Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Læringsmiljøutvalet Dato: kl. 12:00 Sted: Skype Arkivsak: 17/10211 Tilstede: Tove Sandvoll Vee, Kristen Stæger-Breisnes, Arne Bygstad, Øivind Henne, Marianne Nesbjørg Tvedt, Hellen Dahl, Sjur Herheim(Delvis møtt), Tom Lund-Andersen, Jan-Erik Kallevik Vatland, Linda Christine Bøhn, Hege Råkil, Sindre Rødne Dueland, Einar Georg Johannessen, Bjørg Kristin Selvik Forfall: Pia Oline Lilleskare Lunde, Are Bødal Protokollfører: Grethe Lønning Grimsbø SAKSKART Side Vedtakssaker 4/18 17/ Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte /18 17/ Rapport Sei ifrå-meldingar /18 17/ Møteplan for Læringsmiljøutvalet (LMU) haustsemesteret /18 17/ Ymse-saker til møte i LMU Orienteringssaker 4/18 18/ Årsrapport frå Studentombodet 2017 til LMU 8 HVL,

2 4/18 Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i Læringsmiljøutvalet og godkjent referat frå møte Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Innkalling og saksliste til møte i LMU vert godkjent. Møtebehandling Møteleiar ynskte prorektor for utdanning Bjørg Kristin Selvik velkommen til møtet og til Læringsmiljøutvalet. Referatet frå møte i Læringsmiljøutvalet var godkjent på e-post i etterkant av møtet. Det vart meldt ei sak til 7/18 Ymse: spørsmål frå Bjørg Kristin Selvik om rolle og funksjon for lokale læringsmiljøkoordinatorar i nærregionane. Nokre av studentane hadde utfordringar med å finne skype-lenka til møtet og få kople seg på, og rakk difor ikkje å vere klare på skype til møtestart. Vedtak Innkalling og saksliste til møte i LMU vert godkjent. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 2

3 5/18 Rapport Sei ifrå-meldingar Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Læringsmiljøutvalet tek Rapport Sei ifrå-meldingar til orientering. Møtebehandling Kravspesifikasjon for nytt Sei ifrå-system er sendt frå arbeidsgruppe til prorektor for utdanning, som har delt den vidare med organisasjonsdirektør og direktør for økonomi og arealforvaltning, då mange saker i Sei i frå-systemet er driftsrelaterte saker. Prorektor for utdanning har hatt møte med studentar som meiner «Sei ifrå»-knappen er for lite synleg på nettsidene. Det vil bli forsøkt å flytte den lengre fram på nettsidene, slik at den vert meir synleg. Det vert viktig å gi informasjon om Sei ifråsida til nye studentar ved nytt semester. I tillegg til årsakene som er nemnt i saksframlegget, kan ei årsak til at tal på saker i systemet har gått ned vere at ein del saker som før gjekk i Sei ifrå-systemet no går til Studentombodet. Ein del av sakene Studentombodet har løyst, kunne vore løyst av andre dersom studentane visste at det fanst eit anna system. Me må ha forståing for at det ikkje alltid er enkelt for studentane å velje «rett» kanal for saka si. Den største mengda Sei ifrå-saker handlar om det fysiske læringsmiljøet, og driftsrelaterte saker. Ein del av sakene som gjeld tilrettelegging og andre tiltak for studentar på campus Bergen, vert motteke av Studenttorget/lokal læringsmiljøkoordinator, og sendt vidare til driftssjef. Det er ikkje klare retningslinjer for kor oppgåver som gjeld HMS-området for studentane skal løysast og kor i budsjettet det finst midlar til tiltak. Dette må det arbeidast med inn mot neste års budsjett, fram til då må førespurnader frå studentar om tilrettelegging gripast tak i. Det må vere tydeleg for nye studentar kor dei skal henvende seg ved behov for tilrettelegging. I bemanningsplanar for studieadministrasjonen vert det lagt inn ein LMU-kontakt, som skal ha kontakt med LMU, og oppfølging av studentar med spesielle behov. I Sogn og Fjordane skal studentane kunne melde behov som gjeld fysisk læringsmiljø og tilrettelegging til lokal læringsmiljøkoordinator. Prorektor for utdanning tek ansvar for å følgje opp, og avklare kor det er budsjettmidlar til tilrettelegging for studentar. 3

4 Hovudverneombod kommenterte utfordringa ved at livet til studentane føregår i fakulteta skal då lokale læringsmiljøkoordinatorar og midlar til tilrettelegging ligge i fellesadministrasjon eller fakultet? Inntil vidare vil Sei ifrå-sida på fungere som før, til nytt system er på plass. LMU vil verte orientert om utviklinga av saka om nytt felles Sei ifrå-system for HVL. Vedtak Læringsmiljøutvalet tek Rapport Sei ifrå-meldingar til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

5 6/18 Møteplan for Læringsmiljøutvalet (LMU) haustsemesteret 2018 Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Læringsmiljøutvalet vedtek møteplan for haustsemesteret 2018 slik: 4. september kl i Førde 13. november kl på Skype Møtebehandling Det vert lagt opp til to møter i semesteret, eitt fysisk på campus og eitt skype-møte. 4. september passar dårleg for fleire, og det vil verte sendt ut ein doodle for å finne møtedato i september (veke 37) som passar for flest mulig av både dei tilsette og studentane. Studenttinget har valt følgjande studentar til LMU for studieåret 2018/2019. Ein av desse vil bli valgt som leiar i LMU sitt møte i september: Førde: Helene Sylvarnes Sogndal: Erlend Hovland (vara) Bergen: Anders Gunnar Helle og Ingeborg Qatarina Høimyr Haugesund: Ole Henrik Bach Stord: Jan Erik Vatland Tove Sandvoll Vee går ut av LMU etter inneværande studieår. Prorektor for utdanning kjem inn i LMU, og drøftar med rektor om ho skal gå inn som tilsetterepresentant frå Sogndal eller som prorektor. Dersom det skal veljast inn eit nytt LMU-medlem frå dei tilsette i Sogndal, må det også veljast inn ein til student. Vedtak Læringsmiljøutvalet vedtek møteplan for haustsemesteret 2018 slik: September i Førde dato vert sett etter at ein doodle har vist kva dato som passar for flest av LMU-medlemmene. LMU-sekretær sender ut doodle til alle. 13. november kl på Skype. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

6 7/18 Ymse-saker til møte i LMU Behandlet av Møtedato Saknr 1 Læringsmiljøutvalet /18 Forslag til vedtak/innstilling: Vedtak i eventuelle ymse-saker som vert meldt i møtet, vert utforma i møtet. Møtebehandling Prorektor for utdanning ønskjer innspel frå LMU på kva rolle lokal læringsmiljøkoordinator skal ha. Det er semje om at dersom desse skal desse vere kontaktar opp mot LMU, bør dei få observatørstatus i LMU-møta. Dei studentane og tilsette som sit i LMU, bør kunne ta kontakt med lokal læringsmiljøkoordinator dersom det er saker som går på campus eller nærregion. Slik er det per i dag i Sogn og Fjordane. Lokal læringsmiljøkoordinator må ha tett samarbeid både med lokalt forum for LMU (Stord/Haugesund), Kontaktutvalet (Sogn og Fjordane) og LMU ved HVL. Det er per i dag ikkje noko organ for lokalt læringsmiljøarbeid i Bergen. Det er viktig for studentane å ha kort veg til funksjonen. I AMU er det lokale HMS-koordinatoar som er med i AMU, og som byter på å ha sekretærfunksjon og ansvar for AMU-møtene. Dette fungerer godt. Læringsmiljøkoordinatorane er i dag knytt til nærregion. Kva skal vere hovudperspektivet for LMU? Det vert viktig å få samanheng mellom det lokale og arbeidet på institusjonsnivå. Det er viktig med ein felles og klart definert oppfatning av funksjonen til LMUkoordinatorane. Det må vere ein genuin samanheng mellom overordna handlingsplan for læringsmiljø og det som skjer på campusane og blant læringsmiljøkoordinatorane. Sjølv om HVL enno ikkje har ein overordna handlingsplan for læringsmiljø, kan ein likevel sjå på kva slags oppgåver som skal ligge til det lokale arbeidet. Det er viktig å ha lokalt arbeid tett på studentane, og kunne ta opp og gjerne løyse saker på lavast mulig nivå. Læringsmiljøarbeid handlar ikkje berre om det som normalt kategoriserer under HMS-arbeid. Det er viktig å få ein organisasjon der dei impliserte partane, råd og utval, veit kva dei andre driv med. Det vert viktig å få organisasjonsstrukturen og kommunikasjonsstrukturen på plass. Studentane ser det som viktig at det finst ei form for lokale LMU. Ein må vurdere samansettinga av medlemmene, slik at det vert ein stad der studentane kan ta opp lokale saker. Mange av sakene som kjem inn til Studentrådet og til lokalt forum for læringsmiljøarbeid, burde vore løyst i referansegrupper på klasse-/emnenivå. 6

7 Det er viktig for studentane å vite kor ein skal melde saker, korleis sakene vert fulgt opp. Prorektor for utdanning tek med seg innspela frå LMU i det vidare arbeidet med bemanningsplanar i administrasjonen. Ho informerte om at prorektor for samhandling arbeider for oppretting av campusråd. Kor mange råd og utval er det rom for, og kan ein klare å rekruttere studentar til? Det viktige må vere at enkle saker som ikkje treng å gå til LMU for å bli løyst, kan bli løyst lokalt. LMU ved HVL har per i dag ikkje noko mandat utover det som er nedfelt i UH-lova. I arbeidet med kvalitetssystem for HVL er det viktig å tydeleggjere kva rolle LMU skal ha. Vedtak Prorektor for utdanning følgjer opp arbeidet med å definere rolla som lokal læringsmiljøkoordinator og organiseringa av læringsmiljøarbeidet i nærregionane og/eller på campus. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

8 Saknr Arkivsak Tittel 4/18 18/ Årsrapport frå Studentombodet 2017 til LMU Studentombodet presenterte hovudtrekka i rapporten. LMU takka Studentombodet for ein god og grundig rapport, og det gode arbeidet som danna grunnlag for rapporten. Evaluering av gjennomføring av skype-møte Som student utan kontor kan det vere det utfordrande, då ein er avhengig av å kunne låne kontoret som Studenttinget disponerer på campus. Andre studentar har fått hjelp frå IT til å laste ned skype for business på eigen masking, og anbefaler dette. Det er semje om at skype-møte der alle sit på kvar sin plass, fungerer betre enn når ein sit samla på fem ulike campus. Det fungerte fint å bruke chatte-feltet til liste for ordstyraren, og alle vart minna om å mute mikrofonen sin når dei ikkje snakkar, for å unngå bakgrunnsstøy. Det kom tips om å prøve å bruke Google Hangouts i staden for Skype for business, då dette gir høve til å sjå alle møtedeltakarane på skjermen samstundes. LMU takkar Tove Sandvoll Vee for innsatsen som LMU-leiar i første periode etter fusjonen, og ønskjer henne lykke til vidare. 8