P ROSE D YRE FOR HÅN D TE RI N G AV VARSE L OM KRI TI KKVE RDI G E FORH OLD

Transkript

1 P ROSE D YRE FOR HÅN D TE RI N G AV VARSE L OM KRI TI KKVE RDI G E FORH OLD 1 FORMÅL Denne prosedyren skal bidra til at arbeidsgiver behandler vars ling om kritikkverdige forhold på en saklig og nøytral måte, og tidlig avklare om det er et varsel iht. til AML. En forutsigbar saksgang der involvertes rettsikkerhet og personvern ivaretas på en forsvarlig måte, vil kunne skape trygghet hos varsler og bidra til at kritikkverdige forho ld opphører. 2 GYLDIG FOR Prosedyren gjelder først og fremst for arbeidsgiverrepresentanter som skal håndtere varsel om kritikkverdige forhold. Verneombud, tillitsvalgte og arbeidstakere som vurderer å varsle/har varslet, vil kunne finne informasjon i prosed yren. Rådmannen har det overordnede ansvar for at denne prosedyren er etablert og oppdatert. 3 BAKGRUNN Reglene for varsling om kritikkverdige forhold finnes i arbeidsmiljølovens kapittel 2A. Det vises til Reglement - varsling om kritikkverdige forhold fo r nærmere beskrivelse av ulike sider ved varslingsordningen. Videre vises det til Prosedyre for varsling om kritikkverdige forhold for nærmere beskrivelse av arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling. 4 HÅNDTERING AV VARSEL OM KRITIKKVERDIGE FORHOLD Prosedyr en gir en generell beskrivelse av hvordan varsel om kritikkverdige forhold skal håndteres. De situasjoner og sammenhenger som prosedyren skal anvendes i, vil variere, og derfor må en alltid vurdere om prosedyren er hensiktsmessig. Avvik fra prosedyren skal alltid begrunnes skriftlig. 4.1 FORSVARLIG SAKSBEHANDLING D et viktigste med varslingsreglene er at kritikkverdige forhold opphører, men r ettsikkerhet og personvern for parte r i en varsling s sak må ivaretas på en forsvarlig måte. F orvaltningsloven gjelder all forvaltningsvirksomhet, jf. lovens 1, også håndtering av varsling. En varslingssak ender vanligvis ikke opp med et enkeltvedtak, men det anbefales likevel at det gjennomføres saksbehandling i tråd med forvaltningslovens regle r. P rinsipper med krav om en faktabasert saksbehandling, habilitet, dokumentasjon, innsynsrett og kontradiksjon vil uansett gjelde. Ovennevnte innebærer at alle involverte i en varsling s sak skal behandles med respekt og gis en nøytral og rettferdig behand ling. Dersom det varsles mot enkeltpersoner, så skal disse gis innsyn i sakens dokumenter - jf. forvaltningslovens 18 og 19 (kontradiksjon) - og gis anledning til å gjøre rede for sitt syn på den situasjonen og de påstander/opplysninger som fremkommer i sakens dokumenter. 1

2 4.2 HÅNDTERING AV OPPLYSNINGER OG DOKUMENTER I VARSLINGSSAKER O pplysninger i saken skal behandles konfidensielt. Varslers identitet skal ikke gjøres kjent for andre enn de som deltar direkte i undersøkelse/behandling av varselet. Ref Personopplysningsloven 8 og 9 Rettslig krav om hjemmel i lov for bruk av personopplysninger jf Aml 3-6 som gir gru nnlag til bruk av personopplysninger til varslingsrutiner og varslingstiltak. Varsler vil vanligvis ikke være part i en varslingssak og har derfor ikke krav på innsyn i undersøkelsene av varselet - eller de vurderinger som blir gjort. V arslings sekretariat e t må likevel vurdere om en bør og kan gi varsler ytterligere informasjon - f.eks. om varslers fremgangsmåte eller hvorfor arbeidsgiver ikke anser at varselet omhandler «kritikkverdige forhold». Det som følger nedenfor vil først og fremst være anvendbart ve d intern varsling. Prosedyren er inndelt på følgende vis: I. Mottak og undersøkelse, avklaring av: a. Er dette et varsel? b. Foreligger det kritikkverdige forhold? II. Behandling ( dersom det er et varsel iht AML kap. 2A) III. Oppfølging og evaluering Nr Aktivitet Ansvar Beskrivelse I. MOTTAK OG UNDERSØKELSE AV VARSELET 1. Mottak Mottaker av varselet 2. Informasjon til ansvarlig leder 3. Vurdere habilitet og kompetanse Skal ta alle henvendelser om kritikkverdige forhold alvorlig - også anonyme varsel. a. Umiddelbart skrive ned varselet dersom dette formidles muntlig. Standardskjema for varsling brukes. Arbeidstaker kan varsle anonymt, men dersom varsler oppgir sin identitet, skal varselet undertegnes av varsler. b. Med en gang informere og videreformidle var selet til kommunens varslings sekretariat. Skal med en gang informere ansvarlig leder for området varselet gjelder, om mottatt varsel og sammen avklare hvordan involvering av leder i oppfølgingen og behandlingen skal gjennomføres. V urdere egen habilitet, jf. forvaltningslovens 6 og 7. Det sentrale her er varslings sekretariat ets kobling til saken. Dersom koblingen er så nær at andre kan sette spørsmål ved om saksbehandler kan behandle saken på en nøytral og rettferdig måte, skal vedkommende normalt erklære seg inhabil. Vedkommende skal da erstattes av annen med tilsvarende kompetanse. Videre skal varslings sekretariat et vurdere egen kompetanse til å håndtere varselet. varslings sekretariat ets medlemmer er likestilte; ved fordeling av saker mellom medlemmene må krav til habilitet og relevant kompetanse ivaretas. 2

3 4. Tilbakemelding til va rsler 5. Avklare om det er kritikk - verdige forhold 6. Foreligger det dokumentasjon på forholdet? 7. Dokumentasjon 8. Konklusjon fra for - undersøkelse 9. Tilbakemelding til varsler etter for - undersøkelse Informere varsler så snart som mulig og senest innen 14 dager etter at varselet ble mottatt, om at varselet vil bli håndtert etter kommunens retningslinjer og saksgang for varsling. Informere varsler om at varslings sekretariat et vil, så langt det er mulig, holde varslers identitet skjult for andre enn de som er direkte involvert i oppfølgingen av varselet. Varsler må informeres om at det i noen tilfeller vil være vanskelig/umulig å gjennomføre forsvarlig håndtering av varselet ut en å røpe varslers identitet. Videre, i de tilfeller varselet retter seg mot enkeltpersoner, vil disse personene kunne ha rett til å få opplyst varslers identitet (forvaltningsloven 18 og 19). Dersom varslings sekretariat et ikke har muligheter for å holde vars lers identitet skjult, skal varsler informeres om dette før varslers identitet gjøres kjent for andre enn de som deltar direkte i undersøkelse/behandling av varselet. Klargjør snarest om forholdene som varsles, er å betrakte som kritikkverdige forhold - eller en annen type ytring som f.eks. kritisk ytring om allment kjente forhold, klage til arbeidsgiver eller ytring om avvik/avviksmelding. Det er imidlertid viktig at det legge s en vid fortolkning av «kritikkverdige forhold» til grunn for sine vurderinger. Det viktigste er at uønskede forhold opphører. Vurder snarest om det skal ta s kontakt med varsler for å undersøke hvilken dokumentasjon som foreligger for de påstandene som fremkommer i varselet. (Dette kan være faktisk informasjon om konkrete situasjoner, hendelser, vitner, skriftlig dokumentasjon eller annet som kan underbygge el ler illustrerer de påstander som fremkommer i varselet.) P åse at innhentede opplysninger og saksbehandlingen dokumenteres i standardskjema for intern oppfølging av varslingssaker. Det vises til håndtering av opplysninger og dokumenter i varslingssaker, pkt. 6. En undersøkelse av varselet kan ende opp med at: a. V arselet følges opp med videre behandling fordi det synes å foreligge kritikkverdige for hold som må opphøre. b. Varselet henlegges fordi forholdet som arbeidstaker har ytret seg om, ikke er å betrakte som kritikkverdig forhold - eller at varslers påstander/opplysninger åpenbart ikke samsvarer med de faktiske forholdene c. Saken fø lges videre opp som f eks personalsak Snarest etter gjennomført undersøkelse, informere varsler om konklusjon - altså om undersøkelsen av varselet viser at det er behov for videre behan dling for å avklare om det foreligger/ikke foreligger kritikkverdig forhold. 3

4 10 Dersom det ikke foreligger kritikkverdige forhold 11. Tilbakemelding ved kritikkverdige forhold 12. Retter varselet seg mot navngitte personer? Informasjon til parter når det ikke foreligger kritikkverdige forhold II. BEHANDLING AV VARSELET 13. Varselet retter seg mot enkeltpersoner Informasjon til den det vars les om/parten(e) Dersom det konkluderes med at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, avsluttes håndteringen av varslet. Det vises til håndtering av opplysninger og dokumenter i varslingssaker, kap. 6 Der som det foreligger kritikkverdige forhold, gis varsler informasjon om at arbeidsgiver har plikt til å følge opp slik at de kritikkverdige forholdene opphører. D ersom varselet retter seg mot navngitte personer og undersøkelsen av varslet viser at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, vurdere om det vil være riktig å gi den det varsles om informasjon om mott att varsel og undersøkelsen av dette. Vurderingstema i denne sammenheng vil være forhold tilknyttet varsler, den det varsles om og arbeidsmiljøet. a. Dersom den det varsles om er kjent med varselet, må vedkommende så snart det er mulig etter at arbeidsgiver h ar konkludert med at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, informeres om arbeidsgivers konklusjon. Herunder at «saken er ute av verden», og at den det ble varslet om er fri for mistanke. b. Dersom den det varsles om ikke er/vil bli kjent med varselet, v il det i noen tilfeller være mest hensiktsmessig at arbeidsgiver unnlater å informere vedkommende. Dersom varselet imidlertid inneholder alvorlige og negative påstander mot enkeltpersoner, bør likevel den det varsles om gjøres kjent med påstandene i mottat t varsel. Videre gjøres kjent med at arbeidsgiver har undersøkt påstandene og funnet at det ikke foreligger kritikkverdige forhold - og at «saken er ute av verden». Vanligvis gi den/de det varsles om informasjon om mottatt varsling og at arbeidsgiver vil behandle saken som en varsling s sak. Den det varsles om vil være part i saken, jf. forvaltningslovens 2, bokstav e. Vanlig vis gi den det varsles om muligheter til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter, jf. forvaltningslovens 18 og 19, og muligheter til å uttale seg og gi sin versjon av saken (kontradiksjon). Den det varsles om skal også senere gis informasjon om, og muli gheter til å uttale seg om, nye opplysninger som har betydning for arbeidsgivers avgjørelse i saken. I saker der det er mistanke om straffbare forhold, og der det av hensyn til den videre etterforskning er viktig at den 4

5 1 4. Kartlegge/ klargjøre 15. Vurdere tiltak 1 6. Konklusjo n informasjon til den det varsles om. det varsles om ikke gjøres kjent med varslet. Vurdere på hvilket tidspunkt det vil være riktig å informere og gi innsynsrett til den det varsles om. I slike tilfeller skal kommuneadvokaten konsulteres. Dersom den det varsles om stiller krav om å få opplyst varsles identitet, vurdere å unnta varslers identitet for innsyn. Saken skal behandle s snarest mulig. Under behandlingen skal saken opplyses så godt som mulig, og fokus skal v ære : Kartlegge/klargjøre og dokumentere fakta i saken. Dette innebærer innhenting av informasjon om konkrete situasjoner, hendelser, skriftlig dokumentasjon eller annet som kan belyse fakta i saken. Dette kan skje gjennom kartleggingssamtaler med den/de det varsles om, ledere, kolleger, vitner, tillitsvalgte, verneombud eller andre. Vurdere dokumenterte fakta opp mot relevante lov og regler, interne retningslinjer eller allmenne oppfatninger om etikk og forsvarlighet - og konkludere når det gjelder om det foreligger/ikke foreligger brudd på omtalte forhold. Behandlingen av en varslingssak må tilpasses varselets innhold og alvorlighetsgrad samt sakens konfliktnivå. Vurdere hvilke tiltak som må iverksettes for at kritikkverdige forholdene skal opphøre. Ansvarlig leder for området varselet gjelder må involveres. V urderinge ne skal begrunnes og dokumenteres. Tiltak må gjennomføres på lavest mulig nivå for at kritikkverdige forhold skal opphøre. Ofte kan en samtale med leder, verneombud eller andre være tilstrekkelig til at de kritikkverdige fo rholdene opphører, mens det i andre tilfeller kan være hensiktsmessig å gjennomføre mekling eller ta i bruk metoder for konflikthåndtering. I mer alvorlige saker kan det være aktuelt å vurdere instruks, advarsel, omplassering, oppsigelseller avskjed, og i de alvorligste sakene kan det i tillegg være aktuelt å vurdere politianmeldelse av mulige straffbare forhold. I slike saker skal kommuneadvokaten konsulteres. I mer omfattende og vanskelige varslingssaker kan det være aktuelt å innhente kompetanse for å gjennomfør en grundigere gransking. Tiltak som iverksettes må alltid ligge innenfor arbeidsgivers styringsrett der krav til saklighet og forholdsmessighet ivaretas. I de tilfeller varselet retter seg mot enkeltpersoner, snarest gi den det varsles om informasjon om varslings sekretariat e ts konklusjon i saken. Den det varsles om har rett til innsyn i fakta og vurderinger som danner grunnlag et for konklusjon en, og eventuelle merknader fra 5

6 III. OPPFØLGING 17. Gjennomføring av tiltak 18. Vurdere å informere andre ansatte 19. Følge opp saken/arbeids - miljøet 20. Sikre at forholdene er opphørt 21. Avslutte varslingssaken 22. Tilbakemelding til varsler 23. Evaluering og l eder den det varsles om skal dokument eres og arkiveres, jf. punkt 6. gjennomfører tiltak i tråd med varslings sekretariat et konklusjon av varselet. Vurdere hvilken informasjon, etter varslings sekretariat ets anbefaling/konklusjon, som skal gå ut til involverte parter og ansatte i det aktuelle arbeidsfellesskapet. P åse at involverte i saken/arbeidsmiljøet følges opp på en hensiktsmessig måte av ledere, tillitsvalgte, bedriftshelsetjenesten, kolleger eller andre. Gjennom samtaler med ledere, verneombud, tillitsvalgte og andre sikre at de kritikkverdige forholdene det ble varslet om, er opphørt. A vslutte varslingssaken. Det vises til håndtering av opplysninger og dokumenter i varslingssaker, pkt. 6. Snarest informere varsler om at saken er avsluttet. Arbeidsgiver har i denne forbindelse plikt til å forhøre seg om varsler er blitt utsatt for gjengjeldelse. En arbeidstaker som er blitt utsatt for ulovlig gjengjeldelse kan ha rett til oppreisning og erst atning. G jennomføre en evaluering av den konkrete varslingssaken. En slik evaluering må tilpasses varslingssakens innhold og alvorlighetsgrad. Målet med en slik evaluering er først og fremst å identifisere områder som kan forbedres når det gjelder prosessen for varsling og håndtering av varsling. Standardmal for eval uering av varslingsaker brukes og oversendes til personal - og organisasjonssjefe n. 24. Årlig rapport PO - sjef Utarbeide årlig rapport der blant annet erfaringer med og forbedringsforslag i forhold til kommunens varslingssystem fremkommer. 4.3 Varslings sekretariatets håndtering av var s lingssaker Kommunens varslings sekretariat skal gjennomføre alle forundersøkelser, behandlinger og håndteringer av varslingssaker som er meldt inn via interne varslingskanaler. Også varslinger gitt til Kvalitets - og kontrollutvalget skal behandles og håndteres av kommunens varslings sekretariat. Videre k an varslings sekretariat et gi råd og veiledning til personer som vurderer å varsle om kritikkverdige forhold og informasjon om kommunens varslingsordning generelt. Alle mottatte varsel om kritikkverdige forhold skal varslings sekretariat et undersøke om det synes å for eligge varsel om kritikkverdige forhold eller ikke (del I av punkt 4.2). V arslings sekretariat ets medlemmer må i denne forbindelse vurdere egen habilitet. Etter at slik undersøkelse er gjennomført, og det foreligger varsel om kritikkverdige forhold, skal varslings sekretariat et gjennomføre videre behandling av saken og utarbeide konklusjon (fra 6

7 del II i punkt 4.2) som videre oversendes til ansvarlig leder for området varselet gjelder. V arslings sekretariat et vurderer selv involveringsgraden av ansvarlig leder for der hvor va rselet gjelder. Men leder skal minimum involveres ved utarbeidelse av forslag til tiltak (fra punkt 15). Videre har varslings sekretariat ansvar for å gi varsler og den/de det varsles om relevant informasjon om saken - samt ansvar for den videre oppfølgingen av saken (del III av punkt 4.2). 5 Varsling i forhold til Rådmann Varsling om kritikkverdige forhold mot rådmannen oversendes kontrollutvalget. O rdfører og rådmann informeres om mottatt varsel. Slikt varsel oversendes revisjonen f or undersøkelse og behandling. Revisjonen oversender saken med anbefalinger om tiltak/henleggelse til kontrollutvalget for behandling i utvalget. Kontrollutvalgets tilrådning oversendes formannskapet/kommunestyret for endelig vedtak. Kontrollutvalget/revisjonen har ansvar for oppfølging av varsling mot rådmann. Formannskapet skal informeres når saken er avsluttet. 6 Registreringer/dokumentasjon Varslers navn og andre identi fiserende opplysninger skal behandles fortrolig så langt dette er mulig. All informasjon/dokumentasjon i forbindelse med varselet; selve varselet, møtereferater og andre dokumenter, skal registreres i ESA i sikker sone. Det vil bli opprettet en kryssreferanse fra saken og til personalmappen. Det vil kun være varslin gsmottaker /behandler (evt varslings sekretariat ) som har tilgang til saken. Ettersom det ikke nødvendigvis betyr at den som det varsles om er «skyldig», blir det opprettet en parallellsak med egen skjerming og nivå (kun utvalgte individer får tilgang) som gir d en beste skjermingen i sikker sone i saksbehandlingssystemet. De som har tilgang til denne saken har også tilgang til personalmappe n til vedkommende. Når det ikke foreligger kritikkverdige forhold skal kryssreferansen til den som ble varslet på (personal mappen) fjernes. 7 Referanser Reglement - varsling om kritikkverdige forhold Prosedyre for håndtering av varsel om kritikkverdige forhold Standardskjema for varsling Prosedyre for behandling av personopplysninger 8 Tillegg Det vises for øvrig til «E tiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Karmøy kommune.» 7