Delrapport 1 Fra Canvas prosjektgruppe

Transkript

1 Delrapport 1 Fra Canvas prosjektgruppe Erfaringer fra pilotprosjektene i studieåret og anbefalinger for overgangen til Canvas FEBRUAR 2018 Hanne Schou Røising & Arild Flobak (prosjektledere)

2 Innholdsfortegnelse INNLEDNING...3 PROSJEKTGRUPPAS SAMMENSETNING OG MANDAT...3 ORGANISERINGEN AV PILOTPROSJEKTENE...3 RETNINGSLINJER FOR CANVAS-BRUK...4 STUDIEADMINISTRATIVE FS-RUTINER FOR EKSPORT TIL CANVAS...4 Tid for klargjøring av emner før studiestart høst FAGANSATTES OPPGAVER I CANVAS...5 Emnekurs og rolletildelinger...5 Kullkurs...6 Andre kurs...6 NOEN KOMMENTARER TIL ENKELTE FUNKSJONER...6 Kalender...6 Grupper, gruppesett og navnsetting...6 Fillagring:...7 Adobe Connect...7 Innboks...7 Fjern elementer i menyen som ikke benyttes...7 ROLLER OG UNDERKONTOER...7 Roller i Canvas...7 Underkontoer...8 FORVALTNINGSORGANISASJON...8 ORGANISERING...8 HVA SKAL FORVALTES?...8 Informasjon om studiene...9 Informasjon om systemutvidelser...9 Anbefaling om gjennomgang av stedkoder i FS for å oppnå funksjonalitet i Canvas...9 OPPLÆRING, SUPPORT OG BESTE PRAKSIS...10 Opplæring...10 Support...10 Beste praksis...10 VEDLEGG:

3 Innledning I forbindelse med beslutning om overgang fra Fronter til Canvas, ble det våren 2017 besluttet å ta Canvas i bruk for pilotprosjekter studieåret med full overgang høsten I den forbindelse oppnevnte styringsgruppa for fleksible studier i april 2017 en prosjektgruppe for å forestå opplæring og support for pilotprosjektene og anbefale retningslinjer og forvaltningsorganisasjon ved full implementering. Prosjektgruppas sammensetning og mandat Prosjektgruppa har hatt følgende sammensetning: Hanne Røising og Arild Flobak, PULS prosjektledere Magnus Nohr, LU Britt Wenche Svenhard, ØSS Lars Rune Halvorsen, HV Nina Buskoven, studieadministrasjonen Per Bisseberg, IT drit I studieåret gjennomføres ca. 100 emner som piloter i Canvas. Mandat for innføringsprosjektet 2017/2018: etablere nødvendig støtte og support- tjeneste (pedagogisk og administrativt) vurdere mulige tredjepartsløsninger som supplement til Canvas beskrive roller og ansvar for support-tjenesten og utvikle interne retningslinjer som utgangspunkt for en forvaltningsmodell vurdere innkomne pilotprosjekter og gi en begrunnet anbefaling/innstilling til styringsgruppen. foreslå en kursmal for opplæring i bruk av LMS, organisere og forestå opplæringen organisere systematiske møteplasser for erfaringsdeling fra pilotprosjekter evaluere innføringsprosjektet, foreslå en forvaltningsmodell Organiseringen av pilotprosjektene I tilknytning til pilotprosjektene har prosjektgruppa selv forestått opplæring og support. I forbindelse med overgang for alle høsten 2018 er prosjektgruppa bedt om å foreslå en forvaltningsmodell og utvikle retningslinjer for en slik modell. Dette dokumentet er prosjektgruppas anbefalinger på bagrunn av de erfaringer vi har gjort med pilotprosjektene Les mer om organisering av pilotprosjektene og hvem som deltok på denne siden: 3

4 Retningslinjer for Canvas-bruk For klargjøring av kurs i Canvas har delt oppgavene inn i studieadministrative og faglige oppgaver. I det følgende gis en beskrivelse av disse rutinene. Prosjektgruppa vil utforme dette som åpne kurs i Canvas for henholdsvis vitenskapelig ansatte og studieadministrativt ansatte. Det innebærer at innholdet i det som presenteres her (inklusive alle vedleggene) vil ligge i disse kursene. Studieadministrative FS-rutiner for eksport til Canvas Tilgang til Canvas styres gjennom det studieadministrative systemet FS. Det innebærer at alle kurs i Canvas kommer som et resultat av registreringer i FS, og alle som har tilgang til kurset med ulike rolletildeling er også resultat av det samme. Det kan opprettes Canvaskurs på ulike nivåer (for hvert enkelt emne, for kull, for en studieretning og/ eller for avdeling m.m). Det må være et prinsipp at hvert kurs har minst èn eier som sørger for at kurset er har oppdatert innhold og at dette vedlikeholdes. Forut for eksport til Canvas er det noen rutiner/operasjoner som må være utført i FS. Disse rutinene (kan) gjøres av FS stedsansvarlige ved hvert studiested. Eventuelt av andre studiekonsulenter/programkonsulenter i den lokale studieadministrasjonen. Se vedlegg 1: Studieadministrative FS-rutiner for eksport til Canvas I FS opprettes det emnekoder i Emne samlebilde. Som et ledd i studieplanarbeidet og revisjon av emnebeskrivelser vil det hvert år være nødvendig å opprette nye emnekoder for en del emner. I Emne samlebilde registreres alle grunnleggende og viktige opplysninger om et emnes oppbygging og tilhørighet, samt føringer for planlegging av bl.a. undervisning og vurdering. Når et emne er opprettet, må en kjøre rutine for oppretting av undervisningsenheter. Rutinen sikrer at studenter blir undervisningsmeldt i aktuelle emner i aktuelt semester når de semesterregistrerer seg på Studentweb. Rutinen må også være på plass for at en skal kunne opprette undervisningsaktiviteter. Det kan benyttes til for eksempel praksisregistrering og til oppretting av studentgrupper (eks. basisgrupper). Oppretting av undervisningsenheter i FS gjøres av FS stedsansvarlig på hvert studiested innenfor en gitt periode hvert semester. Dersom en ønsker å benytte kullrom i Canvas registreres dette i FS. ersoner som skal tilknyttes kullet og eksporteres til Canvas, registreres på samme måte som for undervisningsenheter. Studieprogram kan også eksporteres til Canvas. På samme måte som for undervisningsenheter og kull, knyttes personer til studieprogrammet i FS. Både studenter og fagpersoner (og andre) må være korrekt registrert i FS for at de skal kunne få tilgang til Canvas. Det er per oktober 2017 tre FS stedsansvarlige; en ved HiØ videre (Marianne Pedersen), en ved studiested Halden (Annette Øyen) og en ved studiested Fredrikstad (Nina Buskoven). Arbeidsgruppa vurderer at det kan være sårbart at det bare er en person med dette ansvaret ved studiested Fredrikstad og anbefaler derfor at en person til går inn i dette arbeidet. Tid for klargjøring av emner før studiestart høst 2018 Når hele HiØ skal over på Canvas fra høsten 2018, vil det være en fordel at kursene er klare i Canvas på et så tidlig tidspunkt som mulig før sommeren. Dette for at emneansvarlige skal ha god tid til å 4

5 gjøre klar kursene i Canvas, hente ut relevant innhold fra Fronter mens det ennå er operativt osv. Opplæring i Canvas vil foregå i perioden medio april til medio juni. Det ville være en stor fordel om emnkursene var klar i forbindelse med dette. Fronter er ikke noe filarkiv, så i teorien skal det ikke ligger filer der som ikke også er arkivert mer forsvarlig utenfor Fronter. Men det kan likevel være læringsressurser som kun ligger i Fronter. For at emner og kull skal overføres til Canvas er det laget et vedlegg for rutinebeskrivelser. Se vedlegg 2. Fagansattes oppgaver i Canvas 12.desember 2014 ble det levert en rapport til skolens ledelse med anbefalinger om bruk av LMS. Sluttrapport Retningslinjer for bruk av den valgte læringsplattform (LMS). Selv om vi nå bytter LMS så er avsnittene "Anbefalte retningslinjer" og "Minimumsinnhold i emnerom" (s.25) like gyldige. Emnekurs og rolletildelinger Som en hovedregel opprettes det et Canvaskurs for hvert emne som studentene er oppmeldt til. Tilgang for lærere og studenter reguleres via FS. Lærere, studenter og andre kan tildeles ulike roller i kurset (Se eget kapittel om Roller og underkontoer på side 7). Hva slags rolletilgang som gis bør avspeiles av de oppgavene den enkelte har i kurset. Vi anbefaler at det i emnekurs er et avgrenset antall som tildeles lærerrolle (3 5) da dette er en rolle med store rettigheter. Mange med høye rettigheter i et kurs kan skape mye rot.. Denne rollen bør tildeles emneansvarlig/ emneteamet og eventuelt noen få andre som har særlige oppgaver knyttet til å lage kurset. Øvrige lærere bør tildeles roller med mindre rettigheter, men tilstrekkelig til at de får gjort de oppgavene de har i kurset (f.eks. vurdere studentbesvarelser, skrive kunngjøringer, laste opp filer, delta i diskusjon m.m). Dette begrunnes utfra risikovurderinger og erfaringer fra Canvaspilotene. Ut over det lærerne selv ønsker å gjøre i Canvas, kommer prosjektgruppa med følgende anbefalinger: Senest en måned før oppstart av nytt emne publiseres kurset eller i det minste den delen av kurset der studentene får tilgang til viktig informasjon som undervisningsplan/ timeplan, emnebeskrivelse, generelle informasjon om emnet og viktige datoer (frister for arbeidskrav m.m). For alle arbeidskrav som kan leveres i Canvas opprettes det oppgaver for dette. Studentene skal også få sin vurdering av oppgavene i Canvas. Ved gruppeinnleveringer sørger emneansvarlig/ emneteamet for at oppgavene kobles mot rett gruppesett Det legges til rette for god kommunikasjon mellom studenter og lærere. Canvas har mange ulike funksjoner for dette. Avhengig av størrelsen på emnet og antall studenter finner emneasvarlig/ emneteamet de mest funksjonelle løsningene for kommunikasjon (kunngjøringer, diskusjoner, personlige meldinger o.l) Studenter og lærere må sørge for gode innloggingsrutiner. En gjennomgang av innstillinger for varslinger anbefales. Dersom det skal være gruppeaktivitet i kurset, sørger emneansvarlig/ emneteamet for å lage gruppesett. Erfaringer har vist at det her lett blir mye rot dersom mange involveres i oppretting av gruppesett. Det er i prinsippet tre måter å bygge opp et kurs i Canvas; 5

6 Moduler: Ved hjelp av moduler strukturerer og ordner man kursinnholdet i forhold til aktuelle temaer for emnet. Moduler kan være en fin måte å indikere rekkefølgen i et kursinnhold. Moduler kan bygges ut og publiseres underveis i et emne. Kursoversikt: Kursoversikt har en to-delt side som startside. Den øvre delen inneholder nødvendig informasjon og nedre del viser en automatisk generert strøm av alle hendelser som er gitt en tidsangivelse i kurset. Side: Her velger man en helt vanlig innholdsside som startside. Startsiden bør inneholde informasjon om hvordan kurset er bygd opp. Dersom den enkelte studieretning/ avdeling ønsker en felles kursmal/ felles struktur for oppbygging av kurs, tas det beslutning om dette på den enkelte studieretning/ avdeling. Canvassupport kan være tilgjengelig for veiledning i slike spørsmål. I tilrettelegging av undervisning er prinsipper om varierte undervisningsmetoder og høy grad av studentaktivitet sentralt. Det bør tilstrebes at funksjoner i Canvas tas i bruk for å understøtte disse prinsippene. Tilrettelegging av Canvas-kurs inngår som en naturlig og viktig del av hele undervisningsplanleggingen. Kullkurs Om det er ønskelig, tas kullkurs i bruk. Dette kurset benyttes som et emneovergripende kurs for generell informasjon (på tvers av emner). Kullkurs skal ha minst en person som er ansvarlig for å holde kuret oppdatert. Programansvarlig/ - koordinator, studieledere og trinnledere kan være aktuelle eiere av disse kursene. Andre kurs Dersom avdelingene ønsker å benytte kurs ut over disse to nivåene, gjelder de samme prinsippene. Noen skal være ansvarlig for kurset og sørge for at dette blir benyttet på en funksjonell måte. Andre aktuelle kurs kan være kurs for et studieprogram eller kurs med basis i organisasjonsstrukturen (FS-Stedkode), for eksempel naturfagseksjonen, eller tyskseksjonen. Merk at studenter har tilgang som observatør i alle kurs over nivået emnekurs og kullkurs. Noen kommentarer til enkelte funksjoner Kalender Oppgaver og andre aktiviteter som tidfestes i Canvas legger seg i kalenderen (og vises i kursoversikten). Tidfesting er en forutsetning for det. Dette kan gi en god oversikt for studenten over viktige datoer i et emne. Kalenderen kan overføres til Outlook eller andre kalender via Kalenderstrøm. Outlook-kalendere skal benyttes som tidligere. Personlige avtaler skal derfor ikke legges i Canvas. Grupper, gruppesett og navnsetting Under menyen personer kan man dele studentene i grupper. Man kan definere forskjellige gruppesett til forskjellige formål. For eksempel basisgrupper, prosjektgrupper, seminargrupper etc. Det kan defineres om læreren eller studentene skal styre gruppesammensetningen, hvor mange som 6

7 kan inngå i en gruppe med mer. Når gruppene er opprettet får de sitt eget grupperom for samarbeid. Når man skal navngi gruppene, bør gruppenavnet inneholde et element som viser hvilket kurs gruppen tilhører og hva slags gruppe dette er. For eksempel innlede gruppenavnene med emnekode + f.eks. seminargruppe. Dersom man ikke passer på dette, vil studentene i sin gruppeoversikt kunne se at de er medlem i flere grupper som eksempelvis heter Gruppe A uten at det synes tydelig hvilket emne eller gruppesett den enkelte gruppe tilhører. Fillagring: Office 365 er integrert i Canvas og kan med fordel benyttes for fildeling av ulike type dokumenter. Samarbeidsløsningen i Canvas er også satt opp slik at Officedokumenter kan opprettes for samarbeid/samskriving. Vi anbefaler at slike aktiviteter legges i grupperom. Dokumenter som er opprettet via samarbeidsdokmenter er tilgjengelig for alle i kurset og vi anbefaler derfor at dette begrenses til deltakere i grupperom (noe avhengig av kullstørrelse). Dersom Filer (i menyen) skal benyttes av studentene bør det lages en god mappestruktur og filene bør lagres med navn som på en god måte kommuniserer innholdet. Gjerne datert. Adobe Connect Adobe Connect er lagt inn som en tredjepartsløsning i Canvas og er den løsningen som anbefales som konferanseverktøy. Studentene har anledning til å opprette egne rom via Study Groups Innboks Canvas har et eget personlig meldingssystem der man kan sende og motta meldiger via Innboks. I hvilken grad studenter og lærere velger å bruke dette avgjøres av kursansvarlig, men vi gjør oppmerksom på at Hiof-mail fortsatt skal brukes av studenter og ansatte. Dette skal derfor ikke være en konkurrent til e-posten. Fjern elementer i menyen som ikke benyttes For best mulig oversikt for studentene anbefaler vi lærerne å fjerne det i menyen som ikke skal benyttes i kurset. Dette gjøres via Innstillinger og Navigasjon Roller og underkontoer Roller i Canvas Roller i Canvas er fordelt i to segment hvor ett er roller for konto-administrasjon og det andre brukerroller. Vi har på nåværende tidspunkt 4 brukerroller (Se vedlegg 3) Student Lærer Lærerassistent Designer Det er mulig å opprette flere roller men disse vil vi på grunn av nåværende FS-integrasjon ikke kunne benytte. Det er meldt ønske til Ceres og UNINETT om mulighet for integrasjon med tilpassede roller. Kontoadministrasjonsbrukere opprettes manuelt av Canvas systemadministrator og tilpassede roller på dette nivået vil kunne benyttes siden ingen integrasjon er nødvendig. Det vil derimot være ønskelig på sikt å flytte også denne administrasjonen til en autorativ kilde som for eksempel SAP (UiO IntArk) på det tidspunkt tredje generasjons integrasjon er tilgjengelig. På nåværende tidspunkt er administrativt ansatte i SSA registrert med administratorrollen "Administrasjon", så langt ser det 7

8 ut til at denne rollen dekker behovene disse har. Det vil være et kontinuerlig arbeid å tilpasse denne rollen ved behovsendring. Systemadministrator-rollen er i dag tildelt alt for mange personer og en ny rolle med begrensede rettighetsomfang er opprettet. Fordeling av disse rollene vil bli gjennomført før semesterstart høst Underkontoer Canvas har en mekanisme for å opprette underkontoer under hoved-kontoen som er HiØ. For eksempel kan man dersom det er ønskelig opprette en underkonto for hver avdeling dersom det skulle komme behov for å ha forskjellig bruk av systemet ved høgskolens avdelinger. Forskjellene kan eksempelvis være ulikt utvalg av eksternt tilknyttede verktøy, forskjellig utseende eller forskjellig oppsett av roller og rettigheter som beskrevet i avsnittet om roller. Fram til nå har pilotprosjektet ikke benyttet seg av underkontoer med unntak av at avd. IR som i pilotprosjektet har fått en viss frihet til å prøve ut noen spesielle rutiner. Hvis man velger å benytte underkontoer så delegerer man også myndighet og ansvar for funksjonaliteten i Canvas ned til de som gis administrator-rolle for underkontoen.. Forvaltningsorganisasjon Samtidig med at pilotprosjektet for Canvas skal anbefale rutiner og ansvar for bruk og administrasjon av Canvas er det også nedsatt en arbeidsgruppe som skal utrede behovet for og evt. organisering av et læringsstøttesenter Høgskolens vitenskapelige ansatte.våre anbefalinger i denne rapporten forskutterer i noen grad beslutninger som kommer i rapporten om læringsstøttesenter. Organisering Dersom et læringsstøttesenter etableres, er det naturlig at en god del oppgaver som beskrives i dette dokumentet plasseres der. Systemeier (studiedirektør) er ansvarlig for bruken av systemet, men er avhengig av å ha rådgivere med dyp innsikt i Canvas og andre systemer som samspiller med Canvas for å kunne utøve dette ansvaret. Aktuelle områder som en slik rådgivende enhet bør ha kunnskap om: Anbefalinger om god bruk av Canvas Best practice. Opplæring Beslutninger om valg av systemutvidelser tredjeparts verktøy. Administrative rutiner som opprettelse og arkivering av kurs i Canvas Forvalte rettigheter for brukere, hvem skal få gjøre hva? Holde seg orientert om ny funksjonalitet i programvareoppdateringer fra leverandøren og sørge for å gjennomføre tester før denne innføres. Hente ut data fra LMS-databasen som er egnet til å gjøre læringsanalyse og inngå som en del av arbeidet med å vurdere kvaliteten på studiene ved HiØ. Enten dette skal foregå i regi av et læringsstøttesenter eller ikke, vil et lite korps av superbrukere være en god tanke. Hver avdeling bør ha minst èn person som gis et spesielt ansvar for å ha høy kompetanse. De aktuelle personer må også få avsatt tilstrekkelig tid til å bygge opp og opprettholde en høy kompetanse. En del av oppgavene som er listet opp over tilsier at en slik gruppe må ha innslag av både undervisningsfaglig kompetanse og administrativ kompetanse. Hva skal forvaltes? Selve driften av systemet utføres av leverandøren. Det som skal forvaltes av HiØ er bla. følgende: 8

9 Informasjon om studiene (Studenter, studieprogram, kull, emner, felles undervisningsaktiviteter etc.) Informasjon om utvidelser av systemet i form av "Plugins" fra 3-parts leverandører Support, opplæring og best practice Informasjon om studiene Informasjon om hvilke studenter som tilhører et studieprogram, et emne, et kull etc. vedlikeholdes i FS. Det meste av denne informasjonen vedlikeholdes av studiestedadministrasjonen. Om et studieprogram ønsker å benytte kullrom eller ikke må framkomme som et samspill mellom studieledere og studieadministrasjon. Det samme gjelder å holde oversikt over undervisningsaktiviteter som er felles for flere emner/studieprogrammer. Det finnes mekanismer i FS (Undervisningsaktivitet) og i Canvas (Blueprint-kurs) som kan håndtere dette. Det kreves et godt samspill mellom studieledere, FS-ansvarlige og Canvas-administratorer for å få planlagt hvordan man skal løse slike ting. I Fronter har det ofte blitt løst ved å lage manuelle fronter-rom etter hvert som behovene har meldt seg. Pilotperioden har avdekket at det medfører ukorrekte data i Canvas dersom man viderefører praksisen man har i dag fordi Canvas har en annen integrasjon med FS enn Fronter har. I pilotprosjektet med et begrenset antall emner og studenter har vi vært i stand til å lokalisere og korrigere de feil som oppstår, men vi fraråder sterk å ha en praksis der man både synkroniserer data med FS og gjør manuelle endringer i Canvas. Vi anbefaler sterkt at man rendyrker integrasjonen med FS slik at alt som kan vedlikeholdes i FS blir håndtert der. På den måten opprettholder vi data som er korrekte og konsistente i begge systemer. Informasjon om systemutvidelser Canvas har mulighet for å "koble til" en rekke nyttige verktøy gjennom en internasjonal standard (LTI). Hvilke utvidelser som skal installeres på HiØ sin Canvas-installasjon må være gjenstand for en seriøs og kontinuerlig vurdering som balanserer ønsker om funksjonalitet med et oversiktlig system og datasikkerhet. Avdelingen må få fremme ønsker om funksjonalitet gjennom tredjeparts integrasjoner. Det må klargjøres hvem som skal ta beslutning om et ønske skal innfris eller ikke. Et framtidig læringsstøtte-senter bør få en sentral rolle her. Man må påse at det samlede antall verktøy i systemet ikke blir så høyt at systemet blir uoversiktlig. Prinsipielt bør man ha svært gode argumenter for å ha mer enn ett verktøy for én type oppgave. Dette vil også ofte ha en økonomisk side. Man må påse at HiØ ikke "lekker data" til tredjepart gjennom disse integrasjonene. Det skal utarbeides en risiko og sårbarhetsanalyse for hver ny integrasjon av tredjeparts verktøy. Anbefaling om gjennomgang av stedkoder i FS for å oppnå funksjonalitet i Canvas FS inneholder et kodesystem som beskriver hvordan strukturen i vår organisasjon er stedkoder. Disse stedkodene er i bruk i deler av organisasjoenen, mens andre ikke bruker dem. Ved å gjennomgå dette kodesystemet slik at det beskriver organisasjonen bedre, vil man kunne oppnå en gevinst i Canvas ved at man kan få felles områder for eksempel Naturfagseksjonen ved lærerutdanningen eller tyskseksjonen på ØSS. I en slik gjennomgang av stedkoder må man involvere både de som er ansvarlig for SAP (HR) og FS. 9

10 Opplæring, support og beste praksis Opplæring Opplæring av lærere i pilotperioden har vært tredelt: 1. Introduksjonskurs på 3 timer 2. Egen øving ved hjelp av introduksjonskurset og tilgang til support. 3. Workshop like før studiestart der man kan få praktisk hjelp til å klargjøre resten av sitt kurs i Canvas. Denne modellen har fungert godt og vi anbefaler å videreføre den ved hovedovergangen til Canvas høstsemesteret Opplæring av administrativt ansatte har vært litt tilfeldig i pilotperioden, men er i ferd med å komme på plass og vil være gjennomført i forkant av hovedinnføringen for høstsemesteret Faglig ledelse ved avdelingene bør delta i opplæringskursene som gjennomføres våren Prosjekgruppa mener videre at det bør være obligatorisk for lærere som skal bruke Canvas å delta i opplæringen. Faglig ledelse ved avdelingen bør sørge for at dette gjennomføres. Prosjektgruppa mener obligatorisk deltakelse i introduksjonskurs har vært et av suksesskriteriene i forbindelse med gjennomføring av pilotprosjektene. Support Support har i pilotperioden vært løst ved en dugnadsløsning der prosjektgruppa har tatt vakter på skift. Når all undervisning ved HiØ skal over på Canvas er det ikke nok. Det må etableres et varig apparat for å gi brukerne tilstrekkelig brukerstøtte. Det er naturlig å legge en slik funksjon til læringsstøttesenteret. For å finne ut hva som er et tilstrekkelig apparat for å dekke brukerstøttebehovet er det to forhold som må klarlegges: 1. Hvor skal grensen gå for hva som er IT-vakt sitt ansvar og når kreves det mer kompetanse enn det som IT-Vakt skal kunne yte. 2. Hvor høy servicegrad skal det være på tjenesten (åpningstid og responstid) Til punkt 1. Det er i dag litt uavklart hvor dypt i de enkelte systemer IT-Vakt skal ha kompetanse. Vår anbefaling er at IT-Vakt er et mottaksapparat for alle henvendelser (1. Linje) mens "avanserte" problemstillinger skal løses av personell med inngående kunnskap om det enkelte system. (2. Linje) For LMS og andre systemer som brukes i undervisning vil 2- linje typisk være et framtidig undervisningsstøttesenter, eller et "korps" av superbrukere. Beste praksis Hvis man ønsker å utnytte systemet i størst mulig grad slik at man oppnår mest mulig læring for studentene, holder det ikke at mange tar i bruk kun et nødvendig minimum av systemet. Det vil være nødvendig å "dyrke" beste praksis. Man må lete fram eksempler på god bruk og gjøre denne kunnskapen tilgjengelig for mange. En slik oppgave er et typisk eksempel på hva som bør være en oppgave for et framtidig læringsstøttesenter. 10

11 VEDLEGG: 1. Studieadministrative FS-rutiner for eksport til Canvas 2. Notat om klargjøring av emner i Canvas før studiestart 3. Oversikt over integrasjonen av roller FS- Canvas 11

12 VEDLEGG 1 Studieadministrative FS-rutiner for eksport til Canvas Bakgrunn Forut for «Canvas-registreringer» er det noen rutiner/operasjoner som må være utført i FS. Disse rutinene (kan) gjøres av FS stedsansvarlige 1 ved hvert studiested. Eventuelt av andre studiekonsulenter/programkonsulenter i den lokale studieadministrasjonen. 1.0 Rutine for oppretting av emner I FS opprettes det emnekoder i Emne samlebilde. Som et ledd i studieplanarbeidet og revisjon av emnebeskrivelser vil det hvert år være nødvendig å opprette nye emnekoder for en del emner. Oppretting av ny emnekode skjer i Emne samlebilde (evt. vi rutine Emnekopiering) på bestilling fra studieleder/programansvarlig eller Studieenheten. Dersom det finnes et gammelt emne, så kopieres som regel det gamle emnet med innhold og det opprettes en ny emnekode for den kopierte forekomsten. Det gjør at innstillingene for det gamle emnet kommer med, og en trenger kun endre det som er nytt. I Emne samlebilde registreres alle grunnleggende og viktige opplysninger om et emnes oppbygging og tilhørighet, samt føringer for planlegging av bl.a. undervisning og vurdering. 2.0 Rutine for oppretting av undervisningsenheter Når et emne er opprettet, kan en kjøre rutine for oppretting av undervisningsenheter. Rutinen sikrer at studenter blir undervisningsmeldt i aktuelle emner i aktuelt semester når de semesterregistrerer seg på Studentweb. Rutinen må også være på plass for at en skal kunne opprette undervisningsaktiviteter. Det kan benyttes til praksisregistrering for studier hvor dette er aktuelt og til oppretting av studentgrupper (eks. basisgrupper), som igjen kan eksporteres til LMS. Rutinene for oppretting av undervisningsenheter i FS gjøres av FS stedsansvarlig på hvert studiested innenfor en gitt periode hvert semester. Rutinen kan også kopiere registreringer av undervisningsaktiviteter, fagpersoner og timeplaner som er gjort foregående år dersom man velger det, slik at ikke alt må registreres på nytt for hver gang når emnekoden er uendret. Rutinen har også fått en ny funksjon som setter en J for eksport LMS på nye emner, denne er huket av som standard. En må velge Rommal Canvas her. 1 Det er per oktober 2017 tre FS stedsansvarlige; en ved HiØ videre (Marianne Pedersen), en ved studiested Halden (Annette Øyen) og en ved studiested Fredrikstad (Nina Buskoven). 12

13 VEDLEGG 1 Registreringer som er nytt for Canvas 1. Emne samlebilde I emne samlebilde registreres det i feltet for LMS et såkalt WS-tjenestenr = 1 for eksport til LMS/Canvas (WS=Web Service). Dette styrer eksporten av emner til LMS/Canvas. Dette styrer imidlertid ikke eksporten av kull til Canvas. For eksport av kullrom til Canvas, se Kull samlebilde. For at emne skal eksporteres til Canvas må det altså registreres et ett-tall (1) i feltet LMS boksen WStjenestenr. 13

14 VEDLEGG 1 2. Undervisningsenhet samlebilde I undervisningsenhet samlebilde kan vi knytte personer til undervisningsenheten. Fagpersoner og eventuelt administrativt ansatte (praksis på dette varierer mellom avdelingene) registreres som HOVEDLÆRER med gyldig dato for eksport til Canvas. Andre roller kan også være aktuelle for eksport til Canvas. Disse vil gi færre rettigheter i Canvas og kan være aktuelle for fagpersoner som trenger tilgang til et kurs, men ikke har behov for alle rettighetene som en emneansvarlig eller for studentassistenter. Når fagpersoner ikke lenger skal ha tilgang til et bestemt emne, må de slettes og ikke registreres med sluttdato i bildet. Studentene knyttes til undervisningsenheten gjennom undervisningsmelding når de semesterregistrerer seg på Studentweb. 3. Kull samlebilde Dersom en ønsker å benytte kullrom i Canvas registreres dette i kull samlebilde. I feltet for LMS registreres Eksport = J, Rom-mal = CANVAS og WS-tjenestenr = 1. Dette styrer eksporten av kull til Canvas. Personroller som skal knyttes til kullet og eksporteres til Canvas registreres under arkfane Personrolle som HOVEDLÆRER (evt. andre roller) for eksport av kullområder til Canvas. Studentene er knyttet til kull gjennom kulltilhørighet registrert i programstudent samlebilde. For at kull og ansatte skal eksporteres til Canvas, må følgende felt være utfylt: 14

15 VEDLEGG 1 - Eksport: J - Rom-mal: CANVAS - WS-tjenestenr: 1 - Ansatte legges inn under arkfane Personrolle med fødselsnummer og fra-periode og rolle HOVEDLÆRER (evt. andre roller) 4. Studieprogram samlebilde Dersom en ønsker at studieprogram skal eksporteres til Canvas, registreres dette i Studieprogram samlebilde/hele bildet. På samme måte som i Kull samlebilde registrerer en: feltet for LMS Eksport = J, Rom-mal = CANVAS og WS-tjenestenr = 1. Personroller registreres under arkfane Personrolle, på samme måte som for undervisningsenheter og kull. 15

16 5. Fagperson samlebilde I Fagperson samlebilde må stedkode være registrert, for at personen skal bli overført til Canvas. Feltet Aktiv må være «J». En kan også knytte fagpersonen til både undervisningsenheter og kull i arkfane personrolle i dette bildet. 16

17 VEDLEGG 2 Notat om klargjøring av emner i Canvas før studiestart Når hele HiØ skal over på Canvas fra høsten 2018, vil det være en fordel at kursene er klare i Canvas på et så tidlig tidspunkt som mulig før sommeren. Dette for at emneansvarlige skal ha god tid til å gjøre klar kursene i Canvas, ha sitt kurs tilgjengelig når opplæring gjennomføres samt hente ut relevant innhold fra Fronter mens det ennå er operativt (Opplæring starter medio april.) Fronter er ikke noe filarkiv, så i teorien skal det ikke ligger filer der som ikke også er arkivert mer forsvarlig utenfor Fronter. Men det kan likevel være læringsressurser som kun ligger i Fronter. For at emner og kull skal overføres til Canvas må følgende være på plass (se også vedlagte rutinebeskrivelse for detaljer): oppdatere FS med nye emner for kommende studieår ifm. arbeidet med revisjon av emnebeskrivelser oppdatere FS med nye kull for kommende studieår. Det gjøres også uavhengig av LMS, men enkelte registreringer her er nødvendig dersom studieprogrammet skal bruke kullrom i Canvas opprette undervisningsenheter i FS emneansvarlige eller studieleder må gi beskjed til lokale FS-operatører/SSA om hvilke faglærere som skal ha tilgang til emne og ev. kull i Canvas kontrollere at aktuelle fagpersoner er registrert på riktige undervisningsenheter og ev. kull i FS, og ev. registrere aktuelle fagpersoner Rutinen for å opprette undervisningsenheter i FS baserer seg altså på at alle aktuelle emner for kommende studieår er opprettet i FS. Det er også en fordel å kjøre rutinen etter at emnene er publisert på nettsidene. Dersom en oppretter undervisningsenheter og eksporterer alle emner til Canvas før emnene er publisert, og et emne siden får ny emnekode vil en lett miste oversikten over hvilke emner som skal tas i bruk i LMS og ikke. Det er risiko for at emneansvarlige åpner og tar i bruk gammelt emne (gammel emnekode) i Canvas, mens studentene siden vil eksporteres til det nye emnet når de registrerer seg på StudentWeb. Rutinen kan kjøres for hele institusjonen, avdelingsvis eller for ett og ett emne. Det vanlige er å kjøre rutinen avdelingsvis. Det er de FS stedsansvarlige som gjør dette, vanligvis ved månedsskiftet mai - juni. 17

18 VEDLEGG 3 FS navn IMS kode IMS navn Canvasrolle Beskrivelse av Canvasrolle STUDENT 1 Learner Student Selvforklarende HOVEDLÆRER/LÆRER 2 Instructure Teacher Selvforklarende BIDRAG 3 Content Developer Designer Begrensede lærerrettigheter. Har tilgang til det meste en lærer har tilgang til, bortsett fra å se personer, rette arbeidskrav og se karakterer. Tiltenkt bruk: Lærere som trenger redigeringstilgang til andre emner uten at de offisielt er lærer i disse. Kollegialt samarbeid IKKE I BRUK 4 Member Observer Kun innsynsrettigheter EMNEANSV 5 Manager Observer* Kun innsynsrettigheter VEILEDER 6 Mentor Observer* Kun innsynsrettigheter KONTAKT 7 Administrator Observer* Kun innsynsrettigheter Må ikke forveksles med rollen «Account Admin» i Canvas ASSISTENT 8 Teaching Assistant Teacher Assistant Begrensede lærerrettigheter (studass) * Disse kan benyttes til tilpassede roller i canvas Kan rette oppgaver og gi «karakter», men ikke lage, endre eller slette innehold i emner. 18