? 31 Har du noen kommentarer til denne undersøkelsen? 14

15 Sensorenes vurdering - prosedyre Etter hver eksamen skal det gjennomføres en sensorundersøkelse med mål å få svar på i hvilken grad sensorene mener at eksamensoppgaven er tilpasset de faglige målene i studieplanen. I tillegg ønsker vi en uttalelse fra sensorene om i hvilken grad de mener undervisningen har vært tilpasset de faglige krav i planen. Undersøkelsen blir gjennomført etter eksamensperioden rundt jul og i mai/ juni. Alle sensorer vil bli pålagt å besvare spørsmålene, og svarene skal leveres inn sammen honorarskjema. Sensorene blir bedt om å gi vurderinger rundt følgende problemstillinger 1. I hvilken grad mener du eksamensoppgaven er i overensstemmelse med de mål som finnes i fagets studieplan? 2. I hvilken grad har du inntrykk av at undervisningen har vært tilpasset de mål som finnes i studieplanen? 3. I hvilken grad mener du innholdet i studieplanen er tilpasset de krav studenten vil møte i arbeidslivet etter endt utdanning? Resultatet av sensorundersøkelsen vil inngå i arbeidet med neste års eksamensoppgaver samt i det kontinuerlige arbeidet med å tilpasse studieplanene til næringslivets behov for kompetanse. Resultatene vil også inngå i tilstandsrapporten til styret. Undervisningspersonalets vurdering og medarbeiderundersøking Undersøkelsen blant skolens undervisningspersonalet er valgt delt opp i to. Medarbeiderundersøkelsen går i hovedsak på fysiologiske, psykososiale og ledelsesspørsmål. Denne er felles for alle ansatte i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Dette er en generell og omfattende undersøkelse som blir gjennomført anonymt på nett, og er for omfattende til å egne seg som vedlegg i dette dokumentet. Faglærerne skal gi vurdering av sterke og svake sider ved undervisningstilbudet og ved arbeidsforma. Dette skjer gjennom hele året i møter for kollegiet, men hovedvurderinga skal fortrinnsvis skje etter at studentundersøkinga er gjennomført. Funn i studentundersøkinga skal være ett av flere utgangspunkt for undervisningspersonellets vurdering av utdanningstilbudet. Undervisningspersonalets vurdering vil normalt skje gjennom refererte møter i kollegiet, samla og i faggrupper. Årsrapport Christian Thams fagskole skal ha en årsrapport som skal tjene to formål: 1. Funksjonell styringsrapport om fagskoledrifta til fagskolestyret, som med grunnlag i styringskortet og andre forhold som er regulert av det spesifikke kvalitetssystemet for Chr. Thams fagskole. Rapporten skal sette styret i stand til å lede fagskolen i følge lov- og regelverk, vedtak hos NOKUT og sikre god kvalitetsmessig utdanning for studentene. 2. Årsrapport til Sør Trøndelag fylkeskommunes ledelse, som stiller en del andre spesifikke krav til utforming. 15

16 Til sammen skal rapporten dekke både kravene som følger av kvalitetssystemet for fagskolen og i tillegg andre spesifikke krav som blir stilt av Sør Trøndelag fylkeskommune. I stor grad er dette sammenfallende. Eksterne aktører eksempel på gjennomføring av undersøkelse 16

17 Sensorar døme på tilbakemelding Tilbakemelding , frå sensor for hovudprosjekta i prosessteknikk: Under er en kort vurdering av hovedprosjektene. Etter min oppfatning var samtlige hovedoppgaver godt forankret i organisasjonen de enkelte kandidatene var ansatt i. Det var relevante problemstillinger som ble behandlet og som hadde nytteverdi for organisasjonene. Dersom dette går på tvers av målsetting for utdanninga og læreplanmåla, er det etter min mening et problem for skolen i større grad enn kandidatenes valg av oppgaver. Det faglige nivået varierte fra oppgave til oppgave. Noen hadde faglig tyngde godt innen fagområdet Kjemi og Prosess, mens andre var mer praktisk orientert slik at det faglige kom mer i bakgrunnen. Her kan man kanskje gi råd under valg av oppgave slik at fagene kommer tydeligere fram. Gjennomføringen av eksamen var lagt opp som en samtale heller enn en eksaminering i tradisjonell forstand. Den var todelt ved at Bjørnar tok for seg prosessen i et prosjekt, mens undertegnede fokuserte mer på det faglige. Dette syns jeg fungerte bra. Med vennlig hilsen PER RØNNING Rådgiver Industri, Olje & Gass 17